Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.
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Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern (siehe Screenshots unten).
Während der Änderung ist standardmäßig (Vorausgesetzt es wurden diese Einstellungen im Vorfeld getätigt) eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch zugewiesen wird.
Mitgliedschaft beenden
Das Austrittsdatum anzugeben ist mit "Mitgliedschaft beenden" möglich.
Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, indem Sie die Checkbox ausgewählt lassen → Abrechnungsvorlage anpassen.
Wie Sie im Screenshot oben erkennen können, ist der "Status" jetzt auf "Beendet", Sie müssen aber noch einige Anpassungen vornehmen.
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Verbands-ID zuweisen/ändern
Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem Verband verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür.
Gewünschten Kunde wählen und den Reiter "Golf" selektieren (siehe Screenshot unten)
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| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP inkl. Status angeführt. Sie haben hier die Möglichkeit auch einen Heimatclub händisch einzugeben. |
| Mitgliedschaften | Hier können Sie Mitgliedsnummer, Mitgliedstyp, Eintrittsdatum, Status des Kunden und Kartenaufdruck einstellen. |
| ÖGV Verbandsdaten | Hier sind die Einstellungen zum Hoch- und Herunterladen der Daten von Spielern vom ÖGV, die Zuordnung der ÖGV ID inkl. manuelle Zuweisung und die EDS Runde (siehe 50891880). |
| Stammblatt | HCP Historie des Kunden. Die Aktualisierung bzw. Abfrage ist nur für den Heimatclub möglich. Die Stammblattabfrage für Fremd/Zweitmitgliedschaften ist beim ÖGV nicht möglich. |
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| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP inkl. Status angeführt. Sie haben hier die Möglichkeit auch einen Heimatclub händisch einzugeben. |
| DGV Verbandsdaten | Hier sehen Sie die verbandsrelevanten Information, könne Ausweisbestellung und Regionalität einstelln |
| Scoring Record | verlinkt zum World Handicap Bericht des DGV |
| History Sheet | verlinkt zum World Handicap Bericht des DGV |
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| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung bearbeiten. Hier können Sie das Fälligkeitsdatum, Zahlungsdatum verändern und eine Notiz zu Bearbeitung hinzufügen. |
| Per eMail versenden. Bevor Sie Rechnungen per E-Mail versenden, müssen Sie das Dokument für jede Rechnung erstellen / drucken. |
| Grünes Druckersymbol bedeutet, dass die Rechnung erstellt, aber noch nicht mit einem gewünschten Layout generiert wurde. Blaues Druckersymbol bedeutet, das Dokument wurde bereits generiert und kann gedruckt werden. |
| Zahlung hinzufügen. Es öffnet sich ein Dialogfenster um eine Überweisung zu erfassen. |
| Rechnung schließen. Es öffnet sich ein Dialogfenster um eine Rechnung zu stornieren oder als uneinbringlich zu vermerken. |
| POS Ticket erzeugen. Sie können so die Rechnung an die Kassa schicken. |
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Gruppentyp "Dynamische Mitgliedschaft" erstellen
Pfad: Kunden → Verwaltung → Gruppen → Gruppenkonfiguration
Zuerst legen Sie den Typ in der Gruppenkonfiguration an (siehe Screenshot unten).
1- Dynamische Mitgliedschaft mit 
erstellen:
| Feld | Erklärung/Auswirkung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Maximale Spieleranzahl, die mit dieser dynamischen Mitgliedschaft buchen können. | ||
| Die Anzahl der Gäste die vom Portal Administrator für eine Dynamische Mitgliedschaft gebucht werden können.(Gäste und Nominierte teilen Sich das Kontingent | ||
| Maximale Spieleranzahl, die gleichzeitig spielen kann. | Hilfreich für eine gesteuerte Auslastung, die Sie im Vorhinein definieren können. | |
| Maximale Spieleranzahl die pro Tag spielen kann. | ||
Auswertungszeitraum ab heute plus Anzahl der Tage bis ein Nominierter weitere Buchungen haben kann. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Zeitraum anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
Anzahl an Buchungen (nicht stornierte) die maximal pro Nominierter im Auswertungszeitraum erlaubt sind zu tätigen. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Anzahl der Buchungen anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
| Ist eine Clubmitgliedschaft erforderlich? | Eine vorhandene Mitgliedschaft, bei einem Club wird hinterfragt | |
| Braucht der Nominierte eine Registrierung beim Golfverband? | Eine vorhanden Registrierung des Kunden, wird beim Verband hinterfragt | |
| vergeben Sie eine Position mit der Sie besser zuordnen können, welche(n) Rang/Stellung die Mitglieder in dieser Gruppe haben | Bei Bedarf, können Sie weitere Positionen hinzufügen (siehe Screenshot unten - Positionen) |
Anschließend können Sie im unteren Teil die Positionen zu dem angelegten Typ erstellen.
