Hoe maak ik een wedstrijd aan?

Bij iedere golfclub worden er vele wedstrijden in allerlei vormen gespeeld. Van de damesdag tot aan het clubkampioenschap Strokeplay. Binnen Nexxchange kunnen alle wedstrijden worden aangemaakt, ingericht en op internet worden gepubliceerd, zodat iedereen die aan deze wedstrijd criteria voldoet, zich kan inschrijven. Hier zullen we alle onderdelen belichten.

Voor een snelle uitleg en om te zien hoe u een wedstrijd maakt, kunt u deze video bekijken.

NB: Het portaal dat u ziet is nog de oude versie.

Een wedstrijd aanmaken

Er zijn verschillende manieren om een wedstrijd aan te maken.

1. Via de knop wedstrijd aanmaken, hiermee maakt u een compleet nieuwe wedstrijd. Dan is er nog niets ingevuld.

   

2. Creëren van een Default. Een wedstrijd kan als default worden aangemerkt met een sterretje. Hierdoor verschijnt hij in het default menu. Hierdoor kunt u gemakkelijk een wedstrijd maken, waarbij de standaard instellingen al zijn ingevuld. Dit is een snelle optie, als u vaak een zelfde soort wedstrijd speelt.

   

3. Duplicaat. Mocht een wedstrijd niet als default staan aangegeven, maar wenst u toch de instellingen van een andere wedstrijd over te nemen, dan kunt u gebruik maken van de duplicaat knop. Dan worden de instellingen van de wedstrijd overgenomen en hoeft u niet meer alles in te vullen.

   

4. Gebruik een default. Indien u in het verleden een wedstrijd heeft gemaakt, welke u vaker wenst te gebruiken als default/standaard, dan kan deze worden aangemerkt met een ster. Deze is dan eenvoudig op te roepen en vervolgens hoeft u net als bij een duplicaat niet alles meer in te vullen.

De wedstrijd inrichten

Nadat u heeft gekozen voor een wedstrijd aanmaken, komt u in een scherm om de wedstrijd in te richten. Hier moet u alle velden invullen welke blauw gekleurd zijn. De witte velden zijn optioneel. Wij zullen ze hier allemaal langslopen.

Naam: Vul hier de naam van de wedstrijd in.
Omschrijving: Extra info van / over een wedstrijd.
Interne opmerking: Een opmerking over de wedstrijd, welke niet online komt.
Wedstrijd Nr. Indien er een nummergenerator is, wordt dit automatisch ingevuld. Is die er niet, dan kunt u iedere wedstrijd zelf een nummer geven.
Datum: Wanneer is de wedstrijd?
Registratie start: Vanaf wanneer kan iemand zich inschrijven?
Inschrijven tot: Tot wanneer kan er worden ingeschreven?
Wedstrijd voor: Maak hier een keuze voor wie de wedstrijd bedoeld is. Andere doelgroepen kunnen zich dan niet inschrijven.
Wedstrijd fee: Selecteer hier een artikelbundel. Vul hier geen losse prijs in. Een bundel is een collectie van artikelen, wat samen het inschrijfgeld van de wedstrijd vormt. Denk hierbij aan inschrijfgeld, en bijvoorbeeld een maaltijd. Gebruikt u niet de kassa module dan adviseren wij u dit niet te gebruiken. Geef dan bijvoorbeeld de kosten weer in de openbare aanvullende informatie onderaan.
Aantal ronden: Geef hier aan uit hoeveel rondes de wedstrijd bestaat. Deze als meestal op 1 staan.
Max aantal spelers: Geef hier aan hoeveel mensen mee mogen doen aan de wedstrijd.
Max online inschrijvingen: Geeft hier aan hoeveel mensen zich maximaal online mogen inschrijven. Staat deze op 0 dan kan niemand zich online inschrijven.
Handicap van: Wat is de maximale handicap, welke een deelnemer moet hebben, om mee te mogen doen.
Handicap tot: Hoe laag mag de handicap zijn wat een deelnemer mag hebben
Reservelijst: Moet er een reserve lijst worden gemaakt?
Reservelijst bepaling: Maak een keuze op welke manier de reservelijst ingedeeld moet worden.
E-mail verplicht voor online-registraties: Selecteer indien nodig
Telefoon verplicht voor online-registraties: Selecteer indien nodig
Geboortedatum verplicht voor online-registraties: Selecteer indien nodig
Adres verplicht voor online-registraties: Selecteer indien nodig
Online deregistration always deregisters the whole team: Selecteer indien nodig
Opmerkingen speler: Selecteer als een speler een opmering mag maken bijhet inschrijven
Min. Deelnemers per online registratie: Hoeveel mensen moet iemand inschrijven
Maximaal Deelnemers per online registratie: Hoeveel mensen mag iemand inschrijven
Geen online betaling: Als dit wordt geselecteerd is er geen online betaling mogelijk
Geen betaling ter plaatse: Als dit word geselecteerd zal de optie voor ter plaatse betalen niet worden getoond.
Restrict registrations to prizeclasses: Indien er bij de prijsklassen een selectie word gemaakt op basis van geslacht, leeftijd, handicap enz.. dan mogen mensen alleen inschrijven als zij aan deze selectie voldoen. Openbare Wedstrijdnaam: Deze naam komt online bij de informatie
Openbare aanvullende informatie: Deze informatie komt online en is voor iedereen zichtbaar.

