Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.
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Standardgemäß wird Ihnen immer die Schnellsuche angezeigt. Möchten Sie die Ansicht zur Tabellensuche wechseln, klicken Sie auf 
.
Das ist eine große Hilfe, wenn Sie Einladungen ( z.B. Generalversammlung) an gewisse Kunden schicken möchten.
Mehr zum Filtern von Gruppen finden Sie unter Allgemeine Informationen#Operatoren und Allgemeine Informationen#Tabellen(Grid)
Legende
Druckt Ihnen nach weitere Angaben die HCP Liste der Spieler die Sie in der Tabelle gefiltert haben.
Öffnet ein Fenster zur Erstellung einer SMS die an die gefilterten Kunden in der Tabelle geschickt werden.
Schlägt Ihnen die gespeicherten Briefe vor, für die gefilterten Kunden die heruntergeladen werden sollen.
Zeigt Ihnen die Liste an Filtern an, die Sie abgespeichert haben.
Öffnet Ihnen die Filterfunktion, mit der Sie Kunden in der Tabelle eingrenzen können.
Hier haben Sie die Möglichkeit, gelöschte Kunden wiederherzustellen.
Wechselt von der Tabellenansicht zur Schnellansicht (Schnellsuche).
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Alternativ zum "zuklappen" können Sie immer auf die jeweilige Bezeichnung klicken, um die Ansicht zu wechseln. z.B. Sie sind gerade in der Tabellensuche und möchten zur Schnellsuche, so klicken Sie auf die Bezeichnung "Tabellensuche" somit befinden Sie sich in der Schnellsuche. |
Sie sind gerade in der Tabellensuche und möchten zur Schnellsuche, so klicken Sie auf die Bezeichnung "Tabellensuche" somit befinden Sie sich in der Schnellsuche.
Legende
| Bezeichnung | Funktion |
|---|---|
| Pfeile / Lupe | Umschalten zwischen Tabellensuche und Schnellsuche |
| Tabellensuche / Schnellsuche | Zeigt an, in welcher Ansicht Sie sich gerade befinden |
| Hier finden Sie Ihre gespeicherten Filter |
 | Öffnet das Dialogfenster für die Filterfunktion |
| Öffnet das Dialogfenster, nach welchen Kriterien die Liste gedruckt werden. Geschlecht, Sortierung nach Name oder Handicap. Mit Hochstelltaste gedrückt halten und Mausklick können mehrere Mitgliedstypen ausgewählt werden. |
| Öffnet das Dialogfenster um Mails an alle Datensätze, die in der darunter angezeigten Tabelle gefiltert wurden, zu senden. → Anleitung Mail senden |
 | Für diese Funktion brauchen Sie das Zusatzpaket für SMS Versand. Öffnet das Dialogfenster um SMS an alle Datensätze, die in der darunter angezeigten Tabelle gefiltert wurden, zu senden. |
| Öffnet das Dialogfenster um mehrere Bearbeitung oder -Änderung (Einträge, Positionen, Elemente) in einem Arbeitsschritt auszuführen. → Anleitung Stapelfunktion |
| Öffnet das Dialogfenster um einen Brief für alle Datensätze, die in der darunter angezeigten Tabelle gefiltert wurden, zu drucken. Pfad für Vorlagenverwaltung: Clubs → Vorlagenverwaltung → Dokumentenvorlagen → Vorlagenbereich Kunde |
 | Öffnet ein Dialogfenster, um einen gelöschten Kundendatensatz wiederherzustellen. Bitte seinen Sie mit dem Löschen von Daten IMMER zurückhaltend und vorsichtig. Die Daten sind in der Suite z.B. in der Statistik und im Berichtswesen sehr stark verknüpft. Eine Löschung kann zu Problemen führen. Sollte eine Name aus Versehen doppelt vorhanden sein, verwenden Sie bitte die Funktion des Zusammenführens, damit alle Informationen erhalten bleiben. |
Namenssuche
Suchfunktion Lokal: Hier findet auch Überprüfung der Eingabe statt, um Duplikate zu vermeiden.
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Sie können die Daten unter Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters "Alle Mitglieder" mit dem Button 
hochladen.
ÖGV-ID zuweisen/ändern
Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem ÖGV verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür.
Gewünschten Kunde wählen und den Reiter "Golf" selektieren (siehe Screenshot unten)
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Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern (siehe Screenshots unten).
Während der Änderung ist standardmäßig (Vorausgesetzt es wurden diese Einstellungen im Vorfeld getätigt) eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch zugewiesen wird.
