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Kassenabschlussberichte
Pfad: POS → Kassenabschlussberichte
Um diese erstellen zu können, benötigen Sie einen Kassenabschluss im Bereich «Kassabuch»
Es gelten folgende Prinzipien:
- Ist noch nie ein Kassenabschluss unter «Kassabuch» durchgeführt worden, so wird - nachdem Sie dies nachgeholt haben - der Abschlussbericht von Beginn an bis zu Ihrem 1.Kassenabschluss angezeigt. (Kann auf Sie zutreffen, sollten Sie diesen Bereich zum 1. Mal verwenden)
- Es werden alle Umsatzbewegungen vom letzten Kassenabschluss bis zum aktuellen Kassenabschluss angezeigt.
Der Kassenabschlussbericht besteht aus folgenden Bereichen:
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Die ausgewählten bzw. angezeigten Bereiche, sind gemäß den Angaben des BMF erstellt worden. Zusätzlich haben Sie jedoch die Möglichkeit, gewisse zusätzliche Bereiche auszublenden (Mehr Infos dazu unter "Ausdruck der Berichte"). |
Allgemeine Informationen
Zunächst werden Ihnen die allgemeinen Informationen zu Ihrem Bericht angezeigt. Wie oben beschrieben, wird Ihnen die Periode angezeigt.
Datenerfassungsprotokoll Übersicht
Hier sehen Sie den Anfangsbestand (Bestand vom letzten Kassenabschluss), den Endstand (Bestand vom aktuellen Kassenabschluss) und alle Umsatzbewegungen vom Typus Bar (= alle Zahlungsarten bei denen Sie den Typus Bar hinterlegt haben)
...
Datenerfassungsprotokoll
Hier sehen Sie alle Bewegungen aus dem POS (vom Typus Bar) und dem Kassenbuch:
Weiters sehen Sie erneut den letzten Kassenstand und den aktuellen Kassenstand:
Warengruppenbericht
Hier werden Ihnen alle Umsätze angezeigt (Bar + Unbar)
Dieser besteht aus dem, am POS in Rechnung gestellten Artikel ( = hier werden die Artikelkategorien angezeigt) und den unten angehängten Bewegungen aus dem Kassenbuch.
Finanzbericht
Hier werden Ihnen wieder alle Umsätze angezeigt, zwischen letztem- und aktuellem Kassenabschluss, gruppiert nach Bar/Unbar und Zahlungsmethoden.
Umsatzgruppenbericht
Hier werden Ihnen wieder alle Umsätze angezeigt, zwischen letztem- und aktuellem Kassenabschluss, gruppiert nach Steuersätzen + Bareingänge und Barausgänge aus dem Kassenbuch.
Bedienerbericht
Hier werden Ihnen wieder alle Umsätze angezeigt, zwischen letztem- und aktuellem Kassenabschluss, gruppiert nach den Benutzern.
Ausdruck der Berichte
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| Note | ||
|---|---|---|
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Der Umsatzgruppenbericht, ist der einzige Bereich der laut BMF in einem Kassenabschlussbericht nicht dabei sein muss. Daher wird bei der Druckauswahl die Möglichkeit angeboten, diese nicht mit zu drucken. Ist Sie trotzdem erwünscht, müssen Sie nur die Checkbox selektieren (siehe Abbild unten) |
Im Anhang können Sie nun auch noch die Tageslosung - in der gewünschten Darstellungsoption - drucken.
...
Point of Sale steht für:
- Verkaufsort
- Kassenarbeitsplatz
- Kassensystem/Point-of-Service-System
Die Kassa ist ein Spiegelbild der Tageslosung. Diese wird mit einem leeren Ticket geöffnet, wo sie mit Artikel, Preis , Anschrift + Kunden und Kunde definiert wird (die ebenfalls editierbar sind).
Darüber hinaus gibt es auch mehrere Schnittstellen, die vollintegriert an das POS angeknüpft sind (z.B. TeeTime Buchungen).
Zusätzlich zum POS, gibt es auch die Funktion 'Kassa' selbst. Hier werden die Eingänge bzw. Ausgänge ohne eine Rechnung zu erstellen ermöglicht bzw. bietet sie den Tagesabschluss.
| Table of Contents | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Verkäufer
Pfad(Menü): POS → Verwaltung → Verkäufer
| Info | ||
|---|---|---|
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Sie können beliebig viele Verkäufer anlegen und diese auch an mehreren Schnittstellen ansteuern. Um Ihnen die gewünschte Übersicht zu gewährleisten, können Sie an jeder gewünschten Schnittstelle ( Rechnungsübersicht, Artikelübersicht, Rechnungspositionen, usw...) nach dem gewünschten Verkäufer filtern. Wie Sie in der GolfSuite filtern können, sehen Sie unter Allgemeine Informationen#Filterfunktion. |
Die Verkäufer werden üblich zur Führung einer getrennten Buchhaltung verwendet. Wie z.B. der Golfclub und die GmbH.
Diese können Sie weiters unterscheiden mit unterschiedlichen Rechnungskreisen, Vorlagen, Abrechnungsläufen, Kassensystemen, Tagesberichten, Zahlungsarten, Artikelverwaltung und vieles mehr.
Möchte Sie einen neuen Verkäufer anlegen, kann mit dem üblichen + Button in der Tabellenansicht (Grid) begonnen werden:
(Pflichtfelder sind wie immer "farblich" hervorgehoben)
Angaben zum Verkäufer ergänzen wir mit folgenden Karteikarten:
Bankdaten: Hier werden die Bankdaten hinterlegt, es findet keine Validierung statt (die Eingabe kann frei ausgewählt werden).
Zahlungsart: Welche Varianten hat der Verkäufer Rechnungen zu begleichen.
Verkäufer Zustand: Hier wird das Finanzjahr eingestellt/angezeigt, welche Rechnungsnummer zuletzt verwendet wurde (Bestell-, Mahnung- und Rechnungsnummer) und ein Rechnungskreis erstellt.
Mit 
werden sämtliche Felder zurückgesetzt und das aktuelle Jahr eingestellt.
| title | Rechnungskreis |
|---|
Prinzipiell haben alle Verkäufer die Formatierung Jahr/00000000 (= z.B. 2027/00198750). Sollten Sie nun eine abweichende bzw. eine komplett andere Formatierung wünschen, kontaktieren Sie bitte den Nexxchange Support (support@nexxchange.com) oder schicken uns einfach ein Feedback!
