La gestione dei clienti viene utilizzata principalmente per la manutenzione dei dati. Il trattamento dei dati dei clienti del club deve essere utilizzato con grande cautela.
L'utilizzo della Suite è generalmente possibile solo in combinazione con un profilo utente. Questi sono dotati di diverse autorizzazioni al fine di impedire l'accesso non autorizzato a determinate funzioni (es. diritti di amministrazione).
È necessario distinguere la differenza tra Ricerca rapida e Tabella di ricerca.
Ricerca rapida: è la variante più veloce per ricercare un giocatore e permette una visualizzazione ottimale anche su piccoli schermi.
Tabella di ricerca: é la ricerca ideale quando questa coinvolge più nominativi, per esempio si vuole inviare una mail a più clienti. Possono essere fatte ricerche anche utilizzano i campi disponibili.
Dati Anagrafici
Qui è possibile aggiungere e modificare i dati dei clienti, inoltre è possibile vedere quale sottocategoria è stata loro assegnata.
- Il pulsante "Aggiorna modifiche" viene visualizzato quando un dato viene modificato. Alcune modifiche sono possibili solo quando i dati non sono più utilizzati come di default, per esempio l'indirizzo E-mail deve essere eliminato dall'elenco di invio e poi può essere eliminato.
Informazioni di contatto
L'indirizzo E-mail così come per esempio il numero di telefono vengono utilizzati solo quando vengono definiti come informazione di contatto standard e quindi evidenziato simbolo è evidenziato in blu.
Il simbolo sarà così quando l'informazione corrispondete viene utilizzata dal sistema come standard
, così quando non è utilizzata 
.
Se vuole inserire un indirizzo di cui non conosce il codice di avviamento postale (perché per esempio il giocatore è straniero), è possibile scrivere sconosciuto.
Associazione
Qui è possibile modificare la tipologia di socio e la data di rilascio, lo stato attuale e c'è anche la possibilità di disdire la membership.
Qui è possibile attivare o disattivare il caricamento sul server della federazione come inoltre disdire o aggiungere un associazione.
Nel caso il cliente avesse già un associazione e si vuole disdire si premi sul tasto disdire associazione:
In questa scheda è possibile scegliere la data di scadenza dell'iscrizione e mantenendo il segno di spunta è possibile eliminare il modello di fatturazione esistente.
Nel caso il cliente non avesse ancora un associazione:
Premendo sul tasto associa circolo sarà possibile attivare la sua associazione!
In questa scheda è possibile scegliere la data di rilascio e il tipo di associazione.
Inoltre lasciando il segno di spunta è possibile creare un modello di fatturazione, segnare il corrente anno come pagato o creare direttamente un ticket per la cassa!
E' inoltre necessario inserire un metodo di pagamento!
Dati sportivi
Qui vengono indicati il club di appartenenza, l'handicap ed è possibile inserire altre informazioni come aggiungere altri tesseramenti.
In questa scheda è possibile vedere il circolo di appartenenza e l''handicap del giocatore.
Dati Sportivi
In questa scheda è possibile vedere il circolo di appartenenza e l''handicap del giocatore.
Dati FIG
Una volta effettuata la sincronizzazione con la FIG è possibile vedere qui un resoconto dei Dati presenti nel portale FIG!
Riferimenti
Qui ci sono gli aggiornamenti dell' handicap del cliente
Dati FIG
Qui è possibile scaricare i dati del cliente presenti nei database FIG
Una volta effettuata la sincronizzazione con la FIG è possibile vedere qui un resoconto dei Dati presenti nel portale FIG!
Extra Info - Memo
Qui è possibile inserire notizie sul cliente e modificarle.
Quando si crea un nuovo Memo, è possibile anche limitarne l'ambito:
- nella ricerca dei clienti
- prenotazione TeeTime
- iscrizione al torneo
Queste Notizie possono essere elencate con il filtro "Filtro Cliente uguale Kunden mit Memo".
Servizi aggiuntivi
Qui è possibile aggiungere o vedere i servizi a noleggio. Per esempio un cliente che affitta un armadietto per l'interno anno. Questo punto sarà descritto dettagliatamente nel menu articoli.
Storico ordini
Qui è possibile vedere lo storico delle prenotazioni del cliente.
Prenotazioni che sono stati fatti a nome di questo cliente - dal cliente stesso online o dalla segreteria.
Contrassegnando la riga corrispondente, diventano visibili gli articoli di registrazione nel dettaglio, l'articolo, il prezzo unitario e, se applicabile, quale regola di registrazione è attiva.
