In questo punto del menù sono raggruppate le funzioni di gestione incassi (cassa) e la reportistica inerente alla cassa.
Per ogni operazione sarà generato un ticket nel quale dovrà essere indicato il nome degli articoli, il prezzo, ed il nome del cliente.
È possibile collegare il calendario Teetime alla gestione degli incassi, che permette di ottimizzare e velocizzare il processo di pagamento di greenfee.
Oltre alla gestione incassi è disponibile anche la funzione cassa, che considera i pagamenti che sono stati ricevuti in contanti e permette di creare uscite senza generare una fattura.
Da questo punto è altresì possibile effettuare la chiusura della cassa.
Il Menu
GESTIONE - AMMINISTRATIONE
Prima di poter impostare un registratore di cassa, è necessario effettuare le seguenti:
- Creare un gruppo POS
- Assegna utente POS
- Aggiungere il dispositivo POS al gruppo
Configurazione del POS
Gruppi
È possibile configurare la cassa in: Gestione incassi → Gestione → Amministrazione
È necessario creare uno o più GRUPPI POS a seconda delle necessità. Per ogni gruppo POS, verrà generata una statistica diversa.
Cliccando il
ai piedi della tabella comparirà la schermata che segue
Generatore numero biglietto: è un numero progressivo, assegnato ad ogni ticket (Attenzione: non si tratta del numero di fattura).
Questo numero viene utilizzato per la visualizzazione delle ricevute emesse (in Gestione incassi → ricevute emesse).
Azienda: indica l'azienda che vende gli articoli disponibili nel POS (per esempio: Golf Club Nexxchange S.r.l.)
ATTENZIONE: se si hanno più venditori (ad esempio Spa e ASD) si potranno aggiungere nella cassa e di conseguenza vendere solo gli articoli assegnati al venditore della cassa.
È altresì possibile impostare per un venditore una vece (ad esempio Spa vende in nome di ASD).
Luogo di archiviazione: viene indicato il magazzino di riferimento per gli articoli disponibili (è particolarmente importante in fase di inventario).
Sezione: la sezione distingue le diverse aree aziendali (per esempio: golf club, pro shop, ristorante, ecc...)
Cliente: viene specificato un nominativo standard a cui vengono essere assegnati i ticket. Emettere un ticket senza alcun nominativo NON è possibile.
Il cliente assegnato di default è, ad esempio, "Cliente giornaliero".
Modalità di stampa: stampa che viene automaticamente proposta se non diversamente specificata.
Metodo di pagamento registrato: metodo di pagamento proposto se non diversamente specificato.
Visualizza solo gli articoli in magazzino: in cassa vengono mostrati solo gli articoli disponibili in magazzino.
Outstanding invoices of customer: visualizza nella cassa una linea che cambia colore a seconda dell'ammontare della cifra insoluta del cliente.
Amount Treshold: inserire un'importo che corrisponde alla cifra tollerata dell'ammontare dell'importo insoluto del cliente.
Ad esempio 500,00€→ la linea visualizzata in cassa apparirà rossa raggiunto l'importo insoluto di 500,00 €
Utenti
Viene definito quale utente può accedere al registratore di cassa. Per farlo, si utilizza il pulsante in basso a sinistra della tabella.
Questo passaggio è particolarmente importante perché è possibile accedere al registratore di cassa solo dopo aver effettuato le impostazioni!
Dispositivi
Ad ogni Gruppo POS deve essere associato uno o più dispositivi POS.
Per aggiungere un nuovo dispositivo (o più) : seleziona la seconda tab "Dispositivo" e inserisci un nuovo dispositivo con il simbolo .
A questo punto è possibile proseguire con l'assegnazione del dispositivo al gruppo.
Una volta effettuata questa operazione, la nostra gestione incassi sarà pronta.
Informazioni POS
Etichette
- In Gestione incassi → Gestione → Amministrazione → Etichette (pulsante in alto!) è possibile inserire un tasto (=etichetta) nella cassa:
in questo modo verranno creati i menù della cassa come riportato nell'immagine successiva:
3. Una volta creata l'etichetta è necessario assegnare ad ognuna gli articoli desiderati.
Trascinando e rilasciando gli articoli si può ordinare il loro ordine che sarà ovviamente riportato in cassa.
Impostazioni iniziali (da effettuare una sola volta)
- Configurazione gruppi POS
- Aggiungere e assegnare i dispositivi POS
- Assegnare per ogni Gruppo Pos gli utenti
- Creare etichette
- Assegnare ad ogni gruppo le etichette
- Assegnare ad ogni gruppo etichetta gli articoli corrispondenti
Il risultato nella cassa sarà il seguente:
I tasti "Noleggio", "Ristorante", "Green fee", "Pro Shop", "Gara", "Voucher" und "Tessera" sono le etichette, vedi punto B di cui sopra.
