Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege von Golfspielern, sowie der Visualisierung der Spieler in den TeeTimes und vieles mehr.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.

Kundenverwaltung

Abschnitt A: Schnellsuche inkl. ÖGV Kartensuche, Status des Kunden, Stammblatt drucken und Kunden löschen. 

Abschnitt B: Sprachauswahl, Verbindung zum ÖGV, angemeldeter Benutzer, Tagesgast und Mitglied anlegen und Wiederherstellen von gelöschten Kunden.

Abschnitt C: Angaben zu dem Kunden inkl. Aktivitäten in der Golfsuite unterteilt in Bereiche (Tabellensuche: klassische Ansicht der Kundendaten). Änderungshistorie (Detailinformationen zu Abschnitt C unter Menüpunkt: Kundenansicht).

Namenssuche 

Suchfunktion Lokal: Hier findet auch Überprüfung der Eingabe statt, um Duplikate möglichst zu vermeiden.

Suchfunktion beim Verband: Das Ergebnis wird direkt vom Golfverband geliefert.

 

Wichtig ist zunächst die Reihenfolge beginnend mit dem Nachnamen und danach dem Vornamen. Je länger/genauer die Eingabe, umso schneller ist der Spieler zu finden.
Die Möglichkeit mit der ÖGV Karte zu suchen besteht ebenfalls (Focus in das Namensfeld setzen und ÖGV Karte durch den Magnetkartenleser ziehen).

Suchfunktion bei Doppelnamen
Als Beispiel werden wir Max von Mustermann nehmen.

Schreibweise im System:

Vorname: Max
Nachname: von Mustermann

Das System kann nun anhand eines simplen Beistrichs erkennen, wo der Nachname aufhört und der Vorname anfängt (somit ist es nun möglich genauer einzugrenzen, wonach gesucht wird).

Falsche Suche:
von Mustermann
Bei „nur" dieser Angabe wird die folgende Logik angewendet:
Von -> steht für den Nachnamen
Mustermann -> steht für den Vornamen

Richtige (mögliche) Suche:
von Mustermann, Max
von Mu, Max (der Name muss nicht vollständig eingegeben werden - sollte sich die Suche auf 1 Spieler reduzieren, so wird er gleich automatisch ausgefüllt/ausgewählt).

Erstellen von Mitgliedern

Zugriff: Kundenübersicht → Customer → Mitlgied 

Sollte das neue Mitglied beim Golfverband schon gemeldet sein, so gibt es hierzu die "Verbandssuche". Dabei werden die Daten direkt vom ÖGV gesucht und mit >Enter< (nachdem Kunde ausgewählt und in grün dargestellt wurde) übernommen.

(Pflichtfelder werden wie üblich farblich hervorgehoben) 

Neukunden - Datenbestand der Mitglieder

Als neuer Kunde ist es meist so, dass die übernommenen Kundendaten nicht ident mit den Daten beim ÖGV sind.  

Sämtliche Infos Ihrer Mitglieder, die von Ihrem alten Anbieter geholt werden, sind lokal gespeicherte Daten.

Das bedeutet für Sie, falls die aktuellen Infos vor dem Export nicht vom ÖGV geholt wurden (ÖGV Abgleich), so kann es durchaus vorkommen, dass es zwischen den Daten Ihrer Mitglieder beim ÖGV und den nun vorhandenen Daten bei uns Differenzen gibt.

Option 1: Sie holen die Daten vom Verband ab, da der Stand aktueller/besser ist als der Export. Hierzu müssen Sie die .

Option 2: Sie können entweder Schrittweise z.B. bestimmte Mitgliedstypen, oder gleich alle vorhandenen Mitglieder zum Verband schicken.

Sie können die Mitglieder auch einzeln zum ÖGV hochladen. Mehr dazu unter: Mitglieder - Kundenverwaltung

Falls Sie etwas ergänzen möchten/müssen, können Sie unterhalb der Spaltenbezeichnung die gewünschte Eingabe festhalten (z.B. Mitgliedstyp).

Sie können die Daten unter ÖGV → Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters alle Mitglieder mit dem Button  hochladen.