Indien alles is ingevuld drukt u linksboven op opslaan. U komt dan automatisch op de volgende pagina waar overige informatie ingevuld kan worden. U volgt hier de oranje knoppen tot alles op groen staat Ook nu zullen wij ze hier langslopen.

Ronde 1

Baan

Hier kunt u de baan kiezen waar de wedstrijd op word gespeeld. Indien er meerdere rondes zijn op verschillende banen dan stelt u dat hier ook in. Is dat niet het geval dan vinkt u de optie aan dat deze baan wordt toegewezen aan alle rondes.

Ook heeft u de mogelijkheid om de wedstrijd baan aan te passen via de knop bewerken.

Beschikbare Tee

Hier wordt er ingesteld welke groep spelers er van welke tee speelt. Dit is opgedeeld in mannen en vrouwen. Er dient een tee toegewezen te worden. Mocht een speler van een andere tee willen spelen en dat mag ook van de wedstrijdleiding dan kan dit later bij de inschrijving worden aangepast.

Spelvorm bewerken

Niet iedere wedstrijd is het zelfde en er kunnen verschillende spelvormen gespeeld worden. U kunt uit de spelvorm type lijst een spelvorm kiezen welke u wenst te spelen. Bij de handicapfactor kunt u aangeven met hoeveel % handicap verrekening er wordt gespeeld. En mocht u een hele formule willen kiezen dan kan dat uit de vooraf ingestelde patronen. Een uitleg van de verschillende items uit de formules staat er onder.

Datum en Flights

Hier kunt u eventueel aangeven hoe de flight indeling zal gaan worden en eventueel de speeldatum aan te passen. Maar wij adviseren u de flight indeling pas te maken bij de start van de wedstrijd.

Scoreberekening

In het geval van een gelijk spel kunt u hier aangeven wat er moet gebeuren. Kijken we naar de laatste holes, handicap of wat uw keuze ook is. Dat kunt u hier instellen.

Tee-tijdblok

Afhankelijk of u de rechten heeft komt u via deze knop in de teesheet. Hier kunt u vervolgens met een selectie een aantal tijden reserveren en blokkeren voor de wedstrijd.

Wedstrijdinstellingen

Bewerk Wedstrijd

Hier kunt u alle standaard instellingen van de wedstrijd aanpassen welke u aan het begin heeft ingevoerd. Maar er zijn nog wat extra items in dit hoofdstuk

Tournament Officials (wedstrijdleiding)

Maak hier een keuze uit de vooraf ingestelde officials. Staat uw keuze er nog niet in dan leggen wij hier uit hoe u die kan aanmaken. Deze namen zullen ook online bij de info over de wedstrijd staan.

