Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege von Golfspielern, sowie der Visualisierung der Spieler in den TeeTimes und vieles mehr.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.
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Das Menü
Kundenverwaltung
Sollten Sie die Ansicht zum 1.Mal betrachten, so können Sie sich allg. Information unter Allgemeine Informationen ansehen.
| Info | ||
|---|---|---|
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Um einen neuen/weiteren Benutzer anzulegen,wenden Sie sich bitte an den Nexxchange Support (support@nexxchange.com)Schnellsuche
Möchten Sie nach einzelnen Spielern suchen (inkl. der Mitgliedskarte) können Sie die Schnellsuche dazu verwenden. Nachdem Sie den Fokus hineingesetzt haben (in das leere Feld klicken)
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Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, wird der Name in grüner Schrift dargestellt und Sie sehen im unteren Bereich nun die Daten des ausgewählten Kunden.
Tabellensuche (Grid)
Alternativ zur Schnellsuche gibt es die Tabellensuche, um mehr als nur 1 Spieler anzeigen zu lassen.
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| Tip | ||
|---|---|---|
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Alternativ zum "zuklappen" können Sie immer auf die jeweilige Bezeichnung klicken, um die Ansicht zu wechseln. z.B. Sie sind gerade in der Tabellensuche und möchten zur Schnellsuche, so klicken Sie auf die Bezeichnung "Tabellensuche" somit befinden Sie sich nun in der Schnellsuche. |
Namenssuche
Suchfunktion Lokal: Hier findet auch Überprüfung der Eingabe statt, um Duplikate möglichst zu vermeiden.
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Richtige (mögliche) Suche:
von Mustermann, Max
von Mu, Max (der Name muss nicht vollständig eingegeben werden - sollte sich die Suche auf 1 Spieler reduzieren, so wird er gleich automatisch ausgefüllt/ausgewählt).
Mitglied/Tagesgast/Firmen/Vermittler erstellen
Zugriff: Kundenübersicht → Customer →
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| Tip |
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| Seite 6/6: Hier sehen Sie Ihre Eingaben (Übersicht) und können Ihr Mitglied - wenn erwünscht - zum Verband hochladen. |
Neukunden - Datenbestand der Mitglieder
Als neuer Kunde bei Nexxchange ist es meist so, dass die übernommenen Kundendaten nicht ident mit den Daten beim ÖGV sind.
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Sie können die Daten unter ÖGV → Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters alle Mitglieder mit dem Button 
hochladen.
ÖGV-ID zuweisen/ändern
Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem ÖGV verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür:
Pfad: Kunden erstellen > Kunden auswählen > Golf > Verbandsdaten
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| Note |
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| Idealerweise ist der Kunde schon mit den richtigen Daten unter >Verbandsmitgliedschaft zuordnen< automatisch selektiert. Ist dies nicht der Fall, kann auch eine manuelle Suche mit dem >Manuell Zuordnen< erfolgen. |
Tagesgast zum Mitglied machen
Pfad: Kundenübersicht → 
Möchten Sie einen Tagesgast zum Mitglied machen, so können Sie ihn zu einem vollwertigen Mitglied konvertieren, indem Sie unter Golf → Mitgliedschaft →
gehen.
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| Bezeichnung | Erklärung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Mitgliedsnummer | Hier tragen Sie die Mitgliedsnummer ein | |
| Eintrittsdatum | Geben Sie an, wann die Mitgliedschaft gestartet wurde | Dieses wird beim Erstellen automatisch mit dem aktuellen Datum ausgefüllt |
Enddatum | Geben Sie an, wann Ihr Mitglied seine Mitgliedschaft beenden möchte | |
| Mitgliedstyp | Hier geben Sie den erwünschten Typ an | Dieser bekommt dementsprechend eine Rechnung ausgestellt |
| Anzeigekategorie | So wird der Kunde im Tee Time System farblich dargestellt | |
| Kartendruck | Hier geben Sie an, was auf der ÖGV Karte des Kunden notiert sein soll | 2 Vorraussetzungen: 1. Kunde muss einen Kartendruck hinterlegt haben und hochgeladen werden. 2. Karten bestellen beim ÖGV |
| Abrechnung |
Mitgliedschaft bearbeiten
Pfad: Kundenübersicht -> Kunden selektieren -> Golf -> Mitgliedschaft
Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern. Während der Änderung ist standardmäßig eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch angezeigt wird.
