Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.

Das Menü

Kundenverwaltung

Sollten Sie die Ansicht zum 1. Mal betrachten, so können Sie sich allg. Information unter Allgemeine Informationen ansehen.

Schnellsuche

Möchten Sie nach einzelnen Datensatz suchen, können Sie die Schnellsuche verwenden. Nachdem Sie den Fokus hineingesetzt haben (in das leere Feld klicken).

Mit dem Beginn Ihrer Eingabe, beginnt Ihnen das System mögliche Ergebnisse vorzuschlagen. Zudem werden spezielle Symbole dargestellt:

Legende:

    Dieser Kunde ist Mitglied des nationalen Golfverbandes 

     Dieser Kunde ist Mitglied Ihres Golfclubs

    Stammblatt des ausgewählten Kunden drucken

   E-Mail an den Kunden senden

    Ausgewählten Kunden löschen

   Gelöschten Datensatz wiederherstellen

Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, wird der Name in fetter Schrift dargestellt und Sie sehen im unteren Bereich des Bildschirms nun die Daten des ausgewählten Kunden. 

Tabellensuche (Grid)

Alternativ zur Schnellsuche gibt es die Tabellensuche, um mehr als nur 1 Spieler anzuzeigen.

Standardgemäß wird Ihnen immer die Schnellsuche angezeigt. Möchten Sie die Ansicht zur Tabellensuche wechseln, klicken Sie auf .

 

Sie sind gerade in der Tabellensuche und möchten zur Schnellsuche, so klicken Sie auf die Bezeichnung "Tabellensuche" somit befinden Sie sich in der Schnellsuche.

Legende

Bezeichnung	Funktion
Pfeile / Lupe	Umschalten zwischen Tabellensuche und Schnellsuche
Tabellensuche / Schnellsuche	Zeigt an, in welcher Ansicht Sie sich gerade befinden
	Hier finden Sie Ihre gespeicherten Filter
	Öffnet das Dialogfenster für die Filterfunktion
	Öffnet das Dialogfenster, nach welchen Kriterien die Liste gedruckt werden. Geschlecht, Sortierung nach Name oder Handicap. Mit Hochstelltaste gedrückt halten und Mausklick können mehrere Mitgliedstypen ausgewählt werden.
	Öffnet das Dialogfenster um Mails an alle Datensätze, die in der darunter angezeigten Tabelle gefiltert wurden, zu senden. → Anleitung Mail senden
/	Für diese Funktion brauchen Sie das Zusatzpaket für SMS Versand.  Öffnet das Dialogfenster um SMS an alle Datensätze, die in der darunter angezeigten Tabelle gefiltert wurden, zu senden. → Anleitung SMS Versand
	Öffnet das Dialogfenster um mehrere Bearbeitung oder -Änderung (Einträge, Positionen, Elemente) in einem Arbeitsschritt auszuführen.  → Anleitung Stapelfunktion (in Arbeit)
	Öffnet das Dialogfenster um einen Brief für alle Datensätze, die in der darunter angezeigten Tabelle gefiltert wurden, zu drucken. Pfad für Vorlagenverwaltung: Clubs → Vorlagenverwaltung → Dokumentenvorlagen → Vorlagenbereich Kunde → Anleitung Vorlagenverwaltung
	Öffnet ein Dialogfenster, um einen gelöschten Kundendatensatz wiederherzustellen. Bitte seinen Sie mit dem Löschen von Daten IMMER zurückhaltend und vorsichtig. Die Daten sind in der Suite z.B. in der Statistik und im Berichtswesen sehr stark verknüpft. Eine Löschung kann zu Problemen führen. Sollte eine Name aus Versehen doppelt vorhanden sein, verwenden Sie bitte die Funktion des Zusammenführens, damit alle Informationen erhalten bleiben.

Filterfunktion 

Grundsätzlich kann festgelegt, ob alle angegebenen Kriterien erfüllt sein muss. 
Oder ob mindestens eines der Kriterien zutrifft. Diese beiden Funktionalitäten sind beliebig kombinierbar.

 Mit diesem Button können Sie den zusammengestellten Filter abspeichern.

Stapelfunktion

Nach dem Sie mittels Filter genau die Datensätze gefiltert haben, die Sie mit einem Arbeitsschritt verändern wollen, können Sie eine Stapelfunktion ausführen.

