Calendario TeeTimes

Il calendario TeeTimes rappresenta l'arco temporale in cui è possibile prenotare un Green Fee.

Nella GolfSuite sono integrate molteplici funzioni, ad esempio le regole per la prenotazione degli orari di partenza e il successivo eventuale storno.
La corretta configurazione e utilizzo del calendario permette di ottimizzare e migliorare il lavoro della segreteria.  

Il calendario TeeTimes può essere collegato e integrato alla gestione incassi e alle statistiche. 

Il Menù

Disponibilità periodo

In TeeTimes → disponibilità periodo è possibile definire tutte le impostazioni necessarie/desiderate per il calendario TeeTimes

Requisiti:

• In Tee Times → Disponibilità percorsi, deve essere definito il percorso / i percorsi desiderati;
• Devono essere definiti degli articoli di vendita Green Fee (ad esempio: 9 buche feriali, 18 buche feriali...) L'articolo che verrà inserito, sarà poi quello a cui saranno "attaccate" tutte le regole gestione prezzi. È consigliabile scegliere l'articolo green fee col prezzo più alto per poi facilitare la configurazione delle regole gestione prezzi;
• Se necessario, devono essere definiti i giorni festivi;
• Devono essere verificati i dati del Golf Club (Golf Club → Il mio circolo).

Modifica della stagione di prenotazione

Per capire meglio questa funzione utilizziamo un esempio: durante la settimana il campo è aperto dalle 09:00 alle 17:00 ma durante i weekend l'orario di apertura è dalle 09:00 alle 20:00. Per applicare questa modifica, è indispensabile configurare tali informazioni dal campo "Elenco Modifica Stagione di Prenotazione", PRIMA cliccando sul Percorso desiderato. Si aprirà una tabella giù dove cliccando sul tasto + è possibile inserire una regola per il weekend.

Sia gli orari d'apertura, sia i giorni che l'articolo(inserendo un articolo diverso potete impostare diversi prezzi per il weekend ad esempio ) possono essere diversi dal quelli configurati in "disponibilità periodo".

Affinché il processo sia visibile sul calendario, è necessario generare lo stesso cliccando su . L'operazione non sarà immediata, ma richiederà del tempo (max 30 minuti nei quali non sarà possibile effettuare alcuna operazione sul calendario teetime, per questo è consigliabile effettuare tale operazione alla sera o comunque non in orario di punta).

Giorni festivi

I giorni festivi possono essere inseriti in Tee Times → Gestione festività e con il simbolo  è possibile inserire le festività desiderate. In ogni momento sarà anche possibile eliminarle o modificarle.

È possibile visualizzare i giorni festivi anche come ottavo giorno della settimana. Le spieghiamo come farlo con un esempio.
Se per es. avete definito una regola (=disponibilità periodo) per i giorni infrasettimanali e una regola speciale (=elenco modifica stagione di prenotazione) per il fine settimana, è possibile indicare la validità di questa regola anche per i giorni festivi. Così facendo, se avete scelto i giorni festivi per la regola speciale, tutti i giorni festivi (anche se infrasettimanali) verranno calcolati con le condizioni della regola speciale.

Creare gli orari di partenza

Dopo aver definito la stagione è necessario generare il calendario, grazie il quale sarà possibile prenotare i Tee Times.
È possibile visualizzarlo dalla barra menù TeeTimes → Disponibilità periodo.
Basterà cliccare sulla stagione desiderata e poi sull'icona  . Da questa maschera è inoltre possibile definire il periodo di tempo per il quale si desidera generare il calendario, impostazione utile nel caso ad esempio, in estate, il circolo sia aperto più a lungo.
Verrà visualizzata la seguente schermata:

Noleggio

Per rendere visibili articoli a noleggio, bisogna prima definirli.
Il periodo di noleggio può essere selezionato a piacere; gli articoli da noleggio verranno visualizzati nel calendario TeeTime solo per il periodo che è stato definito.

