Una funzione elementare della GolfSuite è la fatturazione di articoli(collezioni), la fatturazione periodica e molto altro.

Nel caso si decida di impostare una formula automatizzata, questi processi possono permettere di risparmiare molto tempo.  

Il Menù

Elenco estratto conto

Nella panoramica "controllo di fatturazione" si trovano i campi di ricerca più comuni per le fatture già esistenti. La funzione del filtro  e i campi di ricerca che si trovano in ogni colonna (inserire il testo nel campo di ricerca vuoto e cliccare il tasto enter per cominciare). 

E' possibile cercare le fatture riguardanti ad esempio un determinato cliente o una determinata data.

Più informazioni al riguardo si trovano nel menù riguardante i filtri

un filtro molto utile è il seguente:

esso ti permette di selezionare le fatture pagate, non pagate o che sono state annullate(storno)

accanto ad ogni fattura sono presenti le seguenti icone: 

Nel caso una fattura non può essere più riscossa in modo totale o parziale ( il cliente non pagherà più per qualsiasi voglia motivo) è possibile inserire questo importo come non riscuotibile

Per fare ciò si clicca sulla X e invece di selezionare annulla si seleziona non riscuotibile:

premendo questo pulsante è possibile inviare un email a tutte le persone  filtrare alle quali si vuole mandare una comunicazione (con la funzione dialogo filtro).
Cliccando sul tasto delle email, viene attivato un processo che verifica quali persone (non) hanno un indirizzo email salvato. 

Stampa fattura : si può avere un' anteprima della fattura - con il modello di fattura pre-impostato - per la quale è stata salvato. 

Nel paragrafo riguardante la cassa viene indicato, come si definisce/imposta un modello, in modo che esso appaia come modello predefinito da scegliere nel menù a tendina. 

Prima di generare una fattura è consigliato vedere l'anteprima della fattura. Se l'anteprima corrisponde alle vostre esigenze potete passare alla creazione della fattura.

Se il modello non è presente nella scelta o se non siete soddisfatti bisognerà modificare il modello di fatturazione. Questo si fa nel menù: Golf→ modelli di fatturazione. 

Se non siete pratici nella modifica vi preghiamo di contattarci.

Informazioni presenti nella fattura

Ogni singola fattura contiene più informazioni

Articoli fattura

(contenuto della fattura, con i rispettivi articoli che la compongono): 

Storico fatturazione

vengono salvate tutte le attività effettuate per questa fattura. Quando è stata generata, stampata, stornata. 

Pagamento

In questa scheda è possibile inserire un pagamento parziale o totale.

•  nella lista delle fatture, selezionare quella di proprio interesse.
• premere il tasto più nella tabella sottostante nella sezione pagamenti
• qui si può inserire l'importo del pagamento e in caso si possono aggiungere ulteriori informazioni. 

Se l'importo viene pagato parzialmente l'importo della fattura rimane aperto, appare automaticamente sotto la voce importo. 

La visualizzazione delle fatture nella tabella è la seguente ( in questo esempio abbiamo pagato 1000 euro di un importo totale di 2400).
 

e nella tabella relativa a tutte le fatture possiamo vedere l'importo che risulta ancora aperto:

ulteriori possibilità per contrassegnare la fattura come pagata

E' possibile contrassegnare la fattura come pagata cliccando sull'icona . Questo è pensato anche per i pagamenti non riscuotibili ed ha lo stesso effetto di un pagamento parziale.

Tag della fattura

Assegnare un tag ad una determinata fattura aiuta nel caso si vogliano filtrare solo determinate fatture da visualizzare. E' un processo che aiuta a ridurre il numero delle fatture da inviare per email ad esempio.

E' possibile creare un tag direttamente quando si esegue una fatturazione:

oppure nel menù: Movimenti contabili → Tag premendo come sempre sul tasto + in basso a sinistra della tabella:

in questo modo nella tabella relativa alle fatture sarà possibile effettuare il filtraggio riportato nell'immagine successiva:

e verranno selezionate tutte le fatture relative a questo TAG

Scontrino

In questa sezione è possibile vedere lo scontrino emesso alla cassa nel caso la selezione si riferisca a uno scontrino e sarà possibile ristamparlo

Pagamento SEPA

Le banche mettono a disposizione dei loro clienti un codice in formato XML per i pagamenti SEPA (si tratta di un file CAMT 054).

