Info Client

Vous gérez toutes les informations personnelles importantes sur le client dans les données de base.
Ici, vous modifiez les coordonnées, les canaux de communication (numéro de téléphone, adresse e-mail)

Insérer une photo

Open

Si un appareil photo est installé sur votre ordinateur, vous pouvez prendre une photo immédiatement et l'enregistrer. Ou vous téléchargez un fichier correspondant.
Cette fonction est liée au service de stockage et de gestion de documents NexxChange. Si vous n'avez pas encore réservé ce forfait, veuillez contacter le support Nexxchange.

Utilisateur Marketplace pour ce client

S'il s'agit d'un nouveau client et qu'il ne possède pas encore de compte sur la marketplace (portail Nexxchange), un utilisateur peut être créé ici :

Open

Si le lien entre la suite et la Marketplace est correct, vous verrez le retour suivant :

Si le client a oublié son mot de passe, vous pouvez facilement lui envoyer l'e-mail « Demander un e-mail de vérification » à partir d'ici.

Si le client s'inscrit sur la place de marché mais a fourni une adresse e-mail différente au club de golf, le système fournira le feedback suivant

Si vous cliquez sur « Utiliser l’email du client pour accéder à la Marketplace », l’adresse email sur la Marketplace sera remplacée par celle stockée dans la suite.

Adhésion / abonnement

L'adhésion actuelle est affichée ici.

Faire d'un invité d'un jour un membre

Sélectionnez les noms à l'aide d'un tableau ou d'une recherche rapide, sélectionnez l'onglet « Membre » et cliquez en bas à gauche (voir capture d'écran ci-dessous).

Toutes les informations peuvent être vues dans la capture d'écran suivante ci-dessous :

Créer un abonnement annuelle

Cliquez sur ce bouton pour démarrer le processus.

1. Ajoutez le type d’abonnement et la catégorie d'affichage correspondante.

2. Choisissez la date de début à partir de laquelle l'abonnement va commencer.

3. Cliquez sur "Devis" et vous verrez le prix global de l'adhésion.

4. Dans le cas d'un abonnement annuel, le paiement se fait en une fois. Il n'y a donc pas de facturation périodique.

5. Choisissez le mode de paiement, en général une facture.

6. Si vous souhaitez l'envoyer en caisse, cochez "Créer un ticket de caisse" et choisissez le terminal.

7. Appuyez sur "Créer".

Créer un abonnement mensuelle

Abonnement avec mandat SEPA

Cliquez sur ce bouton pour démarrer le processus.

1. Ajoutez le type d'adhésion et la catégorie d'affichage correspondante.

2. Choisissez la date de début à partir de laquelle l'abonnement va commencer.

3. Cliquez sur "Devis" et vous verrez le prix global de l'adhésion. (La quantité est le nombre de fois que le système calcule le prix du type d'adhésion)

4. Dans ce cas, le paiement se fait de façon mensuelle. Il faut donc cocher "Facturation périodique".

5. Choisissez le mode de paiement, facture/SEPA.

6. Ajoutez un mandat SEPA. Si aucun mandat n'existe, cliquez sur " " et complétez les données bancaires (RIB).

En cliquant ici , vous pouvez toujours modifier le mandat SEPA, l'imprimer et le charger une fois que le client l'a signé.

7. Appuyez sur "" pour finir le processus.

Abonnement avec carte bancaire.

En plus du SEPA vous pouvez aussi faire des prélèvements via carte bancaire:

1. Si le client a une carte bancaire enregistrée, vous pouvez la retrouver en saisissant « % » dans le champ ‘Carte de crédit’

2. Si vous souhaitez l’enregistrer depuis la caisse:

Pour cela allez sur

Choisissez le Terminal POS et le POS Device, c'est-à-dire la caisse et l’appareil:

• Appuyez sur ce bouton, cela enverra un montant de 0,01 euro au TPE

• Le client doit insérer sa carte et effectuer le paiement.

• Ensuite, vous pourrez sélectionner la carte et appuyez sur ‘OK’

Dernière étape:

Vous pouvez la retrouver la carte en saisissant « % » dans le champ ‘Carte de crédit’

Appuyez sur " " pour finir le processus d’adhésion.