Registratie vragen

Het kan zijn dat u voor een wedstrijd een aantal vragen aan de deelnemers wenst te stellen. Denk hierbij aan: Wenst u een buggy of blijft u eten? Dit soort ja/nee vragen kunnen hier worden ingesteld. Iedereen krijgt deze vragen dan te zien bij de inschrijving. De antwoorden zijn dan bij de deelnemers door de wedstrijdleiding te zien. Deze kunnen ook worden afgedrukt. Ga dan naar deelnemers, deelnemerslijst afdrukken en kies dan de optie:

Om een nieuwe vraag te maken drukt u op de groene plus knop. Vul dan bij de verschillende velden de juiste gegevens in. Als u er een artikel aan verbind zal deze berekend worden. Indien u het vakje verplicht aanvinkt moeten mensen akkoord geven op deze vraag.

Documenten

Soms kan het zijn dat u meer informatie aan de deelnemers wenst mee te geven. Via documenten kunt u een link invoeren waar u de informatie heeft opgeslagen. De deelnemers kunnen daar dan op klikken om het te lezen. Denk hierbij aan een spel uitleg of programma van een dag.

Groepen

Indien er prijzen zijn voor verschillende handicap categorieën dan kunt u deze groepen hier instellen. Voeg eenvoudig groepen toe en pas de handicap aan welke voor deze groep geld. Mocht u na alle inschrijvingen een automatische verdeling willen maken, zodat er in elke groep even veel deelnemers zitten, dan kiest u voor de optie Autom. Groep. Dan worden deze automatisch verdeeld. Wenst u verschillende groepen uit een andere wedstrijd te gebruiken dan kunt u deze ook hier importeren.

Leeftijdsklassen

Naast de handicap groepen kan er ook een splitsing worden gemaakt op leeftijd. Standaard zijn deze al voor u ingedeeld over verschillende groepen. Mocht u deze willen aanpassen dan kunt u dat hier doen.

Tag(s)

Het kan handig zijn om de deelnemers van de wedstrijd een tag te geven. Dit is een label wat gebruikt kan worden in het CRM systeem. Hier kan op gefilterd worden. Vervolgens kunnen deze personen dan makkelijk geïnformeerd worden. Ook kunnen deze tags voor filters op andere momenten worden gebruikt binnen het systeem. Een nieuwe tag kant u maken door op de groene plus te drukken. Een bestaande kan er onder worden opgezocht.

Uitslag categorieën

Aan het eind worden de prijzen verdeeld. Deze kunnen onderverdeeld zijn in verschillende groepen/categorieën. Denk hierbij op basis van geslacht, leeftijd, handicap of alleen op een bruto en netto score. Deze verschillende categorieën kunnen hier worden ingesteld.

Een nieuwe kan worden aangemaakt via het groene plusje. Geef hier vervolgens aan voor wie het is en om welke groepen, geslacht of leeftijdsgroepen het gaat.

Bovenaan kunt u er ook voor kiezen om de categorieën te importeren uit een andere wedstrijd. Het kan zijn dat er in het verleden categorieën zijn gemaakt die u weer wenst te gebruiken. Zoek dan via deze functie de juiste wedstrijd op en importeer deze dan.

Standaard zijn er 2 categorieën ingesteld. Te weten een standaard bruto en een standaard netto resultaat. Hier wordt er dan gekeken naar alle deelnemers. Er wordt dan geen onderscheid gemaakt tussen geslacht of handicap categorie.

Ronde 1

Onder aan deze lijst komt u weer Ronde 1 tegen. Dit is een knop om weer alles in te kunnen stellen of aan te passen wat we bij het vorige onderdeel allemaal besproken hebben.

