Point of Sale steht für:
- Verkaufsort
- Kassenarbeitsplatz
- Kassensystem/Point-of-Service-System
Die Kassa ist ein Spiegelbild der Tageslosung. Diese wird mit einem leeren Ticket geöffnet, wo sie mit Artikel, Preis und Kunde definiert wird (editierbar).
Darüber hinaus gibt es auch mehrere Schnittstellen, die vollintegriert an das POS angeknüpft sind (z.B. TeeTime Buchungen).
Sie finden im Menü das Kassabuch, hier werden die Eingänge bzw. Ausgänge ohne Ticket zu erstellen ermöglicht.
Zusätzlich bietet Ihnen das POS Menü die Eingabe von Barbelegen, die Tageslosung, den Tagesabschluss und die Verwaltung (siehe Screenshot unten).
Das Menü
Verkäufer
Pfad: POS / Verwaltung / Verkäufer
Unterschiedliche Verkäufer
Sie können beliebig viele Verkäufer anlegen und diese auch an mehreren Schnittstellen ansteuern. Um Ihnen die gewünschte Übersicht zu gewährleisten, können Sie an jeder gewünschten Schnittstelle (Rechnungsübersicht, Artikelübersicht, Rechnungspositionen, usw...) nach dem gewünschten Verkäufer filtern.
Wie Sie in der GolfSuite filtern können, sehen Sie unter Allgemeine Informationen#Filterfunktion.
Die Verkäufer verwenden üblicherweise eine getrennte Buchhaltung, z.B. Golfclub, GmbH/AG etc..
Diese können Sie weiters unterscheiden mit unterschiedlichen Rechnungskreisen, Vorlagen, Abrechnungsläufen, Kassensystemen, Tagesberichten, Zahlungsarten, Artikelverwaltung und vieles mehr.
Möchte Sie einen neuen Verkäufer anlegen, kann mit dem 
Button in der Tabellenansicht begonnen werden:
(Pflichtfelder sind farblich unterlegt)
Angaben zum Verkäufer ergänzen wir mit folgenden Karteikarten:
Bankdaten: Hier werden die Bankdaten hinterlegt, es findet keine Validierung statt (die Eingabe kann frei gewählt werden).
Zahlungsart: Welche Zahlungsarten dem Verkäufer zur Verfügung stehen (Rechnung, Bar, Kreditkarten, Kundenkonto etc.).
Verkäufer Zustand: Hier wird das Finanzjahr eingestellt/angezeigt, welche Rechnungsnummer zuletzt verwendet wurde (Bestell-, Mahnung- und Rechnungsnummer) und ein Rechnungskreis erstellt.
Mahngebühren: Hier hat man die Möglichkeit Mahngebühren für die 1, 2, und 3 Mahnung einzutragen, diese können ausschließlich über "Platzhalter" im Brief verrechnet werden.
Rechnungskreis
Prinzipiell haben alle Verkäufer die Formatierung Jahr/00000000 (= z.B. 2027/00198750). Sollten Sie eine abweichende bzw. eine komplett andere Formatierung wünschen, kontaktieren Sie bitte den Nexxchange Support (support@nexxchange.com)!
Umstellung des Finanzjahres
Da die Golfsaison meist nicht von 1.1. bis 31.12. des Jahres ist, muss das Finanzjahr manuell angestoßen werden, damit umgestellt wird.
Mit der Jahreswende passiert die Umstellung also nicht automatisch und liegt in der Verantwortung des Golfclubs!
Sollten Sie also z.B. im Oktober schließen und im März erneut aufmachen, können Sie noch Rechnungen für das Finanzjahr für Oktober weiterhin verwenden. Nachdem Sie alle Rechnungen für das vergangene Jahr erstellt haben, können Sie das «Finanzjahr vorrücken »
Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang pro Verkäufer durchgeführt werden muss. (Jeder Verkäufer hat einen eigenen Verkäuferzustand = Finanzjahr)
Sobald Sie das «Finanzjahr vorrücken » werden die Nummerngeneratoren zurückgesetzt. Ist dies nicht erwünscht, können Sie die letzte Rechnungsnummer "anpassen" (siehe Screenshot oben).
Hier haben Sie die Möglichkeiten das Finanzjahr sowie auch Mahnungsnummer und Lieferscheinnummer händisch anzupassen/wechseln.
Finanzjahr Wechseln
beim Finanzjahrwechsel verwenden, es wird keine Änderungen übernommen Sie müssen das Jahr händisch eintragen (siehe Screenshot unten).
Vorlagen Zuweisung: Hier können Sie für Ihren Verkäufer für jeden Bereich mehrere Vorlagen definieren/zuweisen:
Nachdem Sie Ihren Verkäufer ausgewählt haben wechseln Sie zu dem "Reiter" Vorlagen Zuweisung und klicken auf
Hier wählen Sie nun (siehe Screenshot unten):
- Rechnungsformat aus, in welchem Bereich eine Vorlage zugewiesen werden soll.
- Als nächstes wählen Sie die erstellte/vorhandene Vorlage aus.
- Zuletzt können Sie auch angeben ob diese Vorlage als Standard immer vorgeschlagen werden soll:
Vorlagenzuweisungen
Bitte beachten Sie, dass zunächst immer die beim Verkäufer definierten Vorlagen beim Ausdrucken der Rechnungen herangezogen werden.
Hier müssen Sie berücksichtigen - falls Sie bei der POS Verwaltung (POS Gruppe - Vorlagen Zuweisung) erneut eine Angabe machen zu den Vorlageneinstellungen - werden diese überschrieben!
