Die Verwaltung der Artikel und Warenwirtschaft befindet sich unter dem Menüpunkt Artikel.
Hierzu gehören Unterpunkte wie Artikel, IoT-Ballautomat, Voucher, Mietartikel, Lieferscheine, Bestellscheine, Inventurliste, etc.

Übersicht

Achtung! Wenn Sie Ware von neuen Lieferanten beziehen und den Bestand überwachen wollen, müssen Sie bevor Sie die Ware anlegen den Lieferanten unter Artikel / Warenwirtschaft / Lieferanten anlegen!

Zur Artikelübersicht gelangen Sie über den Menüpunkt "Artikel", oder über die "Schnellsuche" (wie unter Allgemeine Informationen#Menüführung erklärt).

Hier sehen Sie die Möglichkeiten, die Artikel nach Hauptkategorie, Artikelkategorie einzugrenzen. Wir empfehlen Ihnen dies Kategorien zu nutzen, da im täglichen Gebrauch die Arbeit um vieles erleichtert wird. Hilfestellung zur Sortierung und Erklärungen der Buttons finden Sie unter Allgemeine Informationen#Tabellen(Grid).

Artikelnummer: Diese können Sie selbst vergeben. Sollten Sie eine Kategorie beim Anlegen des Artikels auswählen, dessen Artikelnummer durch den Nummerngenerator (Pfad: Administration / Verwaltungstabellen / Nummerngenerator) vergeben wird, dort sehen Sie die letzte vergebene Nummer:

Die Artikelnummern muss eindeutig sein, wir empfehlen Ihnen den Nummerngenerator standardmäßig zu verwenden.

Es wird davon abgeraten "alte" Artikelnummern zu ändern oder wiederzuverwenden. Dies führt nur zu Verwirrung beim Datenexport, Abstimmung mit der Buchhaltung (BMD), etc.

Diese Artikelnummern sind intern, für den Club und nicht zu verwechseln, mit der Artikelnummer Ihrer Lieferanten.

Artikelbezeichnung: Name des Artikels

Beschreibung: Hier können Sie zur Ergänzung des Artikels weitere Angaben festhalten.

Verkaufspreis: Wird beim Anlegen definiert, in welcher Einheit (z.B. Euro) und Zahlungsart (Brutto/Netto).

Steuersatz: Hier sehen Sie den Steuersatz, der auf diesen Artikel Anwendung findet.

Bestand: Der aktuelle Lagerstand des Artikels, vorausgesetzt Sie führen Lagerstände

Hauptkategorie/Kategorie: Hier sortieren Sie nach der jeweiligen Auswahl (siehe Screenshot unten).

Ausprägungen: Hier sehen Sie, ob Merkmale zu diesem Artikel hinterlegt sind ( z.B. Farbe: Rot, Muster: Kariert, Größe: XL, usw.)

Verkäufer: Dieser Verkäufer ist jener, der diesen Artikel betriebswirtschaftlich gesehen verkauft.

Artikel anlegen

Im oberen Bereich sehen Sie die Menüführung, die uns 2 wichtige Informationen gibt:

... wo Sie sich befinden
... fehlen Angaben, die zum Abschließen des Artikels notwendig sind (Grün = Eingabe OK bzw. nicht notwendig, Orange = benötigte Infos fehlen).

Hintergrund Grün: Diese Seite wurde schon einmal aufgerufen, die Angaben sind OK.
Schrift Grün: Diese Seite muss nicht von Ihnen bearbeitet werden, Sie können dennoch Informationen zum Artikel angeben.
Schrift Orange: Hier fehlen notwendige Angaben zum Artikel, weshalb der Artikel nicht in diesem Zustand gespeichert werden kann.

Mit Angaben zur Basisinformationen und dem Lagerstand sind genügend Informationen vorhanden, um einen Artikel anzulegen.

(es wird folgende Logik für den ganzen Artikel-Flow angewendet: Mit Speichern wird jederzeit der Artikel angelegt. Sie können nach der Eingabe der Basisinformationen zwischen den anderen Bereichen herumspringen).
Die Erklärungen zu sämtlichen Schritten sehen wie folgt aus:

Bereich - Allgemeine Informationen

Verkäufer: Dieses Feld setzt voraus, dass schon ein Verkäufer angelegt wurde.
(Trennung von Mitarbeiter/Artikel/Statistiken/Berechtigungen etc.)