Deelnemers

Nadat u de wedstrijd online heeft gepubliceerd zullen de deelnemers zich gaan inschrijven. Deze zijn te vinden bij het kopje deelnemers. Om zelf deelnemers toe te kunnen voegen moet u akkoord geven op de melding dat indien u een speler toevoegt deze akkoord geeft op het toernooi reglement.

Vervolgens kan de deelnemer worden opgezocht en via de groene knop worden toegevoegd.

Importeren uit andere wedstijd

Indien u deelnemers uit een andere wedstrijd wenst toe te voegen dan kan dat via deze import knop. Zoek de juiste wedstrijd en druk op de knop import. Alle deelnemers uit die wedstrijd zullen aan de huidige wedstrijd worden toegevoegd.

Deelnemers kopiëren

Waar u bij de vorige optie deelnemers kon importeren, bestaat hier de mogelijkheid om deelnemers te kopiëren naar een andere wedstrijd. Zodra u op de knop drukt kunt u verschillende deelnemers selecteren. Druk vervolgens op de “Send” knop en vul daar de juiste wedstrijd in.

Wachtlijst Leegmaken

Indien er meer mensen zich willen inschrijven dan de wedstrijd toelaat kunt u er voor kiezen om een wachtlijst aan te maken. Deze keuze kunt u ingeven bij het aanmaken van de wedstrijd.
Deze deelnemers zullen dan in het deelnemersoverzicht komen met een oranje nummer. Als

u de wachtlijst leeg maakt zullen de deelnemers rood worden. Het zelfde als wanner ze verwijderd zijn. Wilt u de status van een deelnemers aanpassen dan klikt u op het nummer om de opties te bekijken.

Deelnemerslijst afdrukken

Als u op deze knop drukt kunt u een keuze maken uit verschillende afdrukmogelijkheden van de deelnemerslijst. Deze kan worden afgedrukt of eventueel als PDF worden opgeslagen.

HCP-Limieten

Het kan zijn dat u de deelnemer van een minimale of een maximale handicap wil laten spelen. Dit kunnen wij hier instellen. Als u op de knop drukt krijgt u een overzicht van de limieten die zijn ingesteld. Wenst u een nieuwe aan te maken druk dan op het groene plusje. Stel hier vervolgens een boven of ondergrens in voor de juiste handicap, het geslacht, leeftijdsklasse of groep. En geef bovenaan aan dat deze regel actief is.

Registratie Antwoorden

Bij het aanmaken van de wedstrijd heeft u de mogelijkheid gehad eventuele vragen te stellen aan de deelnemers. Via deze optie krijgt u een overzicht van alle antwoorden die zijn gegeven. Ook heeft u hier de mogelijkheid om de antwoorden af te drukken.

HCP Synchroniseren

Het kan altijd gebeuren dat de handicap van een deelnemer wijzigt nadat hij zich heeft ingeschreven voor een wedstrijd. Voor dat u de startlijst maakt is het raadzaam om altijd de handicaps te synchroniseren. Iedere nacht gebeurd dit automatisch. Maar verstandig om dit voor de het maken van de startlijst nog een keer te doen. Maak een keuze uit de 3 opties die deze functie geeft.

Groepen

Binnen het deelnemersveld bestaat er de mogelijkheid om deze op te delen aan de hand van handicaps. Deze functie is een herhaling van de groepen welke we eerder eventueel al hebben gemaakt.

Tags

In het vorige overzicht hebben we ook al gesproken over tags. Een handig hulpmiddel om mensen in een keer te identificeren of te gebruiken bij de uitslag. Ook hier kunnen deze nu worden toegekend aan individuele deelnemers of aan alle deelnemers. De verschillende opties bij deze functie geven ook al voorbeelden welke misschien het beste toe te passen zijn.