Die zu hinterlegte Angabe (siehe Abbild unten "Format") ist nämlich in "Java" Formatierung.
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
Da die Clubs zu unterschiedlichsten Zeiten die Saison beenden und erneut starten, muss das Finanzjahr manuell angestoßen werden, damit umgestellt wird. Mit der Jahreswende passiert die Umstellung also nicht automatisch und liegt in der Verantwortung des Golfclubs! Sollten Sie also z.B. im Oktober schließen und im März erneut aufmachen, können Sie noch Rechnungen für das Finanzjahr für Oktober weiterhin verwenden. Nachdem Sie alle Rechnungen für das vergangene Jahr erstellt haben, können Sie das « Finanzjahr vorrücken » Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang je Verkäufer durchgeführt gehört. ( Jeder Verkäufer hat einen eigenen Verkäuferzustand = Finanzjahr) Info: Sobald Sie das « Finanzjahr vorrücken » werden die Nummerngeneratoren zurückgesetzt. Ist dies nicht erwünscht, können Sie die letzte Rechnungsnummer "anpassen" (siehe Abbild oben). |
Möchten Sie jedoch die fortlaufende Rechnungsnummer auch im neuen Finanzjahr behalten, so müssen Sie bitte mit 
das Finanzjahr händisch anpassen.
Vorlagen Zuweisung: Hier können Sie für Ihren Verkäufer für jeden Bereich mehrere Vorlagen definieren/zuweisen:
Nachdem Sie Ihren Verkäufer ausgewählt haben wechseln Sie zu der Karteikarte 'Vorlagen Zuweisung' und gehen auf
Hier wählen Sie nun:- Unter Rechnungsformat aus, in welchem Bereich eine Vorlage zugewiesen werden soll.
- Als nächstes wählen Sie die erstellte/vorhandene Vorlage aus.
- Zuletzt können Sie auch angeben ob diese Vorlage als Standard immer vorgeschlagen werden soll:
| Info | ||
|---|---|---|
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Bitte beachten Sie dass zunächst immer die beim Verkäufer definierten Vorlagen beim Ausdrucken der Rechnungen herangezogen werden. |
Zahlungsarten
Hier werden die Zahlungsarten angelegt, die zur Konfiguration freigegeben werden. Das Anlegen einer Zahlungsart funktioniert wieder über den + Button in der Tabellenansicht (Grid).
Während den Einstellungen muss man noch angeben, dass diese am POS verfügbar sein soll. Somit ist diese dann nach Konfiguration beim Verkäufer (siehe Verkäufer/Zahlungsarten), an der Kassa ersichtlich.
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
Spezielle Zahlungsarten wie 'Rechnung' schließen bei Auswahl die erstellte Rechnung nicht ab. Auf diese Art erstellte Rechnungen müssen Sie manuell als bezahlt markiert werden . Siehe hierzu (Teil) Zahlungen an: Rechnungen - Backoffice |
Konfiguration des POS
Bevor Sie eine Kassa einrichten können, müssen Sie zunächst folgendes tun:
Artikel haben immer einen eindeutigen Verkäufer. Sie können "nur" Artikel verkaufen, die dem Verkäufer entspricht, den Sie bei der Konfiguration hinterlegt ist.
Sektion erstellen
| Info | ||
|---|---|---|
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In einer neu aufgesetzten GolfSuite, befindet sich immer eine Standardkassa, um Ihnen den Zugriff auf das POS (nach vorgenommenen Einstellungen) gewähren zu können. Diese kann überschreiben/erweitert werden (Name ändern, neues Gerät hinzufügen, Benutzer berechtigen auf die Kassa zugreifen zu können, etc...) Es wird jedoch meistens, bei der Setup Konfiguration, gemäß Ihren Angaben gelöscht/geändert. |
- Schritt
Zunächst starten wir mit der Konfiguration der Kassa, indem wir dem Pfad folgen, POS → Verwaltung → Konfiguration.
In den nächsten Schritten wird erklärt, wie eine neue POS Gruppe angelegt wird, die ermöglicht mehrere Kassensysteme zu gruppieren.
Ticketnummerngenerator: eine laufende Nummer, die für die Zuweisung der Ticketnummer zuständig ist (nicht zu verwechseln mit der Rechnungsnummer).
Die Ticketnummern werden z.B. bei der Visualisierung der Tageslosung verwendet (mehr dazu unter Menüpunkt Kassa-Tageslosung).
Verkäufer: entspricht dem wirtschaftlichen Unternehmen, welches seine Artikel über diese POS verkauft (z.B. Pachtgesellschaft, Club, Hotel).
Lagerort: hier wird angegeben, von welchem Lagerstand die Menge abgezogen werden soll (wichtig für die Inventur).
Kunde: wird dann ausgefüllt, wenn gewollt ist, dass bei jedem neu erstelltem Ticket immer genau ein bestimmter Kunde selektiert ist. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn sehr viele Tagesgäste eingetragen werden ohne Namen erfassen zu wollen.
Diese Einstellung kann auch kurzfristig immer wieder geändert/angepasst werden, sollten Sie diese Funktion z.B. in einer bestimmte Woche verwenden, wo sehr viele Touristen zu Besuch sind.
Rechnung Druckmodus: eine Voreinstellung, die zu viele Klicks abfangen soll. Sollte hier eine Auswahl getroffen werden (z.B. Quittung), wird jedes mal nach Abschließen einer Rechnung die Auswahl mit der Druckvorschau aufgerufen.
2. Schritt
Es wird definiert, welcher Benutzer auf die Kassa zugreifen darf (POS Benutzer). Dies machen wir über den üblichen + Button links unten in der "Tabelle" (Grid)
Dieser Schritt ist besonders wichtig, da Sie nach vorgenommenen Einstellung nun einen Zugriff auf die Kassa haben.
3. Schritt
Es wird der Kassa ein POS Gerät hinzugefügt. Dieses könnte man mit einer Kassenlade vergleichen. Nachdem wir das POS Gerät der POS Gruppe zugewiesen haben, haben wir nun ein "leeres Kassensystem".
