_Die Kundenverwaltung dient hauptsächlich der Datenpflege von Golfspielern, sowie der Visualisierung der Spieler in den TeeTimes und vieles mehr.
Der Umgang mit den Kundendaten des Clubs ist mit Vorsicht zu verwenden.
Die Verwendung der Suite ist generell nur in Kombination mit einem Benutzerprofil möglich.
Diese werden mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet, um unbefugten Zugriff auf bestimmte Funktionen (z.B. Administrationsrechte) zu unterbinden.
...
| Warning |
|---|
Abrechnungsvorlage anpassen + Zahlungsart Hier wird die Vorlage herangezogen, die bei den Mitgliedstypen hinterlegt ist. Bezahlen am POS/RegistrierkassaRegistrierkasse |
...
Option 1: Sie holen die Daten vom Verband ab, da der Stand aktueller ist als der Export. Hierzu müssen Sie die 
Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich 
(Es muss ggf. die Liste "Mitglieder mit Validierungsfehler" überarbeitet werden).
...
Sie können die Daten unter Pfad: ÖGV / Verbandsabgleich → nach Auswählen des Filters "Alle Mitglieder" mit dem Button 
hochladen.
ÖGV-ID zuweisen/ändern
Möchten Sie den intern geführten Kunden mit dem ÖGV verknüpfen, so hat man 2 Optionen dafür.
Gewünschten Kunde wählen und den Reiter "Golf" selektieren (siehe Screenshot unten)
...
| Bezeichnung | Erklärung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Mitgliedsnummer | Hier tragen Sie die Mitgliedsnummer ein | Vorausgesetzt Sie verwenden nicht den Nummerngenerator, wenn ja bleibt das Feld leer |
| Eintrittsdatum | Geben Sie an, wann die Mitgliedschaft gestartet wurde | Dieses wird beim Erstellen automatisch mit dem aktuellen Datum ausgefüllt |
Enddatum | Geben Sie an, wann Ihr Mitglied seine Mitgliedschaft beenden möchte | |
| Mitgliedstyp | Hier geben Sie den erwünschten Typ an | Dieser bekommt dementsprechend eine Rechnungsvorlage zugewiesen |
| Anzeigekategorie | So wird der Kunde im Tee Time System farblich dargestellt | |
| Kartendruck | Hier geben Sie an, was auf der ÖGV Karte des Kunden aufgedruckt sein soll | 2 VorraussetzungenVoraussetzungen: 1. Golfclub muss einen Kartendruck hinterlegt haben und hochgeladen werden. |
| Abrechnung |
...
Möchten Sie bestehende Mitgliedstypen ändern, müssen Sie diese über den angegebenen Pfad ändern (siehe Screenshots unten).
Während der Änderung ist standardmäßig (Vorausgesetzt es wurden diese Einstellungen im Vorfeld getätigt) eingestellt, dass die Rechnungsvorlage des neu angegeben Typs automatisch zugewiesen wird.
Mitgliedschaft beenden
Das Austrittsdatum anzugeben ist mit "Mitgliedschaft beenden" möglich.
Wenn Sie das Datumsfeld (Enddatum) frei lassen, so wird mit sofortiger Wirkung die Mitgliedschaft mit dem heutigen Datum beendet.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung beenden, indem Sie die Checkbox ausgewählt lassen → Abrechnungsvorlage anpassen.
Wie Sie im Screenshot oben erkennen können, ist der "Status" jetzt auf "Beendet", Sie müssen aber noch einige Anpassungen vornehmen.
...
Abrechnungsvorlage entfernen:
Abgleich/Upload von Kunden
Für bestehende Kunden gibt es die Möglichkeit, den Verbandsabgleich Verband Abgleich und den Upload mit den beschriebenen Buttons zu reaktivierenaktivieren/deaktivieren.
Das Verbotszeichen visualisiert, dass beim Versuch des Abgleichen der Mitglieder, dieser ausgeschlossen wird.
...
| Info |
|---|
Um den Überblick der Funktionen nicht zu verlieren, gibt es die >Info< Icons |
Generell gilt, dass das Bearbeiten des HCP von SpielerInnen nur aktiv über die Golfsuite möglich ist bei:
...
Wenn dies nicht zutrifft, muss der Golfclub über die Golf.at/admin den Verband den Spieler bearbeiten lassen.
Es ist vom ÖGV vorgeschrieben, dass HCP Änderungen prinzipiell nur über den ÖGV vom Verband durchgeführt werden.
| Info |
|---|
Speziell beim Upload neuer Mitglieder zum Verband kann es einige Zeit dauern bis diese Mitglieder im golf.at/admin aufscheinen, da diese erst vom Verband verifiziert werden. |
...
