Il database nominativi ha lo scopo di aiutare il Golf Club nella gestione dei clienti, nella corretta visualizzazione di quest'ultimi nel calendario tee time e molto altro.
Il trattamento dei dati deve essere fatto nel rispetto dei clienti, anche per questo motivo l'utilizzo della Golf Suite è possibile solo da utenti autorizzati e in possesso delle credenziali di accesso.
I profili utente hanno diversi livelli di accesso alle informazioni per impedire l'accesso non autorizzato ad alcune funzioni (per esempio dedicate all'amministrazione).
Gestione clienti
In occasione del primo accesso ti invitiamo a leggere le Informazioni generali.
Nuovo utilizzatore
Per richiedere un nuovo utente è necessario inviare una email a: support@nexxchange.com
Ricerca veloce
Per la ricerca di un cliente è possibile utilizzare la ricerca rapida (con nome, cognome, numero tessera federale) digitando i dati nel campo vuoto.
Una volta digitate le prime lettere, compariranno i risultati che corrispondono alla ricerca. In aggiunta al nominativo sono disponibili anche alcune informazioni che vengono visualizzate con un simbolo:
Legenda:
Questo cliente è associato ad una federazione estera.
Questo cliente è associato alla federazione italiana golf e ha un numero di tessera.
Questo cliente è socio presso il tuo golf club.
Stampa pagina con le informazioni del cliente.
Elimina il cliente selezionato.
Non appena un cliente viene selezionato, il nome comparirà in grassetto e sarà possibile visualizzare nella tabella sottostante le informazioni salvate nella Golf Suite.
Tabella di ricerca (Grid)
In alternativa alla ricerca rapida è disponibile anche una tabella di ricerca, dove può essere visualizzato più di un giocatore.
la ricerca rapida viene sempre visualizzata come impostazione predefinita. Tuttavia, se si desidera utilizzare la tabella di ricerca, è sufficiente premere "Mostra tabella di ricerca".
La tabella di ricerca è un grande aiuto quando è necessario selezionare diversi clienti ed inviare per esempio una email.
Tutte le informazioni su come impostare i filtri clienti sono disponibili in: Informazioni generali#Impostazionedeifiltri
Legenda:
Stampa la tabella degli handicap di tutti i giocatori selezionati nella tabella.
Apre una finestra per la digitazione e l'invio di SMS o email ai giocatori selezionati nella tabella.
Apre una finestra per la digitazione e la stampa di una lettera ai giocatori selezionati nella tabella.
Mostra che esiste una lista di filtri già salvati a sistema.
Apre le opzioni disponibili nel filtro clienti.
In recupera troverai la lista dei clienti eliminati e avrai in ogni momento la possibilità di ripristinarli nel database nominativi.
Da ricerca veloce a tabella di ricerca
In alternativa all'utilizzo della freccia per chiudere la tabella di ricerca è possibile anche cliccare sulla dicitura "tabella di ricerca" in alto a sinistra.
Ricerca dei un giocatore con doppio nome / cognome
Per esempio De Rossi Mario deve essere inserito a sistema come De Rossi, Mario.
La virgola permette di riconoscere in questo caso qual`è il nome e quale il cognome.
Quindi:
Ricerca errata
De Rossi
Questo inserimento viene interpretato:
De → Cognome
Rossi → Nome
Ricerca corretta
De Rossi, Mario
De Ro, Mario (il nome non deve essere inserito per intero - se la ricerca corrisponde ad un solo nominativo questo sarà selezionato automaticamente)
Aggiunta di ´un nuovo cliente
Per aggiungere un nuovo cliente premere in alto a destra:
Successivamente apparirà un piccolo menù dove é possibile scegliere tra cliente giornaliero, socio o cliente aziendale.
Selezionando cliente giornaliero vi é la possibilità di cercarlo direttamente nei nominativi presenti nei database FIG.
