Aperçu

Il s'agit de l'aperçu principal des heures de départ réservables de votre club de golf.

Ici, vous pouvez créer, gérer, modifier et annuler des réservations pour n'importe lequel de vos terrains de golf disponibles.

Aperçu des heures de départ

Choisissez l'un de vos parcours de golf disponibles pour recharger les heures de départ du parcours sélectionné:

→ Pour choisir un jour précis, cliquez sur ce bouton au dessus de la grille des Tee Times :

Choisissez un jour :

L'aperçu des départs est ensuite automatiquement rechargé sans autre saisie 

Vous disposez de plusieurs options pour modifier la plage horaire affichée sans recharger la grille Tee Time.

 Quel que soit l'aperçu que vous utilisez, vous pouvez toujours gérer vos réservations et en créer de nouvelles.

 Ceux-ci seront expliqués et présentés dans la section suivante.

Aperçu de la journée

L'aperçu standard de GolfSuite. Toujours sélectionné par défaut.

Il montre une journée et les réservations effectuées par les golfeurs et votre service d’accueil.

Vous pouvez choisir de visualiser et ainsi activer la réservation chaque jour spécifique que vous choisissez.

Aperçu de 3 jours

La vue 3 jours affiche 3 jours spécifiques consécutifs, en fonction de votre première sélection.

 Par exemple, cliquez sur le 9 pour afficher les 9, 10 et 11 février pour afficher l'aperçu sur 3 jours de ces jours :

Si vous souhaitez commencer par le 10, vous devez cliquer sur une plage en dehors de celle sélectionnée Ensuite, cliquez sur le 10 pour afficher le 10, le 11 et le 12.

Aperçu de la semaine

Ceci montre la semaine de chaque calendrier et les réservations actuellement effectuées :

Bien entendu, vous pouvez toujours effectuer une réservation à n'importe quelle heure de début disponible à l'aide de cet aperçu.

Aperçu du mois

Vous trouverez ici un aperçu de tous les blocs. Vous y trouverez également les informations du jour.

Explication des symboles

• Heure(s) de départ disponible(s)

  • Dans chaque heure de départ, l'heure est affichée. Actions disponibles :

    • Réserver l'heure de départ disponible

    • Déplacer une heure de départ présélectionnée vers l'heure de départ disponible sélectionnée

• Heure(s) de départ réservée(s)

  • Actions disponibles:

    • Payer l'heure de départ réservée au point de vente (POS)/ Envoyer cette réservation au POS

    • Modifier la réservation existante / Ouvrir le dialogue de réservation pour vous permettre de changer les joueurs de l'heure de départ. Optionnellement, réserver un tour supplémentaire.

    • Annuler la réservation existante / Ouvrir un dialogue pour commencer à annuler cette réservation.

    • Imprimer BagTag, Scorecard, Sticker

    • Basculer le statut d'arrivée du joueur. Définir le joueur comme arrivé pour permettre le suivi des statistiques d'absences.

    • Sélectionner cette réservation pour la déplacer vers une autre heure de départ disponible

• Déclaration d'information

  • Actions disponibles :

    • Nom du joueur incluant éventuellement les données de golf disponibles. Le nom des joueurs peut être écrit en italique, ce qui signifie qu'il s'agit de la réservation précédente d'une réservation avec tour supplémentaire. Les noms des joueurs colorés en différentes couleurs proviennent de la catégorisation des joueurs.

    • Cette réservation a été effectuée directement dans la suite.

    • Cette réservation a été effectuée en ligne via le portail Nexxchange.

    • Le joueur est arrivé.

    • Cette réservation a été effectuée par un agent.

    • Cette réservation a un montant en attente.

    • Cette réservation a déjà été payée.

    • Cette heure de départ est le retour d'un départ.

    • Cette heure de départ est réservée avec une adhésion d'entreprise. 

    • Location de voiturette

    • Paiement avec carte de crédit

    • 

      • Catégorie d'affichage (type d'abonnée, visiteur)

      • Les joueurs d'un flight avec la même couleur font partie d'une réservation commune.

