Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.
...
Richtige Suche:
von Mustermann, Max
von Mu, Max (der Name muss nicht vollständig eingegeben werden - sollte sich die Suche auf 1 Spieler reduzieren, so wird er automatisch ausgewählt).
...
Tagesgast
...
erstellen
Pfad: Kunden / Kunden & CRM
Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird Ihnen das jeweilige Fenster geöffnet:
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
Sollten Sie ein Mitglied anlegen, haben Sie währenddessen die Möglichkeit eine Firma anzugeben, da ebenfalls die Möglichkeit besteht, dass eine Firma als "Golfspieler" angelegt wird. |
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Mehr zum Vorgang, wie Sie eine Firma oder einen Vermittler (z.B. Hotel) anlegen finden Sie unter Firmenkunden und Vermittler. |
...
(Pflichtfelder werden farblich in orange hervorgehoben)
| Tip |
|---|
| Reiter 1/6: Hier tragen Sie die Personendaten ein. Bitte beachten Sie das Farbschema, Orange: Pflichtfeld! |
| Tip |
|---|
Reiter 2/6 Kontaktinformation: Die Mobilnummer und E-Mail Adresse ist für bestimmte Funktionen unumgänglich, weshalb diese ausgefüllt werden sollten. |
| Tip |
|---|
Reiter 3/6: Hier wird die Postadresse hinterlegt (kein Pflichtfeld). Sie haben zusätzlich noch die Möglichkeit die Postadresse auch als Rechnungsadresse zu speichern. |
| Tip |
|---|
Reiter 5/6: Hier werden alle möglichen Mitgliedsinformationen abgefragt. Pflichtfelder sind orange unterlegt. |
| Info |
|---|
Beim Erstellen eines Mitglieds haben Sie die Möglichkeit das aktuelle Jahr als bezahlt zu markieren → bei der Rechnungsvorlage des Mitglieds wird die nächste Fälligkeit am 01.01 des Folgejahres gesetzt. |
| Warning |
|---|
Abrechnungsvorlage anpassen + Zahlungsart Hier wird die Vorlage herangezogen, die bei den Mitgliedstypen hinterlegt ist. Bezahlen am POS/Registrierkasse |
Neukunden - Datenbestand der Mitglieder
Als neuer Kunde/Club bei Nexxchange ist es meist so, dass die übernommenen Kundendaten nicht ident mit den Daten beim ÖGV sind.
Sämtliche Infos Ihrer Mitglieder, die von Ihrem alten Anbieter geholt werden, sind lokal gespeicherte Daten.
Das bedeutet für Sie, falls die aktuellen Infos vor dem Export nicht vom ÖGV geholt wurden (ÖGV Abgleich), so kann es durchaus vorkommen, dass es zwischen den Daten Ihrer Mitglieder beim ÖGV und den nun vorhandenen Daten Differenzen gibt.
Option 1: Sie holen die Daten vom Verband ab, da der Stand aktueller ist als der Export. Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich 
(Es muss ggf. die Liste "Mitglieder mit Validierungsfehler" überarbeitet werden).
Option 2: Sie können entweder Schrittweise z.B. bestimmte Mitgliedstypen, oder gleich alle Mitglieder zum Verband schicken.
Wie Sie Mitglieder einzeln zum Verband hochladen können sehen Sie unter: 50891880
Falls Sie etwas ergänzen möchten/müssen, können Sie unterhalb der Spaltenbezeichnung die gewünschte Eingabe festhalten (z.B. Mitgliedstyp).
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
Bitte vergessen Sie nicht, den Filter "Mitglieder mit Valdierungsfehler" zu bereinigen, um unnötige Fehlermeldungen zu vermeiden. Hier wird überprüft, ob alle vom Verband benötigten Daten vorhanden sind. |
Sie können die Daten unter Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters "Alle Mitglieder" mit dem Button 
hochladen.
ÖGV-ID zuweisen/ändern
Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem ÖGV verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür.
Gewünschten Kunde wählen und den Reiter "Golf" selektieren (siehe Screenshot unten)
| Note |
|---|
Idealerweise ist der Kunde schon mit den richtigen Daten unter "ÖGV Verbandsdaten" automatisch ausgewählt. Ist dies nicht der Fall, kann auch eine manuelle Suche mit dem Button  erfolgen. |
DGV-ID zuweisen/ändern
Pfad: Kunde → Golf → DGV Verbandsdaten
in Arbeit
Tagesgast zum Mitglied machen
Namen über Tabellen-, oder Schnellsuche selektieren, den Reiter "Golf" auswählen und links unten 
anklicken (siehe Screenshot unten).
