Nexxchange Golfsuite
Rechnungen - Backoffice - Übersicht
Eine elementare Funktionalität der GolfSuite ist die Verrechnung von Artikel (Kollektionen), Sammelrechnungen und vieles mehr.
Sollten Sie die automatisierten Vorgänge verwenden, so können Ihnen diese Prozesse - bei sauberer Konfiguration - viel Zeit ersparen.
EPC-QR-Code
Ergänzen Sie Ihre Rechnungen mit einem sogenannte “EPC-QR-Code”, wie im Screenshot unten gezeigt.
Der QR-Code direkt mit der Online Banking App gescannt,
Diese Funktion kann den Rechnungs- und Zahlungsprozess für Ihre Mitglieder / Kunden vereinfachen..
Wenn Sie die "SEPA PAY-Funktion" nutzen möchten, lassen Sie es uns bitte wissen.
Kontaktieren Sie uns dazu unter Support und wir werden Ihnen helfen die "SEPA PAY-Funktion" für Sie einzurichten.
Die "SEPA PAY-Funktion" ist besonders hilfreich für Ihre Jahresvorschreibungen.
Das Menü
Übersicht / Rechnungskontrolle
In der Rechnungsübersicht haben Sie die üblichen Suchmöglichkeiten nach bestehenden Rechnungen. Hierzu zählt die Filterfunktion 
und die direkte Suche in der Tabellenansicht (unterhalb der Spaltenbezeichnung in das leere Feld klicken und die Suche mit der Enter Taste starten).
Mehr Informationen zur Filterfunktion finden Sie unter: Allgemeine Informationen#Filterfunktion.
Status der Rechnungen anzeigen
Rechnung bearbeiten 
: Hier können Sie das Fälligkeitsdatum anpassen, eine Notiz ändern/schreiben.
E-Mail senden 
: Über die Filterfunktion können Sie Kunden eingrenzen, die benachrichtigt werden sollen.
Mit anklicken des Buttons wird eine Kontrolle gestartet, welche Kunden (k)eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben oder nicht.
Kundenauswahl für den E-Mailversand
Vor dem Versand der E-Mails müssen Sie die gewünschten Kunden filtern. Sollten Sie also z.B. 10.000 Kunden dargestellt bekommen und Sie lösen die Funktion E-Mail versenden aus, so wird versucht an alle (!) 10.000 Kunden eine E-Mail zu versenden.
Durch das Selektieren des Kunden schließen Sie andere Kunden ebenfalls nicht aus.
Rechnung drucken 
: Wie Sie im Screenshot unten sehen, haben Sie nun die Möglichkeit:
- Die gewünschte Vorlage auswählen
- Textbausteine hinzufügen
- Rechnungsvorschau
- Rechnung generieren/ drucken
Textbausteine:
Die Rechnung bzw. der Inhalt selbst werden keine Änderungen vorgenommen.
Sie generieren eine Rechnung und möchten einen persönlichen Text am Anfang der Rechnung hinzufügen, hier wird ein Textbaustein benötigt.
Dieser Textbaustein ist ein Platzhalter für den Bereich, wo ein zusätzlicher Text integriert wird.
(Textbausteine können Sie unter "Vorlage" anlegen und ist unter den Platzhaltern zu finden: Pfad: Clubs / Vorlagenverwaltung / Dokumentenvorlagen)
Zahlungserinnerung - Mahnung
Filter für die offenen Rechnungen einrichten
Weiter Einstellungen könnten z.B. sein
- Betrag größer 0
- ein definierter Rechnungstag z.B. JV2022
Briefvorlage für Zahlungserinnerung oder Mahnung
Pfad: Club → Vorlagenverwaltung → Dokumentenvorlage → Vorlagenbereich Rechnungen
Es muss eine entsprechende Dokumentenvorlage für die Zahlungserinnerung und Mahnung angelegt sein. Den Vorlagenbereich Rechnung kann nur der Support bearbeiten. Bitte senden Sie uns ein Mail wie die Vorlage aussehen soll. Je nach Aufwand erstellen wir diese Vorlage umgehend. oder senden Ihnen einen Kostenvoranschlag.
