Une fonctionnalité élémentaire de GolfSuite est la facturation d'articles (collections), les factures collectives et bien plus encore.

Si vous utilisez les processus automatisés, ces processus - s'ils sont correctement configurés - peuvent vous faire gagner beaucoup de temps.

Le menu

Open

Aperçu / contrôle des factures

Dans l'aperçu des factures, vous disposez des options de recherche habituelles pour les factures existantes. Cela inclut la fonction de filtre et la recherche directe dans la vue en tableau (cliquez dans le champ vide en dessous du libellé des colonnes et lancez la recherche avec la touche Entrée). Pour plus d'informations sur la fonction de filtre, consultez : Informations générales#Fonction de filtre.

Open

Modifier la facture : Vous pouvez ajuster la date d'échéance et modifir/écrire une note ici.

Envoyer un e-mail : Vous pouvez utiliser la fonction de filtrage pour affiner les clients qui doivent être informés.

En cliquant sur le bouton E-Mail un contrôle est lancé pour savoir quels clients ont (ou n'ont pas) enregistré une adresse e-mail.

Quand on écrit un email, il indique le nombre de destinataires auxquels l'email sera envoyé.

Générer une facture : Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, vous avez désormais la possibilité :

• Sélectionnez le modèle souhaité

• Insérer des modules de texte

• Aperçu de la facture

• Générer une facture

Modules de texte :
Aucune modification n'est apportée à la facture ou au contenu lui-même.
Vous générez une facture et souhaitez ajouter un texte personnel au début de la facture. Un module de texte est nécessaire ici.
Ce module de texte est un espace réservé pour la zone où du texte supplémentaire est intégré.
(Vous pouvez créer des modules de texte sous « Modèle » et vous les trouverez sous: Réglages clubs / Modèles )

Rappel de paiement - Relance

Configurer des filtres pour les factures ouvertes

D'autres paramètres pourraient être, par exemple :

• Montant supérieur à 0

• un jour de facturation défini, par exemple JV2023

Modèle de lettre pour rappels de paiement ou rappels

Chemin : Club → Modèles → Modèle → Positions de facture

Un modèle de document approprié doit être créé pour les relances et rappels de paiement. Seul le support peut modifier la zone positions de facture . Veuillez nous envoyer un e-mail à quoi devrait ressembler le modèle. Selon le travail à effectuer, nous établissons ce modèle sans délai ou nous vous envoyons un devis.

Générer une lettre

Une fois le filtre approprié trouvé et enregistré, le tableau affiche uniquement les factures filtrées. Cliquez ensuite sur le bouton Lettre pour générer le modèle sélectionné.

Cliquez sur Oui  - vous trouverez alors le PDF avec les rappels de paiement sous la roue en haut à gauche. 

téléchargez le PDF sur votre ordinateur.

Envoyer un e-mail de rappel de paiement

Chemin : Club → Modèles → Modèle de position → Type de modèle de positions: E-mail.

Vous pouvez préparer un modèle d'e-mail ou écrire directement dans le champ de texte.
Lors de l'envoi, le système joint automatiquement la facture originale à l'e-mail.

Si vous obtenez ce message d'erreur :  Avant d'envoyer des factures par email, vous devez créer/imprimer le document pour chaque facture, puis regardez sur quelle ligne des factures filtrées le symbole de l'imprimante est encore vert. Dans ce cas, la facture a été créée mais pas encore liée à une mise en page. Ce n'est que lorsque le symbole de l'imprimante est bleu que cette facture peut être envoyée par email en guise de rappel de paiement ou de rappel.

Paiements/paiements partiels

Chemin : Factures → Aperçu des factures → Transactions

Sous Vous pouvez ajouter des paiements partiels aux factures existantes et les enregistrer, ou les payer avec le solde restant.
Dans ce cas, la facture sera automatiquement marquée comme payée. 

• Dans l'aperçu des factures, sélectionnez la facture que vous souhaitez modifier.

• Sélectionnez ensuite la fiche et clique dessusIcône dans la vue tableau (en bas à gauche).

• Ici, vous saisissez le paiement et pouvez fournir des informations complémentaires si nécessaire.

Le montant total actuellement ouvert est toujours automatiquement affiché sous Montant (car l'expérience montre que le montant ouvert est généralement payé immédiatement).

La facture dans la vue tableau ressemble désormais à ceci (dans cet exemple, seul un montant partiel a été saisi à des fins de présentation - la facture est donc toujours ouverte, c'est pourquoi il n'y a pas de date de paiement pour la totalité de la facture).

