La gestione degli articoli e delle merci si trova nel punto del menù "Gestione voci cassa" → "Gestione".
Qui potrà trovare varie sottocategorie come Imposte, Gamma di articoli, Descrizione articolo, ecc. 

Il menu del modulo "Gestione voci di cassa"

Panoramica degli articoli / modifica degli articoli

È possibile aprire la schermata con la panoramica di tutti gli articoli registrati cliccando sul modulo Gestione voci cassa→ database articoli oppure attraverso la ricerca veloce digitando "articoli" o "database" (come anche spiegato nelle informazioni generali / Barra del Menù).

Qui è possibile filtrare gli articoli in base alla categoria principale, alla sottocategoria dell'articolo o a entrambe le categorie.
Una spiegazione dei vari tasti è disponibile nelle informazioni generali / Tabelle (Grid) 

Numero articolo:
È possibile generare il numero dell'articolo manualmente. Qualora sia stata scelta una categoria al momento di registrazione dell'articolo, il numero articolo verrà generato e assegnato automaticamente:

Creare un articolo

Per creare un nuovo articolo, aggiungerlo col simbolo .

Nella parte superiore della schermata comparirà un menù che ci indica 2 campi obbligatori (segnati in azzurro):

Iniziamo dalle informazioni di base. Di seguito la schermata che apparirà appena si clicca sul  (=informazioni di base).




Fornitore: che venditore venderà questo articolo? Ad esempio ASD per le quote associative e SPA per i greenfee, se il circolo ha solo un venditore, nel menù a tendina apparirà solo una scelta 
Categoria di riferimento: configurabili in gestione Voci Cassa→ gestione→ Articoli della categoria. Ad esempio Greenfee, Pro Shop, Quote associative, bevande etc...
Nome Voce: nome dell'articolo.
Codice: se il campo è come in questo esempio bianco, lasciare il campo vuoto, il sistema inserirà automaticamente il numero dell'articolo tramite un generatore di numeri configurato dal supporto in fase di setup/migrazione dati. Se invece il campo è azzurro inserire manualmente un numero.
Prezzo: quanto costa l'articolo?
Valuta: €
Prezzo Base: Lordo, netto
Importo IVA: 22%, 10% o ad esempio esente IVA? (Aliquote configurabili in Gestione voci di cassa→Gestione→Imposte).
Unità: Pezzo, Ora, chilo etc.. (Unità configurabili in Gestione voci cassa→ Sistema di informazione→ Articolo Unità).
Stato si commercio: Negato/Consenti/Backoffice. Di default questo campo è impostato su "consenti".

A sinistra è presente il campo "Ricerca Articolo". Questa funzione è utile per copiare le informazioni di base di un determinato articolo e quindi velocizzare l'inserimento di uno nuovo.


Informazioni aggiuntive (campo non obbligatorio)




Nome abbreviato: sigla per la descrizione nella cassa (ad esempio Greenfee→ GF)
Descrizione: informazioni aggiuntive
Promemoria
Collezione pacchetti: collezione di articoli (più articoli dentro ad uno solo)
Codice a barre Articolo
Codice per la contabilità
Colore: selezionare un colore per l'articolo in cassa
Icona: selezionare un'icona per l'articolo in cassa
Tipo di articolo: possibile scegliere tra greenfee e altro. Se si importa un articolo "greenfee" questo sarà visibile nel calendario teetime.
Article type SAFT: possibile scegliere tra "product", "service" e "other"



Gestione delle scorte (campo obbligatorio)

Per gestire la giacenza in magazzino scegliere la schermata "Gestione delle scorte"

Se si tratta di un articolo con giacenza i magazzino selezionare la casella "gestione delle scorte".
Apparirà la schermata illustrata nello screenshot sottostante.

Selezionare anche il flag evidenziato dal quadrato rosso nel caso si volesse che il programma gestisca la gestione del magazzino.
Inserire le informazioni obbligatorie, quali scorta minima e quantità da ordinare.
Scegliere con il simbolo del + (evidenziato la quadrato rosso) il magazzino corretto.





Se si tratta di un articolo senza giacenza( articoli riguardanti le buche ad esempio ) i magazzino selezionare la casella "altro".
Apparirà la schermata illustrata nello screenshot sottostante.
Inserire la sezione (campo obbligatorio).

