Una funzione elementare della GolfSuite è la fatturazione di articoli(collezioni), la fatturazione periodica e molto altro.

Nel caso si decida di impostare una formula automatizzata, questi processi possono permettere di risparmiare molto tempo.  

Il Menù

Elenco estratto conto

Nella panoramica "controllo di fatturazione" si trovano i campi di ricerca più comuni per le fatture già esistenti. La funzione del filtro  e i campi di ricerca che si trovano in ogni colonna (inserire il testo nel campo di ricerca vuoto e cliccare il tasto enter per cominciare). 

E' possibile cercare le fatture riguardanti ad esempio un determinato cliente o una determinata data.

Più informazioni al riguardo si trovano nel menù riguardante i filtri

un filtro molto utile è il seguente:

esso ti permette di selezionare le fatture pagate, non pagate o che sono state annullate(storno)

accanto ad ogni fattura sono presenti le seguenti icone: 

Nel caso una fattura non può essere più riscossa in modo totale o parziale ( il cliente non pagherà più per qualsiasi voglia motivo) è possibile inserire questo importo come non riscuotibile

Per fare ciò si clicca sulla X e invece di selezionare annulla si seleziona non riscuotibile:

premendo questo pulsante è possibile inviare un email a tutte le persone  filtrare alle quali si vuole mandare una comunicazione (con la funzione dialogo filtro).
Cliccando sul tasto delle email, viene attivato un processo che verifica quali persone (non) hanno un indirizzo email salvato. 

Stampa fattura : si può avere un' anteprima della fattura - con il modello di fattura pre-impostato - per la quale è stata salvato. 

Nel paragrafo riguardante la cassa viene indicato, come si definisce/imposta un modello, in modo che esso appaia come modello predefinito da scegliere nel menù a tendina. 

Prima di generare una fattura è consigliato vedere l'anteprima della fattura. Se l'anteprima corrisponde alle vostre esigenze potete passare alla creazione della fattura.

Se il modello non è presente nella scelta o se non siete soddisfatti bisognerà modificare il modello di fatturazione. Questo si fa nel menù: Golf→ modelli di fatturazione. 

Se non siete pratici nella modifica vi preghiamo di contattarci.

Esportazione degli articoli in fattura con organizzazione singola

Percorso: Movimenti contabili → Controllo fatturazione → Articoli in fattura

Riassunto della funzione:

Esiste inoltre la possibilità die esportare i singoli articoli in fatturazione.

In seguito configuriamo i campi che devono essere esportati.

Dopo aver selezionato i campi che si desidera esportare è necessario filtrare i risultati nella finestra controllo fatturazione (ad esempio: filtro per categoria dell'articolo X,Y +Z e così via).

Prima di iniziare con l'esportazione è possibile ordinare i risultati in ordine alfabetico da A a Z o al contrario.

Tramite l'uso dei filtri è possibile esportare gli articoli nella modalità desiderata.

Esempio d'utilizzo della funzione:

Ad esempio: si desidera esportare tutti gli articoli venduti che rientrano in un range di prezzi che va da 100€ a 500€ ( questo è un semplice esempio, è possibile inserire ulteriori criteri):

1.Passaggio - Impostazione di un filtro cliccando sull'icona  : (Qui devono essere inseriti tutti i criteri):

2.Passaggio - Salvare il filtro ( nel caso in cui si dovesse farne uso ripetutamente):

3.Passaggio - Scelta del filtro desiderato (nel caso in cui il filtro sia correntemente in uso allora verranno applicati i relativi criteri automaticamente):

4.Passaggio - Dopo aver selezionato tutti i criteri per l'esportazione si può procedere con l'esportazione degli articoli desiderati::

E' necessario indicare il formato d'esportazione desiderato (PDF,XLS, ecc...)

Adesso è possibile visualizzare i dati è modificarli/aggiornarli (se necessario) in Excel.

In base agli strumenti d'assistenza a disposizione nei programmi usati, è possibile procedere con i calcoli (come ad esempio mostrato qui in seguito):

Informazioni presenti nella fattura

Ogni singola fattura contiene più informazioni. Queste informazioni è possibile vederle nella tabella sottostante le fatture una volta selezionata una determinata fattura.