Zahlungsarten
Hier werden die Zahlungsarten angelegt, die zur Konfiguration freigegeben werden. Das Anlegen einer Zahlungsart funktioniert über den 
Button in der Tabellenansicht.
Während den Einstellungen muss man noch angeben, dass diese am POS verfügbar sein soll. Somit ist diese dann nach Konfiguration beim Verkäufer (siehe Verkäufer/Zahlungsarten), an der Kassa ersichtlich.
Spezielle Zahlungsarten
Spezielle Zahlungsarten wie "Rechnung" werden bei der Auswahl der erstellten Rechnung nicht abgeschlossen. Auf diese Art erstellte Rechnungen müssen manuell als bezahlt markiert werden.
Siehe hierzu (Teil)Zahlungen an: Rechnungen - Backoffice
Es ist notwendig diese drei Optionen richtig auszuwählen, damit es zu keinen Fehler bei der Stornierung der Rechnungen kommt!
Konfiguration des POS
Bevor Sie eine Kassa einrichten können, müssen Sie zunächst folgendes tun:
| Aktion | Begründung | Auswirkung/Anmerkung | Wo befinden sich diese Funktionen? |
|---|---|---|---|
| Verkäufer erstellen | Sobald Sie einen Verkäufer erstellen, kann eine getrennte Lagerführung / Rechnungskreise / Artikelverwaltung / etc. ermöglicht werden | Artikel haben immer einen eindeutigen Verkäufer. Sie können "nur" Artikel verkaufen, die dem Verkäufer entspricht, den Sie bei der Konfiguration hinterlegt ist. | Kassa-Verkäufer |
| Geschäftsstruktur erstellen | Die Geschäftsstruktur ist das "Gerüst" Ihres Unternehmens/Clubs, bei der Sie Ihr Konzept festhalten können | Die Geschäftsstruktur wird für die POS-Konfiguration nicht direkt angegeben, jedoch notwendig um eine Sektion bzw. einen Lager zu erstellen/hinterlegen. | Golfclub#Geschäftsstruktur |
Sektion erstellen | Ist hierarchisch gesehen die erste Ebene in Ihrer Geschäftsstruktur, in der Sie z.B. Ihren Club angeben | Golfclub#Geschäftsstruktur | |
| Lager erstellen | Um die Bestandsinformation der Artikel führen zu können, wird die Angabe eines Lagers benötigt | Pro POS Konfiguration können Sie einen Lager angeben. | Golfclub#Geschäftsstruktur |
| Vorlagen erstellen | Um die erwünschte Darstellung der Rechnung gewährleisten zu können, werden Vorlagen benötigt | Es können für Quittung/Rechnung jeweils unterschiedliche bzw. mehrere Vorlagen definiert/hinterlegt werden. | Rechnungen - Backoffice#Backoffice-Vorlagen-Übersicht |
vorhandene Kassa
In einer neu aufgesetzten GolfSuite, befindet sich immer eine Standardkassa, um Ihnen den Zugriff auf das POS (nach vorgenommenen Einstellungen) gewähren zu können.
Diese kann überschreiben/erweitert werden (Name ändern, neues Gerät hinzufügen, Benutzer berechtigen auf die Kassa zugreifen zu können, etc...)
Es wird jedoch meistens, bei der Setup Konfiguration, gemäß Ihren Angaben gelöscht/geändert.
1. Schritt
Zunächst starten wir mit der Konfiguration der Kassa, Pfad: POS / Verwaltung / Konfiguration.
In den nächsten Schritten wird erklärt, wie eine neue POS Gruppe angelegt wird, die ermöglicht mehrere Kassensysteme zu gruppieren.
Ticketnummerngenerator: eine fortlaufende Nummer, die für die Zuweisung der Ticketnummer zuständig ist (nicht zu verwechseln mit der Rechnungsnummer).
Die Ticketnummern werden z.B. bei der Visualisierung der Tageslosung verwendet (mehr dazu unter Menüpunkt POS - Kassa#Kassa-Tageslosung).
Verkäufer: entspricht dem wirtschaftlichen Unternehmen, welches seine Artikel über diese POS verkauft (z.B. Club, Gesellschaft, Hotel).
Lagerort: hier wird angegeben, von welchem Lager die Menge abgezogen werden soll (wichtig für die Inventur).
Kunde: wird dann ausgefüllt, wenn gewollt ist, dass bei jedem neu erstelltem Ticket immer z.b. Gast/Tagesgast selektiert werden soll. Das ist sinnvoll, wenn in Ihrem Golfclub viele Gäste spielen und die Namen der Spieler nicht erfassen wollen. Diese Einstellung kann jederzeit geändert/angepasst werden.
Rechnung Druckmodus: eine Voreinstellung, die zu viele Klicks abfangen soll. Sollte hier eine Auswahl getroffen werden (z.B. Quittung), wird jedes mal nach Abschließen einer Rechnung die Auswahl mit der Druckvorschau aufgerufen.
2. Schritt
Es wird definiert, welcher Benutzer auf die Kassa zugreifen darf (POS Benutzer). Dies machen Sie über den 
Button links unten in der Tabelle.
Dieser Schritt ist besonders wichtig, da Sie nach vorgenommenen Einstellung erst Zugriff auf die Kassa haben.
3. Schritt
Es wird der Kassa ein POS Gerät hinzugefügt. Dieses könnte man mit einer Kassenlade vergleichen. Nachdem wir das POS Gerät der POS Gruppe zugewiesen haben,
haben Sie nun ein "leeres Kassensystem".