Hier werden ausschließlich die eigenen Mitglieder vom Club angezeigt.
Eine HCP Liste zu erstellen, je nach Auswahl die man trifft (vordefiniert), ist hier ebenfalls möglich.
Anzeigekategorien
Um die Darstellung in den Startzeiten zu vereinfachen, gibt es die >Anzeigekategorie<"Anzeigekategorie".
Pfad: Kunden / Übersicht / Kunden auswählen / Stammdaten (Screenshot: hier besteht schon eine Zuweisung).
Die Änderung des Mitgliedstyps Mitgliedtyps wurde ebenso hervorgehoben. Dabei beachten Sie, dass sich die Farbe, die in der Anzeigekategorie definiert wird, auf die Darstellung im Startzeitenkalender auswirkt (siehe Auswahl z.B. Gold).
Startzeiten Kalender auswirkt.
| Note | ||
|---|---|---|
| ||
| Bitte beachten Sie, dass nicht jede Anzeigekategorie jedem zugewiesen werden kann. Mehr Information hierzu finden Sie unter: Clubs - mein Golfclub |
Wenn keine Anzeigekategorie besteht, so wird per Voreinstellung die Kategorie generiert, die unter Betreiber / Verwaltete Golfclubs Pfad: Clubs / mein Golfclub angegeben ist.
Hier können Sie alle Voreinstellungen anpassen. In sämtlichen Vorgängen, wo diese Felder angegeben werde müssen, werden diese Angaben schon vorgeschlagen.
Möchten Sie die Farbe definieren bzw. die bestehende ändern, so müssen Sie wieder über die Betreiber / Verwaltete Golfclubs / Kundenklassifikation auswählen.
Punkt 1+ 2: zeigt den exakten Pfad an (Betreiber / Verwaltete Golfclubs / Kundenklassifikation).
Punkt 3: Hier können Sie eine neue Kategorie bearbeiten (anlegen über "+").
Punkt 4: Hier können Sie nun die Anzeigekategorie bearbeiten (anlegen über "+").
Nachdem die Einstellungen fertiggestellt wurden, sieht das Ergebnis im Startzeitenkalender so aus:
Zusätzlich kann die Änderung der Anzeigekategorie auch im Startzeitenkalender (nach Editieren des Spielers im Buchungsdialog) stattfinden.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Während Sie die Mitgliedschaft eines Kunden beenden, können Sie zusätzlich noch angeben wie dieser bei Nexxchange zukünftig dargestellt wird. Wie im Screenshot ersichtlich, haben Sie die Möglichkeit die Anzeigekategorie hier zu ändern. |
Dublettenprüfung
Pfad: Kunden → Verwaltung → doppelte Kunden zusammenführenDublettenprüfung
Diese Funktion soll das Verwalten eines konsistenten Datenstammes sauberen Datenstamm erleichtern.
- Merge Funktion → Sollte ein Kunde fälschlicherweise mehrmals hinterlegt sein
...
- , so können Sie diese zusammenlegen (merge). Dabei werden die Daten zusammengeführt, damit keine Informationen verloren gehen (Rechnungen, Bestellungen, etc.).
2. Zwei Kunden mit unterschiedlichen Namen zusammenführen 
Das Duplikat (Quellkunde), das dass verschwindet, trägt die wichtigsten Informationen im „Original" ein (genauere Erklärung unter Schritt 2) und ist mit der Funktion „Kunden zusammenführen" danach gelöscht.1. Schritt: Auswahl der Kunden, die Sie zusammenführen möchten.
2. Schritt: Hier sehen Sie alle Duplikate und welche Informationen jeweils hinterlegt sind.
Auch wenn die Daten der Duplikate gespeichert werden, ist es ratsam, denjenigen auszuwählen /Zielkunde), der mehr Informationen enthält (die Wahrscheinlichkeit, dass diese Daten aktuell sind ist erfahrungsmäßig größer).
In unserem Bsp. sind 3 Duplikate und nur bei einem ist eine ÖGV-ID hinterlegt. Daher können Sie davon ausgehen, dass diese eher verwendet wird.
Diese Funktion ist mit Vorsicht anzuwenden, sollten unterschiedliche Telefonnummer + E-Mailadressen bestehen. Ist dies der Fall, werden nur die Daten behalten, die beim Kunden angeführt werden, der weiterhin bestehen soll (unter Rechenschaft ist ersichtlich, wie oft der selbe Kunde hinterlegt ist).
z.b. beim Kunden Wastlwirt (Vermittler) ist sicherzustellen, dass nicht der Datensatz mit der Agentenvereinbarung gelöscht wird.