Si vous avez besoin d'informations sur un paiement partiel, vous pouvez les trouver sous la fiche trouver:

Modèles - Aperçu  (Attention, vous avez besoin d'une autorisation pour cela)

Une fois que vous êtes dans: Chemin : Clubs / Modèles / Aperçu, vous verrez tous les modèles existants dans votre GolfSuite.

Modifier le modèle

Ici, vous pouvez modifier et ajuster le formatage (similaire à Word).

Appliquer le modèle

Après avoir modifié le modèle et spécifié dans quelle zone il est utilisé, vous pouvez maintenant l'appliquer dans la zone correspondante (par exemple, aperçu des clients - si cela est correctement spécifié sous « Zone modèles ») :

• Vous sélectionnez ou filtrez par les clients pour lesquels vous souhaitez télécharger ce modèle/lettre.

• et allez sur

  et choisissez le nom de votre modèle.

• Demandez à nouveau si le processus a été initié intentionnellement par vous.

Envoi des factures par email

Maintenant que le processus a été mené à bien et contrôlé par vos soins (afin d'éviter l'envoi d'informations erronées sur la facture), vous pouvez séparer les factures les unes des autres à l'aide de la fonction de filtrage habituelle (voir à ce sujet pour des informations détaillées : Informations générales#Opérateurs et Informations générales#Fonction de filtrage).

Après avoir fait cela, vous pouvez maintenant déclencher les fonctions (nécessaires) suivantes en cliquant sur le bouton.

Concevez votre mail comme vous le souhaitez, la facture sera automatiquement jointe au mail en fonction du destinataire.

Émettre des factures

Il existe actuellement 2 façons de payer une facture dans GolfSuite.

• POS (si vous avez des questions à ce sujet, consultez le document :  POS - Caisse enregistreuse ), que l'on retrouve également dans le quotidien (= solution quotidienne).

• Créez des factures dans la zone « back office » (modèle de facture). Comme cette zone n'est généralement utilisée qu'une fois par an et est souvent oubliée, nous avons résumé le concept global dans l'exemple suivant.
  
  

En guise de récapitulatif rapide :

• Un membre/client est sélectionné via la recherche de clients

• Vous êtes dans l'onglet « Modèle de facture »

• Vous pouvez maintenant utiliser le bouton Créer un modèle de facture pour lancer le processus afin d'adapter ensuite le modèle de facture.
  (Spécifier l'article →  ajuster la date de référence / la dernière date de facturation →  facture)

Modèle et paramètres de facture

Chemin : Sélectionner le client → Onglet Modèle de facture

Après avoir saisi le mode de paiement, GolfSuite vérifie pour vous si un modèle a déjà été défini correspondant au type d'adhésion du client sélectionné.
Si vous avez des questions concernant la création d'un type de membre ou de modèles, vous pouvez également consulter le document  Clubs - mon club de golf (en cours)#Modèles de facture .

Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez maintenant voir un exemple de ce à quoi pourrait ressembler une configuration.

Les positions individuelles (1) et le modèle du type de membre (2). Vous pouvez voir les deux dans l’exemple ci-dessus.

La barre rouge vise à représenter visuellement les réglages qui ont été effectués ici. Seulement les articles au dessus de cette ligne seront facturés.

On voit sur le côté affiché, ce qui devrait vous indiquer à nouveau clairement que le modèle n’est plus utilisé.
C'est pourquoi la barre rouge s'est déplacée vers le milieu (contenu : seuls les modèles jusqu'à présent seront facturés). 

Vous pouvez laisser l'échéance telle quelle et créer une facture immédiatement. Cependant, pour pouvoir créer toutes les factures via le processus de facturation. Dans l'exemple, la prochaine échéance sera le 01.01.2025.

Vous pouvez le voir sur la capture d'écran en haut à droite le bouton point d’interrogation.

Cliquez sur le bouton pour ouvrir  des instructions détaillées qui expliquent étape par étape les différentes étapes de travail dans ce domaine.

Date d'échéance de facturation : Indique  quand les éléments spécifiés pour la facture sont dus. Il s’agit de la date la plus importante car elle décide quels éléments du modèle général et individuel doivent être effectivement compensés.

Date de facture : date à laquelle la facture a été émise.

Date d'échéance (limite de paiement) : Date limite de paiement à laquelle la facture doit être payée.

Catégorie de facturation : si une catégorie de facturation est spécifiée, les modèles de facturation généraux et les éléments de modèle de facturation individuels sont limités à la catégorie de facturation spécifiée. 