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Falls Sie eine bzw. mehrere POS Geräte anlegen müssen, gehen Sie zunächst in die Karteikarte POS Geräte und fügen über + Button welche hinzu. Danach können wie fortfahren mit der Zuweisung des Gerätes zu der Gruppe. |
Im Screenshot ersichtlich, haben wir nun einen Benutzer der Kassa zugewiesen und das POS Gerät zugeordnet.
Tastengruppen
Die Einstellungen sind zu finden unter dem Pfad, POS →Verwaltung →Tastengruppen.
Mit dem + Button erstellen wir zunächst eine Gruppe.
Nachdem wir die Gruppe selektieren, erscheint der 'Taste zur Gruppe hinzufügen' Button und wir können die Tastengruppe um einen Artikel erweitern.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Die Reihenfolge der Artikel hier bestimmt die Reihenfolge der Anzeige im POS. Die Reihenfolge lässt sich hier jederzeit durch 'Drag & Drop' mit der Maus verändern. |
Bis jetzt haben wir eine Tastengruppe erstellt und diese mit Tasten versehen. Nun müssen wir noch einstellen, bei welcher POS Gruppe diese angezeigt werden soll.
Hierzu müssen wir wieder zurück zum Menüpunkt POS→Verwaltung→Konfiguration.
Nachdem wir die erwünschte POS Gruppe ausgewählt haben, wechseln wir zur Karteikarte Tastengruppen.
Die Lupe deutet an, dass es sich um ein Suchfeld handelt. Wir geben also den Namen ein, den wir eingestellt haben und selektieren diesen.
Wenn die Eingabe grün dargestellt wird, können wir auf "Tastengruppen hinzufügen" klicken.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
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Das Resultat an der Kassa sieht dann wie folgt aus:
Registrierung am POS
| Warning |
|---|
Die "Registrierung" wird gleich beim 1.Versuch gespeichert. Möchten Sie die Gruppe oder das Gerät wechseln/verlassen, könne Sie dies mit dem Wechselt man zu einer andere Gruppe bzw. Verkäufer, muss beachten werden, dass nicht jeder Verkäufer den gleichen Artikelbestand verkaufen kann. Ist man in der falschen Gruppe, kann es den Anschein haben, dass keine Artikel vorhanden sind, bitte wechseln Sie dann die Gruppe. |
Anzeigeoptionen
Möchte man die Tasten noch weiter mit Informationen ausstatten, so können Sie dies hier tun.
Das Ergebnis sieht dann so aus:
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Hier wird nur dann etwas angezeigt, falls unter der Artikelverwaltung eine "Ausprägung" hinterlegt ist. z.B.: Pullover Karo Beige und Größe XL. Diese Informationen werden dann so angezeigt: Karo, Beige, XL. |
POS Rabattzuordnung
Pfad: POS → Verwaltung → POS Gruppe selektieren → Reiter POS Rabattzuordnung (siehe Abbild unten).
In der POS Gruppe die Sie von uns Standardmäßig überreicht bekommen, sind sehr viele standardmäßig schon angelegt/zugeordnet.
Sollten Sie diese nicht verwenden bzw. haben eine 2.POS Gruppe bei der nichts hinterlegt ist, so können Sie diese - im beschriebenen Pfad oben - nachziehen.
| Info |
|---|
| Individuell wird dann verwendet, wenn eine genauere Angabe gemacht werden möchte (z.B. 19 € oder 77%). |
POS Vorlagen Zuweisung
Pfad: POS → Verwaltung → "Gruppe" selektieren → POS Vorlagen Zuweisung
Vorlagen sind prinzipiell für folgende Bereiche möglich:
Das Prinzip der Vorlagen ist folgendermaßen aufgegliedert:
- Sie erstellen eine Vorlage und definieren in dieser, für welchen Bereich (siehe Auflistung oben) dieser gedacht ist.
- Sie definieren einen Verkäufer für den diese Vorlage gedacht ist (Mehr dazu unter Kassa-Verkäufer) - Dieser Schritt ist nur für Vorlagen, für den Bereich Rechnungen & POS notwendig!
- Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, wie im Abbild unten dargestellt wird, die Einstellungen vom Verkäufer zu überschreiben. Diese Einstellungen wirken jedoch nur auf Ihre POS Gruppe
Somit haben Sie die Möglichkeit für den Bereich 'Rechnungen' (z.B. für die Vorschreibungen) Standardeinstellungen anders zu führen, als es im POS hinterlegt ist.
Möchten Sie diese Einstellungen rückgängig machen, so können Sie diese mit 
ausführen.
Zahlungsart Zuweisung
Das Prinzip der Zahlungsarten ist genauso aufgebaut wie bei den Vorlagen:
- Sie hinterlegen beim Verkäufer die erwünschte Zahlungsart
- Diese muss so eingestellt werden, dass Sie am 'POS verfügbar' gestellt wird
- Danach können Sie wie wieder die Zahlungsarten für Ihre POS Gruppe abweichend von den vorgegebenen Einstellungen des Verkäufers einrichten:
Legende:
stellt eine Zahlungsart dar, die beim Verkäufer hinterlegt ist, jedoch bei der POS Gruppe deaktiviert wurde (mit einfachem selektieren, wird dieser Vorgang rückgängig gemacht)
ist eine Zahlungsart, bei der die Funktion 'Retourgeld' aktiviert ist (Somit kann bei Auswahl dieser Zahlungsart ein höherer Betrag eingegeben werden als zu zahlen ist)
diese Zahlungsart ist als Standard hinterlegt.
mit dem klicken (+ halten) dieses Icons, können Sie die Reihenfolge der Zahlungsarten ändern.
| Note |
|---|
| Möchte man sich die Auswahl der Zahlungsart und das Eintippen des offenen Betrags ersparen, so muss eine Standardzahlungsart (siehe Screenshot - Barzahlung) mit ausgewählt werden. Somit muss mit dieser Einstellungen nur an der Kassa das Ticket abgeschlossen werden. |
POS Verwendung
Da bereits die Konfiguration gezeigt wurde, im Folgenden nun eine konkreter Anwendungsfall:
Ticket erstellen
Für das Erstellen eines Tickets, hat man 2 Möglichkeiten:
- Mit dem + Button
- Wenn kein offenes Ticket besteht, in dem man einfach einen Artikel direkt auswählt
Kunden auswählen
Nachdem das Ticket erstellt worden ist, geben wir einen Kunden ein (hier kann auch ein "Platzhalter" ausgewählt werden, z.B. "Tagesgast". Sinnvoll wenn Sie viele Tickets erstellen wollen, bei der Sie der Name des Kunden nicht interessiert).
