Una volta generato il calendario, è possibile inserire le prenotazioni.
Occorre solamente posizionare il mouse sull'orario di partenza desiderato.

La visualizzazione desiderata può essere modificata attraverso le viste

mensile
settimanale
a 3 giorni
e giornaliera

Prenotazione

Per eseguire una prenotazione, è necessario inserire un giocatore. Se si prenotano quindi più giocatori e si desidera in seguito eliminare il primo, bisognerà spostare uno degli altri giocatori nel primo campo.

L'agente può essere modificato fin quando non verrà creata una fattura per questa prenotazione.
Scegliendo un agente verranno automaticamente prese in considerazione anche le regole di prenotazione.

Inserendo una prenotazione viene generata in background una ricevuta da saldare (che può essere visualizzata nel Database dei nominativi (selezionare un cliente) → Storico Ordini).

Qualora sia stato impostato, è possibile inviare il pagamento del Greenfee direttamente alla cassa

È possibile modificare da questa schermata anche i dati della ricevuta (per maggiori informazioni vedere Funzioni aggiuntive - Fatturazione).

In caso si voglia scegliere una prenotazione collegata, questa sarà vincolata alla prossima partenza disponibile (secondo le impostazioni e la durata del gioco che sono state configurate, per approfondimenti vedere Tee Time collegato - impostazione dell'orario).

Raggruppamento dei Greenfee

È possibile visualizzare la scelta dei Greenfee per gruppi (es. "9 buche" oppure "Greenfee 18 buche Feriale"). Per avere questa visualizzazione tutti gli articoli devono essere stati configurati con la stessa "categoria articolo" e devono essere stati raggruppati nel "tipo articolo" come Greenfee. (Database articoli, crea articolo, tipo di articolo).

Se si desidera selezionare un'altro articolo, ad esempio nel caso di un errore di battitura o di una tariffa speciale, sceglierlo come illustrato nello Screenshot sottostante

Ricerca giocatore

Se il giocatore è stato già registrato una volta, i suoi dati saranno automaticamente salvati nel sistema. Non sarà necessario inserirli di nuovo.
Se per il giocatore non viene trovato nessun dato nella banca dati del circolo, è possibile effettuare una ricerca all'interno della banca dati della federazione. Qualora non venissero trovati dei risultati neanche all'interno della banca dati della federazione, è possibile comunque inserire manualmente il giocatore, cliccando sull'icona dell'omino e inserendone i dati anagrafici. (vedi screenshot)

In un giocatore dovessero già essere inseriti nella Suite (nome e cognome corrispondenti), il sistema ci segnalerà di utilizzare i dati già presenti.
In caso di effettiva omonimia, per poter procedere con la registrazione di un nuovo giocatore sarà necessario inserire la data di nascita.

Funzioni aggiuntive

Fatturazione

Durante il processo di prenotazione teetime sarà possibile (non obbligatorio) selezionare come dovrà essere emessa la fattura.

Noleggio

In questa schermata si potranno inoltre selezionare gli articoli a noleggio per il greenfee.

Ad esempio: un giocatore ha prenotato un TeeTime da 18 buche alle 12:00 (la durata di gioco è stata impostata per 4h40min). L'articolo da noleggio selezionato sarà quindi nuovamente disponibile solo dalle 16:40.

Gli articoli a noleggio vengono visualizzati nella schermata di prenotazione solo se sono disponibili. Per cancellare un articolo a noleggio da una prenotazione, bisognerà aprire sempre la schermata di prenotazione e cliccare sul meno "-".

Communicazione

In questa finestra sarà possibile inviare una e-mail oppure un SMS. Inoltre è possibile inviare una comunicazione anche agli hotel partner o agli agenti con cui collaborate.