Kunden mit gleichen Namen anlegen
Sobald Sie Tagesgäste/Mitglieder anlegen, die den selben Namen haben und schon vorhanden sind müssen Sie wie folgt vorgehen:
Sobald Sie das Geburtsdatum eintrage, ist es Ihnen möglich, den neuen Kunden anzulegen.
...
Im Vergleich zu Dublettenprüfung (für mehr als 2 Dubletten oder unterschiedlichem Namen), ist die Mergefunktion für Kunden gedacht die nur 1x doppelt drin sind.
Diese Funktion wird direkt beim Kunden angezeigt, sobald der Namen + Vorname exakt übereinstimmen:
Sobald Sie auf die Merge 
Funktion gehen, sehen Sie noch die Info, was nun passiert:
Zusammengefasst: Der Kunde, bei dem Sie sich gerade befinden wird gelöscht und dessen Daten werden beim Duplikat hinterlegt.
Sollten Sie beim Vorgang diese Meldung bekommen:
werden Sie aufgefordert diese Schritte zunächst durchführendurchzuführen, damit der Vorgang durchgeführt werden kann:
Abrechnungsvorlage entfernen:
. Sobald dies erfolgt ist, können Sie die Merge Funktion "erfolgreich" durchführen.
...
Um diesen Vorgang zu unterbinden (Duplikate von Kunden) haben wir im Arbeitsschritt +TAGESGAST Absicherungen eingebaut, die Sie daran erinnern, dass diese bereits bestehen.
Diese Regel greift dann, wenn folgende Daten ident eingegeben werden: Über den Verband: Vorname, Nachname und Geburtsdatum.
Ohne den Verband:

Hier werden Sie nochmals darauf hingewiesen, dass dieser Tagesgast schon registriert ist (oben).
Vorgang abbrechen, oder Geburtsdatum des "anderen" Kunden mit gleichem Namen eingeben.bestehen.
Diese Regel greift dann, wenn folgende Daten ident eingegeben werden: Über den Verband: Vorname, Nachname und Geburtsdatum.
Wiederherstellen von gelöschten Kunden
Diese Funktion ist für gelöschte Kunden vorgesehen.
Es werden die Daten wiederhergestellt, die zuletzt vor dem Löschvorgang abgespeichert waren (z.B. Mitgliedschaftstyp, ausgestellte Rechnungen, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail Adresse,...).
EU-DSGVO - EU-Datenschutz-Grundverordnung
...
Unter Clubs - Vorlagenverwaltung - Dokumentvorlagen suchen Sie bitte nach folgenden Namen:
"EU-DSGVO Information"
Wie kann ich die Vorlage bearbeiten und auf meine Anforderungen anpassen?
Über den Button Bearbeiten öffnen Sie den Editor und nun können Sie Ihre Vorlage bearbeiten.
Wie mache ich aus der Vorlage einen Brief für meine Mitglieder?
Wechseln Sie in den Bereich Kundenverwaltung und suchen Sie sich den entsprechenden Filter aus, an welche Kunden Sie den Brief schicken wollen. Dann klicken Sie auf "Brief" und wählen hier die Vorlage: "EU-DSGVO Information".
Kann ich diese EU-DSGVO Information auch als Mail versenden?
Sie haben auch die Möglichkeit diese Information als Mail zu versenden.
Öffnen Sie dazu unter Clubs - Vorlagenverwaltung die Vorlagenelemente und suchen Sie hier ebenfalls unter E-Mail nach "EU-DSGVO Information".
Kann ich diese EU-DSGVO Information auch als Mail versenden?
Sie haben auch die Möglichkeit diese Information als Mail zu versenden (siehe Screenshot oben und unten).
Kundenansicht
Zunächst wird hier zwischen der Ansicht Schnellsuche und Tabellensuche unterschieden.
...
Hier können Sie alle Angaben zum Kunden ändern. Zusätzlich haben Sie hier auch noch die Möglichkeit die 'Anzeigekategorie' zu ändern.
| Note |
|---|
|
...
Die E-Mailadresse bzw. die Telefonnummer werden beim Kunden erst dann herangezogen, wenn Sie diese auch als Standardkommunikationskanal definierenStandard Kommunikationskanal definieren.
