Hier können Sie die Verwaltung des Golfclubs gestalten (automatisierte Vorgänge anpassen).
Weiters werden die Anmeldedaten für die Schnittstelle zum ÖGV, Voreinstellungen für Mitglieder/Tagesgäste und vieles mehr festgehalten.
| Table of Contents | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Das Menü
Mein Golfclub
Hier können Sie in jedem Bereich angeben, welche Standardwerte verwendet werden (siehe Screenshot).
...
| Feld | Erklärung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Mitgliedschaftsnummer Generator | Beim Erstellen eines neuen Mitglieds wird die nächstmögliche Nummer durch den gewählten Generator automatisch vergeben. | Sie können diese Nummer im Prozess während des Anlegen des Mitglieds ändern. |
| Mitgliedstyp | Beim Erstellen eines neuen Mitglieds wird immer der hier angegebene Mitgliedstyp vergeben. | Auch hier können Sie diesen im Nachhinein anpassen. |
| Zahlungskategorie | Beim Erstellen eines neuen Mitglieds wird diesem immer die hier ausgewählte Zahlungskategorie zugewiesen. | Diese dient zur Trennung z.B. von Rechnung, Jahresrechnung oder Pacht. |
| Region | Hier geben Sie eine Suchpräferenz an. Durch diese Angabe wird z.B. im Hintergrund bei Angabe einer Telefonnummern kontrolliert, welche Vorwahl zutreffend ist. | Diese Angabe hat eher einen technischen Hintergrund, weshalb Sie diese überspringen können, da diese schon angegeben ist. |
Anzeigekategorie Mitglieder | Beim Erstellen eines neuen Mitglieds wird immer die hier ausgewählte Anzeigekategorie angezeigt. | Auch hier können Sie im Nachhinein diese anpassen. |
| Anzeigekategorie Gäste | Beim Erstellen eines neuen Tagesgastes wird immer die hier ausgewählte Anzeigekategorie angezeigt. | Auch hier können Sie im Nachhinein diese anpassen. |
| Nationaler Verband | Hier wird angegeben, zu welchem Verband die Suchfunktionen geschickt werden. | Diese Einstellungen sind automatisch angepasst. |
Anmeldedaten - ÖGV Schnittstelle
Pfad: ÖGV / Zugangsdaten
...
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
Bitte vergewissern Sie sich, dass die eingegebenen Daten richtig sind. Ohne diese können mehrere Dienste nicht verwendet werden (Nennungen von Spieler im Turnierwesen, Spieler hoch- und herunterladen, Verbandssuche...). Denken Sie auch daran dass Sie, wenn Sie Ihr Passwort direkt beim Verband ändern, die Änderung auch hier ändern müssen! |
Kundenklassifikation
Hier können Sie Mitgliedsarten und dessen Darstellung im Startzeitenprogramm erstellen und anpassen.
Mitgliedsarten - Mitglied erstellen
Pfad: Club / Mein Golfclub → Reiter Kundenklassifikation (siehe Screenshot unten)
...
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
|
Währenddessen wird im Hintergrund eine neue Rechnungsvorlage (Reiter Rechnungsvorlagen) erstellt, die Sie über den Button 
befüllen (z.b. Jahresgebühr, ÖGV-Abgabe etc.).
Anzahl Ihrer Mitglieder und Mitgliedstypen
Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mitgliedschaften zu bearbeiten, neue zu erstellen und auszulesen wieviel Mitglieder Sie zu welchem Mitgliedstyp haben.
Diese Liste können Sie wie immer in der Tabellenansicht über das PDF/Excel Symbol exportieren zur weiteren Bearbeitung exportieren.
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
Bitte beachten Sie, dass das Löschen eines Mitgliedstyp, nur dann möglich ist, wenn dieser keinem Mitglied mehr zugewiesen ist. Die gleiche Logik gilt auch für die Anzeigekategorie und den Kundentags. |
Kartenaufdruck
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
|
...
