Die Verwaltung der Artikel und Warenwirtschaft befindet sich unter dem Menüpunkt Artikel.
Hierzu gehören Unterpunkte wie Artikel, IoT-Ballautomat, Voucher, Mietartikel, Lieferscheine, Bestellscheine, Inventurliste, etc.
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Übersicht
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Achtung! Wenn Sie Ware von neuen Lieferanten beziehen und den Bestand überwachen wollen, müssen Sie bevor Sie die Ware anlegen den Lieferanten unter Artikel / Warenwirtschaft / Lieferanten anlegen!
Zur Artikelübersicht gelangen Sie über den Menüpunkt "Artikel", oder über die "Schnellsuche" (wie unter Allgemeine Informationen#Menüführung erklärt).
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Suchoptionen in der Übersicht
Hier sehen Sie die Möglichkeiten, die Artikel nach Hauptkategorie, Artikelkategorie einzugrenzen. Wir empfehlen Ihnen dies Kategorien zu nutzen, da im täglichen Gebrauch die Arbeit um vieles erleichtert wird.
Hilfestellung zur Sortierung und Erklärungen der Buttons finden Sie unter Allgemeine Informationen#Tabellen(Grid).
Artikelnummer: Diese können Sie selbst vergeben. Sollten Sie eine Kategorie beim Anlegen des Artikels auswählen, dessen Artikelnummer durch den Nummerngenerator (Pfad: Administration / Verwaltungstabellen / Nummerngenerator) vergeben wird, dort sehen Sie die letzte vergebene Nummer:
| Warning |
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Die Artikelnummern muss eindeutig sein, wir empfehlen Ihnen den Nummerngenerator standardmäßig zu verwenden. Es wird davon abgeraten "alte" Artikelnummern zu ändern oder wiederzuverwenden. Dies führt nur zu Verwirrung beim Datenexport, Abstimmung mit der Buchhaltung (BMD), etc. Diese Artikelnummern sind intern, für den Club und nicht zu verwechseln, mit der Artikelnummer Ihrer Lieferanten. |
Beschreibung: Hier können Sie zur Ergänzung des Artikels weitere Angaben festhalten.
Verkaufspreis: Wird beim Anlegen definiert, in welcher Einheit (z.B. Euro) und Zahlungsart (Brutto/Netto).
Steuersatz: Hier sehen Sie den Steuersatz, der auf diesen Artikel Anwendung findet.
Bestand: Der aktuelle Lagerstand des Artikels, vorausgesetzt Sie führen Lagerstände
Hauptkategorie/Kategorie: Hier sortieren Sie nach der jeweiligen Auswahl (siehe Screenshot unten).
Ausprägungen: Hier sehen Sie, ob Merkmale zu diesem Artikel hinterlegt sind ( z.B. Farbe: Rot, Muster: Kariert, Größe: XL, usw.)
Verkäufer: Dieser Verkäufer ist jener, der diesen Artikel betriebswirtschaftlich gesehen verkauft.
Artikel anlegen
Im oberen Bereich sehen Sie die Menüführung, die uns 2 wichtige Informationen gibt:
- ... wo Sie sich befinden
- ... fehlen Angaben, die zum Abschließen des Artikels notwendig sind (Grün = Eingabe OK bzw. nicht notwendig, Orange = benötigte Infos fehlen).
Hintergrund Grün: Diese Seite wurde schon einmal aufgerufen, die Angaben sind OK.
Schrift Grün: Diese Seite muss nicht von Ihnen bearbeitet werden, Sie können dennoch Informationen zum Artikel angeben.
Schrift Orange: Hier fehlen notwendige Angaben zum Artikel, weshalb der Artikel nicht in diesem Zustand gespeichert werden kann.
Mit Angaben zur Basisinformationen und dem Lagerstand sind genügend Informationen vorhanden, um einen Artikel anzulegen.
