La gestione degli articoli e delle merci si trova nel punto del menù "Gestione voci cassa" → "Gestione".
Qui potrà trovare varie sottocategorie come Imposte, Gamma di articoli, Descrizione articolo, ecc.

Il menu del modulo "Gestione voci di cassa"

Panoramica degli articoli / modifica degli articoli

È possibile aprire la schermata con la panoramica di tutti gli articoli registrati cliccando sul modulo Gestione voci cassa→ database articoli oppure attraverso la ricerca veloce digitando "articoli" o "database" (come anche spiegato nelle informazioni generali / Barra del Menù).

Qui è possibile filtrare gli articoli in base alla categoria principale, alla sottocategoria dell'articolo o a entrambe le categorie.
Una spiegazione dei vari tasti è disponibile nelle informazioni generali / Tabelle (Grid)

Numero articolo:
È possibile generare il numero dell'articolo manualmente. Qualora sia stata scelta una categoria al momento di registrazione dell'articolo, il numero articolo verrà generato e assegnato automaticamente:

Il numero dell'articolo deve essere unico. Si sconsiglia di utilizzare "vecchi" numeri di articoli o di modificarli. Questo potrebbe comportare delle complicazioni durante l'esportazione dei dati o a delle incomprensioni con la contabilità.

Creare un articolo

Per creare un nuovo articolo, aggiungerlo col simbolo .

Nella parte superiore della schermata comparirà un menù che ci indica 2 campi obbligatori (segnati in azzurro):

INFORAMZIONE GENERALE!

I campi segnati in azzurro sono campi obbligatori!

Iniziamo dalle informazioni di base. Di seguito la schermata che apparirà appena si clicca sul (=informazioni di base).

Fornitore: che venditore venderà questo articolo? Ad esempio ASD per le quote associative e SPA per i greenfee, se il circolo ha solo un venditore, nel menù a tendina apparirà solo una scelta
Categoria di riferimento: configurabili in gestione Voci Cassa→ gestione→ Articoli della categoria. Ad esempio Greenfee, Pro Shop, Quote associative, bevande etc...
Nome Voce: nome dell'articolo.
Codice: se il campo è come in questo esempio bianco, lasciare il campo vuoto, il sistema inserirà automaticamente il numero dell'articolo tramite un generatore di numeri configurato dal supporto in fase di setup/migrazione dati. Se invece il campo è azzurro inserire manualmente un numero.
Prezzo: quanto costa l'articolo?
Valuta: €
Prezzo Base: Lordo, netto
Importo IVA: 22%, 10% o ad esempio esente IVA? (Aliquote configurabili in Gestione voci di cassa→Gestione→Imposte).
Unità: Pezzo, Ora, chilo etc.. (Unità configurabili in Gestione voci cassa→ Sistema di informazione→ Articolo Unità).
Stato si commercio: Negato/Consenti/Backoffice. Di default questo campo è impostato su "consenti".

A sinistra è presente il campo "Ricerca Articolo". Questa funzione è utile per copiare le informazioni di base di un determinato articolo e quindi velocizzare l'inserimento di uno nuovo.

Informazioni aggiuntive (campo non obbligatorio)

Nome abbreviato: sigla per la descrizione nella cassa (ad esempio Greenfee→ GF)
Descrizione: informazioni aggiuntive
Promemoria
Collezione pacchetti: collezione di articoli (più articoli dentro ad uno solo)
Codice a barre Articolo
Codice per la contabilità
Colore: selezionare un colore per l'articolo in cassa
Icona: selezionare un'icona per l'articolo in cassa
Tipo di articolo: possibile scegliere tra greenfee e altro. Se si importa un articolo "greenfee" questo sarà visibile nel calendario teetime.
Article type SAFT: possibile scegliere tra "product", "service" e "other"

Gestione delle scorte (campo obbligatorio)

Per gestire la giacenza in magazzino scegliere la schermata "Gestione delle scorte"

Se si tratta di un articolo con giacenza i magazzino selezionare la casella "gestione delle scorte".
Apparirà la schermata illustrata nello screenshot sottostante.