Se invece si vuole aggiungere un cliente manualmente premere semplicemente il tasto indicato nella figura sottostante
Nella schermata successiva sarà possibile completare il form e premere su crea ospite
Aggiunta di un Socio:
Cliccando su socio comparirà la seguente finestra dove anche sarà possibile scegliere di caricare il socio direttamente dal database della FIG o di inserirlo manualmente. Per la ricerca di un nominativo é sufficiente inserire le prime
tre lettere del nome e le prime tre del cognome.
Dovranno essere inseriti per primo i dati anagrafici. Di seguito verrà riportato un esempio:
I campi dove c'è il punto esclamativo sono campi che devono ancora essere completati. I campi con sfondo colorato e non bianco sono invece i campi obbligatori.
In seguito le informazioni di contatto. Importante non tralasciare il numero di telefono e l´email per le comunicazioni con il cliente e l´invio delle fatture.
successivamente i dati postali:
infine le informazioni sulla membership
In Handicap è possibile selezionare anche lo stato, per esempio GA, NC, SH o PRO
Crea modello di fatturazione
Il modello di fatturazione sarà utilizzato solo nel caso in cui le fatture per la quota associativa debbano essere generate ad inizio anno prima di essere pagate. Se questa funzione non è necessaria sarà necessario togliere la spunta in "Crea modello di fatturazione".
una volta inseriti tutti i campi si potrà salvare il nuovo cliente che sarà disponibile nel vostro database.
Salva socio in FIG
I socio devono essere anche salvati nel sito della federazione. È anche possibile scaricare i dati in FIG e poi scaricare i dati in FIG → scarico soci e stranieri
Crea azienda / agente
Per l'inserimento di una azienda o agente vedi Clienti aziendali e agente
Da cliente giornaliero a socio
Percorso: Database nominativi → Apri → seleziona il cliente giornaliero → dati sportivi → associazione → associa al circolo
| Denominazione | Spiegazione | Note |
|---|---|---|
| Nr. Tessera | Numero tessera federale | |
| Data di rilascio | Data di inizio dell'associazione | Viene assegnata automaticamente alla data dell'inserimento ma può essere modificata. |
Data scadenza | Data in cui l'associazione al golf club deve scadere | Indica questa data solo se è prevista una scadenza |
| Tipo di socio | Viene indicato il tipo di associazione a cui il socio ha aderito | |
| Sotto-categoria | Questa è la categoria che definisce il colore del giocatore nel calendario tee time | |
| Fatturazione | Lasciare attivo il modello di fatturazione solo se necessario |
Modifica l'associazione
Dal menù dati sportivi selezionare associazione e premere sul pulsante indicato dalla freccia nell'immagine sottostante
Durante la modifica l'impostazione predefinita assegnerà al socio il nuovo modello di fattura automaticamente!
Disdire associazione
Percorso: Database nominativi → apri → seleziona cliente → Golf → Associazione
Con questa schermata è possibile modificare o disdire un'associazione già esistente.
È possibile inserire la data di scadenza dell'iscrizione o lasciare vuoto il campo. In questo secondo caso l'associazione viene cancellata con la data odierna.
Se il modello di fatturazione non viene utilizzato, togli la spunta al box "Cambia modello di fatturazione".
Anche la data di rilascio può essere modificata in qualsiasi momento:
Elimina i dati di un cliente
È possibile eliminare i dati di un cliente dalla ricerca rapida, una volta selezionato il cliente desiderato:
Oppure nella tabella di ricerca:
Uno dei seguenti errori potrebbe comparire al momento della cancellazione:
È necessario quindi, disdire l'associazione e/o eliminare il modello di fatturazione. 
Oppure eliminare il modello di fatturazione:
Sottocategoria cliente
Per semplificare la visualizzazione di alcune categorie di soci/clienti è stata creata la sottocategoria cliente.
