Open Um den Überblick der Funktionen nicht zu verlieren, gibt es die “i” Icons. Hier können Sie nachlesen, was diese Funktion konkret bedeutet.

Stammdaten

In den Stammdaten verwalten Sie alle wichtigen personenbezogenen Informationen zu dem Kunden.
Hier ändern Sie die Kontaktinformationen, Kommunikationskanäle (Telefonnummer, Mailadresse)

Foto einfügen

Wenn Sie am Computer eine Kamera installiert haben, können Sie sofort ein Foto schießen und hinterlegen. Oder Sie laden eine entsprechende Datei hoch.
Diese Funktion ist an das NexxChange Dokumenten Speicher & Management Service geknüpft. Sollten Sie dieses Packet noch nicht hinzu gebucht haben, wenden Sie sich bitte an den Nexxchange Support.

Marktplatz Benutzer für diesen Kunden

Ist es ein neuer Kunde und hat diese noch keinen Account am Marktplatz (Nexxchange Portal), kann hier ein User angelegt werden:

Open

Für Österreich: der User muss mit dem User auf http://golf.at übereinstimmen.
Ist die Verknüpfung zwischen der Suite und dem Maktplatz korrekt, sehen Sie folgende Rückmeldung:

Hat der Kunde sein Passwort vergessen, können Sie ihm von hier aus bequem das “Passwort Vergessen E-Mail zusenden.

Wenn sich der Kunde selbst auf dem Marktplatz registriert, er aber im Golfclub eine andere Mailadresse angeben hat, gibt das System folgende Rückmeldung

Wenn Sie auf “E-Mail des Kunden für den Zugang am Marktplatz übernehmen” klicken, wird die Mailadresse am Marktplatz auf die geändert, die in der Suite hinterlegt ist.

Für Deutschland: Regionalitätskriterium (Goldenes R)

Das goldene „R“-Hologramm erhalten nur Mitglieder, die innerhalb eines Radius von 70 Kilometern zu ihrem Heimatclub wohnen. „R“ steht dabei für Regionalität und drückt die regionale Struktur des Golfclubs aus.

Die Goldene R Regel wird durch einen Verbandsabgleich nicht aktiviert/geholt:

Damit das für das goldene R in den Stammdaten angezeigt wird, muss ja (vom Heiamtclub) ein Ausweis bestellt u. ausgeliefert worden sein.

Mitgliedschaften

Hier wird die aktuelle Mitgliedschaft angezeigt.

Tagesgast zum Mitglied machen

Namen über Tabellen-, oder Schnellsuche selektieren, den Reiter "Mitglieder" auswählen und links unten  anklicken (siehe Screenshot unten).

Sämtliche Angaben sind in folgendem Screenshot unten ersichtlich:

Mitgliedschaft bearbeiten

Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern (siehe Screenshots unten).
Während der Änderung ist standardmäßig (Vorausgesetzt es wurden diese Einstellungen im Vorfeld getätigt) eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch zugewiesen wird.

Mitgliedschaft beenden

Das Austrittsdatum anzugeben ist mit "Mitgliedschaft beenden" möglich. Das Austrittsdatum kann nur vom aktuellen Tag in die Zukunft eingegeben werden. Datum in der Vergangenheit ist nicht möglich.

Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, indem Sie die Checkbox ausgewählt lassen → Abrechnungsvorlage anpassen. 

Wie Sie im Screenshot oben erkennen können, ist der "Status" jetzt auf "Beendet", Sie müssen aber noch einige Anpassungen vornehmen.

1. "Mitgliedstyp" auf Gast/Tagesgast setzten

2. Rechnungsvorlagen im Reiter "Rechnungsvorlage" löschen.

Sie können frei wählen, ob Sie die Daten an den Verband schicken möchten oder nicht "Verband Upload".

Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern

Es stehen die Optionen  "Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern" zur Verfügung.

Mitgliedschaftsverlauf

Der Mitgliedschaftsverlauf dokumentiert und veranschaulicht die Veränderungen zur der Mitgliedschaftstypen während des Bestehens der Mitgliedschaft.