Artikelkategorie: Trennt Artikel z.B. am POS zur besseren Auflistung (kategorisch), dient für Auswertungen.

Artikelbezeichnung: ist ein Pflichtfeld.

Artikelnummer: Abhängig von der ausgewählten Artikelkategorie, ob Pflichtfeld oder nicht (sollte kein Nummerngenerator hinterlegt sein, ist es ein Pflichtfeld und somit farblich hinterlegt).

Bereich - Verkaufspreis Informationen

Verkaufspreis: Der eigentliche Wert des Artikels wird hier definiert.

Währung: Derzeit steht nur Euro zur Auswahl.

Preisbasis: Netto/Brutto.

Steuersatz: Hier ist der entsprechende Steuersatz zu wählen.

Bereich - Sonstige Informationen

Einheiten: Hier können bestehende ausgewählt werden. Mit demButton ist es im Workflow möglich, eine neue Einheit anzulegen.

Verfügbarkeit: Möglichkeiten teilen sich auf in Verbieten, Erlauben und Backoffice (hier kann ein Artikel angelegt und erst später freigegeben werden z.B. = Verbieten)

Bereich - Zusatzinformation

Informationen

Kurzbezeichnung, Beschreibung, Notiz und Bündelprodukt

Codes & Referenzen

Artikel Barcode: Hier wird der Barcode des Artikels hinterlegt. Es ist möglich alternativ “alle” Hersteller Barcodes zu erfassen die unter 100 Zeichen lang sind.
Mit einem Barcodescanner kann der Lieferanten Barcode erkannt und ausgewählt werden.

Buchungsreferenz: ist notwendig für SEPA Lastschriften und für den BMD Export.

Darstellung

Farbe & Symbol: ist für die optische Darstellung an der Kassa (der Kurzname wird in dieser Farbe bzw. Symbol dargestellt).

Klassifizierung

Artikel Typ ist derzeit in "Greenfee" und "Andere" zu unterscheiden.

Durch die Angabe "Greenfees" können Sie Gruppierungen in den TeeTimes gestalten. Somit ist es möglich z.B. eine 18-Loch Buchung in weiteren Schritten genauer anzugeben
(mehr dazu unter: TeeTimes - Abschlagszeiten#Abschlagszeiten-Buchen).

Bereich - Lagerstandsinformation

Hier unterscheiden Sie, ob Sie einen Lagerstand führen wollen oder nicht (daher sind diese Informationen notwendig).

Lagerstand führen

Wenn Sie einen Lagerstand führen wollen → Lagerstandsinformation selektieren:

A - Lagerorte: Hier wird angegeben, wo der Artikel gelagert wird.
Unter dem Lagerort ist erneut eine Bestandsüberwachung vorhanden. Sie können also nur auf dieses Lager bezogen auch eine Bestandsüberwachung führen.

B - Bestandsüberwachung: Dient zur sauberen Verwaltung der Informationen, um Inventur und Bestellwesen effizienter zu gestalten.

C - Lieferant: Hier werden die Daten hinterlegt zu:

Lieferant: Hier geben Sie an, wer Ihnen diesen Artikel geliefert hat.
Artikelnummer Lieferant: Mit dieser Artikelnummer können Sie die Bestellung durchgeben (interne Artikelnummer beim Lieferanten).
Barcode Lieferant: Alternativ zur Artikelnummer des Lieferanten, gibt es auch einen "Barcode Lieferant" (interne Barcodenummer beim Lieferanten).
Einkaufspreis/Währung/Preisbasis/Steuersatz: Hier hinterlegen Sie die tatsächlichen Daten zum Einkauf des Artikels.

Lagerstand nicht führen

Wenn Sie keinen Lagerstand führen wollen → Anderer (die 2.Option nach 'Lagerstandsinformation') selektieren:

Periodische Verrechnung z.b. Einmalig, Täglich, Wöchentlich etc.

Sektion: Wird aus der Geschäftsstruktur übernommen. Für mehr Infos siehe Golfclub#Geschäftsstruktur.

Sobald Sie diese Infos angegeben haben, können Sie einen Artikeln abschließen/speichern (sollten alle übrigen Infos eingegeben worden sein).