Options d'heures de départ

Dans le coin supérieur droit de cet aperçu, vous disposez de plusieurs boutons et d'une fonction de recherche :

Recherche rapide

Cliquez dans ce champ et recherchez un client que vous souhaitez rechercher :

S'ils sont trouvés dans l'aperçu sélectionné, les temps de départ liés à ce client seront marqués en vert et vous serez dirigé vers le premier temps de départ (= le premier temps réservé de la période que vous visualisez) :

Vous pouvez cliquer sur ce bouton pour annuler la recherche. Une fois cela fait, les heures de début ne sont plus marquées en vert :

Recherche avancée (icône d'objectif)

→ Cliquez sur ce bouton pour basculer dans une nouvelle fenêtre :

Ceci est un aperçu de chaque heure de départ individuelle réservée, qui peut être affinée à l'aide de notre système de filtre adaptatif.

Il affiche les données suivantes :

• Joueur de golf - le nom du joueur de golf

• Home Club - le club d'origine du joueur de golf (si défini)

• Départ - y compris la date et l'heure/minutes

• Check-in - si le joueur a été marqué comme arrivé

• No Show - lorsque vous annulez une réservation, vous pouvez définir No Show qui peut ensuite être évalué pour chaque joueur.
  - Par exemple, après 3 No Show → Envoyer cette personne un e-mail ou
  - Désactiver la réservation en ligne pour ce joueur de golf en utilisant les règles de prix

• Réservation - date à laquelle cette réservation a été créée initialement

• Annulation - si une réservation est annulée, elle vous indique la date et l'heure auxquelles cela a été effectué.

• Produit - le Greenfee choisi pour ce client (cela peut être modifié manuellement par votre secrétaire)

• Agent - si un agent est défini pour cette heure de début, son nom sera affiché ici

• Parcours – vous pouvez restreindre votre sélection à des parcours de golf spécifiques.
  - Par défaut, tous les parcours de golf sont affichés une fois que vous cliquez sur l'objectif
  - Pour affiner votre sélection ou l’ordonner, vous pouvez utiliser l'option de filtre ou simplement cliquer sur les éléments de l'interface graphique :
  

  

  Ou
  - Choisissez de filtrer à l'aide de l'icône Filtre :

Actualiser des heures de départ

→ Si vous souhaitez actualiser immédiatement les Tee Times, cliquez sur ce bouton :

Cela peut être utile lorsque plusieurs utilisateurs travaillent simultanément sur le système.

Cela met également à jour toutes les nouvelles réservations effectuées en ligne ou les réservations en ligne annulées par les membres ou les invités d'un jour.

Paramètres (par utilisateur)

→ Cliquez sur ce bouton pour modifier les paramètres de l'utilisateur actuellement connecté :

Dans un souci d'exhaustivité, elles sont examinées en détail dans la section suivante.

Paramètres d'affichage de l'heure de départ

• Rafraîchissement de la page en minutes - si > 0, cela actualisera automatiquement l'aperçu des heures de départ après x minutes.

• Taille de l'axe des Teetimes en minutes - si elle est modifiée, cela modifiera l'aperçu, par exemple 5 minutes
  - Cela permet à chaque réservation de disposer de plus d'espace, affectant l'aperçu général et, dans ce cas, la fonctionnalité. Par exemple, on peut désormais accéder à la fiche Client directement en cliquant sur cette icône

  

• Calendrier à partir de - choisissez quand vous souhaitez que la grille des heures de départ commence.
  - Cela ne change pas la saison générée, il s'agit donc d'un choix/d'une aide purement visuel.

• Calendrier affichant jusqu'à - choisissez quand vous souhaitez que la grille des heures de départ se termine.
  - cela ne change pas la saison générée, il s'agit donc uniquement d'un choix/d'une aide visuelle.

• Parcours de golf par défaut - choisissez le parcours de golf dans lequel vous souhaitez débuter lors de l'ouverture de l'aperçu des Tee Times.

• Afficher les détails de la réservation en cliquant.
  -Si cette case est cochée, vous devez cliquer sur Réservations pour ouvrir l'aperçu détaillé :

  -Si non coché, l'aperçu détaillé s'ouvrira une fois que vous survolerez une heure de début avec la souris.

• Permet de sélectionner un grand nombre de green fees à réserver en même temps - si cette case est cochée, vous pouvez effectuer des réservations groupées.
  - Vous pouvez toujours vérifier le nombre des heures de départ actuellement sélectionnées dans le coin supérieur droit:
  

  

  - Il n'y a aucune limite ni restriction, l'utilisation de CRTL vous permet de choisir et de sélectionner n'importe quelle heure de début pour démarrer une réservation groupée et également pour plusieurs jours :

Paramètres des actions liées à l'heure de départ

• Se souvenir du groupe de caisse lorsque la caisse est ouverte - mémorise le groupe POS (caisse) que vous avez utilisé pour la dernière fois en envoyant les heures de début pour payer à la caisse.