Weitere Mitgliedschaften

Unter weitere Mitgliedschaften können Sie Mitgliedschaften in einem anderen Golfclub hinterlegen. Dies ist eine reine Information.

Notiz zur Mitgliedschaft

Nach dem Notizfeld in der Mitglied, kann nicht gesucht werden. Diese Feld ist für Hinweise direkt zum Mitgliedschaftsverlauf gedacht. z.B. falls eine MG für eine bestimmte Zeit wegen eine längeren Geschäftsreise ruhen soll.
Notizen, nach denen mittels Filter gesucht werden können soll, tragen Sie bitte unter Notizen/Memo ein.

Dynamische Mitgliedschaft vergeben

Vorausgesetzt der Gruppentyp und die Gruppenkonfiguration wurden vorab definiert, kann in den Stammdaten unter Gruppen auch die Zugehörigkeit zu einer Dynamischen Mitgliedschaft vergeben werden.

Gruppenmitgliedschaft erstellen:

Weiterführende Informationen finden Sie https://nexxchange.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=2775547934

Golf

Hier sehen Sie, ob es eine Zuordnung zu einem Golfverband gibt.

Heimatclub

Andere Golf-Verbände (zu denen das System nicht direkt verbunden ist)

Hier können Sie Mitgliedschaften bei Verbänden festhalten, mit denen das System keine direkte Verbindung hat.

Nationale Verbandsdaten (ÖGV oder DVG)

Hier sehen Sie die Identifikationsnummer zum nationalen Verband, mit dem dieser Kunde verlinkt ist.
Das System vermerkt, wann die Daten zuletzt abgeglichen wurden.
Die Zuordnung der Altersklasse auf der Basis des Geburtsdatums.

Idealerweise ist der Kunde schon mit den richtigen Daten unter "Verbandsdaten" automatisch ausgewählt. Ist dies nicht der Fall, kann auch eine manuelle Suche mit dem Button 

Verbands-ID zuweisen/ändern

Für Deutschland (DGV)

Abgleich/Upload von Kunden

Für bestehende Kunden gibt es die Möglichkeit, den Verband Abgleich und den Upload mit den beschriebenen Buttons zu aktivieren/deaktivieren.

Notiz - Memo

Diese Notizen können mit dem Filter “Spezialkriterium gleich Kunde mit Memo” aufgelistet werden.

Wenn Sie ein neues Memo erstellen, können Sie auch den Wirkungsbereich einschränken.
z.B. Ist die Information, dass ein Spieler mit Ärztlichem Attest beim Turnier mit dem Cart fahren, darf, vermutlich auch nur bei Turniernennungen wichtig.

Mietartikel

Ein Mietartikel ist der regelmäßige Bezug einer Leistung (in diesem Fall Artikel - z.B. Abstellplatz/Spind) gegen Entgelt.
Erklärung zu Mietartikel finden Sie hier: Artikelverwaltung
Hier verwalten Sie die Mietartikel des Kunden. Was hier hinzugefügt wird, landet in der Rechnungvorlage.

Mit “Artikel mieten” starten Sie das Dialogfenster.

Artikelbezeichnung und Preis kommen direkt aus der Artikelanlage. Der Preis kann in der Rechnungsvorlage angepasst werden.

Buchung

Unter Buchungen werden jene aufgelistet, die auf diesen Kundennamen als Buchungsführenden getätigt wurden, durch den Kunden selbst online, oder durch das Sekretariat.
Die wichtigste Funktion dieser Auflistung ist die Kontrolle, ob eine Buchungsregel gegriffen hat. Im Screenshot zu sehen ist die Regelinfo “Mitglied 100%”

Die tabellarische Auflistung kann gefiltert, und gewünschter Filter abgespeichert werden. 

Durch markieren der entsprechenden Zeile werden die Buchungspositionen im Detail, Artikel, Einzelpreis und ggfs. welche Buchungsregel gegriffen hat, sichtbar.

Buchungspositionen

Rechnung

Unter Rechnungen sind alle Backoffice-Rechnungen und Kassa-Quittungen tabellarisch aufgelistet.