Das automatische Setzen eines bestimmten Kunden kann unter "Kassa konfigurieren" (1. Schritt) eingestellt werden.
Sobald Sie den Fokus setzen (im Abbild unten ersichtlich) können Sie lokal nach Ihren Bestandskunden suchen.
Kunden über den Verband anlegen
Möchten Sie einen Kunden über den Verband suchen, navigieren Sie auf die Höhe, in der Sie den Kunden hinterlegen können (Abbild unten) und drücken auf das + Symbol (erscheint erst wenn Sie die Maus hinbewegen).
Nun können Sie den Kunden über die Verbandsschnittstelle suchen:
Ist der Kunde dort auch nicht zu finden, so können Sie auf das "Männchen" Symbol klicken, um die Anlage des Kunden lokal durchführen:
Adresse des Kunden
Man kann nun direkt im Ticket alle Angaben zum Kunden ändern.
Wichtig ist hier das "Hackerl" neben der Anschrift. Dieses besagt, dass diese Adresse für das Ticket herangezogen wird.
Bei bestehenden Adressen können Sie (sobald sie auf der Seite 'aufgeklappt' wurde) die Adresse 
und 
.
Um eine neu erstellte Adresse oder muss diese zuerst erstellt und abgespeichert werden.
Standardmäßig wird immer die Rechnungsadresse am POS selektiert.
Gibt es nur eine Postadresse, dann wird diese verwendet.
Sind jedoch beide nicht definiert, muss die Auswahl manuell getätigt werden.
Sie können die
unter der Vorraussetzung, dass diese nicht als Rechnungs- oder Postadresse definiert ist.
Zusätzlich können Sie (zu der offenen Adresse) die Eingaben 
lassen.
Bewirkt man eine Änderung zu einer bestehenden Adresse, so können Sie diese mit
in den Kundendaten + im Ticket abspeichern.
Neue Adresse anlegen
Hier könne Sie nun entscheiden, ob Sie nur in diesem 'POS (Ticket) verwendet' werden soll, oder ob die 'Kundenadresse in der Datenbank erstellt' wird.
Nachdem die Adresse ausgewählt wurde und die Adressansicht zugeklappt ist, sehen Sie nun auch die Auswahl (ohne erneut nachschauen zu müssen, welche definiert ist):
Ticket bearbeiten
Es gibt mehrere Möglichkeiten das Ticket noch weiter zu bearbeiten und zu individualisieren:
- Name des Artikels überschreiben (in den Namen hinein klicken)
- Anzahl des Artikels ändern (in die Menge hinein klicken)
- Preis des Artikels anpassen (in den Preis hinein klicken)
- Position des Artikels ändern (markierten Button anklicken und rechts außen verschieben)
- "Personalisieren": Ticket nur für Sie zu sehen (User bezogen)
- Sperren: Ticket kann nur von Ihnen bearbeitet werden (User bezogen)
Ticket - Artikel einzeln rabattieren/löschen/ändern
Die Logik, die hier angewendet wird, ist folgendermaßen:
Ist kein einzelner Artikel selektiert, so wirkt jede Funktion auf das ganze Ticket.
Dieser Artikel wird links auf der Seite (Nummerierung) selektiert (wodurch er erkennbar markiert wird) und gehe dann auf Löschen.
Rabattierung
Sie haben 3 verschiedene Möglichkeiten wie Sie den Preis des ausgewählten Artikels ändern können:
Nach Auswahl des Artikel klicken Sie in das Feld Preis hinein und passen diesen an. Der Preis des Artikels wird nur für dieses eine Ticket geändert und dementsprechend auf der Quittung/Rechnung dargestellt:
In diesem Bsp. { siehe unten }, wird die Rabattierung auf gleich 2 Artikel gewirkt. Diese können Sie auch mit mehreren Artikel kombinieren, indem Sie diese auch auswählen. Wenn Sie keine Position auswählen, wirkt die Rabattierung auf alle Artikel.
- Das gleiche können Sie auch mit einem absoluten Wert ( € Betrag = z.B. 17,20 € Rabatt) machen :
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
(Screenshot oben): Hier sehen Sie auf der rechten Seite die Symbole, % und € die Sie durch anklicken aktivieren können. Zusätzlich sehen Sie außen (neben dem Betrag den Sie eingeben wollen) was nun angewendet wird. |
Sobald Sie Ihre Eingabe mit 
bestätigen, wird diese angewendet.
Zusammenfassend können Sie also den Preis ändern indem Sie:
- Den Preis ändern
- Die Position Rabattieren via % Angabe
- Die Position Rabattieren via € Angabe
Rabattierung löschen
Möchten Sie sämtliche Rabattierungen im Ticket aufheben, so können Sie diese mit 
diese entfernen.
Möchten Sie die Rabattierung nur bei bestimmten Postionen entfernen, so müssen Sie diese markieren und erneut mit entfernen (in diesem Bsp. wird also die Rabattierung von Positione 1 + 2 gelöscht):
Ticket abschließen
| Note | ||
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Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, die Zahlung in mehreren Varianten zu hinterlegen. Hierzu müssen Sie nur die erwünschte Zahlungsart auswählen und tragen den Betrag ein die mit dieser getätigt wurde und schließen den Vorgang/das Ticket wie üblich mit dem Erinnerung: Um ein Ticket abschließen zu können, darf kein Restbetrag offen sein! Ausgenommen sind die Zahlungsarten bei denen Sie Geld aus der Kassenlade entnehmen können bzw. Retourgeld noch zu zahlen ist. |
Wurde ein und die selbe Buchung versehentlich 2x ans Pos geschickt, so kann nur ein Ticket abgeschlossen und bezahlt werden.
Bsp.: Folgende Buchung wurde bereits bezahlt, weil jedoch noch einmal versucht wurde die Buchung ans POS zu schicken, erscheint dieses Ticket als offen.