Per ulteriori informazioni al riguardo contattare la propria banca.

Con l'ausilio di questi dati è possibile riconciliare e gestire automaticamente i pagamenti in entrata.

Percorso: Movimenti contabili → SEPA Riconciliazione

Caricare il file XML camt.054 messo a disposizione dalla banca.

Lo status mostra visivamente se il processo della riconciliazione del mandato è stato completato: 

La riconciliazione automatica può essere attivata cliccando sull'icona . 

Selezionando il riferimento di servizio è possibile vedere una lista dettagliata di informazioni tra le quali anche la causa per la quale non è stato possibile riconciliare un pagamento.

Questi possono pure essere modificati o inseriti manualmente:

Selezionare il riferimento di servizio desiderato e selezionare nella tabella sottostante la fattura alla quale appartiene il pagamento.

In breve:

Nel caso in cui dei debitori inseriscano correttamente gli estremi per il pagamento, quest'ultimo può essere effettuato automaticamente.

Il sistema mostra tutte le voci che non sono state associate ad un pagamento a causa di dati mancanti od errati (importi non corretti etc.).

Una volta che il file XTML è stato scaricato (dall'online Banking o da un assistente della banca), è possibile usare a pieno le capacità della Golfsuite riconciliando pagamenti etc..

Fatturazione

Qui troviamo vari sottomenù:

Categoria di fatturazione

Questa sezione rende possibile effettuare in seguito più fatture contemporaneamente attraverso un processo. Per il filtraggio invece dobbiamo ricordarci del TAG descritto precedentemente!

Come al solito è possibile aggiungere una nuova categoria premendo sul tasto + in basso alla tabella.

E' possibile assegnare anche articoli già esistenti per i quali non è stata specificata nessuna categoria, semplicemente modificando gli articoli:

premendo sul tasto modifica potrà essere scelta la categoria di fatturazione: 

Modifica dei modelli per le fatture

Percorso: Movimenti contabili → Fatturazione → Modelli fatturazione 

Nella seguente sezione viene spiegato come modificare il modello di fatturazione.
Nel caso in cui voglia essere modificato il prezzo dell'articolo, è necessario effettuare la modifiche in Gestione voci cassa.

Quindi qui è possibile inserire gli articoli che dovranno apparire nel modello di fatturazione. Quindi gli articoli inseriti qui verranno collegati direttamente alla Membership scelta. 

Facciamo un esempio:

Selezionando la Membership desiderata è possibile assegnare degli oggetti che compariranno automaticamente nel modello di fatturazione.

Per assegnare un articolo selezionare la categoria desiderata e premere su + articolo:

In questo modo l'articolo socio feriale varrà assegnato alla  sua categoria è sarà in seguito presente nei modelli di fatturazione

Oggetto modello per fatturazione

Qui è possibile vedere tutti i modelli di fattura e gli articoli corrispondenti per avere una visione migliore:

Regole del modello di fatturazione

In questa sezione è possibile stabilire delle regole. E' possibile ad esempio assegnare uno sconto ad una determinata cliente per un determinato anno. Ad esempio il primo anno di associazione riceve uno sconto del 20%

può essere ad esempio adottato nel caso il cliente si vuole associare al club nella seconda parte dell'anno e si vuole assegnarli un prezzo minore.

bisogna premere come sempre sul tasto + in basso alla tabella:

in questo modo il cliente selezionato ricevere lo sconto scritto per l'articolo selezionato.

Processi di fatturazione

Percorso: Movimenti contabili → Fatturazione → Processi di fatturazione 

Le fatture sono divise in 3 grandi blocchi:
Categorie di fatturazione, Modelli di fatturazione ed infine Processi di fatturazione.

Categorie di fatturazione

La categoria di fatturazione è un contrassegno, che può essere applicato al modello di fatturazione di un articolo. In questo modo è quindi possibile gestire e suddividere il processo automatizzato con anticipo. Tramite l'assegnazione può quindi essere escluso o calcolato il totale di un gruppo di clienti.
Se questo campo non dovesse essere definito, durante la creazione di una fattura, verranno inseriti nella fattura tutti gli articoli con e senza categoria di fatturazione.