Se ad esempio un articolo dalla durata di noleggio di 5 ore, al costo di 30 € viene utilizzato per 4 ore e mezza (perchè la durata del giro corrisponde a 4 ore e mezza) verrà addebitato un solo articolo per un totale di 30€. Qualora invece la durata del giro dovesse essere di 5 ore e mezza, il costo di noleggio verrà doppiamente addebitato, in quanto si è superata la durata di noleggio prestabilita di 5 ore. 

Nella fase di prenotazione di un orario di partenza verrà tenuta in considerazione la durata media di un giro. Questo lasso di tempo corrisponde al periodo per il quale l'articolo a noleggio sarà bloccato.

Per es: Inizio alle 10:00 - durata media di 4h40min → l'articolo da noleggio sarà nuovamente disponibile alle 14:40. 

Step 1:

In questa fase vengono definite le caratteristiche dell'articolo.
Qualora fossero necessarie delle modifiche, queste verranno mostrate sempre nella categoria in cui verranno inserite.
(Basato su abbonamento→  scegliendo questa opzione, l'articolo verrà messo in conto nella fattura annuale).

Step 2:

Successivamente si seleziona se e come si desidera creare oggetti a noleggio.

Manuale: Crea un oggetto di noleggio dopo l'altro.
Automatico: Genera un quantitativo di qualche oggetto di noleggio (scegliamo quest'opzione nell'esempio)
Nessuno: Non viene creato alcun oggetto a noleggio.

Step 3:

In questa fase vengono definite le caratteristiche dell'articolo, che verranno utilizzate. 
Inoltre è possibile inserire qui la posizione, dove l'articolo da noleggio si trova. 

Numero di oggetti a noleggio: Qui si inserisce il numero di oggetti che si vuole creare. Gli oggetti vengono generati basandosi sulla scelta fatta nella fase precedente "Automatico" (il risultato sarà quindi Test periodo 1, Test periodo 2, Test periodo 3).

L'articolo comparirà nella schermata di prenotazione, nella finestra di noleggio

In questo esempio, l'articolo a noleggio selezionato (Carrello a mano) è stato configurato solo per il periodo tra il 01.02.2019 e il 31.12.2020 tra le 08:00 e le 23:55. 

Questo articolo quindi non comparirà nella finestra di dialogo della prenotazione, qualora la data di prenotazione non rientri in questo lasso di tempo. Questo parametro può essere modificato come di consueto con l'icona 

Noleggio di articoli online

Appena il Suo Golf Club verrà registrato online sul nostro Portale (www.nexxchange.com), ogni utente registrato, potrà noleggiare comodamente gli articoli online (ad es. E-Cart o trolley) durante la fase di prenotazione. 

Sia i giocatori che gli agenti potranno selezionare online gli articoli da noleggio durante la prenotazione degli orari di partenza (il numero visualizzato tra parentesi rappresenta la quantità degli articoli da noleggio disponibile nel circolo): 

Deve essere poi selezionata la quantità:

Durante tutto il processo di prenotazione sarà ancora possibile eliminare l'articolo da noleggio. 

Configurazione nella Sua GolfSuite:

Non dovrà assolutamente preoccuparsi dell'attivazione degli articoli da noleggio online! Tutti gli articoli da noleggio che sono configurati nella Sua GolfSuite e che risultano attivi saranno disponibili anche sul nostro Portale! 

Qualora non volesse rendere disponibile online alcun articolo a noleggio o solo una parte di essi, sarà necessario eseguire la seguente procedura:

1) Aprire nel menù „TeeTimes“ la voce „Gestione attività di noleggio“ e selezionare la tipologia noleggio desiderata dall'elenco. Premere su .

2) Stabilire la quantità di articoli a noleggio che possono essere prenotati online nel campo "Minimo disponibile in Golf Club".

Nota bene:

     - Nessun valore indica che tutti gli articoli a noleggio possono essere prenotati anche online (impostazione di default).

     - Stabilire quanti articoli possono essere prenotati solo dal circolo.

Esempio:

Se il circolo possiede 10 E-Trolley e questo campo verrà lasciato vuoto, allora tutti e 10 E-Trolley potranno essere prenotati online. Se non si vuole rendere disponibile la prenotazione di E-Trolley online, bisognerà inserire in questo campo il numero 10. Se invece si vogliono rendere disponibili solo 3 E-Trolley per la prenotazione online bisognerà inserire qui il numero 7.

