Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.
Das Menü
Kundenverwaltung
Sollten Sie die Ansicht zum 1. Mal betrachten, so können Sie sich allg. Information unter Allgemeine Informationen ansehen.
Neuer Benutzer
Um einen neuen/weiteren Benutzer anzulegen, wenden Sie sich bitte an den Nexxchange Support (support@nexxchange.com)
Schnellsuche
Möchten Sie nach einzelnen Datensatz suchen, können Sie die Schnellsuche verwenden. Nachdem Sie den Fokus hineingesetzt haben (in das leere Feld klicken).
Mit dem Beginn Ihrer Eingabe, beginnt Ihnen das System mögliche Ergebnisse vorzuschlagen. Zudem werden spezielle Symbole dargestellt:
Legende:
Dieser Kunde ist Mitglied des nationalen Golfverbandes
Dieser Kunde ist Mitglied Ihres Golfclubs
Stammblatt des ausgewählten Kunden drucken
E-Mail an den Kunden senden
Ausgewählten Kunden löschen
Gelöschten Datensatz wiederherstellen
Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, wird der Name in fetter Schrift dargestellt und Sie sehen im unteren Bereich des Bildschirms nun die Daten des ausgewählten Kunden.
Tabellensuche (Grid)
Alternativ zur Schnellsuche gibt es die Tabellensuche, um mehr als nur 1 Spieler anzuzeigen.
Standardgemäß wird Ihnen immer die Schnellsuche angezeigt. Möchten Sie die Ansicht zur Tabellensuche wechseln, klicken Sie auf 
.
Sie sind gerade in der Tabellensuche und möchten zur Schnellsuche, so klicken Sie auf die Bezeichnung "Tabellensuche" somit befinden Sie sich in der Schnellsuche.
Legende
| Bezeichnung | Funktion |
|---|---|
| Pfeile / Lupe | Umschalten zwischen Tabellensuche und Schnellsuche |
| Tabellensuche / Schnellsuche | Zeigt an, in welcher Ansicht Sie sich gerade befinden |
 | Hier finden Sie Ihre gespeicherten Filter |
 | Öffnet das Dialogfenster für die Filterfunktion |
| Öffnet das Dialogfenster, nach welchen Kriterien die Liste gedruckt werden. Geschlecht, Sortierung nach Name oder Handicap. Mit Hochstelltaste gedrückt halten und Mausklick können mehrere Mitgliedstypen ausgewählt werden. |
| Öffnet das Dialogfenster um Mails an alle Datensätze, die in der darunter angezeigten Tabelle gefiltert wurden, zu senden. → Anleitung Mail senden |
 | Für diese Funktion brauchen Sie das Zusatzpaket für SMS Versand. Öffnet das Dialogfenster um SMS an alle Datensätze, die in der darunter angezeigten Tabelle gefiltert wurden, zu senden. |
| Öffnet das Dialogfenster um mehrere Bearbeitung oder -Änderung (Einträge, Positionen, Elemente) in einem Arbeitsschritt auszuführen. → Anleitung Stapelfunktion (in Arbeit) |
| Öffnet das Dialogfenster um einen Brief für alle Datensätze, die in der darunter angezeigten Tabelle gefiltert wurden, zu drucken. Pfad für Vorlagenverwaltung: Clubs → Vorlagenverwaltung → Dokumentenvorlagen → Vorlagenbereich Kunde → Anleitung Vorlagenverwaltung |
 | Öffnet ein Dialogfenster, um einen gelöschten Kundendatensatz wiederherzustellen. Bitte seinen Sie mit dem Löschen von Daten IMMER zurückhaltend und vorsichtig. Die Daten sind in der Suite z.B. in der Statistik und im Berichtswesen sehr stark verknüpft. Eine Löschung kann zu Problemen führen. Sollte eine Name aus Versehen doppelt vorhanden sein, verwenden Sie bitte die Funktion des Zusammenführens, damit alle Informationen erhalten bleiben. |
Filterfunktion
Grundsätzlich kann festgelegt, ob alle angegebenen Kriterien erfüllt sein muss.
Oder ob mindestens eines der Kriterien zutrifft. Diese beiden Funktionalitäten sind beliebig kombinierbar.
Mit diesem Button können Sie den zusammengestellten Filter abspeichern.