(es wird folgende Logik für den ganzen Artikel-Flow angewendet: Mit Speichern wird jederzeit der Artikel angelegt. Sie können nach der Eingabe der Basisinformationen zwischen den anderen Bereichen herumspringen).
Die Erklärungen zu sämtlichen Schritten sehen wie folgt aus:
Bereich - Allgemeine Informationen
Verkäufer: Dieses Feld setzt voraus, dass schon ein Verkäufer angelegt wurde.
(Trennung von Mitarbeiter/Artikel/Statistiken/Berechtigungen etc.)
Artikelkategorie: Trennt Artikel z.B. am POS zur besseren Auflistung (kategorisch), dient für Auswertungen.
Artikelbezeichnung: ist ein Pflichtfeld.
Artikelnummer: FIlter
Eine ausführliche Beschreibung zur Handhabung der Filterfunktion finden Sie hier: Allgemeine Informationen#Operatoren(Filter)
Artikel Information
Allgemeine Information
| Verkäufer | wählen Sie aus den angelegten Verkäufern |
| Artikelkategorie | die richtige Artikelkategorie ist entscheidend für zukünftige Auswertung und für den Buchhaltungsexport |
| Sektion | Entspricht der, in der Geschäftsstruktur angelegten Sektionen (z.B. Club, Restaurant, Shop, Akademie) |
| Artikelbezeichnung | ist ein Pflichtfeld |
| Artikelnummer | Abhängig von der ausgewählten Artikelkategorie, ob Pflichtfeld oder nicht (sollte kein Nummerngenerator hinterlegt sein, ist es ein Pflichtfeld und somit farblich hinterlegt). |
...
Verkaufspreis
...
Information
| Verkaufspreis |
...
| Geben Sie den Wert des Artikels |
...
| ein. | |
| Währung | Wählen Sie aus der hinterlegten Währung |
...
| . |
| Preisbasis |
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| Netto/Brutto |
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Bereich - Sonstige Informationen
Einheiten: Hier können bestehende ausgewählt werden. Mit dem
Button ist es im Workflow möglich, eine neue Einheit anzulegen.
...
| - wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie bitte Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung | |
| Steuersatz | Wählen Sie aus den hinterlegten Steuersätzen. (Pfad Artikel → Verwaltung → Umsatzsteuersätze) |
Sonstige informationen
| Einheiten | Wählen Sie aus der Liste der hinterlegten Einheiten die passende Maßeinheit für diesen Artikel aus. |
| Verfügbarkeit | Möglichkeiten teilen sich auf in Verbieten, Erlauben und Backoffice (hier kann ein Artikel angelegt und erst später freigegeben werden z.B. = Verbieten) |
Bereich - Zusatzinformation
Informationen
Kurzbezeichnung, Beschreibung, Notiz und Bündelprodukt
Codes & Referenzen
Artikel Barcode: Hier wird der Barcode des Artikels hinterlegt. Es ist möglich alternativ “alle” Hersteller Barcodes zu erfassen die unter 100 Zeichen lang sind.
Mit einem Barcodescanner kann der Lieferanten Barcode erkannt und ausgewählt werden.
Buchungsreferenz: ist notwendig für SEPA Lastschriften und für den BMD Export.
Darstellung
Farbe & Symbol: ist für die optische Darstellung an der Kassa (der Kurzname wird in dieser Farbe bzw. Symbol dargestellt).
Klassifizierung
Artikel Typ ist derzeit in "Greenfee" und "Andere" zu unterscheiden.
Durch die Angabe "Greenfees" können Sie Gruppierungen in den TeeTimes gestalten. Somit ist es möglich z.B. eine 18-Loch Buchung in weiteren Schritten genauer anzugeben
(mehr dazu unter: TeeTimes - Abschlagszeiten#Abschlagszeiten-Buchen).
Bereich - Lagerstandsinformation
Hier unterscheiden Sie, ob Sie einen Lagerstand führen wollen oder nicht (daher sind diese Informationen notwendig).