Mitgliedschaft beenden
Die Bearbeitung von bestehenden Mitgliedern wurde vereinfacht. Das Austrittsdatum anzugeben ist mit >Mitgliedschaft beenden< möglich.
Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, in dem Sie die Checkbox ausgewählt lassen (Abrechnungsvorlage anpassen - Erklärung im Screenshot).
Die Möglichkeit die Mitgliedsnummer zu ändern wurde hervorgehoben.
Sie können hier frei wählen, ob Sie die Daten an den Verband schicken möchten oder nicht (siehe Checkbox - Verband Upload).
Mitgliedsnummer ändern
Funktionen wie >Temporäre Mitgliedskarte<, Kartenaufdruck und Begrüßungsschreiben finden Sie ebenso unter Mitgliedschaften.
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Beim Editieren des Eintrittsdatums können Sie (mit den richtigen Berechtigungen) das Ein- und Austrittsdatum ändern.
Löschvorgang von Kundendaten
Den endgültigen Löschvorgang stoßen Sie an, indem Sie in der jeweiligen Ansicht - Schnellsuche:
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Abrechnungsvorlage entfernen:
Abgleich/Upload von Kunden
Für bestehende Kunden gibt es die Möglichkeit, den Verbandsabgleich und den Upload mit den beschriebenen Buttons zu reaktivieren/deaktivieren.
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Hier werden ausschließlich die eigenen Mitglieder vom Club angezeigt.
Eine HCP Liste zu erstellen, je nach Auswahl die man trifft (vordefiniert), ist hier ebenfalls möglich.
Anzeigekategorien
Um die Darstellung in den Startzeiten zu vereinfachen, gibt es die >Anzeigekategorie<.
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| Info | ||
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Während Sie die Mitgliedschaft eines Kunden beenden, können Sie zusätzlich noch angeben wie dieser bei Nexxchange zukünftig dargestellt wird. Wie im Screenshot ersichtlich, haben Sie die Möglichkeit die Anzeigekategorie hier zu ändern. |
Dublettenprüfung
Pfad: Kunden → Verwaltung → doppelte Kunden zusammenführen
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Diese Funktion ist mit Vorsicht anzuwenden, sollten unterschiedliche Telefonnummer + E-Mailadressen bestehen. Ist dies der Fall, werden nur die Daten behalten, die beim Kunden angeführt werden, der weiterhin bestehen soll (unter Rechenschaft ist ersichtlich, wie oft der selbe Kunde hinterlegt ist).
Kunden mit gleichen Namen anlegen
Sobald Sie Tagesgäste/Mitglieder anlegen, die den selben Namen haben und schon vorhanden sind müssen Sie wie folgt vorgehen:
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Sobald Sie das Geburtsdatum eintrage, ist es Ihnen möglich, den neuen Kunden anzulegen.
Merge Funktion
Im Vergleich zu Duplettenprüfung (für mehr als 2 Dupletten), ist die Mergefunktion für Kunden gedacht die nur 1x doppelt drin sind.
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Sobald dies erfolgt ist, können Sie die Merge Funktion "erfolgreich" durchführen.
Erstellen
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eines Tagesgastes
Um diesen Vorgang zu unterbinden (Duplikate von Kunden) haben wir im Arbeitsschritt +TAGESGAST Absicherungen eingebaut, die Sie daran erinnern, dass diese bereits bestehen.
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Vorgang abbrechen, oder Geburtsdatum des "anderen" Kunden mit gleichem Namen eingeben.
Wiederherstellen von gelöschten Kunden
Diese Funktion ist für gelöschte Kunden vorgesehen.
Es werden die Daten wiederhergestellt, die zuletzt vor dem Löschvorgang abgespeichert waren (z.B. Mitgliedschaftstyp, ausgestellte Rechnungen, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail Adresse,...).
EU-DSGVO - EU-Datenschutz-Grundverordnung
Seit 25.05.2018 ist die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft.
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Über den Button Bearbeiten öffnen Sie den Editor und nun können Sie Ihre Vorlage bearbeiten.
Wie mache ich aus der Volage einen Brief für meine Mitglieder?