Stapelfunktion
Nach dem Sie mittels Filter genau die Datensätze gefiltert haben, die Sie mit einem Arbeitsschritt verändern wollen, können Sie eine Stapelfunktion ausführen.
| Bezeichnung | Auswirkung |
|---|---|
| Artikelzuweisung zur Rechnungsvorlage | Nachdem Sie mit dem passenden Filter die entsprechenden Datensätze ausgewählt haben |
| Zuordnung der Anzeigekategorie | z.B. Sie wollen sicher gehen, dass alle ausgetretenen Mitglieder mit der Anzeigekategorie "Tagesgast" aufscheinen. |
| Kunden-Tag-Zuweisung | z.B. Sie wollen alle Jugendlichen markieren, die im folgenden Jahr volljährig werden, damit sie im zuge der Jahresvorschreibung kontrollieren können, ob die Mitgliedschaft umgestellt wurde. |
| Kunden-Tag entfernen | Sie haben alle für einen Stichtag markierten Datensätze kontrolliert oder erledigt und möchten nun den Hinweistag entfernen. |
| Berechtigung für Sicherheitsobjekt zuweisen | Sie haben sich für unseren IoT Zutrittskontrolle entschieden und möchten nun allen Mitgliedern die Nutzung erlauben. informationen zu unseren IoT Produkten finden Sie hier. |
| Berechtigung für Sicherheitsobjekt entfernen | Sie möchten allen ausgetretenen Mitgliedern die Zutrittserlaubnis entziehen. |
Namenssuche
Suchfunktion Lokal: Hier findet auch Überprüfung der Eingabe statt, um Duplikate zu vermeiden.
Suchfunktion beim Verband: Das Ergebnis wird direkt vom Golfverband geliefert.
Wichtig ist zunächst die Reihenfolge beginnend mit dem Nachnamen und danach den Vornamen. Je genauer die Eingabe, umso schneller ist der Spieler zu finden.
Die Möglichkeit mit der ÖGV Karte zu suchen besteht ebenfalls (Namensfeld anklicken und die ÖGV Karte durch den Magnetkartenleser durchziehen).
Suchfunktion bei Doppelnamen
Als Beispiel werden wir Max von Mustermann nehmen.
Schreibweise im System:
Vorname: Max
Nachname: von Mustermann
Das System kann nun anhand eines Beistrichs erkennen, wo der Nachname aufhört und der Vorname anfängt (somit ist es möglich genauer einzugrenzen, wonach gesucht wird).
Suchfunktion in der GolfSuite
Die Suchfunktion mit dem Beistrich ist für die Verbandssuche gedacht. In der GolfSuite gibt es für Doppelnamen das Feld "Namenszusatz", hier wird für dieses Beispiel "von" eingetragen.
Falsche Suche
von Mustermann
Bei dieser Angabe wird die folgende Logik angewendet:
Von → steht für den Nachnamen
Mustermann → steht für den Vornamen
Richtige Suche:
von Mustermann, Max
von Mu, Max (der Name muss nicht vollständig eingegeben werden - sollte sich die Suche auf 1 Spieler reduzieren, so wird er automatisch ausgewählt).
Tagesgast erstellen
Pfad: Kunden / Kunden & CRM
Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird Ihnen das jeweilige Fenster geöffnet:
Wenn Sie bereits sicher sind, dass der neue Gast bei einer Verbandssuche nicht gefunden werden kann, dann wählen Sie Tagesgast und
Kundendaten ohne Verbandssuche ausfüllen.
| Geschlecht | weiblich, männlich, keines (Achtung, wenn sie "keines" wählen, wird dieser Datensatz bei einer Filter nach Geschlecht nicht aufgelistet) |
| Anrede | Herr, Frau |
| Vorname | z.B. Maxi |
| Namenszusatz | z.B. von, van, de Wäre das von beim Familiennamen, kann nicht nach dem eigentlichen Namen gesucht werden. |
| Nachname | z.B. Muster |
| Titel | z.B. Dr., DI, Ing., Mag. |
| Geburtsdatum | Dieses ist sehr wichtig bei der Zusammenführung von Dubletten |
Alle weiteren Felder sind optional, falls die Informationen bekannt sind oder ausreichend Zeit ist.
Dann auf Kunde anlegen klicken.
Tagesgast aus der POS anlegen
Mit dem x den Datensatz "Tagesgast löschen
Dann auf das 
und 
klicken. Nun setzten Sie mit dem Vorgang fort, wie es vorher schon beschrieben wurde.
Tagesgast zum Mitglied machen
Namen über Tabellen-, oder Schnellsuche selektieren, den Reiter "Golf" auswählen und links unten 
anklicken (siehe Screenshot unten).
Sämtliche Angaben sind in folgendem Screenshot unten ersichtlich:
| Bezeichnung | Erklärung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Mitgliedsnummer | Hier tragen Sie die Mitgliedsnummer ein | Vorausgesetzt Sie verwenden nicht den Nummerngenerator, wenn ja bleibt das Feld leer |
| Eintrittsdatum | Geben Sie an, wann die Mitgliedschaft gestartet wurde | Dieses wird beim Erstellen automatisch mit dem aktuellen Datum ausgefüllt |
Enddatum | Geben Sie an, wann Ihr Mitglied seine Mitgliedschaft beenden möchte | |
| Mitgliedstyp | Hier geben Sie den erwünschten Typ an | Dieser bekommt dementsprechend eine Rechnungsvorlage zugewiesen |
| Anzeigekategorie | So wird der Kunde im Tee Time System farblich dargestellt | |
| Kartendruck | Hier geben Sie an, was auf der ÖGV Karte des Kunden aufgedruckt sein soll | 2 Voraussetzungen: 1. Golfclub muss einen Kartendruck hinterlegt haben und hochgeladen werden. |
| Abrechnung |
Mitgliedschaft bearbeiten
Pfad: Kunden / Kunden & CRM / Namen über Tabellen-, oder Schnellsuche selektieren, den Reiter "Golf" auswählen
Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern (siehe Screenshots unten).