Disponibilità percorsi

Qui vengono inserite le informazioni rilevanti per i percorsi e le stagioni.
Per ogni percorso si può impostare una stagione e quindi un calendario Tee Time.
(Questo procedimento non ha alcuna influenza sui prezzi)

Tee Time collegato - impostazione dell'orario 

Nella disponibilità dei percorsi è possibile impostare la durata del giro. In base a queste informazioni verrà proposto l'orario per una prenotazione successiva.

Esempio: per il percorso A è stata impostata come durata del giro 2:20 ore.

Inserendo una prenotazione alle 8 e volendo aggiungere un Tee Time collegato, quest'ultimo verrà calcolato come segue: 8:00 (orario di prenotazione) + 2:20 (durata del giro) = 10:20.

La prima prenotazione collegata disponibile che le verrà proposta sarà quindi alle 10:20.

Rendere disponibile un percorso online (Portale)

Nella sezione di disponibilità dei percorsi potrà decidere autonomamente quali percorsi saranno visibili online (www.nexxchange.com) per i soci / gli ospiti.

Inserire la prenotazione per un giocatore

Per una prenotazione veloce basta posizionare il mouse sull'orario di partenza desiderato e scegliere il pulsante verde e inserire il nome del giocatore. 
Contemporaneamente viene verificato che il giocatore sia registrato nella banca dati del circolo. Se il nome viene visualizzato in verde allora sarà stato selezionato il cliente giusto.
È necessario distinguere tra due categorie di giocatori: 

Giocatore estero

Opzione A: Se il giocatore ha già giocato nel circolo, il suo nome e i suoi dati compariranno immediatamente durante la ricerca. 

Opzione B: Se il giocatore non ha mai giocato nel circolo, bisogna fare una ricerca tramite la banca dati della federazione ed inserirlo nella Golfsuite.

Opzione C: Se il giocatore non ha ancora mai giocato in Italia, bisogna prima registrarlo come giocatore estero presso la banca dati della FIG. Una volta registrato, i suoi dati compariranno durante la ricerca nominativa

Giocatori italiani

Opzione A: Socio del circolo. Tutti i dati del cliente sono disponibili in quanto membro del circolo e della FIG.

Opzione B: Ospite giornaliero (= il giocatore è socio di un altro circolo in Italia) deve essere ugualmente inserito come ospite giornaliero attraverso la ricerca sul portale della federazione.

(alcuni circoli preferiscono registrare nel sistema un giocatore con il nome di "ospite giornaliero", che viene utilizzato ogni qualvolta ce ne sia bisogno, senza dover inserire ulteriori informazioni al riguardo.)

Significato delle icone

Nella versione inglese dell'Inside Tutorial è possibile vedere il significato di ogni icona. 

Icon Button

Forbici (Sposta/Copia Teetime) - Come un copia/incolla, la prenotazione viene salvata temporaneamente fino a quando non la si copia in un nuovo orario di partenza tramite il simbolo  " ↓ ".

in seguito sarà possibile copiare o spostare la prenotazione dalla finestra che si aprirà. In questa finestra si può anche decidere di inviare un sms o un email al cliente informandolo del cambiamento di prenotazione.

Bandierina (Giocatore arrivato) - Il giocatore viene classificato come "arrivato". Può servire per le statistiche e può essere usato anche in combinazione con il pulsante per il Tag Sacca.
Stampa Tag Sacca ** - è il termine utilizzato per definire l'etichetta che si attacca alla sacca da golf  (vedere lo screenshot sotto BagTag).
Annulla Teetime - Cancellazione della prenotazione*
Modifica ordine - Si riapre la finestra di prenotazione, dove è possibile effettuare delle modifiche. 
Pagamento tramite POS - Pagamento tramite la cassa.