Gli articoli illustrati nei bottoni neri sono invece spiegati nel punto A di cui sopra.
Visualizza impostazioni
È inoltre possibile personalizzare le impostazioni di ogni gruppo POS:
Visualizzazione articoli - Nella gestione incassi ogni pulsante contiene diverse informazioni che possono essere selezionate
Un esempio di tasti di vendita nella gestione incassi è:
Sconti
Una lista di sconti è già impostata di default. Gli sconti presenti nella Suite possono essere ordinati, modificati o creati in Gestioni incassi → gestione → amministrazione → Sconti.
La maschera "Sconti" è visualizzata due volte, una volta in alto ed una in basso. La logica delle due maschera è la stessa di quelle delle etichette.
Quello in alto si riferisce alle categorie di sconto (quindi % ed €), in questa maschera sono presenti anche i veri e propri sconti (quindi a.e. 10% e 5€).
La maschera "Sconti" in basso consente l'assegnazione di tali sconti al POS selezionato e il posizionamento degli stessi (con la funzione drag and drope/trascina e rilascia).
Modelli
Una volta creato un modello per la cassa (altrimenti detto POS), ad esempio, ricevuta, fattura o scontrino è necessario assegnarlo ad un venditore per permettere al sistema di riconoscere in quale cassa rendere visibile il giusto modello.
Per ogni sottocategoria è già definito un modello preimpostato; su richiesta è possibile modificarli o aggiungerne dei nuovi.
Il modello che viene selezionato con la stellina verde è il modello che verrà utilizzato di default.
Metodi di Pagamento
Generatore del numero di fattura
Registra
Ticket Tag
Crea etichetta
Ad esempio, se avete un registratore di cassa di un ristorante, è consuetudine pagare sul numero del tavolo. Il numero di tavolo viene comunicato nella Suite tramite le etichette dei biglietti.
Verrà quindi visualizzato l'elenco dei tag già creati. È possibile modificarli, cancellarli o aggiungerne di nuovi con il simbolo "+".
Denominazione dell'etichetta e come deve essere visualizzato nel registratore di cassa.
Il simbolo è facoltativo, Il colore è opzionale.
L'addetto alle vendite e la sezione sono importanti se nella suite sono presenti più addetti alle vendite o sezioni.
Assegna l'etichetta al POS
A sinistra si vedono i tag assegnati e a destra quelli non ancora assegnati. È sufficiente spostarli con il drag&drop.
Utilizzare i tag nei POS
Una volta impostati e assegnati i tag, quando si avvia un nuovo scontrino nel registratore di cassa, il sistema chiede di selezionare un tag o di continuare senza tag.
Fiscal Configuration
Registrazione del POS
La registrazione del POS viene salvata automaticamente dopo il primo accesso. Qualora si voglia cambiare gruppo o dispositivo basta cliccare su 
nella cassa.
Sarà possibile selezionare il gruppo/il dispositivo desiderato.
Cambiando il gruppo POS bisogna tenere in considerazione che non tutti i venditori possono vendere tutti gli articoli configurati.
Qualora non vengano visualizzati gli articoli che dovrebbero essere presenti, vi consigliamo di controllare che sia registrato il gruppo POS giusto.
Venditore
Stato Venditore
In Gestione incassi → Gestione → Venditori → Metodo di pagamento selezionare il venditore desiderato e aggiungere il metodo di pagamento
ATTENZIONE!
Da notare l'ultimo metodo di pagamento "Marketplace" nello screenshot sovrastante. Questo metodo di pagamento è destinato alla connessione delle informazioni inerenti ai pagamenti tra Suite e Portale
Il numero visibile nella colonna "riferimento pagamento" permette al Portale di inviare tali informazioni.
NON RIMUOVERE QUESTO NUMERO E/O QUESTO METODO DI PAGAMENTO.
In Gestione incassi→ Gestione - Amministrazione → Metodi di pagamento è possibile disabilitare un metodo di pagamento (simbolo del divieto) o impostarlo come metodo di pagamento predefinito (simbolo della stella) oppure impostare tale metodo di pagamento predefinito per il cambio (solitamente contanti) con il simbolo della freccia.
Per evitare di selezionare ogni volta il metodo di pagamento da utilizzare è possibile selezionare un metodo standard (nel caso dello screenshot qui sopra, pagamento in contanti- simbolo della stella). Con queste impostazioni bisognerà soltanto chiudere il ticket aperto nella cassa.
Tramite il modulo Gestione incassi → Gestione → Venditori è possibile vedere l'elenco dei venditori disponibili.
Per aggiungere un nuovo venditore basta cliccare sul simbolo .
(I campi obbligatori sono come di consueto evidenziati in azzurro)
Ulteriori informazioni sono illustrate nelle maschere sottostanti:
Stato venditore: Qui viene visualizzato l'anno fiscale, l'ultimo numero di ricevuta utilizzato (così come l'ultimo numero di bolla di consegna). Sono inoltre visibili i generatori di numeri (per fatture/ricevute/scontrini).