Se la sotto categoria non è specificata sarà utilizzata in automatico quella indicata nelle impostazioni generali in Golf Club → il mio circolo:
Colore prenotazioni teetime
Il colore indicato nella sottocategoria(nella tabella sottostante blu e verde) sarà il colore che apparirà accanto alle prenotazioni nel calendario teetime.
Qui è anche possibile inserire nuove sotto categorie in Golf Club → il mio circolo → classificazione clienti → categorie cliente:
È possibile creare diverse tipologie di clienti e per ogni tipologia le sotto categorie necessarie (con il simbolo "+" a fondo tabella), assegnando ad ognuna un colore.
Una volta modificata sotto categoria ai nominativi desiderati, le prenotazioni saranno contraddistinte dal colore assegnato. Nel caso sottostante un cliente giornaliero in rosso e un socio ordinario in blu(come stabilito nella tabella di sopra)
Se si desidera modificare la sotto categoria di un giocatore, il colore nel calendario teetime sarà aggiornato automaticamente.
Inserimento clienti con lo stesso nome
Se si cerca di inserire un nome già presente nel database verrà mostrato un messaggio di errore. In questo caso basterà inserire un altra data di nascita per portare a termine l'operazione.
Funzione Merge
A differenza dell'elimina duplicati (per duplicati per più di 2 volte), la funzione Merge è utile nel caso in cui un nome sia duplicato una sola volta.
Questa funzione viene visualizzata ogni volta che un nome e cognome è presente più volte a sistema:
Cliccando il pulsante Merge comparirà il seguente messaggio:
I dati cliente saranno uniti in un solo profilo.
Potrebbe comparire il seguente messaggio di errore:
Oppure il giocatore ha ancora un'associazione attiva.
In questo caso sarà necessario disdire l'associazione e/o eventualmente eliminare il modello di fatturazione.
Elimina il modello di fatturazione:
Ripristina un cliente già eliminato: Recupera
Questa funzione permette di ripristinare clienti eliminati in passato.
Questi vengono nuovamente ripristinati nel database, con tutti i dati che il profilo conteneva (per esempio: tipologia di associazione, fatture inviate, recapito, numero di telefono, indirizzo E-Mail, ...).
Per ripristinare un nominativo eliminato in precedenza premere sul pulsante in alto a destra:
EU-DSGVO - EU-protezione dati personali
Dal 25.05.2018 esiste la legge per la protezione dei dati personali.
Anche voi come Golfclub siete obbligati a comunicare ai vostri clienti le informazioni riguardanti i dati salvati.
Per aiutarvi in questo processo abbiamo preparato una lettera/ email con la quale potete informare i vostri clienti sui dati che vengono salvati dal software.
Questo file può aiutarvi da modello. Qui di seguito una piccola introduzione:
Dove trovo questo modello?
Nel menu Clubs - Modelli - elenco modelli cercate il seguente:
"Informazioni EU-DSGVO "
Come posso modificare questo modello?
Qui di seguito vengono illustrati i vari passaggi:
Come trasformo il modello in una lettera o un email?
Tornare nel menù relativo ai clienti. Ricercate attraverso i vari filtri i clienti a cui inviare la lettera e premere in alto a destra su lettera nel caso si volesse stampare una lettera o email nel caso si volesse inviare ai clienti l'email.
Per inviare invece un email con il modello premere sul tasto email e si aprirà la seguente finestra:
selezionare nella voce template quello relativo ai dati dei clienti e premere inserisci. modificare se necessario e infine premere invio in basso a destra.
modello email e modello lettera
Il modello delle email non è lo stesso del modello delle lettere quindi bisognerà modificare entrambi nel menù Golf club- modelli.
Database nominativi
È necessario distinguere la differenza tra Ricerca rapida e Tabella di ricerca.
Ricerca rapida: è la variante più veloce per ricercare un giocatore e permette una visualizzazione ottimale anche su piccoli schermi.
Tabella di ricerca: é la ricerca ideale quando questa coinvolge più nominativi, per esempio si vuole inviare una mail a più clienti. Possono essere fatte ricerche anche utilizzano i campi disponibili.