Sämtliche Angaben sind in folgendem Screenshot unten ersichtlich:
...
Enddatum
...
2 Voraussetzungen: 1. Golfclub muss einen Kartendruck hinterlegt haben und hochgeladen werden.
2. Karten bestellen beim ÖGV
...
Mitgliedschaft bearbeiten
Pfad: Kunden / Kunden & CRM / Namen über Tabellen-, oder Schnellsuche selektieren, den Reiter "Golf" auswählen
Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern (siehe Screenshots unten).
Während der Änderung ist standardmäßig (Vorausgesetzt es wurden diese Einstellungen im Vorfeld getätigt) eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch zugewiesen wird.
...
Mitgliedschaft beenden
Das Austrittsdatum anzugeben ist mit "Mitgliedschaft beenden" möglich.
Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, indem Sie die Checkbox ausgewählt lassen → Abrechnungsvorlage anpassen.
Wie Sie im Screenshot oben erkennen können, ist der "Status" jetzt auf "Beendet", Sie müssen aber noch einige Anpassungen vornehmen.
- "Mitgliedstyp" auf Gast/Tagesgast setzten
- Rechnungsvorlagen im Reiter "Rechnungsvorlage" löschen.
Wenn Sie diese Schritte getätigt haben ist es möglich den Kunden zu löschen.
Sie können frei wählen, ob Sie die Daten an den Verband schicken möchten oder nicht "Verband Upload".
Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern
Es stehen die Optionen "Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern" zur Verfügung.
Wenn Sie bereits sicher sind, dass der neue Gast bei einer Verbandssuche nicht gefunden werden kann, dann wählen Sie Tagesgast und
Kundendaten ohne Verbandssuche ausfüllen.
| Geschlecht | weiblich, männlich, keines (Achtung, wenn sie "keines" wählen, wird dieser Datensatz bei einer Filter nach Geschlecht nicht aufgelistet) |
| Anrede | Herr, Frau |
| Vorname | z.B. Maxi |
| Namenszusatz | z.B. von, van, de Wäre das von beim Familiennamen, kann nicht nach dem eigentlichen Namen gesucht werden. |
| Nachname | z.B. Muster |
| Titel | z.B. Dr., DI, Ing., Mag. |
| Geburtsdatum | Dieses ist sehr wichtig bei der Zusammenführung von Dubletten |
Alle weiteren Felder sind optional, falls die Informationen bekannt sind oder ausreichend Zeit ist.
Dann auf Kunde anlegen klicken.
Tagesgast aus der POS anlegen
Mit dem x den Datensatz "Tagesgast löschen
Dann auf das 
und 
klicken. Nun setzten Sie mit dem Vorgang fort, wie es vorher schon beschrieben wurde.
Tagesgast zum Mitglied machen
Namen über Tabellen-, oder Schnellsuche selektieren, den Reiter "Golf" auswählen und links unten anklicken (siehe Screenshot unten).
Sämtliche Angaben sind in folgendem Screenshot unten ersichtlich:
| Bezeichnung | Erklärung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Mitgliedsnummer | Hier tragen Sie die Mitgliedsnummer ein | Vorausgesetzt Sie verwenden nicht den Nummerngenerator, wenn ja bleibt das Feld leer |
| Eintrittsdatum | Geben Sie an, wann die Mitgliedschaft gestartet wurde | Dieses wird beim Erstellen automatisch mit dem aktuellen Datum ausgefüllt |
Enddatum | Geben Sie an, wann Ihr Mitglied seine Mitgliedschaft beenden möchte | |
| Mitgliedstyp | Hier geben Sie den erwünschten Typ an | Dieser bekommt dementsprechend eine Rechnungsvorlage zugewiesen |
| Anzeigekategorie | So wird der Kunde im Tee Time System farblich dargestellt | |
| Kartendruck | Hier geben Sie an, was auf der ÖGV Karte des Kunden aufgedruckt sein soll | 2 Voraussetzungen: 1. Golfclub muss einen Kartendruck hinterlegt haben und hochgeladen werden. |
| Abrechnung |
Mitgliedschaft bearbeiten
Pfad: Kunden / Kunden & CRM / Namen über Tabellen-, oder Schnellsuche selektieren, den Reiter "Golf" auswählen
Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern (siehe Screenshots unten).
Während der Änderung ist standardmäßig (Vorausgesetzt es wurden diese Einstellungen im Vorfeld getätigt) eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch zugewiesen wird.
Mitgliedschaft beenden
Das Austrittsdatum anzugeben ist mit "Mitgliedschaft beenden" möglich.
Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, indem Sie die Checkbox ausgewählt lassen → Abrechnungsvorlage anpassen.