Attenzione
Non dimenticare a fine anno di cambiare l'anno fiscale prima di emettere il primo documento (fattura, ricevuta, scontrino) nell'anno nuovo.
Metodo di pagamento
Quali tipologie di pagamento può scegliere il venditore per pagare le sue fatture. Oltre alle informazioni spiegate poco più sopra al punto "aggiungi metodo di pagamento", bisogna prestare attenzione alle informazioni aggiuntive visibili premendo 
.
Da questa schermata, è solo possibile aggiungere un metodo di pagamento già precedentemente configurato in Gestione incassi-->gestione→metodi di pagamento (vedi sotto "metodi di pagamento").
| Direct Invoicing Payment Method | selezionando questa casella, questo metodo di pagamento sarà visibile qualora si paghi una fattura. Questa funzione ha lo scopo di evitare confusione nell'assegnazione dei pagamenti e di facilitare la contabilità. Ad esempio se si emette una quota associativa e la si paga col simbolo dell'€ nell'estratto conto del cliente è opportuno vengano visualizzati metodi di pagamento quali ad esempio "fattura, bonifico etc." e non "contanti, carta di credito". Altrimenti si corre il rischio di non assegnare il giusto metodo di pagamento. È importante (soprattutto per i report!) differenziare i soldi in cassa da quelli sul conto corrente, in altre parole da metodi di pagamento classificati come contanti (bancomat, carta di credito, contanti) da quelli non in contanti (come bonifico e fattura). |
|---|---|
| Numero del conto corrente | inserire il numero del proprio conto corrente. Questo campo non è un campo obbligatorio, si può tranquillamente ignorare, è utile per gli export ma non ha effetto sul funzionamento dei metodi di pagamento. |
| Simbolo di prenotazione | utile nel caso di export BMD, funzione non utilizzata in Italia |
Coordinate bancarie
Qui è possibile inserire le coordinate bancarie
Attenzione
non vengono convalidate! è possibile inserire qualsiasi valore
Assegnazione modello
un modello (template) deve essere assegnato ad un venditore. Questo per evitare di avere più venditori con magari loghi diversi e di mischiare/confondere i modelli con i quali si emette la fattura/ricevuta/scontrino.
Qui è possibile definire / assegnare ad un determinato venditore determinati modelli di fatturazione. Basta selezionare il venditore desiderato e poi andare nella sezione "Assegnazione modello" e cliccare su "Aggiungi modello".
Modelli
I modelli devono essere prima configurati o presenti nella scheda Golf club → modelli di fatturazione. E' una procedura che può risultare complicata quindi per supporto vi preghiamo di contattarci
- Il formato della fattura che dovrà essere assegnato, quindi per che cosa utilizzare il modello. ATTENZIONE! Saranno visibili solo i modelli configurati con lo stesso formato, se si sceglie ad esempio "fattura", non sarà visibile un modello per uno scontrino.
- Si seleziona poi un modello già disponibile.
- Se necessario, lo si imposta come modello di default.
Seller dunning Configuration
Metodi di pagamento
Gestione incassi-->gestione→metodi di pagamento
Qui vengono configurati i metodi di pagamento che saranno poi disponibili nella cassa (altrimenti chiamato POS). L'inserimento di un nuovo metodo di pagamento avviene sempre cliccando sul 
.
| Tipologia | nome del metodo di pagamento |
|---|---|
| Nome Abbreviato | ad esempio BC per bancomat (nel caso questo metodo fosse utilizzato nella cassa, è utile risparmiare un po' di spazio ed utilizzare abbreviazioni) |
| Metodo di pagamento | possibile scegliere tra "cassa, carta di debito, carta di credito, conto, sul posto, elettronica, conto cliente, sepa". È importante scegliere la giusta opzione. |
| Tipo di pagamento fiscale | possibile scegliere tra "cassa e non in contanti". I metodi di pagamento configurati con "cassa", sono quelli destinati alla tipologia davvero categorizzata come contanti, quindi bancomat, carta di credito e contanti. I ticket emessi in cassa con i metodi di pagamento configurati come "non in contanti" ad esempio bonifico o fattura, appariranno nelle statistiche della cassa ma i pagamenti di tali ticket non saranno visibili in questa statistica. Questo perché i metodi di pagamento "non in contanti" non sono contabilmente parlando effettivo (cash) e quindi non davvero presenti nel cassetto della cassa. Di solito viene utilizzato un conto separato. |
| Disponibilità online | Selezionabile solo per "sul posto" o per "carta di credito" |
| Disponibilità POS | da selezionare qualsivoglia rendere tale metodo di pagamento disponibile nella cassa |
| Metodo predefinito | da selezionare se si vuole rendere tale metodo di pagamento il metodo di pagamento di default |
| Riferimento di pagamento | per BMD Export |
| Payment method Icon | icona a propria scelta |
Utilizzo del POS
Guardiamo come utilizzare il POS con un esempio concreto:
Creare un ticket
Per creare un ticket si hanno 2 opzioni:
- Cliccare sul pulsante +
- Scegliendo direttamente l'articolo da mettere in conto, qualora non ci sia ancora alcun ticket aperto.