Dati anagrafici
Qui è possibile consultare e modificare i dati dei clienti, inoltre è possibile vedere quale sottocategoria è stata loro assegnata.
- Il pulsante "Aggiorna modifiche" viene visualizzato quando un dato viene modificato. Alcune modifiche sono possibili solo quando i dati non sono più utilizzati come di default, per esempio l'indirizzo E-mail deve essere eliminato dall'elenco di invio e poi può essere eliminato.
Informazioni di contatto
L'indirizzo E-mail così come per esempio il numero di telefono vengono utilizzati solo quando vengono definiti come informazione di contatto standard e quindi evidenziato simbolo è evidenziato in blu.
Il simbolo sarà così quando l'informazione corrispondete viene utilizzata dal sistema come standard
, così quando non è utilizzata 
.
Codice di avviamento postale
Se vuole inserire un indirizzo di cui non conosce il codice di avviamento postale (perchè per esempio il giocatore è straniero), è possibile scrivere sconosciuto.
Associazione
Qui è possibile modificare la tipologia di socio e la data di rilascio, lo stato attuale e c'è anche la possibilità di disdire la membership.
Dati sportivi
Qui vengono indicati il club di appartenenza, l'handicap ed è possibile inserire altre informazioni come aggiungere altri tesseramenti.
In questa scheda è possibile vedere il circolo di appartenenza e l''handicap del giocatore.
Riferimenti
Qui ci sono gli aggiornamenti dell' handicap del cliente
Dati FIG
Qui è possibile scaricare i dati del cliente presenti nei database FIG
Una volta effettuata la sincronizazzione con la FIG è possibile vedere qui un resoconto dei Dati presenti nel portale FIG!
Associazione
Qui è possibile attivare o disattivare il caricamento sul server della federazione come inoltre disdire o aggiungere un associazione.
Nel caso il cliente avesse già un associazione e si vuole disdire si premi sul tasto disdire associazione:
In questa scheda è possibile scegliere la data di scadenza dell'iscrizione e mantenendo il segno di spunta è possibile eliminare il modello di fatturazione esistente.
Nel caso il cliente non avesse ancora un associazione:
Premendo sul tasto associa circolo sarà possibile attivare la sua associazione!
In questa scheda è possibile scegliere la data di rilascio e il tipo di associazione.
Inoltre lasciando il segno di spunta è possibile creare un modello di fatturazione, segnare il corrente anno come pagato o creare direttamente un ticket per la cassa!
E' inoltre necessario inserire un metodo di pagamento!
Extra info - Memo
Qui è possibile inserire notizie sul cliente e modificarle.
Quando si crea un nuovo Memo, è possibile anche limitarne l'ambito:
- nella ricerca dei clienti
- prenotazione TeeTime
- iscrizione al torneo
Queste Notizie possono essere elencate con il filtro "Filtro Cliente uguale Kunden mit Memo".
Servizi aggiuntivi
Qui è possibile aggiungere o vedere i servizi a noleggio. Per esempio un cliente che affitta un armadietto per l'interno anno. Questo punto sarà descritto dettagliatamente nel menu articoli.
Storico ordini
Qui è possibile vedere lo storico delle prenotazioni del cliente
Estratto conto
Qui è possibile vedere tutte le fatture relative al cliente.
Modello fatturazione
Qui vengono mostrati i vari modelli di fatturazione riguardanti il cliente. Questi modelli verranno spiegati meglio nel capitolo riguardante le fatture: Gestione incassi
Certificato Azionario
Tag cliente
Appartenenza Gruppi
Qui puoi vedere se questo cliente e stato assegnato a un gruppo.
Accordo agente
Un accordo con un agente inizia con la richiesta da parte di un azienda (Hotel, ufficio viaggi) a voi attraverso il portale di Nexxchange. In primis c'è bisogno della firma del contratto di Nexxchange e il ritorno del contratto.