*Bisogna tenere in considerazione che nel caso di TeeTime collegati, le prenotazioni sono unite tra loro - non è quindi possibile, cancellare dei singoli giocatori in un TeeTime collegato. È possibile invece cancellare un'intera prenotazione di un TeeTime collegato, in questo caso verrà eliminata la prenotazione per tutti i giocatori prenotati per quel Tee Time. 
Cancellando un singolo giocatore dalla prenotazione principale, verrà eliminato solo quel giocatore da tutte le prenotazioni collegate. Ulteriori informazioni sotto la voce "Prenotazioni".

Bag Tag** 
Questa è l'anteprima di default del Tag sacca:

In accordo col Support-Team, e in fase di setup della Golfsuite, è possibile modificare i modelli di default già presenti nella Golfsuite.

Prenotazioni

Una volta generato il calendario, è possibile inserire le prenotazioni.
Occorre solamente posizionare il mouse sull'orario di partenza desiderato. 

Passando con il cursore del mouse sulla linea rossa che comparirà sotto il nome del giocatore, sarà possibile avere una panoramica delle prenotazioni e dei no-shows nell'ultima settimana, negli ultimi 3 e negli ultimi 6 mesi. Tenga presente che la statistica sarà corretta solo se utilizzerà abitualmente la funzione "giocatore arrivato", premendo su l'icona 

Inserendo una prenotazione viene generata in background una ricevuta da saldare (che può essere visualizzata nel database dei nominativi → selezionare un cliente → storico ordini ). 

Qualora sia stato impostato, è possibile inviare il pagamento del Greenfee direttamente alla cassa 

È possibile modificare da questa schermata anche i dati della ricevuta (per maggiori informazioni vedere Funzioni aggiuntive - Fatturazione).

In caso si voglia scegliere una prenotazione collegata, questa sarà vincolata alla prossima partenza disponibile (secondo le impostazioni e la durata del gioco che sono state configurate, per approfondimenti vedere Tee Time collegato - impostazione dell'orario).

Raggruppamento dei Greenfee

È possibile visualizzare la scelta dei Greenfee per gruppi (es. "9 buche" oppure "Greenfee 18 buche Feriale"). Per avere questa visualizzazione tutti gli articoli devono essere stati configurati con la stessa "categoria articolo" e devono essere stati raggruppati nel "tipo articolo" come Greenfee. (Database articoli, crea articolo, tipo di articolo).

Se si desidera selezionare un'altro articolo, ad esempio nel caso di un errore di battitura o di una tariffa speciale, sceglierlo come illustrato nello Screenshot sottostante

Ricerca giocatore

• Se il giocatore è stato già registrato una volta, i suoi dati saranno automaticamente salvati nel sistema. Non sarà necessario inserirli di nuovo.
• Se per il giocatore non viene trovato nessun dato nella banca dati del circolo, è possibile effettuare una ricerca all'interno della banca dati della federazione. Qualora non venissero trovati dei risultati neanche all'interno della banca dati della federazione, è possibile comunque inserire manualmente il giocatore, cliccando sull'icona dell'omino e inserendone i dati anagrafici. (vedi screenshot) 

In un giocatore dovessero già essere inseriti nella Suite (nome e cognome corrispondenti), il sistema ci segnalerà di utilizzare i dati già presenti.
In caso di effettiva omonimia, per poter procedere con la registrazione di un nuovo giocatore sarà necessario inserire la data di nascita.

Funzioni aggiuntive

Fatturazione

Durante il processo di prenotazione teetime sarà possibile (non obbligatorio) selezionare come dovrà essere emessa la fattura.
In questa schermata è anche possibile stampare il Tag per la sacca. 

Noleggio

In questa schermata si potranno inoltre selezionare gli articoli a noleggio per il greenfee. 

Ad esempio: un giocatore ha prenotato un TeeTime da 18 buche alle 12:00 (la durata di gioco è stata impostata per 4h40min). L'articolo da noleggio selezionato sarà quindi nuovamente disponibile solo dalle 16:40.

Finestra di comunicazione

In questa finestra sarà possibile inviare una e-mail oppure un SMS. Inoltre è possibile inviare una comunicazione anche agli hotel partner o agli agenti con cui collaborate. 

Cliccando sull'icona in basso a sinistra sarà possibile definire un colore per il blocco Teetime

Ulteriori funzioni nelle prenotazioni in blocco

Aprendo una prenotazione in blocco già inserita, sarà possibile vedere in alto quando è stata salvata e da chi è stata modificata l'ultima volta.

