Hier können Sie die Verwaltung des Golfclubs gestalten (automatisierte Vorgänge anpassen).
Weiters werden die Anmeldedaten für die Schnittstelle zum ÖGV, Voreinstellungen für Mitglieder/Tagesgäste und vieles mehr festgehalten.

Das Menü

Mein Golfclub

Hier können Sie in jedem Bereich angeben, welche Standardwerte verwendet werden (siehe Screenshot).

Feld	Erklärung	Anmerkung
Mitgliedschaftsnummer Generator	Beim Erstellen eines neuen Mitglieds wird die nächstmögliche Nummer durch den gewählten Generator automatisch vergeben.	Sie können diese Nummer im Prozess während des Anlegen des Mitglieds ändern.
Mitgliedstyp	Beim Erstellen eines neuen Mitglieds wird immer der hier angegebene Mitgliedstyp vergeben.	Auch hier können Sie diesen im Nachhinein anpassen.
Zahlungskategorie	Beim Erstellen eines neuen Mitglieds wird diesem immer die hier ausgewählte Zahlungskategorie zugewiesen.	Diese dient zur Trennung z.B. von Rechnung, Jahresrechnung oder Pacht.
Region	Hier geben Sie eine Suchpräferenz an. Durch diese Angabe wird z.B. im Hintergrund bei Angabe einer Telefonnummern kontrolliert, welche Vorwahl zutreffend ist.	Diese Angabe hat eher einen technischen Hintergrund, weshalb Sie diese überspringen können, da diese schon angegeben ist.
Anzeigekategorie Mitglieder	Beim Erstellen eines neuen Mitglieds wird immer die hier ausgewählte Anzeigekategorie angezeigt.	Auch hier können Sie im Nachhinein diese anpassen.
Anzeigekategorie Gäste	Beim Erstellen eines neuen Tagesgastes wird immer die hier ausgewählte Anzeigekategorie angezeigt.	Auch hier können Sie im Nachhinein diese anpassen.
Nationaler Verband	Hier wird angegeben, zu welchem Verband die Suchfunktionen geschickt werden.	Diese Einstellungen sind automatisch angepasst.

Anmeldedaten - ÖGV Schnittstelle

Pfad: ÖGV / Zugangsdaten

Hier geben Sie Ihre Zugangsdaten ein, die Sie vom ÖGV erhalten.

Zugangsdaten

Bitte vergewissern Sie sich, dass die eingegebenen Daten richtig sind. Ohne diese können mehrere Dienste nicht verwendet werden (Nennungen von Spieler im Turnierwesen, Spieler hoch- und herunterladen, Verbandssuche...).

Denken Sie auch daran dass Sie, wenn Sie Ihr Passwort direkt beim Verband ändern, die Änderung auch hier ändern müssen!

Kundenklassifikation

Hier können Sie Mitgliedsarten und dessen Darstellung im Startzeitenprogramm erstellen und anpassen.

Mitgliedsarten - Mitglied erstellen

Pfad: Club / Mein Golfclub → Reiter Kundenklassifikation (siehe Screenshot unten)

Mit dem Button können Sie neue Mitgliedstyp erstellen:

Kartenaufdrucks

Durch die Angabe des Kartenaufdrucks, erhält jedes Mitglied dieser Kategorie für die Bestellung der ÖGV-Karte die hinterlegte Info darauf.
Abweichend von einem Mitgliedstyp, können Sie ebenfalls für jedes einzelne Mitglied, individuellen Kartenaufdruck hinterlegen.

Die Individualisierung des Kartenaufdrucks, können Sie über Pfad: Kunden / Kunden & CRM / Reiter "Golf → Mitgliedschaft → Kartenaufdruck".

Damit bei der Bestellung der ÖGV Karte dies tatsächlich aufgedruckt wird, muss das Mitglied zuvor zum Verband hochgeladen werden (mehr dazu unter Kunden#Kundenverwaltung-Abgleich/UploadvonKunden oder ÖGV - Österreichischer Golfverband#ÖGV-ÖsterreichischerGolfverband-Verbandsabgleich)

Währenddessen wird im Hintergrund eine neue Rechnungsvorlage (Reiter Rechnungsvorlagen) erstellt, die Sie über den Button befüllen (z.b. Jahresgebühr, ÖGV-Abgabe etc.).