Namenssuche 

Suchfunktion Lokal: Hier findet auch Überprüfung der Eingabe statt, um Duplikate zu vermeiden.

Suchfunktion beim Verband: Das Ergebnis wird direkt vom Golfverband geliefert.

 

Wichtig ist zunächst die Reihenfolge beginnend mit dem Nachnamen und danach den Vornamen. Je genauer die Eingabe, umso schneller ist der Spieler zu finden.
Die Möglichkeit mit der ÖGV Karte zu suchen besteht ebenfalls (Namensfeld anklicken und die ÖGV Karte durch den Magnetkartenleser durchziehen).

Suchfunktion bei Doppelnamen
Als Beispiel werden wir Max von Mustermann nehmen.

Schreibweise im System:

Vorname: Max
Nachname: von Mustermann

Das System kann nun anhand eines Beistrichs erkennen, wo der Nachname aufhört und der Vorname anfängt (somit ist es möglich genauer einzugrenzen, wonach gesucht wird).

Falsche Suche
von Mustermann
Bei dieser Angabe wird die folgende Logik angewendet:
Von →  steht für den Nachnamen
Mustermann →  steht für den Vornamen

Richtige Suche:
von Mustermann, Max
von Mu, Max (der Name muss nicht vollständig eingegeben werden - sollte sich die Suche auf 1 Spieler reduzieren, so wird er automatisch ausgewählt).

Mitglied/Tagesgast/Firmen/Vermittler erstellen

Pfad: Kunden / Kunden & CRM

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird Ihnen das jeweilige Fenster geöffnet:

Sollte das neue Mitglied beim Golfverband gemeldet sein, so gibt es hierzu die "Verbandssuche" (siehe Screenshot unten).
Dabei werden die Daten direkt am ÖGV Server gesucht und mit « Enter » (nachdem Kunde ausgewählt und in grün dargestellt wurde) übernommen.

(Pflichtfelder werden farblich in orange hervorgehoben) 

Neukunden - Datenbestand der Mitglieder

Als neuer Kunde/Club bei Nexxchange ist es meist so, dass die übernommenen Kundendaten nicht ident mit den Daten beim ÖGV sind.  

Sämtliche Infos Ihrer Mitglieder, die von Ihrem alten Anbieter geholt werden, sind lokal gespeicherte Daten.

Das bedeutet für Sie, falls die aktuellen Infos vor dem Export nicht vom ÖGV geholt wurden (ÖGV Abgleich), so kann es durchaus vorkommen, dass es zwischen den Daten Ihrer Mitglieder beim ÖGV und den nun vorhandenen Daten Differenzen gibt.

Option 1: Sie holen die Daten vom Verband ab, da der Stand aktueller ist als der Export. Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich
(Es muss ggf. die Liste "Mitglieder mit Validierungsfehler" überarbeitet werden).

Option 2: Sie können entweder Schrittweise z.B. bestimmte Mitgliedstypen, oder gleich alle Mitglieder zum Verband schicken.

Wie Sie Mitglieder einzeln zum Verband hochladen können sehen Sie unter: Kunden#Kundenverwaltung-Abgleich/UploadvonKunden

Falls Sie etwas ergänzen möchten/müssen, können Sie unterhalb der Spaltenbezeichnung die gewünschte Eingabe festhalten (z.B. Mitgliedstyp).

Sie können die Daten unter Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters "Alle Mitglieder" mit dem Button  hochladen.

ÖGV-ID zuweisen/ändern

 Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem ÖGV verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür.

Gewünschten Kunde wählen und den Reiter "Golf" selektieren (siehe Screenshot unten)

Idealerweise ist der Kunde schon mit den richtigen Daten unter "ÖGV Verbandsdaten" automatisch ausgewählt. Ist dies nicht der Fall, kann auch eine manuelle Suche mit dem Button  erfolgen.

DGV-ID zuweisen/ändern

Pfad: Kunde → Golf → DGV Verbandsdaten

in Arbeit

Tagesgast zum Mitglied machen

Namen über Tabellen-, oder Schnellsuche selektieren, den Reiter "Golf" auswählen und links unten  anklicken (siehe Screenshot unten).

