Il Menu
In occasione del primo accesso ti invitiamo a leggere le Informazioni generali.
Nuovo utilizzatore
Per richiedere un nuovo utente è necessario inviare una email a: support@nexxchange.com
Ricerca rapida
Per la ricerca di un cliente è possibile utilizzare la Ricerca rapida (con nome, cognome, numero tessera federale) digitando i dati nel campo vuoto.
Una volta digitate le prime lettere, compariranno i risultati che corrispondono alla ricerca. In aggiunta al nominativo sono disponibili anche alcune informazioni che vengono visualizzate con un simbolo:
I simboli
Questo cliente non è associato ad una federazione.
Questo cliente è associato ad una federazione estera.
Questo cliente è associato alla federazione italiana golf e ha un numero di tessera.
Stato fiscale
Condizioni mediche
Questo cliente è socio presso il tuo golf club.
Questo cliente non è socio presso il tuo golf club.
Stampa pagina con le informazioni del cliente.
Invia E-Mail
Elimina il cliente selezionato.
Non appena un cliente viene selezionato, il nome comparirà in grassetto e sarà possibile visualizzare nella tabella sottostante le informazioni salvate nella Golf Suite.
Tabella di ricerca
In alternativa alla Ricerca rapida è disponibile anche una Tabella di ricerca, dove può essere visualizzato più di un giocatore.
La ricerca rapida viene sempre visualizzata come impostazione predefinita. Tuttavia, se si desidera utilizzare la tabella di ricerca, è sufficiente premere "Mostra tabella di ricerca".
La tabella di ricerca è un grande aiuto quando è necessario selezionare diversi clienti ed inviare per esempio una email.
Da ricerca veloce a tabella di ricerca
Passare dalla vista tabella alla vista rapida (ricerca rapida).
In alternativa all'utilizzo della freccia per chiudere la tabella di ricerca è possibile anche cliccare sulla dicitura "tabella di ricerca" in alto a sinistra.
Premendo su questo pulsante
viene visualizzata la lista dei filtri che hai salvato.
Apre le opzioni disponibili nel filtro clienti.
Dialogo Filtro
Tutte le informazioni su come impostare i filtri clienti sono disponibili in:
Funzioni importanti:
Stampa la tabella degli handicap di tutti i giocatori selezionati nella tabella.
Apre una finestra per la digitazione e l'invio di SMS o email ai giocatori selezionati nella tabella.
La possibilità di modificare i dati per più utenti contemporaneamente. Le funzioni in blocco permettono di assegnare a più clienti diverse cose come dei Tag o degli articoli da inserire in fattura.
Il primo passaggio da fare in questo caso è come al solito eseguire un filtro in modo da selezionare le persone a cui si vogliono assegnare i Tag o gli Articoli.
Assegnazione dell'articolo
Puoi assegnare articoli aggiuntivi ai modelli di fatturazione dei clienti selezionati.
Assegnazione sottocategoria
Aggiungi una sottocategoria ai clienti selezionati. Ad esempio, aggiungi la categoria “Ospite” a un membro precedente.
Assegnazione Tag Cliente
Aggiungi un tag ai clienti selezionati. Ad esempio, aggiungi un tag per filtrare ogni cliente con un modello di fatturazione periodica nel 2022.
Rimuovi il tag cliente
Rimuovi un tag dai tuoi clienti selezionati.
Assegna l'accesso a un oggetto di sicurezza
Concedi alla tua selezione l'accesso a uno dei tuoi oggetti di sicurezza IoT. Ad esempio, concedi a tutti i tuoi dipendenti l'accesso al capannone di stoccaggio.
Rimuovere l'accesso a un oggetto di sicurezza
Rimuovere il diritto di accedere a un oggetto di sicurezza IoT.
Assegnazione dell'articolo Qui è possibile assegnare un articolo al modello di fatturazione di più clienti allo stesso tempo |  | Articolo: Articolo da assegnare Business Unit: Nel caso si avessero più club nella suite scegliere il proprio Club Quantità: le volte che deve essere assegnato l'articolo Periodo: annuale nel caso venga fatturato annualmente Fino a Data: Fino a quando deve essere fatturato? Data di Scadenza: una data dalla quale non deve essere più fatturato. Categoria di Fatturazione: Importante nel caso si voglia fatturare l'articolo insieme a un Associazione e avere entrambi gli articoli nella stessa fattura |
Assegnazione Sotto Categoria |  | Qui è possibile assegnare una sotto categoria a più clienti contemporaneamente. E' possibile anche sovrascrivere la categoria nel caso i clienti ne avessero già una. |
Assegnazione Tag / Rimuovi Tag |  | Qui è possibile assegnare un Tag cliente a più persone allo stesso tempo. Ricordo che i Tag sono uno strumento molto utile per filtrare o assegnare regole di prenotazioni speciali ad alcune categorie di clienti. Con loro è possibile vendere blocchi di greenfee e il sistema li può contare in automatico. |
Assegna l'accesso all'oggetto di sicurezza / Rimuovere l'accesso all’oggetto did sicurezza |  | Nel caso il vostro club fosse dotato di controlli d'accesso |
Apre una finestra per la digitazione e la stampa di una lettera ai giocatori selezionati nella tabella.