Uitslag categorieën

Omdat de uitslag categorieën zo belangrijk zijn komen ze hier nog een keer voorbij. Hier kunnen de verschillende groepen worden aangegeven waar een uitslag voor moet komen. Wellicht heeft u net een nieuwe groep gemaakt via groepen of een groep een speciale tag gegeven. Dan kunt u dat hier nog een keer aanpassen.

Importeren

Als de wedstrijd ook wordt uitgeschreven via de Federatie ( wat alleen in het buitenland gebeurt) kunt u via deze knop deze registraties ophalen. In Nederland heeft deze knop geen functie.

Bericht

Onderaan de lijst is er nog een optie om een bericht te sturen aan de deelnemers. Gebruik hier misschien een Sjabloon welke eerder is gemaakt of typ het bericht direct in berichtenveld. Uiteraard kunt u ook een bijlage toevoegen.

Start/Ronde 1

Nadat we alle deelnemers zich hebben ingeschreven en de inschrijving is gesloten kan er begonnen worden met het maken van de startlijst. Zodra u op start/Ronde 1 drukt zult u de oranje knop zien van startlijst.

Startlijst

Een startlijst kan op verschillende manieren gemaakt worden. Eerste kiest u de juiste startvorm. Er is een keuze tussen 1 tee start of een shotgun. Kiest u voor een 1 teestart dan kunt alsnog bij Tees overige en meerdere tees aangeven waarvan gestart wordt. Denk hierbij aan 1 en 10 of welke combinatie u ook wenst te maken.

Kiest u voor shotgun dan worden automatisch alle holes geselecteerd om te starten. Uiteraard kunt u ook holes weglaten of meerdere kiezen om dubbel te starten met een interval er tussen.

Als u de juiste startholes heeft gekozen kiest u de juiste flght grootte en startinterval om vervolgens een lege startlijst te genereren.

Nadat de startlijst is gemaakt kunt u deze vullen met de deelnemers. Deze kunt u eenvoudig naar de juiste flight slepen uit de deelnemerslijst aan de rechterkant. Via de vul optie linksonder kunt u er ook voor kiezen dat het systeem de flight indeling maakt aan de hand van de instellingen die u ingeeft.

Om de startlijst aan te passen kunt u de verschillende opties in de flight gebruiken. Zo kunt u de tijd aanpassen via het potlood of de flight leeg gooien via de gum. Ook bij de Grid Wizard zijn nog verschillende opties. Zoals de hele lijst leegmaken.

Uitslag Categorieën

Omdat de uitslag categorieën zo belangrijk zijn komen ze hier nog een keer voorbij. Hier kunnen de verschillende groepen worden aangegeven waar een uitslag voor moet komen.

Afdrukken

Deze functie spreekt redelijk voor zich. Hier kunt u kiezen uit verschillende opties om af te drukken. Denk hierbij aan de startlijst, scorekaart of stickers.

Tijdschema

Deze functie opent een nieuw scherm met een overzicht van hoe lang de wedstrijd zal gaan duren. Mocht u de tee willen blokkeren dan kunt u dit gebruiken als hulpmiddel.

Bericht

Ook hier er nog een optie om een bericht te sturen aan de deelnemers. Gebruik hier eventueel een Sjabloon welke eerder is gemaakt of typ het bericht direct in berichtenveld. Uiteraard kunt u ook een bijlage toevoegen.

Bewerk ronde 1

Mocht er toch nog iets niet kloppen aan de wedstrijd, dan gaat u met deze functie terug naar de instellingen voor de wedstrijd/ronde.

Mobiel scoren

Het kan zijn dat u een wedstrijd organiseert waarbij de score wordt bijgehouden door vrijwilligers of Marshalls. Indien u wenst dat zij de scores invoeren dan kunt u gebruikmaken van deze optie. Zij krijgen dan een link om de scores per deelnemer in te geven.

Aangepaste laatste hole

Mocht het zo zijn dat de wedstrijd net uitgespeeld kan worden om wat voor reden dan ook maar u wenst toch een uitslag te hebben, dan kunt u hier de laatste hole instellen. Deze telt dan en alle scores worden tot die hole gebruikt.

