RKSV Signatur mit dem POS der GolfSuite

Was müssen wir als Club tun?

Sie sollten nochmals Ihre steuerliche Struktur mit Ihrem Steuerberater verifizieren.

Falls Sie das POS in der GolfSuite im Zusammenhang mit der RKSV verwenden wollen, dann melden Sie dies bitte schriftlich bei unserem Support (mit Ihrer UID Steuernummer), damit wir ein Signaturzertifikat für Sie beantragen können. 

Im Anschluß daran installieren wir das Zertifikat für Sie.

In weiterer Folge müssen Sie Ihre Registrierkasse bei FinanzOnline anmelden (wenn Sie diesen Zugang nicht selbst verwalten, kann Ihnen Ihr Steuerberater weiterhelfen).

Ab 01.04.2017 ist die Verwendung der Signatur dann Pflicht.

Gesetzlich verpflichtende periodische Tätigkeiten:

• Monatsbeleg ausdrucken (der Monatsbeleg ist ein Nullbeleg, der monatlich zu erstellen ist wenn die Kassa in Betrieb war).
  
• Datenerfassungsprotokoll vierteljährlich sichern (so, dass es unveränderlich ist)
  

Unverbindliche Liste an Pflichten und Aufgaben

Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege ab 1. April 2017 (§ 8 RKSV)
Neben der Verkettung und Signierung der Einzelumsätze dienen die Start-, Monats-, Jahres und Schlussbelege als zusätzliche Sicherheiten für die Gewährleistung der vollständigen Erfassung der Umsätze in der Registrierkasse. Diese Belege müssen daher ebenfalls signiert und damit in die Belegkette eingeflochten werden. Jahresbelege sind wie Startbelege zu prüfen (Abschnitt 3.5.3.2.), wobei diese Prüfung spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt sein muss.
Zudem bestehen für Start-, Jahres- und Schlussbelege eine verpflichtende Ausdruck- und Aufbewahrungspflicht. Der Jahresbeleg stellt gleichzeitig den Monatsbeleg für Dezember des jeweiligen Jahres dar.
Der Registrierkassenpflichtige hat daher am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag seiner getätigten Umsätze, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, den Jahresbeleg herzustellen und nach Ausdruck aufzubewahren. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr bleibt im Zusammenhang mit der Registrierkassenpflicht ohne Auswirkungen. Die Bewerkstelligung des Ausdruckes obliegt dem registrierkassenpflichtigen Unternehmer.
Bei sogenannten Saisonbetrieben (zB Schwimmbad) kann dieser Vorgang auch zu Saisonende, spätestens jedoch vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr erfolgen.
Bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Monatsbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, so dieser zeitnah stattfindet (etwa eine Woche). In Monaten, in denen keine Geschäftstätigkeit stattfindet bzw. in denen aus geschäftlichen Gründen kein oder ein eingeschränkter Bedarf an Registrierkassen besteht müssen für diese im jeweiligen Monat nicht verwendeten Kassen keine Monatsbelege erstellt werden.
Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege sollten als solche bzw. als Nullbelege im Feld der handelsüblichen Bezeichnung gekennzeichnet werden. Wird nach einem Monats- oder Jahresbeleg noch ein Beleg ausgestellt, sind neuerliche Monats- oder Jahresbelege erforderlich. Ist die Erstellung der Monats- und Jahresbelege wegen Ausfalles der Registrierkasse nicht möglich, ist dies im Sinne § 132 BAO zu dokumentieren.
Betriebe, die keine Sperrstunde haben (Öffnungszeiten rund um die Uhr), können ihre Monats- bzw. Jahresbelege auch vor oder nach Mitternacht erstellen, wenn es der Geschäftsbetrieb zulässt. Der Zeitpunkt des Jahresbeleges soll in diesem Fall mit dem Jahresabschluss des Erfassungssystems zusammenfallen.

Unabhängig davon ist jeder Betreiber (Club, Gmbh, etc.) für die Einhaltung der diversen gesetzlichen Vorschriften verantwortlich. Eine gute Lektüre für verregnete Tage sind unter anderem die folgenden Links:

Steuerverein

RIS BKA

Wie erfolgt die Anmeldung bei FinanzOnline?

Wir haben ein eigenes Video für Sie erstellt, wo Sie die genauen Schritte ersehen können: Registrierkassenanmeldung bei FinanzOnline

Hintergründe und genaue Erklärungen dieser Begriffe finden Sie unter dem Link des BMF - Allgemeine Fragen zu Registrierkassen

Hier nochmals die einzelnen Schritte für FinanzOnline im Detail und die Liste jener Werte, die Sie in FinanzOnline eingeben bzw. auswählen müssen:

Schritt 1 - Registrierung einer Signatur bzw. Siegelerstellungseinheit

Art der Sicherheitseinrichtung -> Hardware Sicherheitsmodul eines Dienstleiters

Vertrauensdiensteanbieter -> A-Trust

Seriennummer des Zertifikats -> Diese finden Sie in der GolfSuite hinterlegt als Seriennummer(hex) (Menu Geschäftsstruktur-Fiskalverwaltung-Registrierkassen)