Renouvellement abonnement

Abonnement comptant

1. Allez dans le menu ‘Adhésion’ du client :

2. Renouveler une adhésion

3. Choisir la date de début et de fin + catégorie d’affichage :

4. Cliquez sur Devis Réservation pour voir le prix

5. Choisissez "Votre caisse"

6. Réactiver l'adhésion

7. Cela ouvrira la caisse, et vous pourrez procéder au paiement.

8. Si vous effectuez un renouvellement anticipé; retournez dans "Adhésion" et modifiez la date de début afin qu'il puisse bénéficier de ses avantages. L'ancien abonnement a été écrasé.

9. Changez la date de début puis: Mettre à jour

10. Tout est en place

Abonnement par prélèvement

1. allez dans le menu adhésion du client :

2. Réactiver / Renouveler une adhésion

3. Mettez la date d'entrée et de fin + n'oubliez pas la catégorie d'affichage

4. Cliquez sur Devis Réservation pour voir le prix :

5. Si le 'mode de paiement' est vide, mettez 'facture' :

6. Choisissez le mode de prélèvement : SEPA ou carte de crédit

7. Si le client a déjà une carte de crédit ou un mandat SEPA, tapez ‘%' dans le champ 'Chercher’ :

8. Réactiver l'adhésion

9. Le nouvel abonnement viendra écraser l'abonnement actuel. Si vous effectuez un renouvellement anticipé, il est donc nécessaire de changer la date d'entrée pour que le client puisse continuer à bénéficier de l'abonnement.

10. Allez dans ‘facturation périodique’, vous verrez q'une nouvelle ligne de prélèvement a été créée. Si le prix reste inchangé, vous pouvez en supprimer une ligne. Si le prix n'est pas le même, allez dans '%'.

Dans le cas d'un abonnement anticipé allez dans 'Modifier' pour mettre une date de fin au mensualités actuelles .

11. Par défaut, il n'y a pas de date d'expiration. Vous pouvez en ajouter une ici.

12. Sur la nouvelle facturation périodique allez sur 'modifier' pour définir une date d’échéance,

13. vous pouvez définir une date d'échéance. C'est la date à partir de laquelle ce prélèvement débutera.

14. OK

Modifier l’abonnement

Si vous souhaitez modifier des types de membres existants, vous devez les modifier via le chemin indiqué (voir les captures d'écran ci-dessous).
Lors de la modification, le modèle de facture du nouveau type indiqué est automatiquement attribué par défaut (à condition que ces paramètres aient été définis au préalable).

Mettre fin à l’abonnement

Vous pouvez préciser la date de sortie via « Fin d'adhésion ». La date de sortie ne peut être saisie que du jour en cours vers le futur. Une date dans le passé n'est pas possible.

De plus, vous pouvez arrêter la facturation en laissant la case cochée → Ajuster le modèle de facturation.

 Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus, le « Statut » est désormais « Fermé », mais vous devez encore effectuer quelques ajustements.

1. Définissez « Type de membre » sur Invité/Invitée de jour

2. Supprimez les modèles de facture dans l'onglet « Modèle de facture ».

Vous pouvez librement choisir si vous souhaitez ou non envoyer les données à l'association « Association Upload ».

Modifier le numéro d’adhérant / la date d'entrée / Imprimé carte

Les options « numéro d’adhérant / date d’entrée / Imprimé carte » reste disponibles.

Parcours d’adhésion

Parcours des adhésions documente et illustre les changements apportés aux types d'adhésion au cours de l'existence de l'adhésion.

Adhésions à d'autres clubs

Vous pouvez stocker des adhésions à un autre club de golf sous adhésions à d’autres clubs. Ceci est purement informatif.

Note d'adhésion

Il n'est pas possible de rechercher le champ de notes dans l'adhésion. Ce champ est destiné aux notes concernant directement l'historique des membres, par ex. si un membre doit être suspendu pendant un certain temps en raison d'un long voyage d'affaires.
Les notes qui doivent être recherchées à l'aide d'un filtre doivent être saisies sous Notes/Mémo.

Adhésion de groupe

Si le type de groupe et la configuration du groupe ont été définis au préalable, l'appartenance à une adhésion dynamique peut également être attribuée dans les données de base sous groupes.

