Kategorie

Die Abrechnungskategorie ist eine Unterteilung, die Sie auf der Rechnungsvorlage einem Artikel zuweisen können.
Damit besteht die Möglichkeit, den automatisierten Vorgang im Vorhinein schon zu unterteilen (siehe Screenshot weiter unten).
Durch die Angabe der Abrechnungskategorie kann einer bestimmten Gruppe an Kunden eine Rechnung (Vorschreibung) erstellt werden.
Sollte dieses Feld nicht definiert werden, so werden alle Artikel mit und ohne Abrechnungskategorie in Rechnung gestellt.

Sobald Sie jedoch eine schon vorhandene Abrechnungskategorie angeben, werden alle Positionen mit exakt dieser Abrechnungskategorie herangezogen und alle anderen Positionen ignoriert.(Pfad: Rechnungen / Vorschreibungen / Kategorien)

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Vorlagen

Alle Mitgliedstypen haben eine in den Grundeinstellungen schon vordefinierte Rechnungsvorlage, diese wird bei allen Kunden, die dem jeweiligen Mitgliedstyp zugeordnet sind hinterlegt.
(Pfad: Club / Mein Golfclub / "Reiter" Rechnungsvorlagen ! ACHTUNG Sie brauchen die richtige Berechtigung). 

Abhängig vom fortlaufenden Jahr müssen Sie ggf. das "Abgerechnet bis" Datum anpassen. Hier wird automatisch immer der letzte Tag (31.12.) des aktuellen Jahres hinterlegt. 

Vorlagen Positionen

Hier finden Sie eine Übersicht über alle Abrechnungsvorlagen und den enthaltenen Artikel zur Kontrolle und zum Herunterladen.

Mit “i” kann die Information der Zeile angezeigt werden:

Bitte den “+” an dieser Stelle nicht verwenden.
Neue Mitgliedschaften werden unter Mein Golfclub hinzufügt.

Abrechnungsvorlagen Regeln

Dieser Bereich dient hauptsächlich der Übersicht zur Kontrolle gewährter Preisnachlässe auf den Abrechnungsvorlagen. Besonders vor dem Jahresvorschreibungsprozess empfiehlt es sich, diese Liste durchzusehen.
Sie kann exportiert und für die Buchhaltung ausgedruckt werden.

entspricht dem Pfad: Reservierung → Verwaltung Tee Time Kalender → Buchungsregeln

oder dem Pfad: Kunden / CRM → Rechnungsvorlage → Abrechnungsvorlagen Regel

Prozesse (Hauptvorschreibung)

Vor dem Start des Prozesses sind ein paar Kontrollen durchzuführen.

1. Finanzjahr kontrollieren 

Pfad: Geschäftsstruktur -> Verkäufer -> Verkäufer Zustand 

Es müssen der Rechnungsnummernkreis und das Finanzjahr angepasst werden.

2. Rechnungstag anlegen

Pfad: Rechnungen -> Rechnung Tags
„+“ klicken

So eindeutig wie möglich formulieren. 

3. Filter und Kontrollen

Artikel bei individuellen Rechnungspositionen

Pfad: Abrechnungskategorie
 → Hauptvorschreibung
Individuelle Rechnungspositionen (zb Caddybox, …) Verkäufer und Geschäftseinheit müssen mit JV übereinstimmen


Filter

CMR -> Tabellensuche auf „Schnellsuche“ klicken

Nacheinander folgend Filter abrufen den Kunden die kontrollieren:

• Alle aktiven Mitglieder OHNE Abrechnungsvorlage.

• Kunde mit Abrechnungsvorlage ohne hinterlegter Zahlungsmethode. (Rechnung).
 Wenn die Zahlungsmethode fehlt, ist der Prozess nicht möglich.

  
  Optional

• Kunde mit unterschiedlicher Abrechnungsvorlage zur Mitgliedschaft.

• Mitglieder die heuer noch nicht verrechnet wurden.

• Kunde mit Fälligkeitsdatum nach dem aktuellen Kalenderjahr.

• Kunde mit Fälligkeitsdatum vor dem aktuellen Kalenderjahr.

• Spezialkriterum gleich Ohne Email (falls die Rechnungen per Mail geschickt werden)

• Die Anrede muss bei allen korrekt sein, sonst passt es beim Druck nicht.  (Kunde —> Verwaltung —> Anrede)

Kontrolle für Rabatte oder Gutschriften unter —> Abrechnungsvorlagen Regeln
Mögliche Fehler beim Kundenstammblatt führen zur falschen Rechnung (Anrede, Adresse, Vorlage für Privatkunde versus Firmenrechnung).

Dokumentenvorlage kontrollieren

Pfad: Club -> Dokumentenvorlage -> Jahresvorschreibung

Prozess

Pfad: Rechnung -> Vorschreibung -> Prozess


Über „+“ Anlegen


Wichtig sind Verkäufer und Abrechnungsstichtag
, Fälligkeitsdatum und Rechnungstag (für spätere Filter)

Solange die Vorschreibung nur angelegt ist, kann auch noch verändert werden (oranger Button)

Abrechnungsvorschau generieren

Pfad: Rechnung → Vorschreibung → Prozess

Kann beliebig oft wiederholt werden, bis alles passt

Abrechnungsdetail erstellen

Prozess in der Zeile markieren.

Innerhalb der Tabelle kann die gewohnte Filterfunktion genützt werden.
Achtung, es werden nur die Rechnungen erstellt, die in der Tabelle aufgelistet sind.
Das ist sehr praktisch, wenn Sie erst die Rechnungen erstellen wollen, die per E-Mail verschickt werden und dann jene die ausgedruckt werden müssen.

Abrechnungsvorschau generiert ein XLS —> das ist unter dem Rädchen zu finden.

Speichert sich automatisch unter „Downloads“. Wir empfehlen Ihnen einen eigenen NexxChange Ordner
Die Tabelle genau kontrollieren. Sie erkennen so z.B. wenn einem Mitglied Positionen auf der Rechnung doppelt vorgeschrieben wurden.

Rechnungen jetzt erstellen. (Nur 1 Mal möglich) 

Wenn Sie alles kontrolliert haben, und ganz sicher sind, dass alle Adressen, Anreden, individuellen Positionen, mögliche Rabatte, Gruppen usw. stimmen, können Sie die Rechnungen erstellen.

Der laufende Prozess wird unter dem Rädchen links oben angezeigt. Wenn der Prozess abgeschlossen wird, findet sich das PDF ebenda zum Herunterladen.

Statusmeldung „es wurde keine Rechnung erstellt“
Das ist nicht zwingend ein Fehler. Sondern mögl. gewünscht
z.B. Gruppe = Familienrechnung, da wird nur beim Zahlenden eine Rechnung erstellt, bei den anderen Gruppenmitgliedern nicht.

Rechnungen generieren und drucken



Fragen, ob per Mail oder Brief verschickt werden soll
Sollen die Rechnungen alphabetisch sortiert sein. Das System sortiert automatisch nach Rechnungnummer.
Rechnungsvorschau klicken letzte Kontrolle ob die Rechnung formal in Ordnung ist

PDFs manuell abrufen.

Diese PDFs braucht die Buchhaltung, egal ob per Brief oder Mail an den Kunden geschickt wird.