Appena viene indicata una categoria, nel caso in cui dovesse essere stata creata, verranno prese in considerazione solo le posizioni di questa categoria di fatturazione, tralasciando tutte le altre.  (= in questo esempio vengono presi in considerazione tutti gli articoli poiché nessuna categoria è stata indicata). 

Modello di fatturazione
 

Tutte le tipologie di soci hanno nel sistema un modello di fatturazione che può essere comparato ad una sorta di contenitore. A tutti questi "contenitori" vengono assegnati dei determinati articoli che saranno disponibili a tutti i soci di quella determinata tipologia.

Indipendentemente dall'anno in corso, bisogna mettere in ordine secondo la fatturazione più recente. Così verra sempre mostrato l'ultimo giorno dell'anno corrente.

Come modifico i "contenitori" (Modelli di fatturazione)?

Nella sezione Clubs - mein Golfclub è illustrato come è possibile procedere alla modifica. (Si tenga in considerazione che, nel caso in cui non fossero già stati creati, è necessario proseguire con la creazione delle tipologie di soci: Clubs - mein Golfclub#Mitgliedsarten-Mitgliederstellen). 

Fatture - Lista To Do

Le singole fatture vengono dotate di singole posizioni nelle quali viene salvato la condizione del cliente al momento (dati incorretti come titolo, indirizzo, fanno si che debba essere creata una seconda fattura). Adesso è possibile iniziare con le impostazioni per la generazione delle fatture come illustrato nella sezione panoramica fatture (= nella sezione fatturazioni/processi di fatturazione non devono essere intraprese ulteriori modifiche).

Tag delle fatture 

Per poter usare i tag delle fatture i seguenti requisiti devono essere soddisfatti:

• Attualizzazione del database
• Fatture collettive ultimate
  
  

Modelli - Panoramica

Nella sezione Golf Club →  Modelli → Modelli, è possibile vedere tutti i modelli disponibili per la GolfSuite.

Tra questi sono disponibili anche i modelli standard messi a disposizione dalla GolfSuite come ad esempio i modelli per i buoni.

Un modello può essere usato varie volte, per esempio per le newsletter, apportando le dovute modifiche.

In seguito illustreremo un esempio.

Dopo aver cliccato l'icona  in basso nella visualizzazione della tabella, è possibile iniziare con la creazione di un modello (nel caso in cui si disponesse di un parecchi modelli, sarà necessario giungere alla fine della tabella in basso). 

In questo caso, dopo aver salvato il modello per i clienti, è necessario recarsi nella visualizzazione dei clienti ed aprire la tabella di ricerca.

Qui è visibile il pulsante per l'invio delle lettere . Cliccando sull'icona apparirà il nome del modello: "Nexxchange Support - Newsletter".

Modificare i modelli

Percorso: Club → Modelli → Modelli

E' possibile aprire l'editor (visibile sotto) cliccando sull'icona  apri/modifica.

Qui è possibile cambiare la formattazione (simile a Word):

Applicare il modello

Dopo aver elaborato ed indicato in quale sezione verranno usate (come mostrato sopra), i modelli potranno essere applicati nelle sezioni indicate (ad esempio: nel Database nominativi alla voce Modello Fatturazione):

• Selezionare i clienti per i quali questo modello/lettera deve essere assegnata
• cliccare su  e scegliere il nome del modello.
• Apparirà una finestra di dialogo per confermare l'esecuzione del processo:
• 

Descrizione degli Elementi personalizzabili

La seguente tabella fornisce una descrizione degli elementi personalizzabili per poterne sfruttare al meglio le potenzialità.

Invio fatture via Mail 

Ad avvenuta verifica della corretta conclusione del processo (per evitare l'invio di informazioni non correte riguardanti le fatture), è possibile separare le fatture facendo uso dei filtri (per maggiori informazioni clicca su: Allgemeine Informationen#Operatoren e Allgemeine Informationen#Filterfunktion).
Ultimato questo processo è possibile cliccare sull'icona   per accedere alle seguenti funzioni.
In seguito si aprirà una finestra di dialogo sulla scheda . Qui è possibile definire il modello che deve essere applicato alle fatture dei clienti selezionati (vedasi immagine in basso):

Elementi modelli

Un elemento dei modelli deve essere creato prima dell'inizio del processo.