Selezionare anche il flag evidenziato dal quadrato rosso nel caso si volesse che il programma gestisca la gestione del magazzino.
Inserire le informazioni obbligatorie, quali scorta minima e quantità da ordinare.
Scegliere con il simbolo del + (evidenziato la quadrato rosso) il magazzino corretto.

Se si tratta di un articolo senza giacenza( articoli riguardanti le buche ad esempio ) i magazzino selezionare la casella "altro".
Apparirà la schermata illustrata nello screenshot sottostante.
Inserire la sezione (campo obbligatorio).

Informazioni di acquisto (campo non obbligatorio):

Per aggiungere un fornitore cliccare sul + in alto a destra.

Sono disponibili due opzioni:

Gestire le informazioni di acquisto dell'articolo
Configurazione dell'articolo da vendere per conto di... (maggiori informazioni nel modulo POS - Cassa).

E' importante aggiungere i dati corretti del fornitore se si vogliono in seguito utilizzare le bolle di consegna.

Caratteristiche (campo non obbligatorio)

In questo step vengono definite le caratteristiche dell'articolo.
Qualora non sia stata definita alcuna caratteristica (colore, taglia ecc), è possibile aggiungerla cliccando sul tasto .
Vale la stessa cosa per l'aspetto (rosso, giallo, XL, XXL ecc.)
Inserendo un aspetto verrà mostrato in basso a sinistra, se questo articolo è stato già configurato una volta.
Qualora esistesse già l'articolo, comparirà una piccola tabella con le informazioni già disponibili per l'articolo (questa funzione è utile al fine di evitare la configurazione di doppioni).

IMPORTANTE

Si prega di tenere in considerazione che per ogni articolo ed ogni caratteristica è possibile definire solo un aspetto. Se per esempio avete configurato come articolo una t-shirt rossa, bisognerà riconfigurare le stesse caratteristiche per una t-shirt gialla!

Non ci sarà bisogno di indicare nuovamente tutte le caratteristiche. Tramite un copia/incolla automatico sarà possibile creare un duplicato dell'articolo e bisognerà inserire solo il numero dell'articolo e il magazzino desiderato.

Duplicare un articolo

Per poter duplicare un articolo bisogna andare nella schermata di configurazione di un nuovo articolo. Cliccando sull'icona si aprirà una nuova finestra e bisognerà inserire l'articolo che si intende copiare e poi cliccare su . Verranno copiate tutte le informazioni dell'articolo, tranne il numero dell'articolo, il magazzino di giacenza, la quantità e le caratteristiche (queste informazioni devono essere inserite manualmente in quanto potrebbero essere diverse per i vari articoli).

Panoramica

Un riassunto dei dati inseriti. In caso di errori è possibile tornare nelle schermate precedenti e correggerli.

Modifica di un articolo

Una volta configurato un articolo o vari articoli sarà possibile modificarli in qualsiasi momento. Basterà selezionare un articolo e modificare i vari campi nella parte inferiore della pagina. Bisognerà poi completare l'operazione cliccando sul pulsante .
Per annullare le modifiche appena effettuate premere su .

Questo procedimento può essere applicato per ogni modifica.

Per vedere la storia di un articolo (che utente e quando ha creato articolo e modificato l'articolo) cliccare su .

Disponibilità

In questo sotto menù è possibile vedere la giacenza dei vari articoli:

Info fornitore

Qui è possibile inserire informazioni riguardo i fornitori e il prezzo d'acquisto dell'articolo. Ovviamente i fornitori dovranno essere già presenti nel database

Le informazioni su come inserire i fornitori verrano spiegate in seguito nel menu sistema di informazioni.

Descrizione articolo

In questa sezione è impossibile inserire delle descrizioni per l'articolo in questione. Ad esempio inserire colore e taglia.