In diesem Beispiel würden also allen Mitgliedern - die den Mitgliedstyp "Kinder U14" zugewiesen bekommen haben, den Kartenaufdruck "U 14" erhalten.
Somit muss diese Info nurmehr an den Verband geschickt werden, wo die Karten bestellt werden.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit in der Kundenverwaltung Pfad: Kunden / Mitgliederliste, dort sehen Sie ob das Mitglied einen Standardaufdruck verwendet, oder einen individuell angepassten Aufdruck hat.
Anzeigekategorien
Pfad: Mein Golfclub / Kundenklassifikationen / Anzeigekategorie
...
Zunächst erstellen Sie eine Kategorie. Hier können/müssen Sie angeben, ob Sie diese auch als Mitgliedskategorie verwenden wollen.
Durch den Hacken in anhaken der Checkbox ist diese aktiviert:
...
Die Farbe die Sie bei der Anzeigekategorie einstellen, wird im TeeTime Kalender dargestellt (Pfad: Reservierungen / TeeTime Kalender), damit haben Sie eine bessere Übersicht der unterschiedlichen Reservierungen.
Kundentags
Pfad: Mein Golfclub / Kundenklassifikationen / Kunden-Tags
Hier können Sie Tags erstellen und sehen welche Tags an wie vielen Kunden/Mitgliedern zugewiesen wurde.
...
Tags können auch bei den Wettspielen verwendet werden, lesen Sie dazu mehr unter Wettspiele.
Rechnungsvorlagen
Pfad: Mein Club / Vorlagenverwaltung (Dokumentenvorlagen + Vorlagenelemente
Vorlagen - Übersicht
Sobald Sie sich unter Pfad: Clubs / Vorlagenverwaltung befinden (Achtung, dazu brauchen Sie die Berechtigung), sehen Sie alle vorhandenen Vorlagen Ihrer GolfSuite.
...
Hier sehen Sie nun außen den Button für den 
Versand. Bei betätigen des Buttons erscheint Ihnen (je nach Anzahl wieviele Sie definiert haben) der Name der Vorlage: 'Nexxchange Support - Newsletter'
Vorlage bearbeiten
Pfad: Club / Vorlagen / Übersicht (Achtung! Berechtigung)
...
Hier können Sie die Formatierung (ähnlich wie im Word) bearbeiten und anpassen:
Vorlage anwenden
Nachdem Sie die Vorlage (siehe Screenshot oben) bearbeitet und angegeben haben, in welchem Bereich diese verwendet wird, können Sie diese nun im jeweiligen Bereich (z.B. Kundenübersicht - bei richtiger Angabe unter "Vorlagen Bereich") anwenden:
...
Darstellung der Vorlage
Um das volle Potenzial dieser Funktion ausschöpfen zu können, werden Ihrerseits mehr Informationen bzw. Unterlagen benötigt (Vorlage wie es aussehen soll, Bilder, Infos zur Formatierung, usw...)
Definitionen der Platzhalter
Um die volle Power der Platzhalter verwenden zu können, möchten wir hier für Sie die Definitionen der Platzhalter tabellarisch zur besseren Verständigung hinterlegen.
...
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Hier geben Sie an, in welchen Zeitabschnitten dieser Artikel verrechnet wird z.B. vierteljährlich. Gehen wir davon aus, dass Sie jedoch nur 1 x pro Jahr verrechnen, wird dieser Artikel 4 x verrechnet. |
Bebuchbare Plätze
Pfad: Club / Mein Golfclub → Reiter "Bebuchbare Plätze
...
Hier wird wieder über den 
Button der/die Golfkurs/e (Bezeichnung) angegeben.
Pro bebuchbarem Platz kann eine TeeTime-Saison angelegt werden (dieser Punkt hat keinen Einfluss auf den Preis).
Folgebuchung - Einstellungen der Zeit
In den bebuchbaren Plätzen können Sie sich die Spieldauer einstellen. Anhand dieser Information wird die Folgebuchung vorgeschlagen.