Brief generieren
Ist der passende Filter gefunden und gespeichert, dann zeigt die Tabelle nur die offenen Rechnungen, die gemahnt werden sollen. Klicken Sie dann auf den Button Brief um die Zahlungserinnerung oder Mahnung zu generieren.
Klicken Sie Ja - danach finden Sie links oben unter dem Rädchen das PDF mit den Zahlungserinnerungen.
Mit 
laden Sie sich das PDF auf den Rechner.
E-Mail zur Zahlungserinnerung versenden
Pfad: Club → Vorlagenverwaltung → Vorlagenelemente → Templatepositions Typ E-Mail
Sie können sich eine Mailvorlage vorbereiten oder direkt ins Textfeld schreiben.
Das System hängt beim Versenden automatisch die Originalrechnung an das Mail an.
Kommt diese Fehlermeldung: Bevor Sie Rechnungen per E-Mail versenden, müssen Sie das Dokument für jede Rechnung erstellen / drucken, dann schauen Sie bitte, bei welcher Zeile der gefilterten Rechnungen das Druckersymbol 
noch grün ist. In diesem Fall wurde die Rechnung erstell, aber noch nicht mit einem Layout verknüpft. Erst wenn das Druckersymbol blau ist, kann diese Rechnung auch per Mail zur Zahlungserinnerung oder Mahnung versendet werden
Zahlungen/Teilzahlungen
Pfad: Rechnungen / Übersicht → gewünschte Rechnung selektierte → Zahlungen
Unter 
können Sie Teilzahlungen zu bestehenden Rechnungen hinzufügen und diese festhalten, oder diese mit dem Restbetrag begleichen.
In diesem Fall wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert.
- In der Rechnungsübersicht wählen Sie die Rechnung aus, die Sie bearbeiten wollen.
- Danach wählen Sie die Karteikarte aus und klicken auf das 
Symbol in der Tabellenansicht (links unten).
- Hier geben Sie die Zahlung an und können bei Bedarf weitere Angaben hinterlegen.
Der aktuell offene Gesamtbetrag wird immer automatisch unter Betrag angezeigt (da erfahrungsgemäß meist der offene Betrag sofort beglichen wird).
Die Rechnung in der Tabellenansicht sieht nun wie folgt aus (in diesem Beispiel wurde lediglich ein Teilbetrag eingegeben zwecks Vorführung - die Rechnung ist also noch offen, weshalb kein Zahlungsdatum zur gesamten Rechnung besteht).
Benötigen Sie Informationen zur Teilzahlung, so können Sie diese unter der Karteikarte finden:
- Nach Erstellen einer Teilzahlung sehen Sie unter der Spalte "Betrag" immer den - aktuell - offenen Gesamtbetrag zur Rechnung.
- Gibt man den Restbetrag einer Rechnung mit einer Teilzahlung an, so wird diese automatisch als bezahlt markiert.
weitere Möglichkeiten die Rechnung als bezahlt zu markieren
Button drücken. Dieser ist wiederum für uneinbringliche Zahlungen gedacht, hat jedoch den selben Effekt wie die (Teil)Zahlung. Vorlagen - Übersicht (Achtung, dazu brauchen Sie die Berechtigung)
Sobald Sie sich unter Pfad: Clubs / Vorlagen / Übersicht befinden, sehen Sie alle vorhandenen Vorlagen Ihrer GolfSuite.
Vorlage bearbeiten
Hier können Sie die Formatierung (ähnlich wie im Word) bearbeiten und anpassen.
Vorlage anwenden
Nachdem Sie die Vorlage (siehe Screenshot oben) bearbeitet und angegeben haben, in welchem Bereich diese verwendet wird, können Sie diese nun im jeweiligen Bereich (z.B. Kundenübersicht - bei richtiger Angabe unter "Vorlagen Bereich") anwenden:
- Sie wählen bzw. Filtern nach den Kunden für die Sie diese Vorlage/Brief herunterladen möchten.
- und gehen auf
und wählen den Namen Ihrer Vorlage aus. - Erneute Nachfrage ob der Vorgang gewollt von Ihnen eingeleitet wurde.
Mail-Versand der Rechnungen
Nachdem der Prozess nun erfolgreich abgeschlossen und von Ihnen kontrolliert worden ist (um den Versand von Falschinformationen auf der Rechnung zu vermeiden), können Sie nun mit der üblichen Filterfunktion (siehe hierzu für Detailinfos : Allgemeine Informationen#Operatoren und Allgemeine Informationen#Filterfunktion) die Rechnungen voneinander trennen.