Articoli fattura

(contenuto della fattura, con i rispettivi articoli che la compongono): 

Storico fatturazione

vengono salvate tutte le attività effettuate per questa fattura. Quando è stata generata, stampata, stornata. 

Pagamento

In questa scheda è possibile inserire un pagamento parziale o totale.

•  nella lista delle fatture, selezionare quella di proprio interesse.
• premere il tasto più nella tabella sottostante nella sezione pagamenti
• qui si può inserire l'importo del pagamento e in caso si possono aggiungere ulteriori informazioni. 

Se l'importo viene pagato parzialmente l'importo della fattura rimane aperto, appare automaticamente sotto la voce importo. 

La visualizzazione delle fatture nella tabella è la seguente ( in questo esempio abbiamo pagato 1000 euro di un importo totale di 2400).
 

e nella tabella relativa a tutte le fatture possiamo vedere l'importo che risulta ancora aperto:

ulteriori possibilità per contrassegnare la fattura come pagata

E' possibile contrassegnare la fattura come pagata cliccando sull'icona . Questo è pensato anche per i pagamenti non riscuotibili ed ha lo stesso effetto di un pagamento parziale.

Tag della fattura

Assegnare un tag ad una determinata fattura aiuta nel caso si vogliano filtrare solo determinate fatture da visualizzare. E' un processo che aiuta a ridurre il numero delle fatture da inviare per email ad esempio.

E' possibile creare un tag direttamente quando si esegue una fatturazione:

oppure nel menù: Movimenti contabili → Tag premendo come sempre sul tasto + in basso a sinistra della tabella:

in questo modo nella tabella relativa alle fatture sarà possibile effettuare il filtraggio riportato nell'immagine successiva:

e verranno selezionate tutte le fatture relative a questo TAG

Scontrino

In questa sezione è possibile vedere lo scontrino emesso alla cassa nel caso la selezione si riferisca a uno scontrino e sarà possibile ristamparlo

Fatturazione

Qui troviamo vari sottomenù:

Categoria di fatturazione

Questa sezione rende possibile effettuare in seguito più fatture contemporaneamente attraverso un processo. Per il filtraggio invece dobbiamo ricordarci del TAG descritto precedentemente!

Come al solito è possibile aggiungere una nuova categoria premendo sul tasto + in basso alla tabella.

E' possibile assegnare anche articoli già esistenti per i quali non è stata specificata nessuna categoria, semplicemente modificando gli articoli:

premendo sul tasto modifica potrà essere scelta la categoria di fatturazione: 

Modifica dei modelli per le fatture

Percorso: Movimenti contabili → Fatturazione → Modelli fatturazione 

Nella seguente sezione viene spiegato come modificare il modello di fatturazione.
Nel caso in cui voglia essere modificato il prezzo dell'articolo, è necessario effettuare la modifiche in Gestione voci cassa.

Quindi qui è possibile inserire gli articoli che dovranno apparire nel modello di fatturazione. Quindi gli articoli inseriti qui verranno collegati direttamente alla Membership scelta. 

Facciamo un esempio:

Selezionando la Membership desiderata è possibile assegnare degli oggetti che compariranno automaticamente nel modello di fatturazione.

Per assegnare un articolo selezionare la categoria desiderata e premere su + articolo:

In questo modo l'articolo socio feriale varrà assegnato alla  sua categoria è sarà in seguito presente nei modelli di fatturazione

Oggetto modello per fatturazione

Qui è possibile vedere tutti i modelli di fattura e gli articoli corrispondenti per avere una visione migliore:

Regole del modello di fatturazione

In questa sezione è possibile stabilire delle regole. E' possibile ad esempio assegnare uno sconto ad una determinata cliente per un determinato anno. Ad esempio il primo anno di associazione riceve uno sconto del 20%

può essere ad esempio adottato nel caso il cliente si vuole associare al club nella seconda parte dell'anno e si vuole assegnarli un prezzo minore.

bisogna premere come sempre sul tasto + in basso alla tabella:

in questo modo il cliente selezionato ricevere lo sconto scritto per l'articolo selezionato.