Recupera: Ripristina un cliente già eliminato
Questa funzione permette di ripristinare clienti eliminati in passato.
Questi vengono nuovamente ripristinati nel database, con tutti i dati che il profilo conteneva (per esempio: tipologia di associazione, fatture inviate, recapito, numero di telefono, indirizzo E-Mail, ...).
Per ripristinare un nominativo eliminato in precedenza premere sul pulsante in alto a destra:
Creare un nuovo cliente
Per aggiungere un nuovo cliente premere in alto a destra:
Successivamente apparirà un piccolo menù dove é possibile scegliere tra cliente giornaliero, socio o cliente aziendale.
Selezionando cliente giornaliero vi é la possibilità di cercarlo direttamente nei nominativi presenti nei database FIG.
Se invece si vuole aggiungere un cliente manualmente premere semplicemente il tasto indicato nella figura sottostante
Nella schermata successiva sarà possibile completare il form e premere su crea ospite
Aggiunta di un Socio
Cliccando su socio comparirà la seguente finestra dove anche sarà possibile scegliere di caricare il socio direttamente dal database della FIG o di inserirlo manualmente. Per la ricerca di un nominativo é sufficiente inserire le prime
tre lettere del nome e le prime tre del cognome.
Dovranno essere inseriti per primo i dati anagrafici. Di seguito verrà riportato un esempio:
I campi dove c'è il punto esclamativo sono campi che devono ancora essere completati. I campi con sfondo colorato e non bianco sono invece i campi obbligatori.
In seguito le informazioni di contatto. Importante non tralasciare il numero di telefono e l´email per le comunicazioni con il cliente e l´invio delle fatture.
successivamente i dati postali:
infine le informazioni sulla membership
In Handicap è possibile selezionare anche lo stato, per esempio GA, NC, SH o PRO
Crea modello di fatturazione
Il modello di fatturazione sarà utilizzato solo nel caso in cui le fatture per la quota associativa debbano essere generate ad inizio anno prima di essere pagate. Se questa funzione non è necessaria sarà necessario togliere la spunta in "Crea modello di fatturazione".
una volta inseriti tutti i campi si potrà salvare il nuovo cliente che sarà disponibile nel vostro database.
Salva socio in FIG
I socio devono essere anche salvati nel sito della federazione. È anche possibile scaricare i dati in FIG e poi scaricare i dati in FIG → scarico soci e stranieri
Crea azienda / agente
Per l'inserimento di una azienda o agente vedi Clienti aziendali e agente
Da cliente giornaliero a socio
Percorso: Database nominativi → Apri → seleziona il cliente giornaliero → dati sportivi → associazione → associa al circolo
Denominazione | Spiegazione | Note |
|---|---|---|
Nr. Tessera | Numero tessera federale | |
Data di rilascio | Data di inizio dell'associazione | Viene assegnata automaticamente alla data dell'inserimento ma può essere modificata. |
Data scadenza | Data in cui l'associazione al golf club deve scadere | Indica questa data solo se è prevista una scadenza |
Tipo di socio | Viene indicato il tipo di associazione a cui il socio ha aderito | |
Sotto-categoria | Questa è la categoria che definisce il colore del giocatore nel calendario tee time | |
Fatturazione | Lasciare attivo il modello di fatturazione solo se necessario |
Modifica l'associazione
Dal menù dati sportivi selezionare associazione e premere sul pulsante indicato dalla freccia nell'immagine sottostante
Durante la modifica l'impostazione predefinita assegnerà al socio il nuovo modello di fattura automaticamente!
Disdire associazione
Percorso: Database nominativi → apri → seleziona cliente → Golf → Associazione
Con questa schermata è possibile modificare o disdire un'associazione già esistente.
È possibile inserire la data di scadenza dell'iscrizione o lasciare vuoto il campo. In questo secondo caso l'associazione viene cancellata con la data odierna.
Se il modello di fatturazione non viene utilizzato, togli la spunta al box "Cambia modello di fatturazione".
