Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege von Golfspielern, sowie der Visualisierung der Spieler in den TeeTimes und vieles mehr.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.
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Hier haben Sie die Möglichkeit, gelöschte Kunden erneut wiederherzustellen.
Wechselt von der Tabellenansicht zur Schnellansicht (Schnellsuche)
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Wichtig ist zunächst die Reihenfolge beginnend mit dem Nachnamen und danach dem den Vornamen. Je länger/ genauer die Eingabe, umso schneller ist der Spieler zu finden.
Die Möglichkeit mit der ÖGV Karte zu suchen besteht ebenfalls (Focus in das Namensfeld setzen und ÖGV Karte durch den Magnetkartenleser durchziehen).
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Das System kann nun anhand eines simplen Beistrichs erkennen, wo der Nachname aufhört und der Vorname anfängt (somit ist es möglich genauer einzugrenzen, wonach gesucht wird).
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Richtige (mögliche) Suche:
von Mustermann, Max
von Mu, Max (der Name muss nicht vollständig eingegeben werden - sollte sich die Suche auf 1 Spieler reduzieren, so wird er gleich automatisch ausgefüllt/ ausgewählt).
Mitglied/Tagesgast/Firmen/Vermittler erstellen
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Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird Ihnen das jeweilige Fenster eröffnetgeöffnet:
| Note | ||
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Sollten Sie ein Mitglied anlegen, haben Sie währenddessen erneut die Möglichkeit eine Firma anzugeben, da ebenfalls die Möglichkeit besteht, dass eine Firma als "Golfspieler" angelegt wird. |
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| Tip | ||
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Mehr zum Vorgang, wie Sie eine Firma oder einen Vermittler (z.B. Hotel) anlegen finden Sie unter Firmenkunden und Vermittler |
Sollte das neue Mitglied beim Golfverband schon gemeldet sein, so gibt es hierzu die "Verbandssuche" (Abbild Screenshot unten). Dabei werden die Daten direkt vom am ÖGV Server gesucht und mit « Enter » (nachdem Kunde ausgewählt und in grün dargestellt wurde) übernommen.
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| Tip |
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Seite 2/6 Kontaktinformation: Die Mobilnummer und E-Mail Adresse ist für gewisse bestimmte Funktionen unumgänglich, weshalb diese ausgefüllt werden sollten. |
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| Warning |
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Abrechnungsvorlage anpassen + Zahlungsart Hier wird die Vorlage herangezogen, die bei den Mitgliedstypen hinterlegt ist. Bezahlen am POS/Registrierkassa Hier können Sie z.B. eine einmalige Kaution/Einschreibgebühr an der Kassa bezahlen lassen (der Artikel wird nach erstelltem Ticket manuell hinzugefügt). |
Neukunden - Datenbestand der Mitglieder
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| Warning | ||
|---|---|---|
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Bitte vergessen Sie nicht, den Filter 'Mitglieder mit Valdierungsfehler' zu bereinigen, um unnötige Fehlermeldungen zu vermeiden. Hier wird überprüft, ob Sie alle vom Verband benötigten Daten ausgefüllt habenvorhanden sind. |
Sie können die Daten unter ÖGV → Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters alle Mitglieder mit dem Button 
hochladen.
ÖGV-ID zuweisen/ändern
Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem ÖGV verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür:
Pfad: Kunden erstellen > Kunden auswählen > Golf > Verbandsdaten
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| Bezeichnung | Erklärung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Mitgliedsnummer | Hier tragen Sie die Mitgliedsnummer ein | Vorausgesetzt Sie verwenden nicht den Nummerngenerator, wenn ja bleibt das Feld leer |
| Eintrittsdatum | Geben Sie an, wann die Mitgliedschaft gestartet wurde | Dieses wird beim Erstellen automatisch mit dem aktuellen Datum ausgefüllt |
Enddatum | Geben Sie an, wann Ihr Mitglied seine Mitgliedschaft beenden möchte | |
| Mitgliedstyp | Hier geben Sie den erwünschten Typ an | Dieser bekommt dementsprechend eine Rechnungsvorlage zugewiesen |
| Anzeigekategorie | So wird der Kunde im Teetime System farblich dargestellt | |
| Kartendruck | Hier geben Sie an, was auf der ÖGV Karte des Kunden aufgedruckt sein soll | 2 Vorraussetzungen: 1. Golfclub muss einen Kartendruck hinterlegt haben und hochgeladen werden. |
| Abrechnung |
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Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern. Während der Änderung ist standardmäßig eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch angezeigt wird.