Sämtliche Angaben sind in folgendem Screenshot unten ersichtlich:

Mitgliedschaft bearbeiten

Pfad: Kunden / Kunden & CRM / Namen über Tabellen-, oder Schnellsuche selektieren, den Reiter "Golf" auswählen

Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern (siehe Screenshots unten).
Während der Änderung ist standardmäßig (Vorausgesetzt es wurden diese Einstellungen im Vorfeld getätigt) eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch zugewiesen wird.

Mitgliedschaft beenden

Das Austrittsdatum anzugeben ist mit "Mitgliedschaft beenden" möglich.

Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.

Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, indem Sie die Checkbox ausgewählt lassen → Abrechnungsvorlage anpassen. 

Wie Sie im Screenshot oben erkennen können, ist der "Status" jetzt auf "Beendet", Sie müssen aber noch einige Anpassungen vornehmen.

1. "Mitgliedstyp" auf Gast/Tagesgast setzten
2. Rechnungsvorlagen im Reiter "Rechnungsvorlage" löschen.

Wenn Sie diese Schritte getätigt haben ist es möglich den Kunden zu löschen.

Sie können frei wählen, ob Sie die Daten an den Verband schicken möchten oder nicht "Verband Upload".

Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern

Es stehen die Optionen  "Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern" zur Verfügung.

Abgleich/Upload von Kunden

Für bestehende Kunden gibt es die Möglichkeit, den Verband Abgleich und den Upload mit den beschriebenen Buttons zu aktivieren/deaktivieren.

Das Verbotszeichen visualisiert, dass beim Versuch des Abgleichen der Mitglieder, dieser ausgeschlossen wird.

Das "Hacken" stellt das Gegenteil dar, hier ist das Hochladen aktiviert (siehe Screenshot unten). 

Generell gilt, dass das Bearbeiten des HCP von SpielerInnen nur aktiv über die Golfsuite möglich ist bei:

• ausländische Spieler
• wenn keine ÖGV-ID hinterlegt ist, oder
• der Abgleich deaktiviert ist.

Wenn dies nicht zutrifft, muss der Golfclub über den Verband den Spieler bearbeiten lassen.
Es ist vom ÖGV vorgeschrieben, dass HCP Änderungen prinzipiell nur vom Verband durchgeführt werden.

Mitgliederliste

Hier werden ausschließlich die eigenen Mitglieder vom Club angezeigt.
Eine HCP Liste zu erstellen, je nach Auswahl die man trifft (vordefiniert), ist hier ebenfalls möglich.

Anzeigekategorien

Um die Darstellung in den Startzeiten zu vereinfachen, gibt es die "Anzeigekategorie".

Pfad: Kunden / Übersicht / Kunden auswählen / Stammdaten (Screenshot: hier besteht schon eine Zuweisung).

Die Änderung des Mitgliedstyp wurde ebenso hervorgehoben. Dabei beachten Sie, dass sich die Farbe, die in der Anzeigekategorie definiert wird, auf die Darstellung im Startzeiten Kalender auswirkt.

Wenn keine Anzeigekategorie besteht, so wird per Voreinstellung die Kategorie generiert, die unter Pfad: Clubs / mein Golfclub angegeben ist.

Hier können Sie alle Voreinstellungen anpassen. In sämtlichen Vorgängen, wo diese Felder angegeben werde müssen, werden diese Angaben schon vorgeschlagen.

Möchten Sie die Farbe definieren bzw. die bestehende ändern, so müssen Sie wieder über die Betreiber / Verwaltete Golfclubs / Kundenklassifikation auswählen.

Nachdem die Einstellungen fertiggestellt wurden, sieht das Ergebnis im Startzeiten Kalender so aus:

Zusätzlich kann die Änderung der Anzeigekategorie auch im Startzeiten Kalender (nach Editieren des Spielers im Buchungsdialog) stattfinden.

Dublettenprüfung

Pfad: Kunden → Dublettenprüfung

Diese Funktion soll das Verwalten eines sauberen Datenstamm erleichtern.

1. Merge Funktion → Sollte ein Kunde fälschlicherweise mehrmals hinterlegt sein, so können Sie diese zusammenlegen (merge). Dabei werden die Daten zusammengeführt, damit keine Informationen verloren gehen (Rechnungen, Bestellungen, etc.).