Wechseln Sie in den Bereich Kundenverwaltung und suchen Sie sich den entsprechenden Filter aus, an welche Kunden Sie den Brief schicken wollen. Dann klicken Sie auf "Brief" und wählen hier die Vorlage: "EU-DSGVO Information".
Kann ich diese EU-DSGVO Information auch als Mail versenden?
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Öffnen Sie dazu unter Clubs - Vorlagenverwaltung die Vorlagenelemente und suchen Sie hier ebenfalls unter E-Mail nach "EU-DSGVO Information".
Kundenansicht
Zunächst wird hier zwischen der Ansicht Schnellsuche und Tabellensuche unterschieden.
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Tabellensuche: Diese Ansicht ist wiederum sehr hilfreich, wenn Sie z.B. mehreren Kunden eine E-Mail senden möchten. Hier werden spaltenweise Informationen zum Kunden angezeigt.
Stammdaten
Hier können Sie alle Angaben zum Kunden ändern. Zusätzlich haben Sie hier auch noch die Möglichkeit die 'Anzeigekategorie' zu ändern.
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| Note |
|---|
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Kommunikationskanal
Die E-Mailadresse bzw. die Telefonnummer werden beim Kunden erst dann herangezogen, wenn Sie diese auch als Standardkommunikationskanal definieren.
Optisch sieht dies wie folgt aus: Wird verwendet:
, wird nicht verwendet:
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| Info | ||
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Falls Sie eine Adresse angeben möchten, bei der Ihnen die Postleitzahl nicht bekannt ist (z.B. im Ausland) können Sie diese mit der Angabe 'Unbekannt' umgehen. |
Golf
| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP (inkl. Status), das Spielrecht Datum und das Spielrecht angeführt (freigegeben wenn Sie z.B. wie oben keine Heimatclub haben). |
| Mitgliedschaften | Hier können Sie Mitgliedsnummer, Mitgliedstyp, Eintrittsdatum, Status des Kunden und Kartenaufdruck einstellen. |
| ÖGV Verbandsdaten | Hier sind die Einstellungen zum Hoch- und Herunterladen der Daten von Spielern vom ÖGV, die Zuordnung der ÖGV ID inkl. manuelle Zuweisung und die EDS Runde (siehe Mitglieder - Kundenverwaltung). |
| Stammblatt | HCP Historie des Kunden. Die Aktualisierung bzw. Abfrage ist nur für den Heimatclub möglich. Die Stammblattabfrage für Fremd/Zweitmitgliedschaften ist beim ÖGV nicht möglich. |
Memo
Hier können Sie jegliche Art von Informationen zu Ihrem Kunden hinterlassen/bearbeiten/löschen.
Mietartikel
Ein Mietartikel (Abo) ist der regelmäßige Bezug einer Leistung (in diesem Fall Artikel - z.B. Kasten/Spint) gegen Entgelt.
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Hier werden alle Greenfee Buchungen festgehalten.
Sammelrechnung
Nach vorgenommenen Einstellungen und angepassten Vorlagen, können Sie einen automatisierter Vorgang bezüglich der Jahresrechnungen erstellen. Dies wird auch u.a. als Sammelrechnung/Jahresvorschreibung bezeichnet.
Detaillierte Infos finden Sie unter: Rechnungen - Backoffice
Anteilscheine
Der Begriff Anteilschein wird in zweierlei Hinsicht verwendet. Der Anteilschein im engeren Sinn ist eine Urkunde, die dem Inhaber einen Anspruch gegen eine Kapitalanlagegesellschaft (Fonds) verbrieft.
Unter Anteilschein im weiteren Sinne versteht man Urkunden über die Mitgliedschaft in kapitalistischen Vereinen.
Kunden Tags
Hier können Sie Tags erstellen und diese mehreren Kunden zuordnen, ebenso können Sie diese Zuordnung über die Kundenverwaltung filtern.
Der Vorgang ist simpel: bei einem ausgewählten Kunden (in der Kundenverwaltung) navigiert man zu Kunden Tag.
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Tags können auch bei den Wettspielen verwendet werden. Lesen Sie dazu mehr unter Wettspiele.
Gruppenverwaltung
In der Gruppenverwaltung wurden folgende Themen festgehalten:
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Das € Symbol stellt dar, dass derjenige Kunde in dieser Gruppe mit Abrechnung aktiv ist, somit wird für ihn gezahlt.