• Imprimer Bag Tag lors de l’ouverture point de vente - une fois que vous avez envoyé une heure de début à la caisse, l'étiquette (Bag Tag) sera imprimée.

• Imprimer la carte de score - lorsqu'une étiquette (Bag Tag) est imprimée, démarre également l'impression d'une carte de score.

• Définir les joueurs comme arrivés lors de l’ouverture de la caisse - lorsque vous envoyez une heure de début au point de vente, le joueur (ou tous les joueurs, selon que vous envoyez la réservation entière ou l'heure de début individuelle) est marqué comme arrivé.

• Définir le joueur comme étant arrivé lors de l'impression du Bag Tag : lorsque vous imprimez le Bag Tag, le joueur est automatiquement défini comme étant arrivé.

• Sélection client/joueur automatique: désactiver la sélection automatique du client s'il n'y a qu'une seule entrée dans la liste - vous évite de devoir cliquer explicitement sur le client si le système ne trouve qu'un seul enregistrement client lors de la recherche :
  

Paramètres par défaut de réservation d’heure de départ

• Paiement PDV (caisse) - si sélectionné et qu'un onglet du PDV est actuellement ouvert, l'onglet PDV est automatiquement focalisé
  - Si aucun onglet n'est ouvert, le système essaiera d'ouvrir automatiquement un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre pour le PDV
  - Le système vous en informera s'il en est empêché (veuillez vérifier Cookies/Cache/… de votre navigateur :

  

• Imprimer Bag Tag - imprimez l'étiquette du Bag Tag avec le style choisi (=CSS)

Confirmation de réservation

• Confirmer par e-mail - si vous souhaitez que la notification par e-mail soit automatiquement activée par défaut

• Confirmer par SMS - si vous souhaitez que la notification par SMS soit automatiquement activée par défaut

Paramètres d'impression

Cliquez sur ce bouton pour réinitialiser la configuration d'impression du Bag Tag (si vous utilisez le service d'impression Nexxchange) :

Sauvegarde des nouvelles options définies

Cliquez sur ce bouton une fois que vous avez terminé de sélectionner votre (vos) choix et enregistrez les options pour votre utilisateur :

Impression rapide des heures de départ

→ Cliquez sur ce bouton pour imprimer un aperçu de vos Tee Times actuels :

La période couverte est la dernière heure complète atteinte (par exemple il est 9h30 → l'aperçu imprimé commence à 9h) jusqu'à la fin des Tee Times disponible le même jour:

Options d'impression avancées

Vous avez la possibilité d'imprimer 4 variantes spécifiques de listes Tee Time.

→ Cliquez sur ce bouton pour ouvrir un nouveau menu déroulant :

Vous pouvez choisir entre 4 listes d'impression différentes, choisissez la liste dont vous avez besoin :

La section suivante explique ce que chacun d'eux montre et quand il est utilisé. De plus, il y aura un fichier PDF que vous pourrez prévisualiser pour voir ce qui est affiché et à quoi cela peut ressembler.

Temps de départ réservés

Choisissez cette liste si vous souhaitez imprimer uniquement les départs actuellement réservés :

Toute la journée

Choisissez cette option si vous souhaitez imprimer toute la journée, y compris les green fees non réservés.

Imprimer avec une date individuelle

Si vous avez besoin d'un aperçu des heures de départ sur plusieurs jours avec des exigences spécifiques, cliquez sur cette option :

Cela ouvre une nouvelle fenêtre de dialogue dans laquelle vous pouvez spécifier à partir de quand jusqu'à quand vous souhaitez que la liste soit imprimée et si les greenfees disponibles/réservés/bloqués doivent faire partie de cette liste :

 → Cliquez sur ce bouton pour imprimer la liste :

Service d'impression CaddyMaster

Choisissez cette liste si vous souhaitez un aperçu du jour actuellement sélectionné et de tous les clients utilisant le service CaddyMaster, que vous pouvez définir dans → Gestion clients → Info client

Réservation et gestion des heures de départ de votre club de golf

Après avoir pris connaissance de toutes les options et possibilités de modification de votre aperçu, la section suivante explique la réservation des heures de départ et la manière dont vous pouvez les gérez (créez, modifiez, copiez, décalez, etc.), y compris les options d'impression.