Primo passo - Richiesta da parte dell'agente (Hotel) sul portale Nexxchange Portal: http://nexxchange.com/signup/agent
Vertrag zur Agentenvereinbarung
sotto il seguente link è possibile visualizzare il contratto:
Dopo la consegna del contratto verrà creato un nuovo "cliente", che vi ha dato il suo interesse.
Inoltre vi verrà consegnato un messaggio nella Golfsuite che potrete trovare cliccando su 
Dopo che l'agente ha proposto il suo interesse ad una collaborazione potete creare un accordo e inviare una risposta
Per prima cosa stabilite le vostre condizioni:
Nominativi→ ricerca dell'azienda → sotto menu accordo agente
| Feldbezeichnung | Bedeutung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Rechnung erfolgt am | il giorno in cui sarà creata la fattura | |
Zahlungsperiode | In base alla propria scelta verranno stabilite le condizioni riguardanti ogni quanto verranno effettuati i pagamenti | La generazione della fattura verrà effettuata secondo le vostre scelte. Se si sceglie un giorno verrà creata ogni giorno una nuova fattura |
| Automatische Sammelnrechnung | Se selezionato la fattura collettiva verrà creata automaticamente | |
| Keine sofortige Rechunungsstellung | Le fatture non verranno generate immediatamente. Ad esempio se l'azienda prenota una partita, la fattura verrà generata solo quando arriva l'ora della prenotazione. | |
| Kreditlimit | Il limite massimo che è disponibile per l'agente. | |
| Rechunungslegungsgrenze | Quando viene superato questo importo sarà generata la fattura | |
| Vorgemergtezahulungsart | Il modo di pagamento | |
| Fälligkeitstage | Giorno in cui l'agente dovrà saldare l'importo | |
| Vermittler fungiert als Truehänder | Se scelto la fattura verrà generata attraverso l'agente con il nome del venditore altrimenti direttamente dal venditore |
Chi è interessato vedrà in seguito le vostre condizioni:
Cronologia delle modifiche del cliente
Se ci sono stati cambiamenti nei dati del cliente è possibile vederlo in questa scheda:
Storico comunicazioni
Qui è possibile vedere tutte le comunicazioni che ci sono state con il cliente. Inooltre è possibile vedere se la comunicazione è andata a buon fine o no.
E' possibile vedere questo nella colonna 'fallito'. Se c'è il segno di spunta significa che l'email o l'sms non sono stati inviati al cliente.
Documentazione cliente
In questa scheda è possibile vedere tutti i documenti che sono stati caricati riguardo al cliente. Questo menù è disponibile nel caso avete richiesto il servizio DEP che permette di aver spazio disponibile per salvare i documenti dei clienti e le loro foto.
Access Security Protocol
Documentazione cliente
Identificazione del cliente
In questa scheda è possibile inserire una carta per il vostro cliente sia essa una carta FIG o una carta del golf club.
Conto cliente
Qui è possibile creare un conto per un cliente che viene usato per le contabilità
una volta aperto il conto risulterà come segue:
Qui è possibile vedere le varie transazioni.
E' possibile pagare con il conto del cliente. Per fare ciò è necessario avere un metodo di pagamento chiamato conto cliente.
Ci sono due modi per ricaricare il conto. Il primo modo è premere sul pulsante verde nella scheda sovrastante:
oppure nella cassa:
e successivamente:
inserire l'importo che il cliente desidera ricaricare e premere su creare ticket POS. In questo modo l'importo sarà ricaricato nel conto del cliente.
Statistica cliente
Conto personali
Questa è un numero che viene assegnato automaticamente dal programma nel caso si utilizasse la nostra funzionalità di contabilità: BMD o DATEV
Conto corrente
Qui si può inserire il conto corrente del cliente. Le coordinate bancarie sono necessarie nel caso si vogliono incassare le quote sociali attraverso delle transazioni SEPA
I campi dove c'è il punto esclamativo sono campi che devono ancora essere completati.