Während der Änderung ist standardmäßig (Vorausgesetzt es wurden diese Einstellungen im Vorfeld getätigt) eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch zugewiesen wird.
Mitgliedschaft beenden
Das Austrittsdatum anzugeben ist mit "Mitgliedschaft beenden" möglich.
Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, indem Sie die Checkbox ausgewählt lassen → Abrechnungsvorlage anpassen.
Wie Sie im Screenshot oben erkennen können, ist der "Status" jetzt auf "Beendet", Sie müssen aber noch einige Anpassungen vornehmen.
- "Mitgliedstyp" auf Gast/Tagesgast setzten
- Rechnungsvorlagen im Reiter "Rechnungsvorlage" löschen.
Wenn Sie diese Schritte getätigt haben ist es möglich den Kunden zu löschen.
Sie können frei wählen, ob Sie die Daten an den Verband schicken möchten oder nicht "Verband Upload".
Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern
Es stehen die Optionen "Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern" zur Verfügung.
Verbands-ID zuweisen/ändern
Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem Verband verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür.
Gewünschten Kunde wählen und den Reiter "Golf" selektieren (siehe Screenshot unten)
erfolgen.Datenbestand der Mitglieder
Option 1: Sie holen die Daten vom Verband ab, da der Stand aktueller ist als der Export. Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich 
(Es muss ggf. die Liste "Mitglieder mit Validierungsfehler" überarbeitet werden).
Option 2: Sie können entweder Schrittweise z.B. bestimmte Mitgliedstypen, oder gleich alle Mitglieder zum Verband schicken.
Falls Sie etwas ergänzen möchten/müssen, können Sie unterhalb der Spaltenbezeichnung die gewünschte Eingabe festhalten (z.B. Mitgliedstyp).
Vor dem Hochladen der Daten
Bitte vergessen Sie nicht, den Filter "Mitglieder mit Valdierungsfehler" zu bereinigen, um unnötige Fehlermeldungen zu vermeiden. Hier wird überprüft, ob alle vom Verband benötigten Daten vorhanden sind.
Sie können die Daten unter Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters "Alle Mitglieder" mit dem Button 
hochladen.
Abgleich/Upload von Kunden
Für bestehende Kunden gibt es die Möglichkeit, den Verband Abgleich und den Upload mit den beschriebenen Buttons zu aktivieren/deaktivieren.
Das Verbotszeichen visualisiert, dass beim Versuch des Abgleichen der Mitglieder, dieser ausgeschlossen wird.
Das "Hacken" stellt das Gegenteil dar, hier ist das Hochladen aktiviert (siehe Screenshot unten).
Um den Überblick der Funktionen nicht zu verlieren, gibt es die 
Icons. Hier können Sie nachlesen, was diese Funktion konkret bedeutet.
Generell gilt, dass das Bearbeiten des HCP von SpielerInnen nur aktiv über die Golfsuite möglich ist bei:
- ausländische Spieler
- wenn keine ÖGV-ID hinterlegt ist, oder
- der Abgleich deaktiviert ist.
Wenn dies nicht zutrifft, muss der Golfclub über den Verband den Spieler bearbeiten lassen.
Es ist vom ÖGV vorgeschrieben, dass HCP Änderungen prinzipiell nur vom Verband durchgeführt werden.
Speziell beim Upload neuer Mitglieder zum Verband kann es einige Zeit dauern bis diese Mitglieder im golf.at/admin aufscheinen, da diese erst vom Verband verifiziert werden.
Mitgliederliste
Hier werden ausschließlich die eigenen Mitglieder vom Club angezeigt.
Eine HCP Liste zu erstellen, je nach Auswahl die man trifft (vordefiniert), ist hier ebenfalls möglich.
Anzeigekategorien
Um die Darstellung in den Startzeiten zu vereinfachen, gibt es die "Anzeigekategorie".
Pfad: Kunden / Übersicht / Kunden auswählen / Stammdaten (Screenshot: hier besteht schon eine Zuweisung).
Die Änderung des Mitgliedstyp wurde ebenso hervorgehoben. Dabei beachten Sie, dass sich die Farbe, die in der Anzeigekategorie definiert wird, auf die Darstellung im Startzeiten Kalender auswirkt.
