Gestione articoli - gestione delle merci

Die Verwaltung der Artikel und Warenwirtschaft befindet sich unter dem Menüpunkt Artikel.
Hierzu gehören Unterpunkte wie Lieferscheine, Bestellscheine, Inventurliste, etc..

Artikelübersicht / Artikel bearbeiten

Zur Artikelübersicht gelangen Sie über den Menüpunkt 'Artikel', oder über die 'Schnellsuche' (wie unter Allgemeine Informationen#Menüführung erklärt).

Hier sehen Sie die Möglichkeiten, die Artikel nach Hauptkategorie, Kategorie, oder beides kombiniert einzugrenzen.
Hilfestellung zur Sortierung und Erklärungen der Buttons finden Sie unter Allgemeine Informationen#Tabellen(Grid).

Artikelnummer: Diese können Sie selbst vergeben. Sollten Sie eine Kategorie beim Anlegen des Artikels auswählen, dessen Artikelnummer durch den Nummerngenerator vergeben wird, sehen Sie die letzte vergebene Nummer:

Artikelbezeichnung: Name des Artikels

Beschreibung: Hier können Sie zur Ergänzung des Artikels weitere Angaben festhalten.

Verkaufspreis: Wird beim Anlegen definiert, in welcher Einheit (z.B. Euro) und Zahlungsart (Brutto/Netto) dieser ist.

Steuersatz: Hier sehen Sie den Steuersatz, der auf diesen Artikel Anwendung findet.

Bestand: Der aktuelle Lagerstand des Artikels.

Hauptkategorie/Kategorie: Hier sortieren Sie nach der jeweiligen Auswahl. 

Ausprägungen: Hier sehen Sie, ob Merkmale zu diesem Artikel hinterlegt sind ( z.B. Farbe: Rot, Muster: Kariert, Größe: XL, usw.)

Verkäufer: Dieser Verkäufer ist jener, der diesen Artikel betriebswirtschaftlich gesehen verkauft.

Artikel anlegen

Im oberen Bereich sehen Sie eine Menüführung, die uns 2 wichtige Informationen gibt:

• Wo Sie sich befinden.
• Fehlen Angaben, die zum Abschließen des Artikels notwendig sind (Grün = Eingabe OK bzw. nicht Notwendig, Orange = benötigte Infos fehlen). 

Hintergrund Grün: Diese Seite wurde einmal aufgerufen + Angaben OK.
Schrift Grün: Diese Seite muss nicht von Ihnen bearbeitet werden, können dennoch Informationen zum Artikel angeben.
Schrift Orange: Hier fehlen notwendige Angaben zum Artikel, weshalb der Artikel nicht in diesem Zustand angelegt werden kann.   

Mit Angaben zur Basisinformationen und dem Lagerstand sind genügend Informationen vorhanden, um einen Artikel anzulegen.

Die Erklärungen zu sämtlichen Schritten (Artikel anlegen) sehen wie folgt aus:

1. Bereich Basisinformationen

A - Allgmeine Informationen

(es wird folgende Logik für den ganzen Artikel Flow angewendet: Mit Speichern wird jederzeit der Artikel angelegt, mit Weiter springt man immer auf den nächstfolgenden Bereich).

Verkäufer: Dieses Feld setzt voraus, dass schon ein Verkäufer angelegt wurde. 
(Trennung von Mitarbeiter/Artikel/Statistiken/Berechtigungen etc.)

Artikelkategorie: Trennt Artikel z.B. am POS zur besseren Auflistung (kategorisch).

Anzeigename: ist ein Pflichtfeld.

Artikel Nummer: Abhängig von der ausgewählten Artikelkategorie, ob Pflichtfeld oder nicht (sollte kein Nummerngenerator hinterlegt sein, ist es ein Pflichtfeld).

B - Preis Informationen

Verkaufspreis: Der eigentliche Wert des Artikels wird hier definiert.

Währung: Derzeit steht nur Euro zur Auswahl.

Preisbasis: Netto/Brutto.

Steuer: Hier ist zwischen Umsatzsteuer (USt.), Mehrwertsteuer (MwSt.) und "Keine" zu wählen.

C - Sonstige Informationen

Einheiten: Hier können bestehende ausgewählt werden. Mit demButton ist es im Workflow möglich, eine neue Einheit anzulegen.