Prima di fare questo però vanno inserite le varie descrizioni in Gestione voci di cassa → gestione → descrizione articolo

Premendo il tasto aggiungi uscirà la seguente scheda dove è possibile inserire la descrizione:

che in seguito comparirà come riportato di seguito:

Importante

Non è possibile inserire diverse descrizioni. Non è possibile avere un articolo ad esempio una T-shirt con taglia S e M. Per fare questo è necessario creare due differenti articoli. E' possibile creare un nuovo articolo scegliendo l'articolo da copiare e poi cambiare prezzo e descrizione come riportato nell'immagine sottostante:

Ripristino di un articolo eliminato

È possibile ripristinare un articolo che è stato cancellato cliccando sul tasto . Cliccando su questo tasto potrete vedere tutti gli articoli che sono stati eliminati.

Cliccando sul pulsante l'articolo verrà ripristinato e sarà di nuovo disponibile nella panoramica generale degli articoli.

Attenzione:

Tutte le informazioni inserite sull'articolo vengono automaticamente salvate prima della sua eliminazione. In caso di ripristino dell'articolo, verranno recuperate anche queste informazioni.

Questa regola vige anche per quanto riguarda la categoria principale di appartenenza dell'articolo anche qualora quest'ultima sia stata cancellata. Qualora invece fosse stato modificato "solo" il nome della categoria principale, allora l'articolo verrà ripristinato nella categoria con il "nuovo" nome.

Sistema di informazione sui prodotti

Fornitori

Percorso: Gestione voci cassa → Sistema di informazione sui prodotti → Fornitori

È possibile inserire uno o più fornitori. E' importante inserire i dati corretti in modo che le bolle di consegna possano funzionare in modo corretto!

Il fornitore sarà anche usato nella voce "bolle di consegna".

Unità

Ogni volta che viene inserito un nuovo articolo è possibile selezionare l'unità, anche senza passare da questa funzione di impostazione dell'unità.
È comunque utile (es. per nuovi clienti) definire in anticipo le unità che saranno previste e necessarie. È un modo per risparmiare tempo in futuro.

Inventario del magazzino

Si accede passando da Gestione voci cassa → Sistema di informazione sui prodotti → Inventario

Il processo si comincia come sempre con il tasto +i n basso a sinistra (maggiori informazioni sotto Informazioni generali#Tabelle(Grid).
Come primo passo è sufficiente indicare il magazzino, per poter procedere.

Ulteriori informazioni possono essere inserite anche in un secondo momento.
Dopodichè, tutti gli articoli dello stesso magazzino verranno identificati con la seguente informazione:

Accesso consentito a più utenti

È possibile accedere all'inventario contemporaneamente da 2 computer diversi e modificarlo o aggiornarlo.

Vi siete accorti che manca un articolo nella lista dell'inventario, perchè avete dimenticato di associarlo ad un magazzino?

Nessun problema! In basso a sinistra cliccando sul taso '+' è possibile introdurre un nuovo articolo all' inventario.
Il nostro consiglio è comunque di evitare questo procedimento, perchè per tutti quegli articoli per i quali il magazzino non corrisponde a quello reale in questo inventario, anche in futuro non saranno inclusi nell'inventario corretto.
Per configurare fin dall'inizio tutto correttamente, è necessario indicare il tipo di magazzino quando si insierisce un nuovo articolo (Gestione articoli e merci#panoramica/modifica degli articoli).

Una volta completato l'inventario con le "quantità attuali" e confermata la chiusura dello stesso e non è più possibile modificarlo. Apportare correzioni o miglioramenti è sempre possibile durante il processo.
Quando l'inventario è concluso e si vogliono apportare ulteriori modifiche, è necessario creare un nuovo inventario.

Inventario - Resoconto

Per accedere al rapporto finale cliccare sul simbolo della stampante (in basso a sinistra).

Cliccando il simbolo della stampante è possibile visualizzare un report dell'inventario. I relativi dati possono essere esportati in diversi formati, come per esempio Excel e PDF, a fondo tabella.

Bolle di consegna

Accesso da: Gestione voci cassa → Sistema di informazione sui prodotti → Bolle di consegna
Ci si trova nella panoramica delle bolle di consegna che sono stati generate (se presenti). Per creare un nuovo documento cliccare sul tasto in basso a sinistra

Si apre una pagina dove è possibile cercare una bolla già esistente oppure la possibilità di creare un nuovo documento.

