Processi di fatturazione

Percorso: Movimenti contabili → Fatturazione → Processi di fatturazione 

Le fatture sono divise in 3 grandi blocchi:

• Categorie di fatturazione

• Modelli di fatturazione

• Processi di fatturazione

Fatture - Cosa fare prima di avviare il processo

Anno fiscale

Gestione Incassi → Gestione → Venditori

Cliccare sul venditore e poi su Stato Venditore

Open

In questa schermata è possibile anche far ripartire il numero della fattura da 0 per l'anno successivo:

Open

Attenzione

Visto che la stagione golfistica non va dall'1.1 fino al 31.12 di solito bisogna cambiare manualmente l'anno fiscale.

Con il cambio dell'anno il cambiamento dell'anno fiscale non avviene automaticamente! E bisogna inserirlo manualmente.

Importante: E' necessario effettuare questo processo per ogni venditore!

Controlli da effettuare prima del processo

Prima di iniziare con questo processo, le seguenti impostazioni devono essere controllate:

• Il contenuto del modello di fatturazione: per esempio, prezzo e quantità degli articoli sono corretti? 

• Gli articoli sono stati assegnati al venditore corretto? per esempio, divisione tra GolfClub ed e società.

• Il metodo di pagamento è stato inserito? (Campo obbligatorio nel modello di fatturazione). Quest'ultimo può essere inserito anche a posteriori.

• Verificare le regole per i prezzi degli articoli. (Prezzi individuali come sconti etc devono essere controllati!).

• I dati principali dei clienti: le informazioni riguardo i clienti devono essere attuali, ad esempio indirizzi di fatturazione vecchi, errori di battitura etc..

• Altri beneficiari: z.B. la sede legale dovrebbe apparire sulla fattura del cliente. In questo deve essere inserito un ulteriore beneficiario (quest'ultimo deve essere collegato all'indirizzo di fatturazione. 

• Fatturazione di gruppo: sono attive? Se sì, controllare che la compensazione sia sospesa (chi paga per chi?, la casella di selezione è attiva?)

• Ultima data di fatturazione: qui viene specificato l'ultimo giorno in cui il cliente è stato contabilizzato (per esempio, se si vuole contabilizzare il 2020 (nel caso in cui si proceda annualmente con la contabilizzazione) deve essere indicato il 31.12.2019. Nel caso in cui sia stato individuato un errore e devono essere apportate delle modifiche.

• Nelle posizioni individuali viene indicato il primo giorno in cui il cliente deve effettuare il pagamento (per esempio, se si vuole contabilizzare per il 2030 (nel caso in cui si proceda annualmente con la contabilizzazione) deve essere indicato il 01.01.2030. Così facendo verrà ordinato in base all'ultima data di fatturazione. Nelle posizioni individuali vengono mostrati il periodo e la quantità degli articoli). 

• Nel caso in cui informazioni come titolo, nome, indirizzo, cap e paese dovessero essere mancanti, allora lo saranno di conseguenza anche sulla fattura.

• Periodo dell'articolo corretto? Se è stata selezionata la voce "una volta", si prega di fare attenzione alla data di scadenza!

Filtri utili da utilizzare

Per il controllo è bene utilizzare dei filtri in modo da azzerare i possibili errori che possono ritrovarsi in seguito nel processo. Quindi prima di effettuare il processo vanno controllati i dati dei nominativi!

Anagrafica → Database nominativi → Filtro

1 Tutti i membri senza un modello di fatturazione

Questo filtro seleziona tutti i membri attivi che non hanno ancora un modello di fatturazione.
In questo caso sarà necessario creare una fatturazione.

Nella sottoscheda Modello Fatturazione premere sul pulsante Crea fatturazione

Nella finestra che si apre selezionare fattura e premere su salva.

In questo modo verrà creato un modello di fatturazione:

Ci viene suggerito il modello e semplicemente se è il modello che corrisponde al socio lo accettiamo.

Ci verrà chiesta la data fino alla quale il modello è ancora valido.  Per effettuare un processo in modo che la fatturazione avvenga tutta in una volta la data da inserire è il 31.12.

In questo modo la nuova fattura si potrà fare per l'anno a venire. 

La data in cui scade il modello è il 31.12. La data della nuova fattura valida per l'anno successivo è l'1.1 e la categoria di fatturazione è in questo caso Fatture annuali. 

Questo è il risultato richiesto prima di avviare un processo per l'anno successivo!

2  Tutti i membri senza un metodo di pagamento

Questo filtro ci seleziona tutti i membri che hanno un modello di fatturazione ma che non hanno un metodo di pagamento. 

In questo caso il processo di fatturazione gli tralascerebbe e per questo motivo che è necessario controllare in un primo momento se esiste qualcuno e nel caso

ci fossero clienti senza metodo di pagamento inserirlo nel modo seguente:

Selezionare la voce fattura e in questo modo possiamo procedere ai successivi filtri.

3 Clienti che quest'anno non hanno ancora ricevuto una fattura

Prima di procedere alle fatture per l'anno successivo è necessario vedere se ci sono ancora membri che non hanno ricevuto la fattura per l'anno attuale. In questo caso decidere il da farsi.
Facciamo un esempio pratico:

Siamo nell'anno 2020 e abbiamo il seguente modello di fatturazione:

Vediamo che la fattura è stata pagata fino al 31.12.2019 ma per quest'anno ancora niente. 

