SEPA
- Jonathan Verhaegen
Sous cet onglet, vous pouvez voir un aperçu de vos vendeurs. En cliquant sur un vendeur, plusieurs sous-onglets apparaîtront sous « Informations sur le mandat SEPA ».
Vous pouvez trouver ici les transactions de mandat, qui sont définies lors de la création d'une facture, en marquant un article sous Facturation périodique comme étant à payer avec une transaction SEPA.
Comment cela fonctionne est expliqué ici →Customers & CRM | Customers&CRM PeriodicBilling
Aperçu
Vous pouvez filtrer les transactions selon des conditions spécifiques disponibles ici. Les options parmi lesquelles vous pouvez choisir sont les mêmes pour les 4 sous-onglets.
Les onglets suivants peuvent être sélectionnés :
Mandats de débit en attente - S'il y a de nouveaux postes que vous pouvez exporter/compresser, ils sont affichés sous cet onglet.
Mandats de débit en cours - Une fois exportées, elles seront affichées sous ce sous-onglet.
Mandats de débit refusés - Si une transaction a échoué (ou a été marquée comme ayant échoué manuellement), elle sera affichée sous ce sous-onglet.
Mandats de débit réglés - Les transactions terminées peuvent être consultées ici. Si vous réglez accidentellement une transaction, vous pouvez toujours la marquer manuellement comme ayant échoué, puis choisir des options supplémentaires.
Opérations disponibles pour les Mandats de Transactions
Exportation mandat Sepa
Cliquer sur ce symbole ouvre une nouvelle fenêtre de dialogue qui vous permet d'exporter manuellement cette transaction spécifique. En fonction de votre institut bancaire, vous avez la possibilité d'exporter avec Écrire la description du paiement, Supprimer la référence du paiement, les deux options ou aucune de celles-ci. 2. La date d'encaissement est généralement fixée 3 à 5 jours à l'avance (= le temps nécessaire pour une transaction bancaire arriver).
Marquer comme échoué
Un clic sur ce symbole ouvre une nouvelle fenêtre de dialogue. Vous pouvez spécifier cette transaction comme ayant échoué. Vous pouvez définir la date d'échec et vous avez la possibilité de modifier la somme (généralement non recommandé).
Règlement de la transaction
En cliquant sur ce symbole, vous pouvez marquer une transaction comme réglée. Dans le cas où l'un de vos membres a déjà payé par avance, vous pouvez régler une transaction, choisir le Mode de Paiement reçu et sa Date.
Modifier la transaction
En cliquant sur ce symbole, vous pouvez modifier manuellement la date d'échéance du prochain paiement, ainsi que le montant que vous attendez. Par exemple, cela peut être utilisé si quelqu'un souhaite payer une transaction supplémentaire en cours (une autre transaction de mandat que vous attendez toujours) en même temps.
Assurez-vous de régler, modifier ou clôturer les transactions correspondantes (le cas échéant), au cas où vous choisiriez de modifier la somme attendue.
Décompresser
La décompression d'une transaction avec mandat Sepa divisera la transaction en ses mandats d'origine.
Cliquez sur le bouton « Décompresser la transaction de mandat Sepa » pour diviser la sauvegarde de la transaction.
Vous avez également la possibilité de le faire pour les transactions de mandat déjà exportées.
Pour ce faire avec des transactions déjà exportées, vous devez cocher la case « Écraser » pour décompresser la transaction de mandat qui est ensuite renvoyée dans le sous-onglet Transactions de mandat en file d'attente.
Attention si cette transaction a déjà été remontée vers votre Institut Bancaire
Marquer comme cloturé
Si vous souhaitez marquer cette transaction spécifique comme fermée, cliquez simplement sur le bouton Marquer comme fermée. Cela peut être utile si vous savez qu'une transaction de mandat ne sera pas reçue (par exemple, aucun paiement ne sera reçu) ou que la facture correspondante a déjà été payée, donc la ou les transactions ne sont plus nécessaires.
Le sous-onglet en dessous affichera alors une note avec « Marquer comme fermé ».
Veuillez noter qu'un mandat clôturé ne peut pas être rouvert , même si vous accédez à la facture originale, qui a été créée en pensant aux transactions SEPA.