Informazioni di acquisto (campo non obbligatorio):

Per aggiungere un fornitore cliccare sul + in alto a destra.

Sono disponibili due opzioni: 

• Gestire le informazioni di acquisto dell'articolo
• Configurazione dell'articolo da vendere per conto di... (maggiori informazioni nel modulo POS - Cassa).

E' importante aggiungere i dati corretti del fornitore se si vogliono in seguito utilizzare le bolle di consegna.

Caratteristiche (campo non obbligatorio)

In questo step vengono definite le caratteristiche dell'articolo. 
Qualora non sia stata definita alcuna caratteristica (colore, taglia ecc), è possibile aggiungerla cliccando sul tasto .
Vale la stessa cosa per l'aspetto (rosso, giallo, XL, XXL ecc.) 
Inserendo un aspetto verrà mostrato in basso a sinistra, se questo articolo è stato già configurato una volta.
Qualora esistesse già l'articolo, comparirà una piccola tabella con le informazioni già disponibili per l'articolo (questa funzione è utile al fine di evitare la configurazione di doppioni).

Panoramica

Un riassunto dei dati inseriti. In caso di errori è possibile tornare nelle schermate precedenti e correggerli. 

Modifica di un articolo

Una volta configurato un articolo o vari articoli sarà possibile modificarli in qualsiasi momento. Basterà selezionare un articolo e modificare i vari campi nella parte inferiore della pagina. Bisognerà poi completare l'operazione cliccando sul pulsante .
Per annullare le modifiche appena effettuate premere su .

Questo procedimento può essere applicato per ogni modifica.  

Per vedere la storia di un articolo (che utente e quando ha creato articolo e modificato l'articolo) cliccare su . 

Disponibilità

In questo sotto menù è possibile vedere la giacenza dei vari articoli:

Info fornitore

Qui è possibile inserire informazioni riguardo i fornitori e il prezzo d'acquisto dell'articolo. Ovviamente i fornitori dovranno essere già presenti nel database

Le informazioni su come inserire i fornitori verrano spiegate in seguito nel menu sistema di informazioni. 

Descrizione articolo

In questa sezione è impossibile inserire delle descrizioni per l'articolo in questione. Ad esempio inserire colore e taglia. 

Prima di fare questo però vanno inserite le varie descrizioni  in Gestione voci di cassa → gestione → descrizione articolo

Premendo il tasto aggiungi uscirà la seguente scheda dove è possibile inserire la descrizione:

che in seguito comparirà come riportato di seguito:

Ripristino di un articolo eliminato 

È possibile ripristinare un articolo che è stato cancellato cliccando sul tasto . Cliccando su questo tasto potrete vedere tutti gli articoli che sono stati eliminati.

Cliccando sul pulsante  l'articolo verrà ripristinato e sarà di nuovo disponibile nella panoramica generale degli articoli.

Gruppi articoli

La funzione collezione permette di creare un articolo come somma di più articoli, per esempio per la vendita di un pacchetto.

salvando questo gruppo è possibile in seguito nella tabella sottostante inserire gli articoli premendo sul classico tasto +

Voucher

Dal menù "Gestione voci cassa → Voucher"

Si possono creare dei voucher in due modi diversi:

• Selezionando direttamente nel calendario il periodo per il quale si vuole creare un voucher 
• Nella finestra "Descrizione voucher" cliccando in basso a sinistra sul simbolo +  

Utilizzando direttamente il calendario è possibile adattare la visualizzazione mensile o giornaliera. 

Nella tabella di seguito si possono vedere i Voucher già esistenti o appena creati. In basso a sinistra si possono creare dei nuovi Voucher cliccando sul tasto .

Per ogni Voucher vengono riportate le seguenti informazioni:

• il venditore o nome dell'azienda
• la categoria di riferimento dell'articolo in modo da poter risalire all'articolo
• la sezione

Sotto la voce Dettagli articolo bisogna compilare i seguenti campi obbligatori:

• la valuta
• la natura dell'importo (netto/lordo)
• l'importo IVA 

Dopo aver inserito tutte le informazioni nei campi mancanti, si passa alla descrizione del Voucher cliccando su "Dettagli". 