Créer une adhésion à un groupe :

Vous pouvez trouver de plus amples informations: Groupes - Aperçu

Fédération

Ici vous pouvez voir s'il existe une association avec une fédération de golf.

Club à domicile

Autres fédérations (auxquelles le système n'est pas connecté)

Ici, vous pouvez enregistrer les adhésions à des fédérations avec lesquelles le système n'a pas de lien direct.

Données des fédérations nationales.

Ici vous pouvez voir le numéro d'identification de la fédération nationale à laquelle ce client est lié.
Le système note la dernière fois que les données ont été comparées.
L'attribution de la tranche d'âge en fonction de la date de naissance.

Idéalement, le client est déjà automatiquement sélectionné avec les données correctes sous « Données de la fédération ». Si ce n'est pas le cas, vous pouvez également effectuer une recherche manuelle à l'aide du bouton 

Attribuer/modifier l'ID de la fédération.

Ajouter une licence à la fédération.

Comparaison/upload des clients

Pour les clients existants, il existe la possibilité d'activer/désactiver la comparaison d'associations et de télécharger à l'aide des boutons décrits.

Comment voir si un client a une licence ?

Si un client a une licence une petite mappemonde apparait au moment de la recherche:

    Ce client est membre de la fédération avec un numéro d'identification étranger.

    Ce client est membre de la fédération avec un numéro d'identification national

On retrouve le nr de licence dans la fiche du client:

Et bien évidemment dans le menu de la fédération:

LeClub Golf

Pour créer une carte LeClub Golf nous avons besoin au minimum de prénom, nom, email, code postal, pays.

Cliquez ici pour ajouter un nouveau client LeClub Golf.

Si le client est membre du LeClub Golf, vous pouvez consulter ses données ici.

• Nom, Prénom

• ID LeClub Golf

• Email

• Téléphone

• Adresse

• Nr de carte

• Date d’expiration

• Fees

• Type de carte

À droite, vous trouverez l'historique des ventes effectuées par le client dans votre club, qui ont été comptabilisés pour des fees avec les montants en euros .

Mémo

Ces notes peuvent être répertoriées à l'aide du filtre « Filtre Clients, égal, Clients avec mémo ».

Lorsque vous créez un nouveau mémo, vous pouvez également en limiter la portée.
Par exemple, l'information selon laquelle un joueur muni d'un certificat médical est autorisé à conduire une voiturette lors du tournoi n'est probablement importante que lors de sa participation à un tournoi.

Produit de location

Un article de location est l'achat régulier d'un service (dans ce cas, un article - par exemple un espace de stockage/casier) moyennant des frais.
Vous trouverez ici une explication des articles en location : Gestion des articles
C'est ici que vous gérez les articles en location du client. Ce qui est ajouté ici se retrouve dans le modèle de facture.

Avec « Louer un article », vous démarrez la fenêtre de dialogue.

Le nom et le prix de l'article proviennent directement du système d'articles. Le prix peut être ajusté dans le modèle de facture.

Réservations

Les réservations répertorient celles qui ont été effectuées sous le nom de ce client en tant que personne effectuant la réservation, par le client lui-même en ligne ou par la secrétaire.
La fonction la plus importante de cette liste est de vérifier si une règle de réservation s'est appliquée. La capture d'écran montre les informations sur la règle « Membre 100 % »

La liste tabulaire peut être filtrée et le filtre souhaité peut être enregistré. 

En cochant la ligne correspondante, les détails de réservation: Produit, le prix unitaire, et le cas échéant, informations sur la règle appliquée, deviennent visibles.

Articles de réservation

Factures

Toutes les factures et encaissements du back-office sont répertoriés dans un tableau sous Factures.

Toutes les factures du client sont enregistrées ici, qu'il s'agisse de reçus via POS (caisse), de factures individuelles ou de factures annuelles.

La liste peut être filtrée, le filtre souhaité peut être enregistré et les données filtrées peuvent être exportées. La configuration de l'export est définie dans l’exportation standard de facture. Les données sont disponibles au format xlx, pdf, ods, csv ou xml.