2. Zwei Kunden mit unterschiedlichen Namen zusammenführen 

Das Duplikat (Quellkunde), dass verschwindet, trägt die wichtigsten Informationen im „Original" ein und ist mit der Funktion „Kunden zusammenführen" danach gelöscht.

Auch wenn die Daten der Duplikate gespeichert werden, ist es ratsam, denjenigen auszuwählen /Zielkunde), der mehr Informationen enthält (z.b. beim Kunden Wastlwirt (Vermittler) ist sicherzustellen, dass nicht der Datensatz mit der Agentenvereinbarung gelöscht wird.

Kunden mit gleichen Namen anlegen

Sobald Sie Tagesgäste/Mitglieder anlegen, die den selben Namen haben und schon vorhanden sind müssen Sie wie folgt vorgehen:

Sobald Sie das Geburtsdatum eintrage, ist es Ihnen möglich, den neuen Kunden anzulegen.

Merge Funktion

Im Vergleich zu Dublettenprüfung (für mehr als 2 Dubletten oder unterschiedlichem Namen), ist die Merge Funktion für Kunden gedacht die nur 1x doppelt drin sind.

Diese Funktion wird direkt beim Kunden angezeigt, sobald der Namen + Vorname exakt übereinstimmen:

Sobald Sie auf die Funktion gehen, sehen Sie noch die Info, was nun passiert:

Zusammengefasst: Der Kunde, bei dem Sie sich gerade befinden wird gelöscht und dessen Daten werden beim Duplikat hinterlegt. 

Sollten Sie beim Vorgang diese Meldung bekommen:

werden Sie aufgefordert diese Schritte durchzuführen, damit der Vorgang durchgeführt werden kann. Sobald dies erfolgt ist, können Sie die Merge Funktion "erfolgreich" durchführen.

Erstellen eines Tagesgastes

Um diesen Vorgang zu unterbinden (Duplikate von Kunden) haben wir im Arbeitsschritt +TAGESGAST Absicherungen eingebaut, die Sie daran erinnern, dass diese bereits bestehen.

Diese Regel greift dann, wenn folgende Daten ident eingegeben werden: Über den Verband: Vorname, Nachname und Geburtsdatum.

Wiederherstellen von gelöschten Kunden

Diese Funktion ist für gelöschte Kunden vorgesehen.
Es werden die Daten wiederhergestellt, die zuletzt vor dem Löschvorgang abgespeichert waren (z.B. Mitgliedschaftstyp, ausgestellte Rechnungen, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail Adresse,...).

EU-DSGVO - EU-Datenschutz-Grundverordnung

Seit 25.05.2018 ist die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft.

Auch Sie als Golfclub sind Ihren Mitgliedern gegenüber verpflichtet Auskunft über die gespeicherten Daten zu erteilen. Um Sie diesbezüglich zu unterstützen, haben wir für Sie eine Brief- und Mail-Vorlage erstellt, mit der Sie Ihre Mitglieder über die in Ihrer Clubverwaltungssoftware gespeicherten Daten informieren können.
Diese Formulierung soll Ihnen als Grundlage für Ihren eigenen Brief, Ihr eigenes Mail dienen.

Finden Sie hier eine kleine Anleitung mit den entsprechenden Screenshots wo Sie die Vorlage (siehe unten) finden und wie Sie sie bearbeiten und versenden können:

Wo finde ich die Vorlage?

Unter Clubs - Vorlagenverwaltung - Dokumentvorlagen suchen Sie bitte nach folgenden Namen:

"EU-DSGVO Information"

Wie kann ich die Vorlage bearbeiten und auf meine Anforderungen anpassen?

Über den Button Bearbeiten öffnen Sie den Editor und nun können Sie Ihre Vorlage bearbeiten.

Wie mache ich aus der Vorlage einen Brief für meine Mitglieder?

Wechseln Sie in den Bereich Kundenverwaltung und suchen Sie sich den entsprechenden Filter aus, an welche Kunden Sie den Brief schicken wollen.
Dann klicken Sie auf "Brief" und wählen hier die Vorlage: "EU-DSGVO Information".

Kann ich diese EU-DSGVO Information auch als Mail versenden?