Wie Sie im Screenshot oben erkennen können, ist der "Status" jetzt auf "Beendet", Sie müssen aber noch einige Anpassungen vornehmen.
- "Mitgliedstyp" auf Gast/Tagesgast setzten
- Rechnungsvorlagen im Reiter "Rechnungsvorlage" löschen.
Wenn Sie diese Schritte getätigt haben ist es möglich den Kunden zu löschen.
Sie können frei wählen, ob Sie die Daten an den Verband schicken möchten oder nicht "Verband Upload".
Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern
Es stehen die Optionen "Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern" zur Verfügung.
Verbands-ID zuweisen/ändern
Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem Verband verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür.
Gewünschten Kunde wählen und den Reiter "Golf" selektieren (siehe Screenshot unten)
| Note |
|---|
| Idealerweise ist der Kunde schon mit den richtigen Daten unter "Verbandsdaten" automatisch ausgewählt. Ist dies nicht der Fall, kann auch eine manuelle Suche mit dem Button erfolgen. |
Datenbestand der Mitglieder
Option 1: Sie holen die Daten vom Verband ab, da der Stand aktueller ist als der Export. Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich
(Es muss ggf. die Liste "Mitglieder mit Validierungsfehler" überarbeitet werden).
Option 2: Sie können entweder Schrittweise z.B. bestimmte Mitgliedstypen, oder gleich alle Mitglieder zum Verband schicken.
Falls Sie etwas ergänzen möchten/müssen, können Sie unterhalb der Spaltenbezeichnung die gewünschte Eingabe festhalten (z.B. Mitgliedstyp).
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
Bitte vergessen Sie nicht, den Filter "Mitglieder mit Valdierungsfehler" zu bereinigen, um unnötige Fehlermeldungen zu vermeiden. Hier wird überprüft, ob alle vom Verband benötigten Daten vorhanden sind. |
Sie können die Daten unter Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters "Alle Mitglieder" mit dem Button hochladen.
Abgleich/Upload von Kunden
...
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Während Sie die Mitgliedschaft eines Kunden beenden, können Sie zusätzlich noch angeben wie dieser bei Nexxchange zukünftig dargestellt wird. Wie im Screenshot ersichtlich, haben Sie die Möglichkeit die Anzeigekategorie hier zu ändern. |
Erstellen eines Tagesgastes
Um diesen Vorgang zu unterbinden (Duplikate von Kunden) haben wir im Arbeitsschritt +TAGESGAST Absicherungen eingebaut, die Sie daran erinnern, dass diese bereits bestehen.
Diese Regel greift dann, wenn folgende Daten ident eingegeben werden: Über den Verband: Vorname, Nachname und Geburtsdatum.
Wiederherstellen von gelöschten Kunden
...
| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP inkl. Status angeführt. Sie haben hier die Möglichkeit auch einen Heimatclub händisch einzugeben. |
| Mitgliedschaften | Hier können Sie Mitgliedsnummer, Mitgliedstyp, Eintrittsdatum, Status des Kunden und Kartenaufdruck einstellen. |
| ÖGV Verbandsdaten | Hier sind die Einstellungen zum Hoch- und Herunterladen der Daten von Spielern vom ÖGV, die Zuordnung der ÖGV ID inkl. manuelle Zuweisung und die EDS Runde (siehe 50891880). |
| Stammblatt | HCP Historie des Kunden. Die Aktualisierung bzw. Abfrage ist nur für den Heimatclub möglich. Die Stammblattabfrage für Fremd/Zweitmitgliedschaften ist beim ÖGV nicht möglich. |
...
| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP inkl. Status angeführt. Sie haben hier die Möglichkeit auch einen Heimatclub händisch einzugeben. |
| DGV Verbandsdaten | Hier sehen Sie die verbandsrelevanten Information, könne Ausweisbestellung und Regionalität einstelln |
| Scoring Record | verlinkt zum World Handicap Bericht des DGV |
| History Sheet | verlinkt zum World Handicap Bericht des DGV |
...
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung bearbeiten. Hier können Sie das Fälligkeitsdatum, Zahlungsdatum verändern und eine Notiz zu Bearbeitung hinzufügen. |
| Per eMail versenden. Bevor Sie Rechnungen per E-Mail versenden, müssen Sie das Dokument für jede Rechnung erstellen / drucken. |
| Grünes Druckersymbol bedeutet, dass die Rechnung erstellt, aber noch nicht mit einem gewünschten Layout generiert wurde. Blaues Druckersymbol bedeutet, das Dokument wurde bereits generiert und kann gedruckt werden. |
| Zahlung hinzufügen. Es öffnet sich ein Dialogfenster um eine Überweisung zu erfassen. |
| Rechnung schließen. Es öffnet sich ein Dialogfenster um eine Rechnung zu stornieren oder als uneinbringlich zu vermerken. |
| POS Ticket erzeugen. Sie können so die Rechnung an die Kassa schicken. |
...
