_Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege von Golfspielern, sowie der Visualisierung der Spieler in den TeeTimes und vieles mehr.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.
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Sie können die Daten unter Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters "Alle Mitglieder" mit dem Button 
hochladen.
ÖGV-ID zuweisen/ändern
Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem ÖGV verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür.
Gewünschten Kunde wählen und den Reiter "Golf" selektieren (siehe Screenshot unten)
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Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern (siehe Screenshots unten).
Während der Änderung ist standardmäßig (Vorausgesetzt es wurden diese Einstellungen im Vorfeld getätigt) eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch zugewiesen wird.
Mitgliedschaft beenden
Das Austrittsdatum anzugeben ist mit "Mitgliedschaft beenden" möglich.
Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, indem Sie die Checkbox ausgewählt lassen → Abrechnungsvorlage anpassen.
Wie Sie im Screenshot oben erkennen können, ist der "Status" jetzt auf "Beendet", Sie müssen aber noch einige Anpassungen vornehmen.
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Pfad: Kunden / Übersicht / Kunden auswählen / Stammdaten (Screenshot: hier besteht schon eine Zuweisung).
Die Änderung des Mitgliedtyps Mitgliedstyp wurde ebenso hervorgehoben. Dabei beachten Sie, dass sich die Farbe, die in der Anzeigekategorie definiert wird, auf die Darstellung im Startzeiten Kalender auswirkt.
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Nachdem die Einstellungen fertiggestellt wurden, sieht das Ergebnis im Startzeitenkalender Startzeiten Kalender so aus:
Zusätzlich kann die Änderung der Anzeigekategorie auch im Startzeitenkalender Startzeiten Kalender (nach Editieren des Spielers im Buchungsdialog) stattfinden.
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Im Vergleich zu Dublettenprüfung (für mehr als 2 Dubletten oder unterschiedlichem Namen), ist die Mergefunktion Merge Funktion für Kunden gedacht die nur 1x doppelt drin sind.
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Wechseln Sie in den Bereich Kundenverwaltung und suchen Sie sich den entsprechenden Filter aus, an welche Kunden Sie den Brief schicken wollen.
Dann klicken Sie auf "Brief" und wählen hier die Vorlage: "EU-DSGVO Information".
Kann ich diese EU-DSGVO Information auch als Mail versenden?
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| Note |
|---|
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Hochladen von Fotos
Um den Funktionsumfang unseres Dokumenten-Speicher & Management-Services noch zu erweitern, ermöglichen wir nun allen bestehenden Abonnenten Fotos ihrer Kunden einfach und direkt zu den Personendaten Ihrer Mitglieder hochzuladen, um jederzeit zentral darauf zugreifen zu können wofür wir € 50 p.M. (exkl. MwSt.) in Rechnung stellen.
In Zukunft können sich diese Bilder dann auch optional auf Ihren SB Terminals und in Ihrem TeeTime Kalender wiederfinden.
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| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP inkl. Status angeführt. Sie haben hier die Möglichkeit auch einen Heimatclub händisch einzugeben. |
| Mitgliedschaften | Hier können Sie Mitgliedsnummer, Mitgliedstyp, Eintrittsdatum, Status des Kunden und Kartenaufdruck einstellen. |
| ÖGV Verbandsdaten | Hier sind die Einstellungen zum Hoch- und Herunterladen der Daten von Spielern vom ÖGV, die Zuordnung der ÖGV ID inkl. manuelle Zuweisung und die EDS Runde (siehe 50891880). |
| Stammblatt | HCP Historie des Kunden. Die Aktualisierung bzw. Abfrage ist nur für den Heimatclub möglich. Die Stammblattabfrage für Fremd/Zweitmitgliedschaften ist beim ÖGV nicht möglich. |
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Tags können auch bei den Wettspielen verwendet werden. Lesen Sie dazu mehr unter Wettspiele.
Gruppenverwaltung
In der Gruppenverwaltung wurden folgende Themen festgehalten:
Erstellen einer Gruppe, definieren eines Zahlenden, Aktivierung der Abrechnung, Anlegen einer Position in der Gruppe und die Verwaltung dieser gesamten Punkte.