E' possibile inserire elementi tramite la funzione elementi personalizzabili del menù a tendina ed in seguito selezionando "elementi modelli" , oppure inserendo manualmente ${text-module} nel punto in cui si vuole inserire il testo personalizzato.

Dopo aver selezionato il modello ed aver cliccato sull'icona , selezionare l'elemento personalizzabile ed inserirlo nella posizione desiderata. 

Nell'allegato viene mostrato il procedimento corretto.

Contenuto delle E-Mail

Infine è possibile personalizzare il contenuto delle E-Mail. A questo scopo è necessario cliccare sulla scheda E-Mail.
Anche qui è possibile salvare modelli così da poter rifarsi allo stesso contenuto delle E-Mail (questi sono disponibili in ).
Inoltre, è possibile inviare ulteriori allegati come ad esempio Newsletter. In questo caso, è bene fare attenzione alle dimensioni degli allegati che si desidera inviare.

Emissione fattura

Attualmente la GolfSuite offre 2 possibilità per il pagamento delle fatture.

• POS (in caso di eventuali domande vedere: POS - Kassa).
• Creazione fatture in "Backoffice" (Modelli fatturazione).

In breve:

• Selezionare un cliente dalla panoramica del database nominativi
• Aprire la scheda modelli di fatturazione
• Cliccando sull'icona modelli di fatturazione viene applicato il modello che verrà adattato di conseguenza.
  (Indicare articolo → data di scadenza/adattare all'ultima data di scadenza  → Verrechnen)

Modelli di fatturazione ed impostazioni

Percorso: Selezionare clienti → Modelli di fatturazione

Dopo aver inserito il metodo di pagamento, la GolfSuite verifica che sia inserito un modello adatto alla tipologia di associazione del cliente selezionato.
In caso di domande su come creare una tipologia di associazione e la relativa creazione di un modello, si veda la sezione Clubs - mein Golfclub.

In allegato è mostrato un esempio di configurazione.

Esistono due possibili elenchi degli articoli:

Gli articoli individualmente o con i modelli dalla tipologia di associazione. Entrambe le tipologie sono mostrate nell'esempio in alto.

Il corpo rosso aiuta la visualizzazione delle impostazioni applicate.
Di fianco è visibile , che indica che il modello non può essere utilizzato .
Per questo motivo il corpo rosso si colloca nella metà della schermata (Solo i modelli fino a questo punto verranno presi in considerazione).  

E' possibile lasciare invariata la scadenza e creare immediatamente una fattura. Tuttavia, per poter creare tutte le fatture attraverso il processo di fatturazione, è consigliabile impostare la scadenza al 01.01.2019.

(come nel seguente esempio). 

Scadenza: Indica entro quando gli elementi della fattura devono essere pagati. Questa è la data più importante poiché indica quali articoli quali modelli vengono applicati, modelli generali o individuali. 
Data della ricevuta: Data in cui è stato emessa la ricevuta.
Data di scadenza: Data di scadenza della ricevuta emessa.
Categoria di fatturazione: Quando una categoria di fatturazione viene indicata, verrà applicata esclusivamente il modello di fatturazione della categoria indicata. 

Nella scheda  sono visibili solamente le ricevute generate:

'Sovrascrivere' movimenti contabili

Spesso accade che, per esempio, nel bilancio finale alcuni movimenti contabili siano viziati da errori.
I seguenti passi illustrano come risolvere il problema e modificare la documentazione:  

Al cliente è stata generata ed associata una fattura errata. Come posso correggerla?

In questo caso, bisogna stornare la vecchia fattura (nella scheda Estratto conto) cliccando sull'icona . 

