Bestätigung Einrichtung § 131 BAO-E 131 (inkl. Appendix A)

Beschreibung der Einrichtung nach § 131 BAO - E 131

Hersteller

Nexxchange GmbH, Landstraßer Hauptstrasse 1/12, 1030 Wien, FN 37201 h.

Kassentyp

Die Registrierkassensoftware "POS" ist ein Kassensystem auf Cloud-Basis und entspricht nach der Kassenrichtlinie 2012 dem Kassentyp 3.

Beschreibung der Sicherheitseinrichtung (E131)

Erfassungen, Geschäftsfälle, Belege
1. Für jeden abgeschlossenen Barzahlungs-Vorgang wird ein Beleg erstellt, der in seinen Detailangaben der Kassenrichtlinie entspricht und dessen Erscheinungsbild mittels Vorlagen durch den Endbenutzer vor der Erstellung angepasst werden kann. Jedem erstellten Beleg wird eine fortlaufende Belegnummer zugewiesen. Diese Belegnummer besteht unter anderem aus einer aufsteigenden Nummer, die jeweils um +1 erhöht wird .Sobald der Beleg erstellt wurde, kann dieser nicht mehr zurückgesetzt oder gelöscht werden (elektronisches Radierverbot).
2. Die Belegnummer und alle zugehörigen Belegdaten werden in einer relationalen Datenbank protokolliert und gespeichert. Dieses Protokoll verfügt über Änderungsdatum und Uhrzeit für jede Datenerfassung, bzw. Stammdatenänderung. Hierbei erfasste Daten, sowie die Zeilennummer, können nicht verändert werden. Bei allen Belegen wird das Datum und die Uhrzeit der Erfassung mitprotokolliert (Appendix A).
3. Kein Beleg kann gelöscht werden.
4. Jeder Barzahlungs-Vorgang kann als wiederum eigener Geschäftsfall storniert werden. Diese Stornierung verfügt über die zusätzliche Beschreibung „Storno zur Rechnung“ dieselben Positionen, aber mit negativer Menge sowie dem Datum und der Uhrzeit der Stornierung. Alle Stornierungen werden in der Registrierkasse aufgezeichnet, dokumentiert und können nicht gelöscht oder ausgeblendet werden. Auch diese Geschäftsfälle werden im Datenerfassungsprotokoll aufgezeichnet (Appendix A).
5. Weitere Bewegungen, die im Datenerfassungsprotokoll aufgezeichnet werden, seien hier beispielhaft angeführt: Stammdaten-, Artikel- und Dienstleistungsänderungen (Appendix A).
6. Es wird vom Kassen-Endbenutzer ein Beleg erstellt, der aus allen relevanten Positionen besteht. Der Beleg wird gleichzeitig im Datenerfassungsprotokoll mitprotokolliert. Eine Änderung des Datenerfassungsprotokoll durch den Kassen-Endbenutzer nicht möglich (Appendix A).
Manipulationssicherheit: Die Daten werden in einer eigenen, nicht öffentlichen Datenbank abgespeichert. Dadurch ist es dem Kassen-Endbenutzer nicht möglich, Daten (Belege, Änderungsprotokolle etc.) selbst zu verändern, bzw. Datensätze zu löschen bzw. Beleg oder IDs zu verändern (elektronisches Radierverbot).
Datenexport und Kontrolle: Die gewünschten Daten können jederzeit lesbar exportiert werden. Der Export kann auch jederzeit im Beisein eines Prüfers erfolgen. Die exportierte Datei ist eine Textdatei im CSV-Format, sowie eine Datei im nichtveränderbaren PDF-Format. Darüber hinaus ist jeder Vertragsnehmer vertraglich dazu berechtigt, jederzeit eine komplette Kopie sämtlicher Daten zu erhalten, in Form einer relationalen Datenbank.
Ausfallssicherheit: Das System der Registrierkasse läuft mit einem Backup Server beim größten europäischen Hostingprovider. Es werden täglich komplette Backups lokal vorgehalten, sowie auch auf Amazon S3 Europe gespiegelt.
Verfahrensdokumentation: Eine Bedienungsanleitung und Online Hilfe stehen online unter https://nexxchange.atlassian.net/wiki/display/GOL/Allgemeine+Informationen zur Verfügung. Das Datenerfassungsprotokoll wird automatisch bei der Aktivierung der Registrierkassa erstellt und von da an automatisch befüllt. Ein System-Update wird periodisch vorgenommen, um allfällige Fehlerkorrekturen bzw. neue Anforderungen zu berücksichtigen. Die zu diesem Zeitpunkt gültige Versionsnummer ist für den Endbenutzer jederzeit einsehbar.