Versucht man nun das Ticket ein zweites Mal zu verrechnen, erscheint folgende Sicherheitsabfrage:
In diesem Fall sollten Sie auf "Abbrechen" klicken und das offene Ticket im POS löschen, da der Betrag ja schon eingenommen wurde.
Sie haben aber auch die Möglichkeit, den Betrag ein zweites Mal zu verrechnen, falls das so gewünscht ist. Wählen Sie dazu die entsprechende Referenzoption aus und klicken auf „Bezahlen“.
Der Betrag wird nun ein zweites Mal verrechnet und es wird eine zweite Rechnung zu ein und demselben Kunden erstellt.
Stellvertretung (Durchgangsposten)
Die Stellvertreter Funktion wird dann verwendet, wenn Sie Quittungen/Rechnungen im Namen von 3.Personen ausstellen.
Zunächst zu der Konfiguration dieser Funktion:
Die 3. Person müssen Sie als Lieferanten im System erfasst haben. Wie Sie den Lieferanten anlegen können finden Sie unter Artikelverwaltung - Warenwirtschaft.Unter Artikel → Verwaltung → Stellvertretung können Sie diesen nun definieren:
Mit dem üblichen + Button können Sie nun angeben, ob dieser als 'im Namen von' und, oder als 'auf Rechnung von' Rechnungen stellen soll:
Im Namen von
Für die Erbringung der Leistung ist die 3.Person verantwortlich
Auf Rechnung von
Hier wird das Geld für die 3. Person eingenommen. Ähnlich wie der Treuhänder.
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
Bitte beachten Sie, dass beim Lieferanten eine UID Nummer hinterlegt sein muss, um diese auswählen zu können. |
Diesen können Sie bei sauberer Datenqualität direkt in eine Artikelkategorie hinterlegen. Somit haben sämtliche Artikel in dieser Artikelkategorie den Stellvertreter den Sie definieren:
Möchten Sie die Artikel lieber einzeln bei den gewünschten Stellvertretern hinterlegen, so müssen Sie diese über die Artikelverwaltung (bei ausgewähltem Artikel) auf die Bezugsquelle und diese hier hinterlegen.
Button hinterlegen:
| Info | ||
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Möchten Sie ein bestehenden Stellvertreter überschreiben, so müssen Sie (falls einer schon vorhanden ist) diesen lediglich anklicken, den erwünschten Lieferanten eingeben und speichern. Sollte der Stellvertreter jedoch aus der Artikelkategorie kommen, können Sie diesen nicht entfernen (überschreiben können Sie jederzeit). |
Nachdem Sie diese Einstellungen (einmalig!) vorgenommen haben, wird dieser bei richtiger Konfiguration der Vorlage (Quittung / Rechnung je nach Wunsch) visuell folgendermaßen dargestellt:
(Screenshot Quittung- in Progress)
Rechnung Storno
Möchten Sie eine Rechnung stornieren und es bestehen bereits Zahlungen, so erstellen Sie ein neues Ticket mit den Positionen darin, die Sie stornieren möchten!
Nun schließen Sie dieses Ticket mit der Angabe 'Menge -1' ab. Somit wird der Lagerstand (im Lager) und der Betrag (in der Tageslosung) angepasst bzw. eruiert.
Sollten Sie z.B. durch Schlechtwetter einem Kunden nur ein Teilbetrag von einem Artikel verrechnen, so können Sie auch in dem Storno diese Rabattieren.Mehr zum Rabattieren sehen Sie oben unter Kassa-Rabattierung.
Weiters können Sie auch nur ein Teil von der Rechnung Stornieren nach dem gleichen Prinzip. Sie erstellen ein neues Ticket → fügen einzelne Positionen mit Menge -1 ein → schließen das Ticket ab. Hier ein Bsp. dazu:
Zunächst schließen wir für unser Beispiel ein Ticket mit folgendem Inhalt ab:
Nun schließe ich ein neues Ticket ab in der wir 1 der Artikel mit -1 eingeben:
Tageslosung
Alle Eingaben am POS werden in der Tageslosung widerspiegelt.
In den Darstellungsoptionen haben Sie die Möglichkeit nach Zahlungsart, Chronologisch, Benutzer, Artikel oder nach Buchungsreferenz zu gruppieren.Nachdem Sie eine Darstellungsoption ausgewählt haben, können Sie noch nach folgenden Felder zur Detailsuche verwenden:
| Note | ||
|---|---|---|
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In den Darstellungsoptionen 'Gruppieren nach' Chronologisch, Zahlungsart, Benutzername wird aufsteigend nach dem Datum sortiert. |
Datum von bis
| Note | ||
|---|---|---|
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Bitte beachten Sie, dass die Suche nach bestimmten Feldern je nach Darstellungsoption nur angeboten werden kann. Beispiel: Gruppieren Sie nach Benutzern so können Sie das Feld Artikel suchen nicht verwenden. |
| Note | ||
|---|---|---|
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Auf der Höhe von der Spalte 'Zahlungsart' besteht die Möglichkeit diese im Nachhinein zu ändern. |
Monatsstatistik
Pfad: POS → Monatsstatistik
Ähnlich wie bei der Tageslosung, haben Sie hier die Möglichkeit Ihre monatlichen Auswertungen in der GolfSuite zu machen.
Analog zur "Suche nach Artikeln" gibt es die Möglichkeit geboten, die zu Grunde liegenden Daten gemäß Ihrer Suchkriterien, einzugrenzen.
Sie sehen hier die Abrechnungen aus dem POS Kassensystems, mit einer Zeitachse (1.Spalte) bzw. Artikelkategorie (1.Zeile) und den jeweiligen Quersummen.
| Tip | ||
|---|---|---|
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Kassabuch
Pfad: POS → Kassabuch
Das Kassenbuch ist an Ihre POS Gruppe + Kassenabschlussberichte gebunden. Sollten Sie also mehrere POS Gruppen definiert haben, so haben diese Gruppen automatisch auch eigene/unterschiedliche Kassenbücher + Berichte.
| Info | ||
|---|---|---|
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Beim Erstellen einer POS Gruppe wird das Kassenbuch automatisch erstellt/verknüpft. Sollten Sie jedoch bei einer bestehenden Gruppe das Kassenbuch verwenden wollen, müssen Sie zu POS → «Verwaltung» → «Konfiguration» → «POS Gruppe» auswählen → Reiter «Registrieren» navigieren und mit «Kassa» anlegen folgendes eingeben: |
Gemäß den Vorschriften des BMF ( = Bundesministerium für Finanzen) gibt es hier klare Definition für folgende 'Begriffe' im Kassenbuch:
- (Bar)Einnahmen: Sind z.B. Rechnungen die Sie im POS ausgestellt haben und immer versteuert sind. Hierzu zählen auch die Stornos (negative Einnahmen).