Exporter des mandats SEPA
Grâce à notre système de filtrage adaptatif, affinez les mandats de débit que vous souhaitez exporter. Une fois cela fait, vous pouvez choisir de les compresser.
Cela peut être utile si plusieurs postes différents sont disponibles pour un client spécifique, mais que vous souhaitez réduire le nombre de transactions de mandat distinctes que vous souhaitez envoyer à votre institut bancaire.
Une fois votre sélection effectuée, le système peut vous avertir, par exemple si des informations bancaires sont manquantes :
Après avoir ajouté les informations manquantes, vous pouvez cliquer sur le bouton « Exporter le mandat de débit ».
Les transactions vues ici ne sont pas réglées - elles sont simplement prêtes à être téléchargées sous forme de fichier, que vous devez télécharger dans votre institut bancaire pour démarrer son processus automatique de mandat SEPA.
Après avoir effectué l'exportation, cliquez sur l'icône en forme de rouage (pour vérifier vos processus) :
Vous pouvez y télécharger le fichier XML des transactions exportées et le télécharger dans votre institut bancaire :
Téléchargement d'un Dossier Individuel pour votre Institut Bancaire
Peut-être avez-vous besoin d'une plage de données spécifique ou souhaitez/devez-vous télécharger un fichier (type) séparément vers l'Institut bancaire.
Pour télécharger un fichier de données spécifique nécessaire aux services bancaires en ligne, assurez-vous d'abord d'avoir filtré les transactions dont vous avez besoin. Ensuite, vous devez cliquer sur la zone marquée suivante :
Cliquez sur le type de fichier souhaité (généralement .CSV ou .XML). Une fois téléchargé, vous pouvez l'ouvrir à l'aide d'un éditeur de texte pour vérifier/modifier le contenu du fichier
Une fois contenu, veuillez suivre le guide de votre institut bancaire sur les mandats SEPA pour savoir comment procéder et télécharger correctement le type de fichier - il est très probable que vous modifiiez des lignes spécifiques du fichier exporté.
Marquer une transaction comme payée
Vous pouvez individuellement marquer une transaction comme payée ou affiner votre sélection à l'aide de notre système de filtrage adaptatif.
Une fois satisfait, cliquez sur le bouton orange « Régler les transactions de mandat SEPA ».
Précisez le Mode de paiement, la Date et la Date d'encaissement SEPA (lorsque vous avez reçu le paiement).
Cliquez sur le bouton « Régler les transactions de mandat » pour terminer ce processus.
Une fois cela fait, vous pourrez les retrouver sous le sous-onglet « Opérations de mandat réglées » :
Nous avons réglé cette position avec succès et le système vous indiquera (sous Historique) quand, quoi et par qui cette transaction a été réglée.
Dans tous les cas, vous pouvez toujours marquer une transaction réglée comme ayant échoué, même si elle a déjà été réglée.
Vous pouvez spécifier la somme et la date d'échec. Il sera ensuite envoyé vers les Transactions de Mandat Échouées.
Que faire si une transaction SEPA a été réglée, puis marquée comme ayant échoué
Il est important de garder une trace de vos paiements reçus. Si une transaction a été faussement marquée comme payée, vous devez vérifier pourquoi et ce qui s'est passé. Contactez votre institut bancaire ou votre client pour plus d'informations sur ce qui a pu se passer.
Marquer une transaction comme ayant échoué l'affichera également comme « Échec » sous le mandat de débit de la facture spécifiée :
Notre logiciel ne peut pas savoir si la transaction a réellement réussi ou non. Le montant est donc toujours traité comme « payé », puisqu'il a été marqué comme payé une fois (sous réserve de modifications).
Pour résoudre ce problème, vous pouvez rendre le montant négatif et l'ajouter manuellement au paiement reçu de votre facture, de sorte que le montant impayé revienne à ce qui est réellement encore ouvert (une note aidera également à clarifier les choses) :
Si vous vérifiez le montant impayé, il revient à la valeur initiale :
Avant de faire cela, vérifiez si le montant n’a vraiment pas été payé pour éviter toute confusion.