Facturation périodique

Sous cet onglet, vous pouvez attribuer et gérer les modèles de facturation périodique d'un client. Plusieurs options s'offrent à vous pour changer de point de vue et agir.

Voir aussi dans facturation

Sous « Facturation du client Mustermann Maxi », vous pouvez modifier le mode de paiement (qui sera affiché sous les factures). Essayer de changer quelque chose vous montrera 4 boutons.

  : Annulez toute modification sans la sauvegarder.

: Mettez à jour les modifications en les enregistrant.

  : Supprimez le modèle de facturation de ce client. Si vous le faites, vous pouvez cliquer sur pour créer un nouveau modèle de facturation

/ : Ce bouton ouvre une nouvelle fenêtre de dialogue. S'il est grisé, il n'y a aucun produit avec lequel créer une facture.

Articles individuels

En cliquant sur le  s'ouvrira une nouvelle fenêtre :

Le modèle client ne peut pas être modifié. Vous pouvez définir :

• un produit (= article)

• une Business Unit (si vous en avez plusieurs, vous pouvez définir l'unité spécifique)

• la Quantité (obligatoire)

• la Période (très importante pour les offres ponctuelles)

• Date d’échéance (nécessaire pour créer des factures)

• Date d'expiration

• Catégorie de facturation (utile pour la création de facture)

• Description

• Lieu de stockage

• Note

Après avoir ajouté un article individuel, vous aurez 4 options pour chaque article individuel :

: Modifier - Cela rouvre la même fenêtre de dialogue que si vous ajoutiez un nouveau produit/collection de produits

:Supprimer - Supprimer un article individuel.

: Ajouter des règles de prix - Définissez une règle de prix.

: Retrait SEPA - Marquez un article à payer avec un mandat SEPA.

SEPA

Pour exporter les transactions SEPA dans votre Golfsuite ( mandats de débit ), puis télécharger le fichier .xml pour la banque en ligne, vous devez ajouter les informations bancaires correctes et complètes.

Sinon, vous serez informé d'une erreur lorsque vous tenterez d'exporter des transactions pour des clients ne disposant pas d'informations bancaires. L'ajustement des détails bancaires peut être effectué à tout moment sous  Clients & CRM#Bankdetails  du client spécifique.

Articles individuels

Les articles individuels peuvent être ajustés pour répondre aux besoins comptables de votre club de golf. Par exemple, un joueur souhaite payer avec SEPA, mais seulement la moitié du prix. Cela peut être fait en ajoutant l'article spécifique, en définissant la période sur mensuelle et en ajoutant une règle de prix (1/24ème du prix de l'article).

Ensuite, en appuyant sur le -bouton, définissez la Période sur Mensuel et cliquez sur -bouton. Cela générera 12 Transactions de Mandat, mais seulement à moitié prix – qui seront facturées chaque mois.

Modèles de facturation automatisés et facturation de processus

Ceux-ci sont générés une fois que vous attribuez une adhésion et que les articles sont définis pour un modèle de facturation (Golf Club > Clubs de golf gérés > Modèles de facturation). Sauf si vous spécifiez de ne pas ajuster le modèle de facturation lors de la création de l’adhésion, il ressemblera à notre exemple.

En appuyant sur le -le bouton vous montrera un aperçu plus détaillé de cet article spécifique. Vous aurez uniquement la possibilité d'ajouter une règle de prix ou d'appliquer un retrait SEPA avec des modèles de facturation définis liés à votre adhésion.

Règles de prix et période

Si un membre est malade et ne doit payer que la moitié, mais souhaite le faire mensuellement, vous devez ajuster le prix ainsi que la période.

La période ne peut pas être modifiée pour une position de facture définie, ici car la période est définie sous Golf Club > Managed Golf Clubs > Billing templates.

Vous devez ajouter un article individuel dans lequel vous définissez la période souhaitée et ajustez le tarif mensuel en conséquence.

Si vous appuyez sur le-bouton, le modèle de facturation se déplacera en dessous de la ligne rouge, qui ne sera pas facturée. Pour annuler cela, cliquez sur le -bouton et définissez la période au 31 décembre de l'année précédente (si annuel) ou à toute date souhaitée (en fonction de la période définie).