Hier werden tabellarisch alle Rechnungen des Kunden festgehalten, egal ob es Quittungen über POS (Registrierkasse), individuelle Rechnungen oder Jahresvorschreibungen sind.

Die tabellarische Auflistung kann gefiltert, und gewünschter Filter abgespeichert, die gefilterten Daten exportiert werden. Die Exportkonfiguration ist in Rechnung Standardexport definiert. Die Daten stehen als xlx, pdf, ods, csv oder xml zur Verfügung.

Rechnungsvorlage

In der Rechnungsvorlage sind die Rechnungspositionen passend zur Mitgliedschaft oder möglicher Mietartikel dargestellt.
Die Handhabung des Rechnungsmoduls wird hier erklärt: Rechnungen - Backoffice

Kunden Tags

Hier können Sie Tags erstellen und diese mehreren Kunden zuordnen, ebenso können Sie diese Zuordnung über die Kundenverwaltung filtern.
Der Vorgang ist simpel: bei einem ausgewählten Kunden (in der Kundenverwaltung) navigiert man zu Kunden Tag.

Hier gibt es 2 Buttons:

• Sie wählen ein bestehendes Tag aus oder

• Sie erstellen ein neues Tag und wählen aus

Tags sind ein sehr hilfreiches Werkzeug für Filter.

Gruppen

Hier sehen Sie, ob dieser Kunde zu einer Gruppe zugeordnet wurde.
Das kann sein

• Familie

• Firma

Gruppendefinition bearbeiten

Gruppenmitgliedschaft erstellen

Agentenvereinbarung

Hier sehen Sie, ob eine Agentenvereinbarung besteht und welche Einstellungen definiert sind.
Um eine Agentenvereinbarung einrichten zu können, muss der Stammdatensatz als Firmenkunde/Vermittler angelegt worden sein.

Kunden Audit

Im Kunden Audit sehen sie, wann der Stammdatensatz erstellt wurde und wer welche Veränderung wann vorgenommen hat.

Kommunikationsprotokoll

Tabellarische Auflistung alle Kommunikationskanäle aus der Suite heraus. Die Suite ist kein Mailprogramm. Es gibt keine Plausibilitätsprüfung ob die Syntax einer E-Mailadresse korrekt ist, ob es sie wirklich gibt, und auch nicht, ob die Nachricht zugestellt wurde.
Das gleich gilt für Telefonnummern. Das System kann nicht prüfen, ob eine SMS fähige Nummer hinterlegt ist.
Das Protokoll vermerkt den Prozess, den Vorgang, der einen E-Mail oder SMS Versand oder einen Ausdruck angestoßen hat.

Kunden-Dokumente

Das Grundprinzip der Nexxchange GolfSuite baut auf ortsunabhängiges Arbeiten. Solange eine Internetverbindung besteht und ein Webbrowser verfügbar ist, kann gearbeitet werden. Im Backoffice, Homeoffice oder unterwegs.
Deswegen ist es wenig hilfreich, wenn die kundenrelevanten Dokumente ausschließlich im Ordner im Sekretariat stehen.
Im Bereich Kunden-Dokumente können Sie alles ablegen, was Sie bei der Hand haben möchte:

• Vertrag

• Ergänzende Vereinbarungen

• Ärztliches Attest für die Cartnutzung bei einem Turnier

Mit unserem Nexxchange Dokumenten Speicher & Management Service können Sie Ihre Dateien (Bilder, PDF Dateien) individuell zentral in der Cloud ablegen und einfach verwalten. Sie können damit aus Ihrer GolfSuite heraus auf Ihre Daten zugreifen. Wir bieten eine übersichtliche Verzeichnisstruktur und verhindern damit unabsichtliches Löschen und Duplikate.
Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) hinsichtlich der periodischen Sicherung auf externen Datenträgern. Diese Speicherung erfolgt auf zwei separaten Speicheranlagen und ist somit zu 99,99% ausfallsicher. Geschäftsbedrohende Auswirkungen von Viren, Ransomware oder Diebstahl gehören somit der Vergangenheit an. Die Speicherung entspricht der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO).