Lagerstand führen
Wenn Sie einen Lagerstand führen wollen → Lagerstandsinformation selektieren:
A - Lagerorte: Hier wird angegeben, wo der Artikel gelagert wird.
Unter dem Lagerort ist erneut eine Bestandsüberwachung vorhanden. Sie können also nur auf dieses Lager bezogen auch eine Bestandsüberwachung führen.
B - Bestandsüberwachung: Dient zur sauberen Verwaltung der Informationen, um Inventur und Bestellwesen effizienter zu gestalten.
C - Lieferant: Hier werden die Daten hinterlegt zu:
Lieferant: Hier geben Sie an, wer Ihnen diesen Artikel geliefert hat.
Artikelnummer Lieferant: Mit dieser Artikelnummer können Sie die Bestellung durchgeben (interne Artikelnummer beim Lieferanten).
Barcode Lieferant: Alternativ zur Artikelnummer des Lieferanten, gibt es auch einen "Barcode Lieferant" (interne Barcodenummer beim Lieferanten).
Einkaufspreis/Währung/Preisbasis/Steuersatz: Hier hinterlegen Sie die tatsächlichen Daten zum Einkauf des Artikels.
Lagerstand nicht führen
Wenn Sie keinen Lagerstand führen wollen → Anderer (die 2.Option nach 'Lagerstandsinformation') selektieren:
Periodische Verrechnung z.b. Einmalig, Täglich, Wöchentlich etc.
Sektion: Wird aus der Geschäftsstruktur übernommen. Für mehr Infos siehe Golfclub#Geschäftsstruktur.
Sobald Sie diese Infos angegeben haben, können Sie einen Artikeln abschließen/speichern (sollten alle übrigen Infos eingegeben worden sein).
Artikel - Facette
Hier werden alle Merkmale zum Artikel hinterlegt, die Sie zuvor unter Pfad: Artikel / Verwaltung / Facetten erstellt haben.
Sollten diese nicht bereits bestehen (Farbe, Größe, Muster, etc...) so können Sie diese mit dem
Button neu anlegen. Das gleiche gilt für die Facetten (Rot, Gelb, X Large, XX Large, etc.).
Bei Eingabe der Facetten wird links unten angezeigt, ob dieser Artikel schon einmal angelegt wurde.
Sollte es solche Artikel schon geben, sehen Sie eine kleine Tabelle, mit welcher Ausprägung diese schon vorhanden sind (diese ist Ihnen behilflich, Duplikate zu vermeiden).
| Warning | ||
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Bitte beachten Sie, dass Sie zu jedem Artikel pro Merkmal nur 1 Facette hinzufügen können. Wenn Sie also einen Pullover in Rot angelegt haben, müssen Sie für einen weiteren Pullover in Gelb ein neuen Artikel anlegen! |
| Tip | ||
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Um einen Artikel zu duplizieren, müssen Sie einen neuen Artikel anlegen. Dies können Sie über den |
Bereich - Übersicht
Die Zusammenfassung der eingegeben Daten. Bei Fehleingaben können Sie jederzeit zwischen den Bereichen wechseln und diese ausbessern/ändern/ergänzen.
Bearbeitung des Artikel
Nachdem Sie einen oder mehrere Artikel angelegt haben, können Sie diese jederzeit überarbeiten. Hierzu genügt es einen Artikel auszuwählen und zu überschreiben.
Diese Änderung(en) werden mit einem Klick auf 
abgespeichert. Diese Vorgehensweise ist bereichsunabhängig und wird überall gleich angewendet.
Bezugsquelle
Derzeit sind hier 2 Möglichkeiten gegeben:
- Erfassen der tatsächlichen Einkaufsinformation des Artikels
- Angabe (falls erwünscht) der "Artikel im Namen von" / "auf Rechnung von"
Zusätzliche Information
| Kurzbezeichnung | Wird für die Tasten im POS gebraucht. |
| Beschreibung | Textfeld zur freien Eingabe |
| Notiz | Textfeld zur freien Eingabe |
Abrechnung
In welchem Zeitrahmen wird dieser Artikel abgerechnet.
z.B. Mitgliedschaftsbeiträge werden jährlich vorgeschrieben. Handelsware wird einmalig sofort beim Kassenvorgang verrechnet.