Come si può notare nello screenshot sottostante, nella finestra di comunicazione viene visualizzato se per il cliente è stato salvato un numero di telefono o un indirizzo e-mail come mezzo di comunicazione principale (nella Golfsuite è possibile salvare indirizzi mail o numeri di telefono, fleggandoli come "canali di comunicazione non principali", ad esempio nel caso un giocatore non desideri ricevere Mail o SMS (in questo caso non è stato inserito né un numero di cellulare né un indirizzo e-mail).

Le informazioni del testo di prenotazione sono suddivise in 2 righe: da un lato il testo per l'invio di un orario di partenza e dall'altro lo spazio riservato al testo per la cancellazione di un orario. In base al mezzo di comunicazione che si desidera utilizzare, sarà possibile scegliere il testo della mail o dell' SMS.

È possibile personalizzare il testo del messaggio sia per le mail che per gli SMS

Spostare una prenotazione

Per spostare una prenotazione, selezionare la prenotazione esistente e cliccare sull'icona

In fondo al calendario Tee Time vi sarà confermato che il Flight è stato copiato ed aggiunto agli appunti. A questo punto, cliccando sulla freccia, la prenotazione può essere spostata o copiata.

Si raccomanda di tenere presente che non è possibile spostare un orario di partenza che è stato già pagato. Con il pagamento della partenza viene confermato che il giocatore inizierà a giocare a quell'orario.

Cancellare una prenotazione

Per cancellare una prenotazione bisogna selezionare l'orario di partenza prenotato e scegliere "Annulla Teetime". Si prega di considerare che, se presenti più giocatori da cancellare, sarà necessario spuntare la casella "cancella anche tutti gli altri tee-time dello stesso flight?". È altresì possibile comunicare la cancellazione al giocatore interessato tramite SMS o mail.

Ricerca prenotazioni

Dal calendario Tee Time, se inserisci il nome del giocatore che stai cercando nel campo di ricerca (in alto a destra), il nome verrà immediatamente evidenziato a colori in quel giorno.

Cliccando sulla lente d' ingrandimento si apre la vista tabellare delle prenotazioni.

Sarà così possibile effettuare una ricerca nelle prenotazioni secondo vari criteri con l'aiuto dei filtri. Questa funzione è altresì utile per vedere quanto frequentemente sono stati giocati green fee, da chi, quando sono stati prenotati ed eventualmente cancellati. Inoltre è possibile vedere chi ha eseguito la prenotazione, se il giocatore stesso tramite il portale o la segreteria (e che utente nello specifico), se la prenotazione è stata cancellata, quando e da chi.

Dopo aver selezionato i criteri desiderati, sarà possibile salvare il modello del filtro impostato cliccando su

in modo da averlo sempre a portata di mano.

Vicino ad ogni campo sono i cosiddetti operatori, la cui funzione è spiegata dettagliatamente in Informazioni Generali / Tabelle (Grid)

Tutti i giocatori elencati o ordinati nella tabella possono ricevere un'e-mail da questa visualizzazione.

Ad esempio, puoi raggiungere i giocatori molto rapidamente con un messaggio se devi annullare i Tee Time. Puoi anche scaricare questi dati come

Impostazioni Prenotazioni Teetime

In questa finestra sarà possibile impostare varie funzioni. Le impostazioni definite da questa finestra verranno applicate ad ogni singola prenotazione. (Ad esempio attivando il pagamento tramite POS, per ogni prenotazione si aprirà la finestra per il pagamento tramite POS).

Qui è possibile scegliere:

da che ora a che ora visualizzare il tee time una volta entrati
quale percorso è quello mostrato per prima.
ogni quanti minuti si deve aggiornare
E quanti minuti devono essere mostrati nell'asse y.

Qualora questo punto non venisse spuntato, verrà scelto come giocatore sempre quello che è presente nella banca dati. Se quindi volete aggiungere un ospite giornaliero che non è ancora presente nella GolfSuite, dovrete aggiungerlo tramite la ricerca nella banca dati della federazione.

Abbiamo anche la possibilità di stampare le date sul calendario tee time

Prenotazione in blocco

Se nelle impostazioni di visualizzazione dell'ora di inizio è attivato
"Consenti di selezionare un grosso numero di greenfee da prenotare contemporaneamente",
è possibile selezionare più orari di inizio in un unico passaggio.

