Il Menu

Open

In occasione del primo accesso ti invitiamo a leggere le Informazioni generali.

Ricerca rapida

Per la ricerca di un cliente è possibile utilizzare la Ricerca rapida (con nome, cognome, numero tessera federale) digitando i dati nel campo vuoto. 

Open

Una volta digitate le prime lettere, compariranno i risultati che corrispondono alla ricerca. In aggiunta al nominativo sono disponibili anche alcune informazioni che vengono visualizzate con un simbolo:

I simboli

Questo cliente non è associato ad una federazione.

Questo cliente è associato ad una federazione estera.

Questo cliente è associato alla federazione italiana golf e ha un numero di tessera.  

Stato fiscale

Condizioni mediche

Questo cliente è socio presso il tuo golf club. 

Questo cliente non è socio presso il tuo golf club. 

• Stampa pagina con le informazioni del cliente. 

• Invia E-Mail per questo cliente

• Elimina il cliente selezionato.

Appena un cliente viene selezionato, il nome comparirà in grassetto e sarà possibile visualizzare nella tabella sottostante le informazioni salvate nella Golf Suite. 

Tabella di ricerca

In alternativa alla Ricerca rapida è disponibile anche una Tabella di ricerca, dove può essere visualizzato più di un giocatore.

La ricerca rapida viene sempre visualizzata come impostazione predefinita. Tuttavia, se si desidera utilizzare la tabella di ricerca, è sufficiente premere "Mostra tabella di ricerca".

La tabella di ricerca è un grande aiuto quando è necessario selezionare diversi clienti ed inviare per esempio una email per più clienti in una volta sola (per esempio: Newsletter)

Cambiare da ricerca veloce a tabella di ricerca

Passare dalla vista tabella alla vista rapida (ricerca rapida).

In alternativa all'utilizzo della freccia per chiudere la tabella di ricerca è possibile anche cliccare sulla dicitura "tabella di ricerca" in alto a sinistra.

Premendo su questo pulsante

viene visualizzata la lista dei filtri che hai salvato. 

Apre le opzioni disponibili nel filtro clienti.  

Dialogo Filtro

Tutte le informazioni su come impostare i filtri clienti sono disponibili in:

Informazioni generali

Funzioni importanti:

Stampa la tabella degli handicap di tutti i giocatori selezionati nella tabella.

Apre una finestra per la digitazione e l'invio di SMS o email ai giocatori selezionati nella tabella.

Azione in blocco

La possibilità di modificare i dati per più utenti contemporaneamente. Le funzioni in blocco permettono di assegnare a più clienti diverse cose come dei Tag o degli articoli da inserire in fattura.

Il primo passaggio da fare in questo caso è come al solito eseguire un filtro in modo da selezionare le persone a cui si vogliono assegnare i Tag o gli Articoli.

Assegnazione dell'articolo

Puoi assegnare articoli aggiuntivi ai modelli di fatturazione dei clienti selezionati.

Assegnazione sottocategoria

Aggiungi una sottocategoria ai clienti selezionati. Ad esempio, aggiungi la categoria “Ospite” a un membro precedente.

Assegnazione Tag Cliente

Aggiungi un tag ai clienti selezionati. Ad esempio, aggiungi un tag per filtrare ogni cliente con un modello di fatturazione periodica nel 2022.

Rimuovi il tag cliente

Rimuovi un tag dai tuoi clienti selezionati.

Assegna l'accesso all'oggetto di sicurezza

Concedi alla tua selezione l'accesso a uno dei tuoi oggetti di sicurezza IoT. Ad esempio, concedi a tutti i tuoi dipendenti l'accesso al capannone di stoccaggio.

Rimuovere l'accesso all'oggetto di sicurezza

Rimuovere il diritto di accedere a un oggetto di sicurezza IoT.

Apre una finestra per la digitazione e la stampa di una lettera ai giocatori selezionati nella tabella.

