Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.

Das Menü

Kundenverwaltung

Sollten Sie die Ansicht zum 1. Mal betrachten, so können Sie sich allg. Information unter Allgemeine Informationen ansehen.

Neuer Benutzer

Um einen neuen/weiteren Benutzer anzulegen, wenden Sie sich bitte an den Nexxchange Support (support@nexxchange.com)

Schnellsuche

Möchten Sie nach einzelnen Datensatz suchen, können Sie die Schnellsuche verwenden. Nachdem Sie den Fokus hineingesetzt haben (in das leere Feld klicken).

Mit dem Beginn Ihrer Eingabe, beginnt Ihnen das System mögliche Ergebnisse vorzuschlagen. Zudem werden spezielle Symbole dargestellt:

Legende:

Dieser Kunde ist Mitglied des nationalen Golfverbandes

Dieser Kunde ist Mitglied Ihres Golfclubs

Stammblatt des ausgewählten Kunden drucken

E-Mail an den Kunden senden

Ausgewählten Kunden löschen

Gelöschten Datensatz wiederherstellen

Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, wird der Name in fetter Schrift dargestellt und Sie sehen im unteren Bereich des Bildschirms nun die Daten des ausgewählten Kunden.

Tabellensuche (Grid)

Alternativ zur Schnellsuche gibt es die Tabellensuche, um mehr als nur 1 Spieler anzuzeigen.

Standardgemäß wird Ihnen immer die Schnellsuche angezeigt. Möchten Sie die Ansicht zur Tabellensuche wechseln, klicken Sie auf .

Sie sind gerade in der Tabellensuche und möchten zur Schnellsuche, so klicken Sie auf die Bezeichnung "Tabellensuche" somit befinden Sie sich in der Schnellsuche.

Legende

Bezeichnung	Funktion
Pfeile / Lupe	Umschalten zwischen Tabellensuche und Schnellsuche
Tabellensuche / Schnellsuche	Zeigt an, in welcher Ansicht Sie sich gerade befinden
	Hier finden Sie Ihre gespeicherten Filter
	Öffnet das Dialogfenster für die Filterfunktion
	Öffnet das Dialogfenster, nach welchen Kriterien die Liste gedruckt werden. Geschlecht, Sortierung nach Name oder Handicap. Mit Hochstelltaste gedrückt halten und Mausklick können mehrere Mitgliedstypen ausgewählt werden.
	Öffnet das Dialogfenster um Mails an alle Datensätze, die in der darunter angezeigten Tabelle gefiltert wurden, zu senden. → Anleitung Mail senden
/	Für diese Funktion brauchen Sie das Zusatzpaket für SMS Versand. Öffnet das Dialogfenster um SMS an alle Datensätze, die in der darunter angezeigten Tabelle gefiltert wurden, zu senden. → Anleitung SMS Versand
	Öffnet das Dialogfenster um mehrere Bearbeitung oder -Änderung (Einträge, Positionen, Elemente) in einem Arbeitsschritt auszuführen. → Anleitung Stapelfunktion (in Arbeit)
	Öffnet das Dialogfenster um einen Brief für alle Datensätze, die in der darunter angezeigten Tabelle gefiltert wurden, zu drucken. Pfad für Vorlagenverwaltung: Clubs → Vorlagenverwaltung → Dokumentenvorlagen → Vorlagenbereich Kunde → Anleitung Vorlagenverwaltung
	Öffnet ein Dialogfenster, um einen gelöschten Kundendatensatz wiederherzustellen. Bitte seinen Sie mit dem Löschen von Daten IMMER zurückhaltend und vorsichtig. Die Daten sind in der Suite z.B. in der Statistik und im Berichtswesen sehr stark verknüpft. Eine Löschung kann zu Problemen führen. Sollte eine Name aus Versehen doppelt vorhanden sein, verwenden Sie bitte die Funktion des Zusammenführens, damit alle Informationen erhalten bleiben.