ÖGV-ID zuweisen/ändern

 Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem ÖGV verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür:

 Pfad: Kunden erstellen > Kunden auswählen > Golf > Verbandsdaten 

Pfad: Kundenübersicht → 
Möchten Sie einen Tagesgast zum Mitglied machen, so können Sie ihn zu einem vollwertigen Mitglied konvertieren, indem Sie unter Golf → Mitgliedschaft → gehen.

Sämtliche Angaben sind in folgendem Screenshot ersichtlich:

Mitgliedschaft bearbeiten

Pfad: Kundenübersicht -> Kunden selektieren -> Golf -> Mitgliedschaft

Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern. Während der Änderung ist standardmäßig eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch angezeigt wird.

Mitgliedschaft beenden

Die Bearbeitung von bestehenden Mitgliedern wurde vereinfacht. Das Austrittsdatum anzugeben ist mit >Mitgliedschaft beenden< möglich.

Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.

Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, in dem Sie die Checkbox ausgewählt lassen (Abrechnungsvorlage anpassen - Erklärung im Screenshot).

Die Möglichkeit die Mitgliedsnummer zu ändern wurde hervorgehoben.

Sie können hier frei wählen, ob Sie die Daten an den Verband schicken möchten oder nicht (siehe Checkbox - Verband Upload).

Mitgliedsnummer ändern

Funktionen wie >Temporäre Mitgliedskarte<, Kartenaufdruck und Begrüßungsschreiben finden Sie ebenso unter Mitgliedschaften.

 Die  Ansicht sieht so aus:

Beim Editieren des Eintrittsdatums können Sie (mit den richtigen Berechtigungen) das Ein- und Austrittsdatum ändern.

Abgleich/Upload von Kunden

Für bestehende Kunden gibt es die Möglichkeit, den Verbandsabgleich und den Upload mit den beschriebenen Buttons zu reaktivieren/deaktivieren.

Das Verbotszeichen visualisiert, dass beim Versuch des Abgleichen der Mitglieder, dieser ausgeschlossen wird.

Das "Hackerl" stellt genau das Gegenteil dar, hier ist das Hochladen aktiviert. Siehe Screenshot: 

Generell gilt, dass das Bearbeiten des HCP von SpielerInnen nur dann aktiv über die Golfsuite möglich ist bei:

• ausländische Spieler
• wenn keine ÖGV-ID hinterlegt ist, oder
• der Abgleich deaktiviert ist.

Wenn dies nicht zutrifft, muss der Golfclub über die Golf.at/admin den Spieler bearbeiten.
Es ist vom ÖGV vorgeschrieben, dass HCP Änderungen prinzipiell über den ÖGV durchgeführt werden müssen.

Mitgliederliste

Hier werden ausschließlich die eigenen Mitglieder vom Club angezeigt.
Eine HCP Liste zu erstellen, je nach Auswahl die man trifft (vordefiniert), ist hier ebenfalls möglich.

Anzeigekategorien

Um die Darstellung in den Startzeiten zu vereinfachen, gibt es die >Anzeigekategorie<.

Pfad: Kunden / Übersicht / Kunden auswählen / Stammdaten (Screenshot: hier besteht schon eine Zuweisung).

Die Änderung des Mitgliedstyps wurde ebenso hervorgehoben. Dabei beachten Sie, dass sich die Farbe, die in der Anzeigekategorie definiert wird, auf die Darstellung im Startzeitenkalender auswirkt (siehe Auswahl z.B. Gold).

Wenn keine Anzeigekategorie besteht, so wird per Voreinstellung die Kategorie generiert, die unter Betreiber / Verwaltete Golfclubs angegeben ist.

Hier können Sie alle Voreinstellungen anpassen. In sämtlichen Vorgängen, wo diese Felder angegeben werde müssen, werden diese Angaben schon vorgeschlagen.

Möchten Sie die Farbe definieren bzw. die bestehende ändern, so müssen Sie wieder über die Betreiber / Verwaltete Golfclubs / Kundenklassifikation auswählen.

Punkt 1+ 2: zeigt den exakten Pfad an (Betreiber / Verwaltete Golfclubs / Kundenklassifikation).

Punkt 3: Hier können Sie eine neue Kategorie bearbeiten (anlegen über "+"). 

