Hoe maak ik een nieuw lid aan?

Owned by Kevin Lepelaar
Last updated: Jun 27, 2022 by Kaj van Leeuwen (Unlicensed)
7 min read

In deze handleiding zullen wij stap voor stap uitleggen hoe u een nieuw lid kan aanmaken in Nexxchange. Aansluitend zullen we dit nieuwe lid uploaden naar de federatie en indien gewenst uitnodigen om gebruik te maken van de Nexxchange Marktplaats.

Hier onder een video waarin wij laten zien hoe u een nieuw lid kan aanmaken. Voor de uitgebreide uitleg verwijzen wij u naar de tekst onder deze video.

Video: Hoe maak ik een nieuw lid aan.

 

Relatie Toevoegen

Om een relatie toe te voegen gaan we naar het onderdeel relatie in de zijbalk. Deze is te herkennen aan het icoon met de poppetjes. Vervolgens klikken we rechts bovenaan op de groene knop Relatie toevoegen.  U krijgt dan de keuze uit Gast, Relaties of Zakelijke klant/agent. Hier kiezen we nu relaties. De andere opties behandelen we in een ander hoofdstuk.

 

Om een relatie toe te voegen moeten er op 5 verschillende onderdelen informatie worden ingegeven. Bovenin de balk kunt u zien welke onderdelen nog moeten(blauw) en welke al klaar zijn (groen).  

Persoonlijke Informatie

Op het 1e tabblad wordt de persoonlijke informatie van de nieuwe relatie ingevuld. Zoals altijd geldt is het zo dat de lichtblauwe invulvakken verplicht zijn. 

  • Klantnummer: Hier kan een uniek nummer worden ingevuld. Of als u gebruik maakt van nummergenatoren dan wordt dit automatisch ingevuld. Hoe u verschillende generatoren aanmaakt kunt u hier vinden.

  • Persoonscode: Hier kan een uniek nummer worden ingevuld. Of als u gebruik maakt van nummergenatoren dan wordt dit automatisch ingevuld.

  • Initalen (moet zijn voorletters): Geef hier de initialen in van de nieuwe relatie. (verplicht)

  • Voornaam: Geef hier de voornaam of namen in van de nieuwe relatie. (verplicht)

  • Tussenvoegsel: Indien aanwezig kunnen deze hier worden ingevuld

  • Achternaam: Geeft hier de achternaam in van de nieuwe relatie. (verplicht)

  • Titel: Indien de nieuwe relatie een titel heeft en wenst te gebruiken kan die hier worden ingegeven.

  • Aanhef: Maak hier een keuze voor de aanhef van de nieuwe relatie.(verplicht) Aanhef mogelijkheden kunnen hier worden ingesteld. 

  • Nationaliteit: Hier geeft u aan welke nationaliteit de nieuwe relatie heeft. (verplicht)

  • Geslacht: Hier maakt u een keuze uit welk geslacht voor deze relatie geld.(verplicht)

  • Geboortedatum: Vul hier de geboortedatum in of kies de juiste datum door op het laatste icoontje te klikken.  

  • Btw Nummer: Indien de nieuwe relatie gebruik wenst te maken van een btw nummer in de correspondentie dan kan deze hier worden ingegeven.

Contactgegevens

In het 2e tabblad zullen we de contactgegeven van de nieuwe relatie ingeven indien deze bekend zijn. Deze velden zijn niet verplicht voor het aanmaken van de relatie. Zijn deze niet bekend dan kunt u deze stap overslaan. 

  • Mobiele telefoon: Hier vult u het mobiele telefoonnummer in.

  • Telefoon: Hier vult u een eventueel 2e telefoonnummer in. Een vaste huislijn bijvoorbeeld.

  • E-mail: Hier vult u het e-mail adres in van de nieuwe relatie. 

  • Taal: Hier maakt u een keuze in welke taal eventuele correspondentie plaats zal vinden. Indien u een template in meerdere talen maakt, zal deze afhankelijk van deze keuze standaard in de de vooraf aangegeven taal worden weergegeven.

 

Postadres

Op het 3e tabblad kunt u de adresgegevens invoeren van de nieuwe relatie. Deze velden zijn niet verplicht voor het aanmaken van de relatie. Zijn deze niet bekend dan kunt u deze stap overslaan.

  • Straat :Hier geeft u de straat in waar de nieuwe relatie woont. 

  • Nummer: Hier geeft u het huisnummer in van de nieuwe relatie

  • Toevoeging: Indien het huisnummer nog een toevoeging heeft kan dit hier worden ingegeven. 

  • Land: Maar een keuze uit de lijst waar de nieuwe relatie woont.

  • Postcode: Hier geeft u de postcode in van de nieuwe relatie.

