_Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege von Golfspielern, sowie der Visualisierung der Spieler in den TeeTimes und vieles mehr.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.
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Möchten Sie nach einzelnen Spielern suchen (inkl. der Mitgliedskarte) können Sie die Schnellsuche dazu verwenden. Nachdem Sie den Fokus hineingesetzt haben (in das leere Feld klicken).
Mit dem Beginn Ihrer Eingabe, beginnt Ihnen das System mögliche Ergebnisse vorzuschlagen. Zudem werden diese speziellen Symbolen spezielle Symbole dargestellt:
Legende:
Dieser Kunde ist Mitglied des Verbandes mit einer ausländische ID Nummer
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Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, wird der Name in fetter Schrift dargestellt und Sie sehen im unteren Bereich des Bildschirms nun die Daten des ausgewählten Kunden.
Tabellensuche (Grid)
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Standardgemäß wird Ihnen immer die Schnellsuche angezeigt. Möchten Sie die Ansicht zur Tabellensuche wechseln, drücken klicken Sie lediglich nur auf 
:.
Das ist eine große Hilfe, wenn Sie Einladungen ( z.B. Generalversammlung) an gewisse Kunden schicken möchten.
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Wechselt von der Tabellenansicht zur Schnellansicht (Schnellsuche).
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Alternativ zum "zuklappen" können Sie immer auf die jeweilige Bezeichnung klicken, um die Ansicht zu wechseln. z.B. Sie sind gerade in der Tabellensuche und möchten zur Schnellsuche, so klicken Sie auf die Bezeichnung "Tabellensuche" somit befinden Sie sich in der Schnellsuche. |
Namenssuche
Suchfunktion Lokal: Hier findet auch Überprüfung der Eingabe statt, um Duplikate zu vermeiden.
Suchfunktion beim Verband: Das Ergebnis wird direkt vom Golfverband geliefert.
Wichtig ist zunächst die Reihenfolge beginnend mit dem Nachnamen und danach den Vornamen. Je genauer die Eingabe, umso schneller ist der Spieler zu finden.
Die Möglichkeit mit der ÖGV Karte zu suchen besteht ebenfalls (Focus in das Namensfeld setzen anklicken und die ÖGV Karte durch den Magnetkartenleser durchziehen).
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Die Suchfunktion mit dem Beistrich ist für die Verbandssuche gedacht. In der GolfSuite gibt es für Doppelnamen das Feld '"Namenszusatz'", hier wird für dieses Beispiel "von" eingetragen. |
Falsche Suche
von Mustermann
Bei „nur" dieser Angabe wird die folgende Logik angewendet:
Von → steht für den Nachnamen
Mustermann → steht für den Vornamen
Richtige (mögliche) Suche:
von Mustermann, Max
von Mu, Max (der Name muss nicht vollständig eingegeben werden - sollte sich die Suche auf 1 Spieler reduzieren, so wird er gleich automatisch ausgewählt).
Mitglied/Tagesgast/Firmen/Vermittler erstellen
Zugriff: Kundenübersicht → Customer →
Pfad: Kunden / Kunden & CRM
Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird Ihnen das jeweilige Fenster geöffnet:
| Note | ||
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Sollten Sie ein Mitglied anlegen, haben Sie währenddessen erneut die Möglichkeit eine Firma anzugeben, da ebenfalls die Möglichkeit besteht, dass eine Firma als "Golfspieler" angelegt wird. |
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| Tip | ||
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Mehr zum Vorgang, wie Sie eine Firma oder einen Vermittler (z.B. Hotel) anlegen finden Sie unter Firmenkunden und Vermittler. |
Sollte das neue Mitglied beim Golfverband gemeldet sein, so gibt es hierzu die "Verbandssuche" (siehe Screenshot unten).
Dabei werden die Daten direkt am ÖGV Server gesucht und mit « Enter » (nachdem Kunde ausgewählt und in grün dargestellt wurde) übernommen.