Filterfunktion

Grundsätzlich kann festgelegt, ob alle angegebenen Kriterien erfüllt sein muss.
Oder ob mindestens eines der Kriterien zutrifft. Diese beiden Funktionalitäten sind beliebig kombinierbar.

Mit diesem Button können Sie den zusammengestellten Filter abspeichern.

Stapelfunktion

Nach dem Sie mittels Filter genau die Datensätze gefiltert haben, die Sie mit einem Arbeitsschritt verändern wollen, können Sie eine Stapelfunktion ausführen.

Bezeichnung	Auswirkung
Artikelzuweisung zur Rechnungsvorlage	Nachdem Sie mit dem passenden Filter die entsprechenden Datensätze ausgewählt haben Wählen Sie den entsprechenden Artikel aus, der zur Rechnungsvorlage als individuelle Rechnungsposition hinzugefügt werden soll. z.B. die Schlüsselkaution Weitere Informationen zur Rechnungsvorlage finden Sie hier.
Zuordnung der Anzeigekategorie	z.B. Sie wollen sicher gehen, dass alle ausgetretenen Mitglieder mit der Anzeigekategorie "Tagesgast" aufscheinen.
Kunden-Tag-Zuweisung	z.B. Sie wollen alle Jugendlichen markieren, die im folgenden Jahr volljährig werden, damit sie im zuge der Jahresvorschreibung kontrollieren können, ob die Mitgliedschaft umgestellt wurde.
Kunden-Tag entfernen	Sie haben alle für einen Stichtag markierten Datensätze kontrolliert oder erledigt und möchten nun den Hinweistag entfernen.
Berechtigung für Sicherheitsobjekt zuweisen	Sie haben sich für unseren IoT Zutrittskontrolle entschieden und möchten nun allen Mitgliedern die Nutzung erlauben. informationen zu unseren IoT Produkten finden Sie hier.
Berechtigung für Sicherheitsobjekt entfernen	Sie möchten allen ausgetretenen Mitgliedern die Zutrittserlaubnis entziehen.

Namensuche

Suchfunktion Lokal: Hier findet auch Überprüfung der Eingabe statt, um Duplikate zu vermeiden.

Suchfunktion beim Verband: Das Ergebnis wird direkt vom Golfverband geliefert.

Wichtig ist zunächst die Reihenfolge beginnend mit dem Nachnamen und danach den Vornamen. Je genauer die Eingabe, umso schneller ist der Spieler zu finden.
Die Möglichkeit mit der ÖGV Karte zu suchen besteht ebenfalls (Namenfeld anklicken und die ÖGV Karte durch den Magnetkartenleser durchziehen).

Suchfunktion bei Doppelnamen
Als Beispiel werden wir Max von Mustermann nehmen.

Schreibweise im System:

Vorname: Max
Nachname: von Mustermann

Das System kann nun anhand eines Beistrichs erkennen, wo der Nachname aufhört und der Vorname anfängt (somit ist es möglich genauer einzugrenzen, wonach gesucht wird).

Suchfunktion in der GolfSuite

Die Suchfunktion mit dem Beistrich ist für die Verbandssuche gedacht. In der GolfSuite gibt es für Doppelnamen das Feld "Namenszusatz", hier wird für dieses Beispiel "von" eingetragen.

Falsche Suche
von Mustermann
Bei dieser Angabe wird die folgende Logik angewendet:
Von → steht für den Nachnamen
Mustermann → steht für den Vornamen

Richtige Suche:
von Mustermann, Max
von Mu, Max (der Name muss nicht vollständig eingegeben werden - sollte sich die Suche auf 1 Spieler reduzieren, so wird er automatisch ausgewählt).

Tagesgast erstellen

Pfad: Kunden / Kunden & CRM

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird Ihnen das jeweilige Fenster geöffnet:

Wenn Sie bereits sicher sind, dass der neue Gast bei einer Verbandssuche nicht gefunden werden kann, dann wählen Sie Tagesgast und Kundendaten ohne Verbandssuche ausfüllen.