Neues POS Gerät erstellen
Falls Sie eine bzw. mehrere POS Geräte anlegen, gehen Sie zunächst in die Karteikarte POS Geräte und fügen über 
Button welche hinzu.
Anschließend können Sie fortfahren mit der Zuweisung des Gerätes zu der Gruppe.
Im Screenshot oben ersichtlich, haben wir nun einen Benutzer der Kassa zugewiesen und das POS Gerät zugeordnet.
OPERA Integration
Um das POS an Ihre OPERA Hotelsoftware anbinden zu können benötigen sie folgende Information (falls Sie diese Details nicht kennen wenden Sie sich bitte an Ihren OPERA/Oracle Partner bzw. Ihre IT Abteilung):
Opera On-Premise
Sie benötigen einen HTNG Service Endpoint des Services, welches bei Ihnen lokal läuft. Falls sie bereits HTNG, Kiosk oder OWS (OperaWebServices) verwenden müssen Sie diesen HTNG Service Endpoint nur mehr für Nexxchange freischalten.
Sollten Sie noch kein derartiges Service im Einsatz haben, dann müssen Sie es mit Ihrem OPERA Partner installieren und konfigurieren.
Opera Cloud Lösung
Auch hier benötigen sie den HTNG Service Endpoint (der aber im Gegensatz zur On-Premise Lösung bereits vorhanden sein sollte).
Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie diese Information im POS dauerhaft hinterlegen.
Sie können dann POS Tickets zur Weiterverrechnung direkt an OPERA weiterleiten.
Die aktuell von OPERA unterstützte Version ist 5.6
Artikel Tags
Pfad: POS / Verwaltung / Konfiguration → "Reiter" Artikel Tags (Schaltflächen)
Mit dem 
Button erstellen Sie zunächst ein Artikel-Tag. Wenn Sie das POS-Symbol nutzen wird in POS (Kassa) nur das Symbol angezeigt und nicht die Bezeichnung.
Geheimtip
Die Reihenfolge der Artikel hier bestimmt die Reihenfolge der Anzeige im POS. Die Reihenfolge lässt sich hier jederzeit durch "Drag & Drop" 
mit halten und ziehen der Maus verändern.
Nachdem Sie alle gewünschten Artikel Tag angelegt haben, können Sie die passenden Artikel hinzufügen (siehe Screenshot unten).
Die Lupe deutet an, dass es sich um ein Suchfeld handelt. Sie geben den Namen ein, den Sie eingestellt haben und selektieren diesen.
Wenn die Eingabe in grün dargestellt wird, können Sie auf "Artikel Tag Zuordnung hinzufügen" klicken.
Folgende Einstellungen wurden bist jetzt vorgenommen: (Dieser Vorgang ist einmalig!)
- POS Gruppe erstellt
- POS Gerät erstellt und zugewiesen
- Benutzerzugriff angegeben
- Artikel Tags wurde erstellt
- Artikel Tags zugewiesen
- Artikel Tags der POS Gruppe zugewiesen
Das Resultat an der Kassa sieht dann wie folgt aus:
Registrierung am POS
Die "Registrierung" wird gleich beim 1. Versuch gespeichert. Möchten Sie die Gruppe oder das Gerät wechseln/verlassen, können Sie dies mit dem 
Button auslösen. Danach können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen.
Wechselt man zu einer andere Gruppe bzw. Verkäufer, muss beachten werden, dass nicht jeder Verkäufer den gleichen Artikelbestand verkaufen kann. Ist man in der falschen Gruppe, kann es den Anschein haben, dass keine Artikel vorhanden sind, bitte wechseln Sie dann die Gruppe oder fügen Sie die gewünschten Artikel hinzu.
Tasten (Schaltfläche) in der Kassa (POS)
Pfad: POS → Verwaltung → Konfiguration
Artikel Tag (Schaltflächen) definieren
Hier definieren Sie die Tasten in der Kassa
Artikel einer Schaltfläche zuordnen
Die entsprechende Schaltfläche markieren und mit 
das Dialogfenster öffnen
Schaltfläche in der Kassa sichtbar machen
Pfad: POS → Verwaltung → Konfiguration → Gruppen
Sie wählen das Gerät (POS) und darunter "Artikel Tags (Schaltflächen)
Dann ganz rechts unten 
um die Taste im entsprechende Gerät sichtbar zu machen. Sie können nur Schaltflächen hinzufügen, die auch definiert sind.
Achtung, POS und Artikel müssen den selben Verkäufer haben.
Dann mit "Tag hinzufügen" bestätigen.
Anzeigeoptionen
Möchte man die Tasten noch weiter mit Informationen ausstatten, so können Sie dies hier tun.
Das Ergebnis sieht dann so aus wie im Screenshot oben abgebildet.
Facetten anzeigen
Hier wird nur etwas angezeigt, wenn in der Artikelverwaltung bei dem Artikel eine "Facette" hinterlegt ist. z.B.: Pullover Karo Beige und Größe XL.
Diese Informationen werden so angezeigt: Karo, Beige, XL.
POS Rabattzuordnung
Pfad: POS / Verwaltung / Konfiguration → "Reiter" Rabatte (siehe Screenshot unten).
In der POS Gruppe die Sie von uns standardmäßig überreicht bekommen, sind viele standardmäßig schon angelegt/zugeordnet.
Sollten Sie diese nicht verwenden bzw. haben eine 2.POS Gruppe bei der nichts hinterlegt ist, so können Sie diese im beschriebenen Pfad einstellen.