Mitgliedschaft beenden
Die Bearbeitung von bestehenden Mitgliedern wurde vereinfacht. Das Austrittsdatum anzugeben ist mit >Mitgliedschaft beenden< möglich.
Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, indem Sie die Checkbox ausgewählt lassen (Abrechnungsvorlage anpassen - Erklärung im Screenshot unten).
Die Möglichkeit die Mitgliedsnummer zu ändern wurde hervorgehoben.
Sie können hier frei wählen, ob Sie die Daten an den Verband schicken möchten oder nicht (siehe Checkbox Screenshot oben - Verband Upload).
Mitgliedsnummer ändern
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Funktionen wie >Temporäre Mitgliedskarte<, Kartenaufdruck und Begrüßungsschreiben finden Sie ebenso unter Mitgliedschaften . Die Ansicht sieht so aus:(siehe Screenshot unten).
Beim Editieren des Eintrittsdatums können Sie (mit den mit der richtigen Berechtigungen) das Ein- und Austrittsdatum ändern.
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Den endgültigen Löschvorgang stoßen Sie an, indem Sie in der jeweiligen Ansicht - Schnellsuche oder Tabellensuche:
Tabellensuche:
Auf die hingedeuteten Symbole das "Trash" Symbole klicken (Screenshot oben).
Sollten Sie beim Vorgang diese Meldung bekommen,
müssen Sie aufgefordert diese die aufgeforderten Schritte zunächst durchführen, damit der Vorgang durchgeführt werden kann.
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Das Verbotszeichen visualisiert, dass beim Versuch des Abgleichen der Mitglieder, dieser ausgeschlossen wird.
Das "Hackerl" stellt genau das Gegenteil dar, hier ist das Hochladen aktiviert. Siehe (siehe Screenshot unten:).
| Info |
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Um den Überblick der Funktionen nicht zu verlieren, gibt es die >Info< Icons. Hier können Sie nachlesen, was diese Funktion konkret bedeutet. |
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Generell gilt, dass das Bearbeiten des HCP von SpielerInnen nur dann aktiv über die Golfsuite möglich ist bei:
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| Info |
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Speziell beim Upload neuer Mitglieder zum Verband kann es einige Zeit dauern bis diese Mitglieder im golf.at/admin aufscheinen, da diese erst vom Verband verifiziert werden müssen. |
Mitgliederliste
Hier werden ausschließlich die eigenen Mitglieder vom Club angezeigt.
Eine HCP Liste zu erstellen, je nach Auswahl die man trifft (vordefiniert), ist hier ebenfalls möglich.
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| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP (inkl. Status), das Spielrecht Datum und das Spielrecht angeführt (freigegeben wenn Sie z.B. wie oben keine Heimatclub haben). |
| Mitgliedschaften | Hier können Sie Mitgliedsnummer, Mitgliedstyp, Eintrittsdatum, Status des Kunden und Kartenaufdruck einstellen. |
| ÖGV Verbandsdaten | Hier sind die Einstellungen zum Hoch- und Herunterladen der Daten von Spielern vom ÖGV, die Zuordnung der ÖGV ID inkl. manuelle Zuweisung und die EDS Runde (siehe 50891880). |
| Stammblatt | HCP Historie des Kunden. Die Aktualisierung bzw. Abfrage ist nur für den Heimatclub möglich. Die Stammblattabfrage für Fremd/Zweitmitgliedschaften ist beim ÖGV nicht möglich. |
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Gruppentyp 'Dynamische Mitgliedschaft' erstellen
Pfad: Kunden → Verwaltung → Gruppen → Gruppenkonfiguration
Zuerst legen Sie den Typ an, die Sie dann anklicken müssen, um im unteren Teil die Positionen zu diesem anlegen zu können.