Se decidiamo di non spedire più la fattura per l'anno attuale perché c'è stato un errore e ora è troppo tardi per richiedere il pagamento dobbiamo premere prima su ignora! 

E poi su accetta inserendo la data del 31.12.2020 in questo modo il sistema permette il processo di fatturazione per l'anno successivo altrimenti non comparirà. 

O in alternativa possiamo generare la fattura premendo su esegui fatturazioni e inserire qui fino alla data 31.12.2020 e generare la fattura.

Importante

Il processo di fatturazione per l'anno successivo (annuale) prenderà in considerazione solo i modelli di fatturazione dove sotto la dicitura stabilito fino al risulterà la data del 31.12. dell'anno precedente.

esempio se si vuole fare il processo per il 2021 bisognerà avere nei modelli di fatturazione la data del 31.12.2021!

Dopo aver fatto questi controlli siamo finalmente pronti a effettuare il processo di fatturazione

Il processo

Fatturazione → Processi di fatturazione

Un processo di fatturazione aiuta e risparmiare molto tempo. Invece di creare ogni fattura per ogni membro del vostro golf club il programma Nexxchange vi permette di creare tutte le fatture di una determinata categoria in una volta. Per fare ciò è necessario avere dei dati puliti e cioè
date di scadenza per tutte le fatture nello stesso giorno!

Dopo aver fatto i vari controlli elencati nel paragrafo precedente è possibile procedere al processo.

Creazione

Premendo sul tasto + in basso alla tabella è possibile inserire un nuovo processo per l'anno o mese successivo:

Una volta salvato avremmo la seguente situazione una volta selezionato il nostro processo:

Il processo è stato creato.

Anteprima

Dopo aver creato il processo è possibile e anche obbligatorio fare un anteprima in modo da poter controllare nuovamente le fatture che verranno generate:

Premere sul tasto Generate Billing Process Details e confermate nella finestra che si apre. In seguito vi ritroverete cosi:

E lo stato del processo non mostrerà più creato ma dettagli di fatturazione creati.

Premendo sul tasto:  è possibile creare un file Excel dove si possono controllare tutti i dettagli delle varie fatture e il file verrà scaricato automaticamente.

Il file sarà diviso in diversi fogli:

• 1 Raggruppamento per articoli

Qui è possibile vedere tutti i prodotti. Nell'esempio preso abbiamo messo solo una associazione ma ovviamente è possibile prendere tutte le associazioni nello stesso tempo e vedere l'importo totale per ogni associazione!

• 2 Raggruppamento per clienti

È possibile vedere per ogni cliente quali prodotti verranno messi in fattura e i relativi importi

• 3 Raggruppamento per associazioni

Qui è possibile vedere ogni membership che abbiamo inserito nella categoria di fatturazione e l'importo totale.

Selezionando una cliente nella tabella sarà  anche possibile vedere i suoi modelli di fatturazione in giù e affrontare le modifiche necessarie nel caso ci fosse bisogno!

Creare la fattura

Una volta che siamo sicuri che le fatture che vogliamo genare contengano gli articoli corrispondenti e i prezzi giusti possiamo passare a generare le fatture 

premendo sul tasto: 

nel caso si trattasse di tante fatture il programma potrebbe metterci un pò di tempo e vediamo in alto la rotella che gira che significa che un processo è in corso

una volta finito il processo ci apparirà la seguente finestra in alto a destra:

in questo caso possiamo vedere che sono stati generati 8 fatture e non c'è stato nessun errore e nella scheda fatture generate vedremo tutte le fatture generate attraverso questo processo:

A questo punto è necessario creare le fatture assegnandoli un modello presente nel sistema.
Premere sul tasto creare fatture nella sottoscheda fatture generate.

Se il modello esistente non soddisfa le vostre esigenze Nexxchange offre un servizio a pagamento di creazione di modelli. Nella menù Golf Club verrà mostrato come modificare un modello.

Qui è possibile inserire un testo da aggiungere al modello nel caso si volesse e generare un anteprima.
Se l'anteprima soddisfa le vostre esigenze e solo allora premere il tasto creare fatture!

Invio delle fatture

È possibile inviare le fatture attraverso email o per lettera. 

• Per email

Se si decide di inviare le fatture per email il programma controllerà prima se tutti i clienti che devono ricevere le fatture hanno un email nei loro dati e solo in questo caso genererà le fatture da inviare.

In alto è possibile vedere quanti clienti non hanno un email. È possibile inserire un template nel caso ne aveste uno o è possibile scrivere direttamente l'email a cui verrà allegata la fattura.

Una volta terminato premendo su invia verrà spedito a tutti i clienti la stessa email con la loro fattura in allegato. Per scrivere dati personali degli utenti in tutte le fatture in modo diverso è sufficiente inserire un placeholder. 

• Per lettera

Premere su lettera, scegliere il modello desiderato. 

E premere su stampa. 

Verrà avviato un processo. Premere su 

e successivamente su:

Verrà scaricato un PDF con tutte le fatture che potrà essere stampato!

Nessun modello presente?

Se non è presente nessun modello bisogna crearne uno e in questo caso vi preghiamo di contattare Nexxchange.

Placeholder - Descrizione degli elementi personalizzabili

La seguente tabella fornisce una descrizione degli elementi personalizzabili per poterne sfruttare al meglio le potenzialità.