Punkt 4: Hier können Sie nun die Anzeigekategorie bearbeiten (anlegen über "+").

Nachdem die Einstellungen fertiggestellt wurden, sieht das Ergebnis im Startzeitenkalender so aus:

Zusätzlich kann die Änderung der Anzeigekategorie auch im Startzeitenkalender (nach Editieren des Spielers im Buchungsdialog) stattfinden.

Dublettenprüfung

Diese Funktion soll das Verwalten eines konsistenten Datenstammes erleichtern.
Sollte ein Kunde fälschlicherweise mehrmals hinterlegt sein (derzeit kann dies normalerweise nur beim Import erfolgen), so können Sie diese zusammenlegen. Dabei werden die Daten zusammengeführt, damit keine Informationen verloren gehen (Rechnungen, Bestellungen, etc.).

Das Duplikat, das verschwindet, trägt die wichtigsten Informationen im „Original" ein (genauere Erklärung unter Schritt 2) und ist mit der Funktion „Kunden zusammenführen" danach gelöscht.

Zugriff auf diese Funktion unter Kunden → Verwaltung → doppelte Kunden zusammenführen

1. Schritt: Auswahl der Kunden, die Sie zusammenführen möchten.

2. Schritt:
 Hier sehen Sie alle Duplikate und welche Informationen jeweils hinterlegt sind. 

Auch wenn die Daten der Duplikate gespeichert werden, ist es ratsam, denjenigen auszuwählen, der mehr Informationen enthält (die Wahrscheinlichkeit, dass diese Daten aktuell sind ist erfahrungsmäßig größer).

In unserem Bsp. sind 3 Duplikate und nur bei einem ist eine ÖGV-ID hinterlegt. Daher können Sie davon ausgehen, dass diese eher verwendet wird.

Diese Funktion ist mit Vorsicht anzuwenden, sollten unterschiedliche Telefonnummer + E-Mailadressen bestehen. Sollte dieser Fall eintreten, werden nur die Daten behalten, die beim Kunden angeführt werden, der weiterhin bestehen soll (unter Rechenschaft ist ersichtlich, wie oft der selbe Kunde hinterlegt ist).

Erstellen von Tagesgast

Um diesen Vorgang zu unterbinden (Duplikate von Kunden) haben wir im Arbeitsschritt +TAGESGAST Absicherungen eingebaut, die Sie daran erinnern, dass diese bereits bestehen.

Diese Regel greift dann, wenn folgende Daten ident eingegeben werden: Über den Verband: Vorname, Nachname und Geburtsdatum.

Ohne den Verband:



Hier werden Sie nochmals darauf hingewiesen, dass dieser Tagesgast schon registriert ist (oben).

Vorgang abbrechen, oder Geburtsdatum des "anderen" Kunden mit gleichem Namen eingeben.

Wiederherstellen von gelöschten Kunden

Diese Funktion ist für gelöschte Kunden vorgesehen.
Es werden die Daten wiederhergestellt, die zuletzt vor dem Löschvorgang abgespeichert waren (z.B. Mitgliedschaftstyp, ausgestellte Rechnungen, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail Adresse,...).

Kundenansicht

Zunächst wird hier zwischen der Ansicht Schnellsuche und Tabellensuche unterschieden.

Schnellsuche: Dient hauptsächlich für die schnellere Variante mit der ÖGV Karte einen Spieler zu suchen. Zusätzlich kompakt, womit auch eine bessere Übersicht bei kleinen Bildschirmen gewährleistet ist.

Tabellensuche: Diese Ansicht ist wiederum sehr hilfreich, wenn Sie z.B. mehreren Kunden eine E-Mail senden möchten. Hier werden spaltenweise Informationen zum Kunden angezeigt.

Stammdaten

Hier können Sie alle Angaben zum Kunden ändern. Zusätzlich haben Sie hier auch noch die Möglichkeit die 'Anzeigekategorie' zu ändern.

Kommunikationskanal

Die E-Mailadresse bzw. die Telefonnummer werden beim Kunden erst dann herangezogen, wenn Sie diese auch als Standardkommunikationskanal definieren.
Optisch sieht dies wie folgt aus: Wird verwendet:, wird nicht verwendet: 

Golf

Memo

Hier können Sie jegliche Art von Informationen zu Ihrem Kunden hinterlassen/bearbeiten/löschen.