Optisch sieht dies wie folgt aus: Wird verwendet:
, wird nicht verwendet:
wird verwendet - 
wird nicht verwendet
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Falls Sie eine Adresse angeben möchten, bei der Ihnen die Postleitzahl nicht bekannt ist (z.B. im Ausland) können Sie diese mit der Angabe 'Unbekannt' umgehen. |
Golf
| Bereich | Themen |
|---|---|
| Golf | Hier wird der Heimatclub, das HCP ( inkl. Status ), das Spielrecht Datum und das Spielrecht angeführt (freigegeben wenn Sie z.B. wie oben keine Heimatclub haben)angeführt. Sie haben hier die Möglichkeit auch einen Heimatclub händisch einzugeben. |
| Mitgliedschaften | Hier können Sie Mitgliedsnummer, Mitgliedstyp, Eintrittsdatum, Status des Kunden und Kartenaufdruck einstellen. |
| ÖGV Verbandsdaten | Hier sind die Einstellungen zum Hoch- und Herunterladen der Daten von Spielern vom ÖGV, die Zuordnung der ÖGV ID inkl. manuelle Zuweisung und die EDS Runde (siehe 50891880). |
| Stammblatt | HCP Historie des Kunden. Die Aktualisierung bzw. Abfrage ist nur für den Heimatclub möglich. Die Stammblattabfrage für Fremd/Zweitmitgliedschaften ist beim ÖGV nicht möglich. |
...
Notiz
Hier können Sie jegliche Art von Informationen zu Ihrem Kunden hinterlassen/bearbeiten/löschen.
...
Ein Mietartikel (Abo) ist der regelmäßige Bezug einer Leistung (in diesem Fall Artikel - z.B. KastenAbstellplatz/Spint) gegen Entgelt.
...
Buchungen
Hier werden alle Greenfee Buchungen festgehalten.
Sammelrechnung
Nach vorgenommenen Einstellungen und angepassten Vorlagen, können Sie einen automatisierter Vorgang bezüglich der Jahresrechnungen erstellen. Dies wird auch u.a. als Sammelrechnung/Jahresvorschreibung bezeichnet.
...
Rechnung
Hier werden alle Rechnungen des Kunden festgehalten, egal ob es Rechnungen über POS (Registrierkasse), Rechnungen oder Jahresvorschreibungen sind.
Rechnungsvorlagen
Hier werden alle Abrechnungsvorlagen verwaltet.
Anteilscheine
Der Begriff Anteilschein wird in zweierlei Hinsicht verwendet. Der Anteilschein im engeren Sinn ist eine Urkunde, die dem Inhaber einen Anspruch gegen eine Kapitalanlagegesellschaft (Fonds) verbrieft.
Unter Anteilschein im weiteren Sinne versteht man Urkunden über die Mitgliedschaft in kapitalistischen Vereinen.
Kunden Tags
Hier können Sie Tags erstellen und diese mehreren Kunden zuordnen, ebenso können Sie diese Zuordnung über die Kundenverwaltung filtern.
Der Vorgang ist simpel: bei einem ausgewählten Kunden (in der Kundenverwaltung) navigiert man zu Kunden Tag.
...
- Sie wählen ein bestehendes Tag aus oder
- Sie erstellen en ein neues Tag und wählen aus
Tags können auch bei den Wettspielen verwendet werden. Lesen Sie dazu mehr unter Wettspiele.
...
Gruppentyp 'Dynamische Mitgliedschaft' erstellen
Pfad: Kunden → Verwaltung → Gruppen → Gruppenkonfiguration
Zuerst legen Sie den Typ in der Gruppenkonfiguration an (siehe Screenshot unten).
1- Dynamische Mitgliedschaft mit 
erstellen:
| Feld | Erklärung/Auswirkung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Maximale Spieleranzahl, die mit dieser dynamischen Mitgliedschaft buchen können. | ||
| Die Anzahl der Gäste die vom Portal Administrator für eine Dynamische Mitgliedschaft gebucht werden können.(Gäste und Nominierte teilen Sich das Kontingent | ||
| Maximale Spieleranzahl, die gleichzeitig spielen kann. | Hilfreich für eine gesteuerte Auslastung, die Sie im Vorhinein definieren können. | |
| Maximale Spieleranzahl die pro Tag spielen kann. | ||
Auswertungszeitraum ab heute plus Anzahl der Tage bis ein Nominierter weitere Buchungen haben kann. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Zeitraum anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
Anzahl an Buchungen (nicht stornierte) die maximal pro Nominierter im Auswertungszeitraum erlaubt sind zu tätigen. (Lassen Sie das Feld leer um keine Überprüfung auf Anzahl der Buchungen anzustellen.) | Kein Pflichtfeld. | |
| Ist eine Clubmitgliedschaft erforderlich? | Eine vorhandene Mitgliedschaft, bei einem Club wird hinterfragt | |
| Braucht der Nominierte eine Registrierung beim Golfverband? | Eine vorhanden Registrierung des Kunden, wird beim Verband hinterfragt | |
| vergeben Sie eine Position mit der Sie besser zuordnen können, welche(n) Rang/Stellung die Mitglieder in dieser Gruppe haben | Bei Bedarf, können Sie weitere Positionen hinzufügen (siehe Screenshot unten - Positionen) |
Anschließend können Sie im unteren Teil die Positionen zu dem angelegten Typ erstellen.