Recupera: Ripristina un cliente già eliminato

Questa funzione permette di ripristinare clienti eliminati in passato. 

Questi vengono nuovamente ripristinati nel database, con tutti i dati che il profilo conteneva (per esempio: tipologia di associazione, fatture inviate, recapito, numero di telefono, indirizzo E-Mail, ...).

Per ripristinare un nominativo eliminato in precedenza premere sul pulsante in alto a destra: 

Creare un nuovo cliente

creare un cliente giornaliero

Per aggiungere un nuovo cliente premere in alto a destra: 

Successivamente apparirà un piccolo menu dove é possibile scegliere tra cliente giornaliero, socio o cliente aziendale.     

Selezionando cliente giornaliero vi é la possibilità di cercarlo direttamente nei nominativi presenti nei database FIG.

Se il nuovo ospite non possa essere trovato durante la ricerca di un'associazione, compila i dati del visitatore giornaliero e salva “Crea Ospite”.

Se invece si vuole aggiungere un cliente manualmente premere semplicemente il tasto indicato nella figura sottostante:

Nella schermata successiva sarà possibile completare il form e premere su “Crea Ospite”

Aggiunta di un Socio

Cliccando su socio comparirà la seguente finestra dove anche sarà possibile scegliere di caricare il socio direttamente dal database della FIG o di inserirlo manualmente. Per la ricerca di un nominativo é sufficiente inserire le prime tre lettere del nome e le prime tre del cognome.

Dovranno essere inseriti per primo i dati anagrafici. Di seguito verrà riportato un esempio:

I campi dove c'è il punto esclamativo (!) sono campi che devono ancora essere completati. I campi con sfondo colorato (blu) e non bianco sono invece i campi obbligatori.

In seguito le informazioni di contatto: Importante non tralasciare il numero di telefono e l'email per le comunicazioni con il cliente e l'invio delle fatture.

successivamente i dati postali:

infine le informazioni sulla soci

Per il Handicap è possibile selezionare anche lo stato, per esempio GA, NC, SH o PRO.

Crea modello di fatturazione 

Il modello di fatturazione sarà utilizzato solo nel caso in cui le fatture per la quota associativa debbano essere generate ad inizio anno prima di essere pagate. Se questa funzione non è necessaria sarà necessario togliere la spunta in "Crea un modello di fatturazione".

una volta inseriti tutti i campi si potrà salvare il nuovo cliente che sarà disponibile nel vostro database.

Salva socio in FIG

I socio devono essere anche salvati nel sito della federazione. È anche possibile scaricare i dati in FIG e poi scaricare i dati in FIG → scarico soci e stranieri

Crea azienda / agente

Per l'inserimento di una azienda o agente vedi Domande Frequenti

Da cliente giornaliero a socio 

Percorso: Anagrafica / Database nominativi (Seleziona il cliente giornaliero) → Associazione → Associa al circolo

Modifica l'associazione

Nel menu “Dati Sportivi” devi selezionare associazione e premere sul pulsante indicato dalla freccia nell'immagine sottostante:

Durante la modifica l'impostazione predefinita assegnerà al socio il nuovo modello di fattura automaticamente!

Disdire associazione

Percorso: Anagrafica / Database nominativi → apri → seleziona cliente → Associazione 

Con questa schermata è possibile modificare o disdire un'associazione già esistente. 

È possibile inserire la data di scadenza dell'iscrizione o lasciare vuoto il campo.

In questo secondo caso l'associazione viene cancellata con la data odierna.

Se il modello di fatturazione non viene utilizzato, togli la spunta al box "Cambia modello di fatturazione".

Anche la data di rilascio può essere modificata in qualsiasi momento: 

Elimina i dati di un cliente

È possibile eliminare i dati di un cliente dalla ricerca rapida, una volta selezionato il cliente desiderato:

Oppure nella tabella di ricerca:

Uno dei seguenti errori potrebbe comparire al momento della cancellazione:

È necessario quindi, disdire l'associazione e/o eliminare il modello di fatturazione. 