Die Familienkonfiguration Familie Konfiguration wird in der Gruppenverwaltung vorgenommen. Gruppen werden meist in Kombination mit der Sammelrechnung verwendet (wie z.B. die Jahresrechnung).
Der Zugriff ist unter Kunden → Verwaltung → Gruppen gegeben (alternativ über die Schnellsuche, siehe Allgemeine Informationen#Menüführung).
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Dadurch wird gewährleistet, dass Sie die Gruppe in einem Arbeitsgang, erstellen können.
Gruppe über den 
Button erstellen:
Zunächst muss ein Zahlender definiert sein. Die Rechnung der Gruppe wird nur an den Zahlenden gerichtet. Dieser kann auch nur als Zahlender definiert sein ohne Mitglied der Gruppe zu sein.Der Zahlende wird auch später mit einer Scheckkarte versehen, um diesen zu markieren/hervorzuheben (in der Gruppenverwaltung).
Nachdem die Gruppe erstellt ist, sehen Sie diese Ansicht:
Gruppenmitgliedschaft editieren bzw. löschen:
Im 3. Absatzbereich wird angezeigt, wo der ausgewählte Kunde überall als Zahler angeführt ist.
Diese können Sie wie >die Gruppe editieren< (Screenshot weiter oben).
Zusätzlich gibt es noch visuelle Hilfestellung in Form einer Scheckkarte und einem € Symbol.
Die Scheckkarte soll darstellen, dass derjenige für die Gruppe bezahlt.
Das € Symbol stellt dar, dass derjenige Kunde in dieser Gruppe mit Abrechnung aktiv ist, somit wird für ihn gezahlt.
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| Tip |
|---|
Beim konfigurieren der Gruppen können Sie selbstverständlich den Wortlaut der Anzeigenamen und Positionen selber bestimmen. |
Die Abrechnungsvorlagen des Zahlenden sieht wie folgt aus:
Die Abrechnungsvorlagen des NICHT Zahlenden sieht wie folgt aus:
Gruppentyp "Dynamische Mitgliedschaft" erstellen
Pfad: Kunden → Verwaltung → Gruppen → Gruppenkonfiguration
Zuerst legen Sie den Typ in der Gruppenkonfiguration an (siehe Screenshot unten).
1- Dynamische Mitgliedschaft mit 
erstellen:
| Feld | Erklärung/Auswirkung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Maximale Spieleranzahl, die mit dieser dynamischen Mitgliedschaft buchen können. | ||
| Die Anzahl der Gäste die vom Portal Administrator für eine Dynamische Mitgliedschaft gebucht werden können.(Gäste und Nominierte teilen Sich das Kontingent | ||
| Maximale Spieleranzahl, die gleichzeitig spielen kann. | Hilfreich für eine gesteuerte Auslastung, die Sie im Vorhinein definieren können. | |
| Maximale Spieleranzahl die pro Tag spielen kann. | ||
Auswertungszeitraum ab heute plus Anzahl der Tage bis ein Nominierter weitere Buchungen haben kann. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Zeitraum anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
Anzahl an Buchungen (nicht stornierte) die maximal pro Nominierter im Auswertungszeitraum erlaubt sind zu tätigen. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Anzahl der Buchungen anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
| Ist eine Clubmitgliedschaft erforderlich? | Eine vorhandene Mitgliedschaft, bei einem Club wird hinterfragt | |
| Braucht der Nominierte eine Registrierung beim Golfverband? | Eine vorhanden Registrierung des Kunden, wird beim Verband hinterfragt | |
| vergeben Sie eine Position mit der Sie besser zuordnen können, welche(n) Rang/Stellung die Mitglieder in dieser Gruppe haben | Bei Bedarf, können Sie weitere Positionen hinzufügen (siehe Screenshot unten - Positionen) |
Anschließend können Sie im unteren Teil die Positionen zu dem angelegten Typ erstellen.
