Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.
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Sie können die Daten unter Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters "Alle Mitglieder" mit dem Button 
hochladen.
ÖGV-ID zuweisen/ändern
Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem ÖGV verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür.
Gewünschten Kunde wählen und den Reiter "Golf" selektieren (siehe Screenshot unten)
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Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern (siehe Screenshots unten).
Während der Änderung ist standardmäßig (Vorausgesetzt es wurden diese Einstellungen im Vorfeld getätigt) eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch zugewiesen wird.
Mitgliedschaft beenden
Das Austrittsdatum anzugeben ist mit "Mitgliedschaft beenden" möglich.
Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, indem Sie die Checkbox ausgewählt lassen → Abrechnungsvorlage anpassen.
Wie Sie im Screenshot oben erkennen können, ist der "Status" jetzt auf "Beendet", Sie müssen aber noch einige Anpassungen vornehmen.
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| Info | ||
|---|---|---|
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Während Sie die Mitgliedschaft eines Kunden beenden, können Sie zusätzlich noch angeben wie dieser bei Nexxchange zukünftig dargestellt wird. Wie im Screenshot ersichtlich, haben Sie die Möglichkeit die Anzeigekategorie hier zu ändern. |
Dublettenprüfung
Pfad: Kunden → Dublettenprüfung
Diese Funktion soll das Verwalten eines sauberen Datenstamm erleichtern.
- Merge Funktion → Sollte ein Kunde fälschlicherweise mehrmals hinterlegt sein, so können Sie diese zusammenlegen (merge). Dabei werden die Daten zusammengeführt, damit keine Informationen verloren gehen (Rechnungen, Bestellungen, etc.).
2. Zwei Kunden mit unterschiedlichen Namen zusammenführen 
Das Duplikat (Quellkunde), dass verschwindet, trägt die wichtigsten Informationen im „Original" ein und ist mit der Funktion „Kunden zusammenführen" danach gelöscht.
Auch wenn die Daten der Duplikate gespeichert werden, ist es ratsam, denjenigen auszuwählen /Zielkunde), der mehr Informationen enthält (z.b. beim Kunden Wastlwirt (Vermittler) ist sicherzustellen, dass nicht der Datensatz mit der Agentenvereinbarung gelöscht wird.
Kunden mit gleichen Namen anlegen
Sobald Sie Tagesgäste/Mitglieder anlegen, die den selben Namen haben und schon vorhanden sind müssen Sie wie folgt vorgehen:
Sobald Sie das Geburtsdatum eintrage, ist es Ihnen möglich, den neuen Kunden anzulegen.
Merge Funktion
Im Vergleich zu Dublettenprüfung (für mehr als 2 Dubletten oder unterschiedlichem Namen), ist die Merge Funktion für Kunden gedacht die nur 1x doppelt drin sind.
Diese Funktion wird direkt beim Kunden angezeigt, sobald der Namen + Vorname exakt übereinstimmen:
Sobald Sie auf die
Funktion gehen, sehen Sie noch die Info, was nun passiert:
Zusammengefasst: Der Kunde, bei dem Sie sich gerade befinden wird gelöscht und dessen Daten werden beim Duplikat hinterlegt.
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Sie zusätzlich noch angeben wie dieser bei Nexxchange zukünftig dargestellt wird. Wie im Screenshot ersichtlich, haben Sie die Möglichkeit die Anzeigekategorie hier zu ändern. |
Erstellen eines Tagesgastes
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| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP inkl. Status angeführt. Sie haben hier die Möglichkeit auch einen Heimatclub händisch einzugeben. |
| Mitgliedschaften | Hier können Sie Mitgliedsnummer, Mitgliedstyp, Eintrittsdatum, Status des Kunden und Kartenaufdruck einstellen. |
| ÖGV Verbandsdaten | Hier sind die Einstellungen zum Hoch- und Herunterladen der Daten von Spielern vom ÖGV, die Zuordnung der ÖGV ID inkl. manuelle Zuweisung und die EDS Runde (siehe 50891880). |
| Stammblatt | HCP Historie des Kunden. Die Aktualisierung bzw. Abfrage ist nur für den Heimatclub möglich. Die Stammblattabfrage für Fremd/Zweitmitgliedschaften ist beim ÖGV nicht möglich. |
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| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP inkl. Status angeführt. Sie haben hier die Möglichkeit auch einen Heimatclub händisch einzugeben. |
| DGV Verbandsdaten | Hier sehen Sie die verbandsrelevanten Information, könne Ausweisbestellung und Regionalität einstelln |
| Scoring Record | verlinkt zum World Handicap Bericht des DGV |
| History Sheet | verlinkt zum World Handicap Bericht des DGV |
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| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung bearbeiten. Hier können Sie das Fälligkeitsdatum, Zahlungsdatum verändern und eine Notiz zu Bearbeitung hinzufügen. |
| Per eMail versenden. Bevor Sie Rechnungen per E-Mail versenden, müssen Sie das Dokument für jede Rechnung erstellen / drucken. |
| Grünes Druckersymbol bedeutet, dass die Rechnung erstellt, aber noch nicht mit einem gewünschten Layout generiert wurde. Blaues Druckersymbol bedeutet, das Dokument wurde bereits generiert und kann gedruckt werden. |
| Zahlung hinzufügen. Es öffnet sich ein Dialogfenster um eine Überweisung zu erfassen. |
| Rechnung schließen. Es öffnet sich ein Dialogfenster um eine Rechnung zu stornieren oder als uneinbringlich zu vermerken. |
| POS Ticket erzeugen. Sie können so die Rechnung an die Kassa schicken. |
Anteilscheine
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| . |
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Unter Anteilschein im weiteren Sinne versteht man Urkunden über die Mitgliedschaft in kapitalistischen Vereinen.