vedere l'importo delle fatture non ancora pagate dell'utente direttamente nella cassa:
scorrendo il tasto appena sotto il nome del cliente uscirà un rettangolo rosso con il numero dell'importo che il cliente deve ancora pagare:
Selezionare un cliente
Dopo o prima di aver creato il ticket nel POS scegliere un cliente. Il cliente selezionato per default è di solito un ospite giornaliero, viene usato nel caso non si vuole registrare il cliente.
Selezionando il cliente sarà poi possibile scegliere / modificare l'indirizzo di fatturazione:
Indirizzo del cliente
A questo punto quindi è possibile modificare ogni parte dell'indirizzo del cliente direttamente dal ticket esistente nel POS.
È importante verificare la spunta vicino all'indirizzo. Questa sta a significare quale indirizzo di fatturazione verrà utilizzato per chiudere il ticket.
Aprendo il menù a tendina degli indirizzi esistenti è possibile scegliere se assegnare uno di questi indirizzi come indirizzo di fatturazione
o come indirizzo postale
o entrambi.
Per poter utilizzare un indirizzo come indirizzo di fatturazione o indirizzo postale bisogna che questo sia stato salvato nei dettagli anagrafici del cliente.
Nel POS viene preso come riferimento standard l'indirizzo di fatturazione.
Qualora per un cliente fosse salvato solo l'indirizzo postale, allora verrà preso in considerazione quest'ultimo in fase di pagamento di un ticket nel POS.
Qualora invece non fosse stato salvato né l'uno né l'altro bisognerà inserire un indirizzo manualmente.
È possibile eliminare l'indirizzo del cliente con il pulsante
soltanto se questo non viene utilizzato né come indirizzo postale né come indirizzo di fatturazione.
Modificando un indirizzo esistente è possibile salvare le modifiche effettuate direttamente nei dati anagrafici del cliente e nel ticket del POS tramite il pulsante 
.
Per ripristinare le modifiche
Aggiungere un nuovo indirizzo
Aggiungendo un nuovo indirizzo si può definire se questo verrà utilizzato solo per le transizioni in cassa POS oppure se dovrà essere salvato anche nell'anagrafica del cliente.
Funzione utile nel caso si desideri emettere uno scontrino o ricevuta all'indirizzo dell'azienda del cliente.
Modificare un ticket
- Modifica del nome dell'articolo (cliccando sul nome dell'articolo, per salvare cliccare sul dischetto o il tasto "enter")
- Modifica della quantità degli articoli (cliccando sul numero che indica la quantità, per salvare cliccare sul dischetto o il tasto "enter")
- Modificare il prezzo dell'articolo (cliccando sul prezzo visualizzato, per salvare cliccare sul dischetto o il tasto "enter"). I prezzi modificati saranno visualizzati in arancione.
- Per eliminare uno o più singoli articoli passare col mouse a sinistra e cliccare sopra la "V", in seguito cliccare sull'icona del bidone della spazzatura in basso a sinistra
I tre puntini in basso a destra permettono le seguenti operazioni:
- Rimuovi lo sconto: selezionando una posizione e cliccando su "rimuovi lo sconto" si elimineranno gli sconti assegnati. Non selezionando alcuna posizione, verranno eliminati tutti gli sconti assegnati al ticket.
- Blocca (icona del lucchetto): per bloccare la possibilità di apportare modifiche (sconti, cambio prezzo etc).
- Blocca (icona del lucchetto + omino): per limitare le modifiche al solo utente collegato nella cassa (o a tutti gli utenti con lo stesso ruolo)
- Stampa ticket: per stampare una comanda (funzione utilizzabile per il reparto ristorativo)
Modifica / cancella / aggiungi uno sconto ai singoli articoli
Sconti
Ci sono 3 modi diversi per poter modificare il prezzo di un articolo:
- Dopo aver selezionato l'articolo basta cliccare nel riquadro del prezzo e modificare il prezzo. Il prezzo verrà modificato per solo questo articolo e solo per questo ticket.
- Selezionare l'articolo o gli articoli interessati e inserire uno sconto in percentuale, cliccando sul tasto "sconti" (manualmente oppure cliccando sul rispettivo tasto):
- Selezionare l'articolo o gli articoli interessati e inserire uno sconto in valore assoluto (in euro), cliccando sul tasto "sconti" (manualmente o cliccando sul rispettivo tasto):
Impostare uno sconto in % o in valore assoluto
Cliccando sulla scritta EUR evidenziata nello screenshot qui sopra, sarà possibile inserire uno sconto in percentuale (%) o in valore assoluto (EUR).