Gruppentyp "Dynamische Mitgliedschaft" erstellen
Pfad: Kunden → Verwaltung → Gruppen → Gruppenkonfiguration
Zuerst legen Sie den Typ in der Gruppenkonfiguration an (siehe Screenshot unten).
1- Dynamische Mitgliedschaft mit 
erstellen:
| Feld | Erklärung/Auswirkung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Maximale Spieleranzahl, die mit dieser dynamischen Mitgliedschaft buchen können. | ||
| Die Anzahl der Gäste die vom Portal Administrator für eine Dynamische Mitgliedschaft gebucht werden können.(Gäste und Nominierte teilen Sich das Kontingent | ||
| Maximale Spieleranzahl, die gleichzeitig spielen kann. | Hilfreich für eine gesteuerte Auslastung, die Sie im Vorhinein definieren können. | |
| Maximale Spieleranzahl die pro Tag spielen kann. | ||
Auswertungszeitraum ab heute plus Anzahl der Tage bis ein Nominierter weitere Buchungen haben kann. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Zeitraum anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
Anzahl an Buchungen (nicht stornierte) die maximal pro Nominierter im Auswertungszeitraum erlaubt sind zu tätigen. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Anzahl der Buchungen anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
| Ist eine Clubmitgliedschaft erforderlich? | Eine vorhandene Mitgliedschaft, bei einem Club wird hinterfragt | |
| Braucht der Nominierte eine Registrierung beim Golfverband? | Eine vorhanden Registrierung des Kunden, wird beim Verband hinterfragt | |
| vergeben Sie eine Position mit der Sie besser zuordnen können, welche(n) Rang/Stellung die Mitglieder in dieser Gruppe haben | Bei Bedarf, können Sie weitere Positionen hinzufügen (siehe Screenshot unten - Positionen) |
Anschließend können Sie im unteren Teil die Positionen zu dem angelegten Typ erstellen.
Nach vorgenommenen Einstellung sehen Sie die fertige Gruppenkonfiguration wie oben dargestellt: (Sie können diese jederzeit wieder bearbeiten)
Dynamische Mitgliedschaft vergeben
Sie wählen ein Mitglied oder Tagesgast aus (je nach vorgenommenen Einstellungen - siehe Screenshot oben) und definieren zunächst einen Benutzer, der im Portal die Einstellungen verwalten darf/soll:
Im Reiter Berechtigte, können Sie nun angeben, welche Kunden diese eingestellten Konditionen benutzen darf:
...
| Feldbezeichnung | Bedeutung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Verkäufer | Wird angegeben um zu wissen, wer der Vertragspartner des Interessenten ist | |
Zahlungsperiode | Auf Basis der Auswahl werden hier die Konditionen angepasst | Rechnungslegung und Abrechnungsstichtag werden nach Ihrer Angabe hier angepasst. Stichtag wird also z.B. bei einer Auswahl von 'Tag' wird Ihnen jeden X.Tag Verrechnungen generiert. |
| Vermittler fungiert als Treuhänder | Wenn ausgewählt, wird die Rechnung durch den Agenten im Namen des Verkäufers generiert, andernfalls durch den Verkäufer direkt | |
| Ermittlung der offenen Rechnungen | Abrechnungsstichtag ist das Datum bis zu dem alle offenen Rechnungen herangezogen werden. | Auch alle anderen offenen Rechnungen bei denen die Fälligkeit in der Vergangenheit liegt. |
| Kreditlimit | Der Wert der dem Agent zur Ausgabe zur Verfügung gestellt wird | |
| Rechnungslegung | An dem Tag wird die Rechnung generiert | Sie können ebenfalls einen Betrag setzen, der bei Übertretung ebenfalls eine Rechnung generiert. |
| Abrechnungsstichtag | Bezieht sich immer auf die Vorperiode! | Sie ist somit für den Agenten effektiv in Rechnung gestellt. |
| Agent kann als Kunde buchen | Agent bucht in seinem Namen. Spielernamen werden als Kommentar der TeeTime Buchung hinzugefügt. | |
| Spezialangebote | Info wird an das Portal geschickt. Durch setzen der Checkbox, entscheiden Sie nun ob dem Agenten Angebote angezeigt werden oder nicht | Als Spezialangebote zählen z.B. die Vouchers dazu |
...