Réservation d'un départ

Passez la souris sur un espace vide, puis cliquez sur l'élément d'interface utilisateur affiché dans la capture d'écran suivante :

Cliquez sur la Facette Greenfee que vous souhaitez réserver (si vous n'en avez qu'un, ce menu déroulant ne s'affiche pas) :

Procédez à la recherche du(des) Client(s) - cliquez sur un champ vide ou appuyez sur le x pour saisir un nouveau Client :

Facultatif - définissez un agent (agent = p.ex. agence de voyage, cela peut déclencher des règles de prix) :

Facultatif : définissez un commentaire pour cette réservation, par exemple, si vous souhaitez transmettre des informations supplémentaires à vos collègues concernant cette réservation :

Facultatif : vous pouvez choisir une autre heure de début que vous souhaitez réserver simultanément, dans le cadre de cette nouvelle réservation :

Facultatif - après avoir cliqué sur « Second tour », cliquez sur le bouton à côté de l'heure de début que vous souhaitez réserver :

Cliquez sur ce bouton pour copier tous les Clients déjà réservés et leurs Facettes Greenfee…

…et cliquez sur ce bouton pour les décaler vers la nouvelle heure de début, vous évitant ainsi de les saisir manuellement :

Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran suivante, la copie des clients déjà saisis s'est déroulée facilement et rapidement :

Après avoir cliqué sur ce bouton, l'espace vide est alors rempli :

Après avoir sélectionné le(s) Client(s), nous nous dirigeons vers Facturation pour vérifier les prix que les Clients reçoivent :

Le client indiqué dans la capture d'écran est responsable de la réservation - la commande de réservation sera créée sous ce client :

Facultatif - une réservation peut être immédiatement facturée en utilisant le portemonnaie électronique d'un client - cliquez simplement sur celui de droite :

→ Pour vérifier le prix, cliquez sur ce bouton pour avoir un aperçu de la commande en cours :

Chaque client et son green fee associé sont affichés :

M. Jonathan nous dit qu'il souhaite une Location - un Chariot pour être précis, nous passons donc à l'onglet Location :

→ On clique d'abord sur ce bouton à côté d'une Location pour ajouter un Panier :

Par défaut, l'Heure de Départ du 1er Client de cette Réservation est choisie comme locataire. Vous pouvez modifier cela en cliquant sur l'heure de début/le nom pour ouvrir une liste déroulante :

Choisissez le bon client (et peut-être l'heure de début s'il s'agit d'une réservation groupée). Vous pouvez également modifier la durée de location de cet objet en location, ce qui peut affecter son prix.

Une fois que vous avez sélectionné la bonne heure de début pour cet objet de location, nous vérifions à nouveau le prix sous Facturation :

→ Cliquez sur ce bouton :

Maintenant, nous pouvons également voir la location: 

Il s'avère que Jonathan a un abonnement spécifique (avec une règle de prix), ce qui fait que son Greenfee n’est pas facture - la règle s'active automatiquement, sans avoir à craindre de facturer accidentellement M. Brady.

Nous souhaitons ensuite envoyer un email via notre système de notification - nous cliquons sur Confirmation de réservation :

Choisissez votre sélection (qui informer) et nous pouvons également consulter la présentation du modèle :

Vous pouvez prévisualiser le modèle que vous allez envoyer, si vous en avez différents ou en configurer un nouveau par défaut :

→ Une fois que vous avez terminé, cliquez sur “ok” pour enregistrer la réservation :

Vous pouvez voir la location dans l'aperçu des heures de départ (elle est marquée dans la capture d'écran) :

Ceci conclut le processus général de réservation dans notre GolfSuite.

Fonctionnalités des réservations du calendrier Tee Time

Déplacer/Copier une heure de début

Cliquez sur les heures de début que vous souhaitez déplacer/copier :

→ Cliquez sur ce bouton pour copier les heures de début sélectionnées dans le presse-papiers :

Cliquez sur un vol/heure de début vide (ou marquez-en autant que nécessaire pour décaler les heures de début qui lui sont associées).

Cliquez sur l'élément affiché pour démarrer le processus de copie/déplacement d'une réservation :

Cliquez sur la facette green fee que vous souhaitez réserver :

Vous pouvez voir, ligne par ligne, quelles heures de début sont déplacées et si les locations sont également réservées - vous pouvez choisir les heures de début que vous souhaitez déplacer (cochez-les/décochez-les) :

→ Cliquez sur ce bouton pour déplacer les heures de début sélectionnées :

→ Si vous cliquez sur ce bouton, vous copiez l'intégralité de la réservation sans supprimer l'originale.