Im POS (Registrierkasse) schaut das dann wie folgt aus:
Jetzt können Sie noch die "Anzeige" der Rabatte wählen: "Alle / Rabatte % / Betrag Euro" (siehe Screenshot oben → blauer Rahmen).
POS Vorlagen Zuweisung
Pfad: POS / Verwaltung / Konfiguration → "Reiter" Vorlagen
Vorlagen sind prinzipiell für folgende Bereiche möglich:
- Rechnungen (Rechnungen - Backoffice)
- Rechnungspositionen (Rechnungen - Backoffice)
- POS (POS - Kassa#Kassa-DasPOSverwenden)
- Kundenverwaltung (Mitglieder - Kundenverwaltung)
- Mitgliedschaft (Mitglieder - Kundenverwaltung)
- Voucher (Artikelverwaltung - Warenwirtschaft)
- Artikel (Artikelverwaltung - Warenwirtschaft)
Das Prinzip der Vorlagen ist folgendermaßen aufgegliedert:
- Sie erstellen eine Vorlage und definieren in dieser, für welchen Bereich (siehe Auflistung oben) diese gedacht sind.
- Sie definieren den Verkäufer für den diese Vorlage gedacht ist (Mehr dazu unter Kassa-Verkäufer) - Dieser Schritt ist nur für Vorlagen, für den Bereich Rechnungen & POS notwendig!
- Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, wie im Screenshot unten dargestellt wird, die Einstellungen vom Verkäufer zu überschreiben. Diese Einstellungen wirken jedoch nur auf Ihre POS Gruppe
Somit haben Sie die Möglichkeit für den Bereich "Rechnungen" (z.B. für die Vorschreibungen) Standardeinstellungen anders zu führen, als sie im POS hinterlegt ist.
Möchten Sie diese Einstellungen rückgängig machen, so können Sie diese mit 
ausführen.
Zahlungsart Zuweisung
Das Prinzip der Zahlungsarten ist genauso aufgebaut wie bei den Vorlagen:
- Sie hinterlegen beim Benutzer die erwünschte Zahlungsart
- Diese muss so eingestellt werden, dass Sie am "POS verfügbar" gestellt wird
- Danach können Sie wieder die Zahlungsarten für Ihre POS Gruppe abweichend von den vorgegebenen Einstellungen des Benutzers / Verkäufers einrichten:
Legende:
stellt eine Zahlungsart dar, die beim Verkäufer hinterlegt ist, jedoch bei der POS Gruppe deaktiviert wurde (mit anklicken, wird dieser Vorgang rückgängig gemacht)
ist eine Zahlungsart, bei der die Funktion 'Retourgeld' aktiviert ist (somit kann bei Auswahl dieser Zahlungsart ein höherer Betrag eingegeben werden als zu zahlen ist)
diese Zahlungsart ist als Standard hinterlegt.
mit anklicken, halten und ziehen dieses Icons, können Sie die Reihenfolge der Zahlungsarten ändern.
Somit muss mit dieser Einstellungen nur an der Kassa das Ticket abgeschlossen werden.
POS Verwendung
Ticket erstellen
Für das Erstellen eines Tickets, hat man 2 Möglichkeiten:
- Mit dem
Button - Wenn kein offenes Ticket besteht, in dem man einfach einen Artikel direkt auswählt
Kunden auswählen
Nachdem das Ticket erstellt wurde, geben Sie den Kundennamen ein. Das kann sowohl der korrekte Name des Kunden sein als auch z.b. Gast/Tagesgast.
Tip: Wenn Sie ein Kartenlesegerät verwenden wird der Name sofort angezeigt.
Kunden über den Verband anlegen
Möchten Sie einen Kunden über den Verband suchen, navigieren Sie auf die Höhe, in der Sie den Kunden hinterlegen können (Screenshot unten) und drücken auf das 
Symbol
(erscheint erst wenn Sie die Maus darüber bewegen).
Nun können Sie den Kunden über die Verbandsschnittstelle suchen:
Ist der Kunde dort auch nicht zu finden, so können Sie auf das 
klicken, um die Anlage des Kunden lokal durchführen:
Adresse des Kunden
Man kann direkt im Ticket alle Angaben zum Kunden anlegen oder bearbeiten.
Wichtig ist hier der 
neben der Anschrift. Dieser besagt, dass diese Adresse für das Ticket herangezogen wird.
Bei bestehenden Adressen können Sie (sobald die Seite "aufgeklappt") die Adresse 
und 
.
Um eine neu erstellte Adresse oder muss diese zuerst erstellt und abgespeichert werden.
Standardmäßig wird immer die Rechnungsadresse am POS selektiert.
Gibt es nur eine Postadresse, dann wird diese herangezogen.
Sind jedoch beide nicht definiert, muss die Auswahl manuell getätigt werden.
Sie können die
unter der Voraussetzung, dass diese nicht als Rechnungs- oder Postadresse definiert ist.
Zusätzlich können Sie die Eingaben 
.
Bewirkt man eine Änderung zu einer bestehenden Adresse, so können Sie diese mit
in den Kundendaten und im Ticket speichern.
Neue Adresse anlegen
Hier könne Sie nun entscheiden, ob die Kundenadresse nur im POS (Ticket) verwendet werden soll, oder ob sie in der Datenbank gespeichert wird.
Nachdem die Adresse ausgewählt wurde und die Adressansicht zugeklappt ist, sehen Sie nun auch die Auswahl (ohne erneut nachschauen zu müssen, welche definiert ist).