Mitgliedskategorie
Wenn keine Anzeigekategorie besteht, so wird per Voreinstellung die Kategorie generiert, die unter Pfad: Clubs / mein Golfclub angegeben ist.
Hier können Sie alle Voreinstellungen anpassen. In sämtlichen Vorgängen, wo diese Felder angegeben werde müssen, werden diese Angaben schon vorgeschlagen.
Möchten Sie die Farbe definieren bzw. die bestehende ändern, so müssen Sie wieder über die Betreiber / Verwaltete Golfclubs / Kundenklassifikation auswählen.
Nachdem die Einstellungen fertiggestellt wurden, sieht das Ergebnis im Startzeiten Kalender so aus:
Zusätzlich kann die Änderung der Anzeigekategorie auch im Startzeiten Kalender (nach Editieren des Spielers im Buchungsdialog) stattfinden.
Darstellung der beendeten Mitgliedschaften
Während Sie die Mitgliedschaft eines Kunden beenden, können Sie zusätzlich noch angeben wie dieser bei Nexxchange zukünftig dargestellt wird. Wie im Screenshot ersichtlich, haben Sie die Möglichkeit die Anzeigekategorie hier zu ändern.
Wiederherstellen von gelöschten Kunden
Diese Funktion ist für gelöschte Kunden vorgesehen.
Es werden die Daten wiederhergestellt, die zuletzt vor dem Löschvorgang abgespeichert waren (z.B. Mitgliedschaftstyp, ausgestellte Rechnungen, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail Adresse,...).
EU-DSGVO - EU-Datenschutz-Grundverordnung
Seit 25.05.2018 ist die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft.
Auch Sie als Golfclub sind Ihren Mitgliedern gegenüber verpflichtet Auskunft über die gespeicherten Daten zu erteilen. Um Sie diesbezüglich zu unterstützen, haben wir für Sie eine Brief- und Mail-Vorlage erstellt, mit der Sie Ihre Mitglieder über die in Ihrer Clubverwaltungssoftware gespeicherten Daten informieren können.
Diese Formulierung soll Ihnen als Grundlage für Ihren eigenen Brief, Ihr eigenes Mail dienen.
Finden Sie hier eine kleine Anleitung mit den entsprechenden Screenshots wo Sie die Vorlage (siehe unten) finden und wie Sie sie bearbeiten und versenden können:
Wo finde ich die Vorlage?
Unter Clubs - Vorlagenverwaltung - Dokumentvorlagen suchen Sie bitte nach folgenden Namen:
"EU-DSGVO Information"
Wie kann ich die Vorlage bearbeiten und auf meine Anforderungen anpassen?
Über den Button Bearbeiten öffnen Sie den Editor und nun können Sie Ihre Vorlage bearbeiten.
Wie mache ich aus der Vorlage einen Brief für meine Mitglieder?
Wechseln Sie in den Bereich Kundenverwaltung und suchen Sie sich den entsprechenden Filter aus, an welche Kunden Sie den Brief schicken wollen.
Dann klicken Sie auf "Brief" und wählen hier die Vorlage: "EU-DSGVO Information".
Kann ich diese EU-DSGVO Information auch als Mail versenden?
Sie haben auch die Möglichkeit diese Information als Mail zu versenden (siehe Screenshot oben und unten).
Kundenansicht
Zunächst wird hier zwischen der Ansicht Schnellsuche und Tabellensuche unterschieden.
Schnellsuche: Dient hauptsächlich für die schnellere Variante mit der ÖGV Karte einen Spieler zu suchen. Zusätzlich kompakt, womit auch eine bessere Übersicht bei kleinen Bildschirmen gewährleistet ist.
Tabellensuche: Diese Ansicht ist wiederum sehr hilfreich, wenn Sie z.B. mehreren Kunden eine E-Mail senden möchten. Hier werden spaltenweise Informationen zum Kunden angezeigt.
Stammdaten
Hier können Sie alle Angaben zum Kunden ändern. Zusätzlich haben Sie hier auch noch die Möglichkeit die 'Anzeigekategorie' zu ändern.
- Der Button Änderung übernehmen/anlegen wir erst dann angezeigt, wenn eine Änderung bzw. Eingabe erfolgt ist. Das Löschen einer Angabe ist erst dann möglich, wenn Sie z.B. nicht mehr als Rechnungsadresse definiert ist.
Hochladen von Fotos
Um den Funktionsumfang unseres Dokumenten-Speicher & Management-Services noch zu erweitern, ermöglichen wir nun allen bestehenden Abonnenten Fotos ihrer Kunden einfach und direkt zu den Personendaten Ihrer Mitglieder hochzuladen, um jederzeit zentral darauf zugreifen zu können wofür wir € 50 p.M. (exkl. MwSt.) in Rechnung stellen.