Una volta confermato lo sconto con il pulsante
questo verrà applicato al ticket in oggetto.
Ricapitolando quindi è possibile modificare il prezzo:
- manualmente, modificando la colonna "Prezzo"
- aggiungendo uno sconto in %
- aggiungendo uno sconto in valore assoluto (EUR)
Annullare uno sconto
Per annullare uno sconto selezionare la posizione e cliccare sulla 
per selezionare la stessa. In fine cliccare sui tre puntini in basso a destra e selezionare "rimuovere sconto".
Se si desidera eliminare tutto il ticket cliccare sull'icona del bidone della spazzatura.
Chiusura del ticket
Cliccando su 
il processo di pagamento verrà concluso e verrà emesso il documento fiscale selezionato.
Nel caso di un ticket pagato con un solo metodo di pagamento, si può cliccare anche su 
per pagarlo.
Una volta conclusa la transazione non è ovviamente più possibile modificare la quantità degli articoli, il loro prezzo, gli sconti ecc. si consiglia quindi di verificare che tutti i dati siano giusti prima di procedere alla chiusura del ticket.
Utilizzare vari metodi di pagamento per lo stesso ticket
È possibile utilizzare vari metodi di pagamento per saldare lo stesso ticket, basta semplicemente inserire l'importo che si vuole saldare con un determinato metodo di pagamento.
Si ricorda che non sarà possibile chiudere un ticket qualora non sia stato scelto un metodo di pagamento per l'importo totale da saldare.
In caso di ticket insoluti o parzialmente insoluti (ad esempio nel caso di un sospeso) sarà necessario configurare i metodi di pagamento adeguatamente.
Rappresentante
Questa funzione viene utilizzata se vengono emesse ricevute/fatture per conto di terzi. Bisogna quindi configurare l'elenco delle terze parti come fornitori.
Per definire una Terza Parte andare in Gestione voci cassa → Gestione → Rappresentante.
Cliccando sul + sarà possibile indicare se la merce viene venduta per conto terzi o in conto ad essi.
Per conto di:
La terza parte è responsabile per l'emissione del servizio.
In conto di:
In questo caso viene incassato un importo per una terza parte, simile al fiduciario.
Selezionare fornitore
Verificare che per il fornitore sia registrato un numero di partita Iva, altrimenti non potrà essere selezionato.
Dopo aver definito un Rappresentante, è possibile impostare nel sistema quali articoli verranno messi in fattura al Rappresentante.
È possibile inserire lo stesso rappresentante per una categoria di articoli:
Se si vuole associare la parte terza manualmente ad ogni singolo articolo, si può fare nel campo nei dettagli dell'articolo in "database articoli", selezionando il singolo articolo della lista e cliccando in basso la voce "Info Fornitore".
Se il fornitore non è ancora registrato come parte terza, è possibile farlo con il tasto 
.
Sovrascrivere una parte terza
Se si vuole sovrascrivere una parte terza, si deve (in caso in cui una sia già esistente) cliccare sul nome, indicare il fornitore che si desidera selezionare e salvare.
Nel caso in cui la parte terza derivi da una categoria di articoli, non è possibile cancellarlo ma solo sovrascriverlo.
Eliminazione / Modifica ricevuta
Una volta emessa la ricevuta e portato a termine il pagamento, non sarà più possibile apportare modifiche!
In caso di sviste o errori involontari, si può stornare la ricevuta appena emessa, inviando nuovamente il ticket appena emesso al POS tramite il simbolo 
; il sistema riconoscerà l'operazione come storno e automaticamente inserirà l'importo in negativo. Per trasparenza contabile è opportuno scegliere la stessa modalità di pagamento con la quale è stato concluso il ticket precedente.
Seguendo lo stesso principio sarà possibile cancellare e/o modificare anche solo una parte della ricevuta emessa. Basterà aprire un nuovo ticket e addebitare in negativo solo le posizioni che si intendono cancellare. Verrà quindi emesso un secondo ticket con tali articoli in negativo. Il primo ticket, (quello sbagliato) ovviamente rimarrà nell'anagrafica del cliente e non verrà stornato a meno che non lo si storni come di consueto tramite il simbolo .
Vediamo un esempio pratico.
Chiudiamo un ticket con le seguenti posizioni:
Procediamo adesso alla cancellazione di uno dei due articoli appena messi in conto (dopo che una ricevuta per il primo ticket è stata già generata) selezionando -1 come quantità
Una rappresentazione di tutti questi movimenti all'interno della cassa è disponibile nello storico delle ricevute emesse ovvero nella chiusura giornaliera (nel modulo gestione incassi - cassa)
Chiusura giornaliera (storico delle ricevute emesse)
Tutti i movimenti della cassa si trovano in questo report.