Una delle funzioni più importanti qui è verificare se una regola di prenotazione è entrata in vigore. La schermata mostra le informazioni sulla regola "SOCI SEMPRE -100%".
L'elenco tabellare può essere filtrato e il filtro desiderato può essere salvato.
Estratto conto
Qui è possibile vedere tutte le fatture e gli incassi del back office relative al cliente.
Tutte le fatture del cliente vengono qui registrate in forma tabellare, indipendentemente dal fatto che si tratti di ricevute del POS (registratore di cassa), singole fatture o pagamenti annuali.
I simboli, da sinistra a destra:
- Modifica della fattura - Qui è possibile modificare la data di scadenza (la data di pagamento) e aggiungere una nota da modificare.
- Invia Email - Prima di inviare la fattura per e-mail, il simbolo della stampante deve essere blu.
- Crea Fattura - Il simbolo blu della stampante indica che il documento è già stato generato e può essere stampato.
Il simbolo della stampante verde indica che la fattura è stata creata ma non ancora generata con il layout desiderato. - Pagare - Aggiungere il pagamento. Si apre una finestra di dialogo per inserire un trasferimento.
- Cancella la fattura - Si apre una finestra di dialogo per annullare la fattura o per contrassegnarla come irrecuperabile.
- Creare ticket POS - Inviare la fattura al POS.
Filtro: L'elenco tabellare può essere filtrato e il filtro desiderato può essere salvato.
Esporta: I dati filtrati possono essere esportati. La configurazione di esportazione è definita in Fattura di esportazione standard. I dati sono disponibili come PDF, XLS, ODS, CSV o XML.
E-Mail / Lettera: È possibile inviare un'e-mail o una lettera ai dati filtrati. Ad esempio, e-mail di promemoria o una lettera di sollecito.
Funzione Bulk per collegare più fatture a un modello in un solo passaggio (se il pulsante di stampa è verde) o per generarle in un PDF.
Funzione Bulk per assegnare o rimuovere la stessa etichetta alle fatture filtrate in un unico passaggio.
Modello fatturazione
Le voci di fattura sono visualizzate in base all'iscrizione o alle possibili voci di noleggio.
Questi modelli verranno spiegati in dettaglio nel capitolo riguardante le fatture: Gestione incassi
Certificato Azionario
Qui puoi creare e un certificato e assegnarlo al cliente
Tag cliente
Qui è possibile inserire uno specifico tag per un cliente. Questo aiuta a trovare specifici clienti più velocemente attraverso la funzione di filtraggio.
Sono presenti due pulsanti:
- Potete scegliere un tag già esistente - Assegna Tag
- o crearne uno nuovo - Crea e assegna Tag
Usare i tag è molto utile per i filtri, per personalizzare o analizzare i dati.
Appartenenza Gruppi
Qui puoi vedere se questo cliente e stato assegnato a un gruppo. Può essere, ad esempio, il gruppo famiglia o l'azienda.
Qui hai la possibilità di modificare il gruppo
- Sceglie la persona o la azienda che sarà responsabile per tutte le spese del gruppo
- Selezionare il tipo di gruppo desiderato
- Attivare la contabilità di gruppo
Accordo agente
Un accordo con un agente inizia con la richiesta da parte di un azienda (Hotel, ufficio viaggi) a voi attraverso il portale di Nexxchange. In primis c'è bisogno della firma del contratto di Nexxchange e il ritorno del contratto.
Primo passo - Richiesta da parte dell'agente (Hotel) sul portale Nexxchange Portal: http://nexxchange.com/signup/agent
Sotto il seguente link è possibile visualizzare il contratto: http://directaccess.nexxchange.com/webandco/content/pdf/agent/Nexxchange_Agenten_Agreement_V_1_2015_AGB_DE.pdf
Dopo la consegna del contratto verrà creato un nuovo "cliente", che vi ha dato il suo interesse.