Nach vorgenommenen Einstellung sehen Sie die fertige Gruppenkonfiguration wie oben dargestellt: (Sie können diese jederzeit wieder bearbeiten)
Dynamische Mitgliedschaft vergeben
Sie wählen ein Mitglied oder Tagesgast aus (je nach vorgenommenen Einstellungen - siehe Screenshot oben) und definieren zunächst einen Benutzer, der im Portal die Einstellungen verwalten darf/soll:
Im Reiter Berechtigte, können Sie nun angeben, welche Kunden diese eingestellten Konditionen benutzen darf:
...
| Feldbezeichnung | Bedeutung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Verkäufer | Wird angegeben um zu wissen, wer der Vertragspartner des Interessenten ist | |
Zahlungsperiode | Auf Basis der Auswahl werden hier die Konditionen angepasst | Rechnungslegung und Abrechnungsstichtag werden nach Ihrer Angabe hier angepasst. Stichtag wird also z.B. bei einer Auswahl von 'Tag' wird Ihnen jeden X.Tag Verrechnungen generiert. |
| Vermittler fungiert als Treuhänder | Wenn ausgewählt, wird die Rechnung durch den Agenten im Namen des Verkäufers generiert, andernfalls durch den Verkäufer direkt | |
| Ermittlung der offenen Rechnungen | Abrechnungsstichtag ist das Datum bis zu dem alle offenen Rechnungen herangezogen werden. | Auch alle anderen offenen Rechnungen bei denen die Fälligkeit in der Vergangenheit liegt. |
| Kreditlimit | Der Wert der dem Agent zur Ausgabe zur Verfügung gestellt wird | |
| Rechnungslegung | An dem Tag wird die Rechnung generiert | Sie können ebenfalls einen Betrag setzen, der bei Übertretung ebenfalls eine Rechnung generiert. |
| Abrechnungsstichtag | Bezieht sich immer auf die Vorperiode! | Sie ist somit für den Agenten effektiv in Rechnung gestellt. |
| Agent kann als Kunde buchen | Agent bucht in seinem Namen. Spielernamen werden als Kommentar der TeeTime Buchung hinzugefügt. | |
| Spezialangebote | Info wird an das Portal geschickt. Durch setzen der Checkbox, entscheiden Sie nun ob dem Agenten Angebote angezeigt werden oder nicht | Als Spezialangebote zählen z.B. die Vouchers dazu |
...
- Keine sofortige Rechnungsstellung: Sollten Sie diese Funktion selektieren, so werden die Rechnungen für Online-Greenfee nicht sofort generiert und Sie können diese selber mit
anstoßen.
- Spezialangebote: Spezifiziert, ob der Agent an Spezialangeboten teilnimmt, z.B. Gutschein Kontingente (Sehen Sie hierzu auch Artikelverwaltung - Warenwirtschaft)
Nachdem Sie die Kondition für den Agenten angelegt haben, können Sie nun diesen mit dem Interessenten teilen/schicken.
...
E-Mail: Grundsätzlich bieten wir Ihnen den E-Mailversand Mail Versand kostenlos an. Erfahrungsgemäß ist jedoch der Wunsch da, dass Clubs Ihre eigenen Adressen verwenden wollen, damit die Kunden die Kommunikation besser zuordnen können.
Nach Konfiguration mit Ihren Zugangsdaten, kann die GolfSuite so konfiguriert werden, als würden Sie diese aus Ihrem E-Mail Konto verschicken.
...
Max Mustermann existiert bereits beim ÖGV mit einem deutschen Heimatclub und deutscher ÖGV DGV ID 49xxx.
Dieser Änderungen sind normalerweise direkt beim ÖGV vorzunehmen (nur er kann den Heimatclub ändern). In diesem speziellen Fall wird sich vermutlich auch die ÖGV ID auf eine österreichische mit 43xxxxx ändern.
Diese können Sie dann manuell in der GolfSuite anpassen.
...