In Zukunft können sich diese Bilder dann auch optional auf Ihren SB Terminals und in Ihrem TeeTime Kalender wiederfinden.
Kontaktinformationen
Die E-Mailadresse bzw. die Telefonnummer werden beim Kunden erst dann herangezogen, wenn Sie diese auch als Standard Kommunikationskanal definieren.
Optisch sieht dies wie folgt aus: 
wird verwendet - 
wird nicht verwendet
Postleitzahl
Falls Sie eine Adresse angeben möchten, bei der Ihnen die Postleitzahl nicht bekannt ist (z.B. im Ausland) können Sie diese mit der Angabe 'Unbekannt' umgehen.
Golf - ÖGV
HCP und Status können zwar grundsätzlich manuell überschreiben werden. Aber der Server des ÖGV nimmt diese Änderung nicht an.
In diesem Bereich reagiert die Suite als Empfänger vom Server nach einem Verbandsabgleich. Veränderungen müssen mit dem Golf Admin vorgenommen werden.
| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP inkl. Status angeführt. Sie haben hier die Möglichkeit auch einen Heimatclub händisch einzugeben. |
| Mitgliedschaften | Hier können Sie Mitgliedsnummer, Mitgliedstyp, Eintrittsdatum, Status des Kunden und Kartenaufdruck einstellen. |
| ÖGV Verbandsdaten | Hier sind die Einstellungen zum Hoch- und Herunterladen der Daten von Spielern vom ÖGV, die Zuordnung der ÖGV ID inkl. manuelle Zuweisung und die EDS Runde (siehe Kunden#Kundenverwaltung-Abgleich/UploadvonKunden). |
| Stammblatt | HCP Historie des Kunden. Die Aktualisierung bzw. Abfrage ist nur für den Heimatclub möglich. Die Stammblattabfrage für Fremd/Zweitmitgliedschaften ist beim ÖGV nicht möglich. |
Golf - DGV
| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP inkl. Status angeführt. Sie haben hier die Möglichkeit auch einen Heimatclub händisch einzugeben. |
| DGV Verbandsdaten | Hier sehen Sie die verbandsrelevanten Information, könne Ausweisbestellung und Regionalität einstelln |
| Scoring Record | verlinkt zum World Handicap Bericht des DGV |
| History Sheet | verlinkt zum World Handicap Bericht des DGV |
Notiz / Memo
Neues Memo erstellen:
zeigt an, wie viele Memo / Notizen angelegt sind.
Weitere Notiz Möglichkeiten bei Rechnungsvorlagen
Hier werden alle Abrechnungsvorlagen verwaltet.
Notizen betreffend Rabatte, Sonderpreise oder Hinweise zu Zusatzartikel sind hier am besten aufgehoben, weil genau hier finden die Kontrollen bei der individuellen Rechnungserstellung oder der Jahresvorschreibung statt.
Mietartikel
Ein Mietartikel (Abo) ist der regelmäßige Bezug einer Leistung (in diesem Fall Artikel - z.B. Abstellplatz/Spint) gegen Entgelt.
Erklärung zu Mietartikel finden Sie hier: Artikelverwaltung
Buchungen
Hier werden alle Greenfee Buchungen festgehalten.
Die tabellarische Auflistung kann wie gewohnt gefiltert werden 
Durch markieren der entsprechenden Zeile werden die Buchungspositionen im Detail, Artikel, Einzelpreis und ggfs. welche Buchungsregel gegriffen hat, sichtbar.
Rechnung
Hier werden tabellarisch alle Rechnungen des Kunden festgehalten, egal ob es Quittungen über POS (Registrierkasse), individuelle Rechnungen oder Jahresvorschreibungen sind.
Die tabellarische Auflistung kann wie gewohnt gefiltert werden
Die Handhabung des Rechnungsmoduls wird hier erklärt: Rechnungen - Backoffice
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung bearbeiten. Hier können Sie das Fälligkeitsdatum, Zahlungsdatum verändern und eine Notiz zu Bearbeitung hinzufügen. |
| Per eMail versenden. Bevor Sie Rechnungen per E-Mail versenden, müssen Sie das Dokument für jede Rechnung erstellen / drucken. |
| Grünes Druckersymbol bedeutet, dass die Rechnung erstellt, aber noch nicht mit einem gewünschten Layout generiert wurde. Blaues Druckersymbol bedeutet, das Dokument wurde bereits generiert und kann gedruckt werden. |
| Zahlung hinzufügen. Es öffnet sich ein Dialogfenster um eine Überweisung zu erfassen. |
| Rechnung schließen. Es öffnet sich ein Dialogfenster um eine Rechnung zu stornieren oder als uneinbringlich zu vermerken. |
| POS Ticket erzeugen. Sie können so die Rechnung an die Kassa schicken. |
Kunden Tags
Hier können Sie Tags erstellen und diese mehreren Kunden zuordnen, ebenso können Sie diese Zuordnung über die Kundenverwaltung filtern.
