Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege von Golfspielern, sowie der Visualisierung der Spieler in den TeeTimes und vieles mehr.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.
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Das Menü
Kundenverwaltung
...
Möchten Sie nach einzelnen Spielern suchen (inkl. der Mitgliedskarte) können Sie die Schnellsuche dazu verwenden. Nachdem Sie den Fokus hineingesetzt haben (in das leere Feld klicken).
Mit dem Beginn Ihrer Eingabe, beginnt Ihnen das System mögliche Ergebnisse vorzuschlagen. Zudem werden diese speziellen Symbolen dargestellt:
Legende:
Dieser Kunde ist Mitglied des Verbandes mit einer ausländische ID Nummer
...
Dieser Kunde ist Mitglied Ihres Golfclubs
Stammblatt 
Stammblatt des ausgewählten Kunden ausdrucken
Ausgewählten Kunden löschen
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Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, wird der Name in grüner fetter Schrift dargestellt und Sie sehen im unteren Bereich nun die Daten des ausgewählten Kunden.
Tabellensuche (Grid)
...
Standardgemäß wird Ihnen immer die Schnellsuche angezeigt. Möchten Sie die Ansicht jedoch zur Tabellensuche wechseln, drücken Sie lediglich nur auf "Tabellenansicht anzeigen" 
:
Eine große Hilfe für Sie, wenn Sie eine Einladung ( z.B. Generalversammlung) an gewisse Kunden schicken möchten.
Mehr zum Filtern von Gruppen finden Sie unter Allgemeine Informationen#Operatoren und Allgemeine Informationen#Tabellen(Grid)
Legende
Druckt Ihnen nach weitere Angaben die HCP Liste der Spieler die Sie zurzeit in der Tabelle gefiltert haben.
Öffnet ein Fenster zur Erstellung einer SMS die an die zurzeit gefilterten Kunden in der Tabelle geschickt werden würde.
Schlägt Ihnen die abgespeicherten Briefe vor, für die gefilterten Kunden die heruntergeladen werden sollen.
...
Zeigt Ihnen die Liste an Filtern, die Sie abgespeichert haben.
Öffnet Ihnen die Filterfunktion, mit der Sie Kunden in der Tabelle eingrenzen können.
Hier haben Sie die Möglichkeit, gelöschte Kunden erneut wiederherzustellen.
Wechselt (klappt zu) von der Tabellenansicht zur Schnellansicht (Schnellsuche)
...
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Alternativ zum "zuklappen" können Sie immer auf die jeweilige Bezeichnung klicken, um die Ansicht zu wechseln. z.B. Sie sind gerade in der Tabellensuche und möchten zur Schnellsuche, so klicken Sie auf die Bezeichnung "Tabellensuche" somit befinden Sie sich nun in der Schnellsuche. |
Namenssuche
Suchfunktion Lokal: Hier findet auch Überprüfung der Eingabe statt, um Duplikate möglichst zu vermeiden.
Suchfunktion beim Verband: Das Ergebnis wird direkt vom Golfverband geliefert.
Wichtig ist zunächst die Reihenfolge beginnend mit dem Nachnamen und danach dem Vornamen. Je länger/genauer die Eingabe, umso schneller ist der Spieler zu finden.
Die Möglichkeit mit der ÖGV Karte zu suchen besteht ebenfalls (Focus in das Namensfeld setzen und ÖGV Karte durch den Magnetkartenleser ziehen).
...
Zugriff: Kundenübersicht → Customer →
Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird Ihnen das jeweilige Fenster eröffnet:
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| Tip |
|---|
| Seite 1/6: Hier tragen Sie die Personendaten ein. Bitte beachten Sie das Farbschema, Orange: Pflichtfeld! |
| Tip |
|---|
Seite 2/6 Kontaktinformation: Die Mobilnummer und E-Mail Adresse ist für gewisse Funktionen unumgänglich, weshalb diese Pflichtfelder sindausgefüllt werden sollten. |
| Tip |
|---|
Seite 3/6: Hier wird Postadresse hinterlegt (kein Pflichtfeld). Sie haben zusätzlich noch die Möglichkeit die Postadresse auch als Rechnungsadresse zu speichern. |
| Tip |
|---|
Seite 5/6: Hier werden alle möglichen Mitgliedsinformationen abgefragt. Pflichtfelder sind orange hinterlegt. |
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| Warning |
|---|
Abrechnungsvorlage anpassen + Zahlungsart Hier wird die Vorlage herangezogen, die bei den Mitgliedstypen hinterlegt ist. Bezahlen am POS Hier können Sie z.B. eine einmalige Kaution für die Anmeldung an der Kassa bezahlen lassen (der Artikel wird nach erstelltem Ticket manuell hinzugefügt). |
| Tip |
|---|
| Seite 6/6: Hier sehen Sie Ihre Eingaben (Übersicht) und können Ihr Mitglied - wenn erwünscht - zum Verband hochladen. |
Neukunden - Datenbestand der Mitglieder
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Sie können die Daten unter ÖGV → Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters alle Mitglieder mit dem Button 
hochladen.
ÖGV-ID zuweisen/ändern
Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem ÖGV verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür:
Pfad: Kunden erstellen > Kunden auswählen > Golf > Verbandsdaten
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Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern. Während der Änderung ist standardmäßig eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch angezeigt wird.
Mitgliedschaft beenden
Die Bearbeitung von bestehenden Mitgliedern wurde vereinfacht. Das Austrittsdatum anzugeben ist mit >Mitgliedschaft beenden< möglich.
Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, in dem Sie die Checkbox ausgewählt lassen (Abrechnungsvorlage anpassen - Erklärung im Screenshot).
Die Möglichkeit die Mitgliedsnummer zu ändern wurde hervorgehoben.
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| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP (inkl. Status), das Spielrecht Datum und das Spielrecht angeführt (freigegeben wenn Sie z.B. wie oben keine Heimatclub haben). |
| Mitgliedschaften | Hier können Sie Mitgliedsnummer, Mitgliedstyp, Eintrittsdatum, Status des Kunden und Kartenaufdruck einstellen. |
| ÖGV Verbandsdaten | Hier sind die Einstellungen zum Hoch- und Herunterladen der Daten von Spielern vom ÖGV, die Zuordnung der ÖGV ID inkl. manuelle Zuweisung und die EDS Runde (siehe 50891880). |
| Stammblatt | HCP Historie des Kunden. Die Aktualisierung bzw. Abfrage ist nur für den Heimatclub möglich. Die Stammblattabfrage für Fremd/Zweitmitgliedschaften ist beim ÖGV nicht möglich. |
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Gruppentyp 'Dynamische Mitgliedschaft' erstellen
Pfad: Kunden → Verwaltung → Gruppen → Gruppenkonfiguration
Zuerst legen Sie den Typ an, die Sie dann anklicken müssen, um im unteren Teil die Positionen zu diesem anlegen zu können.
1- Dynamische Mitgliedschaft mit 
erstellen:
| Feld | Erklärung/Auswirkung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Maximale Spieleranzahl, die mit dieser dynamischen Mitgliedschaft buchen können. | ||
| Die Anzahl der Gäste die vom Portal Administrator für eine Dynamische Mitgliedschaft gebucht werden können.(Gäste und Nominierte teilen Sich das Kontingent | ||
| Maximale Spieleranzahl, die gleichzeitig spielen kann. | Hilfreich für eine gesteurte Auslastung, die Sie im vorhinein definieren können. | |
| Maximale Spieleranzahl die pro Tag spielen kann. | ||
Auswertungszeitraum ab heute plus Anzahl der Tage bis ein Nominierter weitere Buchungen haben kann. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Zeitraum anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
Anzahl an Buchung(nicht storniert) die maximal pro Nominierter im Auswertungszeitraum erlaubt sind zu tätigen. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Anzahl der Buchungen anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
| Ist eine Clubmitgliedschaft erforderlich? | Eine vorhandene Mitgliedschaft, bei einem Club wird hinterfragt | |
| Braucht der Nominierte eine Registrierung beim Golfverband? | Eine vorhanden Registrierung des Kunden, wird beim Verband hinterfragt | |
| vergeben Sie eine Position mit der Sie besser zuordnen können, welche(n) Rang/Stellung die Mitglieder in dieser Gruppe haben | Bei Bedarf, können Sie weitere Positionen hinzufügen (siehe Abbild unten - Positionen) |
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Dynamische Mitgliedschaft vergeben
Sie wählen ein Mitglied oder Tagesgast aus (je nach vorgenommenen Einstellungen - siehe oben Screenshot) und definieren zunächst (bei Bedarf) einen Benutzer, der im Portal die Einstellungen verwalten darf/soll:
Im Reiter Berechtigte, können Sie nun angeben, welche Kunden diese eingestellten Konditionen benutzen darf:
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| Feldbezeichnung | Bedeutung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Verkäufer | Wird angegeben um zu wissen, wer der Vertragspartner des Interessenten ist | |
Zahlungsperiode | Auf Basis der Auswahl werden hier die Konditionen angepasst | Rechnungslegung und Abrechnungsstichtag werden nach Ihrer Angabe hier angepasst. Stichtag wird also z.B. bei einer Auswahl von 'Tag' wird Ihnen jeden X.Tag Verrechnungen generiert. |
| Agent fungiert als Treuhänder | Wenn ausgewählt, wird die Rechnung durch den Agenten im Namen des Verkäufers generiert, andernfalls durch den Verkäufer direkt | |
| Rechnung Präfix | Dieses Präfix wird als Teil der Rechnungsnummer verwendet werden, um einen Agenten in generierten Rechnungen zu identifizieren | |
| Kreditlimit | Der Wert der dem Agent zur Ausgabe zur Verfügung gestellt wird | |
| Rechnungslegung | An dem Tag wird die Rechnung generiert | Sie können ebenfalls einen Betrag setzen, der bei Übertretung ebenfalls eine Rechnung generiert. |
| Abrechnungsstichtag | Bezieht sich immer auf die Vorperiode! | Sie ist somit für den Agenten effektiv in Rechnung gestellt. |
| Fälligkeitstage | Wann der Betrag seitens des Agenten beglichen werden muss | |
| Spezialangebote | Info wird an das Portal geschickt. Durch setzen der Checkbox, entscheiden Sie nun ob dem Agenten Angebote angezeigt werden oder nicht | Als Spezialangebote zählen z.B. die Vouchers dazu |
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- Keine sofortige Rechnungsstellung: Sollten Sie diese Funktion selektieren, so werden die Rechnungen für Online-Greenfee nicht sofort generiert und Sie können diese selber mit
anstoßen.
- Spezialangebote: Spezifiziert, ob der Agent an Spezialangeboten teilnimmt, z.B. Gutschein Kontingente (Sehen Sie hierzu auch Artikelverwaltung - Warenwirtschaft)
Nachdem Sie die Kondition für den Agenten angelegt haben, können Sie nun diesen mit dem Interessenten teilen/schicken.
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