Oppure eliminare il modello di fatturazione:

Creare un Socio

Quando si crea un nuovo membro, si consiglia di prestare attenzione a ogni campo.
Le informazioni di contatto e l'indirizzo possono essere aggiunti anche dopo.

Se il nuovo socio è iscritto alle FIG, è possibile effettuare una "ricerca dell'associazione".
La ricerca dei dati viene effettuata direttamente sul server della federazione e i dati vengono trasferiti.

Dati Anagrafici

Codice cliente - creata automaticamente dal generatore di numeri

Nome - Eduardo

Secondo Nome - per esempio “von/van/de/san”
Se il “von” fosse nel cognome, non sarebbe possibile cercare il nome vero e proprio.

Cognome - Sole

Titolo - Dottore

Saluto - Signor/a

Nazionalità - italiano / ungherese

Sesso - femmina / maschio / nessuno

Informazioni di contatto

Numero Cellulare - è importante, ad esempio per la prenotazione, per la conferma del torneo

Telefono - Numero di rete fissa

E-Mail - Utilizzato ad esempio per la conferma della prenotazione, del torneo o della registrazione annuale.

Lingua - Quale lingua parla il cliente?

Indirizzo postale / Indirizzo di fatturazione

Se questa casella nell’Indirizzo postale è attivata, la scheda "Indirizzo di fatturazione" non deve essere compilata separatamente.

Informazioni Membership

Nr. Tessera - Numero tessera federale, generato automaticamente dal generatore di numeri

Tipo di socio - Viene indicato il tipo di associazione a cui il socio ha aderito

Data di rilascio - Data di inizio dell'associazione

Viene assegnata automaticamente alla data dell'inserimento ma può essere modificata.

Posizione - Definiere se un'impronta speciale deve apparire sulla tessera dell'associazione quando si ordina la tessera successiva.

Extra Info - Questa nota si trova dopo nell area Database nominativi, alla voce Associazione

Sottocategoria cliente - Questa definisce il colore del giocatore nel calendario tee time

Hcp - Se il giocatore ha già un HCP, questo può essere inserito qui.

Tipo di Hcp - attivo / passivo / RH / Pro / non dilettanti / GA - giocatore abilitato / NC / SH

Circolo di appartenenza - home club, verrà compilato automaticamente

Altri circoli - altri clubs, sceglie il nome del club

Sottocategoria cliente - Questa definisce il colore del giocatore nel calendario tee time

Fatturazione - Attivare solo se necessario, se questa casella di controllo è attiva, il modello di fattura viene creato in base all'appartenenza.

Metodo di pagamento - corrispondente alla modalità di fatturazione di questo socio

Contrassegna l'anno in corso come pagato - Se il nuovo socio non riceve un anticipo annuale nell'anno in corso, attivare questa casella di controllo.

Creare ticket POS - Attivare questa casella di controllo solamente se si desidera riscuotere la quota associativa alla cassa subito dopo l'installazione (insolito).

Riepilogo
Infine, è possibile controllare tutti i dati inseriti e salvarli.

Sottocategoria cliente

Per semplificare la visualizzazione di alcune categorie di soci/clienti è stata creata la sottocategoria cliente. Quando è usato anche per semplificare la visualizzazione degli orari di partenza.

Se la sottocategoria non è specificata sarà utilizzata in automatico quella indicata nelle impostazioni generali in Golf Club → Il mio circolo: “Categoria Associazione”

(Qui puoi regolare anche tutti i preset)

Colore prenotazioni Teetime

Il colore indicato nella sottocategoria (nella tabella sottostante blu e verde) sarà il colore che apparirà accanto alle prenotazioni nel calendario teetime.