(Pflichtfelder werden wie farblich (in orange ) hervorgehoben)
| Tip |
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| Seite Reiter 1/6: Hier tragen Sie die Personendaten ein. Bitte beachten Sie das Farbschema, Orange: Pflichtfeld! |
| Tip |
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Seite Reiter 2/6 Kontaktinformation: Die Mobilnummer und E-Mail Adresse ist für bestimmte Funktionen unumgänglich, weshalb diese ausgefüllt werden sollten. |
| Tip |
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Seite Reiter 3/6: Hier wird die Postadresse hinterlegt (kein Pflichtfeld). Sie haben zusätzlich noch die Möglichkeit die Postadresse auch als Rechnungsadresse zu speichern. |
| Tip |
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Seite Reiter 5/6: Hier werden alle möglichen Mitgliedsinformationen abgefragt. Pflichtfelder sind orange unterlegt. |
| Info |
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Beim Erstellen eines Mitglieds haben Sie die Möglichkeit das aktuelle Jahr als bezahlt zu markieren→ markieren → bei der Rechnungsvorlage des Mitglieds wird die nächste Fälligkeit am 01.01 des kommende Jahres Folgejahres gesetzt. |
| Warning |
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Abrechnungsvorlage anpassen + Zahlungsart Hier wird die Vorlage herangezogen, die bei den Mitgliedstypen hinterlegt ist. Bezahlen am POS/Registrierkassa |
Neukunden - Datenbestand der Mitglieder
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Pfad: POS / Verwaltung / Konfiguration → |
Neukunden - Datenbestand der Mitglieder
Als neuer Kunde/Club bei Nexxchange ist es meist so, dass die übernommenen Kundendaten nicht ident mit den Daten beim ÖGV sind.
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| Warning | ||
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Bitte vergessen Sie nicht, den Filter '"Mitglieder mit Valdierungsfehler' " zu bereinigen, um unnötige Fehlermeldungen zu vermeiden. Hier wird überprüft, ob alle vom Verband benötigten Daten vorhanden sind. |
Sie können die Daten unter ÖGV → Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters alle "Alle Mitglieder" mit dem Button 
hochladen.
ÖGV-ID zuweisen/ändern
Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem ÖGV verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür:
Pfad: Kunden erstellen > Kunden auswählen > Golf > Verbandsdaten
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Gewünschten Kunde wählen und den Reiter "Golf" selektieren (siehe Screenshot unten)
| Note |
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Idealerweise ist der Kunde schon mit den richtigen Daten unter "Verbandsmitgliedschaft zuzuordnenÖGV Verbandsdaten" automatisch selektiert. Ist dies nicht der Fall, kann auch eine manuelle Suche mit dem >Manuell Zuordnen< Button  erfolgen. |
Tagesgast zum Mitglied machen
Pfad: Kundenübersicht → 
Möchten Sie einen Tagesgast zum Mitglied machen, so können Sie ihn zu einem Mitglied konvertieren, indem Sie unter Golf → Mitgliedschaft →
gehen.
Namen über Tabellen-, oder Schnellsuche selektieren, den Reiter "Golf" auswählen und links unten 
anklicken (siehe Screenshot unten).
Sämtliche Angaben sind in folgendem Screenshot unten ersichtlich:
| Bezeichnung | Erklärung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Mitgliedsnummer | Hier tragen Sie die Mitgliedsnummer ein | Vorausgesetzt Sie verwenden nicht den Nummerngenerator, wenn ja bleibt das Feld leer |
| Eintrittsdatum | Geben Sie an, wann die Mitgliedschaft gestartet wurde | Dieses wird beim Erstellen automatisch mit dem aktuellen Datum ausgefüllt |
Enddatum | Geben Sie an, wann Ihr Mitglied seine Mitgliedschaft beenden möchte | |
| Mitgliedstyp | Hier geben Sie den erwünschten Typ an | Dieser bekommt dementsprechend eine Rechnungsvorlage zugewiesen |
| Anzeigekategorie | So wird der Kunde im Teetime Tee Time System farblich dargestellt | |
| Kartendruck | Hier geben Sie an, was auf der ÖGV Karte des Kunden aufgedruckt sein soll | 2 Vorraussetzungen: 1. Golfclub muss einen Kartendruck hinterlegt haben und hochgeladen werden. |
| Abrechnung |
Mitgliedschaft bearbeiten
Pfad: Kundenübersicht -> Kunden selektieren -> Golf -> MitgliedschaftKunden / Kunden & CRM / Namen über Tabellen-, oder Schnellsuche selektieren, den Reiter "Golf" auswählen
Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern (siehe Screenshots unten).