...
8:00 Uhr (Buchungszeitpunkt) + 4:30 h (Spieldauer) = 12:30 Uhr ist die 1. Folgebuchung, die Ihnen vorgeschlagen wird.
Golfplatz Online stellen (
...
Marktplatz)
In den bebuchbaren Plätzen haben Sie ebenfalls die Möglichkeit selbst zu entscheiden, welche Golfplätze Sie online (www.nexxchange.com) einem Mitglied/Gast zur Verfügung stellen wollen.
Übersicht
Pfad: Clubs / Übersicht
Hier werden alle Daten der Golfclubs angezeigt. Diese Schnittstelle aktualisiert sämtlichen Daten der Golfclubs über den Verband. Wir empfehlen am Anfand der Golfsaison einmalig die Golfclubs zu aktualisieren.
Dashboard
...
TeeTime-Statistiken
Verkäufer
Den Aufbau Ihres Golfclubs können Sie starten, indem Sie den Verkäufer zunächst auswählen.
...
Im Anhang können Sie im Bereich Geschäftsstruktur nun einen Standort und eine Sektion hinzufügen:
Nachdem Sie nun eine Sektion haben, können Sie die Lagerorte zu dieser hinzufügen (siehe Screenshot oben).
Verkäufer anlegen für POS (Registrierkasse)
Pfad: POS / Verwaltung / Verkäufer
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Sie können beliebig viele Verkäufer anlegen und diese auch an mehreren Schnittstellen ansteuern. Um Ihnen die gewünschte Übersicht zu gewährleisten, können Sie an jeder gewünschten Schnittstelle (Rechnungsübersicht, Artikelübersicht, Rechnungspositionen, usw...) nach dem gewünschten Verkäufer filtern. Wie Sie in der GolfSuite filtern können, sehen Sie unter Allgemeine Informationen#Filterfunktion. |
Die Verkäufer verwenden üblicherweise eine getrennte Buchhaltung, z.B. Golfclub, GmbH/AG etc..
Diese können Sie weiters unterscheiden mit unterschiedlichen Rechnungskreisen, Vorlagen, Abrechnungsläufen, Kassensystemen, Tagesberichten, Zahlungsarten, Artikelverwaltung und vieles mehr.
Möchte Sie einen neuen Verkäufer anlegen, kann mit dem 
Button in der Tabellenansicht (Grid) begonnen werden:
(Pflichtfelder sind wie immer "farblich" hervorgehoben)
Angaben zum Verkäufer ergänzen wir mit folgenden Karteikarten:
Bankdaten: Hier werden die Bankdaten hinterlegt, es findet keine Validierung statt (die Eingabe kann frei ausgewählt werden).
Zahlungsart: Welche Zahlungsarten dem Verkäufer zur Verfügung stehen (Rechnung, Bar, Kreditkarten, Kundenkonto etc..
Verkäufer Zustand: Hier wird das Finanzjahr eingestellt/angezeigt, welche Rechnungsnummer zuletzt verwendet wurde (Bestell-, Mahnung- und Rechnungsnummer) und ein Rechnungskreis erstellt.
...