Après avoir effectué les paramétrages et ajusté les positions du modèle, vous pouvez créer une transaction automatisée pour les comptes annuels. On parle également de facture collective/prescription annuelle.

Des informations détaillées peuvent être trouvées sous : Factures - Backoffice - Comptes annuels/Processus

Créer une facture à l'aide d'un modèle de facturation

Si vous recevez un nouveau membre, vous devrez générer une seule facture pour ce membre. Pour ce faire, appuyez sur le -bouton. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre de dialogue.

Assurez-vous de vérifier les éléments suivants au préalable :

• Description (et l'article lui-même auquel il fait référence via le-bouton)

• Quantité

• Période

• Prix

• Payé jusqu'à

• Prochaine facturation

• Catégorie de facturation (si nécessaire)

Dans cet exemple, nous voulions créer une facture avec une règle de prix spécifiée de 84 €, pour juillet. La période est définie sur Mensuelle. La prochaine facturation devrait avoir lieu en août.

L'aperçu a été simplifié en utilisant le-bouton.

En regardant cet exemple, nous pouvons voir que nous avons réussi à créer une facture de 84 €. Mais que dit la prochaine facturation ? A quelle date le prochain paiement est-il en retard ?

Il affiche correctement la prochaine période de facturation commençant à la date du 01/08/2022, ce qui signifie que nous avons pu créer une facture mensuelle avec une règle de prix, le prochain paiement en souffrance commençant en août.

Nous pouvons désormais créer plus de factures jusqu'à la fin de l'année pour chaque mois, ou créer une facture chaque mois.

La date d'échéance de la facture doit également être ajustée pour chaque facture (2 semaines ou un délai similaire sont la norme).

Une facture a été créée ou non ?

Tags client

Ici, vous pouvez créer des tags et les attribuer à plusieurs clients, et vous pouvez également filtrer cette attribution via la gestion des clients.
Le processus est simple : pour un client sélectionné (dans la gestion des clients), vous accédez au tag client.

Il y a 2 boutons ici :

• Vous sélectionnez un tag existante ou

• Vous créez un nouveau tag et sélectionnez

Les tags sont un outil très utile pour les filtres.

Groupes

Ici, vous pouvez voir si ce client a été affecté à un groupe.
Ça peut être

• Famille

• entreprise

Modifier Définitions des groupe

Créer une adhésion à un groupe

Accord agent

Ici, vous pouvez voir si un accord d'agent existe et quels paramètres sont définis.
Afin de créer un accord d'agent, l'enregistrement de données de base doit avoir été créé en tant que client d’entreprise / agent.

Historique

Dans l’historique, vous pouvez voir quand l'enregistrement de données de base a été créé, qui a effectué quelles modifications et quand.

Protocole de communication

Liste de tous les canaux de communication de la suite. La suite n'est pas un programme de messagerie. Il n'existe aucun contrôle de plausibilité permettant de savoir si la syntaxe d'une adresse e-mail est correcte, si elle existe réellement ou si le message a été délivré.
Il en va de même pour les numéros de téléphone. Le système ne peut pas vérifier si un numéro compatible SMS est enregistré.
Le journal note le processus qui a déclenché l'envoi ou l'impression d'un e-mail ou d'un SMS.

Fichiers

Le principe de base de Nexxchange GolfSuite repose sur un travail indépendamant du lieu. Tant qu'une connexion Internet et un navigateur Web sont disponibles, vous pouvez travailler. Au back-office, au bureau à domicile ou en déplacement.
C'est pourquoi il n'est pas très utile que les documents pertinents pour le client se trouvent uniquement dans le dossier du secrétariat.
Dans la zone des documents clients, vous pouvez stocker tout ce que vous souhaitez avoir à portée de main :

• Contrats

• Accords complémentaires

• Certificat médical pour utilisation de voiturette lors d'un tournoi

Avec notre service de stockage et de gestion de documents Nexxchange, vous pouvez stocker vos fichiers (images, fichiers PDF) de manière centralisée dans le cloud et les gérer facilement. Vous pouvez ainsi accéder à vos données depuis votre GolfSuite. Nous proposons une structure de répertoires claire pour éviter la suppression involontaire et les duplications.
Cela vous permet de répondre aux exigences légales du règlement sur la sécurité des caisses enregistreuses (RKSV) en ce qui concerne la sauvegarde périodique sur des supports de données externes. Ce stockage se fait sur deux systèmes de stockage distincts, assurant une fiabilité à 99,99%. Les conséquences commerciales des virus, ransomwares ou vols appartiennent désormais au passé. Le stockage est conforme au règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne.