Verfügbarkeit: Möglichkeiten teilen sich auf in Verbieten, Erlauben und Backoffice (hier kann ein Artikel angelegt und erst später freigegeben werde z.B. = Verbieten)

2. Bereich - Zusatzinformation

A - Zusätzliche Information:

Kurzname, Beschreibung und Memo

Periode: Wird angegeben, wenn es sich um Artikel handelt, die in periodischen Abständen verrechnet werden. z.B. Mietartikel

B - Codes:

Artikel Barcode: Hier wird der Barcode des Artikels hinterlegt. Mit einem Barcodegerät kann dieser Artikel nun erkannt und ausgewählt werden.

Buchungsreferenz: derzeit noch keine Funktion.

C - Darstellung:

Farbe & Symbol: ist für die optische Darstellung an der Kassa (der Kurzname wird in dieser Farbe bzw. Symbol dargestellt).

D - Klassifizierung:

Artikel Typ: ist derzeit in 'Greenfee' und 'Andere' zu unterschieden.

Durch die Angabe 'Greenfees' können Sie Gruppierungen in den TeeTimes gestalten. Somit ist es für Sie möglich z.B. eine 9 Loch Buchung in weiteren Schritten genauer anzugeben.
(mehr dazu unter: TeeTimes - Abschlagszeiten#Abschlagszeiten-Buchen)

3. Bereich - Lagerstandsinformation

Hier unterscheiden Sie, ob Sie einen Lagerstand führen wollen oder nicht (daher sind diese Informationen notwendig).

Lagerstand führen

Wenn Sie einen Lagerstand führen wollen → Lagerstandsinformation selektieren:

Nachdem Sie dies gemacht haben, haben Sie noch unter Punkt A beschriebene Möglichkeit Bestellinfos zum Artikel zu hinterlegen.

A - Bestandsüberwachung: Dient zur sauberen Verwaltung der Informationen, um Inventur und Bestellwesen effizienter zu gestalten. 

B - Lagerorte: Hier wird angegeben, wo der Artikel gelagert wird.
Unter dem Lagerort ist erneut eine Bestandsüberwachung vorhanden. Sie können also nur auf dieses Lager bezogen auch eine Bestandsüberwachung führen.

C - Lieferant: Hier werden die Daten hinterlegt zu:

Lieferant: Hier geben Sie an, wer Ihnen diesen Artikel geliefert hat.
Artikelnummer Lieferant: Mit dieser Artikelnummer können Sie die Bestellung durchgeben (interne Artikelnummer beim Lieferanten).
Barcode Lieferant: Alternativ zur Artikelnummer des Lieferanten, gibt es auch einen 'Barcode Lieferant' (interne Barcodenummer beim Lieferanten).
Einkaufspreis/Währung/Preisbasis/Steuersatz: Hier hinterlegen Sie die tatsächlichen Daten zum Einkauf des Artikels. 

Lagerstand nicht führen

Wenn Sie keinen Lagerstand führen wollen → Anderer (die 2.Option nach 'Lagerstandsinformation') selektieren:

Periode: Siehe Abbild oben.

Sektion: Wird aus der Geschäftsstruktur übernommen. Für mehr Infos siehe Golfclub#Geschäftsstruktur.

Sobald Sie diese Infos angegeben haben, können Sie einen Artikeln abschließen/anlegen (sollten alle übrigen Infos eingegeben worden sein). 

4. Bereich - Ausprägungen

Hier werden alle Merkmale zum Artikel hinterlegt. 
Sollten diese nicht bereits bestehen (Farbe, Bekleidungsgröße, etc...) so können Sie diese mit demButton (im Prozess) neu anlegen. Das gleiche gilt für die Facetten (Rot, Gelb, X Large, XX Large, etc.).
Bei Eingabe der Facetten wird links unten angezeigt, ob dieser Artikel schon einmal angelegt wurde. 
Sollte es solche Artikel schon geben, sehen Sie eine kleine Tabelle, mit welcher Ausprägung diese schon vorhanden sind (diese ist Ihnen behilflich, Duplikate zu vermeiden).

5. Bereich - Übersicht

Die Zusammenfassung der eingegeben Daten. Bei gefundenen Fehleingaben können Sie jederzeit zwischen den Bereichen wechseln und diese ausbessern/ändern/ergänzen.

Bearbeitung des Artikel

Nachdem Sie einen/mehrere Artikel angelegt haben, können Sie diese jederzeit überarbeiten. Hierzu genügt es einen Artikel auszuwählen und im unteren Bereich zu überschreiben.
Diese Änderung(en) schließen Sie mitab. Diese Vorgehensweise ist bereichsunabhängig und wird überall gleich angewendet.