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Kunden Tags
Hier können Sie Tags erstellen und diese mehreren Kunden zuordnen, ebenso können Sie diese Zuordnung über die Kundenverwaltung filtern.
Der Vorgang ist simpel: bei einem ausgewählten Kunden (in der Kundenverwaltung) navigiert man zu Kunden Tag.
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Gruppentyp "Dynamische Mitgliedschaft" erstellen
Pfad: Kunden → Verwaltung → Gruppen → Gruppenkonfiguration
Zuerst legen Sie den Typ in der Gruppenkonfiguration an (siehe Screenshot unten).
1- Dynamische Mitgliedschaft mit 
erstellen:
| Feld | Erklärung/Auswirkung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Maximale Spieleranzahl, die mit dieser dynamischen Mitgliedschaft buchen können. | ||
| Die Anzahl der Gäste die vom Portal Administrator für eine Dynamische Mitgliedschaft gebucht werden können.(Gäste und Nominierte teilen Sich das Kontingent | ||
| Maximale Spieleranzahl, die gleichzeitig spielen kann. | Hilfreich für eine gesteuerte Auslastung, die Sie im Vorhinein definieren können. | |
| Maximale Spieleranzahl die pro Tag spielen kann. | ||
Auswertungszeitraum ab heute plus Anzahl der Tage bis ein Nominierter weitere Buchungen haben kann. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Zeitraum anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
Anzahl an Buchungen (nicht stornierte) die maximal pro Nominierter im Auswertungszeitraum erlaubt sind zu tätigen. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Anzahl der Buchungen anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
| Ist eine Clubmitgliedschaft erforderlich? | Eine vorhandene Mitgliedschaft, bei einem Club wird hinterfragt | |
| Braucht der Nominierte eine Registrierung beim Golfverband? | Eine vorhanden Registrierung des Kunden, wird beim Verband hinterfragt | |
| vergeben Sie eine Position mit der Sie besser zuordnen können, welche(n) Rang/Stellung die Mitglieder in dieser Gruppe haben | Bei Bedarf, können Sie weitere Positionen hinzufügen (siehe Screenshot unten - Positionen) |
Anschließend können Sie im unteren Teil die Positionen zu dem angelegten Typ erstellen.
Nach vorgenommenen Einstellung sehen Sie die fertige Gruppenkonfiguration wie oben dargestellt: (Sie können diese jederzeit wieder bearbeiten)
Dynamische Mitgliedschaft vergeben
Sie wählen ein Mitglied oder Tagesgast aus (je nach vorgenommenen Einstellungen - siehe Screenshot oben) und definieren zunächst einen Benutzer, der im Portal die Einstellungen verwalten darf/soll:
Im Reiter Berechtigte, können Sie nun angeben, welche Kunden diese eingestellten Konditionen benutzen darf:
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| Feldbezeichnung | Bedeutung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Verkäufer | Wird angegeben um zu wissen, wer der Vertragspartner des Interessenten ist | |
Zahlungsperiode | Auf Basis der Auswahl werden hier die Konditionen angepasst | Rechnungslegung und Abrechnungsstichtag werden nach Ihrer Angabe hier angepasst. Stichtag wird also z.B. bei einer Auswahl von 'Tag' wird Ihnen jeden X.Tag Verrechnungen generiert. |
| Vermittler fungiert als Treuhänder | Wenn ausgewählt, wird die Rechnung durch den Agenten im Namen des Verkäufers generiert, andernfalls durch den Verkäufer direkt | |
| Ermittlung der offenen Rechnungen | Abrechnungsstichtag ist das Datum bis zu dem alle offenen Rechnungen herangezogen werden. | Auch alle anderen offenen Rechnungen bei denen die Fälligkeit in der Vergangenheit liegt. |
| Kreditlimit | Der Wert der dem Agent zur Ausgabe zur Verfügung gestellt wird | |
| Rechnungslegung | An dem Tag wird die Rechnung generiert | Sie können ebenfalls einen Betrag setzen, der bei Übertretung ebenfalls eine Rechnung generiert. |
| Abrechnungsstichtag | Bezieht sich immer auf die Vorperiode! | Sie ist somit für den Agenten effektiv in Rechnung gestellt. |
| Agent kann als Kunde buchen | Agent bucht in seinem Namen. Spielernamen werden als Kommentar der TeeTime Buchung hinzugefügt. | |
| Spezialangebote | Info wird an das Portal geschickt. Durch setzen der Checkbox, entscheiden Sie nun ob dem Agenten Angebote angezeigt werden oder nicht | Als Spezialangebote zählen z.B. die Vouchers dazu |
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