Ajouter un document client
Sélectionner un fichier sur l'ordinateur
Saisir une description du document
Si un document existant doit être remplacé, veuillez cocher la case Écraser le document existant et cliquer sur Télécharger le document.

Carte d’identification

De plus amples informations peuvent être trouvées sur IoT - Solutions Internet des objets

Tous les lecteurs de cartes (cartes magnétiques, RFID) prenant en charge le « standard HID ou coin clavier » sont utilisés. Vous pouvez facilement vérifier que votre lecteur de carte fonctionne correctement en ouvrant un document texte et en glissant une carte dans le lecteur. S'il fonctionne correctement, un texte lisible devrait apparaître, comme si vous l'aviez saisi à l'aide du clavier.

En associant les données de base à une carte d'identité et à un compte client, vous pouvez proposer à vos membres, l'utilisation d'un distributeur de balles ou de boissons, le contrôle d’accès ou de systèmes d'éclairage.

Scanner une nouvelle carte

Avec la fenêtre de dialogue ouverte, faites glisser la carte dans le lecteur de carte ou maintenez-la sur le scanner de proximité.

Lier la carte d'id à un compte client

Après avoir créé une carte d'id, cliquez sur Ajouter un compte .
Vous ne pouvez sélectionner qu'un compte client créé avec le client.
Désormais, par exemple, la carte du distributeur de balles est liée au compte.

Lier la carte d'identification à un appareil IoT

Après avoir créé un objet de sécurité sous IoT - Internet of Things (par exemple le lecteur magnétique sur la porte du caddy room), vous pouvez le lier à une carte d'identification.

L'avantage est que p.ex. la carte balle, devient également la clé de la salle des caddies. Vous vous épargnez la commande d'une nouvelle clé en cas de perte. En quelques clics, vous pouvez simplement lier une autre carte.

Dans l'exemple pratique, il n'existe plusieurs objet de sécurité.

Compte client / portemonnaie électronique

Chaque transaction de paiement sans espèces est affichée dans le compte client, que de l'argent soit débité ou crédité (voir capture d'écran).

La première étape consiste à créer un compte.
Il existe différentes possibilités de paiement sans espèces, comme se procurer des ballons de golf aux distributeurs de balles, payer sa consommation au restaurant du club, acheter des articles en magasin, payer directement via le compte client lors d'une réservation en ligée, etc.

Créer un compte / portemonnaie électronique

Lorsque tous les champs obligatoires sont remplis, cliquez sur Initialiser le compte .
Vous verrez maintenant les informations du compte 00000000026 [Bloqué] mais il n'a pas encore été ouvert.

Les informations du compte sont désormais 00000000026 [Actif]

Recharger votre compte client manuellement

Compte client réapprovisionné via la caisse.

Condition : Vous avez enregistré un mode de paiement dans votre compte client.
Vous pouvez consulter Caisse → Administration → Mode de paiement.

La fenêtre de dialogue s'ouvre

Reçu de recharge du compte client au point de vente

Ensuite, vous pouvez trouver le reçu sous Caisse → Aperçu des tickets de caisse

Signifie que le document a été enregistré mais pas encore fusionné avec un modèle.
Si vous souhaitez imprimer le reçu, il faut d'abord le générer.

Statistiques clients

Informations sur le client dans la période d'évaluation sélectionnée.
Sélectionnez la période puis cliquez sur mettre à jour pour charger les statistiques.

Référence comptable

Un compte personnel doit être créé lorsque vous exportez votre comptabilité.

Relevé d’Identité Bancaire (RIB)

Les coordonnées bancaires doivent être fournies si vous souhaitez encaisser des factures par mandat SEPA (ordre d'encaissement).

Ajoutez également un mandat si vous souhaitez activer le prélèvement automatique.

Vous pouvez imprimer le mandat et également le télécharger pour le faire signer par le client et l'ajouter à sa fiche client.