Ticket bearbeiten
Es gibt mehrere Möglichkeiten das Ticket weiter zu bearbeiten und zu individualisieren, mit der Maus in das gewünschte Feld klicken (Achtung! dazu brauchen Sie die Berechtigung):
- Name des Artikels überschreiben
- Anzahl des Artikels ändern
- Preis des Artikels anpassen
- Position / Reihenfolge des Artikels ändern
- Personalisieren: Ticket ist nur für Sie sichtbar (User bezogen)
- Sperren: Ticket kann nur von Ihnen bearbeitet werden (User bezogen)
Ticket - Artikel einzeln rabattieren / löschen / ändern
Die Logik, die hier angewendet wird, ist folgendermaßen: Klicken links unten auf das 
Symbol, dann werden alle Artikel des Tickets gelöscht.
Selektieren Sie einen Artikel (siehe Screenshot unten) und klicken Sie auf das Symbol wird nur der eine ausgewählte Artikel gelöscht.
Rabattieren
Sie haben mehrer Möglichkeiten wie Sie den Preis rabattieren können. Wenn Sie keinen Artikel auswählen wirkt der Rabatt immer auf das gesamte Ticket.
Nach Auswahl des Artikel klicken Sie in das Feld Preis hinein und überschreiben diesen. Der veränderte Preis wird nur für dieses eine Ticket herangezogen. 
Der ausgewählte Artikel (blauer Rahmen) mit einem prozentuellen Rabatt, die Preisveränderung ist farblich markiert, in diesem Fall wurde die Taste 30% verwendet.
Das gleiche können Sie auch mit einem absoluten Wert machen, die Preisveränderung ist farblich markiert, in diesem Fall wurde die Taste 30€ verwendet.
Hier wurden der Rabatt von 20% auf alle Artikel (siehe blauen Rahmen) angewandt, die Preisveränderung ist farblich markiert.
Hier sehen Sie in allen POS Screenshots oben rechts, die Symbole entweder % und €, die Sie durch anklicken umschalten können. Bei dieser Funktion können Sie absolute Werte eingeben,
sobald Sie Ihre Eingabe mit 
bestätigen, wird diese entweder auf das gesamte Ticket oder auf den selektierten Artikel angewandt.
Zusammenfassend können Sie also den Preis ändern indem Sie:
- Die Position rabattieren in % Angabe
- Die Position rabattieren in € Angabe
Rabatte löschen
Möchten Sie alle Rabatte im Ticket aufheben, rechts unten die drei Punkte anklicken und auf Rabatt zurücksetzen klicken (siehe Screenshot unten).
Möchten Sie die Rabatte nur bei bestimmten Artikeln entfernen, so müssen Sie diese selektieren indem Sie auf die Bezeichnung klicken, möchten Sie weitere Artikel selektieren müssen Sie zusätzlich die Steuerungstaste gedrückt halten.
In diesem Fall wurde Position 3 + 4 markiert, rechts unten die drei Punkte anklicken und auf Rabatt zurücksetzen klicken (siehe Screenshot unten).
Kundenkonto / Kundenkarten aufbuchen
Unsere Suite ermöglicht es Ihnen, ein Guthaben / Deposit für einen Kunden zu verwalten.
Zum Beispiel für unsere IoT Lösung (Rangeballausgabe) verknüpft mit der Identifikationskarte.
Um diese Funktion zu nutzen müssen Sie im Vorfeld einige Voreinstellungen tätigen.
Es muss bei Ihrem Mitglied / Kunden ein Kundenkonto hinterlegt sein (siehe Screenshot unten), Pfad: Kunden / Kunden & CRM → "Reiter" Kundenkonto.
Es muss die Zahlungsart Kundenkonto hinterlegt sein, siehe blauen Rahmen im Screenshot unten. Pfad: POS / Verwaltung / Zahlungsarten
Durch anklicken des 
Buttons kommen Sie zur "Kundenkonto Aufladung" und können die Karte mit einem Betrag aufladen, die farblich unterlegten Felder müssen ausgefüllt werden.
Wenn Ihre Voreinstellungen korrekt vorgenommen wurden, ist automatisch im blau umrahmten Feld die Kundenkarte (KK) hinterlegt, das Gleiche gilt für die Währung.
← Pos Ticket erzeugen!
Ticket / Zahlung abschließen
Mehrere Zahlungsmethoden zugleich verwenden
Sie haben die Möglichkeit, den Betrag in mehrere Zahlungsarten aufzuteilen. Hierzu müssen Sie nur die gewünschte Zahlungsart auswählen und tragen händisch den Betrag ein und schließen das Ticket / Zahlung, mit dem 
ab (siehe Screenshot unten).
Achtung: Um ein Ticket abschließen zu können, darf kein Restbetrag offen sein!
Ausgenommen sind die Zahlungsarten bei denen Sie Geld aus der Kassenlade entnehmen können bzw. Retourgeld noch zu zahlen ist.
Wenn Sie versehentlich versuchen die selbe TeeTime Buchung ein zweites Mal ans POS zu schicken, erscheint folgende Meldung, so kann nicht doppelt verrechnet werden.
Stellvertretung (Durchgangsposten)
Die Stellvertreter Funktion wird dann verwendet, wenn Sie Artikel / Produkte im Namen von anderen Personen stellvertretend verkaufen. Quittungen / Rechnungen werden im Namen von dritt Personen ausstellen.
Zunächst zu der Konfiguration dieser Funktion:
Die 3. Person müssen Sie als Lieferanten im System erfasst haben. Wie Sie den Lieferanten anlegen können finden Sie unter Artikelverwaltung - Warenwirtschaft.