Volendo inserire una prenotazione in blocco che coinciderebbe con un orario di partenza già prenotato da un giocatore (sul calendario teetime), sarà possibile seguire il procedimento di prenotazione e si avrà la possibilità di annullare il teetime già prenotato. Inoltre potrà essere scelto come comunicare la cancellazione al cliente interessato.

Cancellare una prenotazione

Per cancellare una prenotazione bisogna selezionare l'orario di partenza prenotato e scegliere "Annulla Teetime". Si prega di considerare che, se presenti più giocatori da cancellare, sarà necessario spuntare la casella "cancella anche tutti gli altri tee-time dello stesso flight?". È altresì possibile comunicare la cancellazione al giocatore interessato tramite SMS o mail.

Ricerca prenotazioni

Dal calendario Tee Time, cliccare sulla lente di ingrandimento. 

Sarà così possibile effettuare una ricerca nelle prenotazioni secondo vari criteri con l'aiuto dei filtri. Questa funzione è altresì utile per vedere quanto frequentemente sono stati giocati green fee, da chi, quando sono stati prenotati ed eventualmente cancellati. Inoltre è possibile vedere chi ha eseguito la prenotazione, se il giocatore stesso tramite il portale o la segreteria (e che utente nello specifico), se la prenotazione è stata cancellata, quando e da chi. 

Impostazioni prenotazioni Tee Time

In questa finestra sarà possibile impostare varie funzioni. Le impostazioni definite da questa finestra verranno applicate ad ogni singola prenotazione. (Ad esempio attivando il pagamento tramite POS, per ogni prenotazione si aprirà la finestra per il pagamento tramite POS).

Qui è possibile scegliere:

• da che ora a che ora visualizzare il tee time una volta entrati
• quale percorso è quello mostrato per prima. 
• ogni quanti minuti si deve aggiornare
• E quanti minuti devono essere mostrati nell'asse y.

Modalità di pagamento al POS

È possibile creare un unico conto per vari giocatori, a prescindere se questi siano tutti nella stessa prenotazione o nello stesso flight. Il pagamento al POS può avvenire quindi per tutti insieme oppure facendo dei conti separati.  

Tipologia A (pagamento singolo a conti separati)

Trascinando il mouse sul giocatore selezionato, sarà possibile cliccare sul simbolo a destra del POS (vedi screenshot) per poter pagare il singolo tee time attraverso il POS. Così facendo, verrà emesso un ticket solo per il giocatore selezionato. 

Infine bisognerà scegliere in quale cassa verrà pagato il ticket:

Tipologia B (pagamento dell'intera prenotazione in un conto unico)

Se si vuole incassare una prenotazione di gruppo (tutti i giocatori appartengono alla stessa prenotazione, da non confondere con tutti i giocatori appartengono allo stesso flight), bisognerà selezionare uno dei giocatori appartenenti alla prenotazione e cliccare sull'icona  per iniziare il pagamento. In seguito dovrà scegliere di nuovo la cassa presso la quale portare a termine la transazione. 

Tipologia C (conto unico di vari giocatori o di varie prenotazioni)

Apple: cliccare su  "cmd + nome del giocatore" per selezionare le varie prenotazioni. Con la stessa combinazione di tasti è possibile selezionare anche vari giocatori che non sono collegati tra loro (vedi screenshot qui sotto).
Windows: "ctrl + nome del giocatore" per selezionare le varie prenotazioni. Con la stessa combinazione di tasti è possibile selezionare anche vari giocatori che non sono collegati tra loro (vedi screenshot qui sotto).

Tutti i giocatori che sono stati selezionati nello screenshot come esempio, sono stati evidenziati in arancione. Resterebbe a questo punto solo da decidere quale di questi giocatori sarà colui che salderà il conto. Una volta individuato chi è che pagherà l'intero importo, basta passare con il mouse sul suo nome e selezionare l'icona . Così facendo, per questo giocatore verrà creato un ticket in cassa che comprende gli importi da pagare di tutti i giocatori selezionati.