Dans:

Vous pouvez voir la facture créée dans le cadre rouge :

Annuler et réémettre des factures du back-office

Il arrive régulièrement que, par exemple, des factures soient créées dans le cahier des charges annuel dont le contenu est incorrect en raison de saisies incorrectes.
Nous avons documenté pour vous cette question fréquemment posée étape par étape :  

Une facture incorrecte a été émise au client. Comment puis-je émettre à nouveau une facture ?
Ici, vous devez d'abord supprimer l'ancienne facture (sous l'onglet Facture) à l'aide du bouton Annuler. 

Puis dans:

Ignorer

Puis accepter le modèle:

• vous devez l'inclure et encore ajuster la date:
  (par exemple, saisir l'ordonnance pour 2024 = 31 décembre 2023)

• Si vous avez un poste individuel (par exemple: location d’un casier), il faut modifier la date d'échéance au 1er jour de l'année pour laquelle vous souhaitez facturer

  (par exemple, saisissez l'ordonnance pour 2024 = 1er janvier 2024).

Remise individuelle (règle de prix)

Vous pouvez définir une remise individuelle sur le modèle d'adhésion, quelle que soit votre position ou position individuelle.
Cette fonctionnalité a été ajoutée sous %. Vous trouverez ce symbole à chaque emplacement enregistré chez le client sur le modèle de facture.

Entrez la réduction ici, vous avez 3 options :

Prix : quel que soit le prix catalogue que vous avez saisi pour cet article, les informations que vous saisissez ici constituent le nouveau prix utilisé pour la facturation.
Pourcentage de réduction :  Vous précisez ici le % de remise qui sera accordé sur cet article. Vous devez diviser l'information par 100 (ex. : 50% = 0,5 ou 20% = 0,2).
Réduction :  vous saisissez ici le montant absolu qui sera déduit du prix catalogue.

Vous pouvez également spécifier jusqu'à quand les informations doivent être valides (active à partir de, active jusqu'à).

La remise sur l'article est visualisée par le prix en gras .

En ouvrant l'article  vous pouvez voir toutes les informations détaillées:

Exporter des éléments de facture

Chemin : Factures / Aperçu 

Résumé de la fonction

En complément de la solution quotidienne, il est possible d'exporter des positions individuelles (articles) qui ont été facturées.

Tout d'abord, nous configurons dans la configuration d'exportation les champs que vous souhaitez exporter. Vous trouverez des explications sur la configuration d'exportation sous Clubs - Configurer Export Individuel

Après avoir déterminé les champs que vous souhaitez exporter, vous devez filtrer ensemble les postes souhaités dans l'aperçu des factures (par exemple filtrer par catégorie de poste X, Y + Z, etc.).

Avant de commencer à exporter, vous pouvez également trier l'ordre (par ordre alphabétique) de A à Z ou vice versa.

À l'aide de l'option de filtre, vous pouvez sélectionner les articles que vous souhaitez exporter.

Exemple de fonction

Par exemple, vous souhaitez exporter tous les articles vendus dont le prix unique est compris entre 50 € et 1 500 € (ceci n'est qu'un exemple. Vous pouvez ajouter d'autres critères) :

1ère étape - filtrer les paramètres via Entrez : (Entrez tous les critères ici) :

Étape 2 - Enregistrer le filtre en tant que (si vous souhaitez utiliser ces critères encore et encore)

Étape 3 - Sélectionnez le filtre souhaité (si vous venez de définir les paramètres de filtre, ceux-ci seront appliqués automatiquement) :

Avant de démarrer l'export des données, vous devez définir au préalable les configurations d'export souhaitées (attention : autorisation !), chemin : Club / Exporter les configurations (voir captures d'écran ci-dessous)

Étape 4 - Après avoir fait tous les critères pour l'export et son affichage, vous pouvez commencer à exporter les éléments souhaités :

Ici vous sélectionnez dans quel format le fichier sera téléchargé (PDF, XLS, etc...)

Vous pouvez maintenant exporter les données.

Code QR CPE 

Avec notre « fonction SEPA PAY », vous pouvez imprimer vos factures avec ce que l'on appelle un « code QR EPC », comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous. Si vous scannez le code QR avec votre application de banque en ligne, vos membres/clients peuvent payer directement la facture. Cette fonctionnalité peut simplifier le processus de facturation et de paiement pour vos membres/clients.

Si vous souhaitez utiliser la « fonction SEPA PAY », merci de nous le faire savoir. Pour ce faire, contactez-nous à  support@nexxchange.com  et nous vous aiderons à mettre en place la « fonction SEPA PAY » pour vous. La « fonction SEPA PAY » est particulièrement utile pour vos prescriptions annuelles.