Während der Änderung ist standardmäßig eingestellt, (Vorausgesetzt es wurden diese Einstellungen im Vorfeld getätigt) eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch angezeigt zugewiesen wird.
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Mitgliedschaft beenden
Das Austrittsdatum anzugeben ist mit >Mitgliedschaft beenden< "Mitgliedschaft beenden" möglich.
Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, indem Sie die Checkbox ausgewählt lassen (→ Abrechnungsvorlage anpassen - Erklärung im Screenshot unten).
Die Möglichkeit die Mitgliedsnummer zu ändern wurde hervorgehoben.
Sie können hier frei wählen, ob Sie die Daten an den Verband schicken möchten oder nicht (siehe Screenshot oben - Verband Upload).
Mitgliedsnummer ändern
Funktionen wie >Temporäre Mitgliedskarte<, Kartenaufdruck und Begrüßungsschreiben finden Sie ebenso unter Mitgliedschaften (siehe Screenshot unten).
Beim Editieren des Eintrittsdatums können Sie (mit der richtigen Berechtigungen) das Ein- und Austrittsdatum ändern.
Wie Sie im Screenshot oben erkennen können, ist der "Status" jetzt auf "Beendet", Sie müssen aber noch einige Anpassungen vornehmen.
- "Mitgliedstyp" auf Gast/Tagesgast setzten
- Rechnungsvorlagen im Reiter "Rechnungsvorlage" löschen.
Wenn Sie diese Schritte getätigt haben ist es möglich den Kunden zu löschen.
Sie können frei wählen, ob Sie die Daten an den Verband schicken möchten oder nicht "Verband Upload".
Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern
Es stehen die Optionen "Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern" zur Verfügung.
Löschvorgang von Kundendaten
Den endgültigen Löschvorgang stoßen Sie an, indem Sie in der jeweiligen Ansicht - Schnellsuche oder Tabellensuche:
Auf das "Trash" 
Symbole klicken (Screenshot oben).
Sollten Sie beim Vorgang diese Meldung bekommen,
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| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP (inkl. Status), das Spielrecht Datum und das Spielrecht angeführt (freigegeben wenn Sie z.B. wie oben keine Heimatclub haben). |
| Mitgliedschaften | Hier können Sie Mitgliedsnummer, Mitgliedstyp, Eintrittsdatum, Status des Kunden und Kartenaufdruck einstellen. |
| ÖGV Verbandsdaten | Hier sind die Einstellungen zum Hoch- und Herunterladen der Daten von Spielern vom ÖGV, die Zuordnung der ÖGV ID inkl. manuelle Zuweisung und die EDS Runde (siehe 50891880). |
| Stammblatt | HCP Historie des Kunden. Die Aktualisierung bzw. Abfrage ist nur für den Heimatclub möglich. Die Stammblattabfrage für Fremd/Zweitmitgliedschaften ist beim ÖGV nicht möglich. |
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Gruppentyp 'Dynamische Mitgliedschaft' erstellen
Pfad: Kunden → Verwaltung → Gruppen → Gruppenkonfiguration
Zuerst legen Sie den Typ in der Gruppenkonfiguration an (siehe Screenshot unten).