Processi di fatturazione

Percorso: Movimenti contabili → Fatturazione → Processi di fatturazione 

Le fatture sono divise in 3 grandi blocchi:
Categorie di fatturazione, Modelli di fatturazione ed infine Processi di fatturazione.

Fatture - Cosa fare prima di avviare il processo

Anno fiscale

Gestione incassi → gestione → venditori

cliccare sul venditore e poi su stato venditore

in questa schermata è possibile anche far ripartire il numero della fattura da 0 per l'anno successivo:

Controlli da effettuare prima del processo

Prima di iniziare con questo processo, le seguenti impostazioni devono essere controllate:

• Il contenuto del modello di fatturazione: per esempio, prezzo e quantità degli articoli sono corretti? 
• Gli articoli sono stati assegnati al venditore corretto? per esempio, divisione tra GolfClub ed e società.
• Il metodo di pagamento è stato inserito? (Campo obbligatorio nel modello di fatturazione). Quest'ultimo può essere inserito anche a posteriori.
• Verificare le regole per i prezzi degli articoli. (Prezzi individuali come sconti etc devono essere controllati!).
• I dati principali dei clienti: le informazioni riguardo i clienti devono essere attuali, ad esempio indirizzi di fatturazione vecchi, errori di battitura etc..
• Altri beneficiari: z.B. la sede legale dovrebbe apparire sulla fattura del cliente. In questo deve essere inserito un ulteriore beneficiario (quest'ultimo deve essere collegato all'indirizzo di fatturazione. 
• Fatturazione di gruppo: sono attive? Se sì, controllare che la compensazione sia sospesa (chi paga per chi?, la casella di selezione è attiva?)
• Ultima data di fatturazione: qui viene specificato l'ultimo giorno in cui il cliente è stato contabilizzato (per esempio, se si vuole contabilizzare il 2020 (nel caso in cui si proceda annualmente con la contabilizzazione) deve essere indicato il 31.12.2019. Nel caso in cui sia stato individuato un errore e devono essere apportate delle modifiche.
• Nelle posizioni individuali viene indicato il primo giorno in cui il cliente deve effettuare il pagamento (per esempio, se si vuole contabilizzare per il 2030 (nel caso in cui si proceda annualmente con la contabilizzazione) deve essere indicato il 01.01.2030. Così facendo verrà ordinato in base all'ultima data di fatturazione. Nelle posizioni individuali vengono mostrati il periodo e la quantità degli articoli). 
• Nel caso in cui informazioni come titolo, nome, indirizzo, cap e paese dovessero essere mancanti, allora lo saranno di conseguenza anche sulla fattura.
• Periodo dell'articolo corretto? Se è stata selezionata la voce "una volta", si prega di fare attenzione alla data di scadenza!

Filtri utili da utilizzare

Per il controllo è bene utilizzare dei filtri in modo da azzerare i possibili errori che possono ritrovarsi in seguito nel processo. Quindi prima di effettuare il processo vanno controllati i dati dei nominativi!

Dati nominativi → filtri

1 Tutti i membri senza un modello di fatturazione

questo filtro seleziona tutti i membri attivi che non hanno ancora un modello di fatturazione. In questo caso sarà necessario creare una fatturazione.

nella sottoscheda modelli di fatturazione premere sul pulsante crea fatturazione

nella finestra che si apre selezionare fattura e premere su salva. in questo modo verrà creato un modello di fatturazione:

Ci viene suggerito il modello e semplicemente se è il modello che corrisponde al socio lo accettiamo:

ci verrà chiesta la data fino alla quale il modello è ancora valido.  Per effettuare un processo in modo che la fatturazione avvenga tutta in una volta la data da inserire è il 31.12. in questo modo la nuova fattura si potrà fare per l'anno a venire. 

la data in cui scade il modello è il 31.12. La data della nuova fattura valida per l'anno successivo è l'1.1 e la categoria di fatturazione è in questo caso Fatture annuali. 