Der Vorgang ist simpel: bei einem ausgewählten Kunden (in der Kundenverwaltung) navigiert man zu Kunden Tag.
Hier gibt es 2 Buttons:
- Sie wählen ein bestehendes Tag aus oder
- Sie erstellen ein neues Tag und wählen aus
Tags können auch bei den Wettspielen verwendet werden. Lesen Sie dazu mehr unter Wettspiele.
Gruppenverwaltung
In der Gruppenverwaltung wurden folgende Themen festgehalten:
Erstellen einer Gruppe, definieren eines Zahlenden, Aktivierung der Abrechnung, Anlegen einer Position in der Gruppe und die Verwaltung dieser gesamten Punkte.
Die Familie Konfiguration wird in der Gruppenverwaltung vorgenommen. Gruppen werden meist in Kombination mit der Sammelrechnung verwendet (wie z.B. die Jahresrechnung).
Der Zugriff ist unter Kunden → Verwaltung → Gruppen gegeben (alternativ über die Schnellsuche, siehe Allgemeine Informationen#Menüführung).
Haben Sie vor eine neue Gruppe zu erstellen, müssen Sie zunächst unter der Gruppenkonfiguration einen Typ erstellen um danach die Positionen erstellen zu können.
Dadurch wird gewährleistet, dass Sie die Gruppe in einem Arbeitsgang, erstellen können.
Gruppe über den 
Button erstellen:
Zunächst muss ein Zahlender definiert sein. Die Rechnung der Gruppe wird nur an den Zahlenden gerichtet. Dieser kann auch nur als Zahlender definiert sein ohne Mitglied der Gruppe zu sein.
Nachdem die Gruppe erstellt ist, sehen Sie diese Ansicht:
Beim konfigurieren der Gruppen können Sie selbstverständlich den Wortlaut der Anzeigenamen und Positionen selber bestimmen.
Wie Sie im Screenshot oben erkennen können wurde in der "Position" das Wort "Zahler" hinterlegt um gleich zu sehen welche Position der Zahlende einnimmt.
Die Abrechnungsvorlagen des Zahlenden sieht wie folgt aus:
Die Abrechnungsvorlagen des NICHT Zahlenden sieht wie folgt aus:
Gruppentyp "Dynamische Mitgliedschaft" erstellen
Pfad: Kunden → Verwaltung → Gruppen → Gruppenkonfiguration
Zuerst legen Sie den Typ in der Gruppenkonfiguration an (siehe Screenshot unten).
1- Dynamische Mitgliedschaft mit 
erstellen:
| Feld | Erklärung/Auswirkung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Maximale Spieleranzahl, die mit dieser dynamischen Mitgliedschaft buchen können. | ||
| Die Anzahl der Gäste die vom Portal Administrator für eine Dynamische Mitgliedschaft gebucht werden können.(Gäste und Nominierte teilen Sich das Kontingent | ||
| Maximale Spieleranzahl, die gleichzeitig spielen kann. | Hilfreich für eine gesteuerte Auslastung, die Sie im Vorhinein definieren können. | |
| Maximale Spieleranzahl die pro Tag spielen kann. | ||
Auswertungszeitraum ab heute plus Anzahl der Tage bis ein Nominierter weitere Buchungen haben kann. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Zeitraum anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
Anzahl an Buchungen (nicht stornierte) die maximal pro Nominierter im Auswertungszeitraum erlaubt sind zu tätigen. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Anzahl der Buchungen anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
| Ist eine Clubmitgliedschaft erforderlich? | Eine vorhandene Mitgliedschaft, bei einem Club wird hinterfragt | |
| Braucht der Nominierte eine Registrierung beim Golfverband? | Eine vorhanden Registrierung des Kunden, wird beim Verband hinterfragt | |
| vergeben Sie eine Position mit der Sie besser zuordnen können, welche(n) Rang/Stellung die Mitglieder in dieser Gruppe haben | Bei Bedarf, können Sie weitere Positionen hinzufügen (siehe Screenshot unten - Positionen) |
Anschließend können Sie im unteren Teil die Positionen zu dem angelegten Typ erstellen.
Nach vorgenommenen Einstellung sehen Sie die fertige Gruppenkonfiguration wie oben dargestellt: (Sie können diese jederzeit wieder bearbeiten)
Dynamische Mitgliedschaft vergeben
Sie wählen ein Mitglied oder Tagesgast aus (je nach vorgenommenen Einstellungen - siehe Screenshot oben) und definieren zunächst einen Benutzer, der im Portal die Einstellungen verwalten darf/soll:
Im Reiter Berechtigte, können Sie nun angeben, welche Kunden diese eingestellten Konditionen benutzen darf:
Suche nach Kunden
Die Suche können Sie, wie gehabt über den Nachnamen/Vornamen suchen, oder über die Mitgliedskarte die Sie durchziehen können, nachdem Sie in das Feld 'Berechtigten hinzufügen' angeklickt haben.