Anzahl Ihrer Mitglieder und Mitgliedstypen

Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mitgliedschaften zu bearbeiten, neue zu erstellen und auszulesen wieviel Mitglieder Sie zu welchem Mitgliedstyp haben.

Diese Liste können Sie wie immer in der Tabellenansicht über das PDF/Excel Symbol zur weiteren Bearbeitung exportieren.

Löschvorgang

Bitte beachten Sie, dass das Löschen eines Mitgliedstyp, nur dann möglich ist, wenn dieser keinem Mitglied mehr zugewiesen ist. Die gleiche Logik gilt auch für die Anzeigekategorie und den Kundentags.

Kartenaufdruck

Angabe des Verkäufers und Kartenaufdrucks

Durch die Angabe des Kartenaufdrucks, erhält das Mitglied für die Bestellung der Verbands-Karte die hinterlegte Info darauf. Abweichend von einem Mitgliedstyp, können Sie ebenfalls für jedes einzelne Mitglied einen individuellen Kartenaufdruck hinterlegen.
Die Individualisierung des Kartenaufdrucks, können Sie entweder über die 'Kundenverwaltung → Mitgliederliste → Kartenaufdruck' machen, oder in der Kundenverwaltung, unter dem Reiter "Golf → Mitgliedschaft → Kartenaufdruck".
Damit bei einer möglichen Bestellung einer ÖGV-Karte dies tatsächlich auf dieser reflektiert wird, muss der Kunde davor zum Verband hochgeladen werden.

Durch die Angabe des Verkäufers, werden Artikel gefiltert, die für den Verkauf an diesen Mitgliedstyp nicht vorgesehen ist.

Pfad: Mein Golfclub / Clubverwaltung → Reiter "Kundenklassifikationen"

Möchten Sie einen Kartenaufdruck bei einem bestimmten Mitgliedstypen ändern, so können Sie dies hier tun. Somit wird bei sämtlichen Mitgliedern dieses Mitgliedstyp exakt der gleiche Kartenaufdruck erscheinen.

In diesem Beispiel würden also allen Mitgliedern - die den Mitgliedstyp "Kinder U14" zugewiesen bekommen haben, den Kartenaufdruck "U 14" erhalten.
Somit muss diese Info nurmehr an den Verband geschickt werden, wo die Karten bestellt werden.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit in der Kundenverwaltung Pfad: Kunden / Mitgliederliste, dort sehen Sie ob das Mitglied einen Standardaufdruck verwendet, oder einen individuell angepassten Aufdruck hat.

Anzeigekategorien

Pfad: Mein Golfclub / Kundenklassifikationen / Anzeigekategorie

Möchten Sie eine komplett neue Kategorie erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Zunächst erstellen Sie eine Kategorie. Hier können/müssen Sie angeben, ob Sie diese auch als Mitgliedskategorie verwenden wollen.
Durch anhaken der Checkbox ist diese aktiviert:

Mitgliedskategorie

Sollten Sie bei der Anlage der Kategorie die Checkbox "Mitgliedskategorie" selektiert haben, können dieser nur Kunden zugewiesen werden, die bei Ihnen als Mitglied geführt werden.

Nachdem Sie die Kategorie erstellt haben, ist nun die Anzeigekategorie an der Reihe.

Vorgang:

Sie selektieren die Kategorie, zu der Sie eine Anzeigekategorie erstellen wollen (siehe Screenshot oben).
Danach erstellen Sie mit dem Button Ihre erwünschte Anzeigekategorie.

Die Farbe die Sie bei der Anzeigekategorie einstellen, wird im TeeTime Kalender dargestellt (Pfad: Reservierungen / TeeTime Kalender), damit haben Sie eine bessere Übersicht der unterschiedlichen Reservierungen.

Kundentags

Pfad: Mein Golfclub / Kundenklassifikationen / Kunden-Tags

Hier können Sie Tags erstellen und sehen welche Tags an wie vielen Kunden/Mitgliedern zugewiesen wurde.

Ebenso können Sie diese Zuordnung über die Kundenverwaltung tätigen. Der Vorgang ist simpel, gewünschten Kunden/Mitglied auswählen.