Nelle opzioni di visualizzazione sarà possibile ordinare i dati in ordine cronologico, per metodo di pagamento, per articolo, per utente o per codice di contabilità.
Si potranno inoltre filtrare i dati per:
- Data dal...al:
- Cliente: se si cercano le ricevute emesse per un cliente specifico
- Agente: se si cerca l'agente (ad esempio hotel, broker) al quale sono stati emessi i ticket
- Utente: l'utente che ha emesso la ricevuta
- Stato dell'operazione: è impostato automaticamente su "successo"
- Selezione della transazione: dove è avvenuta la transazione?
- Importo da...a:
- Metodo di pagamento: filtrare tra i diversi metodi di pagamento
- Solo i tipi di pagamento immediato: solo i metodi di pagamento configurati in questo modo, quindi in contanti
- Stato del biglietto / ticket
Informazioni aggiuntive nella chiusura giornaliera
Cliccando sul numero del biglietto, sarà possibile visualizzare esattamente quali articoli sono stati saldati con quel ticket.
Cassa - Chiusura e movimenti
Gestione incassi → Cassa
Ogni cassa è collegata ad un Gruppo POS. Se il Golf Club dispone di diversi Gruppi POS, ad ognuno deve essere creata una cassa.
La cassa ha lo scopo di poter registrare entrate e uscite di denaro senza dover emettere una fattura (per esempio per registrare entrate di cassa o in caso di pagamento francobolli, pacchi, ecc...)
I tasti 
servono a registrare le entrate e le uscite di denaro quando non è necessario emettere un ticket.
Oltre alla classica chiusura della cassa, questa funzione può essere utilizzata anche durante il cambio turno del personale di segreteria, quando un altro utente prende in consegna la cassa.
La chiusura della cassa avviene con un semplice click sull'importo nero che viene visualizzato.
Se si vuole chiudere la cassa con l'importo zero è necessario premere prima sul pulsante in rosso 
e sottrarre la cifra dalla cassa. Questa procedura è possibile farla ad esempio a fine stagione quando
non devono essere presenti soldi nella cassa. 
In questo modo la cassa avrà l'importo 0 e sarà possibile effettuare la chiusura cliccando sulle scritte in nero!
Se si contano gli incassi ogni sera è buona cosa sottrarre gli incassi giornalieri dalla cassa e poi fare la chiusura giornaliera. In questo modo è possibile controllare se gli incassi corrispondono a quanto riporta il software e se mancano soldi dalla cassa.
In questo caso è necessario scegliere un importo fisso che rimane nella cassa ogni giorno ad esempio 500 euro.
Filtri esclusi
Il registro di cassa viene riportato anche sotto lo voce "ricevute emesse". Tali movimenti contabili sono riconoscibili dal simbolo 
(vedi screenshot)
Verificare l' importo totale + movimenti effettuati
L'importo totale (in tabella) si riferisce all'importo totale solo dei campi visibili nella lista!
Nel caso la cassa registrasse 20 movimenti e ne vedete solo 10 riportati nella lista, l'importo totale in basso si riferirà esclusivamente a quei 10 indicati.
Panoramica documenti di pagamento
Gestione incassi → panoramica documenti di pagamento
In questo menù è possibile appunto vedere una panoramica di tutti i ticket emessi nella cassa
è inoltre possibile effettuare un filtro per vedere solo determinati ticket:
In questo esempio vengono selezionati tutti i ticket di importo maggiore di 30 euro.
Ricevute emesse
Gestione incassi → Ricevute emesse
in questo menù è possibile un filtraggio più approfondito.
E' possibile filtrare i ticket in ordine:
ed è inoltre possibile vedere è possibile selezionare:
- un intervallo di date:
- il cliente del quale si vogliono vedere i ticket
- l'agente nel caso si tratti di un hotel
- l'utente che era alla cassa
- un intervallo di importi
- il metodo di pagamento
inoltre è possibile stampare un file con le transizioni risultanti dal vostro filtraggio.
Relazione
Gestione incassi → Relazione
in questo menù sono presenti ulteriori rapporti che possono essere utili a visualizzare gli incassi in differenti layout
Statistica mensile
Filtraggio simile a quello presente in relazioni però riferito solo ad un determinato mese selezionato.
Report delle casse
Qui è possibile vedere tutte le chiusure delle casse avvenute in passato è il report riguardante la chiusura. Per prima cosa si seleziona la chiusura e poi in basso alla tabella verrà rappresentato il report
Qui è possibile vedere cosa è successo nella cassa. Si può vedere ad esempio l'importo che è stato tolto dalla cassa a fine giornata e quanto dovrebbe esserci nella cassa il giorno dopo.
si può inoltre vedere l'utente che ha effettuato la chiusura della cassa per sapere a chi rivolgersi nel caso gli importi nel report con corrispondano agli importi presenti nella cassa. E' inoltre possibile
vedere tutte le transizioni avvenute dalla precedente chiusura della cassa all'ultima chiusura in modo da controllare ad esempio giornalmente le varie entrate e uscite.