Questo è il risultato richiesto prima di avviare un processo per l'anno successivo!

2  Tutti i membri senza un metodo di pagamento

questo filtro ci seleziona tutti i membri che hanno un modello di fatturazione ma che non hanno un metodo di pagamento. 

in questo caso il processo di fatturazione gli tralascerebbe e per questo motivo che è necessario controllare in un primo momento se esiste qualcuno e nel caso

ci fossero clienti senza metodo di pagamento inserirlo nel modo seguente:

selezionare la voce fattura e in questo modo possiamo procedere ai successivi filtri

3 Clienti che quest'anno non hanno ancora ricevuto una fattura

prima di procedere alle fatture per l'anno successivo è necessario vedere se ci sono ancora membri che non hanno ricevuto

la fattura per l'anno attuale. in questo caso decidere il da farsi. Facciamo un esempio pratico.

Siamo nell'anno 2020 e abbiamo il seguente modello di fatturazione:

vediamo che la fattura è stata pagata fino al 31.12.2019 ma per quest'anno ancora niente. 

Se decidiamo di non spedire più la fattura per l'anno attuale perché c'è stato un errore e ora è troppo tardi per richiedere il pagamento dobbiamo premere prima su ignora! 

e poi su accetta inserendo la data del 31.12.2020 in questo modo il sistema permette il processo di fatturazione per l'anno successivo altrimenti non comparirà. 

o in alternativa possiamo generare la fattura premendo su esegui fatturazioni e inserire qui fino alla data 31.12.2020 e generare la fattura.

Dopo aver fatto questi controlli siamo finalmente pronti a effettuare il processo di fatturazione

Il processo

fatturazione → processi di fatturazione.

Un processo di fatturazione aiuta e risparmiare molto tempo. Invece di creare ogni fattura per ogni membro del vostro golf club il programma nexxchange vi permette di creare tutte le fatture

di una determinata categoria in una volta. Per fare ciò è necessario avere dei dati puliti e cioè date di scadenza per tutte le fatture nello stesso giorno!

dopo aver fatto i vari controlli elencati nel paragrafo precedente è possibile procedere al processo.

Creazione

premendo sul tasto + in basso alla tabella è possibile inserire un nuovo processo per l'anno o mese successivo:

Una volta salvato avremmo la seguente situazione una volta selezionato il nostro processo:

il processo è stato creato.

Anteprima

Dopo aver creato il processo è possibile e anche obbligatorio fare un anteprima in modo da poter controllare nuovamente le fatture che verranno generate:

Premere sul tasto Generate Billing Process Details e confermate nella finestra che si apre. In seguito vi ritroverete cosi:

e lo stato del processo non mostrerà più creato ma dettagli di fatturazione creati.

premendo sul tasto:  è possibile creare un file excell dove si possono controllare tutti i dettagli delle varie fatture e il file verrà scaricato automaticamente

Il file sarà diviso in diversi fogli:

• 1 raggruppamento per articoli

Qui è possibile vedere tutti i prodotti. Nell'esempio preso abbiamo messo solo una associazione ma ovviamente è possibile prendere tutte le associazioni nello stesso tempo e vedere l'importo totale per ogni associazione!

• 2 Raggruppamento per clienti

è possibile vedere per ogni cliente quali prodotti verranno messi in fattura e i relativi importi

• 3 raggruppamento per associazioni

Qui è possibile vedere ogni membership che abbiamo inserito nella categoria di fatturazione e l'importo totale.

Selezionando una cliente nella tabella sarà  anche possibile vedere i suoi modelli di fatturazione in giù e affrontare le modifiche necessarie nel caso ci fosse bisogno!

Creare la fattura

Una volta che siamo sicuri che le fatture che vogliamo genare contengano gli articoli corrispondenti e i prezzi giusti possiamo passare a generare le fatture 

premendo sul tasto: 

nel caso si trattasse di tante fatture il programma potrebbe metterci un pò di tempo e vediamo in alto la rotella che gira che significa che un processo è in corso

una volta finito il processo ci apparirà la seguente finestra in alto a destra:

in questo caso possiamo vedere che sono stati generati 8 fatture e non c'è stato nessun errore e nella scheda fatture generate vedremo tutte le fatture generate attraverso questo processo:

a questo punto è necessario creare le fatture assegnandoli un modello presente nel sistema. premere sul tasto creare fatture nella sottoscheda fatture generate.