- Bareingänge: Es gibt keine Rechnungen, kein Steuersatz wird angewendet (auch nicht 0%). Das ist z.B. eine Geldrolle also Wechselgeld)
- (Bar)Ausgaben: Externe Einkäufe wie z.B. im Warenhandel ( Druckerpapier, Patrone,.... d.h. Sie bekommen eine Rechnung, die versteuert ist).
- Ausgänge: Hierzu zählt z.B. das Leeren der Kassa
| Info | ||
|---|---|---|
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Die oben aufgelisteten Zahlungstypen, können Sie in den Abbildern (unten) unter Zahlungstyp auswählen. |
Die Beträge, die im Kassensollstand nun berücksichtigt werden, sind jene Beträge aus den Tickets - mit der ausgewählten Zahlungsart - die auch abgeschlossen worden sind.
D.h.: Wenn Sie ein Ticket im POS abschließen (=Rechnung mit fortlaufender Nummer) mit der auswählten Zahlungsart (Bar), so wird das - je nach Eingabe - Ihrem Kassenstand gutgeschrieben bzw. abgezogen.
Neben dem üblichen Kassenabschluss - können Sie diese Funktion auch dafür verwenden - wenn Sie untertags z.B. den Kassenstand übergeben und eine andere Person übernimmt. (z.B. Wechsel im Sekretariat)
Die Funktion 'Kassenabschluss' ist im/auf dem Betrag (blau) hinterlegt (nach klicken auf den Betrag wird die "Kassa abgeschlossen").
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
Blauer Betrag den Sie neben dem Gerätenamen sehen, ist der Kassensollstand. Gesamtbetrag (letzte Zeile in der Tabelle): Transaktionen aus dem Kassenbuch (Beträge, die Sie hier hinterlegt haben - immer mit dem Typ 'Bar'). |
Der Betrag besteht also aus Ihren Einträgen im Kassenbuch (auch Handkassa genannt) + den Tickets aus dem POS System, die Sie laut der POS Konfiguration im Reiter «Kassa» hinterlegt und bezahlt/abgeschlossen haben.
Die einzelnen Einträge der Funktion 'Kassenabschluss' befinden sich im unteren Bereich der Ein- bzw. Ausgänge in Ihrem Kassenbuch.
Das Resultat:
| Info | ||
|---|---|---|
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Das Kassenbuch wird auch auf der Tageslosung - in dem Filter Gruppieren nach 'Zahlungsart' + 'Benutzer' - widergespiegelt. Im Filter 'Artikel - Hauptkategorie' wird das Kassenbuch nicht wiedergegeben, da man sich im Kassenbuch auf keine Artikel bezieht. Da diese auch keine POS Ticket Nummer haben, sind manche Felder 'leer'. |
| Warning | ||
|---|---|---|
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Die Gesamtsumme des Kassenbuchs (in der Tabellenansicht) die Sie sehen, bezieht sich immer auf den sichtbaren Bereich! Sollten Sie also 20 'Bewegungen' in Ihrem Kassenbuch haben und Sie lassen sich nur 10 davon anzeigen, so wird die Summe von diesen 10 Bewegungen angezeigt. Siehe Beispiel: |
Wie Sie am Abbild unten erkennen können, befinden sich 11 Bewegungen in der Kassa und die Ansichtseinstellung ist auf 10 begrenzt. Daher berücksichtigt die Summe nur die 10 angezeigten Einträge.
...
Sie finden im Menü das Kassabuch, hier werden die Eingänge bzw. Ausgänge ohne Ticket zu erstellen ermöglicht.
Zusätzlich bietet Ihnen das POS Menü die Eingabe von Barbelegen, die Tageslosung, den Tagesabschluss und die Verwaltung (siehe Screenshot unten).
| Table of Contents |
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Das Menü
| Tip | ||
|---|---|---|
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Registrierung am POS
| Warning |
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Die "Registrierung" wird gleich beim 1. Versuch gespeichert. Möchten Sie die Gruppe oder das Gerät wechseln/verlassen, können Sie dies mit dem Wechselt man zu einer andere Gruppe bzw. Verkäufer, muss beachten werden, dass nicht jeder Verkäufer den gleichen Artikelbestand verkaufen kann. Ist man in der falschen Gruppe, kann es den Anschein haben, dass keine Artikel vorhanden sind, bitte wechseln Sie dann die Gruppe oder fügen Sie die gewünschten Artikel hinzu. |
Bereiche der POS Ansicht
| 1 | Welche Kassa ist gerade aktiv. Nur relevant, wenn mehr als ein POS verwendet wird. |
| 2 | Wie viele Tickets sind geparkt. Geparkte Tickets können später abgeschlossen werden. Auch am nächsten Tag. Ein geparktes Ticket verhindert nicht den Kassenabschluss. |
| 3 | Mit "+" beginnen Sie einen neuen Kassenvorgang |
| 4 | Auf welchen Kundennamen wird dieser Kassenvorgang ausgeführt. |
| 5 |  Es gibt bei diesem Kunden überfällige Rechnungen.
|
| 6 | Mit Klick auf das Männchen werden die Kundendaten in einem neuen Tab geladen |
| 7 | mit Klick auf |
Tasten
Hier legen Sie jene Artikel auf den Bildschirm die Sie oft oder rasch brauchen.
Einstellung oder Veränderung der Tasten erfolgt in POS - Verwaltung - Konfiguration
Wenn Sie bestimmte Artikel für einen bestimmten Zeitraum schnell bei der Hand haben wollen, legen Sie sich diese z.B. in eine Tastengruppe "Aktuell" und ändern das später wieder.
Suche
Auch wenn Sie den Artikel nicht als Taste angelegt haben, können Sie jeden Artikel über den POS verkaufen.