Mitgliedschaft beenden
Das Austrittsdatum anzugeben ist mit "Mitgliedschaft beenden" möglich.
Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, indem Sie die Checkbox ausgewählt lassen → Abrechnungsvorlage anpassen.
Wie Sie im Screenshot oben erkennen können, ist der "Status" jetzt auf "Beendet", Sie müssen aber noch einige Anpassungen vornehmen.
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Wenn Sie diese Schritte getätigt haben ist es möglich den Kunden zu löschen.
Sie können frei wählen, ob Sie die Daten an den Verband schicken möchten oder nicht "Verband Upload".
Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern
Es stehen die Optionen "Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern" zur Verfügung.
Löschvorgang von Kundendaten
Den endgültigen Löschvorgang stoßen Sie an, indem Sie in der jeweiligen Ansicht - Schnellsuche oder Tabellensuche:
Auf das 
Symbole klicken
Sollten Sie beim Löschvorgang diese Meldung bekommen,
müssen Sie die aufgeforderten Schritte zunächst durchführen, damit der Vorgang durchgeführt werden kann, wie weiter oben schon beschrieben.
Abrechnungsvorlage entfernen:
Sie können frei wählen, ob Sie die Daten an den Verband schicken möchten oder nicht "Verband Upload".
Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern
Es stehen die Optionen "Mitgliedsnummer / Eintrittsdatum / Kartenaufdruck ändern" zur Verfügung.
Abgleich/Upload von Kunden
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| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP inkl. Status angeführt. Sie haben hier die Möglichkeit auch einen Heimatclub händisch einzugeben. |
| Mitgliedschaften | Hier können Sie Mitgliedsnummer, Mitgliedstyp, Eintrittsdatum, Status des Kunden und Kartenaufdruck einstellen. |
| ÖGV Verbandsdaten | Hier sind die Einstellungen zum Hoch- und Herunterladen der Daten von Spielern vom ÖGV, die Zuordnung der ÖGV ID inkl. manuelle Zuweisung und die EDS Runde (siehe 50891880). |
| Stammblatt | HCP Historie des Kunden. Die Aktualisierung bzw. Abfrage ist nur für den Heimatclub möglich. Die Stammblattabfrage für Fremd/Zweitmitgliedschaften ist beim ÖGV nicht möglich. |
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| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP inkl. Status angeführt. Sie haben hier die Möglichkeit auch einen Heimatclub händisch einzugeben. |
| DGV Verbandsdaten | Hier sehen Sie die verbandsrelevanten Information, könne Ausweisbestellung und Regionalität einstelln |
| Scoring Record | verlinkt zum World Handicap Bericht des DGV |
| History Sheet | verlinkt zum World Handicap Bericht des DGV |
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| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung bearbeiten. Hier können Sie das Fälligkeitsdatum, Zahlungsdatum verändern und eine Notiz zu Bearbeitung hinzufügen. |
| Per eMail versenden. Bevor Sie Rechnungen per E-Mail versenden, müssen Sie das Dokument für jede Rechnung erstellen / drucken. |
| Grünes Druckersymbol bedeutet, dass die Rechnung erstellt, aber noch nicht mit einem gewünschten Layout generiert wurde. Blaues Druckersymbol bedeutet, das Dokument wurde bereits generiert und kann gedruckt werden. |
| Zahlung hinzufügen. Es öffnet sich ein Dialogfenster um eine Überweisung zu erfassen. |
| Rechnung schließen. Es öffnet sich ein Dialogfenster um eine Rechnung zu stornieren oder als uneinbringlich zu vermerken. |
| POS Ticket erzeugen. Sie können so die Rechnung an die Kassa schicken. |
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Gruppentyp "Dynamische Mitgliedschaft" erstellen
Pfad: Kunden → Verwaltung → Gruppen → Gruppenkonfiguration
Zuerst legen Sie den Typ in der Gruppenkonfiguration an (siehe Screenshot unten).