Schritt 2 - Registrierung einer Registrierkasse

Kassenidentifikationsnummer -> Diese finden Sie in der Golfsuite hinterlegt (Menu Geschäftsstruktur-Fiskalverwaltung-Registrierkassen)

Benutzerschlüssel AES-256 -> Diesen finden Sie in der Golfsuite hinterlegt (ein wirre Zeichenfolge, die sie mit Copy und Paste übertragen können) (Menu Geschäftsstruktur-Fiskalverwaltung-Registrierkassen-Details)

Prüfwert für Benutzerschlüssel -> Diesen finden Sie in der Golfsuite hinterlegt (Menu Geschäftsstruktur-Fiskalverwaltung-Registrierkassen-Zertifikate)

Schritt 3 - Belegprüfung

Nachdem Sie 'Code anfordern'  geclickt haben, müssen Sie den sog. 'Startbeleg' erzeugen und mit Hilfe der Smartphone App des BMF bestätigen.

• Die Apple iPhone Version der BMF Belegcheck App finden Sie im Apple iTunes Store

• Die Version für Google Android finden Sie im Google Play Store

Den dazu benötigten Startbeleg müssen Sie zuerst in der Suite generieren (Menu Geschäftsstruktur-Fiskalverwaltung-Registrierkassen)

Anschließend müssen Sie den dazugehörigen Barbeleg mit der BMF Belegcheck App einscannen. Den Barbleg finden Sie in der Golfsuite (Menu POS-Barbelege)

Wo kann man diese Daten finden?

Die Daten wie die Kassenidentifikationsnummer und der AES Schlüssel werden Ihnen direkt im POS angezeigt.

Die (herstellerspezifische) Registrierkasse Seriennummer, die Gültigkeit (von - bis) Ihres Zertifikats können Sie (sobald das Zertifikat von uns für Sie beantragt wurde) jederzeit bei unserem autorisierten Zertifizierungspartner A-Trust - unter Angabe (unter "Auswahl") Ihrer UID Steuernummer (im "Ordnungsbegriff eingeben") - abfragen, herunterladen und prüfen bzw. finden sie auch in Ihrer Suite.

Benötige ich beim POS ein physisches Kartenlesegerät?

Nein, das ist der Vorteil unserer webbasierten Lösung, dass Sie keinerlei Zusatzhardware benötigen, die Software übernimmt für Sie direkt die Signatur!

Werden die Daten (Umsatz, Stornos, usw.) an das Finanzministerium übertragen?

Nein, laut derzeitigem Wissensstand ist das derzeit auch nicht vorgesehen, nur, wenn Ihr Club von der Finanz überprüft wird, werden Ihr Datenerfassungsprotokoll (DEP) sowie aufzeichnungsrelevante Sachverhalte überprüft.

Was muss auf einem Beleg drauf sein (ohne Gewähr)?

Die (Mindest-)Angaben des Beleges umfassen:

• Bezeichnung (Name) des Unternehmens
• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
• Tag der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (die Verwendung allgemeiner Sammelbegriffe ist nicht zulässig, für Beispiele siehe Erlass Punkt 4.6.4)
• Betrag der Barzahlung
• Kassenidentifikationsnummer
• Bezeichnung des Unternehmens
• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (die Verwendung allgemeiner Sammelbegriffe ist nicht zulässig, für Beispiele siehe Erlass Punkt 4.6.4)
• Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
• maschinenlesbarer Code (OCR/Zeichenkette, QR-Code, oder Link)

Wirkt sich das auf die GolfSuite SaaS Gebühren aus?

Nein, vorausgesetzt die aktuellen Vorschriften ändern sich nicht wieder ...

Lediglich das (die) Signaturzertifikat(e), das (die) Sie benötigen, wird (werden) Ihnen in Rechnung gestellt.

Da A-Trust nur mehr das “a.sign RK HSM Basic” Produkt (mit 10.000 Signaturen/Jahr, Laufzeit 5 Jahren und Reaktionszeit von 150ms) für € 62,50 (exkl. MwSt.) für jedes “POS” anbietet, sind wir gezwungen diese Kosten für die Zertifikatsausstellung - als zertifizierter A-Trust Partner - an Sie 1 : 1 weiter zu verrechnen.

Die (herstellerspezifische) Registrierkasse Seriennummer, die Gültigkeit (von - bis) Ihres Zertifikats können Sie jederzeit bei unserem autorisierten Zertifizierungspartner A-Trust - unter Angabe (unter “Auswahl”) der UID Steuernummer (im “Ordnungsbegriff” eingeben) - abfragen, herunterladen und prüfen bzw. finden Sie auch in Ihrer Suite (siehe Schaubild).

Wie geht es weiter?

Wir informieren Sie per E-Mail Newsletter und direkt im POS.

Stellen Sie bitte sicher, dass Sie die E-Mails von Nexxchange erhalten und nicht eventuell in Ihrem Spam-Ordner landen.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Support support@nexxchange.com