Kunden-Dokument hinzufügen
Datei am Computer auswählen
Eine Beschreibung zum Dokument eintragen
Sollte ein vorhandenes Dokument ersetzt werden, dann bitte die Checkbox Vorhandenes Dokument überschreiben aktivieren und Dokument hochladen anklicken.

Kundenkonto

Im Kundenkonto wird jede Transaktion zur bargeldlosen Zahlung dargestellt, egal ob Geld auf- oder abgebucht wird (siehe Screenshot).

Im ersten Schritt muss eine Konto erstellt werden.
Für bargeldloses Zahlen gibt es verschiedenste Möglichkeiten wie z.B. Rangebälle aus den Ballautomaten beziehen, im Clubrestaurant die Konsumation zu begleichen, im Shop Artikel erwerben, bei direkt bei der Onlinebuchung über das Kundenkonto bezahlen etc..

Kundenkonto eröffnen

Wenn alle Pflichtfelder angegeben sind, klicken Sie auf Konto initialisieren.
Jetzt sehen Sie das Konto Information 00000000141 [Blockiert], aber es muss noch eröffnet werden

Jetzt steht Konto Information 00000000141 [Aktiv]

Wie Sie ein Kundenkonto aufladen bzw. korrigieren, finden Sie bei Kundenkonto

Identifikationskarte

Weiterführende Informationen finden Sie unter https://nexxchange.atlassian.net/wiki/spaces/GOL/pages/2726920193

Zur Anwendung kommen sämtliche Kartenleser (Magnetkarten, RFID), die den ‘HID Standard bzw. Keyboard Wedge’ unterstützen. Die korrekte Funktionsweise Ihres Kartenlesers können Sie einfach überprüfen, indem Sie ein Text Dokument öffnen und eine Karte durch das Lesegerät ziehen. Bei korrekter Funktion sollte dann lesbarer Text erscheinen, wie wenn Sie ihn mit Hilfe des Keyboards eingegeben hätten.

Durch die Verknüpfung der Stammdaten mit einer Identifikationskarte und einem Kundenkonto können Sie Ihren Mitgliedern die Verwendung eines Ball- oder Getränkeautomaten anbieten, Türöffner oder Lichtanlage steuern.

Neue Karte einscannen

Wenn das Dialogfenster geöffnet ist, ziehen Sie die Karte durch den Kartenleser oder halten Sie an den Nearfield-Scanner.

Verknüpfung der der Identifikationskarte mit einem Kundenkonto

Nachdem Sie eine Identifikationskarte angelegt haben, klicken Sie auf Konto hinzufügen.
Sie können nur ein Kundenkonto auswählen, das bei dem Kunden angelegt ist.
Jetzt ist z.B. die Ballautomatenkarte mit dem Guthaben verknüpft.

Verknüpfung der Identifikationskarte mit einem IoT Gerät

Nach dem Sie unter IoT - Internet of Things ein Sicherheitsobjekt angelegt wurde (z.B. der Magnetleser an der Caddyraumtüre), können Sie dieses mit einer Identifikationskarte verknüpfen.

Vorteil ist, dass z.B. die Ballkarte gleichzeitig auch der Schlüssel zum Caddyraum wird. Sie sparen sich das teuer Nachbestellen eines Schlüssel, wenn selbiger verloren wurde. Mit wenige Klicks verknüpfen Sie einfach eine andere Karte.

Im Übungsbeispiel gibt es nur ein Sicherheitsobjekt mit dem Namen QREntry.

Kunden Statistik

Informationen zu dem Kunden im gewählten Auswertungszeitraum.
Wählen Sie den Zeitraum und klicken dann auf aktualisieren um die Statistik zu laden.

Personenkonten

Ein Personenkonto muss erstellt werden wenn Sie Ihre Buchhaltung exportieren.

Bankkonten

Bankdaten müssen hinterlegt werden wenn Sie Rechnungen mittels Sepa Mandat (Einziehungsauftrag) einziehen wollen.