Nachdem Sie dies gemacht haben, können Sie nun mit dem 
Button folgende (notwendige) Funktionen anstoßen.
Gestalten Sie Ihr Mail nach Ihren Vorstellungen, die Rechnung wird automatisch entsprechend des Empfängers an die Mail angehängt.
Sie haben die Möglichkeit die Vorschreibungen unter einer eigenen Email Adresse zu versenden. Das können Sie einstellen unter:
Clubs / Geschäftsstruktur → "Verkäufer auswählen" / Geschäftseinheit → "Geschäftseinheit auswählen" (z.b. Club) auf bearbeiten klicken und im Feld "Email Address for Invoices" erstellen
(siehe Screenshot).
Rechnungen ausstellen
Derzeit gibt es in der GolfSuite 2 Möglichkeiten eine Rechnung zu begleichen.
- POS (bei Fragen hierzu sehen Sie in die Unterlage: POS - Kassa), diese findet sich auch im Tagesgeschäft (= Tageslosung) wieder.
- Rechnungen im "Backoffice" Bereich erstellen (Rechnungsvorlage). Da dieser Bereich meist nur 1x im Jahr verwendet und oft vergessen wird, haben wir das Gesamtkonzept im folgenden Beispiel festgehalten.
Als kurze Wiederholung:
- Ein Mitglied / Kunde wird über die Kundensuche ausgewählt
- Sie befinden sich im Reiter "Rechnungsvorlage"
- Mit dem Button Rechnungsvorlage anlegen stoßen Sie nun den Vorgang an, um in Folge die Rechnungsvorlage anzupassen.
(Artikel angeben → Stichtag / letztes Abrechnungsdatum anpassen → Verrechnen)
Warum ist die Zahlungsart verpflichtend?
Um eine bessere Datenqualität für zukünftige Auswertungen liefern zu können.
Rechnungsvorlage und Einstellungen
Pfad: Kunden auswählen → Reiter Rechnungsvorlage
Nachdem Sie die Zahlungsart hinterlegt haben, überprüft die GolfSuite für Sie, ob passend zum Mitgliedstyp des ausgewählten Kunden bereits eine Vorlage definiert ist.
Bei Fragen bezüglich Mitgliedstyp erstellen bzw. Vorlagen, sehen Sie auch die Unterlage Clubs - mein Golfclub (in Arbeit)#Rechnungsvorlagen.
Im Screenshot unten sehen Sie nun ein Beispiel, wie eine exemplarische Konfiguration aussehen könnte.
Die individuellen Positionen und die Vorlage aus dem Mitgliedstyp. Beides sehen Sie oben im Beispiel.
Der rote Balken soll nochmal visuell darstellen, welche Einstellungen hier vorgenommen worden sind.
Seitlich sehen Sie ein 
dargestellt, welches Ihnen nochmals verdeutlichen soll, dass die Vorlage mit dem Button 
nicht mehr herangezogen wird.
Daher ist auch der rote Balken in die Mitte gewandert (Inhalt: Nur die Vorlagen bis hier werden verrechnet).
Sie können die Fälligkeit so belassen und sofort eine Rechnung erstellen. Um jedoch alle Rechnungen über den Abrechnungsprozess erstellen zu können, wird empfohlen die Fälligkeit auf 01.01.2015 (in diesem Beispiel) zu setzen.
Im Screenshot oben rechts sehen Sie den 
Button, durch anklicken öffnet sich eine ausführliche Anleitung, die Ihnen Schritt für Schritt die in diesem Bereich einzelnen Arbeitsschritte erläutert.
Abrechnungs-Stichtag: Angabe, wann die zur Rechnung angegebenen Elemente fällig sind. Dies ist das wichtigste Datum, da es entscheidet welche Artikel sowohl von der allgemeinen, wie auch von der individuellen Vorlage effektiv verrechnet werden müssen.
Rechnungsdatum: Ausstellungsdatum der Rechnung.
Fälligkeitsdatum: Zahlungsziel, bis wann die Rechnung beglichen werden soll.