1- Dynamische Mitgliedschaft mit 
erstellen:
| Feld | Erklärung/Auswirkung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Maximale Spieleranzahl, die mit dieser dynamischen Mitgliedschaft buchen können. | ||
| Die Anzahl der Gäste die vom Portal Administrator für eine Dynamische Mitgliedschaft gebucht werden können.(Gäste und Nominierte teilen Sich das Kontingent | ||
| Maximale Spieleranzahl, die gleichzeitig spielen kann. | Hilfreich für eine gesteurte Auslastung, die Sie im vorhinein definieren können. | |
| Maximale Spieleranzahl die pro Tag spielen kann. | ||
Auswertungszeitraum ab heute plus Anzahl der Tage bis ein Nominierter weitere Buchungen haben kann. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Zeitraum anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
Anzahl an Buchung(nicht storniert) die maximal pro Nominierter im Auswertungszeitraum erlaubt sind zu tätigen. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Anzahl der Buchungen anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
| Ist eine Clubmitgliedschaft erforderlich? | Eine vorhandene Mitgliedschaft, bei einem Club wird hinterfragt | |
| Braucht der Nominierte eine Registrierung beim Golfverband? | Eine vorhanden Registrierung des Kunden, wird beim Verband hinterfragt | |
| vergeben Sie eine Position mit der Sie besser zuordnen können, welche(n) Rang/Stellung die Mitglieder in dieser Gruppe haben | Bei Bedarf, können Sie weitere Positionen hinzufügen (siehe Abbild unten - Positionen) |
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Dynamische Mitgliedschaft vergeben
Sie wählen ein Mitglied oder Tagesgast aus (je nach vorgenommenen Einstellungen - siehe oben Screenshot) und definieren zunächst (bei Bedarf) einen Benutzer, der im Portal die Einstellungen verwalten darf/soll:
Im Reiter Berechtigte, können Sie nun angeben, welche Kunden diese eingestellten Konditionen benutzen darf:
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| Feldbezeichnung | Bedeutung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Verkäufer | Wird angegeben um zu wissen, wer der Vertragspartner des Interessenten ist | |
Zahlungsperiode | Auf Basis der Auswahl werden hier die Konditionen angepasst | Rechnungslegung und Abrechnungsstichtag werden nach Ihrer Angabe hier angepasst. Stichtag wird also z.B. bei einer Auswahl von 'Tag' wird Ihnen jeden X.Tag Verrechnungen generiert. |
| Agent fungiert als Treuhänder | Wenn ausgewählt, wird die Rechnung durch den Agenten im Namen des Verkäufers generiert, andernfalls durch den Verkäufer direkt | |
| Rechnung Präfix | Dieses Präfix wird als Teil der Rechnungsnummer verwendet werden, um einen Agenten in generierten Rechnungen zu identifizieren | |
| Kreditlimit | Der Wert der dem Agent zur Ausgabe zur Verfügung gestellt wird | |
| Rechnungslegung | An dem Tag wird die Rechnung generiert | Sie können ebenfalls einen Betrag setzen, der bei Übertretung ebenfalls eine Rechnung generiert. |
| Abrechnungsstichtag | Bezieht sich immer auf die Vorperiode! | Sie ist somit für den Agenten effektiv in Rechnung gestellt. |
| Fälligkeitstage | Wann der Betrag seitens des Agenten beglichen werden muss | |
| Spezialangebote | Info wird an das Portal geschickt. Durch setzen der Checkbox, entscheiden Sie nun ob dem Agenten Angebote angezeigt werden oder nicht | Als Spezialangebote zählen z.B. die Vouchers dazu |
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- Keine sofortige Rechnungsstellung: Sollten Sie diese Funktion selektieren, so werden die Rechnungen für Online-Greenfee nicht sofort generiert und Sie können diese selber mit
anstoßen.
- Spezialangebote: Spezifiziert, ob der Agent an Spezialangeboten teilnimmt, z.B. Gutschein Kontingente (Sehen Sie hierzu auch Artikelverwaltung - Warenwirtschaft)
Nachdem Sie die Kondition für den Agenten angelegt haben, können Sie nun diesen mit dem Interessenten teilen/schicken.
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