Una volta generati i Voucher, per renderli disponibili, bisogna attivarli dal rispettivo agente e sincronizzarli con il portale. 

Articoli a noleggio - Panoramica

Questi articoli vengono considerati a parte rispetto agli articoli (per esempio del Pro Shop), in quanto si tratta di articoli che generalmente vengono addebitati su base annuale.
Si ha in questo caso una maggiore flessibilità in quanto è possibile programmare anche degli articoli da noleggio gratuiti. Queste impostazioni possono essere modificate in qualsiasi momento. 
Generalmente gli articoli a noleggio vengono addebitati con una fatturazione periodica.  

Devono essere definite a priori le impostazioni per questa tipologia di fatturazione, come anche la categoria di riferimento. 

Categoria di noleggio

Per prima cosa è necessario definire una categoria per gli articoli a noleggio:

Gestione voci di cassa ->  articoli a noleggio → categorie a noleggio 

Qui è possibile definire delle categorie utili per gestire gli articoli a noleggio già definiti. Queste categorie sono separate e ben distinte dalle categorie definite per gli articoli.

Qui avviene la gestione degli articoli per categoria.  È possibile definire dei gruppi per ogni categoria di articolo e ad ogni categoria assegnare la lista di articoli.

1. Controllare se c’è già una categoria a noleggio altrimenti crearla 

2.

In caso non esistesse si proceda a crearla premendo sul tasto + 

     2. Una volta creata la categoria bisogna creare l'articolo nella voce Database articoli -> crea nuovo articolo

     3. andare su articoli a noleggio → abbonamenti a noleggio e creare un nuovo abbonamento a noleggio

E in seguito si preme su prossimo: 

Automatico: se si vogliono ad esempio generare un tot di oggetti armadietto con numeri progressivi  

Manuale: se invece si vogliono creare gli oggetti uno ad uno: ad esempio se i nomi sono A3 B21 

Nessun oggetto a noleggio: questo viene utilizzato nel caso l’oggetto sia solo per un tot di ore in affitto. 

Nell’esempio riportato sopra verranno creati 20 oggetti armadietto: 

Per assegnare un oggetto in affitto andare nel menù nominativi, scegliere la persona corretta e aggiungere un servizio aggiuntivo 

E assegnare l’oggetto senza data di scadenza in caso si tratti di un abbonamento 

Selezionando crea articolo di fatturazione verrà creato un modello di fatturazione dal quale si potrà generare un'apposita fattura da inviare per email o lettera al cliente.

In questo caso è anche possibile assegnare una categoria di fatturazione. In questo caso se gli abbonamenti sono annuali sarà possibile anche generare tutte le fatture

per un determinato anno in un solo passaggio attraverso la procedura del sottomenù processi di fatturazione! 

Articoli a noleggio - Sedi

In questo campo è possibile indicare il luogo fisico dove si trova l'articolo (es. "spogliatoio uomo, in alto").

Sistema di informazione sui prodotti

Fornitori

Percorso: Gestione voci cassa → Sistema di informazione sui prodotti → Fornitori

È possibile inserire uno o più fornitori. E' importante inserire i dati corretti in modo che le bolle di consegna possano funzionare in modo corretto!

Il fornitore sarà anche usato nella voce "bolle di consegna".

Unità 

Ogni volta che viene inserito un nuovo articolo è possibile selezionare l'unità, anche senza passare da questa funzione di impostazione dell'unità. 
È comunque utile (es. per nuovi clienti) definire in anticipo le unità che saranno previste e necessarie. È un modo per risparmiare tempo in futuro.  

Inventario del magazzino

Si accede passando da Gestione voci cassa → Sistema di informazione sui prodotti  → Inventario

Il processo si comincia come sempre con il tasto +i n basso a sinistra (maggiori informazioni sotto Informazioni generali#Tabelle(Grid).
Come primo passo è sufficiente indicare il magazzino, per poter procedere.

Ulteriori informazioni possono essere inserite anche in un secondo momento. 
Dopodichè, tutti gli articoli dello stesso magazzino verranno identificati con la seguente informazione:

Vi siete accorti che manca un articolo nella lista dell'inventario, perchè avete dimenticato di associarlo ad un magazzino? 