Pfad: Artikel / Verwaltung / Stellvertretung
Mit dem 
Button können Sie nun angeben, ob dieser als "im Namen von" und/oder als "auf Rechnung von" Rechnungen stellen soll:
Im Namen von
Für die Erbringung der Leistung ist die 3. Person verantwortlich.
Auf Rechnung von
Hier wird das Geld für die 3. Person eingenommen.
Nachdem Sie einen Stellvertreter angelegt haben, können Sie nun im System hinterlegen, welche Artikel nun im Namen des Stellvertreters in Rechnung gestellt werden.
Diesen können Sie bei sauberer Datenqualität direkt in eine Artikelkategorie (Pfad: Artikel / Verwaltung / Kategorien) hinterlegen. Somit haben sämtliche Artikel in dieser Artikelkategorie den Stellvertreter den Sie definieren (siehe Screenshot unten):
Möchten Sie die Artikel lieber einzeln bei den gewünschten Stellvertretern hinterlegen, so müssen Sie diese über die Artikelverwaltung (bei ausgewähltem Artikel) auf die Bezugsquelle und diese hier hinterlegen.
Ist der gewünschte Lieferant noch nicht im System als Stellvertreter erfasst worden, so können Sie diesen wieder mit dem 
Button hinterlegen:
Überschreiben von Stellvertretern
Möchten Sie ein bestehenden Stellvertreter überschreiben, so müssen Sie (falls einer schon vorhanden ist) diesen lediglich anklicken, den erwünschten Lieferanten eingeben und speichern.
Sollte der Stellvertreter jedoch aus der Artikelkategorie kommen, können Sie diesen nicht entfernen (überschreiben können Sie jederzeit).
Nachdem Sie diese Einstellungen (einmalig!) vorgenommen haben, wird dieser bei richtiger Konfiguration der Vorlage (Quittung / Rechnung je nach Wunsch) visuell folgendermaßen dargestellt, siehe rote Rahmen im Screenshot unten:
Rechnungs Storno
Möchten Sie eine bezahlte Rechnung stornieren, so erstellen Sie ein neues Ticket mit dem/n selben ARTIKEL/N.
Nachdem Sie das gemacht haben setzten Sie die Menge ins Minus, jetzt können Sie dieses Ticket abschließen (siehe Screenshots unten). 
Möchten Sie z.B. durch Schlechtwetter einem Kunden einen Teilbetrag vom verrechnet Greenfee erstatten, so können Sie im Storno diesen Artikel rabattieren.
Mehr zum Rabattieren sehen Sie weiter oben unter POS - Kassa#Kassa-Rabatte.
Sie erstellen wie zuvor ein neues Ticket mit dem selben Artikel, setzten die Menge ins MINUS, anschließend geben Sie einen Rabatt ein (z.b. 50% wie im Screenshot unten) und schließen das Ticket ab.
Die Darstellung der Bewegungen in der Kassa die in den beiden Beispielen getätigt wurden, wird wie im Screenshot unten in der Tageslosung dargestellt (POS - Kassa#Kassa-Tageslosung).
Tageslosung
Alle Eingaben am POS werden in der Tageslosung widergespiegelt.
In den Darstellungsoptionen haben Sie die Möglichkeit nach Zahlungsart, Chronologisch, Benutzer, Artikel oder nach Buchungsreferenz zu gruppieren.
Nachdem Sie eine Darstellungsoption ausgewählt haben, können Sie noch folgende Felder zur Detailsuche verwenden:
Wonach wird in der Tageslosung sortiert?
In den Darstellungsoptionen 'Gruppieren nach' Chronologisch, Zahlungsart, Benutzername wird aufsteigend nach dem Datum sortiert.
| Bezeichnung | Erklärung | Anmerkung |
|---|---|---|
Datum von bis | zu welchem Zeitraum soll ihre Suche eingrenzt werden | |
| Kunde | gesetzter Kunde wird gesucht | Vermittler kann auch als Kunde geführt werden, sollten dieser tatsächlich als 'Kunde' gesetzt werden. |
| Benutzer | Eingeloggter User | Die Suche nach Benutzern ist sehr hilfreich, sollten nicht mehrere Benutzer 1 Konto verwenden (wer hat wann/was verrechnet..). |
| Betrag von bis | Eingrenzen von gewünschten Beträgen | |
| Zahlungsart | FIltern nach bestimmten Zahlungsarten | |
| Vermittler | Filtern nach Rechnungen mit gesetztem Vermittler | Der Vermittler kann sowohl als 'Vermittler' als auch ein 'Kunde' in einer Rechnung hinterlegt werden. |
| Artikel | Filtern nach einem bestimmten Artikel | |
| Artikelkategorie | Filtern nach einer bestimmten Artikelkategorie | Hier werden alle Artikel angezeigt die dieser Kategorie zugeordnet sind. |
| Transaktions-Auswahl | Filtern nach Kassenbucheinträgen oder POS-Rechnungen | Sollten Sie z.B. einen Bericht drucken müssen, können Sie explizit danach filtern aus welchen Bereichen Ihre Einträge sind. |
| Stellvertretung | Filtern mit oder ohne Stellvertretern | |
| Stellvertreter | Filtern nach bestimmten Vertretern in dessen Namen Sie verkaufen | Hier können Sie nach einzelnen Stellvertretern suchen. |
| Textsuche | ||
| Rabattiert | Filtern nach rabattierten Rechnungen |
Filterkriterien
Bitte beachten Sie, dass nicht in allen Darstellungsoptionen auch alle Filter zur Verfügung stehen! Beispiel: Gruppieren Sie nach "Benutzername", so können Sie das Feld "Artikel suchen" nicht verwenden (siehe Screenshot unten).