Sie haben auch die Möglichkeit diese Information als Mail zu versenden (siehe Screenshot oben und unten).

Kundenansicht

Zunächst wird hier zwischen der Ansicht Schnellsuche und Tabellensuche unterschieden.

Schnellsuche: Dient hauptsächlich für die schnellere Variante mit der ÖGV Karte einen Spieler zu suchen. Zusätzlich kompakt, womit auch eine bessere Übersicht bei kleinen Bildschirmen gewährleistet ist.

Tabellensuche: Diese Ansicht ist wiederum sehr hilfreich, wenn Sie z.B. mehreren Kunden eine E-Mail senden möchten. Hier werden spaltenweise Informationen zum Kunden angezeigt.

Stammdaten

Hier können Sie alle Angaben zum Kunden ändern. Zusätzlich haben Sie hier auch noch die Möglichkeit die 'Anzeigekategorie' zu ändern.

Hochladen von Fotos

Um den Funktionsumfang unseres Dokumenten-Speicher & Management-Services noch zu erweitern, ermöglichen wir nun allen bestehenden Abonnenten Fotos ihrer Kunden einfach und direkt zu den Personendaten Ihrer Mitglieder hochzuladen, um jederzeit zentral darauf zugreifen zu können wofür wir € 50 p.M. (exkl. MwSt.) in Rechnung stellen.
In Zukunft können sich diese Bilder dann auch optional auf Ihren SB Terminals und in Ihrem TeeTime Kalender wiederfinden.

Kontaktinformationen

Die E-Mailadresse bzw. die Telefonnummer werden beim Kunden erst dann herangezogen, wenn Sie diese auch als Standard Kommunikationskanal definieren.
Optisch sieht dies wie folgt aus:  wird verwendet -  wird nicht verwendet

Golf - ÖGV

HCP und Status können zwar grundsätzlich manuell überschreiben werden. Aber der Server des ÖGV nimmt diese Änderung nicht an.
In diesem Bereich reagiert die Suite als Empfänger vom Server nach einem Verbandsabgleich. Veränderungen müssen mit dem Golf Admin vorgenommen werden.

Golf - DGV

Notiz / Memo

Neues Memo erstellen:


zeigt an, wie viele Memo / Notizen angelegt sind.

Weitere Notiz Möglichkeiten bei Rechnungsvorlagen

Hier werden alle Abrechnungsvorlagen verwaltet.
Notizen betreffend Rabatte, Sonderpreise oder Hinweise zu Zusatzartikel sind hier am besten aufgehoben, weil genau hier finden die Kontrollen bei der individuellen Rechnungserstellung oder der Jahresvorschreibung statt. 

Mietartikel

Ein Mietartikel (Abo) ist der regelmäßige Bezug einer Leistung (in diesem Fall Artikel - z.B. Abstellplatz/Spint) gegen Entgelt.
Erklärung zu Mietartikel finden Sie hier: Artikelverwaltung

Buchungen

Hier werden alle Greenfee Buchungen festgehalten.
Die tabellarische Auflistung kann wie gewohnt gefiltert werden 
Durch markieren der entsprechenden Zeile werden die Buchungspositionen im Detail, Artikel, Einzelpreis und ggfs. welche Buchungsregel gegriffen hat, sichtbar.

Rechnung

Hier werden tabellarisch alle Rechnungen des Kunden festgehalten, egal ob es Quittungen über POS (Registrierkasse), individuelle Rechnungen oder Jahresvorschreibungen sind.
Die tabellarische Auflistung kann wie gewohnt gefiltert werden 
Die Handhabung des Rechnungsmoduls wird hier erklärt: Rechnungen - Backoffice

Anteilscheine

Der Begriff Anteilschein wird in zweierlei Hinsicht verwendet. Der Anteilschein im engeren Sinn ist eine Urkunde, die dem Inhaber einen Anspruch gegen eine Kapitalanlagegesellschaft (Fonds) verbrieft.

Unter Anteilschein im weiteren Sinne versteht man Urkunden über die Mitgliedschaft in kapitalistischen Vereinen.

Kunden Tags

Hier können Sie Tags erstellen und diese mehreren Kunden zuordnen, ebenso können Sie diese Zuordnung über die Kundenverwaltung filtern.
Der Vorgang ist simpel: bei einem ausgewählten Kunden (in der Kundenverwaltung) navigiert man zu Kunden Tag.