Se il modello esistente non soddisfa le vostre esigenze nexxchange offre un servizio a pagamento di creazione di modelli. Nella menù Golf club verrà mostrato come modificare un modello.

Qui è possibile inserire un testo da aggiungere al modello nel caso si volesse e generare un anteprima. Se l'anteprima soddisfa le vostre esigenze e solo allora premere il tasto creare fatture!

Invio delle fatture

E' possibile inviare le fatture attraverso email o per lettera. 

per email

se si decide di inviare le fatture per email il programma controllerà prima se tutti i clienti che devono ricevere le fatture hanno un email nei loro dati e solo in questo caso genererà le fatture da inviare.

in alto è possibile vedere quanti clienti non hanno un email. E' possibile inserire un template nel caso ne aveste uno o è possibile scrivere direttamente l'email a cui verrà allegata la fattura.

Una volta terminato premendo su invia verrà spedito a tutti i clienti la stessa email con la loro fattura in allegato. Per scrivere dati personali degli utenti in tutte le fatture in modo diverso è 

sufficiente inserire un placeholder. 

Placeholder -Descrizione degli Elementi personalizzabili

La seguente tabella fornisce una descrizione degli elementi personalizzabili per poterne sfruttare al meglio le potenzialità.

Per lettera

premere su lettera, scegliere il modello desiderato. 

e premere su stampa. 

verrà avviato un processo. Premere su 

e successivamente su:

verrà scaricato un pdf con tutte le fatture che potrà essere stampato!

Esportazione in BMD 

Percorso: Movimenti contabili → Esportazione in BMD

L'esportazione in BMD è possibile esclusivamente 1 x per venditore.

(Screenshot in Progress ...)

Così viene configurata l'esportazione:

• I modificare i venditori 
• Selezionare il campo "Accounting" (così facendo viene un mostrato il generatore di numeri) 
• Assegnazione del generatore di numeri (numerazione dei Conti Nummerierung für das Personenkonto)

Adesso sono visibili 2 messaggi di sistema (vedi immagine in basso) nei quali è necessario indicare le seguenti impostazioni:

• Tutti i clienti devono avere un conto cliente 
• Tutti gli articoli devono possedere un codice per la contabilità

(Screenshot in Progress..)

Per garantire un processo rapido sono presenti nella sezione venditori diverse schede nelle quali è possibile procedere con l'inserimento delle impostazioni desiderate:

Assegnare conto cliente: Dopo aver impostato il generatore automatico di numeri è necessario cliccare su "generare conto personale".

Assegnazione codice per la contabilità:

-) "Assegnazione categoria principale articolo". Con la selezione della categoria principale vengono assegnati i codici per la contabilità a tutti gli articoli contenuti nella categoria:

(Screenshot in Progress..)

Nel caso in cui si desiderasse applicare questa opzione a tutte le categorie, sarà sufficiente selezionare la casella "applicare a tutte le categorie principali".

-) Assegnazione categoria articolo: dal punto di vista "gerarchico" questa assegnazione avviene ad un livello immediatamente successivo all'assegnazione alla categoria principale e quindi più "vicina" all'articolo.

Nel caso in cui al venditore fossero impostate 2 assegnazioni (categoria principale + categoria articolo) verrebbe applicata l'assegnazione della categoria articolo.

Esempio d'esportazione per il conto cliente (si veda la 1. colonna):

Esempio d'esportazione per movimenti contabili:

Account: Conto cliente

Contra Account: Codice per la contabilità dell'articolo

AR: Movimento contabile in uscita

BK: Movimento contabile in entrata

Mandati SEPA 

Per effettuare mandati Sepa è necessario 

• Inserire un conto bancario per il venditore:

Pos → gestione → venditori → selezionare la scheda coordinate bancarie e inserire i dati cliccando sull'apposito pulsante

importante sarà inserire l'id del creditore come pervenuto dalla vostra banca.