La ricerca è suddivisa in:

tipo di documento (in questo caso "bolla di consegna")
venditore

È possibile impostare la ricerca secondo il venditore e tipo di documento, contemporaneamente.
La lista di bolle in questa schermata sono quelle salvata, ma non ancora portati a termine.

Creare una nuova bolla di consegna:

Cliccando sul tasto verde nuovo è possibile creare un nuovo documento.

Fornitore + Destinatario

I campi obbligatori sono come sempre messi in evidenza dal colore. E' necessario selezionare un fornitore che precedentemente è stato già inserito correttamente

Informazioni generali

Nel campo successivo è possibile inserire un numero di consegna interno (a propria discrezione) e un ulteriore numero di consegna esterno (potrebbe coincidere con il numero di riferimento del fornitore).
Bisogna poi indicare la data prevista di consegna e la data reale di consegna.

Articolo fattura

Inserire il contenuto della consegna:

selezionare il tasto in basso + in basso a sinistra per aggiungere i vari articoli della consegna. Spostando il cursore nel campo "seleziona articolo" è possibile scegliere l'articolo. Indicare anche la quantità.

Articoli

Qui vengono mostrati solo quegli articoli, che possono essere venduti dall'azienda indicata come "destinatario".

Salva

Ad ogni singolo passaggio è possibile salvare le varie modifiche. In questo modo è possibile continuare il lavoro in un secondo momento senza perdere le informazioni.

Concludere

È possibile concludere la sessione, solo nel caso in cui sia stato introdotto almeno 1 articolo alla lista e siano stati compilati tutti i campi obbligatori.
Le facciamo notare che c'è la possibilità di verificare la correttezza dell'indirizzo del fornitore, cliccando sulla freccia verso il basso sotto al nome del fornitore.

Elimina: la bolla di consegna verrà cancellata dalla banca dati.
Sposta indietro: tutte le modifiche apportate, verranno cancellate o riportate allo stato dell'ultima volta che è stato salvato il documento.
Salva (blu): tutti i campi obbligatori sono stati compilati ed è stato inserito almeno 1 articolo. Adesso è possibile salvare la bolla di consegna (è possibile trovarlo quindi nel Menu "Gestione voci cassa" → Sistema di informazione prodotti → Bolle di consegna).
Salva (arancione): il documento (in questo caso la bolla di consegna) è stato momentaneamente salvato.

Informazioni sullo stock

In questo sotto menù è possibile vedere un resoconto dei magazzini e degli articoli presenti nei diversi magazzini

Rappresentanti

Articoli → gestione → rappresentante

Il programma offre la possibilità di vendere articoli per terze parti, in rappresentanza. Fatture e scontrini verranno in questo caso generati in nome di terze persone.

Per fare questo c'è bisogno di creare la terza persona nella scheda fornitori descritta precedentemente.

In seguito è possibile attraverso il solito click sul più a sinistra della tabella nella scheda rappresentanti creare una terza parte:

Qui c'è bisogno di selezionare la terza parte ( dai fornitori )

Per conto: il responsabile del servizio è la terza persona

In conto di: Viene incassato il denaro per la terza persona.

Dopo aver creato la terza persona si può dire al sistema quali articoli devono essere messi in fattura per nome del rappresentante.

Per fare questo è necessario inserire o modificare una categoria di articoli nel menù: Articoli → gestione → categorie

e selezionare nella voce terza parte il rappresentante creato precedentemente!

Se invece si vuole assegnare un solo articolo al venditore terzo bisogna andare nel database articoli, selezionare l'articolo desiderato e nella tabella in basso selezionare la voce info fornitore

selezionare crea rappresentante e aggiungere il rappresentante creato precedentemente!

Una volta fatto ciò, se il modello della fattura e dello scontrino è stato corretto adeguatamente verrà scritto in entrambi che la vendita avviene per e in nome della ditta terza!