Hier gibt es 2 Buttons:

• Sie wählen ein bestehendes Tag aus oder
• Sie erstellen ein neues Tag und wählen aus
  

Tags können auch bei den Wettspielen verwendet werden. Lesen Sie dazu mehr unter Wettspiele.

Gruppenverwaltung

In der Gruppenverwaltung wurden folgende Themen festgehalten:

Erstellen einer Gruppe, definieren eines Zahlenden, Aktivierung der Abrechnung, Anlegen einer Position in der Gruppe und die Verwaltung dieser gesamten Punkte.

Die Familie Konfiguration wird in der Gruppenverwaltung vorgenommen. Gruppen werden meist in Kombination mit der Sammelrechnung verwendet (wie z.B. die Jahresrechnung).
Der Zugriff ist unter Kunden → Verwaltung → Gruppen gegeben (alternativ über die Schnellsuche, siehe Allgemeine Informationen#Menüführung).

Haben Sie vor eine neue Gruppe zu erstellen, müssen Sie zunächst unter der Gruppenkonfiguration einen Typ erstellen um danach die Positionen erstellen zu können.

Dadurch wird gewährleistet, dass Sie die Gruppe in einem Arbeitsgang, erstellen können.

Gruppe über den  Button erstellen:

Zunächst muss ein Zahlender definiert sein. Die Rechnung der Gruppe wird nur an den Zahlenden gerichtet. Dieser kann auch nur als Zahlender definiert sein ohne Mitglied der Gruppe zu sein.

Nachdem die Gruppe erstellt ist, sehen Sie diese Ansicht:

Die Abrechnungsvorlagen des Zahlenden sieht wie folgt aus:

Die Abrechnungsvorlagen des NICHT Zahlenden sieht wie folgt aus:

Gruppentyp "Dynamische Mitgliedschaft" erstellen

Pfad: Kunden → Verwaltung → Gruppen → Gruppenkonfiguration

Zuerst legen Sie den Typ in der Gruppenkonfiguration an (siehe Screenshot unten).

1- Dynamische Mitgliedschaft mit erstellen:

Anschließend können Sie im unteren Teil die Positionen zu dem angelegten Typ erstellen.

Nach vorgenommenen Einstellung sehen Sie die fertige Gruppenkonfiguration wie oben dargestellt: (Sie können diese jederzeit wieder bearbeiten)

Dynamische Mitgliedschaft vergeben

Sie wählen ein Mitglied oder Tagesgast aus (je nach vorgenommenen Einstellungen - siehe Screenshot oben) und definieren zunächst einen Benutzer, der im Portal die Einstellungen verwalten darf/soll:

Im Reiter Berechtigte, können Sie nun angeben, welche Kunden diese eingestellten Konditionen benutzen darf:

Zusätzlich zu dieser Dokumentation, haben Sie auch die Möglichkeit unter  das Inline Tutorial (Online Hilfestellung) zu nutzen.

Agentenvereinbarung

Die Agentenvereinbarung beginnt zunächst mit der Anfrage eines Unternehmens (Hotels, Reisebüros, etc.) an Sie über das Nexxchange - Portal.
Hier muss zunächst der Vertrag von Nexxchange unterzeichnet und retour verschickt werden.

Erster Schritt - Anfrage vom Vermittler(Hotel) aus dem Nexxchange Portal: http://nexxchange.com/signup/agent 

Nachdem sich der Vermittler/Agent im Portal registriert hat wird er Ihnen eine Anfrage zur Kooperation zusenden, diese schaut wie folgt aus:

Wenn Sie einverstanden mit der Kooperation sind haben Sie die Möglichkeit gleich auf den  Button zu klicken, der Vermittler/Agent wird in Ihrer Kundendatenbank als Vermittler gespeichert. 
Zusätzlich wird Ihnen eine Nachricht vom Interessenten in der GolfSuite angezeigt, die Sie unterfinden können, dort haben Sie Auswahlmöglichkeiten was mit dieser Anfrage passieren soll.  grünes Häkchen = akzeptieren, rotes X = ablehnen (Anfrage wird gelöscht), oranger Pfeil = Anfrage delegieren (per Mail weiterleiten)