Hier gibt es 2 Buttons (siehe Screenshot unten):

Sie wählen ein bestehendes Tag aus oder
Sie erstellen en neues Tag und wählen aus

Tags können auch bei den Wettspielen verwendet werden, lesen Sie dazu mehr unter Wettspiele.

Rechnungsvorlagen

Pfad: Mein Club / Vorlagenverwaltung (Dokumentenvorlagen + Vorlagenelemente

Vorlagen - Übersicht

Sobald Sie sich unter Pfad: Clubs / Vorlagenverwaltung befinden (Achtung, dazu brauchen Sie die Berechtigung), sehen Sie alle vorhandenen Vorlagen Ihrer GolfSuite.

Hierzu zählen auch die von uns standardgemäß Ihnen zur Verfügung gestellten Vorlagen wie z.B. Rechnungen, Quittungen, Email, Newsletter etc..

Eine Vorlage können Sie immer wieder verwenden, z.B. für Newsletter, die Sie allerdings dementsprechend einrichten müssen.

Auf solch ein Bespiel wollen wir als nächstes für Sie eingehen.

Nachdem Sie in der Tabellenansicht links unten auf das geklickt haben, können Sie nun mit der Erstellung einer Vorlage beginnen.

Um bei diesem Bespiel zu bleiben: Nachdem Sie die Vorlage im Bereich "Kunde" abgespeichert haben, navigieren Sie zu der Kundenübersicht und klappen die Tabellensuche auf.

Hier sehen Sie nun außen den Button für den Versand. Bei betätigen des Buttons erscheint Ihnen (je nach Anzahl wieviele Sie definiert haben) der Name der Vorlage: 'Nexxchange Support - Newsletter'

Vorlage bearbeiten

Pfad: Club / Vorlagen / Übersicht (Achtung! Berechtigung)

In den Editor (Screenshot unten) gelangen Sie indem Sie die Vorlage mit öffnen/bearbeiten.

Hier können Sie die Formatierung (ähnlich wie im Word) bearbeiten und anpassen:

Vorlage anwenden

Nachdem Sie die Vorlage (siehe Screenshot oben) bearbeitet und angegeben haben, in welchem Bereich diese verwendet wird, können Sie diese nun im jeweiligen Bereich (z.B. Kundenübersicht - bei richtiger Angabe unter "Vorlagen Bereich") anwenden:

Sie wählen bzw. Filtern nach den Kunden für die Sie diese Vorlage/Brief herunterladen möchten.
und gehen auf und wählen den Namen Ihrer Vorlage aus.
Erneute Nachfrage ob der Vorgang gewollt von Ihnen eingeleitet wurde:

Darstellung der Vorlage

Um das volle Potenzial dieser Funktion ausschöpfen zu können, werden Ihrerseits mehr Informationen bzw. Unterlagen benötigt (Vorlage wie es aussehen soll, Bilder, Infos zur Formatierung, usw...)

Definitionen der Platzhalter

Um die volle Power der Platzhalter verwenden zu können, möchten wir hier für Sie die Definitionen der Platzhalter tabellarisch zur besseren Verständigung hinterlegen.

Name des Platzhalters	Beschreibung	Bereich in der es abgespeichert ist	Name des Platzhalters	Bereich in der es abgespeichert ist
Clubname		Kundenverwaltung	Positionen - Nettobetrag mit Währung	Rechnungen
Distanz Luftlinie	Bezieht sich auf die Luftlinie zwischen Anschrift und Golfclub	Kundenverwaltung	Fälligkeit	Rechnungen
Kunden-Nr.		Kundenverwaltung	Zahlungsart	Rechnungen
Titel		Kundenverwaltung	Betrag	Rechnungen
Mobilnummer		Kundenverwaltung	Stellvertreter mit Adresse	Rechnungen
Rechnungsadresse	Die Anschrift des Kunden die mit hinterlegt ist.	Kundenverwaltung	Bruttobetrag	Rechnungen
Adresse		Kundenverwaltung	Zahlungsdatum	Rechnungen
Name,Handicap und Heimatclub	Name des Kunden + sein HCP + sein Heimatclub	Kundenverwaltung	Kunden UID Nummer	Rechnungen
Geburtsdatum		Kundenverwaltung	Positionen - Bruttobetrag mit Währung	Rechnungen
Postadresse		Kundenverwaltung		Rechnungen
Vorname		Kundenverwaltung		Rechnungen
Verwalteter Golfclub Mitgliedschaft		Kundenverwaltung		Rechnungen
Clubnummer		Kundenverwaltung		Rechnungen
ÖgvID		Kundenverwaltung		Rechnungen
Verbandsidentifikation		Kundenverwaltung		Rechnungen
Anrede		Kundenverwaltung		Rechnungen
Nachname		Kundenverwaltung		Rechnungen
Name und Handicap		Kundenverwaltung		Rechnungen
Heimatclubmitgliedschaft		Kundenverwaltung		Rechnungen
Geschlecht		Kundenverwaltung		Rechnungen