Mietartikel

Ein Mietartikel (Abo) ist der regelmäßige Bezug einer Leistung (in diesem Fall Artikel - z.B. Kasten/Spint) gegen Entgelt.

Bestellung / Rechnung

Hier werden alle Greenfee Buchungen festgehalten.

Sammelrechnung

Nach vorgenommenen Einstellungen und angepassten Vorlagen, können Sie einen automatisierter Vorgang bezüglich der Jahresrechnungen erstellen. Dies wird auch u.a. als Sammelrechnung/Jahresvorschreibung bezeichnet.

Detaillierte Infos finden Sie unter: Rechnungen - Backoffice

Anteilscheine

Der Begriff Anteilschein wird in zweierlei Hinsicht verwendet. Der Anteilschein im engeren Sinn ist eine Urkunde, die dem Inhaber einen Anspruch gegen eine Kapitalanlagegesellschaft (Fonds) verbrieft.

Unter Anteilschein im weiteren Sinne versteht man Urkunden über die Mitgliedschaft in kapitalistischen Vereinen.

Kunden Tags

Hier können Sie Tags erstellen und diese mehreren Kunden zuordnen, ebenso können Sie diese Zuordnung über die Kundenverwaltung filtern.
Der Vorgang ist simpel: bei einem ausgewählten Kunden (in der Kundenverwaltung) navigiert man zu Kunden Tag.

Hier gibt es 2 Buttons:

• Sie wählen ein bestehendes Tag aus oder
• Erstellen und wählt aus. 

Gruppenverwaltung

In der Gruppenverwaltung wurden folgende Themen festgehalten:

Erstellen einer Gruppe, definieren eines Zahlenden, Aktivierung der Abrechnung, Anlegen einer Position in der Gruppe und die Verwaltung dieser gesamten Punkte.

Die Familienkonfiguration wird in der Gruppenverwaltung vorgenommen. Gruppen werden meist in Kombination mit der Sammelrechnung verwendet (wie z.B. die Jahresrechnung).
Der Zugriff ist unter Kunden → Verwaltung → Gruppen gegeben (alternativ über die Schnellsuche, siehe Allgemeine Informationen#Menüführung).

Haben Sie vor eine neue Gruppe zu erstellen, empfehlen wir Ihnen zunächst unter der Gruppenkonfiguration einen Typ zu erstellen und danach die Positionen erstellen können.
Dadurch wird Ihnen gewährleistet, dass Sie die Gruppe in einem Arbeitsgang, erstellen können.

Zunächst muss ein Zahlender definiert sein. Die Rechnung der Gruppe wird nur an den Zahlenden gerichtet. Dieser kann auch nur als Zahlender definiert sein ohne Mitglied der Gruppe zu sein.

Der Zahlende wird auch später mit einer Scheckkarte versehen, um diesen zu markieren/hervorzuheben (in der Gruppenverwaltung).

Nachdem die Gruppe erstellt ist, sehen Sie diese Ansicht:

Gruppenmitgliedschaft editieren bzw. löschen:

Im 3. Absatzbereich wird angezeigt, wo der ausgewählte Kunde überall als Zahler angeführt ist.

Diese können Sie wie >die Gruppe editieren< (Screenshot weiter oben).

Zusätzlich gibt es noch visuelle Hilfestellung in Form einer Scheckkarte und einem € Symbol.

Die Scheckkarte soll darstellen, dass derjenige für die Gruppe bezahlt.

Das € Symbol stellt dar, dass derjenige Kunde in dieser Gruppe mit Abrechnung aktiv ist, somit wird für ihn gezahlt. 

Agentenvereinbarung

Die Agentenvereinbarung beginnt zunächst mit der Anfrage eines Unternehmens (Hotels, Reisebüros, etc.) an Sie über das Nexxchange - Portal.
Hier muss zunächst der Vertrag von Nexxchange unterzeichnet und retour verschickt werden.