Inoltre vi verrà consegnato un messaggio nella GolfSuite che potrete trovare cliccando su 
Dopo che l'agente ha proposto il suo interesse ad una collaborazione potete creare un accordo e inviare una risposta
Per prima cosa stabilite le vostre condizioni:
Anagrafica → Database Nominativi (ricerca dell'azienda) → Sotto il menu Accordo agente
| La fattura viene generata il | il giorno in cui sarà creata la fattura |
Periodo Fatturazione | In base alla propria scelta verranno stabilite le condizioni riguardanti ogni quanto verranno effettuati i pagamenti La generazione della fattura verrà effettuata secondo le vostre scelte. Se si sceglie un giorno verrà creata ogni giorno una nuova fattura |
| Generazione fatture automatica | Se selezionato la fattura collettiva verrà creata automaticamente |
| Nessuna fatturazione immediata | Le fatture non verranno generate immediatamente. Ad esempio se l'azienda prenota una partita, la fattura verrà generata solo quando arriva l'ora della prenotazione. |
| Limit del contratto | Il limite massimo che è disponibile per l'agente. |
| Limite contabile | Quando viene superato questo importo sarà generata la fattura |
| Proprietà di generazione fattura collettiva | Il modo di pagamento |
| Giorno di scadenza | Giorno in cui l'agente dovrà saldare l'importo |
| Gli agenti agiscono come fiduciari | Se scelto la fattura verrà generata attraverso l'agente con il nome del venditore altrimenti direttamente dal venditore |
Chi è interessato vedrà in seguito le vostre condizioni:
Clienti aziendali
Nella GolfSuite c'è la possibilità d'inserire un' azienda e di gestirla come cliente o come socio.
Una azienda può essere salvata come un normale cliente.
Come di consueto clicca su
In seguito premere su Cliente aziendale / Agente
a questo punto si aprirà una finestra dove sarà possibile inserire i dati dell'azienda
Info
Il segno di spunta deve restare su creare cliente aziendale!
Indirizzo email per la fatturazione alle aziende
Con la GolfSuite è possibile generare fatture per le aziende, nell'indirizzo è anche possibile inserire il riferimento a cui intestare i documenti (nell'esempio che segue il signor Rossi).
Sarà poi visualizzato nell'indirizzo di una fattura
Destinatario
Il destinatario viene impostato se si desidera creare una fattura da inviare ad una azienda, questo campo però può essere anche sovrascritto ad esempio con il nome di un hotel/persona/partner
Agente
Per inserire un agente (hotel, agenzia viaggio, ecc..) è necessario utilizzare il menu Anagrafica → Database nominativi
Contattando il supporto clienti è anche possibile creare un account sul portale Nexxchange in modo che l'agente possa prenotare da solo
le partenze per i propri clienti.
Cliccando e scegliendo l'opzione aggiungi cliente sarà possibile iniziare il processo per registrare un cliente aziendale / agente:
È necessario in questo caso mettere il segno di spunta su crea agente come nella foto successiva:
Ricerca un cliente aziendale / agente
Una volta salvati i dati relativi al cliente aziendale / agente, questi possono essere subito visualizzati/verificati e modificati.
Il cliente aziendale / agente sarà visualizzato come un giocatore, il nome sarà inserito come "Cognome". La ricerca seguirà gli stessi criteri dei giocatori, digitando il nome nella ricerca generale o nella tabella digitando il nome della colonna "Cognome".
Cronologia delle modifiche del cliente
Nell audit del cliente puoi vedere quando è stato creato il record di dati anagrafici e chi ha apportato quali modifiche e quando.
Nella Suite è possibile oltre ai normali soci e clienti giornalieri anche aziende o agenti. Le aziende sono ad esempio li sponsor per i quali bisogna fare una fattura.
Gli agenti sono tutte quelle società che portano clienti alla nostra struttura. Possono essere ad esempio Tour Operator o Hotel con cui abbiamo degli accordi speciali.
Storico comunicazioni
Qui è possibile vedere tutte le comunicazioni che ci sono state con il cliente. Inoltre è possibile vedere se la comunicazione è andata a buon fine o no.
E' possibile vedere questo nella colonna 'Fallito'. Se c'è il segno di spunta significa che l'email o l'sms non sono stati inviati al cliente.
Attenzione! Non esiste un controllo di plausibilità per verificare se la sintassi di un indirizzo e-mail è corretta, se esiste davvero o se il messaggio è stato recapitato!
Access Security Protocol
Documentazione cliente
In questa scheda è possibile vedere tutti i documenti che sono stati caricati riguardo al cliente. Questo menù è disponibile nel caso avete richiesto il servizio DEP che permette di aver spazio disponibile per salvare i documenti dei clienti.
Identificazione del cliente
In questa scheda è possibile inserire una carta per il vostro cliente sia essa una carta FIG o una carta del golf club.
Conto cliente
La nostra Suite permette di gestire un credito/deposito per un cliente. Ad esempio per la nostra soluzione IoT collegata alla carta d'identità del cliente - Identificazione del cliente.
Nome del conto - se utilizzi questo l'account cliente solo per la macchina per palline, il nome potrebbe essere ad esempio Ballkarte + nome cliente.