Zusätzlich zu dieser Dokumentation, haben Sie auch die Möglichkeit unter 
das Inline Tutorial (Online Hilfestellung) zu nutzen.
Agentenvereinbarung
Die Agentenvereinbarung beginnt zunächst mit der Anfrage eines Unternehmens (Hotels, Reisebüros, etc.) an Sie über das Nexxchange - Portal.
Hier muss zunächst der Vertrag von Nexxchange unterzeichnet und retour verschickt werden.
Erster Schritt - Anfrage vom Vermittler(Hotel) aus dem Nexxchange Portal: http://nexxchange.com/signup/agent
Vertrag zur Agentenvereinbarung
Unter folgendem Link können Sie den Vertrag einsehen:
Nachdem sich der Vermittler/Agent im Portal registriert hat wird er Ihnen eine Anfrage zur Kooperation zusenden, diese schaut wie folgt aus:
Wenn Sie einverstanden mit der Kooperation sind haben Sie die Möglichkeit gleich auf den 
Button zu klicken, der Vermittler/Agent wird in Ihrer Kundendatenbank als Vermittler gespeichert.
Zusätzlich wird Ihnen eine Nachricht vom Interessenten in der GolfSuite angezeigt, die Sie unter
finden können, dort haben Sie Auswahlmöglichkeiten was mit dieser Anfrage passieren soll. 
grünes Häkchen = akzeptieren, rotes X = ablehnen (Anfrage wird gelöscht), oranger Pfeil = Anfrage delegieren (per Mail weiterleiten)
Nachdem der Interessent in Ihrer GolfSuite angelegt wurde, können Sie den Vermittler/Agent auswählen und Ihre Konditionen unter der Agentenvereinbarung erstellen. Kundenübersicht → Suche nach dem Vermittler (Achtung! Vermittler muss als Vermittler in der Kundendatenbank angelegt sein) → Nun wählen Sie den "Reiter" Agentenvereinbarung aus und können mit der Eingabe Ihrer Konditionen beginnen:
| Feldbezeichnung | Bedeutung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Verkäufer | Wird angegeben um zu wissen, wer der Vertragspartner des Interessenten ist | |
Zahlungsperiode | Auf Basis der Auswahl werden hier die Konditionen angepasst | Rechnungslegung und Abrechnungsstichtag werden nach Ihrer Angabe hier angepasst. Stichtag wird also z.B. bei einer Auswahl von 'Tag' wird Ihnen jeden X.Tag Verrechnungen generiert. |
| Vermittler fungiert als Treuhänder | Wenn ausgewählt, wird die Rechnung durch den Agenten im Namen des Verkäufers generiert, andernfalls durch den Verkäufer direkt | |
| Ermittlung der offenen Rechnungen | Abrechnungsstichtag ist das Datum bis zu dem alle offenen Rechnungen herangezogen werden. | Auch alle anderen offenen Rechnungen bei denen die Fälligkeit in der Vergangenheit liegt. |
| Kreditlimit | Der Wert der dem Agent zur Ausgabe zur Verfügung gestellt wird | |
| Rechnungslegung | An dem Tag wird die Rechnung generiert | Sie können ebenfalls einen Betrag setzen, der bei Übertretung ebenfalls eine Rechnung generiert. |
| Abrechnungsstichtag | Bezieht sich immer auf die Vorperiode! | Sie ist somit für den Agenten effektiv in Rechnung gestellt. |
| Agent kann als Kunde buchen | Agent bucht in seinem Namen. Spielernamen werden als Kommentar der TeeTime Buchung hinzugefügt. | |
| Spezialangebote | Info wird an das Portal geschickt. Durch setzen der Checkbox, entscheiden Sie nun ob dem Agenten Angebote angezeigt werden oder nicht | Als Spezialangebote zählen z.B. die Vouchers dazu |
Nachdem Sie die Konditionen für den Interessenten definiert haben, sehen Sie nun Ihre Eingaben die Sie noch mit folgenden Punkten erweitern können (Abbild unten):
Nachdem Sie alle Daten hinterlegt und gespeichert haben, müssen Sie als letzten Schritt die Daten mit dem Portal synchronisieren/senden (siehe Screenshot oben). Nun ist der Vermittler/Agent berechtigt Startzeiten online für seine Gäste zu buchen.
Kunden Audit
Sollten Sie Änderungen bei den Kundendaten hinterfragen, wer bzw. was geändert worden ist, so können Sie dies unter Kunden Audit nachsehen.
