Percorso: Movimenti contabili → Fatturazione → Processi di fatturazione
Le fatture sono divise in 3 grandi blocchi:
Categorie di fatturazione
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Modelli di
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fatturazione
Processi di fatturazione
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Fatture - Cosa fare prima di avviare il processo
Anno fiscale
Gestione incassi → gestione → venditoricliccare Incassi → Gestione → Venditori
Cliccare sul venditore e poi su stato venditoreStato Venditore
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in In questa schermata è possibile anche far ripartire il numero della fattura da 0 per l'anno successivo:
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Con il cambio dell'anno il cambiamento dell'anno fiscale non avviene automaticamente! e E bisogna inserirlo manualmente.
Importante: E' necessario effettuare questo processo per ogni venditore!
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Per il controllo è bene utilizzare dei filtri in modo da azzerare i possibili errori che possono ritrovarsi in seguito nel processo. Quindi prima di effettuare il processo vanno controllati i dati dei nominativi!
Dati nominativi → filtriAnagrafica → Database nominativi → Filtro
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1 Tutti i membri senza un modello di fatturazione
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questo Questo filtro seleziona tutti i membri attivi che non hanno ancora un modello di fatturazione.
In questo caso sarà necessario creare una fatturazione.
nella sottoscheda modelli di fatturazione Nella sottoscheda Modello Fatturazione premere sul pulsante crea Crea fatturazione
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nella Nella finestra che si apre selezionare fattura e premere su salva. in
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In questo modo verrà creato un modello di fatturazione:
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Ci viene suggerito il modello e semplicemente se è il modello che corrisponde al socio lo accettiamo:.
ci Ci verrà chiesta la data fino alla quale il modello è ancora valido. Per effettuare un processo in modo che la fatturazione avvenga tutta in una volta la data da inserire è il 31.12. in
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In questo modo la nuova fattura si potrà fare per l'anno a venire.
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la La data in cui scade il modello è il 31.12. La data della nuova fattura valida per l'anno successivo è l'1.1 e la categoria di fatturazione è in questo caso Fatture annuali.
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2 Tutti i membri senza un metodo di pagamento
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questo Questo filtro ci seleziona tutti i membri che hanno un modello di fatturazione ma che non hanno un metodo di pagamento.
in In questo caso il processo di fatturazione gli tralascerebbe e per questo motivo che è necessario controllare in un primo momento se esiste qualcuno e nel caso
ci fossero clienti senza metodo di pagamento inserirlo nel modo seguente:
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selezionare Selezionare la voce fattura e in questo modo possiamo procedere ai successivi filtri.
3 Clienti che quest'anno non hanno ancora ricevuto una fattura
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prima Prima di procedere alle fatture per l'anno successivo è necessario vedere se ci sono ancora membri che non hanno ricevuto la fattura per l'anno attuale. in In questo caso decidere il da farsi.
Facciamo un esempio pratico.:
Siamo nell'anno 2020 e abbiamo il seguente modello di fatturazione:
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vediamo Vediamo che la fattura è stata pagata fino al 31.12.2019 ma per quest'anno ancora niente.
Se decidiamo di non spedire più la fattura per l'anno attuale perché c'è stato un errore e ora è troppo tardi per richiedere il pagamento dobbiamo premere prima su ignora!
e E poi su accetta inserendo la data del 31.12.2020 in questo modo il sistema permette il processo di fatturazione per l'anno successivo altrimenti non comparirà.
o O in alternativa possiamo generare la fattura premendo su esegui fatturazioni e inserire qui fino alla data 31.12.2020 e generare la fattura.
Importante
il Il processo di fatturazione per l'anno successivo (annuale) prenderà in considerazione solo i modelli di fatturazione dove sotto la dicitura stabilito fino al risulterà la data del 31.12. dell'anno precedente.
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Dopo aver fatto questi controlli siamo finalmente pronti a effettuare il processo di fatturazione
Il processo
fatturazione → processi Fatturazione → Processi di fatturazione.
Un processo di fatturazione aiuta e risparmiare molto tempo. Invece di creare ogni fattura per ogni membro del vostro golf club il programma nexxchange Nexxchange vi permette di creare tutte le fatture di una determinata categoria in una volta. Per fare ciò è necessario avere dei dati puliti e cioè
date di scadenza per tutte le fatture nello stesso giorno!
dopo Dopo aver fatto i vari controlli elencati nel paragrafo precedente è possibile procedere al processo.
Creazione
premendo Premendo sul tasto + in basso alla tabella è possibile inserire un nuovo processo per l'anno o mese successivo:
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Una volta salvato avremmo la seguente situazione una volta selezionato il nostro processo:
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il Il processo è stato creato.
Anteprima
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Premere sul tasto Generate Billing Process Details e confermate nella finestra che si apre. In seguito vi ritroverete cosi:
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e E lo stato del processo non mostrerà più creato ma dettagli di fatturazione creati.
premendo Premendo sul tasto: è possibile creare un file excell Excel dove si possono controllare tutti i dettagli delle varie fatture e il file verrà scaricato automaticamente.