Startlijst/Op de baan/ Terug

Om uiteindelijk de uitslag in te kunnen voeren moeten we als de wedstrijd van start gaat aangeven dat de deelnemers de baan op zijn en aan het eind terug zijn. Dit doen we door op de startknop te drukken achter elke naam of allemaal tegelijk door op de 2 pijlen naar rechts te klikken.

Drukt u op de pijl naar beneden dan komen er andere opties naar voren zoals markeren als, scorekaart afdrukken of mailen. Alle opties spreken voor zich.

Als de deelnemers in de baan zijn komen deze in het 2e vak. Ook hier zijn er weer verschillende opties. Doorsturen naar “terug” als hij klaar is of eventueel resetten als het verkeerd was.

Als de deelnemer terug is kan zijn scorekaart door de commissie worden ingevoerd. Of de zij kunnen de speler hier markeren als bv DQ.

Het invoeren van de scorekaart spreek voor zicht. Denk er wel om dat u na het invullen op opslaan druk. Zodra de scorekaarten worden ingevoerd komen de resultaten al voorlopig op de juiste volgorde bij elke uitslagcategorie te staan.

Als alles scores zijn ingevoerd zal de knop einde actief worden. Hier worden dan de definitieve resultaten getoond.

Einde

Pas als alle scores zijn ingevoerd zal de knop “Einde” actief worden. Hier staat dan de definitieve uitslag van de wedstrijd. Deze is ingedeeld aan de hand van de uitslag categorieën welke eerder gemaakt zijn. Ook op deze pagina weer opties om te gebruiken

Uitslag categorieën

Mocht er nog iets niet kloppen aan de uitslag dan kant u dat hier aanpassen.

Winnaarslijst

Bij deze optie wordt er een nieuwe pagina geopend om de winnaars af te drukken in 1 overzicht. U kan hier nog prijsklassen toevoegen of importen uit de wedstrijd zelf.

Ook kunnen hier de speciale prijzen worden toegevoegd zoals een longest drive of de neary.

Gastenlijst

Indien er deelnemers zijn van een andere golfclub kan er een lijst worden afgedrukt met de resultaten. Deze kunnen zij dan meenemen naar hun eigen club en daar eventueel verwerken.

Birdiepoule

Met deze functie kunt u snel en eenvoudig een overzicht printen van alle birdies die zijn gemaakt.

Hole statistieken

Deze functie biedt u een overzicht hoe er gemiddeld is gescoord per hole. Dit kan aan het eind van het jaar gebruikt worden als course rating eventueel aangepast moet worden.

Archief

Nadat alles klaar is, de winnaars bekend zijn en de wedstrijd is afgerond dan zal de optie Archief actief worden. Als u hier op drukt zal de wedstrijd worden gearchiveerd. De status zal nu wijzigen maar aanpassingen blijven mogelijk,.

Publiceren

Om er voor te zorgen dat een wedstrijd online in het portaal te zien is moet deze gepubliceerd worden. Indien u kiest voor deze functie heeft u 2 opties:

• Send results Round 1

Deze eerste optie komt pas in beeld als de wedstrijd klaar is. Hiermee worden de kaarten doorgestuurd naar de federatie. (NGF)

• Openbaar naar Nexxchange Portal

Als u deze optie aanzet wordt de wedstrijd naar het portaal gepubliceerd en kunnen leden zich inschrijven.

Online Configureren

In dit onderdeel kunnen we aangeven wat er wel en wat er niet online getoond gaat worden op het Portaal. Doormiddel van het aanvinken van de juiste items kunt u een selectie maken. De URL’s die onder de opties staan kunt u gebruiken om op een ander display weer te geven.

Live configureren

Indien u gebruik wil maken van een Live Leaderboard dan kunt u dat hier instellen. Kopieer de link dan naar een scherm waar het op kan worden weergeven.