Sie können aus der Liste wählen: einmalig, täglich, wöchentlich, monatlich, pro Quartal, alle 2 Jahre, alle 3 Jahre, alle 4 Jahre, alle 5 Jahre, alle 10 Jahre.
Diese Einstellungen sind fix hinterlegt und nicht bearbeitbar.
Klassifizierung
| Artikel Typ | Green Fee - nur für Artikel relevant, die in der Reservierungsperiode berücksichtigt werden müssen. Alle anderen sind "Anderer" |
| Product Type Saft | Vorbereitet für spätere Anwendung. Hat derzeit noch keine Funktion. |
Codes & Referenzen
| Buchungsreferenz | Ist für den Buchhaltungsexport wichtig. Hier wird die Nummer des FIBU Kontos eingetragen. Diese Information erhalten Sie von Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung. |
| Alternativer Barcode | Wenn der Artikel nicht mit dem EAN-13 Artikel Barcode erfasst werden soll oder der Lieferant einen anderen Barcode verwendet. |
| EAN-13 Artikel Barcode | Kann manuell eingegeben oder gescannt werden. |
Darstellung
Farbe & Symbol: ist für die optische Darstellung an der Kassa (der Kurzname wird in dieser Farbe bzw. Symbol dargestellt).
Bestandsinformation - Lagerbewegungen
Wenn Sie für den Artikel bei der Anlage die Bestandsüberwachung aktiviert haben, dann finden Sie unter diesem Punkt den aktuellen Stand, in welchem Lager die Artikel verwaltet werden und dessen Bestandsveränderungen.
Markieren Sie die Zeile des Artikels, klicken Sie dann auf die Zeile des Lagers um die Tabelle der Lagerbewegung anzuzeigen.
z.B. hier der Bestand des Artikels Nr. 34 Polo Shirt in der Schulungsumgebung
Stückliste
Wird für Produktionsartikel verwendet. z.B. im Restaurant, wenn die Rohstoffen (Schnitzel + Semmel = Schnitzelsemmel) einzeln erfasst werden sollen.
Bezugsquelle
Hier finden Sie die Information, wenn für den Artikel ein Lieferant oder eine Stellvertretung hinterlegt wurde.
Stellvertretung (Durchgangsposten)
Die Stellvertreter Funktion wird dann verwendet, wenn Sie Artikel / Produkte im Namen von anderen Personen stellvertretend verkaufen. Quittungen / Rechnungen werden im Namen von dritt Personen Dritter ausstellen.
Zunächst zu der Konfiguration dieser Funktion:
Die 3. Person müssen Sie als Lieferanten im System erfasst haben. Wie Sie den Lieferanten anlegen können finden Sie unter 50899393.
Pfad: Artikel / Verwaltung / Stellvertretung
Mit dem 
Button können Sie nun angeben, ob dieser als "im Namen von" und/oder als "auf Rechnung von" Rechnungen stellen soll:
Sie müssen dazu erst den Lieferanten und dann die Stellvertretung anlegen.
Pfad: Artikel → Warenwirtschaft → Lieferanten und Artikel → Verwaltung → Stellvertretung
| Im Namen von | Für die Erbringung der Leistung ist die 3. Person verantwortlich. |
| Auf Rechnung von | Hier wird das Geld für die 3. Person eingenommen. |
...
...
Möchten Sie die Artikel lieber einzeln bei den gewünschten Stellvertretern hinterlegen, so müssen Sie diese über die Artikelverwaltung (bei ausgewähltem Artikel) auf die Bezugsquelle und diese hier hinterlegen.