Monatsstatistik
Pfad: POS / Berichte / Monatsstatistik
Ähnlich wie bei der Tageslosung, haben Sie hier die Möglichkeit Ihre monatlichen Auswertungen in der GolfSuite zu machen. Im Screenshot unten sehen Sie dass ausser dem Monat keine weiteren Filter ausgewählt wurden, Sie sehen alle Kassenbewegungen des Monats April. Sie können nach unterschiedlichsten Kriterien filtern.
Sie sehen hier die Abrechnungen aus dem POS Kassensystems, mit einer Zeitachse (1.Spalte) bzw. Artikelkategorie (1.Zeile) und den jeweiligen Quersummen.
Kassabuch
Pfad: POS / Kassabuch
Das Kassenbuch ist an Ihre POS Gruppe und Kassenabschlussberichte gebunden. Sollten Sie also mehrere POS Gruppen definiert haben, so haben diese Gruppen automatisch auch eigene/unterschiedliche Kassenbücher und Berichte.
POS Gruppen ohne Kassabuch
Beim Erstellen einer POS Gruppe wird das Kassabuch automatisch erstellt/verknüpft (siehe Screenshot unten).
Gemäß den Vorschriften des BMF ( = Bundesministerium für Finanzen) gibt es hier klare Definition für folgende "Begriffe" im Kassenbuch:
- (Bar)Einnahmen: Sind z.B. Rechnungen, die Sie im POS ausgestellt haben und immer versteuert sind. Hierzu zählen auch die Stornos (negative Einnahmen).
- Bareingänge: Es gibt keine Rechnungen, kein Steuersatz wird angewendet (auch nicht 0%). Das ist z.B. eine Geldrolle also Wechselgeld)
- (Bar)Ausgaben: Externe Einkäufe wie z.B. im Warenhandel ( Druckerpapier, Patrone,.... d.h. Sie bekommen eine Rechnung, die versteuert ist).
- Ausgänge: Hierzu zählt z.B. das Leeren der Kassa.
Die oben aufgelisteten Zahlungstypen, können Sie in Screenshot unten unter Zahlungstyp auswählen.
Über den 
und 
Button können Sie Eingänge bzw. Ausgänge verbuchen.
Die Beträge, die im Kassensollstand nun berücksichtigt werden, sind jene Beträge aus den Tickets, mit der ausgewählten Zahlungsart, die auch abgeschlossen worden sind.
D.h.: Wenn Sie ein Ticket im POS abschließen (= Rechnung mit fortlaufender Nummer) mit der auswählten Zahlungsart (Bar), so wird das je nach Eingabe Ihrem Kassenstand gutgeschrieben bzw. abgezogen.
Neben dem üblichen Kassenabschluss - können Sie diese Funktion auch dafür nutzen, wenn Sie untertags z.B. den Kassenstand übergeben und eine andere Person übernimmt.
Der Betrag besteht also aus Ihren Einträgen im Kassabuch (auch Handkassa genannt) und den Tickets aus dem POS System, die Sie laut der POS Konfiguration im Reiter «Kassa» hinterlegt und bezahlt/abgeschlossen haben.
Die einzelnen Einträge der Funktion "Kassenabschluss" befinden sich im unteren Bereich der Ein- bzw. Ausgänge in Ihrem Kassabuch.
Das Resultat (siehe blauen Rahmen im Screenshot unten):
Ausgeschlossene Filter
Das Kassabuch wird auch in der Tageslosung in dem Filter "Gruppieren nach Zahlungsart" und "Gruppieren nach Benutzer" widergespiegelt.
Im Filter "Artikel - Hauptkategorie" wird das Kassabuch nicht wiedergegeben, da sich das Kassabuch auf keine Artikel bezieht und auch keine POS Ticket Nummer haben, sind manche Felder "leer".
Bitte beachten Sie die Summe + vorhandenen Bewegungen
Die Gesamtsumme des Kassabuchs (in der Tabellenansicht) die Sie sehen, bezieht sich immer auf den sichtbaren Bereich! Sollten Sie also 20 Buchungszeilen in Ihrem Kassabuch haben und Sie lassen sich nur 10 davon anzeigen, so wird die Summe von diesen 10 Bewegungen angezeigt. Siehe Beispiel:
Wie Sie im Screenshot unten erkennen können, befinden sich 11 Bewegungen in der Kassa und die Ansichtseinstellung ist auf 10 begrenzt. Daher berücksichtigt die Summe nur die 10 angezeigten Einträge.
In der folgenden Abbildung sehen Sie erneut 11 Bewegungen in der Kassa. Hier ist jedoch für die Anzeige '20' eingestellt worden. Somit werden sämtliche Bewegungen kalkuliert und angezeigt.
Ticketübersicht
Pfad: POS / Berichte / Ticketübersicht
Bitte beachten Sie!
Nur Mitarbeiter mit den höchsten Benutzerrechten können die Ticketübersicht sehen.
In der Ticketübersicht sehen Sie alle Tickets, die an der Kasse generiert wurden, einschließlich der gelöschten Tickets. Unter Ticketübersicht gibt es zwei verschiedene Bereiche - einen für POS-Tickets und einen für POS-Ticketelemente.