Abrechnungskategorie: Wenn eine Abrechnungskategorie angegeben ist werden die allgemeinen Abrechnungsvorlagen und die Artikel der individuelle Abrechnungsvorlage auf die angegebene Abrechnungskategorie beschränkt.
Abrechnungskategorie ohne Angabe
Sollten Sie keine Angabe zur Abrechnungskategorie machen, so werden ALLE Abrechnungskategorien herangezogen.
Im Reiter 
sehen Sie im blauen Rahmen die erstellte Rechnung:
Rechnungen stornieren und neu ausstellen
Es kommt immer wieder vor, dass z.B. in den Jahresvorschreibungen Rechnungen erstellt werden, deren Inhalt durch Falscheingaben nicht stimmen.
Diese häufig gestellte Frage haben wir für Sie Schritt für Schritt dokumentiert:
Dem Kunden wurde eine falsche Rechnung erstellt. Wie kann ich erneut eine Rechnung ausstellen?
Hier müssen Sie zunächst die alte Rechnung (unter dem Reiter Rechnung) mit dem Button 
stornieren.
Es gibt nun 2 Möglichkeiten im (unter dem Reiter Rechnungsvorlagen):
- Haben Sie eine individuelle Position, so muss bei dieser über den
Button die Fälligkeit mit dem 1. Tag des Jahres angeben werden für dass Sie abrechnen wollen
( z.B: Vorschreibung für 2020 = 01.01.2020 eingeben). - Haben Sie eine Rechnungsvorlage, müssen Sie diese mit
und erneut mit
auf das letzte Jahr anpassen
( z.B. Vorschreibung für 2020 = 31.12.2019 eingeben)
Individuelle Rabattierung
Die individuelle Rabattierung können Sie unabhängig von individueller Position oder Position auf der Mitgliedsvorlage hinterlegen.
Diese Funktion wurde unter 
hinterlegt. Sie finden dieses Symbol an jeder Position, die beim Kunden unter Rechnungsvorlage hinterlegt ist.
Hier geben Sie den Rabatt ein, hierzu haben Sie 3 Möglichkeiten:
Preis: Egal was Sie für einen Listenpreis bei diesem Artikel hinterlegt haben, die Angabe, die Sie hier hinterlegen ist der zur Verrechnung herangezogene Preis.
Diskontsatz: Hier geben Sie an, wieviel % Rabatt auf diesen Artikel gewährt wird. Die Angabe müssen Sie durch 100 machen (z.B.: 50% = 0,5 od. 20% = 0,2).
Ermäßigung: Hier geben Sie den Absolutbetrag an, der vom Listenpreis abgezogen wird.
Zusätzlich können Sie noch hinterlegen, bis wann die Angaben gelten sollen (Aktiv ab, Aktiv bis).
Aktiv ab..
Aktiv ab: Diese Angabe muss weiter in der Vergangenheit liegen, als der Tag an dem Sie die Vorschreibung / Rechnung stellen wollen.
Aktiv bis: Diese Angabe muss weiter in der Zukunft liegen, als der Tag an dem Sie die Vorschreibung / Rechnung stellen wollen.
Rabatt Preis berechnen
Dieser wird dann verwendet, wenn Sie den Artikelpreis ändern wollen und auch diesen rabattieren möchten.
z.B. Listenpreis des Artikels ist 1.300 €.
Diese haben Sie geändert über die Funktion Individuelle Preisregel → Positionspreis auf 650 €.
Wenn Sie jetzt nochmal einen Rabatt vergeben möchten (Ermäßigung in %), so können Sie hier entscheiden, ob als Preis der Listenpreis sein soll (in diesem Bsp. 1.300 €), oder der angepasste Preis von Ihnen (in diesem Bsp. 650 €).
Wir wenden in unserem Bsp. 50% Rabatt an (Schreibweise 0,5). Die Auswirkung sieht nun wie folgt aus:
Wenn "Rabatt Preis berechnen" nicht gesetzt - Berechnung: 1.300 € / - (50%) = 650 € Rabatt = Artikelpreis: 650 €
Wenn "Rabatt Preis berechnen" gesetzt - Berechnung: 650 € / -10% = 65 € Rabatt = Artikelpreis: 585 €
Die hinterlegte Rabattierung auf den Artikel wird durch den Preis in fetter Schrift visualisiert.