Erster Schritt - Anfrage vom Vermittler(Hotel) aus dem Nexxchange Portal: http://nexxchange.com/signup/agent 

Nach Zusenden des Vertrages wird ein 'Kunde' (blauer Hintergrund in der Tabellensuche) angelegt, der Ihnen sein Interesse bekanntgegeben hat.
Zusätzlich wird Ihnen eine Nachricht vom Interessenten in der GolfSuite angezeigt, die Sie unterfinden können. (Diese dient rein zur Information für Sie)

Nachdem Ihnen der Interessent in Ihrer GolfSuite angelegt wurde, können Sie den Kunden auswählen und Ihre Konditionen unter der Agentenvereinbarung erstellen und Ihre Antwort zusenden:

Zunächst legen Sie Ihre Konditionen fest. Interessent auswählen

Kundenübersicht → Suche nach dem Vermittler → Nun wählen Sie die Karteikarte Agentenvereinbarung aus und können mit der Eingabe Ihrer Konditionen somit beginnen: 

Nachdem Sie die Konditonen für den Interessenten definiert haben, sehen Sie nun Ihre Eingaben die Sie noch mit folgenden Punkten erweitern können (Siehe unterhalb vom Abbild unten): 

• Keine sofortige Rechnungsstellung: Sollten Sie diese Funktion selektieren, so werden die Rechnungen für Online-Greenfee nicht sofort generiert und Sie können diese selber mit  anstoßen.

• Spezialangebote: Spezifiziert, ob der Agent an Spezialangeboten teilnimmt, z.B. Gutschein Kontingente (Sehen Sie hierzu auch Artikelverwaltung - Warenwirtschaft)
   

Nachdem Sie die Kondition für den Agenten angelegt haben, können Sie nun diesen mit dem Interessenten teilen/schicken.

Diese können Sie anstoßen, indem Sie über denButton die Daten mit dem Portal synchronisieren.

Nun kann der Interessent, je nach Berechtigungen die er erhalten hat, nun Vouchers z.B. drucken/verkaufen.

Der Interessent sieht nun (nachdem er Ihr Anforderungen angenommen hat) Ihre gestellten Konditionen: 

Kommunikationsprotokoll

Hier werden alle Nachrichten festgehalten, die via E-Mail oder SMS kommuniziert werden.

Mit den richtigen Berechtigungen finden Sie diesen Punkt unter Kunden → Kommunikationskanal.

E-Mail senden 

Der E-Mailversand in der Kundenübersicht greift immer auf die, im Moment angezeigten, Kunden in der Tabellenansicht. Das bedeutet, wenn Sie z.B. einen Filter aktiv haben mit allen Mitglieder des Typs X mit der Anzahl 1.000 Mitgliedern, dann wird mit Auslösen der Funktion , an alle 1.000 Mitglieder ein E-Mail versendet. Möchten Sie einen Anhang (bzw. mehrere) im E-Mail mitschicken, so müssen Sie mit der üblichen Mehrfachauswahl die Dateien auswählen:

Mehrfachauswahl (Multiselect):

Häufig gestellte Fragen

Kosten die Dienste, E-Mail bzw. SMS senden dem Golfclub  etwas?

E-Mail: Grundsätzlich bieten wir Ihnen das E-Mailversenden kostenlos an. Erfahrungsgemäß ist jedoch der Wunsch da, dass die Clubs Ihre eigenen Adressen verwenden wollen, damit die Kunden die Kommunikation besser zuordnen können.
Nach Konfiguration mit Ihren Zugangsdaten, kann die GolfSuite so konfiguriert werden, als würden Sie diese aus Ihrem E-Mail Konto verschicken.

SMS: Nähere Information erhalten Sie von uns nach  Bekanntgabe, dass Sie diese Funktion verwenden zu wollen.

Handhabung der Spieler mit ausländischer ID

Beispiel:

Max Mustermann existiert bereits beim ÖGV mit einem deutschen Heimatclub und deutscher ÖGV ID 49xxx.
Dieser Änderungen sind normalerweise direkt beim ÖGV vorzunehmen (nur er kann den Heimatclub ändern). In diesem speziellen Fall wird sich vermutlich auch die ÖGV ID auf eine österreichische mit 43xxxxx ändern. 
Diese können Sie dann manuell in der GolfSuite anpassen.