Nach vorgenommenen Einstellung sehen Sie die fertige Gruppenkonfiguration wie oben dargestellt: (Sie können diese jederzeit wieder bearbeiten)
Dynamische Mitgliedschaft vergeben
Sie wählen ein Mitglied oder Tagesgast aus (je nach vorgenommenen Einstellungen - siehe Screenshot oben) und definieren zunächst einen Benutzer, der im Portal die Einstellungen verwalten darf/soll:
Im Reiter Berechtigte, können Sie nun angeben, welche Kunden diese eingestellten Konditionen benutzen darf:
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| Feldbezeichnung | Bedeutung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Verkäufer | Wird angegeben um zu wissen, wer der Vertragspartner des Interessenten ist | |
Zahlungsperiode | Auf Basis der Auswahl werden hier die Konditionen angepasst | Rechnungslegung und Abrechnungsstichtag werden nach Ihrer Angabe hier angepasst. Stichtag wird also z.B. bei einer Auswahl von 'Tag' wird Ihnen jeden X.Tag Verrechnungen generiert. |
| Vermittler fungiert als Treuhänder | Wenn ausgewählt, wird die Rechnung durch den Agenten im Namen des Verkäufers generiert, andernfalls durch den Verkäufer direkt | |
| Ermittlung der offenen Rechnungen | Abrechnungsstichtag ist das Datum bis zu dem alle offenen Rechnungen herangezogen werden. | Auch alle anderen offenen Rechnungen bei denen die Fälligkeit in der Vergangenheit liegt. |
| Kreditlimit | Der Wert der dem Agent zur Ausgabe zur Verfügung gestellt wird | |
| Rechnungslegung | An dem Tag wird die Rechnung generiert | Sie können ebenfalls einen Betrag setzen, der bei Übertretung ebenfalls eine Rechnung generiert. |
| Abrechnungsstichtag | Bezieht sich immer auf die Vorperiode! | Sie ist somit für den Agenten effektiv in Rechnung gestellt. |
| Agent kann als Kunde buchen | Agent bucht in seinem Namen. Spielernamen werden als Kommentar der TeeTime Buchung hinzugefügt. | |
| Spezialangebote | Info wird an das Portal geschickt. Durch setzen der Checkbox, entscheiden Sie nun ob dem Agenten Angebote angezeigt werden oder nicht | Als Spezialangebote zählen z.B. die Vouchers dazu |
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Bankdaten müssen hinterlegt werden wenn Sie Rechnungen mittels Sepa Mandat (Einziehungsauftrag) einziehen wollen - siehe Rechnungen - Backoffice
Vorlagen für SMS, eMail und Newsletter
Sie haben immer die Möglichkeit die E-Mail im Frame selber zu erstellen oder über die Vorlagen schon im Vorfeld gestaltet Texte einzufügen.
| Info |
|---|
Die E-Mail darf nicht größer als 2MB sein, da viele E-Mail Eingänge nicht mehr empfangen. Zusätzlich bitte keine Smilies verwenden! |
Gestaltung Ihrer Vorlagen
Die Gestaltung der E-Mail können Sie über: Pfad → Clubs → Vorlagenelemente → Templateposition List einrichten.
Hier gehen Sie auf das 
Symbol und können diese individuell erstellen und speichern und bei Bedarf immer wieder verwenden (siehe Screenshot unten).
Mehr zu den sog. Platzhalter (siehe Screenshot unten: $(customer-firstname) finden Sie unter Rechnungen - Backoffice
Automatisierter E-Mail-Versand
Pfad: Kunden → Automatisierte E-Mail
Hier können Sie einstellen, dass aus der GolfSuite - trotz Ihrer Abwesenheit - E-Mail(s) versendet werden.
Hierzu müssen Sie lediglich festlegen, an welche Kunden diese geschickt werden sollen (Hierzu haben das Feld "Gefilterte Kunden"), die Wiederholungssequenz und den Zeitraum.
Die Optionen die unter "Gefilterte Kunden" angezeigt werden, sind aus den "Spezialkriterien" die Sie in der Filterfunktion ebenfalls zur Verfügung haben, übernommen worden. Sie können den Filter entsprechend auch in der Kundenübersicht "testen" um sicherzustellen die richtige Gruppe an Kunden zu adressieren. Berücksichtigen sie bitte umbedingt, dass diese Filter sehr oft Zeitabhängig sind. (Ende Mitgliedschaft, Geburtstag, ...) Zur Sicherheit ist es Ratsam gegebenenfalls Rücksprache mit unserem Support zu halten was der ausgewählte Filter berücksichtigt. Sollten der gewünschte Kunden Filter nicht vorhanden sein können diese von seitens Nexxchange eingepflegt werden(Kostenpflichtig).
Im folgenden Beispiel, zeigen wir die Einstellung, wie Sie aus der GolfSuite E-Mails an alle Kunden schicken können, die "heute" Geburtstag haben:
Newsletter und E-Mail Versand
Pfad: Kunden & CRM
Sie können in der Tabellensuche filtern (Mitglieder, Gäste oder nach Mitgliedschaftstyp) oder Sie setzen einen Filter 
an wen Sie die E-Mails / Newsletter versenden wollen (siehe Screenshot oben).
Wir empfehlen Ihnen nicht zu viele E-mails gleichzeitig zu verschicken, lieber mehrere Filter setzen.
Wenn Sie die Personen ausgewählt haben klicken Sie auf den Button 
.
Jetzt haben Sie die Auswahl ob Sie direkt im Frame einen Text verfassen oder ob Sie eine Vorlage auswählen.
In beiden Fällen haben Sie zusätzlich auch die Möglichkeit eine Datei 
der E-Mail anzuhängen.
eMail Beispiel
Turnier SMS Beispiel
Häufig gestellte Fragen - FAQs
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