Nach vorgenommenen Einstellung sehen Sie die fertige Gruppenkonfiguration wie oben dargestellt: (Sie können diese jederzeit wieder bearbeiten)
Dynamische Mitgliedschaft vergeben
Sie wählen ein Mitglied oder Tagesgast aus (je nach vorgenommenen Einstellungen - siehe Screenshot oben) und definieren zunächst einen Benutzer, der im Portal die Einstellungen verwalten darf/soll:
Im Reiter Berechtigte, können Sie nun angeben, welche Kunden diese eingestellten Konditionen benutzen darf:
...
Erster Schritt - Anfrage vom Vermittler(Hotel) aus dem Nexxchange Portal: http://nexxchange.com/signup/agent
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Unter folgendem Link können Sie den Vertrag einsehen: |
Nach Zusenden des Vertrages wird ein 'Kunde' (blauer Hintergrund in der Tabellensuche) angelegt, der Ihnen sein Interesse bekanntgegeben hat.
Zusätzlich wird Ihnen eine Nachricht vom Interessenten in der GolfSuite angezeigt, die Sie unter
finden können. (Diese dient rein zur Information für Sie)
Nachdem Ihnen der Interessent in Ihrer GolfSuite angelegt wurde, können Sie den Kunden auswählen und Ihre Konditionen unter der Agentenvereinbarung erstellen und Ihre Antwort zusenden:
Zunächst legen Sie Ihre Konditionen fest. Interessent auswählen
Nachdem sich der Vermittler/Agent im Portal registriert hat wird er Ihnen eine Anfrage zur Kooperation zusenden, diese schaut wie folgt aus:
Wenn Sie einverstanden mit der Kooperation sind haben Sie die Möglichkeit gleich auf den 
Button zu klicken, der Vermittler/Agent wird in Ihrer Kundendatenbank als Vermittler gespeichert.
Zusätzlich wird Ihnen eine Nachricht vom Interessenten in der GolfSuite angezeigt, die Sie unter
finden können, dort haben Sie Auswahlmöglichkeiten was mit dieser Anfrage passieren soll. 
grünes Häkchen = akzeptieren, rotes X = ablehnen (Anfrage wird gelöscht), oranger Pfeil = Anfrage delegieren (per Mail weiterleiten)
Nachdem der Interessent in Ihrer GolfSuite angelegt wurde, können Sie den Vermittler/Agent auswählen und Ihre Konditionen unter der Agentenvereinbarung erstellen. Kundenübersicht → Suche nach dem Vermittler (Achtung! Vermittler muss als Vermittler in der Kundendatenbank angelegt sein) → Nun wählen Sie die Karteikarte den "Reiter" Agentenvereinbarung aus und können mit der Eingabe Ihrer Konditionen somit beginnen:
| Feldbezeichnung | Bedeutung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Verkäufer | Wird angegeben um zu wissen, wer der Vertragspartner des Interessenten ist | |
Zahlungsperiode | Auf Basis der Auswahl werden hier die Konditionen angepasst | Rechnungslegung und Abrechnungsstichtag werden nach Ihrer Angabe hier angepasst. Stichtag wird also z.B. bei einer Auswahl von 'Tag' wird Ihnen jeden X.Tag Verrechnungen generiert. |
| Vermittler fungiert als Treuhänder | Wenn ausgewählt, wird die Rechnung durch den Agenten im Namen des Verkäufers generiert, andernfalls durch den Verkäufer direkt | |
| Ermittlung der offenen Rechnungen | Abrechnungsstichtag ist das Datum bis zu dem alle offenen Rechnungen herangezogen werden. | Auch alle anderen offenen Rechnungen bei denen die Fälligkeit in der Vergangenheit liegt. |
| Kreditlimit | Der Wert der dem Agent zur Ausgabe zur Verfügung gestellt wird | |
| Rechnungslegung | An dem Tag wird die Rechnung generiert | Sie können ebenfalls einen Betrag setzen, der bei Übertretung ebenfalls eine Rechnung generiert. |
| Abrechnungsstichtag | Bezieht sich immer auf die Vorperiode! | Sie ist somit für den Agenten effektiv in Rechnung gestellt. |
| Agent kann als Kunde buchen | Agent bucht in seinem Namen. Spielernamen werden als Kommentar der TeeTime Buchung hinzugefügt. | |
| Spezialangebote | Info wird an das Portal geschickt. Durch setzen der Checkbox, entscheiden Sie nun ob dem Agenten Angebote angezeigt werden oder nicht | Als Spezialangebote zählen z.B. die Vouchers dazu |
Nachdem Sie die Konditionen für den Interessenten definiert haben, sehen Sie nun Ihre Eingaben die Sie noch mit folgenden Punkten erweitern können (Abbild unten):
- Keine sofortige Rechnungsstellung: Sollten Sie diese Funktion selektieren, so werden die Rechnungen für Online-Greenfee nicht sofort generiert und Sie können diese selber mit
anstoßen.