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
Prinzipiell haben alle Verkäufer die Formatierung Jahr/00000000 (= z.B. 2027/00198750). Sollten Sie nun eine abweichende bzw. eine komplett andere Formatierung wünschen, kontaktieren Sie bitte den Nexxchange Support (support@nexxchange.com)! Die zu hinterlegte Angabe (siehe Screenshot unten "Format") ist in "Java" Formatierung. |
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
Da die Golfsaison meist nicht von 1.1. bis 31.12. des Jahres ist, muss das Finanzjahr manuell angestoßen werden, damit umgestellt wird. Sollten Sie also z.B. im Oktober schließen und im März erneut aufmachen, können Sie noch Rechnungen für das Finanzjahr für Oktober weiterhin verwenden. Nachdem Sie alle Rechnungen für das vergangene Jahr erstellt haben, können Sie das «Finanzjahr vorrücken » Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang pro Verkäufer durchgeführt werden muss. (Jeder Verkäufer hat einen eigenen Verkäuferzustand = Finanzjahr) Sobald Sie das «Finanzjahr vorrücken » werden die Nummerngeneratoren zurückgesetzt. Ist dies nicht erwünscht, können Sie die letzte Rechnungsnummer "anpassen" (siehe Screenshot oben). |
Hier haben Sie die Möglichkeiten das Finanzjahr sowie auch Mahnungsnummer und Lieferscheinnummer händisch anzupassen/wechseln.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Achten Sie bitte, falls Sie die Pfeile beim Finanzjahrwechsel verwenden, es wird keine Änderungen übernommen Sie müssen das Jahr händisch eintragen (siehe Screenshot unten). |
Vorlagen Zuweisung: Hier können Sie für Ihren Verkäufer für jeden Bereich mehrere Vorlagen definieren/zuweisen:
Nachdem Sie Ihren Verkäufer ausgewählt haben wechseln Sie zu dem "Reiter" Vorlagen Zuweisung und klicken auf
...
- Rechnungsformat aus, in welchem Bereich eine Vorlage zugewiesen werden soll.
- Als nächstes wählen Sie die erstellte/vorhandene Vorlage aus.
- Zuletzt können Sie auch angeben ob diese Vorlage als Standard immer vorgeschlagen werden soll:
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Bitte beachten Sie, dass zunächst immer die beim Verkäufer definierten Vorlagen beim Ausdrucken der Rechnungen herangezogen werden. |
Export Konfiguration
Zugriff: Club → Export Konfiguration
Schnellzugriff: Über die "Schnellsuche" 
Export Konfiguration suchen.
Mit dem 
können Sie die Konfiguration starten.
Hier werden nun folgende Bereiche definiert:
...
Sollten Sie diese nicht aktivieren, so können Sie diese trotzdem speichern, jedoch wird Sie nirgendwo angeboten.
(Idee: z.B. jetzt die Eingabe machen und später verwenden, wenn Bedarf besteht).
...
Diese Felder werden exportiert.
Grundsätzlich gibt es folgende 2 Punkte, die hier beachtet werden müssen:
- Welche Daten benötigen Sie?
- Wie möchten Sie die Darstellung haben (Sortierung, Format, ...)?
In der Exportkonfiguration wurde (oben) die Frage 'Welche Daten werden benötigt?' durchgenommen.
In der Tabellenansicht in jedem Bereich wird die Sortierung und die Formatierung umgesetzt.
Hier müssen Sie - bevor Sie exportieren - die Ansicht anpassen (Sortierung in Tabellen unter: Allgemeine Informationen#Tabellen(Grid)).
Sie können die Einschränkung der erwünschten Liste in Kombination mit der Filterfunktion schneller erreichen (Filterfunktion: Allgemeine Informationen#Filterfunktion).
Zuletzt können Sie den Export starten, indem Sie diesen mit 
auslösen.
...
Dashboard
TeeTime-Statistiken
Konfiguration
Mit den richtigen Berechtigungen ist es Ihnen möglich, die Gestaltung der visuellen Darstellung der Statistiken zu den Greenfees zu erstellen.
Dashboard öffnen
Mehr dazu unter: TeeTimes - Abschlagszeiten
Selbstbedienungsterminal (SBT)
Der SBT beinhaltet mehrere Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen:
...
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Für die Einstellungen des SBT ist kein weiterer Benutzer notwendig (= kein concurrent User) Bitte beachten Sie, dass die Geräte, die Sie verwenden wollen, mit dem Internet verbunden sein müssen und mittels statischer IP authentifiziert werden. |
Leaderbord
Pfad: Club → SBT konfigurieren
Um das Leaderboard einstellen zu können, müssen folgende Schritte beachtet werden:
- Das Gerät, auf dem Sie diese Maske einrichten/anzeigen lassen möchten, muss einen Internetzugang haben (PC/Laptop/Touchscreen inkl. WLan Stick bzw. LAN Kabel.....)