Dans le cas où la totalité de la Réservation a déjà été payée , vous pouvez conserver la Réservation existante telle que réglée - si vous décidez de la déplacer :

Vous avez le choix entre :

1. Définir la commande réglé si le montant reste inchangé ? - choisissez cette option si vous souhaitez que la réservation ne soit réglée que si le montant à payer reste inchangé. Cela signifie que si le montant change (en raison des règles de prix ou d'un Greenfee différent), un paiement déjà reçu sera ignoré et la réservation sera alors impayée.

2. Forcer marquer réglée : la commande de réservation reste réglée, même si un prix différent était calculé

Chaîne de blocage à gauche

Ceux-ci sont définis dans la saison du calendrier Tee Time.

Si une réservation comporte une chaine chaîne de blocage, celui-ci sera affiché visuellement:

Ceux-ci peuvent également être déplacés individuellement - au cas où un client souhaite faire une pause entre 18 heures sur un parcours de golf de 9 heures, par exemple.

Marquage d'un ou plusieurs joueurs comme arrivés

→ Cliquez sur ce bouton :

Si vous cochez cette case, tous les autres clients de cette heure de début seront marqués comme étant arrivés :

→ Cliquez sur ce bouton pour paramétrer le joueur (les joueurs si vous avez coché la case) comme arrivé.

→ Ou pas arrivé si vous avez accidentellement marqué le(s) joueur(s) comme étant déjà arrivés) :

Options d'impression - Étiquette de sac, carte de pointage et autocollant

→ Cliquez sur ce bouton pour ouvrir un menu déroulant :

Cliquez sur l'option que vous souhaitez imprimer :

• Imprimer la carte de score CR (= Carte de score incluant le CR par défaut pour hommes/femmes défini dans Parcours de golf disponibles )
  

• Imprimer Bag Tag (= Imprimer une étiquette de sac pour ce client)
  

• Imprimer ticket (= Imprimer un autocollant, principalement utilisé aux Pays-Bas)
   

Annuler/annuler une réservation

→ Cliquez sur ce bouton pour démarrer le processus d'annulation/annulation d'une réservation (ou d'heures de début individuelles) :

Cela ouvre une nouvelle fenêtre de dialogue dans laquelle vous pouvez annuler/annuler une ou plusieurs heures de début.

Les options suivantes sont disponibles :

• Tous - cochez cette case pour cocher toutes les heures de début de cette réservation, afin de toutes les annuler :
  

  

• Date de l'heure de début - cliquez sur une date pour marquer toutes ses heures de début associées et les annuler :
  

  

• Sélectionnez un joueur - cliquez sur un joueur pour annuler son départ :

Vous pouvez également définir une heure de début annulée comme « No Show », qui peut être suivie et filtrée dans l'aperçu des heures de début :

Vous avez également la possibilité d'envoyer un email ou un SMS pour informer le client de cette démarche.

→ Cliquez sur ce bouton pour annuler la réservation :

Modifier une réservation existante

→ Cliquez sur ce bouton pour modifier une réservation existante :

De cette façon, vous pouvez modifier une réservation déjà existante - peut-être souhaitez-vous choisir une autre facette de green fee :

→ Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications apportées à la réservation :

Paiements au point de vente

Paiement au point de vente - Envoyez l'intégralité de la réservation au point de vente

→ Vous pouvez envoyer l'intégralité de la réservation sous forme d'un seul ticket caisse en cliquant sur ce bouton :

Paiement au point de vente : envoyer la ou les locations/les droits de jeu individuels d'un client au point de vente

→ Cliquez sur ce bouton pour voir le prix individuel que ce client doit payer :

Vous pouvez alors voir combien ce client paierait pour le green fee et/ou la location :

Cliquez sur la location ou sur le greenfee pour envoyer un ticket caisse contenant les articles de la commande (= réservation) de ce client à la caisse

L'envoi de cette information au PDV ne permettra d'envoyer que les articles de la commande de ce client qui n'ont pas encore été payés :

Bien entendu, vous pouvez toujours sélectionner des postes individuels ou choisir un autre client qui paie.

Une fois que vous avez payé les articles de commande associés à une réservation, ils ne seront plus facturés - même si vous autorisez un client à payer plus tard les éléments de commande restants, encore impayés, de cette réservation.