Panoramica dei ticket POS
In questa panoramica troviamo tutti i ticket che sono stati effettuati nella cassa ed è possibile ristampare lo scontrino e inoltre possibile selezionando il ticket vedere nella tabella sottostante gli articoli che sono stati venduti:
Domande frequenti - FAQs
La fattura è stata già pagata ma non riesco a cancellare il ticket dalla cassa!
Questo caso si verifica quando più di un operatore sono collegati nella stessa cassa da computer diversi e cercano di portare a termine contemporaneamente la transazione per chiudere il ticket.
Il ticket viene saldato nel computer A.
Il ticket sarà ancora visibile nel computer B, in quanto la pagina non viene ricaricata automaticamente.
Se si cerca di cancellare il ticket si riceverà un errore che indica l'impossibilità di cancellare quel ticket. Ricaricare la pagina per permettere al sistema di aggiornare le operazioni.
Come mai non vedo più tutti gli articoli della cassa?
Ad ogni articolo viene assegnato un venditore nella cassa, questo permette di gestire meglio gli articoli, in modo che un determinato venditore possa vedere solo gli articoli che è autorizzato a vendere.
In questo modo bisognerà semplicemente cambiare cassa per risolvere il problema.
È inoltre possibile verificare la sezione per poterla confrontare con le impostazioni del POS e verificare se sia tutto in ordine.
Guida stampante RT
Introduzione
Nel caso in cui la stampante fiscale debba essere collegata a più PC, è necessario che il Nexxchange Proxy ed il computer sul quale è stato installato EFR siano attivi. Potrebbe, inoltre, essere necessario risalire al computer in cui il software EFR è stato installato per risolvere eventuali Timeout o segnalazioni di errore.
I seguenti punti 1.1 ed 1.2 contengono i passi preliminari necessari per mettere in condizione il Support e/o l’operatore in loco di poter agire e ripristinare il servizio.
NOTA
Nexxchange Proxy
È, inoltre, possibile installare e configurare il proxy in maniera tale che venga avviato in automatico all’accensione del computer. Per assicurarsi che il Proxy sia attivo è sufficiente controllare le icone nascoste in basso a destra sulla barra delle applicazioni. Qualora dovesse essere attivo, sarà visibile un’icona col logo di Nexxchange.
Dashboard EFR
Per richiamare la pagina di visualizzazione dello stato della stampante è necessario digitare, nella barra di ricerca del browser, l’indirizzo IP del computer sul quale il software EFR è stato installato, apponendo in coda :5618.
Esempio: 192.192.1.192:5618
Una volta inserito l’indirizzo, verrà visualizzata la dashboard di EFR dove sarà possibile visionare lo stato della stampante.
Versione EFR
Si consiglia di controllare ciclicamente che la versione di EFR sia aggiornata all’ultima versione (al momento 1.9.0) cliccando sul sito https://public.efsta.net/EFR/.
Nella dashboard è possibile risalire alla versione del software EFR nella finestra Profilo alla voce version.
(IMMAGINE)
Gli aggiornamenti sono mirati a garantire la funzionalità del collegamento PC – stampante – Agenzia delle Entrate e sono quindi consigliati.
Stato stampante
Lo stato della stampante è visualizzabile nella dashboard di EFR nella finestra Profilo alla voce PeriPrint.
(IMMAGINE)
Errori
Di seguito sono elencati una serie di bug, ai quali Microsoft ed Epson stanno già lavorando, e le relative soluzioni per ristabilire il funzionamento della stampante.
Timeout
Nel caso in cui si tenti di generare uno scontrino e la stampante non dovesse generarne alcuno, è bene seguire i seguenti passaggi.
La prima cosa da fare è controllare lo stato della stampante nella dashboard di EFR, che dovrebbe apparire come segue:
Come riportato alla voce PeriPrint, la stampante si trova attualmente in uno stato di timeout, ovvero non riesce a dialogare con il computer.
Per ripristinare il collegamento è possibile aprire il software TMVirtualPort, software installato dal Support al momento della configurazione del sistema, e riassegnare la porta COM18.
La schermata apparirà come segue:
(IMMAGINE)
Nel momento in cui la stampante dovesse trovarsi in timeout, sarà visibile una x accanto all’icona della stampante nella schermata sovrastante.
Per ovviare al timeout è necessario cliccare su Delete Port e riassegnare la porta COM18 alla stampante Epson con Assign Port.
Se anche questi passaggi non dovessero cambiare lo stato della stampante, allora è necessario un riavvio del sistema.