Nachdem der Interessent in Ihrer GolfSuite angelegt wurde, können Sie den Vermittler/Agent auswählen und Ihre Konditionen unter der Agentenvereinbarung erstellen. Kundenübersicht → Suche nach dem Vermittler (Achtung! Vermittler muss als Vermittler in der Kundendatenbank angelegt sein) → Nun wählen Sie den "Reiter" Agentenvereinbarung aus und können mit der Eingabe Ihrer Konditionen beginnen: 

Nachdem Sie die Konditionen für den Interessenten definiert haben, sehen Sie nun Ihre Eingaben die Sie noch mit folgenden Punkten erweitern können (Abbild unten): 

Nachdem Sie alle Daten hinterlegt und gespeichert haben, müssen Sie als letzten Schritt die Daten mit dem Portal synchronisieren/senden (siehe Screenshot oben). Nun ist der Vermittler/Agent berechtigt Startzeiten online für seine Gäste zu buchen. 

Kunden Audit

Sollten Sie Änderungen bei den Kundendaten hinterfragen, wer bzw. was geändert worden ist, so können Sie dies unter Kunden Audit nachsehen.

Diese Einträge passieren immer automatisch, nachdem eine Änderung gemacht und gespeichert haben:

Kommunikationsprotokoll

Hier wird jegliche Kommunikation festgehalten, die via E-Mail,SMS oder gedruckt. Wenn Sie auf den  Button klicken, sehen Sie den Inhalt der Kommunikation.

Kunden-Dokument

Hier können Sie Kundenspezifische Dokumente wie Emails, Antragsformulare etc. die Sie auf Ihrem Computer gespeichert haben dem jeweiligen Kunden zuordnen wollen hier hinterlegen
(siehe Screenshot unten). 

Identifikationskarte

Diese Funktion dient Ihnen als eine weitere Option bei der Kundensuche.

Sollten Sie z.B. ein neues Mitglied haben und dieser besitzt noch keine ÖGV Karte (weil erst bestellt wurde), oder Sie ist evtl. defekt, so kann dieses Mitglied auch mit einer herkömmlichen Karte (Voraussetzung es hat ein Lesestreifen) gefunden werden.

Die Informationen aus dem Lesestreifen ist eine Kombination von Zeichenketten (diese können und werden nicht entschlüsselt) die Sie mit  beim ausgewählten Kunden hinterlegen.

Danach funktioniert die Vorgehensweise genauso wie mit der Verbands Karte.

Sie klicken in die Schnellsuche hinein und ziehen die abgesicherte Karte durch Ihr Lesegerät.

Kundenkonto

Im Kundenkonto wird jede Transaktion zur bargeldlosen Zahlung dargestellt, egal ob Geld auf- oder abgebucht wird (siehe Screenshot). Im ersten Schritt muss eine Konto erstellt werden.
Für bargeldloses Zahlen gibt es verschiedenste Möglichkeiten wie z.b. Rangebälle aus den Ballautomaten beziehen (siehe Artikelverwaltung - Warenwirtschaft), im Clubrestaurant die Konsumation zu begleichen, im Shop Artikel erwerben etc..
Grundsätzlich wird das Kundenkonto über POS aufgeladen (Voraussetzung Sie haben eine Zahlart Kundenkonto hinterlegt) Sie haben aber zusätzlich die Möglichkeit über die  Button, Geld Auf- oder Abzubuchen (dieser Vorgang wird nicht in der Tageslosung abgebildet).

.

Kundenstatistik

Hier sehen Sie die Statistik über die gespielten Runden und Turnierteilnahmen eines Golfers aus dem GC Lengenfeld, wie man im Screenshot sehr gut erkennen kann, ist der Statistikzeitraum standardmäßig immer auf 12 Monate eingestellt.

Personenkonten

Ein Personenkonto muss erstellt werden wenn Sie Ihre Buchhaltung exportieren wollen - siehe Rechnungen - Backoffice.

Bankkonten

Bankdaten müssen hinterlegt werden wenn Sie Rechnungen mittels Sepa Mandat (Einziehungsauftrag) einziehen wollen - siehe Rechnungen - Backoffice

Vorlagen für SMS, eMail und Newsletter 

Sie haben immer die Möglichkeit die E-Mail im Frame selber zu erstellen oder über die Vorlagen schon im Vorfeld gestaltet Texte einzufügen.