Auch wenn es grundsätzlich möglich ist, ist es nicht immer erwünscht. Bitte klären Sie clubintern bzw. mit der Buchhaltung, welche Produkte am POS verkauft werden sollen.
Sie können auch aktiv verhindern, dass ein Artikel in der POS gefunden wird, in dem Sie in der Artikelverwaltung → sonstige Information →Verfügbarkeit Verbieten
Scannen
Wenn Sie den Rechner, mit dem Sie die Kassa betreiben, mit einem Barcodescanner verbunden haben, kann der Barcode gescannt und so direkt in den Zahlungsvorgang geladen werden.
Der Barcode muss bei der Artikelanlage auf der Artikelebne eingetragen werden.
Gibt es den Barcode aber der Scanner funktioniert nicht, dann können die Zahlen direkt eingetippt.
Rabatte
Die Tasten mit den gängigen Rabatten sind voreingestellt.
Wenn Sie einen individuelle Rabatt brauchen,
POS Verwendung
Ticket erstellen
Aus dem TeeTime Kalender starten
Aus der Turniernennliste starten
Direkt im POS starten
Für das Erstellen eines Tickets, hat man 2 Möglichkeiten:
- Mit dem
Button - Wenn kein offenes Ticket besteht, in dem man einfach einen Artikel direkt auswählt
Kunden auswählen
Wenn das Ticket nicht aus den TeeTimes oder der Turniernennliste kommt, wird Tagesgast als Platzhalter beim Kundennamen ausgefüllt.
Wir empfehlen jedoch, immer den richtigen Kundennamen zu hinterlegen
Klicken Sie auf das x
Sollten Sie den Kunden noch nicht in der Suite haben, braucht es nur 4 Sekunden, die Useranlage auszuführen.
Wenn Sie wissen, dass den Spieler beim Verband existiert, dann mit Verbandssuche
Wenn der Spieler nicht beim Verband gemeldet ist, dann Kundendaten ohne Verbandsuche ausfüllen.
Die minimalste Anforderung sind
- Geschlecht
- Anrede
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- eine Kontaktmöglichkeit
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Tip: Wenn Sie ein Kartenlesegerät verwenden wird der Name sofort angezeigt.
|
Adresse des Kunden bearbeiten
Man kann direkt im Ticket alle Angaben zum Kunden anlegen oder bearbeiten.
Sie können jetzt den Namen bearbeiten, oder neue Daten hinzufügen.
Mit Bearbeiten öffnet sich das gewöhnte Dialogfenster
Ticket bearbeiten
Es gibt mehrere Möglichkeiten das Ticket weiter zu bearbeiten und zu individualisieren, mit der Maus in das gewünschte Feld klicken (Achtung! dazu brauchen Sie die Berechtigung):
- Name des Artikels überschreiben
- Anzahl des Artikels ändern
- Preis des Artikels anpassen
- Position / Reihenfolge des Artikels ändern
- Personalisieren: Ticket ist nur für Sie sichtbar (User bezogen)
- Sperren: Ticket kann nur von Ihnen bearbeitet werden (User bezogen)
Ticket oder Artikel löschen
Die Logik, die hier angewendet wird, ist folgendermaßen: Klicken links unten auf das 
Symbol, dann werden alle Artikel des Tickets gelöscht.
Selektieren Sie einen Artikel (siehe Screenshot unten) und klicken Sie auf das Symbolwird nur der eine ausgewählte Artikel gelöscht.
Preis rabattieren
Sie haben mehrer Möglichkeiten wie Sie den Preis rabattieren können. Wenn Sie keinen Artikel auswählen wirkt der Rabatt immer auf das gesamte Ticket.
Nach Auswahl des Artikel klicken Sie in das Feld Preis hinein und überschreiben diesen. Der veränderte Preis wird nur für dieses eine Ticket herangezogen.
Der ausgewählte Artikel (blauer Rahmen) mit einem prozentuellen Rabatt, die Preisveränderung ist farblich markiert, in diesem Fall wurde die Taste 30% verwendet.
Das gleiche können Sie auch mit einem absoluten Wert machen, die Preisveränderung ist farblich markiert, in diesem Fall wurde die Taste 30€ verwendet.
Hier wurden der Rabatt von 20% auf alle Artikel (siehe blauen Rahmen) angewandt, die Preisveränderung ist farblich markiert.
Hier sehen Sie in allen POS Screenshots oben rechts, die Symbole entweder % und €, die Sie durch anklicken umschalten können. Bei dieser Funktion können Sie absolute Werte eingeben,
sobald Sie Ihre Eingabe mit 
bestätigen, wird diese entweder auf das gesamte Ticket oder auf den selektierten Artikel angewandt.
Zusammenfassend können Sie also den Preis ändern indem Sie:
- Die Position rabattieren in % Angabe
- Die Position rabattieren in € Angabe
Rabatte löschen
Möchten Sie alle Rabatte im Ticket aufheben, rechts unten die drei Punkte anklicken und auf Rabatt zurücksetzen klicken (siehe Screenshot unten).
Möchten Sie die Rabatte nur bei bestimmten Artikeln entfernen, so müssen Sie diese selektieren indem Sie auf die Bezeichnung klicken, möchten Sie weitere Artikel selektieren müssen Sie zusätzlich die Steuerungstaste gedrückt halten.
In diesem Fall wurde Position 3 + 4 markiert, rechts unten die drei Punkte anklicken und auf Rabatt zurücksetzen klicken (siehe Screenshot unten).
Artikelbezeichnung bearbeiten
Klicken Sie auf die Artikelbezeichnung und benennen Sie den Text um. Die wirkt sich nur auf die Quittung aus. In der Statistik bleibt es die original Artikelbezeichnung.
Menge bearbeiten
Wenn Sie die Menge mit einem negativen Vorzeichen versehen (-1) wird der Preis negativ.
So erstellen Sie eine Auszahlung.
Preis bearbeiten
z.B. legen Sie den Artikel "Gutschein" an und geben jeweils den entsprechende Betrag ein.
Zahlungsvorgang
Wenn auf der linken Seite der Kassa alles wie gewünscht passt, dann wenden Sie sich der rechten Seite für Zahlungen zu: 
Quittung - Rechnung - keine
Jede Vorlage kann mit jeder Zahlung kombiniert werden.