POS Ticket
Das POS-Ticket zeigt Ihnen die folgenden Informationen:
Ticketnummer: Die Nummer des Tickets
Gruppe: Die POS Gruppe
Gerät: Den Gerätename
Kunde: Den Kunde, für den dieses Ticket bestimmt war
Verkäufer: Den Verkäufer des Tickets
Benutzername: Den Benutzer, der dieses Ticket erstellt hat
Angelegt: Datum, an dem das Ticket erstellt wurde
Löschdatum: Datum, an dem das Ticket gelöscht wurde (falls vorhanden, ansonsten bleibt es leer)
Änderungsdatum: Die Zeit, zu dem das Ticket zuletzt aktualisiert wurde (wenn es erstellt, gelöscht, bearbeitet, bezahlt usw.)
Zahlungsdatum: Den Tag, an dem das Ticket bezahlt wurde
Gesperrt von: Wann dieses Ticket gesperrt wurde, wer es gesperrt hat.
Gesperrt seit: Ab dem Zeitpunkt, an dem dieses Ticket gesperrt wurde
Rechnungszahlung: Falls es sich bei diesem Ticket um eine Zahlung einer Rechnung handelt, können Sie hier die Rechnungsnummer finden
Kundenkonto Aufladung: Dies wird markiert, falls Sie ein Kundenkonto aufladen
POS Ticket Element
Die POS Ticket Elementen zeigen Ihnen alle Positionen, die in der Kasse gebucht wurden, in der Reihenfolge, in der sie gebucht wurden. Die Tabelle enthält folgende Informationen:
Angelegt am: Das Datum, an dem der Artikel zu einem Ticket hinzugefügt wurde
Löschdatum: Das Datum, an dem der Artikel aus einem Ticket gelöscht wurde
Zahlungsdatum: Das Datum, an dem der Artikel bezahlt wurde
Artikel: Der Name des Artikels
Menge: Die Menge des Artikels
Gesamtpreis: Der Gesamtpreis des/der Artikel
Rabatt: Der für diesen Artikel ausgewählt wurde
USt: MwSt-Betrag des Preises
MwSt %: Der Mehrwertsteuersatz
Preisbasis: Netto oder Brutto
Letzte Änderung: Zeitpunkt an dem das Ticket zuletzt aktualisiert wurde (wenn es erstellt, gelöscht, bearbeitet, bezahlt usw.)
Kassenabschlussberichte
Pfad: POS / Berichte / Kassenabschlussberichte
Um einen Kassaabschlussbericht erstellen zu können, benötigen Sie zumindest einen Kassenabschluss!
Es gelten folgende Prinzipien:
- Ist noch nie ein Kassenabschluss durchgeführt worden, so wird nachdem Sie diesen durchgeführt haben, der Abschlussbericht von Beginn an bis zu Ihrem 1.Kassenabschluss angezeigt.
- Es werden alle Umsatzbewegungen vom letzten Kassenabschluss bis zum aktuellen Kassenabschluss angezeigt.
Der Kassenabschlussbericht besteht aus folgenden Bereichen:
Angezeigte Kategorien (Bereiche)
Die ausgewählten bzw. angezeigten Bereiche, sind gemäß den Angaben des BMF erstellt worden.
Bei jedem Bericht haben Sie rechts oben immer ein 
Symbol, wenn Sie mit der Maus drauf gehen, erhalten Sie ein kurze Beschreibung des Berichtsinhaltes.
Allgemeine Informationen: Zunächst werden Ihnen die allgemeinen Informationen zu Ihrem Bericht angezeigt.
Bestände (Barzahlung): Zeigt Ihnen den Angangs- und Endbestand, die Ein- und Ausgänge des Kassabuch und die POS Einnahmen.
Finanzartenbericht: Zeigt Ihnen die zusammengefassten Transaktionen, gruppiert nach den Zahlungsarten, ohne Kassa.
Ausdruck des Kassen Abschlussbericht
Zuletzt gibt die Möglichkeit, dass Sie in der Tabellenauflistung (nach Auswahl der POS Gruppe) diese Berichte auch
(drucken) können:
Umsatzgruppenbericht
Der Umsatzgruppenbericht, ist der einzige Bereich der laut BMF in einem Kassenabschlussbericht nicht dabei sein muss.
Daher wird bei der Druckauswahl die Möglichkeit angeboten, diese nicht mit zu drucken.
Ist der Bericht trotzdem erwünscht, können Sie den Bericht in der Checkbox selektieren (siehe Screenshot unten)
Im Kassenschlussbericht können Sie zusätzlich die Tageslosung anfügen, da gilt auch über die Checkbox die gewünschten Berichte zu selektieren.
Häufig gestellte Fragen - FAQs
Rechnung wurde bereits beglichen. Ich bekomme das Ticket nicht weg an der Kassa!
1 Ticket wird bei 2 Rechnern (bzw. MitarbeiterInnen) gleichzeitig bearbeitet.
Das Ticket wird bei Rechner A verrechnet und geschlossen.
Das Ticket wird bei Rechner B weiterhin angezeigt, da kein automatischer Reload stattfindet.
Versucht man nun die Rechnung zu löschen, wird man darauf hingewiesen:
oder gelöscht!
Wieso sehe ich keine Artikel mehr in der Kassa?
Artikel werden an den Verkäufer an der Kassa angepasst, sodass nicht jeder alles verkaufen darf.
So muss man vermutlich nur die Kassa wechseln, womit das Problem gelöst ist.
Zusätzlich können Sie die Sektion + Lager des Artikel überprüfen ob diese mit der Info der POS Gruppe übereinstimmt.