Artikel - Facette

Hier werden alle Merkmale zum Artikel hinterlegt, die Sie zuvor unter Pfad: Artikel / Verwaltung / Facetten erstellt haben.
Sollten diese nicht bereits bestehen (Farbe, Größe, Muster, etc...) so können Sie diese mit demButton neu anlegen. Das gleiche gilt für die Facetten (Rot, Gelb, X Large, XX Large, etc.).
Bei Eingabe der Facetten wird links unten angezeigt, ob dieser Artikel schon einmal angelegt wurde.
Sollte es solche Artikel schon geben, sehen Sie eine kleine Tabelle, mit welcher Ausprägung diese schon vorhanden sind (diese ist Ihnen behilflich, Duplikate zu vermeiden).

WICHTIG

Bitte beachten Sie, dass Sie zu jedem Artikel pro Merkmal nur 1 Facette hinzufügen können.

Wenn Sie also einen Pullover in Rot angelegt haben, müssen Sie für einen weiteren Pullover in Gelb ein neuen Artikel anlegen!
Hier brauchen Sie allerdings nicht alle Angaben erneut einzugeben. Durch die automatische Copy/Paste Logik wird hier ein Duplikat erstellt, bei dem Sie lediglich Artikelnummer und Lagerort eintragen müssen.

Artikel duplizieren

Um einen Artikel zu duplizieren, müssen Sie einen neuen Artikel anlegen. Dies können Sie über denButton. Danach sehen Sie sofort auf der linken Seite die Artikelsuche.
Hier geben Sie den Artikel an, den Sie duplizieren möchten. Danach können Sie über denButton, sämtliche Angaben für den neuen Artikel übernehmen, außer der Artikelnummer und den Lagerort inkl. Menge (diese müssen manuell eingegeben werden, da abweichende Infos bestehen könnten).

Bereich - Übersicht

Die Zusammenfassung der eingegeben Daten. Bei Fehleingaben können Sie jederzeit zwischen den Bereichen wechseln und diese ausbessern/ändern/ergänzen.

Bearbeitung des Artikel

Nachdem Sie einen oder mehrere Artikel angelegt haben, können Sie diese jederzeit überarbeiten. Hierzu genügt es einen Artikel auszuwählen und zu überschreiben.
Diese Änderung(en) werden mit einem Klick auf abgespeichert. Diese Vorgehensweise ist bereichsunabhängig und wird überall gleich angewendet.

Bezugsquelle

Derzeit sind hier 2 Möglichkeiten gegeben:

Erfassen der tatsächlichen Einkaufsinformation des Artikels
Angabe (falls erwünscht) der "Artikel im Namen von" / "auf Rechnung von"

Stellvertretung (Durchgangsposten)

Die Stellvertreter Funktion wird dann verwendet, wenn Sie Artikel / Produkte im Namen von anderen Personen stellvertretend verkaufen. Quittungen / Rechnungen werden im Namen von dritt Personen ausstellen.

Zunächst zu der Konfiguration dieser Funktion:
Die 3. Person müssen Sie als Lieferanten im System erfasst haben. Wie Sie den Lieferanten anlegen können finden Sie unter Artikel - Übersicht#Warenwirtschaft-Lieferant.
Pfad: Artikel / Verwaltung / Stellvertretung

Mit dem Button können Sie nun angeben, ob dieser als "im Namen von" und/oder als "auf Rechnung von" Rechnungen stellen soll:

Im Namen von
Für die Erbringung der Leistung ist die 3. Person verantwortlich.

Auf Rechnung von
Hier wird das Geld für die 3. Person eingenommen.

Nachdem Sie einen Stellvertreter angelegt haben, können Sie nun im System hinterlegen, welche Artikel nun im Namen des Stellvertreters in Rechnung gestellt werden.
Diesen können Sie bei sauberer Datenqualität direkt in eine Artikelkategorie (Pfad: Artikel / Verwaltung / Kategorien) hinterlegen. Somit haben sämtliche Artikel in dieser Artikelkategorie den Stellvertreter den Sie definieren (siehe Screenshot unten):

Möchten Sie die Artikel lieber einzeln bei den gewünschten Stellvertretern hinterlegen, so müssen Sie diese über die Artikelverwaltung (bei ausgewähltem Artikel) auf die Bezugsquelle und diese hier hinterlegen.

Ist der gewünschte Lieferant noch nicht im System als Stellvertreter erfasst worden, so können Sie diesen wieder mit dem Button hinterlegen:

Überschreiben von Stellvertretern

Möchten Sie ein bestehenden Stellvertreter überschreiben, so müssen Sie (falls einer schon vorhanden ist) diesen lediglich anklicken, den erwünschten Lieferanten eingeben und speichern.