• Inserire un conto bancario per il cliente

Il numero di mandato dovrà essere presente nel foglio firmato dal cliente dove il cliente da l'autorizzazione per i mandati SEPA.

Una volta fatto ciò per impostare un mandato di addebito SEPA bisogna premere sul link della banca

e scegliere l'intervallo di tempo per le rate:

L'icona della banca assumerà un altro colore:

I mandati Sepa verranno generati quando si genera la fattura! Quindi generiamo la fattura e poi andiamo su estratto conto e selezioniamola!

Giù nella scheda mandati SEPA vedrete gli importi mensili ovviamente:

Percorso: Movimenti contabili -> Mandati di addebito  SEPA

In questo menù possiamo vedere un riassunto di tutti i mandati Sepa e fare anche dei filtri per vedere quelli che verranno pagati il mese corrente ad esempio.

Selezioniamo per primo il venditore e giù è possibile vedere le transazioni in coda, quelle in sospeso, quelle non riuscite e quelle concluse!

quindi una volta che si hanno tutte le transazioni Sepa dei clienti desiderati si selezionano attraverso il filtro quelle che corrispondono al mese corrente:

e si esportano premendo sul tasto Esportare i mandati SEPA. 

a questo punto bisognerà selezionare la data in cui la banca dovrà prelevare i soldi dal conto del cliente:

e a questo punto verrà generato un file che può essere inviato alla banca. Il file è scaricabile andando sulla rotella dei processi e cliccandoci sopra:

Una volta scaricato il file dovrà essere mandato alla banca. Noi di Nexxchange non  abbiamo un collegamento diretto. Questo dovrà essere effettuato da voi o dal vostro commercialista.

Accanto ad ogni transizione potete vedere le seguenti icone:

1.  Qui si può esportare la singola transazione 
2. Qui è possibile indicare la transazione come fallita
3. Una volta che il pagamento è stato effettuato( il vostro commercialista vi ha indicato le transazioni ricevute ) si può segnare la transazione come pagata
4. Chiude la transazione

Una volta segnata una transazione come pagata ritornando alla scheda estratto conto del cliente nel database nominativi e selezionando la fattura è possibile vedere nella scheda pagamenti giù il pagamento ricevuto:

e verrà anche spostata nella scheda delle transazioni concluse:

nella scheda in sospeso saranno presenti le transazioni esportate ma non ancora pagate! mentre nella scheda transazioni non riuscite saranno visualizzate le transazioni annullate.

Pagamento SEPA

Le banche mettono a disposizione dei loro clienti un codice in formato XML per i pagamenti SEPA (si tratta di un file CAMT 054).

Per ulteriori informazioni al riguardo contattare la propria banca.

Con l'ausilio di questi dati è possibile riconciliare e gestire automaticamente i pagamenti in entrata invece di segnarli come pagati uno ad uno!

Percorso: Movimenti contabili → SEPA Riconciliazione

Caricare il file XML camt.054 messo a disposizione dalla banca.

Lo status mostra visivamente se il processo della riconciliazione del mandato è stato completato: 

La riconciliazione automatica può essere attivata cliccando sull'icona . 

Selezionando il riferimento di servizio è possibile vedere una lista dettagliata di informazioni tra le quali anche la causa per la quale non è stato possibile riconciliare un pagamento.

Questi possono pure essere modificati o inseriti manualmente:

Selezionare il riferimento di servizio desiderato e selezionare nella tabella sottostante la fattura alla quale appartiene il pagamento.

In breve:

Nel caso in cui dei debitori inseriscano correttamente gli estremi per il pagamento, quest'ultimo può essere effettuato automaticamente.

Il sistema mostra tutte le voci che non sono state associate ad un pagamento a causa di dati mancanti od errati (importi non corretti etc.).

Una volta che il file XTML è stato scaricato (dall'online Banking o da un assistente della banca), è possibile usare a pieno le capacità della Golfsuite riconciliando pagamenti etc..