1- Dynamische Mitgliedschaft mit 
erstellen:
| Feld | Erklärung/Auswirkung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Maximale Spieleranzahl, die mit dieser dynamischen Mitgliedschaft buchen können. | ||
| Die Anzahl der Gäste die vom Portal Administrator für eine Dynamische Mitgliedschaft gebucht werden können.(Gäste und Nominierte teilen Sich das Kontingent | ||
| Maximale Spieleranzahl, die gleichzeitig spielen kann. | Hilfreich für eine gesteuerte Auslastung, die Sie im Vorhinein definieren können. | |
| Maximale Spieleranzahl die pro Tag spielen kann. | ||
Auswertungszeitraum ab heute plus Anzahl der Tage bis ein Nominierter weitere Buchungen haben kann. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Zeitraum anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
Anzahl an Buchungen (nicht stornierte) die maximal pro Nominierter im Auswertungszeitraum erlaubt sind zu tätigen. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Anzahl der Buchungen anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
| Ist eine Clubmitgliedschaft erforderlich? | Eine vorhandene Mitgliedschaft, bei einem Club wird hinterfragt | |
| Braucht der Nominierte eine Registrierung beim Golfverband? | Eine vorhanden Registrierung des Kunden, wird beim Verband hinterfragt | |
| vergeben Sie eine Position mit der Sie besser zuordnen können, welche(n) Rang/Stellung die Mitglieder in dieser Gruppe haben | Bei Bedarf, können Sie weitere Positionen hinzufügen (siehe Screenshot unten - Positionen) |
Anschließend können Sie im unteren Teil die Positionen zu dem angelegten Typ erstellen.
Nach vorgenommenen Einstellung sehen Sie die fertige Gruppenkonfiguration wie oben dargestellt: (Sie können diese jederzeit wieder bearbeiten)
Dynamische Mitgliedschaft vergeben
Sie wählen ein Mitglied oder Tagesgast aus (je nach vorgenommenen Einstellungen - siehe Screenshot oben) und definieren zunächst einen Benutzer, der im Portal die Einstellungen verwalten darf/soll:
Im Reiter Berechtigte, können Sie nun angeben, welche Kunden diese eingestellten Konditionen benutzen darf:
...
| Feldbezeichnung | Bedeutung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Verkäufer | Wird angegeben um zu wissen, wer der Vertragspartner des Interessenten ist | |
Zahlungsperiode | Auf Basis der Auswahl werden hier die Konditionen angepasst | Rechnungslegung und Abrechnungsstichtag werden nach Ihrer Angabe hier angepasst. Stichtag wird also z.B. bei einer Auswahl von 'Tag' wird Ihnen jeden X.Tag Verrechnungen generiert. |
| Agent fungiert als Treuhänder | Wenn ausgewählt, wird die Rechnung durch den Agenten im Namen des Verkäufers generiert, andernfalls durch den Verkäufer direkt | |
| Rechnung Präfix | Dieses Präfix wird als Teil der Rechnungsnummer verwendet werden, um einen Agenten in generierten Rechnungen zu identifizieren | |
| Kreditlimit | Der Wert der dem Agent zur Ausgabe zur Verfügung gestellt wird | |
| Rechnungslegung | An dem Tag wird die Rechnung generiert | Sie können ebenfalls einen Betrag setzen, der bei Übertretung ebenfalls eine Rechnung generiert. |
| Abrechnungsstichtag | Bezieht sich immer auf die Vorperiode! | Sie ist somit für den Agenten effektiv in Rechnung gestellt. |
| Fälligkeitstage | Wann der Betrag seitens des Agenten beglichen werden muss | |
| Spezialangebote | Info wird an das Portal geschickt. Durch setzen der Checkbox, entscheiden Sie nun ob dem Agenten Angebote angezeigt werden oder nicht | Als Spezialangebote zählen z.B. die Vouchers dazu |
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- Keine sofortige Rechnungsstellung: Sollten Sie diese Funktion selektieren, so werden die Rechnungen für Online-Greenfee nicht sofort generiert und Sie können diese selber mit
anstoßen.
- Spezialangebote: Spezifiziert, ob der Agent an Spezialangeboten teilnimmt, z.B. Gutschein Kontingente (Sehen Sie hierzu auch Artikelverwaltung - Warenwirtschaft)
Nachdem Sie die Kondition für den Agenten angelegt haben, können Sie nun diesen mit dem Interessenten teilen/schicken.
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