Diese Einträge passieren immer automatisch, nachdem eine Änderung gemacht und gespeichert haben:
Kommunikationsprotokoll
Hier wird jegliche Kommunikation festgehalten, die via E-Mail,SMS oder gedruckt. Wenn Sie auf den 
Button klicken, sehen Sie den Inhalt der Kommunikation.
Kunden-Dokument
Hier können Sie Kundenspezifische Dokumente wie Emails, Antragsformulare etc. die Sie auf Ihrem Computer gespeichert haben dem jeweiligen Kunden zuordnen wollen hier hinterlegen
(siehe Screenshot unten).
Identifikationskarte
Diese Funktion dient Ihnen als eine weitere Option bei der Kundensuche.
Sollten Sie z.B. ein neues Mitglied haben und dieser besitzt noch keine ÖGV Karte (weil erst bestellt wurde), oder Sie ist evtl. defekt, so kann dieses Mitglied auch mit einer herkömmlichen Karte (Voraussetzung es hat ein Lesestreifen) gefunden werden.
Die Informationen aus dem Lesestreifen ist eine Kombination von Zeichenketten (diese können und werden nicht entschlüsselt) die Sie mit 
beim ausgewählten Kunden hinterlegen.
Danach funktioniert die Vorgehensweise genauso wie mit der Verbands Karte.
Sie klicken in die Schnellsuche hinein und ziehen die abgesicherte Karte durch Ihr Lesegerät.
Tausch eines Lesegeräts
Bitte beachten Sie, dass jedes Gerät eine eigene Art und Weise hat, die Zeichenkette zu interpretieren. Informieren Sie sich bei Ihrem Händler (bei einem möglichen Tausch Ihres Lesegerätes) auf Änderungen die Sie ggf. vornehmen müssen.
Kundenkonto
Im Kundenkonto wird jede Transaktion zur bargeldlosen Zahlung dargestellt, egal ob Geld auf- oder abgebucht wird (siehe Screenshot). Im ersten Schritt muss eine Konto erstellt werden.
Für bargeldloses Zahlen gibt es verschiedenste Möglichkeiten wie z.b. Rangebälle aus den Ballautomaten beziehen (siehe Artikelverwaltung - Warenwirtschaft), im Clubrestaurant die Konsumation zu begleichen, im Shop Artikel erwerben etc..
Grundsätzlich wird das Kundenkonto über POS aufgeladen (Voraussetzung Sie haben eine Zahlart Kundenkonto hinterlegt) Sie haben aber zusätzlich die Möglichkeit über die 
Button, Geld Auf- oder Abzubuchen (dieser Vorgang wird nicht in der Tageslosung abgebildet).
.
Kundenstatistik
Hier sehen Sie die Statistik über die gespielten Runden und Turnierteilnahmen eines Golfers aus dem GC Lengenfeld, wie man im Screenshot sehr gut erkennen kann, ist der Statistikzeitraum standardmäßig immer auf 12 Monate eingestellt.
Personenkonten
Ein Personenkonto muss erstellt werden wenn Sie Ihre Buchhaltung exportieren wollen - siehe Rechnungen - Backoffice.
Bankkonten
Bankdaten müssen hinterlegt werden wenn Sie Rechnungen mittels Sepa Mandat (Einziehungsauftrag) einziehen wollen - siehe Rechnungen - Backoffice
Häufig gestellte Fragen - FAQs
Kosten die Dienste, E-Mail bzw. SMS senden dem Golfclub etwas?
E-Mail: Grundsätzlich bieten wir Ihnen den E-Mail Versand kostenlos an. Erfahrungsgemäß ist jedoch der Wunsch da, dass Clubs Ihre eigenen Adressen verwenden wollen, damit die Kunden die Kommunikation besser zuordnen können.
Nach Konfiguration mit Ihren Zugangsdaten, kann die GolfSuite so konfiguriert werden, als würden Sie diese aus Ihrem E-Mail Konto verschicken.
E-Mail Konto von Nexxchange
Hier werden Sie als Absender von Nexxchange angezeigt (support@nexxchange.com).
Durch Ihre E-Mail Kontoinformationen können wir Ihnen die Konfiguration jedoch in der GolfSuite so gestalten, dass Sie sehr wohl als Absender Ihrer eigenen E-Mail Adresse anzeigt werden.
SMS: Nähere Information erhalten Sie von uns nach Bekanntgabe, dass Sie diese Funktion verwenden zu wollen.
Handhabung der Spieler mit ausländischer ID
Beispiel:
Max Mustermann existiert bereits beim ÖGV mit einem deutschen Heimatclub und deutscher DGV ID 49xxx.
Dieser Änderungen sind normalerweise direkt beim ÖGV vorzunehmen (nur er kann den Heimatclub ändern). In diesem speziellen Fall wird sich vermutlich auch die ÖGV ID auf eine österreichische mit 43xxxxx ändern.
Diese können Sie dann manuell in der GolfSuite anpassen.