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| title | Überschreiben von Stellvertretern |
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Möchten Sie ein bestehenden Stellvertreter überschreiben, so müssen Sie (falls einer schon vorhanden ist) diesen lediglich anklicken, den erwünschten Lieferanten eingeben und speichern.
Sollte der Stellvertreter jedoch aus der Artikelkategorie kommen, können Sie diesen nicht auf Artikelebene entfernen (überschreiben können Sie jederzeit)
...
Nachdem .
Z.B. Ihr Club hat einen Proshop-Pächter. Außerhalb dessen Geschäftszeiten werden oft gefragte Waren im Sekretariat verkauft. Dann legen Sie den Pächter als Lieferanten an, aktivieren beide Optionen "im Namen und auf Rechnung" und fügen die Stellvertretung bei dem Artikel hinzu.
Nachdem Sie diese Einstellungen (einmalig!) vorgenommen haben, wird dieser bei richtiger Konfiguration der Vorlage (Quittung / Rechnung je nach Wunsch) visuell folgendermaßen dargestellt, siehe rote Rahmen im Screenshot unten:
Bestandsinformation - Lagerbewegungen
Hier sehen Sie zunächst den Lagerort, Bestandsinformationen und Lagerbewegungen des Artikels (Pfad: Artikel / Warenwirtschaft / Bestandsinformationen).
Als weitere Funktion ist unter diesem Menüpunkt die Lagerbewegungen zu finden.
Hier sehen Sie sämtliche Bewegungen - nach Auswahl des Artikels und dem gewünschten Lager - eine genaue Protokollierung dazu:
Lager auswählen → Artikel auswählen und danach sehen Sie die Infos zum ausgewählten Artikel, (siehe Screenshot unten).
Artikel Facette
Artikel → Verwaltung → Facette
Hier legen Sie die Facetten. z.B. Farbe, Größe und Muster an, um sie einem Artikel hinzuzufügen.
Tags
Tags sind ein sehr funktionelles Hilfsmittel zur Suche und Auswertung und für die Anlage von Suchfilter.
Bündelprodukt
Erklärung dazu finden Sie bei Artikelkollektionen.
Modifires
z.B. bei Speisen, wenn Sie den Burger mit Salat oder Pommes anbieten
Cross Selling
z.B. Sie verkaufen am POS Golfhandschuhe und sollen dem Kunden gleich auch noch Tees anbieten. Dann verknüpfen Sie hier das gewünschte Produkt.
Gelöschte Artikel wiederherstellen
Sollten Sie einen Artikel gelöscht haben und müssen diesen wiederherstellen, so können Sie dies mit dem Button 
durchführen.
Im Zuge dessen sehen Sie alle Artikel, die gelöscht sind.
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Alle Informationen zum Artikel werden vor dem Löschvorgang abgespeichert. Diese werden im Prozess "Wiederherstellen" genauso wieder hergestellt. Hierzu gehört auch die Haupt- und Artikelkategorie, sollten diese in der Zwischenzeit gelöscht worden sein. Dies gilt jedoch nicht, wenn die Hauptkategorie/Artikelkategorie "nur" umbenannt wurde. In diesem Fall kommt der wieder hergestellte Artikel in die Kategorien mit der "neuen" Bezeichnung. |
Kategorien
Hier findet die Verwaltung der Hauptkategorie inkl. der sich hierarchisch darunter befindenden Kategorie statt.
Zunächst beginnen Sie mit dem Anlegen einer Hauptkategorie. Hier können Sie folgende Angaben machen:
...
Bezeichnung |
...
Danach erstellen Sie unterhalb eine Artikelkategorie
Folgende Felder möchten wir Ihnen näher bringen:
...
. |
...
|
...
| Info |
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Während Sie einen Artikel anlegen, geben Sie an, welcher Kategorie diese zugewiesen werden soll. Währenddessen wird im Hintergrund auch die Hauptkategorie automatisch zugewiesen, in der sich die Kategorie befindet. |
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