- Spezialangebote: Spezifiziert, ob der Agent an Spezialangeboten teilnimmt, z.B. Gutschein Kontingente (Sehen Sie hierzu auch Artikelverwaltung - Warenwirtschaft)
Nachdem Sie die Kondition für den Agenten angelegt haben, können Sie nun diesen mit dem Interessenten teilen/schicken.
Diese können Sie anstoßen, indem Sie über den
Button die Daten mit dem Portal synchronisieren.
Nun kann der Interessent, je nach Berechtigungen die er erhalten hat, nun Vouchers z.B. drucken/verkaufen.
Der Interessent sieht nun (nachdem er Ihr Anforderungen angenommen hat) Ihre gestellten Konditionen:
Kunden Audit
Sollten Sie Änderungen bei den Kundendaten hinterfragen, wer bzw. was geändert worden ist, so können Sie dies unter Kunden Audit nachsehen.
Diese Einträge passieren immer automatisch, nachdem eine Änderung gemacht und gespeichert haben:
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
Möchten Sie wissen was geändert wurde, können Sie mit einem « Klick » auf eines der vorhandenen Einträge, die Änderungen aufrufen. Diese werden zusätzlich mit einem |
Identifikationskarte
Nachdem Sie alle Daten hinterlegt und gespeichert haben, müssen Sie als letzten Schritt die Daten mit dem Portal synchronisieren/senden (siehe Screenshot oben). Nun ist der Vermittler/Agent berechtigt Startzeiten online für seine Gäste zu buchen.
Kunden Audit
Sollten Sie Änderungen bei den Kundendaten hinterfragen, wer bzw. was geändert worden ist, so können Sie dies unter Kunden Audit nachsehen.
Diese Einträge passieren immer automatisch, nachdem eine Änderung gemacht und gespeichert haben:
Kommunikationsprotokoll
Hier wird jegliche Kommunikation festgehalten, die via E-Mail,SMS oder gedruckt. Wenn Sie auf den 
Button klicken, sehen Sie den Inhalt der Kommunikation.
Kunden-Dokument
Hier können Sie Kundenspezifische Dokumente wie Emails, Antragsformulare etc. die Sie auf Ihrem Computer gespeichert haben dem jeweiligen Kunden zuordnen wollen hier hinterlegen
(siehe Screenshot unten).
Identifikationskarte
Diese Funktion dient Ihnen als eine weitere Option bei der Kundensuche.
Sollten Sie z.B. ein neues Mitglied haben und dieser besitzt noch keine ÖGV Karte (weil erst bestellt wurde), oder Sie ist evtl. Defektdefekt, so kann dieses Mitglied auch mit einer herkömmlichen Karte (Voraussetzung es hat ein Lesestreifen) gefunden werden.
Die Informationen aus dem Lesestreifen ist eine Kombination von Zeichenketten (diese können und werden nicht entschlüsselt) die Sie mit 
beim ausgewählten Kunden hinterlegen.
Danach funktioniert die Vorgehensweise genauso wie mit der ÖGV Karte.
Sie klicken in die Schnellsuche hinein und ziehen die abgesicherte Karte durch Ihr Lesegerät.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Bitte beachten Sie, dass jedes Gerät eine eigene Art und Weise hat, die Zeichenkette zu interpretieren. Informieren Sie sich bei Ihrem Händler (bei einem möglichen Tausch Ihres Lesegerätes) auf Änderungen die Sie ggf. vornehmen müss(t)en. |
Kommunikationsprotokoll
Hier werden alle Nachrichten festgehalten, die via E-Mail oder SMS kommuniziert werden.