Folgende Logik (bzw. Aufbau) ist hier für Ihre Übersicht erfasst worden:

Nun zur Umsetzung in der GolfSuite:

Die Rechnungsvorlagen werden automatisch, aber ohne Inhalt erstellt, nachdem Sie eine Mitgliedsart erstellt haben (Wie erstelle ich einen neuen Mitgliedstyp: Clubs - mein Golfclub (in Arbeit)#Mitgliedsarten-Mitgliederstellen)

Hier können Sie nach Selektieren der Rechnungsvorlage im unteren Bereich Artikel oder Artikelkollektionen hinzufügen, (Aufklappen indem Sie bitte auf die jeweilige Schrift klicken).

CustomerFilter

Ein automatischer CustomerFilter sorgt dafür, dass alle Kunden herangezogen werden, deren Kriterien zu dieser Vorlage passen. Dieser sorgt also dafür, dass die erstellte Vorlage auch bei den Kunden erscheint.
Ein CustomerFilter wird durch das Erstellen eines Mitgliedtyps automatisch erstellt und muss von Ihnen beim Anlegen einer Vorlage lediglich zugewiesen werden.

Hier geben Sie nun Informationen zum Artikel an:

Periode

Hier geben Sie an, in welchen Zeitabschnitten dieser Artikel verrechnet wird z.B. vierteljährlich. Gehen wir davon aus, dass Sie jedoch nur 1 x pro Jahr verrechnen, wird dieser Artikel 4 x verrechnet.

Bebuchbare Plätze

Pfad: Club / Mein Golfclub → Reiter "Bebuchbare Plätze

Hier wird wieder über den Button der/die Golfkurs/e (Bezeichnung) angegeben.
Pro bebuchbarem Platz kann eine TeeTime-Saison angelegt werden (dieser Punkt hat keinen Einfluss auf den Preis).

Folgebuchung - Einstellungen der Zeit

In den bebuchbaren Plätzen können Sie sich die Spieldauer einstellen. Anhand dieser Information wird die Folgebuchung vorgeschlagen.

Beispiel: Sie haben bei Golfplatz A die Spieldauer 4:30 h eingestellt. Falls Sie eine Buchung z.B. um 8:00 Uhr eingeben und eine Folgebuchung hinzufügen möchten, wird die vorgeschlagene 1. Folgebuchung wie folgt ausgerechnet:

8:00 Uhr (Buchungszeitpunkt) + 4:30 h (Spieldauer) = 12:30 Uhr ist die 1. Folgebuchung, die Ihnen vorgeschlagen wird.

Golfplatz Online stellen (Marktplatz)

In den bebuchbaren Plätzen haben Sie ebenfalls die Möglichkeit selbst zu entscheiden, welche Golfplätze Sie online (www.nexxchange.com) einem Mitglied/Gast zur Verfügung stellen wollen.

Übersicht

Pfad: Clubs / Übersicht

Hier werden alle Daten der Golfclubs angezeigt. Diese Schnittstelle aktualisiert sämtlichen Daten der Golfclubs über den Verband. Wir empfehlen am Anfand der Golfsaison einmalig die Golfclubs zu aktualisieren.

Dashboard

TeeTime-Statistiken

Konfiguration

Mit den richtigen Berechtigungen ist es Ihnen möglich, die Gestaltung der visuellen Darstellung der Statistiken zu den Greenfees zu erstellen.

Dashboard öffnen

Mehr dazu unter: Tee Time / Reservierungen - Abschlagszeiten (in Arbeit)#Abschlagszeiten-StatistikenTeeTimes