Quittung ist der gewohnte Kassenbon
Rechnung ist ein A4 Ausdruck. Dazu brauchen Sie auch die entsprechenden Vorlagen. z.B. für eine individuelle Rechnung oder eine Firmenrechnung.
| Info |
|---|
| Anwendungsbeispiel: Jemand bezahlt die Greenfees gleich an der Kassa, braucht aber dafür eine Firmenrechnung, weil es eine Teambildungsveranstaltung war. Die Firma muss dann als Firmenkunde angelegt und im POS links beim Kunden ausgewählt sein. |
Keine Quittung zu drucken ist sehr umweltfreundlich und spart Kosten. Auch wenn Sie "keine" wählen, wird fiskal korrekt ein Beleg erzeigt. Sie können die Quittungen jederzeit aus der Belegliste oder direkt aus den Kundenstammdaten heraus nachdrucken.
Zahlungsarten
Jene Zahlungsarten angezeigt, die dem Verkäufer zugeordnet wurden.
Klicken Sie auf die Zahlungsart, die angewendet werden soll. z.B.
Mit Kundenkonto bezahlen
Nur möglich wenn:
- die Zahlart Kundenkonto angelegt und der POS hinzugefügt ist
- ein Kundenkonto vorhanden ist (Erläuterung finden Sie unter Kundenkonto)
- ein Guthaben vorhanden ist
- oder das Dispolimit noch nicht ausgereizt wurde
(Backoffice) Rechnung am POS erstellen
z.B. wenn ein Hotelgast mit Voucher kommt und das GF dann ans Hotel (Agentenvereinbarung) verrechnet wird.
- Die Anschrift muss korrekt sein (Kundenstammdaten)
- Belagart → Rechnung
- Zahlungsart → Rechnung
Dann wird eine A4 Rechnung erstellt.
Retourgeld anzeigen
Wenn in der Konfiguration das Hacker bei Barzahlung grün ist, rechnet das System automatisch das Retourgeld aus:
Mit 
schließen Sie die Zahlung ab.
(Backoffice) Rechnung am POS erstellen
POS Zahlungsvorgang stornieren = exakte Gegenbuchung ausführen
Grundsätzlich sollte Sie immer abwarten, bis der Kreditkartenterminal die erfolgreiche Zahlung vermeldet, dann auf den Händlerbeleg blicken und sicherstellen, dass der Kunde Ihnen die richtige Karte genannt hat.
So vermeiden Sie schon mal Korrekturbuchungen bei VISA, Diners, Amex oder EC-Karten.
Trotzdem kann es zu Fehlern kommen und diese sind relativ leicht korriert.
In der Rechnungsübersicht sehen Sie zeitnah alle Vorgänge. Oder auch direkt beim Kunden unter Rechnungen.
Sollten Sie mehrere POS Gruppen haben, müssen Sie jetzt die selbe auswählen, in der schon der Fehler passiert ist. Das System hinterlegt automatisch "Gutschrift" für diesen Vorgang und dann POS Ticket erzeugen.
Automatisch werden Kundendaten und Artikelpositionen geladen und der Betrag als retour ausgegeben.
Dann den Zahlungsvorgang wie gewöhnt abschließen.
Sonderfunktionen (oranger Button links oben)
Kundenkonto / Kundenkarten Aufladung
Unsere Suite ermöglicht es Ihnen, ein Guthaben / Deposit für einen Kunden zu verwalten.
Zum Beispiel für unsere IoT Lösung (Rangeballausgabe) verknüpft mit der Identifikationskarte.
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
Der Kunde muss ein aktivierte Kundenkonto haben. |
Durch anklicken des 
Buttons kommen Sie zur "Kundenkonto Aufladung" und können die Karte mit einem Betrag aufladen, die farblich unterlegten Felder müssen ausgefüllt werden.
Wenn Ihre Voreinstellungen korrekt vorgenommen wurden, ist automatisch im blau umrahmten Feld die Kundenkarte (KK) hinterlegt, das Gleiche gilt für die Währung.
← Pos Ticket erzeugen!
Ebenfalls scheint die Kundenkontoaufladung in der Tageslosung auf:
Buchhalterisch entstehen zwei Buchungen, weil das Kundenkonto ein Verbindlichkeit darstellt - Geld wofür erst später Leistung erbracht wird. z.B. am Ballautomaten. Für Sie ist aber nur der Barbetrag (bzw. EC, Kreditkarte) für den Kassenabschluss relevant.
(Backoffice) Rechnung am POS bezahlen
Es gibt mehrere Wege Rechnungen zu finden und an den POS zu schicken:
- Kunden / CRM → Rechnungen
- Rechnungen → Übersicht
- Oder direkt am POS aufrufen → Rechnung anzeigen
- Rechnung am POS bezahlen:
Suche nach Rechnungsnummer, wenn Sie die Rechnungsnummer bei der Hand haben
Suche nach Rechnungskunde, der vermutlich gerade vor Ihnen steht
Gibt es überfällige Rechnungen, wird dieses Zeichen links vom Kundennamen angezeigt.
Rückerstattung der Rechnung ist die selbe Funktion, wie das "POS Ticket erzeugen" in der Rechnungsansicht.
Häufig gestellte Fragen - FAQs
Rechnung wurde bereits beglichen. Ich bekomme das Ticket nicht weg an der Kassa!
1 Ticket wird bei 2 Rechnern (bzw. MitarbeiterInnen) gleichzeitig bearbeitet.
Das Ticket wird bei Rechner A verrechnet und geschlossen.
Das Ticket wird bei Rechner B weiterhin angezeigt, da kein automatischer Refresh Reload stattfindet.
Versucht man nun die Rechnung zu löschen, wird man darauf hingewiesen:
oder gelöscht!
Wieso sehe ich keine Artikel mehr an in der Kassa?
Artikel werden an den Verkäufer an der Kassa angepasst, sodass nicht jeder alles verkaufen darf.
So muss man vermutlich nur die Kassa wechseln, womit das Problem gelöst ist.
Zusätzlich können Sie die Sektion + Lager des Artikel überprüfen ob diese mit der Info der POS Gruppe übereinstimmt.
Das ist ein Test