Gruppentyp 'Dynamische Mitgliedschaft' erstellen
Pfad: Kunden → Verwaltung → Gruppen → Gruppenkonfiguration
Zuerst legen Sie den Typ an, die Sie dann anklicken müssen, um im unteren Teil die Positionen zu diesem anlegen zu können.
1- Dynamische Mitgliedschaft mit 
erstellen:
| Feld | Erklärung/Auswirkung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Maximale Spieleranzahl, die mit dieser dynamischen Mitgliedschaft buchen können. | ||
| Die Anzahl der Gäste die vom Portal Administrator für eine Dynamische Mitgliedschaft gebucht werden können.(Gäste und Nominierte teilen Sich das Kontingent | ||
| Maximale Spieleranzahl, die gleichzeitig spielen kann. | Hilfreich für eine gesteurte Auslastung, die Sie im vorhinein definieren können. | |
| Maximale Spieleranzahl die pro Tag spielen kann. | ||
Auswertungszeitraum ab heute plus Anzahl der Tage bis ein Nominierter weitere Buchungen haben kann. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Zeitraum anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
Anzahl an Buchung(nicht storniert) die maximal pro Nominierter im Auswertungszeitraum erlaubt sind zu tätigen. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Anzahl der Buchungen anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
| Ist eine Clubmitgliedschaft erforderlich? | Eine vorhandene Mitgliedschaft, bei einem Club wird hinterfragt | |
| Braucht der Nominierte eine Registrierung beim Golfverband? | Eine vorhanden Registrierung des Kunden, wird beim Verband hinterfragt | |
| vergeben Sie eine Position mit der Sie besser zuordnen können, welche(n) Rang/Stellung die Mitglieder in dieser Gruppe haben | Bei Bedarf, können Sie weitere Positionen hinzufügen (siehe Abbild unten - Positionen) |
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Nach vorgenommenen Einstellung sehen Sie die fertige Gruppenkonfiguration nun wie folgt dargestellt: (Sie können diese jederzeit wieder hier bearbeiten)
Dynamische Mitgliedschaft vergeben
Sie wählen ein Mitglied oder Tagesgast aus (je nach vorgenommenen Einstellungen - siehe oben Screenshot) und definieren zunächst (bei Bedarf) einen Benutzer, der im Portal die Einstellungen verwalten darf/soll:
Im Reiter Berechtigte, können Sie nun angeben, welche Kunden diese eingestellten Konditionen benutzen darf:
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Zusätzlich zu dieser Dokumentation, haben Sie auch die Möglichkeit unter 
das Inline Tutorial (Online Hilfestellung) zu nutzen.
Agentenvereinbarung
Die Agentenvereinbarung beginnt zunächst mit der Anfrage eines Unternehmens (Hotels, Reisebüros, etc.) an Sie über das Nexxchange - Portal.
Hier muss zunächst der Vertrag von Nexxchange unterzeichnet und retour verschickt werden.
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| Feldbezeichnung | Bedeutung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Verkäufer | Wird angegeben um zu wissen, wer der Vertragspartner des Interessenten ist | |
Zahlungsperiode | Auf Basis der Auswahl werden hier die Konditionen angepasst | Rechnungslegung und Abrechnungsstichtag werden nach Ihrer Angabe hier angepasst. Stichtag wird also z.B. bei einer Auswahl von 'Tag' wird Ihnen jeden X.Tag Verrechnungen generiert. |
| Agent fungiert als Treuhänder | Wenn ausgewählt, wird die Rechnung durch den Agenten im Namen des Verkäufers generiert, andernfalls durch den Verkäufer direkt | |
| Rechnung Präfix | Dieses Präfix wird als Teil der Rechnungsnummer verwendet werden, um einen Agenten in generierten Rechnungen zu identifizieren | |
| Kreditlimit | Der Wert der dem Agent zur Ausgabe zur Verfügung gestellt wird | |
| Rechnungslegung | An dem Tag wird die Rechnung generiert | Sie können ebenfalls einen Betrag setzen, der bei Übertretung ebenfalls eine Rechnung generiert. |
| Abrechnungsstichtag | Bezieht sich immer auf die Vorperiode! | Sie ist somit für den Agenten effektiv in Rechnung gestellt. |
| Fälligkeitstage | Wann der Betrag seitens des Agenten beglichen werden muss | |
| Spezialangebote | Info wird an das Portal geschickt. Durch setzen der Checkbox, entscheiden Sie nun ob dem Agenten Angebote angezeigt werden oder nicht | Als Spezialangebote zählen z.B. die Vouchers dazu |
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- Keine sofortige Rechnungsstellung: Sollten Sie diese Funktion selektieren, so werden die Rechnungen für Online-Greenfee nicht sofort generiert und Sie können diese selber mit
anstoßen.