  • Plaats: Hier geeft u de woonplaats in van de nieuwe relatie.

  • Provincie: Hier geeft u de provincie aan waar de nieuwe relatie woont. 

  • Ontvangst: Indien de factuur naar een ander adres moet dan kunt u hier de tenaamstelling invullen. Vervolgens dient u dan ook de optie “gebruik als factuuradres” uit vinken.

Facturatie adres

Indien u in het 3e tabblad ervoor heeft gekozen dat er een ander facturatieadres gebruikt dient te worden dan de standaard adres gegevens dan kan deze informatie hier worden ingevuld. 

  • Straat:Hier geeft u de straat in van het factuuradres. 

  • Nummer: Hier geeft u het huisnummer in van het factuuradres

  • Toevoeging: Indien het huisnummer nog een toevoeging heeft kan dit hier worden ingegeven. 

  • Land: Maar een keuze uit de lijst in welk land het het factuuradres is.

  • Postcode: Hier geeft u de postcode in van het factuuradres

  • Plaats: Hier geeft u de woonplaats in vvan het factuuradres

  • Provincie: Hier geeft u de provincie aan van het factuuradres

  • Ontvangst: Indien de factuur naar een ander adres moet dan kunt u hier de tenaamstelling invullen. 

 

Lidmaatschapsinformatie

In het 5e en laatste tabblad wordt de informatie ingevuld over het type lidmaatschap wat de nieuwe relatie zal krijgen. We zullen ook hier weer alle onderdelen langs lopen.

  • Lidmaatschapsnummer: Hier kan een uniek nummer worden ingevuld. Of als u gebruik maakt van nummergenatoren dan wordt dit automatisch ingevuld.

  • Type: Hier kiest u het type lidmaatschap waar de nieuwe relatie voor heeft gekozen of waar deze automatisch in terecht komt.(verplicht) Heeft u nog geen lidmaatschapsvormen dan kunt u hier lezen hoe deze kunnen worden aangemaakt. 

  • Startdatum: Hier kiest u de datum wanneer het lidmaatschap in moet gaan. (verplicht)

  • Positie: Indien de nieuwe relatie een positie binnen de club gaat vullen dan kan je dat hier ingeven. Denk hier bij aan bv Voorzitter oid. 

  • Memo: Indien u een opmerking of memo aan de relatie toe wil voegen wat te zien is in het crm deel onder lidmaatschap dan kunt u dat hier doen. 

  • Subcategory klant: Hier kiest u het categorie type waar deze klant toe behoort. (verplicht) Standaard wordt de standaard keuze ingevuld wat u heeft aangeven bij golfclub beheer. Heeft u nog geen categorieën gemaakt dan leest u hier hoe dat moet. 

  • Handicap: Hier geeft u de handicap in welke van toepassing is. (verplicht 

  • Homecourse: Hier kiest u de homecourse van de nieuwe relatie. (verplicht)

  • Andere clubs: Indien de relatie ook lid is bij andere clubs dan kunnen die hier worden ingegeven. 

  • Factureringssjabloon maken: Indien er bij het gekozen lidmaatschap type een facturerings sjabloon moet worden gemaakt dat kunt u dat hier aangeven. Dit geldt bijvoorbeeld voor lidmaatschappen welke jaarlijks gefactureerd worden.

  • Betalingswijze: Hier hier een optie hoe er standaard betaald gaat worden door deze relatie. Deze optie moet dan gekoppeld zijn aan de “op rekening betalingswijze”. Hoe u verschillende betalingswijze in kan stellen leest u hier.

  • Markeer het huidige jaar als betaald: Vink deze optie aan als het van toepassing is

  • Factuur maken: Indien er meteen betaald wordt kan er meteen een factuur worden gemaakt en in de kassa worden afgerekend. Indien dit van toepassing is, dan kiest u voor deze optie en selecteert u een kassa waarop de betaling plaats zal vinden. 

 

Samenvatting

Indien alles is ingevuld dan is het aan te raden om in het laatste tabblad alles nog een keer terug te lezen. Hier staat alles wat u heeft ingevuld. Indien alles ook correct is ingevuld zal de knop “opslaan” pas actief worden. Kunt u hier niet op klikken dan is er ergens een verplicht veld niet ingevuld.

Nadat u op Opslaan heeft geklikt krijgt u  weer een overzicht met weer 2 keuzes.

Dan krijg je nog een keer de vraag, klik op uploaden

Vervolgens krijg je bevestiging, links boven in uw beeld, als het goed is gegaan.

Druk op toon/bewerk klant dan zie je ook dat hij meteen een GSN nummer heeft gekregen en een EGA handicapbewijs.