Mit den richtigen Berechtigungen finden Sie diesen Punkt unter Kunden → Kommunikationskanal.Zeichenketten (diese können und werden nicht entschlüsselt) die Sie mit beim ausgewählten Kunden hinterlegen.
Danach funktioniert die Vorgehensweise genauso wie mit der Verbands Karte.
Sie klicken in die Schnellsuche hinein und ziehen die abgesicherte Karte durch Ihr Lesegerät.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Bitte beachten Sie, dass jedes Gerät eine eigene Art und Weise hat, die Zeichenkette zu interpretieren. Informieren Sie sich bei Ihrem Händler (bei einem möglichen Tausch Ihres Lesegerätes) auf Änderungen die Sie ggf. vornehmen müssen. |
Kundenkonto
Im Kundenkonto wird jede Transaktion zur bargeldlosen Zahlung dargestellt, egal ob Geld auf- oder abgebucht wird (siehe Screenshot). Im ersten Schritt muss eine Konto erstellt werden.
Für bargeldloses Zahlen gibt es verschiedenste Möglichkeiten wie z.b. Rangebälle aus den Ballautomaten beziehen (siehe Artikelverwaltung - Warenwirtschaft), im Clubrestaurant die Konsumation zu begleichen, im Shop Artikel erwerben etc..
Grundsätzlich wird das Kundenkonto über POS aufgeladen (Voraussetzung Sie haben eine Zahlart Kundenkonto hinterlegt) Sie haben aber zusätzlich die Möglichkeit über die 
Button, Geld Auf- oder Abzubuchen (dieser Vorgang wird nicht in der Tageslosung abgebildet).
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Kundenstatistik
Hier sehen Sie die Statistik über die gespielten Runden und Turnierteilnahmen eines Golfers aus dem GC Lengenfeld, wie man im Screenshot sehr gut erkennen kann, ist der Statistikzeitraum standardmäßig immer auf 12 Monate eingestellt.
Personenkonten
Ein Personenkonto muss erstellt werden wenn Sie Ihre Buchhaltung exportieren wollen - siehe Rechnungen - Backoffice.
Bankkonten
Bankdaten müssen hinterlegt werden wenn Sie Rechnungen mittels Sepa Mandat (Einziehungsauftrag) einziehen wollen - siehe Rechnungen - Backoffice
E-Mail senden
Der E-Mailversand in der Kundenübersicht greift immer auf die, im Moment angezeigten, Kunden in der Tabellenansicht. Das bedeutet, wenn Sie z.B. einen Filter aktiv haben mit allen Mitglieder des Typs X mit der Anzahl 1.000 Mitgliedern, dann wird mit Auslösen der Funktion 
, an alle 1.000 Mitglieder ein E-Mail versendet. Möchten Sie einen Anhang (bzw. mehrere) im E-Mail mitschicken, so müssen Sie mit der üblichen Mehrfachauswahl die Dateien auswählen:
Mehrfachauswahl (Multiselect):
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Angezeigt wird Ihnen die zuletzt ausgewählte Datei in dieser Liste. Dies bedeutet nicht, dass die restlichen Dateien angehängt worden sind. |
Kunden Profiling
Pfad: Kunden → Kunden Profiling
Lassen Sie sich in mehreren Varianten Ihren Profit anzeigen.
Sie haben mehrere Möglichkeiten sich die Liste zu filtern:
...
Anmerkung
...
Artikelkategorie
...
E-Mail versendet. Möchten Sie einen Anhang (bzw. mehrere) im E-Mail mitschicken, so müssen Sie mit der üblichen Mehrfachauswahl die Dateien auswählen:
Mehrfachauswahl (Multiselect):
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Angezeigt wird Ihnen die zuletzt ausgewählte Datei in dieser Liste. Dies bedeutet nicht, dass die restlichen Dateien angehängt worden sind. |
Automatisierter E-Mail-Versand
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