1- Dynamische Mitgliedschaft mit 
erstellen:
| Feld | Erklärung/Auswirkung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Maximale Spieleranzahl, die mit dieser dynamischen Mitgliedschaft buchen können. | ||
| Die Anzahl der Gäste die vom Portal Administrator für eine Dynamische Mitgliedschaft gebucht werden können.(Gäste und Nominierte teilen Sich das Kontingent | ||
| Maximale Spieleranzahl, die gleichzeitig spielen kann. | Hilfreich für eine gesteuerte Auslastung, die Sie im Vorhinein definieren können. | |
| Maximale Spieleranzahl die pro Tag spielen kann. | ||
Auswertungszeitraum ab heute plus Anzahl der Tage bis ein Nominierter weitere Buchungen haben kann. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Zeitraum anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
Anzahl an Buchungen (nicht stornierte) die maximal pro Nominierter im Auswertungszeitraum erlaubt sind zu tätigen. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Anzahl der Buchungen anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
| Ist eine Clubmitgliedschaft erforderlich? | Eine vorhandene Mitgliedschaft, bei einem Club wird hinterfragt | |
| Braucht der Nominierte eine Registrierung beim Golfverband? | Eine vorhanden Registrierung des Kunden, wird beim Verband hinterfragt | |
| vergeben Sie eine Position mit der Sie besser zuordnen können, welche(n) Rang/Stellung die Mitglieder in dieser Gruppe haben | Bei Bedarf, können Sie weitere Positionen hinzufügen (siehe Screenshot unten - Positionen) |
Anschließend können Sie im unteren Teil die Positionen zu dem angelegten Typ erstellen.
Nach vorgenommenen Einstellung sehen Sie die fertige Gruppenkonfiguration wie oben dargestellt: (Sie können diese jederzeit wieder bearbeiten)
Dynamische Mitgliedschaft vergeben
Sie wählen ein Mitglied oder Tagesgast aus (je nach vorgenommenen Einstellungen - siehe Screenshot oben) und definieren zunächst einen Benutzer, der im Portal die Einstellungen verwalten darf/soll:
Im Reiter Berechtigte, können Sie nun angeben, welche Kunden diese eingestellten Konditionen benutzen darf:
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| Feldbezeichnung | Bedeutung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Verkäufer | Wird angegeben um zu wissen, wer der Vertragspartner des Interessenten ist | |
Zahlungsperiode | Auf Basis der Auswahl werden hier die Konditionen angepasst | Rechnungslegung und Abrechnungsstichtag werden nach Ihrer Angabe hier angepasst. Stichtag wird also z.B. bei einer Auswahl von 'Tag' wird Ihnen jeden X.Tag Verrechnungen generiert. |
| Vermittler fungiert als Treuhänder | Wenn ausgewählt, wird die Rechnung durch den Agenten im Namen des Verkäufers generiert, andernfalls durch den Verkäufer direkt | |
| Ermittlung der offenen Rechnungen | Abrechnungsstichtag ist das Datum bis zu dem alle offenen Rechnungen herangezogen werden. | Auch alle anderen offenen Rechnungen bei denen die Fälligkeit in der Vergangenheit liegt. |
| Kreditlimit | Der Wert der dem Agent zur Ausgabe zur Verfügung gestellt wird | |
| Rechnungslegung | An dem Tag wird die Rechnung generiert | Sie können ebenfalls einen Betrag setzen, der bei Übertretung ebenfalls eine Rechnung generiert. |
| Abrechnungsstichtag | Bezieht sich immer auf die Vorperiode! | Sie ist somit für den Agenten effektiv in Rechnung gestellt. |
| Agent kann als Kunde buchen | Agent bucht in seinem Namen. Spielernamen werden als Kommentar der TeeTime Buchung hinzugefügt. | |
| Spezialangebote | Info wird an das Portal geschickt. Durch setzen der Checkbox, entscheiden Sie nun ob dem Agenten Angebote angezeigt werden oder nicht | Als Spezialangebote zählen z.B. die Vouchers dazu |
...
Bankdaten müssen hinterlegt werden wenn Sie Rechnungen mittels Sepa Mandat (Einziehungsauftrag) einziehen wollen - siehe Rechnungen - Backoffice
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Vorlagen für SMS, eMail und Newsletter
Sie haben immer die Möglichkeit die E-Mail im Frame selber zu erstellen oder über die Vorlagen schon im Vorfeld gestaltet Texte einzufügen.
| Info |
|---|
Die E-Mail darf nicht größer als 2MB sein, da viele E-Mail Eingänge nicht mehr empfangen. Zusätzlich bitte keine Smilies verwenden! |
Gestaltung Ihrer
...
Vorlagen
Die Gestaltung der E-Mail können Sie über: Pfad → Clubs → Vorlagenelemente → Templateposition List einrichten.
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Wenn Sie die Personen ausgewählt haben klicken Sie auf den Button 
.
Jetzt haben Sie die Auswahl ob Sie direkt im Frame einen Text verfassen oder ob Sie eine Vorlage auswählen.
In beiden Fällen haben Sie zusätzlich auch die Möglichkeit eine Datei 
der E-Mail anzuhängen.
eMail Beispiel
Turnier SMS Beispiel
Häufig gestellte Fragen - FAQs
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