Processus de facturation

Owned by Jonathan Verhaegen
Last updated: Mar 19, 2024
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Cliquer sur cet onglet ouvre le menu Processus de facturation.

Ici, vous pouvez démarrer un processus visant à générer des factures pour plusieurs clients en utilisant un ensemble d'options spécifiées.

 

Avant d'entamer ce processus, il nous faut vérifier les éléments suivants :

Vendeur

  1. Définissez correctement l’année fiscale en cours. Ainsi, les factures sont générées avec la bonne année, par exemple 2023/0000001, si vous souhaitez créer des factures pour l'année suivante.

  2. Énumérations des numéros de facture - Voulez-vous repartir de 0 ou pas pour l'année prochaine ? EG si oui → Définissez le numéro de la dernière facture sur 0. Veuillez faire attention, si vous revenez en arrière, à suivre la note du numéro de la dernière facture. Notre système ne vous permet pas d'utiliser deux fois le même numéro de facture.

Règles de prix

  1. S'il y a des clients avec un accord spécifique, définissez au préalable les règles de prix . Une fois les factures créées, le prix facturé est fixé et ne peut plus être modifié. La seule option est d’annuler les fausses factures, créant ainsi un chaos potentiel pour votre équipe comptable. Cela doit donc être évité.

  2. Vérifiez à nouveau si une règle de prix existante est correcte pour la prochaine période à facturer.

Adhésions

  1. Vérifiez les prix que vous souhaitez pratiquer (Articles de vos adhésions).

  2. La catégorie de facturation est-elle attribuée aux nouvelles adhésions que vous pourriez avoir créées pendant la Saison de Golf ? Existe-t-il des catégories de facturation spéciales que vous souhaiterez peut-être utiliser pour des abonnements spécifiques ? Si oui, ceux-ci doivent être définis sous Club → Clubs de golf gérés.

  3. Des adhésions doivent-elles être résiliées ? Si oui, veuillez définir la date de fin correcte.

  4. Dans le cas où un nouveau type d'adhésion est utilisé, résiliez l'adhésion avec la date de fin correcte, puis réactivez-la et définissez la « nouvelle » date de début correcte.

Facturation périodique

  1. Tous les membres ont-ils défini une facturation périodique ? Essayez notre système de filtrage :

  2. Y a-t-il des clients/nouveaux clients qui souhaitent payer avec SEPA ?

  3. Si oui, les informations bancaires sont-elles correctes ? Un mandat SEPA est-il défini ?

  4. Est-ce que quelqu'un d'autre paie la facture de ce client ?

  5. Les dossiers clients sont-ils propres ? ->Une adresse de facturation est-elle définie ou/et une adresse e-mail ? La formule de salutation du client est-elle définie ? Il est important de vérifier cela avant d'envoyer les factures par e-mail ou par lettre.

 

Il se peut qu’il y ait des éléments particuliers dont vous devrez/voulez tenir compte. Si vous avez besoin de notre aide, nous la fournirons avec plaisir. Faites-nous savoir s'il y a des questions spécifiques.

 

En appuyant sur le bouton +, vous ouvrirez une nouvelle fenêtre de dialogue.

 

 

Plusieurs options sont disponibles ici :

 

Quel client faut-il considérer ?

 

 

Propriétés de la facture générée ultérieurement

 

  • Étiquette de facture - Créez et/ou choisissez une étiquette de facture. Il s'agit d'un outil très important pour filtrer les factures.

  • Date de facture - Définissez la date de facture pour toutes les factures créées.

  • Facture due (date) - Définissez la date d'échéance de la facture pour toutes les factures créées.

 

Une fois spécifié, vous verrez une icône bleue et jaune. En cliquant sur ce processus de facturation, des onglets supplémentaires apparaîtront en dessous :

  • Statut du processus

  • Détails de l'étape du processus

  • Factures générées

 

Cliquer sur l'icône bleue ouvrira une nouvelle fenêtre de dialogue, copiant ses propriétés, que vous pourrez librement modifier.

 

 

Cliquer sur l'icône jaune ouvrira la même fenêtre de dialogue, dans laquelle vous pourrez modifier les propriétés spécifiées.

 

Une fois que vous êtes satisfait des options sélectionnées, accédez aux détails de l'étape du processus et cliquez sur le bouton

pour générer l'aperçu de ce processus de facturation. Vous serez averti et invité à cliquer à nouveau sur ce bouton pour terminer la génération de l'aperçu.

 

 

Si vous générez les détails du processus de facturation, vous ne pourrez plus modifier aucune propriété dans ce processus de facturation. Veuillez vous assurer d'avoir défini au préalable les paramètres souhaités.

 

Vous pouvez maintenant vérifier les modèles de facturation qui sont considérés comme éligibles à la génération.

 

 

En appuyant sur l'icône en forme d'œil bleu, vous pourrez vérifier des données supplémentaires sur la facture du client. Il vous informera également de cas spécifiques, par exemple s'il n'y a plus rien à facturer.

 

Veuillez vous assurer que les clients considérés comme facturés par ce processus de facturation sont ceux que vous souhaitez facturer. Ajoutez une règle de prix pour des clients spécifiques si nécessaire.

Veuillez cliquer sur le bouton jaune pour générer les factures.

 

 

Vous serez averti si vous souhaitez générer ces factures. Cliquez sur Générer des factures pour terminer ce processus de facturation.

 

Cela ne peut pas être annulé . Veuillez vous assurer que la sélection des factures créées est correcte.

 

 

L'état du processus vous informera de ce qui a été fait dans ce processus de facturation.

 

 

Sous Factures générées, vous pouvez vérifier quelles factures ont été créées.

 

 

À partir de là, vous pouvez procéder à l'envoi immédiat d'e-mails ou de lettres, si vous le souhaitez.

Vous pouvez également filtrer les factures ou ajouter/supprimer des étiquettes de facture, comme dans l'aperçu des factures.