Gestaltung Ihrer Vorlagen

Die Gestaltung der E-Mail können Sie über: Pfad → Clubs → Vorlagenelemente → Templateposition List einrichten.

Hier gehen Sie auf das Symbol und können diese individuell erstellen und speichern und bei Bedarf immer wieder verwenden (siehe Screenshot unten). 

Mehr zu den sog. Platzhalter (siehe Screenshot unten: $(customer-firstname) finden Sie unter Rechnungen - Backoffice

Automatisierter E-Mail-Versand

Pfad: Kunden →  Automatisierte E-Mail

Hier können Sie einstellen, dass aus der GolfSuite - trotz Ihrer Abwesenheit - E-Mail(s) versendet werden. 

Hierzu müssen Sie lediglich festlegen, an welche Kunden diese geschickt werden sollen (Hierzu haben das Feld "Gefilterte Kunden"), die Wiederholungssequenz und den Zeitraum.

Die Optionen die unter "Gefilterte Kunden" angezeigt werden, sind aus den "Spezialkriterien" die Sie in der Filterfunktion ebenfalls zur Verfügung haben, übernommen worden. Sie können den Filter entsprechend auch in der Kundenübersicht "testen" um sicherzustellen die richtige Gruppe an Kunden zu adressieren. Berücksichtigen sie bitte umbedingt, dass diese Filter sehr oft Zeitabhängig sind. (Ende Mitgliedschaft, Geburtstag, ...) Zur Sicherheit ist es Ratsam gegebenenfalls Rücksprache mit unserem Support zu halten was der ausgewählte Filter berücksichtigt. Sollten der gewünschte Kunden Filter nicht vorhanden sein können diese von seitens Nexxchange eingepflegt werden(Kostenpflichtig).

Im folgenden Beispiel, zeigen wir die Einstellung, wie Sie aus der GolfSuite E-Mails an alle Kunden schicken können, die "heute" Geburtstag haben:

Newsletter und E-Mail Versand

Pfad: Kunden & CRM 

Sie können in der Tabellensuche filtern (Mitglieder, Gäste oder nach Mitgliedschaftstyp) oder Sie setzen einen Filter an wen Sie die E-Mails / Newsletter versenden wollen  (siehe Screenshot oben).

Wir empfehlen Ihnen nicht zu viele E-mails gleichzeitig zu verschicken, lieber mehrere Filter setzen.

Wenn Sie die Personen ausgewählt haben klicken Sie auf den Button .
Jetzt haben Sie die Auswahl ob Sie direkt im Frame einen Text verfassen oder ob Sie eine Vorlage auswählen.
In beiden Fällen haben Sie zusätzlich auch die Möglichkeit eine Datei der E-Mail anzuhängen.

eMail Beispiel

Turnier SMS Beispiel

Häufig gestellte Fragen - FAQs

Kosten die Dienste, E-Mail bzw. SMS senden dem Golfclub  etwas?

E-Mail: Grundsätzlich bieten wir Ihnen den E-Mail Versand kostenlos an. Erfahrungsgemäß ist jedoch der Wunsch da, dass Clubs Ihre eigenen Adressen verwenden wollen, damit die Kunden die Kommunikation besser zuordnen können.
Nach Konfiguration mit Ihren Zugangsdaten, kann die GolfSuite so konfiguriert werden, als würden Sie diese aus Ihrem E-Mail Konto verschicken.

SMS: Nähere Information erhalten Sie von uns nach Bekanntgabe, dass Sie diese Funktion verwenden zu wollen.

Handhabung der Spieler mit ausländischer ID

Beispiel:

Max Mustermann existiert bereits beim ÖGV mit einem deutschen Heimatclub und deutscher DGV ID 49xxx.
Dieser Änderungen sind normalerweise direkt beim ÖGV vorzunehmen (nur er kann den Heimatclub ändern). In diesem speziellen Fall wird sich vermutlich auch die ÖGV ID auf eine österreichische mit 43xxxxx ändern. 
Diese können Sie dann manuell in der GolfSuite anpassen.