Geschlecht	weiblich, männlich, keines (Achtung, wenn sie "keines" wählen, wird dieser Datensatz bei einer Filter nach Geschlecht nicht aufgelistet)
Anrede	Herr, Frau
Vorname	z.B. Maxi
Namenszusatz	z.B. von, van, de Wäre das von beim Familiennamen, kann nicht nach dem eigentlichen Namen gesucht werden.
Nachname	z.B. Muster
Titel	z.B. Dr., DI, Ing., Mag.
Geburtsdatum	Dieses ist sehr wichtig bei der Zusammenführung von Dubletten

Alle weiteren Felder sind optional, falls die Informationen bekannt sind oder ausreichend Zeit ist.
Dann auf Kunde anlegen klicken.

Tagesgast aus der POS anlegen

Mit dem x den Datensatz "Tagesgast löschen

Dann auf das und klicken. Nun setzten Sie mit dem Vorgang fort, wie es vorher schon beschrieben wurde.

Anzeigekategorien

Um die Darstellung in den Startzeiten zu vereinfachen, gibt es die "Anzeigekategorie".

Pfad: Kunden / Übersicht / Kunden auswählen / Stammdaten (Screenshot: hier besteht schon eine Zuweisung).

Die Änderung des Mitgliedstyp wurde ebenso hervorgehoben. Dabei beachten Sie, dass sich die Farbe, die in der Anzeigekategorie definiert wird, auf die Darstellung im Startzeiten Kalender auswirkt.

Mitgliedskategorie

Bitte beachten Sie, dass nicht jede Anzeigekategorie jedem zugewiesen werden kann. Mehr Information hierzu finden Sie unter: Clubs - mein Golfclub (in Arbeit)#Anzeigekategorien

Wenn keine Anzeigekategorie besteht, so wird per Voreinstellung die Kategorie generiert, die unter Pfad: Clubs / mein Golfclub angegeben ist.

Hier können Sie alle Voreinstellungen anpassen. In sämtlichen Vorgängen, wo diese Felder angegeben werde müssen, werden diese Angaben schon vorgeschlagen.

Möchten Sie die Farbe definieren bzw. die bestehende ändern, so müssen Sie wieder über die Betreiber / Verwaltete Golfclubs / Kundenklassifikation auswählen.

Nachdem die Einstellungen fertiggestellt wurden, sieht das Ergebnis im Startzeiten Kalender so aus:

Wiederherstellen von gelöschten Kunden

Versuchen Sie nie einen Datensatz zu löschen. Besteht eine Dublette, fügen Sie immer alle Informationen zusammen. Sollten Sie doch einmal aus Versehen einen Datensatz gelöscht haben, gibt es die Funktion zur Wiederherstellung.
Es werden die Daten wiederhergestellt, die zuletzt vor dem Löschvorgang abgespeichert waren (z.B. Mitgliedschaftstyp, ausgestellte Rechnungen, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail Adresse,...).

EU-DSGVO - EU-Datenschutz-Grundverordnung

Seit 25.05.2018 ist die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft.

Auch Sie als Golfclub sind Ihren Mitgliedern gegenüber verpflichtet Auskunft über die gespeicherten Daten zu erteilen. Um Sie diesbezüglich zu unterstützen, haben wir für Sie eine Brief- und Mail-Vorlage erstellt, mit der Sie Ihre Mitglieder über die in Ihrer Clubverwaltungssoftware gespeicherten Daten informieren können.
Diese Formulierung soll Ihnen als Grundlage für Ihren eigenen Brief, Ihr eigenes Mail dienen.

Finden Sie hier eine kleine Anleitung mit den entsprechenden Screenshots wo Sie die Vorlage (siehe unten) finden und wie Sie sie bearbeiten und versenden können:

Wo finde ich die Vorlage?

Unter Clubs - Vorlagenverwaltung - Dokumentvorlagen suchen Sie bitte nach folgenden Namen:

"EU-DSGVO Information"