Nel caso in cui il problema sussista si prega di contattare il Support di Nexxchange.
Appena ristabilito il collegamento è possibile stampare gli scontrini non generati entrando nella Panoramica dei documenti di pagamento e cliccare il tasto GetfiscalData:
È inoltre possibile evitare il Timeout della stampante fiscale cambiando le impostazioni relative al risparmio batteria del computer.
Per fare ciò, è necessario andare nel pannello di controllo ed impostare il campo “Impostazione sospensione selettiva USB” su Disabilita.
AVVISO
Nel caso in cui vi siano più computer connessi alla stessa stampante è necessario che il computer sul quale è stato installato EFR sia SEMPRE ACCESO.
In caso contrario, il secondo terminale connesso alla stampante non potrà avere accesso all’interfaccia di dialogo con la stampante.
AVVISO
È vivamente consigliato controllare quotidianamente che tutti gli scontrini del giorno siano stati generati correttamente scorrendo la pagina Panoramica dei documenti di pagamento.
NOTA
È possibile generare gli scontrini tramite la cassa nonostante la stampante sia in timeout tramite il tastierino della stampante stessa. Al momento dell’invio all’Agenzia delle Entrate, EFR provvederà ad inviare i corrispettivi incassati normalmente tramite la GolfSuite insieme a quelli in memoria nella stampante.
Invio corrispettivi
La chiusura di cassa giornaliera avviene cliccando sull’importo della cassa nella finestra Cassa sulla GolfSuite.
(IMMAGINE)
La stampante provvederà quindi alla stampa di un documento per la chiusura giornaliera indicando i corrispettivi e lo stato dell’invio.
È possibile che l’invio dei corrispettivi non avvenga simultaneamente con la chiusura di cassa e che i corrispettivi vengano inviati in seguito in maniera del tutto automatica.
In questo caso, la stampante genererà un documento di chiusura ed invio nel momento che il collegamento con l’Agenzia delle Entrate sia stato ristabilito.
L’invio dei corrispettivi avviene correttamente anche diverse ore dopo la chiusura della cassa, poiché la stampante tenta automaticamente l’invio dei dati ai server!
Possibili motivazioni dell’invio posticipato possono essere le seguenti:
Sovraccarico delle linee dell’Agenzia dell’Entrate,
Chiusura dei server (generalmente tra le 22:00 e mezzanotte),
- Timeout della stampante fiscale.
AVVISO
Nel caso in cui vi siano più computer connessi alla stessa stampante è necessario che il computer sul quale è stato installato EFR sia SEMPRE ACCESO.
In caso contrario, il secondo terminale connesso alla stampante non potrà avere accesso all’interfaccia di dialogo con la stampante.
AVVISO
È vivamente consigliato controllare quotidianamente che tutti gli scontrini del giorno siano stati generati correttamente scorrendo la pagina Panoramica dei documenti di pagamento.
NOTA
È possibile generare gli scontrini tramite la cassa nonostante la stampante sia in timeout tramite il tastierino della stampante stessa. Al momento dell’invio all’Agenzia delle Entrate, EFR provvederà ad inviare i corrispettivi incassati normalmente tramite la GolfSuite insieme a quelli in memoria nella stampante.
Chiusura manuale
Il seguente paragrafo riguarda la chiusura giornaliera manuale ed è stato estrapolato direttamente dalla guida Epson per le stampanti RT.
“ Premendo il tasto <CONTANTE/TOTALE>, viene attivata la trasmissione telematica dei corrispettivi. Dopodiché́, vengono stampati tre documenti gestionali. Il primo riguarda la trasmissione telematica, la seconda è il rapporto finanziario X-01 e la terza comprende un elenco dei totali principali. I tre documenti non vengono salvati sul MPD.
I totali azzerati incrementano contestualmente i totalizzatori periodici relativi. “
Nexxchange sconsiglia di ricorrere alla chiusura o all’incasso di scontrini direttamente tramite la stampante, poiché un’analisi a posteriori dei log files di EFR non è possibile per i corrispettivi e le chiusure in questione.
IVA 0%
Può succedere che nel registrare un articolo esente IVA sul POS, non venga stampato uno scontrino ed appaia il seguente messaggio di errore "Connection troubles, check the internet connection. If internet works try one more time and after connect to administrator". Questo dipende dalla configurazione delle imposte sulla Suite. Se dovesse riscontrare questo problema, la preghiamo di contattare il supporto che provvederà alla nuova configurazione dell'aliquota 0%. Una volta modificata l'impostazione, sarà assolutamente necessario spegnere la stampante, scollegarla dall'alimentazione, chiudere EFR e EPSON TM Virtual Assignment Tool, riavviare il computer. È possibile che si verifichino dei TimeOut nell'assegnazione della porta 18; procedere quindi come indicato nel paragrafo sovrastante (Timeout).