- Spezialangebote: Spezifiziert, ob der Agent an Spezialangeboten teilnimmt, z.B. Gutschein Kontingente (Sehen Sie hierzu auch Artikelverwaltung - Warenwirtschaft)
Nachdem Sie die Kondition für den Agenten angelegt haben, können Sie nun diesen mit dem Interessenten teilen/schicken.
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Der Interessent sieht nun (nachdem er Ihr Anforderungen angenommen hat) Ihre gestellten Konditionen:
Kunden Audit
Sollten Sie Änderungen bei den Kundendaten hinterfragen, wer bzw. was geändert worden ist, so können Sie dies unter Kunden Audit nachsehen.
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| Note | ||
|---|---|---|
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Möchten Sie wissen was geändert wurde, können Sie mit einem « Klick » auf eines der vorhandenen Einträge, die Änderungen aufrufen. Diese werden zusätzlich mit einem |
Identifikationskarte
Diese Funktion dient Ihnen als eine weitere Option bei der Kundensuche.
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| Info | ||
|---|---|---|
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Bitte beachten Sie, dass jedes Gerät eine eigene Art und Weise hat, die Zeichenkette zu interpretieren. Informieren Sie sich bei Ihrem Händler (bei einem möglichen Tausch Ihres Lesegerätes) auf Änderungen die Sie ggf. vornehmen müss(t)en. |
Kommunikationsprotokoll
Hier werden alle Nachrichten festgehalten, die via E-Mail oder SMS kommuniziert werden.
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Mit den richtigen Berechtigungen finden Sie diesen Punkt unter Kunden → Kommunikationskanal.
E-Mail senden
Der E-Mailversand in der Kundenübersicht greift immer auf die, im Moment angezeigten, Kunden in der Tabellenansicht. Das bedeutet, wenn Sie z.B. einen Filter aktiv haben mit allen Mitglieder des Typs X mit der Anzahl 1.000 Mitgliedern, dann wird mit Auslösen der Funktion 
, an alle 1.000 Mitglieder ein E-Mail versendet. Möchten Sie einen Anhang (bzw. mehrere) im E-Mail mitschicken, so müssen Sie mit der üblichen Mehrfachauswahl die Dateien auswählen:
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| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Angezeigt wird Ihnen die zuletzt ausgewählte Datei in dieser Liste. Dies bedeutet nicht, dass die restlichen Dateien angehängt worden sind. |
Kunden Profiling
Pfad: Kunden → Kunden Profiling
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| Filter | Erklärung/Auswirkung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Profitcenter | Hier können Sie die Geschäftsstruktur (Golfclub#Geschäftsstruktur) heranziehen um auf dieser Ebene, Ihren Profit anzeigen zu lassen | Setzt voraus, dass Sie Verkäufer in Ihrer GolfSuite haben, bei denen Centers verwendet werden. |
Artikelkategorie | Hier sehen Sie, welche Profite - basierend auf den Artikelkategorien - erbracht wurden | Setzt voraus, dass die Artikelverwaltung als auch die Kategorie entsprechend mit Artikel versehen und verwendet wurde. |
| Mitgliedschaft | Hier unterscheiden Sie zwischen Alle / Mitglieder / Tagesgäste |
Automatisierter E-
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Mail-Versand
Pfad: Kunden → Automatisierte E-Mail
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Mehr zu den Erklärungen der sog. Platzhalter (siehe Abbild unten: $(customer-firstname)) finden Sie unter Rechnungen - Backoffice
Häufig gestellte Fragen - FAQs
Kosten die Dienste, E-Mail bzw. SMS senden dem Golfclub etwas?
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