Anche la data di rilascio può essere modificata in qualsiasi momento:
Elimina i dati di un cliente
È possibile eliminare i dati di un cliente dalla ricerca rapida, una volta selezionato il cliente desiderato:
Oppure nella tabella di ricerca:
Uno dei seguenti errori potrebbe comparire al momento della cancellazione:
È necessario quindi, disdire l'associazione e/o eliminare il modello di fatturazione.
Oppure eliminare il modello di fatturazione:
Sottocategoria cliente
Per semplificare la visualizzazione di alcune categorie di soci/clienti è stata creata la sottocategoria cliente.
Se la sotto categoria non è specificata sarà utilizzata in automatico quella indicata nelle impostazioni generali in Golf Club → il mio circolo:
Colore prenotazioni Teetime
Il colore indicato nella sottocategoria(nella tabella sottostante blu e verde) sarà il colore che apparirà accanto alle prenotazioni nel calendario teetime.
Qui è anche possibile inserire nuove sotto categorie in Golf Club → il mio circolo → classificazione clienti → categorie cliente:
È possibile creare diverse tipologie di clienti e per ogni tipologia le sotto categorie necessarie (con il simbolo "+" a fondo tabella), assegnando ad ognuna un colore.
Una volta modificata sotto categoria ai nominativi desiderati, le prenotazioni saranno contraddistinte dal colore assegnato. Nel caso sottostante un cliente giornaliero in rosso e un socio ordinario in blu(come stabilito nella tabella di sopra)
Se si desidera modificare la sotto categoria di un giocatore, il colore nel calendario teetime sarà aggiornato automaticamente.
Elimina duplicati
Percorso: Anagrafica → elimina duplicato
Questa funzione permette di eliminare nominativi inseriti a sistema più volte.
Se un cliente è stato inserito per errore più volte a sistema, deve essere unito in un unico profilo per non perdere alcuna informazione.
Premere in alto a destra su:
e completare la tabella sottostante:
Funzione Merge
A differenza dell'elimina duplicati (per duplicati per più di 2 volte), la funzione Merge è utile nel caso in cui un nome sia duplicato una sola volta.
Questa funzione viene visualizzata ogni volta che un nome e cognome è presente più volte a sistema:
Cliccando il pulsante Merge comparirà il seguente messaggio:
I dati cliente saranno uniti in un solo profilo.
Potrebbe comparire il seguente messaggio di errore:
Oppure il giocatore ha ancora un'associazione attiva.
In questo caso sarà necessario disdire l'associazione e/o eventualmente eliminare il modello di fatturazione.
Elimina il modello di fatturazione:
Inserimento clienti con lo stesso nome
Se si cerca di inserire un nome già presente nel database verrà mostrato un messaggio di errore. In questo caso basterà inserire un altra data di nascita per portare a termine l'operazione.
Ricerca dei un giocatore con doppio nome / cognome
Per esempio De Rossi Mario deve essere inserito a sistema come De Rossi, Mario.
La virgola permette di riconoscere in questo caso qual`è il nome e quale il cognome.
Quindi:
Ricerca errata
De Rossi
Questo inserimento viene interpretato:
De → Cognome
Rossi → Nome
Ricerca corretta
De Rossi, Mario
De Ro, Mario (il nome non deve essere inserito per intero - se la ricerca corrisponde ad un solo nominativo questo sarà selezionato automaticamente)
EU-DSGVO - EU-protezione dati personali
Dal 25.05.2018 esiste la legge per la protezione dei dati personali.
Anche voi come Golfclub siete obbligati a comunicare ai vostri clienti le informazioni riguardanti i dati salvati.
Per aiutarvi in questo processo abbiamo preparato una lettera/ email con la quale potete informare i vostri clienti sui dati che vengono salvati dal software.
Questo file può aiutarvi da modello. Qui di seguito una piccola introduzione:
Dove trovo questo modello?
Nel menu Clubs - Modelli - elenco modelli cercate il seguente:
"Informazioni EU-DSGVO "
Come posso modificare questo modello?
Qui di seguito vengono illustrati i vari passaggi
Come trasformo il modello in una lettera o un email?
Tornare nel menù relativo ai clienti. Ricercate attraverso i vari filtri i clienti a cui inviare la lettera e premere in alto a destra su lettera nel caso si volesse stampare una lettera o email nel caso si volesse inviare ai clienti l'email.
Per inviare invece un email con il modello premere sul tasto email e si aprirà la seguente finestra:
selezionare nella voce template quello relativo ai dati dei clienti e premere inserisci. modificare se necessario e infine premere invio in basso a destra.
modello email e modello lettera
Il modello delle email non è lo stesso del modello delle lettere quindi bisognerà modificare entrambi nel menù Golf club- modelli.