Esistono due possibilità:

• E' presente un articolo senza modello di fatturazione, in questo caso deve essere cambiata la data di scadenza cliccando sull'icona  inserendo il primo giorno dell'anno per il quale deve essere fatturato l'articolo (ad esempio: fatturazione nel 2050 = inserire 01.01.2050).
• E' presente un modello di fatturazione, bisogna cliccare sull'icona  per poi cliccare successivamente indicando l'ultimo giorno dell'anno precedente (ad esempio: fatturazione nel 2090 = inserire 31.12.2089)

Perché bisogna modificare la data della ricevuta all'anno precedente?

In questo modo la qualità dei dati rimane consistente, ad esempio, le sarà sempre possibile cambiare la data di fatturazione senza problemi.

Esempio, come viene generata una fattura quando le indicazioni non sono uniformi: 

Le seguenti indicazioni per la creazione dei una fattura sono indicate nel seguente esempio:

I dati sopra indicati hanno i seguenti effetti sui clienti (si prega di fare attenzione che i clienti hanno differenti impostazioni):

Sconti individuali

Gli sconti individuali possono essere assegnati indipendentemente dalla singola posizione o dalla posizione nel modello dei membri. 
Questa funzione è disponibile cliccando l'icona . Quest'icona si trova su tutti gli articoli che si trovano sul modello di fatturazione dei clienti.

Qui è possibile specificare lo sconto desiderato. Esistono 3 possibilità:

Prezzo articolo: Indifferentemente dal prezzo di listino inserito per l'articolo, il valore qui indicato viene preso in considerazione per il calcolo del prezzo.
Sconto in %: Qui deve essere indicata la % percentuale di sconto da applicare sull'articolo. Il valore inserito deve essere diviso per 100 (ad esempio: 50% = 0,5).
Sconto: Qui deve essere indicato il valore che deve essere sottratto al prezzo di listino (ad esempio: 20€).

Inoltre, può essere inserita il periodo di validità dello sconto (Attivo da, Attivo fino a).

Il prezzo scontato inserito per l'articolo verrà visualizzato in grassetto.

Cliccando su  è possibile visualizzare tutte le informazioni dettagliatamente:

 

Esportazione degli articoli in fattura con organizzazione singola

Percorso: Movimenti contabili → Controllo fatturazione → Articoli in fattura

Riassunto della funzione:

A completamento dello storico ricevute esiste inoltre la possibilità die esportare i singoli articoli in fatturazione.

In seguito configuriamo i campi che devono essere esportati. Ulteriori informazioni riguardo le modalità di esportazione sono disponibili in Clubs - mein Golfclub. 

Dopo aver selezionato i campi che si desidera esportare è necessario filtrare i risultati nella finestra controllo fatturazione (ad esempio: filtro per categoria dell'articolo X,Y +Z e così via).

Prima di iniziare con l'esportazione è possibile ordinare i risultati in ordine alfabetico da A a Z o al contrario.

Tramite l'uso dei filtri è possibile esportare gli articoli nella modalità desiderata.

Esempio d'utilizzo della funzione:

Ad esempio: si desidera esportare tutti gli articoli venduti che rientrano in un range di prezzi che va da 100€ a 500€ ( questo è un semplice esempio, è possibile inserire ulteriori criteri):

1.Passaggio - Impostazione di un filtro cliccando sull'icona  : (Qui devono essere inseriti tutti i criteri):

2.Passaggio - Salvare il filtro ( nel caso in cui si dovesse farne uso ripetutamente):

3.Passaggio - Scelta del filtro desiderato (nel caso in cui il filtro sia correntemente in uso allora verranno applicati i relativi criteri automaticamente):

4.Passaggio - Dopo aver selezionato tutti i criteri per l'esportazione si può procedere con l'esportazione degli articoli desiderati::

E' necessario indicare il formato d'esportazione desiderato (PDF,XLS, ecc...)

Adesso è possibile visualizzare i dati è modificarli/aggiornarli (se necessario) in Excel.

In base agli strumenti d'assistenza a disposizione nei programmi usati, è possibile procedere con i calcoli (come ad esempio mostrato qui in seguito):

Esportazione in BMD 

Percorso: Movimenti contabili → Esportazione in BMD

L'esportazione in BMD è possibile esclusivamente 1 x per venditore.

(Screenshot in Progress ...)