Oppure puoi semplicemente usare il nome del cliente.
Venditori - Se hai creato più di un venditore nella Suite, devi effettuare una selezione qui. Se c'è un solo venditore, questo campo viene compilato automaticamente.
Valuta - Se hai più di una valuta nella Suite, devi effettuare una selezione qui. Altrimenti questo campo viene compilato automaticamente - EUR.
Soft Limit - È rilevante solo se si concede al cliente una possibilità di scoperto.
Limite del conto - Fino a che punto il cliente può eccedere il suo conto cliente. 0 se il conto non può essere scoperto.
Numero conto esterno
Data scadenza - Determina quando scade il credito.
Sezione - Se hai definito sezioni nella tua Suite, puoi limitare l'account cliente a una sezione. Ad esempio solo golf club, solo ristorante, solo pro shop
ATTENZIONE: La sezione non può essere modificata in seguito.
Scadenza del saldo - casella di controllo
Dopo aver creato il conto, vedrai che l'account è "bloccato". Si prega di aprire le informazioni nascoste e attivare questo conto con il taste: Apri un conto
Una volta aperto il conto risulterà come segue:
Nell'elenco puoi vedere esattamente quando il cliente ha depositato qualcosa sul suo conto cliente o se è stato accreditato manualmente.
Ad esempio il bilanciamento della palla come premio di consolazione in un torneo.
L'asterisco verde definisce l'account preferito.
È possibile pagare con il conto del cliente. Per fare ciò è necessario avere un metodo di pagamento chiamato conto cliente - nella Struttura aziendale - Metodi di Pagamento.
Ci sono due modi per ricaricare il conto. Il primo modo è premere sul pulsante verde nella scheda sovrastante:
oppure nella cassa:
e successivamente:
inserire l'importo che il cliente desidera ricaricare e premere su creare ticket POS. In questo modo l'importo sarà ricaricato nel conto del cliente.
Per pagare con questo conto - anche per POS - questo metodo di pagamento dovrebbe essere attivato - Disponibilità POS (nella Struttura aziendale - Metodi di Pagamento).
E dovrebbe essere assegnato anche al nostro venditore!
Ricaricare il conto cliente per POS
In POS - in alto - troverai il pulsante arancione che ti porterà alla funzione.
Requisiti per la funzione di ricarica del conto cliente per il POS:
- Il cliente deve avere un conto cliente - attivato.
- Il metodo di pagamento - Conto cliente - deve essere aggiunto al venditore.
- Per impostazione predefinita, non viene creata alcuna ricevuta per una ricarica.
Cliccando sul pulsante "Customer Account Funding" - "Ricarica Conto Cliente"
è possibile caricare il conto cliente direttamente per POS.
I campi colorati blu devono essere compilati.
Se le tue preimpostazioni sono state effettuate correttamente, la carta del cliente (CC) viene automaticamente, lo stesso vale per la valuta.
Dopo aver caricato il conto del cliente con successo, ricevi questo messaggio di sistema:
Se il cliente desidera una ricevuta, questa può essere stampata nel menu: Gestione Incassi - Panoramica documenti di pagamento
La ricarica del conto cliente (fatto per POS) viene visualizzata anche nella ricevute emesse
Da un punto di vista contabile, vengono effettuate due registrazioni perché il conto cliente rappresenta una passività, denaro per il quale un servizio solo dopo viene fornito - ad esempio alla macchina per le palline.
Per loro, invece, sono solo l'importo in contanti (o EC, carta di credito) è rilevante per la registratore di cassa.
Caricamento o addebito manuale del conto cliente
Limite di credito
Supponiamo che il conto cliente abbia un limite di credito di 5 €.
Se per esempio vogliamo pagare 6€ con questo conto, viene visualizzato questo messaggio di errore:
Conto cliente nel portale Nexxchange
Presupposto
- Il pagamento con carta di credito è attivato per il portale.
- L'account cliente è attivato per il portale Nexxchange (Account for market place payment enabled)
- La Suite e il portale sono collegati correttamente.
Quindi l'utente può vedere e ricaricare il proprio account online.
Statistica cliente
Conti personali
Qui è possibile creare un conto per un cliente che viene usato per le contabilità o questa viene assegnato automaticamente dal programma nel caso si utilizzasse la nostra funzionalità di contabilità: BMD o DATEV
Conto corrente
Qui si può inserire il conto corrente del cliente.
Le coordinate bancarie sono necessarie nel caso si vogliono incassare le quote sociali attraverso delle transazioni SEPA