Qui è anche possibile inserire nuove sotto categorie in Golf Club → il mio circolo: “Classificazione clienti” → “Categorie Cliente”

È possibile creare diverse tipologie di clienti e per ogni tipologia le sotto categorie necessarie
(con il simbolo "+" a fondo tabella), assegnando ad ognuna un colore.

Una volta modificata sotto categoria ai nominativi desiderati, le prenotazioni saranno contraddistinte dal colore assegnato. Nel caso sottostante un cliente giornaliero in rosso e un socio ordinario in blu(come stabilito nella tabella di sopra)

Se si desidera modificare la sotto categoria di un giocatore, il colore nel calendario teetime sarà aggiornato automaticamente.

Elimina duplicati

Percorso: Anagrafica / Elimina duplicati

Questa funzione permette di eliminare nominativi inseriti a sistema più volte.

Se un cliente è stato inserito per errore più volte a sistema, deve essere unito in un unico profilo per non perdere alcuna informazione.

Premere in alto a destra su:

scegli clienti e clicca sul “Unisci”

Funzione Merge

A differenza dell'elimina duplicati (per duplicati per più di 2 volte), la funzione Merge è utile nel caso in cui un nome sia duplicato una sola volta.

Questa funzione viene visualizzata ogni volta che un nome e cognome è presente più volte a sistema:

Cliccando il pulsante Merge comparirà il seguente messaggio:

I dati cliente saranno uniti in un solo profilo. 

Potrebbe comparire il seguente messaggio di errore: 

Oppure il giocatore ha ancora un'associazione attiva.

In questo caso sarà necessario disdire l'associazione e/o eventualmente eliminare il modello di fatturazione.

Elimina il modello di fatturazione:

Inserimento clienti con lo stesso nome

Se si cerca di inserire un nome già presente nel database verrà mostrato un messaggio di errore. In questo caso basterà inserire un altra data di nascita per portare a termine l'operazione.

Ricerca dei un giocatore con doppio nome / cognome

Per esempio De Rossi Mario deve essere inserito a sistema come De Rossi, Mario.

La virgola permette di riconoscere in questo caso qual`è il nome e quale il cognome. 

Quindi:

Ricerca errata 

De Rossi

Questo inserimento viene interpretato:

De → Cognome

Rossi → Nome

Ricerca corretta 

De Rossi, Mario

De Ro, Mario (il nome non deve essere inserito per intero - se la ricerca corrisponde ad un solo nominativo questo sarà selezionato automaticamente)

EU-DSGVO - EU-protezione dati personali

Dal 25.05.2018 esiste la legge per la protezione dei dati personali.

Anche voi come Golfclub siete obbligati a comunicare ai vostri clienti le informazioni riguardanti i dati salvati. 

Per aiutarvi in questo processo abbiamo preparato una lettera/email con la quale potete informare i vostri clienti sui dati che vengono salvati dal software. 

Questo file può aiutarvi da modello. Qui di seguito una piccola introduzione:

Dove trovo questo modello?

Nel menu Golf Club / Modelli / Elementi modelli cercate il seguente:

"Informazioni EU-DSGVO "

Come posso modificare questo modello?

Qui di seguito vengono illustrati i vari passaggi

Come trasformo il modello in una lettera o un email?

Tornare nel menu relativo ai clienti.

Ricercate attraverso i vari filtri i clienti a cui inviare la lettera e premere in alto a destra su “Lettera” nel caso si volesse stampare una lettera o “E-Mail” nel caso si volesse inviare ai clienti l'email.

Per inviare invece un email con il modello premere sul tasto email e si aprirà la seguente finestra:

Selezionare nella voce template quello relativo ai dati dei clienti e premere inserisci. Modificare se necessario e infine premere “Invia” in basso a destra.

Modello email e modello lettera?

Il modello delle email non è lo stesso del modello delle lettere quindi bisognerà modificare entrambi nel menu Golf club / Modelli.