- Ein Benutzer mit Zugang und ausreichenderBerechtigung zur GolfSuite muss sich nun einmalig einloggen.
- SBT konfigurieren:
Im Screenshot unten sehen Sie die Einstellungen, die Sie vornehmen müssen.
Sie setzen die Einstellung auf "Aktiv", wählen die Funktion Leaderboard aus und fügen Ihre IP Adresse ein, indem Sie einfach auf das 
klicken und somit automatisch Ihre Adresse eintragen.
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
Bitte beachten Sie, dass bei einer dynamischen IP Adresse Ihr Zugang - bedingt durch die geänderte Adresse - nicht mehr gewährt ist. In diesem Fall sollte Ihnen Ihre EDV-Betreuer diese auf eine statische Adresse ändern. Sie haben aber auch die Möglichkeit eine beliebige Kennung z.B. 'Empfang' zu vergeben an Stelle der IP Adresse. Mit dieser Kennung in der URL können Sie dann von beliebigen Geräten mit Internetverbindung auf das SBT zugreifen. Dazu reicht es an die normale URI des SBT einfach ?device=Empfang dranzuhängen. |
Nachdem Sie nun die Einstellungen vorgenommen haben, müssen Sie nun zuletzt nur mehr das Leaderboard öffnen:
Pfad: Club → SB Terminal → Öffnen
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
|
Es ist möglich auch die Gruppen separat zu sehen. Man muss nur an den Link http://XXXX.nexxchange.com/XXXXX/selfServiceTerminal/renderSelfServiceFunction → ?device=clubhouse&showgroups=1 hinzufügen, zB http://XXXX.nexxchange.com/XXXXX/selfServiceTerminal/renderSelfServiceFunction?device=clubhouse&showgroups=1
Startzeitenkalender für den Marshall
Möchten Sie Ihrem Marshall auf dem Golfplatz die Möglichkeit anbieten, sich die Startzeiten anzuschauen, so ist diese Funktion genau das Richtige für ihn.
Der Ablauf für die SBT Einstellungen sind identisch wie oben, Sie wählen nur eine unterschiedliche Funktionalität aus.
Im Screenshot unten sehen Sie die Einstellungen, die Sie vornehmen müssen.
Nachdem Sie nun die Einstellungen vorgenommen haben, müssen Sie nun zuletzt nur mehr noch das SB Terminal öffnen:
Pfad: Club → SB Terminal → Öffnen
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
|
Spieler über SBT als eingetroffen markieren
...
Somit wird - auch bei größerer Auslastung im Sekretariat - gewährleistet, dass eine ordentliche und korrekte Liste mit No-Show geführt werden kann.
Der Vorgang für die SBT Einstellungen sind alle ident:
Im Screenshot unten sehen Sie die Einstellungen, die Sie vornehmen müssen.
Sie setzen die Einstellung auf "Aktiv", wählen die Funktion "Startzeiten als eingetroffen markieren" aus und fügen Ihre IP Adresse an, indem Sie einfach auf das klicken,
wodurch diese automatisch für Sie eintragen wird.
Nachdem Sie die Einstellungen nun vorgenommen haben, müssen Sie nun zuletzt nur mehr noch das SB Terminal öffnen:
Pfad: Club → SB Terminal → Öffnen
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
|
...
Konfiguration
Mit den richtigen Berechtigungen ist es Ihnen möglich, die Gestaltung der visuellen Darstellung der Statistiken zu den Greenfees zu erstellen.
Dashboard öffnen
Mehr dazu unter: Tee Time / Reservierungen - Abschlagszeiten (in Arbeit)#Abschlagszeiten-StatistikenTeeTimes