Sollte der Stellvertreter jedoch aus der Artikelkategorie kommen, können Sie diesen nicht entfernen (überschreiben können Sie jederzeit).

Nachdem Sie diese Einstellungen (einmalig!) vorgenommen haben, wird dieser bei richtiger Konfiguration der Vorlage (Quittung / Rechnung je nach Wunsch) visuell folgendermaßen dargestellt, siehe rote Rahmen im Screenshot unten:

Bestandsinformation - Lagerbewegungen

Hier sehen Sie zunächst den Lagerort, Bestandsinformationen und Lagerbewegungen des Artikels (Pfad: Artikel / Warenwirtschaft / Bestandsinformationen).

Als weitere Funktion ist unter diesem Menüpunkt die Lagerbewegungen zu finden.

Hier sehen Sie sämtliche Bewegungen - nach Auswahl des Artikels und dem gewünschten Lager - eine genaue Protokollierung dazu:

Lager auswählen → Artikel auswählen und danach sehen Sie die Infos zum ausgewählten Artikel, (siehe Screenshot unten).

Gelöschte Artikel wiederherstellen

Sollten Sie einen Artikel gelöscht haben und müssen diesen wiederherstellen, so können Sie dies mit dem Button durchführen.
Im Zuge dessen sehen Sie alle Artikel, die gelöscht sind.

Diese können sie einfach mit wiederherstellen (siehe Screenshot oben).

Bitte beachten Sie:

Alle Informationen zum Artikel werden vor dem Löschvorgang abgespeichert. Diese werden im Prozess "Wiederherstellen" genauso wieder hergestellt.

Hierzu gehört auch die Haupt- und Artikelkategorie, sollten diese in der Zwischenzeit gelöscht worden sein.

Dies gilt jedoch nicht, wenn die Hauptkategorie/Artikelkategorie "nur" umbenannt wurde. In diesem Fall kommt der wieder hergestellte Artikel in die Kategorien mit der "neuen" Bezeichnung.

Kategorien

Hier findet die Verwaltung der Hauptkategorie inkl. der sich hierarchisch darunter befindenden Kategorie statt.

Zunächst beginnen Sie mit dem Anlegen einer Hauptkategorie. Hier können Sie folgende Angaben machen:

Buchungsreferenz: ist notwendig für SEPA Transaktionen und einen sauberen BMD-Export siehe: BMD - Export
Pos-Symbol, Farbe & POS-Bezeichnung: Darstellung, wie die Kategorie in der klassischen Suche am POS aussehen soll.
Nummerngenerator: Alle Artikel, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt erstellen und dieser Kategorie zuordnen, bekommen - automatisch generiert - eine Artikelnummer zugewiesen.
Steuersatz: Wählen Sie diese Hauptkategorie bzw. die Kategorie darunter aus, wird beim Artikel dieser Steuersatz ausgefüllt. Sie können diese jederzeit dennoch überschreiben.

Danach erstellen Sie unterhalb eine Artikelkategorie

Folgende Felder möchten wir Ihnen näher bringen:

Steuer: Wenn Sie hier erneut einen Steuersatz angeben, so wird dieser (falls vorhanden) in der Hauptkategorie 'überschrieben' (es greift immer jener, der näher dran ist, hierarchisch gesehen).
Verkäufer: Hier geben Sie an, welcher Verkäufer die Artikel in dieser Kategorie verkaufen darf.
Nummerngenerator: Wie beim Steuersatz gilt, wenn einer in der sich darüber befindenden Hauptkategorie definiert ist, wird dieser 'überschrieben' (es greift immer jener, der näher dran ist, hierarchisch gesehen).
Section: Verlinkung folgt.
Artikel-Hauptkategorie: Hier geben Sie an, zu welcher Hauptkategorie diese Kategorie zugewiesen werden soll. Wird automatisch ausgewählt.

Nachdem Sie die Kategorien erstellt haben können Sie bei Neuanlage der Artikel die Kategorie (Artikel-Hauptkategorie und Artikelkategorie) zuordnen.

Während Sie einen Artikel anlegen, geben Sie an, welcher Kategorie diese zugewiesen werden soll. Währenddessen wird im Hintergrund auch die Hauptkategorie automatisch zugewiesen, in der sich die Kategorie befindet.

Nachdem Sie die beiden Kategorien (Artikel-Hauptkategorie und Artikelkategorie) angelegt haben und die Artikel den entsprechenden Kategorien zugeordnet haben sollte es wie im Screenshot unten aussehen.