Mit Aufklappen des Artikels 
können Sie sämtliche Detailinformationen sehen:
Exportieren von Rechnungspositionen
Pfad: Rechnungen / Übersicht
Zusammenfassung zur Funktion
Als Ergänzung zu der Tageslosung, gibt es die Möglichkeit - einzelne Positionen (Artikel) die verrechnet wurden - zu exportieren.
Zunächst stellen wir in der Exportkonfiguration die Felder zusammen die Sie exportieren möchten. Erklärungen zu der Exportkonfiguration finden Sie unter Clubs - mein Golfclub (in Arbeit)#ExportKonfiguration.
Berechtigung
Bitte beachten Sie, dass in der Exportkonfiguration der Bereich "Rechnungspositionen" ausgewählt ist, damit Ihnen die Konfiguration beim Exportvorgang an der richtigen Stelle auch vorgeschlagen wird.
Sollten Sie - wie unter Clubs - mein Golfclub (in Arbeit)#ExportKonfiguration beschrieben wird in jenem Bereich keinen Zugriff haben - so bitten wir Sie den Nexxchange Support zu kontaktieren.
Nachdem festgelegt wird - welche Felder Sie exportieren möchten - müssen Sie in der Rechnungsübersicht die gewünschten Artikel Zusammenfiltern (z.B. Filtern nach Artikelkategorie X,Y +Z usw.).
Bevor Sie mit dem Export anfangen, können Sie auch die Reihenfolge (Alphabetisch) sortieren von A-Z oder umgekehrt.
Bei der Filtermöglichkeit können Sie sich die Artikel zurechtlegen die Sie exportieren möchten.
Beispiel zur Funktion
Z.B. Sie möchten alle verkauften Artikel mit dem Einzelbetragspreis zwischen € 50,- bis € 1.500,- exportieren (Dies ist nur ein Beispiel. Sie können weitere Kriterien hinzufügen):
1.Schritt - Filtereinstellungen über 
eingeben: (Hier geben Sie alle Kriterien ein):
2.Schritt - Filter speichern (falls Sie diese Kriterien immer wieder verwenden möchten)
3.Schritt - Auswahl des gewünschten Filters (Falls Sie gerade die Filtereinstellungen vorgenommen haben dann werden diese automatisch angewendet):
Bevor Sie den Datenexport starten, müssen Sie im Vorfeld die gewünschten Export Konfigurationen einstellen (Achtung Berechtigung!), Pfad: Club / Exportkonfigurationen (siehe Screenshots unten)
4.Schritt - Nachdem Sie alle Kriterien für den Export und dessen Darstellung vorgenommen haben, können Sie mit dem Export der gewünschten Artikel beginnen:
Hier wählen Sie aus in welchem Format die Datei heruntergeladen wird (PDF, XLS, usw...)
Nun können Sie die Datei aufmachen und bei Bedarf Änderungen/Anpassungen im Excelsheet vornehmen.
Unterschiedlich zu den Tools (Hilfestellungen) die Sie in Ihrem Programm haben können Sie (siehe Screenshot unten) Beträge kalkulieren:
EPC-QR-Code
Mit unserer “SEPA PAY-Funktion” können Sie Ihre Rechnungen mit einem sogenannte “EPC-QR-Code”, wie im Screenshot unten gezeigt, ausdrucken. Wenn Sie den QR-Code mit Ihrer Online Banking App scannen, können Ihren Mitglieder / Kunden die Rechnung direkt bezahlen. Diese Funktion kann den Rechnungs- und Zahlungsprozess für Ihre Mitglieder / Kunden vereinfachen.
Wenn Sie die "SEPA PAY-Funktion" nutzen möchten, lassen Sie es uns bitte wissen. Kontaktieren Sie uns dazu unter support@nexxchange.com und wir werden Ihnen helfen die "SEPA PAY-Funktion" für Sie einzurichten. Die "SEPA PAY-Funktion" ist besonders hilfreich für Ihre Jahresvorschreibungen.
Rechtliche Grundlagen zum Ausstellen von Rechnungen
Alle Informationen zur Ausstellung von Rechnungen und die rechtlichen Grundlagen dazu können Sie unter folgendem Link nachlesen:
®Nexxchange