SEPA Mandat
Mittlerweile stellen alle Banken ihren Kunden das standardisierte SEPA Zahlungsträgerformat im XML Format zur Verfügung (konkret geht es um das CAMT 054 Retourdatenträger File). Mit Hilfe dieser Daten können Sie Ihre Zahlungseingänge selber abgleichen und verwalten.
Nähere Infos erhalten Sie bei Ihrer Bank.
SEPA vorbereiten
Zahlart SEPA anlegen
Pfad: Geschäftsstruktur → Verkäufer
Zunächst hinterlegen Sie eine Zahlungsart (falls noch nicht vorhanden - siehe POS - Kassa#Kassa-Zahlungsarten) vom TYPUS (Fiscal Payment Kind) SEPA, die Sie Ihrem Verkäufer zuweisen:
Bankinformation beim Verkäufer anlegen
Pfad: POS → Verwaltung → Verkäufer → Bankkontoinformation
Diese Daten bekommen Sie von Ihrer Bank. Bitte immer überprüfen, ob die Creditor ID gültig ist. Beim Abspeichern findet keine Plausibilitätsprüfung statt. Eine falsche CreditorenID würde sich erst beim Export durch die Fehlermeldung "Creditor ID invalide" zeigen.
Wenn Sie einen automatisierten Mandate Number Generator haben möchten, wenden Sie sich bitte an den NexxChange Support.
SEPA Mandat beim Kunden anlegen
Pfad: Kundenverwaltung → Name suchen → Bankkonto
Sie müssen erst die Kontodaten anlegen
Im nächsten Schritt legen Sie das SEPA Mandat an.
Die Mandat ID können Sie beliebig wählen. z.B. Datum+Mitgliedsnummer.
Wenn Sie einen automatisierten Mandate Number Generator haben möchten, wenden Sie sich bitte an den NexxChange Support.
Danach wechseln Sie zum Reiter "Rechnungsvorlage" und definieren welche Artikel per SEPA abgebucht werden soll.
Zunächst wählen Sie einen Artikel aus und geben die Mandat ID (SEPA Mandat) an:
Gemäß Ihrer Angabe werden hier nun die Transaktion(en) erstellt. Im Beispiel oben haben wir auf der Rechnungsvorlage folgende Ausgangssituation: ArtikelPeriodeAnzahlTGV-BeitragEinmalig1ÖGVJährlich1 Durch die Angabe (siehe Screenshot unten) "Periode: Monatlich" wird bei dem Artikel ÖGV die Transaktion auf 12 Zahlungen geteilt (jährlich : Monat = 12 Ratenzahlung). Durch die Angabe "Periode Einmalig" wird die Auswahlmöglichkeit beim SEPA Mandat hinzufügen auf "Einmalig" begrenzt (Periode beim SEPA Mandat muss < kleiner gleich > der Periode der Position auf der Vorlage sein). |
SEPA Transaktionen
Pfad: Rechnungen → SEPA Transaktionen → Verkäufer markieren
Beim Vorgang der Rechnungserstellung, werden nun die SEPA Transaktionen gemäß der festgelegten Periode erstellt und in einer Tabelle aufgelistet.
So ergibt z.B. eine Rechnung mit monatlicher Lastschrift 12 Transaktionen, die jeweils am Datum der Fälligkeit zu erkennen sind.
 | Export einer einzelnen Transaktion |  |
 | als zurückgewiesen markieren |  |
 | manuelle Zahlungseingang hinterlegen |  |
 | als abgeschlossen markieren |  |
Abbuchungsvorgang einleiten
Nun filtern/exportieren Sie nach den Positionen, die Sie an die Bank schicken möchten, damit effektiv der Abbuchungsvorgang eingeleitet werden kann.
Sie haben mehrere Möglichkeiten die Positionen zu filtern. Die einfachste bzw. angenehmste Weise wird die Suche nach "diesen Monat fällig" sein.
Dies ist ein "Kriterium" dass Sie über die Filterfunktion heranziehen können:
Diese können Sie speichern und immer wieder heranziehen:
SEPA Transaktionen - Export
Nachdem Sie die richtigen Transaktionen gefiltert haben, können Sie mit dem Button sämtliche angezeigten (gefilterte) Transaktionen exportieren.
Hier werden Sie nun aufgefordert, dass Valutadatum anzugeben.
Ist der Arbeitsauftrag der an die Bank weitergegeben wird, tatsächlich abgebucht. Die Fälligkeiten die im System festgehalten werden, können mit diesem Vorgang nun widerspiegelt werden. |
Sie können beliebig oft den Export anstoßen. Um ein durcheinander zu vermeiden, werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie (falls durchgeführt) den Exportvorgang schon verwendet haben.
SEPA Abgleich
Pfad: Rechnung → SEPA Abgleich
Zunächst gehen Sie auf und geben an, wo sich die Datei befindet. Danach gehen Sie auf , womit Ihnen die von Ihrer Bank zur Verfügung gestellte Datei angezeigt werden.
Je nach Art und Gestaltung der Datei wird diese auch bei NexxChange abgebildet. Im folgenden Beispiel (siehe Screenshot unten), wurde für jeden Tag einzeln eine Service-Referenz hinterlegt.
Der Status zeigt Ihnen über den kompletten Prozess auch visuell dar, ob der Vorgang abgeschlossen bzw. nicht abgeschlossen wurde:
Die Zuordnung der hochgeladenen Datei - zu den Rechnungen in Ihrem System - stoßen Sie an, indem Sie anklicken. Dies bewirkt die erwünschte, automatische Zuordnung zu den Rechnungen.
Weiters werden bei selektierter Service Referenz (siehe Screenshot oben), eine detaillierte Auflistung gezeigt, in der Sie unter der Spalte Information sehen können, warum eine Rechnung z.B. nicht zugeordnet werden konnte.
Hier wird anhand der Zahlungsreferenz und der genauen Übereinstimmung des Betrages in Ihrem System die Rechnung als bezahlt markiert. Zudem bekommen Sie eine Auflistung von Rechnungen, warum diese nicht zugeordnet werden konnten. |
Hier müssen Sie manuell zuordnen bzw. bearbeiten:
Sie selektieren die gewünschte Zeile mit der Transaktionsnummer und wählen im unteren Bereich die Rechnung, zu der die Zahlung gehört.
Zusammenfassend:
Sollten Ihre Debitoren (Kunden) bei ihren Einzahlungen/Überweisungen die Zahlungsreferenz korrekt angegeben haben, so kann über die Zahlungsreferenz und den Betrag der Abgleich automatisch vorgenommen werden.
Das System zeigt Ihnen dann alle Einträge auf, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten (in diesem Fall bleibt Ihnen ein manueller Abgleich nicht erspart, z.B. falsche Zahlungsreferenz, unterschiedlicher Betrag, etc.).
Sobald Sie das jeweilige File auf Ihrem Rechner haben (aus einem online Banking für Geschäftskunden heruntergeladen, per E-Mail von Ihrer Bank) können Sie es in Ihre GolfSuite hochladen und den Abgleich anstoßen.
Wenn sich die Bankverbindung des Kunden ändert
Wenn die Bankverbindung bei einem Kunden geändert wird, wird diese Änderung automatisch über das Mandat zu den SEPA Transaktionen übernommen.
Bereits erstellte “SEPA Transaktionen in Bearbeitung” enthalten noch die alten Bankdaten.
Jene in der Warteschleifen, die erst noch erstellt werden müssen, greifen dann bereits auf die neuen Bankdaten zu.