Così viene configurata l'esportazione:

• I modificare i venditori 
• Selezionare il campo "Accounting" (così facendo viene un mostrato il generatore di numeri) 
• Assegnazione del generatore di numeri (numerazione dei Conti Nummerierung für das Personenkonto)

Adesso sono visibili 2 messaggi di sistema (vedi immagine in basso) nei quali è necessario indicare le seguenti impostazioni:

• Tutti i clienti devono avere un conto cliente 
• Tutti gli articoli devono possedere un codice per la contabilità

(Screenshot in Progress..)

Per garantire un processo rapido sono presenti nella sezione venditori diverse schede nelle quali è possibile procedere con l'inserimento delle impostazioni desiderate:

Assegnare conto cliente: Dopo aver impostato il generatore automatico di numeri è necessario cliccare su "generare conto personale".

Assegnazione codice per la contabilità:

-) "Assegnazione categoria principale articolo". Con la selezione della categoria principale vengono assegnati i codici per la contabilità a tutti gli articoli contenuti nella categoria:

(Screenshot in Progress..)

Nel caso in cui si desiderasse applicare questa opzione a tutte le categorie, sarà sufficiente selezionare la casella "applicare a tutte le categorie principali".

-) Assegnazione categoria articolo: dal punto di vista "gerarchico" questa assegnazione avviene ad un livello immediatamente successivo all'assegnazione alla categoria principale e quindi più "vicina" all'articolo.

Nel caso in cui al venditore fossero impostate 2 assegnazioni (categoria principale + categoria articolo) verrebbe applicata l'assegnazione della categoria articolo.

Esempio d'esportazione per il conto cliente (si veda la 1. colonna):

Esempio d'esportazione per movimenti contabili:

Account: Conto cliente

Contra Account: Codice per la contabilità dell'articolo

AR: Movimento contabile in uscita

BK: Movimento contabile in entrata

Mandati SEPA 

Percorso: Movimenti contabili → Mandati SEPA

Riassunto:

In seguito verrà mostrato come inserire una modalità di pagamento (in caso non fosse disponibile, si prega di vedere POS - Kassa#Kassa-Zahlungsarten) TYPUS (Fiscal Payment Kind) SEPA da assegnare al venditore:

Inserire ed associare i dati bancari al venditore:

In seguito inserire ed associare i dati bancari al cliente.

Percorso: Database nominativi → Dettaglio informazioni → cliente desiderato → Conto corrente

In seguito andare sulla scheda modello fatturazione e definire quale articolo deve essere pagato tramite mandato SEPA.
Cliccare sull'articolo: 

Inserire qui i dettagli del mandato SEPA:

Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben (bei Fragen siehe hierzu Contabilità - backoffice#Backoffice-Rechnungenausstellen) werden nun die SEPA Transaktionen erstellt (Pfad: Rechnungen → SEPA Transaktionen):

Nun Filtern/Exportieren Sie nach den Positionen, die Sie an die Bank schicken möchten, damit effektiv der Abbuchungsvorgang eingeleitet werden kann.

Sie haben mehrere Möglichkeiten sich die Positionen zu filtern. Die einfachste bzw. angenehmste Weise wird die Suche nach "diesen Monat fällig" sein.

Dies ist ein "Kriterium" das Sie über die Filterfunktion heranziehen können:

Diese können Sie speichern und immer wieder heranziehen:

Legende

 Filterkriterien öffnen

 aktiven Filter verwerfen

 als zurückgewiesen markieren:

Export der einzelnen Transaktion

manuelle Zahlungseingang hinterlegen:

SEPA Transaktionen - Export

Nachdem Sie die die richtigen Transaktionen zusammengefiltert haben, können Sie mit dem Button  sämtliche angezeigten(gefilterten) Transaktionen exportieren.

Hier werden Sie nun aufgefordert, dass Valutadatum anzugeben.

Rechtliche Grundlagen zum Ausstellen von Rechnungen

Alle Informationen zur Ausstellung von Rechnungen und die rechtlichen Grundlagen dazu können Sie unter folgendem Link nachlesen:

https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10004873&Artikel=&Paragraf=11&Anlage=&Uebergangsrecht=