Nessun problema! In basso a sinistra cliccando sul taso '+' è possibile introdurre un nuovo articolo all' inventario.
Il nostro consiglio è comunque di evitare questo procedimento, perchè per tutti quegli articoli per i quali il magazzino non corrisponde a quello reale in questo inventario, anche in futuro non saranno inclusi nell'inventario corretto. 
Per configurare fin dall'inizio tutto correttamente, è necessario indicare il tipo di magazzino quando si insierisce un nuovo articolo (Gestione articoli e merci#panoramica/modifica degli articoli).

Inventario - Resoconto

Per accedere al rapporto finale cliccare sul simbolo della stampante (in basso a sinistra).

Accesso da: Gestione voci cassa → Sistema di informazione sui prodotti → Bolle di consegna
Ci si trova nella panoramica delle bolle di consegna che sono stati generate (se presenti). Per creare un nuovo documento cliccare sul tasto in basso a sinistra 

Si apre una pagina dove è possibile cercare una bolla già esistente oppure la possibilità di creare un nuovo documento. 

La ricerca è suddivisa in:

• tipo di documento (in questo caso "bolla di consegna") 
• venditore

Creare una nuova bolla di consegna: 

Cliccando sul tasto verde nuovo è possibile creare un nuovo documento.  

Fornitore + Destinatario

I campi obbligatori sono come sempre messi in evidenza dal colore. E' necessario selezionare un fornitore che precedentemente è stato già inserito correttamente

Informazioni generali

Nel campo successivo è possibile inserire un numero di consegna interno (a propria discrezione) e un ulteriore numero di consegna esterno (potrebbe coincidere con il numero di riferimento del fornitore). 
Bisogna poi indicare la data prevista di consegna e la data reale di consegna. 

Articolo fattura

Inserire il contenuto della consegna:

selezionare il tasto in basso  + in basso a sinistra per aggiungere i vari articoli della consegna. Spostando il cursore nel campo "seleziona articolo" è possibile scegliere l'articolo. Indicare anche la quantità.

Elimina: la bolla di consegna verrà cancellata dalla banca dati. 
Sposta indietro: tutte le modifiche apportate, verranno cancellate o riportate allo stato dell'ultima volta che è stato salvato il documento. 
Salva (blu): tutti i campi obbligatori sono stati compilati ed è stato inserito almeno 1 articolo. Adesso è possibile salvare la bolla di consegna (è possibile trovarlo quindi nel Menu "Gestione voci cassa" → Sistema di informazione prodotti → Bolle di consegna). 
Salva (arancione): il documento (in questo caso la bolla di consegna) è stato momentaneamente salvato.

Informazioni sullo stock

In questo sotto menù è possibile vedere un resoconto dei magazzini e degli articoli presenti nei diversi magazzini

Rappresentanti

Articoli → gestione → rappresentante

Il programma offre la possibilità di vendere articoli per terze parti, in rappresentanza. Fatture e scontrini verranno in questo caso generati in nome di terze persone.

Per fare questo c'è bisogno di creare la terza persona nella scheda fornitori descritta precedentemente.

In seguito è possibile attraverso il solito click sul più a sinistra della tabella nella scheda rappresentanti creare una terza parte:

Qui c'è bisogno di selezionare la terza parte ( dai fornitori )

Per conto:  il responsabile del servizio è la terza persona

In conto di: Viene incassato il denaro per la terza persona.

Dopo aver creato la terza persona  si può dire al sistema quali articoli devono essere messi in fattura per nome del rappresentante.

Per fare questo è necessario inserire o modificare una categoria di articoli nel menù: Articoli → gestione → categorie

e selezionare nella voce terza parte il rappresentante creato precedentemente!

Se invece si vuole assegnare un solo articolo al venditore terzo bisogna andare nel database articoli, selezionare l'articolo desiderato e nella tabella in basso selezionare la voce info fornitore

selezionare crea rappresentante e aggiungere il rappresentante creato precedentemente! 

Una volta fatto ciò, se il modello della fattura e dello scontrino è stato corretto adeguatamente verrà scritto in entrambi che la vendita avviene per e in nome della ditta terza!