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Il file sarà diviso in diversi fogli:
1 raggruppamento Raggruppamento per articoli
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Qui è possibile vedere tutti i prodotti. Nell'esempio preso abbiamo messo solo una associazione ma ovviamente è possibile prendere tutte le associazioni nello stesso tempo e vedere l'importo totale per ogni associazione!
2 Raggruppamento per clienti
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è È possibile vedere per ogni cliente quali prodotti verranno messi in fattura e i relativi importi
3 raggruppamento Raggruppamento per associazioni
Qui è possibile vedere ogni membership che abbiamo inserito nella categoria di fatturazione e l'importo totale.
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in questo caso possiamo vedere che sono stati generati 8 fatture e non c'è stato nessun errore e nella scheda fatture generate vedremo tutte le fatture generate attraverso questo processo:
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a A questo punto è necessario creare le fatture assegnandoli un modello presente nel sistema. premere
Premere sul tasto creare fatture nella sottoscheda fatture generate.
Se il modello esistente non soddisfa le vostre esigenze nexxchange Nexxchange offre un servizio a pagamento di creazione di modelli. Nella menù Golf club Club verrà mostrato come modificare un modello.
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Qui è possibile inserire un testo da aggiungere al modello nel caso si volesse e generare un anteprima.
Se l'anteprima soddisfa le vostre esigenze e solo allora premere il tasto creare fatture!
Invio delle fatture
E' È possibile inviare le fatture attraverso email o per lettera.
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Per email
se Se si decide di inviare le fatture per email il programma controllerà prima se tutti i clienti che devono ricevere le fatture hanno un email nei loro dati e solo in questo caso genererà le fatture da inviare.
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in In alto è possibile vedere quanti clienti non hanno un email. E' È possibile inserire un template nel caso ne aveste uno o è possibile scrivere direttamente l'email a cui verrà allegata la fattura.
Una volta terminato premendo su invia verrà spedito a tutti i clienti la stessa email con la loro fattura in allegato. Per scrivere dati personali degli utenti in tutte le fatture in modo diverso è sufficiente è sufficiente inserire un placeholder.
Per lettera
Premere su lettera, scegliere il modello desiderato.
E premere su stampa.
Verrà avviato un processo. Premere su
...
e successivamente su:
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Verrà scaricato un PDF con tutte le fatture che potrà essere stampato!
Nessun modello presente?
Se non è presente nessun modello bisogna crearne uno e in questo caso vi preghiamo di contattare Nexxchange.
Placeholder - Descrizione degli
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elementi personalizzabili
La seguente tabella fornisce una descrizione degli elementi personalizzabili per poterne sfruttare al meglio le potenzialità.
Nome dell'elemento personalizzabile | Descrizione | Sezione nella quale è salvato | ------------- | Nome dell'elemento personalizzabile | Descrizione | Sezione nella quale è salvato |
|---|---|---|---|---|---|---|
Nome del Club | Gestione clienti | Importo netto articoli con valuta | Rechnungen | |||
Distanza in linea d'aria | Si riferisce alla distanza in linea d'aria tra il Golf Club e l'indirizzo. | Gestione clienti | Data di scadenya | Movimenti contabili | ||
ID-Cliente | Gestione clienti | Metodo di pagamento | Movimenti contabili | |||
Appellativo | Gestione clienti | Importo | Movimenti contabili | |||
Numero di telefono mobile | Gestione clienti | Rappresentante con indirizzo | Movimenti contabili | |||
Indirizzo di fatturazione |  L'indirizzo del cliente contrassegnato con il simbolo. | Gestione clienti | Importo lordo | Movimenti contabili | ||
Indirizzo | Gestione clienti | Data di pagamento | Movimenti contabili | |||
Nome, Handicap e Club d'appartenenza | Nome del cliente + HCP + Club d'appartenenza. | Gestione clienti | P.IVA cliente | Movimenti contabili | ||
Data di nascita | Gestione clienti | Importo lordo articoli con valuta | Movimenti contabili | |||
Indirizzo postale | Gestione clienti | Movimenti contabili | ||||
Nome | Gestione clienti | Movimenti contabili | ||||
Associazione Golf Club gestito | Gestione clienti | Movimenti contabili | ||||
Numero club | Gestione clienti | Movimenti contabili | ||||
ÖgvID | Gestione clienti | Movimenti contabili | ||||
ID Associazione Nazionale | Gestione clienti | Movimenti contabili | ||||
Appellativo | Gestione clienti | Movimenti contabili | ||||
Cognome | Gestione clienti | Movimenti contabili | ||||
Nome ed handicap | Gestione clienti | Movimenti contabili | ||||
Associazione di primo circolo | Gestione clienti | Movimenti contabili | ||||
Genere | Gestione clienti | Movimenti contabili |
Per lettera
premere su lettera, scegliere il modello desiderato.
e premere su stampa.
verrà avviato un processo. Premere su
...
e successivamente su:
...
verrà scaricato un pdf con tutte le fatture che potrà essere stampato!
nessun modello presente?
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