Per fare ciò, nel calendario Tee Time, tieni premuto il tasto sinistro del mouse e trascina sugli orari di inizio desiderati.

Gli orari prenotati vengono visualizzati anche nel carrello.

Bloccare la prenotazione del tee-time

La prenotazione del blocco serve a rendere una parte del calendario Tee Time non prenotabile.
Per esempio, per un torneo.

Quando lo si utilizza per la prima volta, è necessario creare i colori di blocco teetime, quindi le prenotazioni dei blocchi possono essere visivamente distinti.

Colori Blocco Teetime

Con il tasto + possiamo creare un colore del blocco

Scegli una descrizione e un colore e poi salvarli.

Creare una prenotazione di blocco

Fare clic sull'ora di inizio desiderata (nella parte bianca del calendario a destra!) e trascinare con il tasto del mouse premuto, fino a raggiungere l'ora desiderata

Così si aprirà la finestra di prenotazione per le prenotazioni di blocco.

Determina data, ora, posto, colore del blocco, tee time prenotati e scegli se il blocco deve essere visualizzato solo online.

Articoli a noleggio nelle prenotazioni di blocco

Dopo aver creato un blocco, puoi anche aggiungere articoli noleggiati alla prenotazione facendo clic su "Noleggio".

Per “bloccare” un noleggio è necessario specificare un cliente. Questa funzione permette di avere una panoramica degli oggetti a noleggio che sono stati assegnati o sono liberi.

Modalità di pagamento al POS

È possibile creare un unico conto per vari giocatori, a prescindere se questi siano tutti nella stessa prenotazione o nello stesso flight. Il pagamento al POS può avvenire quindi per tutti insieme oppure facendo dei conti separati.

Tipologia A (pagamento singolo a conti separati)

Trascinando il mouse sul giocatore selezionato, sarà possibile cliccare sul simbolo a destra del POS (vedi screenshot) per poter pagare il singolo tee time attraverso il POS. Così facendo, verrà emesso un ticket solo per il giocatore selezionato.

Infine bisognerà scegliere in quale cassa verrà pagato il ticket:

Gli articoli che vengono mandati in cassa, devono rispecchiare la configurazione del gruppo POS (es. se per i Greenfee è stato configurato il venditore A, provando a inviare l'articolo Greenfee al POS dove ha accesso solo il venditore B riceverete una segnalazione di errore).

Tipologia B (pagamento dell'intera prenotazione in un conto unico)

Se si vuole incassare una prenotazione di gruppo (tutti i giocatori appartengono alla stessa prenotazione, da non confondere con tutti i giocatori appartengono allo stesso flight), bisognerà selezionare uno dei giocatori appartenenti alla prenotazione e cliccare sull'icona

per iniziare il pagamento. In seguito dovrà scegliere di nuovo la cassa presso la quale portare a termine la transazione.

Tipologia C (conto unico di vari giocatori o di varie prenotazioni)

Apple: cliccare su "cmd + nome del giocatore" per selezionare le varie prenotazioni. Con la stessa combinazione di tasti è possibile selezionare anche vari giocatori che non sono collegati tra loro (vedi screenshot qui sotto).
Windows: "ctrl + nome del giocatore" per selezionare le varie prenotazioni. Con la stessa combinazione di tasti è possibile selezionare anche vari giocatori che non sono collegati tra loro (vedi screenshot qui sotto).

Tutti i giocatori che sono stati selezionati nello screenshot come esempio, sono stati evidenziati in arancione. Resterebbe a questo punto solo da decidere quale di questi giocatori sarà colui che salderà il conto. Una volta individuato chi è che pagherà l'intero importo, basta passare con il mouse sul suo nome e selezionare l'icona

Così facendo, per questo giocatore verrà creato un ticket in cassa che comprende gli importi da pagare di tutti i giocatori selezionati.