Bezugsquelle

Derzeit sind hier 2 Möglichkeiten gegeben:

• Erfassen der tatsächlichen Einkaufsinformation des Artikels

• Angabe (falls erwünscht) der Artikel im Namen von/ auf Rechnung von (mehr dazu unter POS - Kassa#Kassa-Stellvertretung).
  
  

Bestandsinformation - Lagerbewegungen

Hier sehen Sie zunächst den Lagerstand des Artikels.

Weiters können Sie  eine Bestandsüberwachung einrichten, damit Sie bei weiteren Bestellungen notwendige Information zur Bestellung vorliegen haben.

Diese dient Ihnen rein zur Information und hat keine Auswirkungen:

Als weiter Funktion ist unter diesem Menüpunkt die Lagerbewegungen zu finden.

Hier sehen Sie sämtliche Bewegungen  - nach Auswahl des Artikels und dem gewünschten Lager - eine genaue Protokollierung dazu:

Artikel auswählen → Lager auswählen und danach sehen Sie die Infos zum ausgewählten Artikel:

 

Gelöschte Artikel wiederherstellen

Sollten Sie einen Artikel gelöscht haben und müssen diesen wiederherstellen, so können Sie dies mit demdurchführen.
Im Zuge dessen sehen Sie alle Artikel, die gelöscht sind.

Diese können sie einfach mit wiederherstellen (siehe Screenshot oben).

Kollektionen

Unter diesem Punkt ist es möglich, Artikel als Paket zu hinterlegen.
Somit ist es möglich z.B. bei einer Sammelrechnung durch eine Kollektion mehrere Artikel auf einmal anzulegen.

Gutscheine (Voucher)

Folgt.

Mietartikel - Übersicht

Diese Artikel sind klar getrennt von den üblichen Artikel, da diese meist jährlich verrechnet werden.
Hier wird ebenso mehr Flexibilität angeboten wie z.B. entgeltliches Verleihen. Diese kann auch jederzeit beendet werden.
Meist werden die Mietartikel in der Sammelrechnung verrechnet. Die Einstellungen hierzu muss im vorhinein eingegeben werden, wie z.B. die Abrechnungskategorie.

Zunächst geben Sie Angaben zur Verrechnung an und wie Sie die Kategorie benennen wollen.

Mietartikel Orte

Hier können Sie angeben, wo sich diese Mietartikel befinden z.B. 'Herrengarderobe oben'.

Mietkategorie

Hier können Sie Kategorie, die nur zur Verwaltung der Mietartikel dient, anlegen. Diese sind klar von der allgemeinen Kategorieverwaltung der Artikel getrennt.

Kategorien

Hier findet die Verwaltung der Hauptkategorie inkl. der sich hierarchisch darunter befindenden Kategorie statt.

Zunächst beginnen Sie mit dem Anlegen einer Hauptkategorie. Hier können Sie folgende Angaben machen:

Buchungsreferenz: derzeit noch keine Funktion.
Pos-Symbol, Farbe & POS-Bezeichnung: Darstellung, wie die Kategorie in der klassischen Suche am POS aussehen soll.
Nummerngenerator: Alle Artikel, die sie zu einem späteren Zeitpunkt erstellen und dieser Kategorie zuordnen, bekommen - automatisch generiert - eine Artikelnummer zugewiesen.
Steuersatz: Wählen Sie diese Hauptkategorie bzw. die Kategorie darunter aus, wird beim Artikel dieser Steuersatz ausgefüllt. Sie können diese jederzeit dennoch überschreiben.

Danach erstellen wir unterhalb eine Kategorie:

Folgende Felder möchten wir Ihnen näher bringen:

Steuer: Wenn Sie hier erneut einen Steuersatz angeben, so wird dieser (falls vorhanden) in der Hauptkategorie 'überschrieben' (es greift immer jener, der näher dran ist, hierarchisch gesehen).
Verkäufer: Hier geben Sie an, welcher Verkäufer die Artikel in dieser Kategorie verkaufen darf. 
Nummerngenerator: Wie beim Steuersatz gilt, wenn einer in der sich darüber befindenden Hauptkategorie definiert ist, wird dieser 'überschrieben' (es greift immer jener, der näher dran ist, hierarchisch gesehen).
Section: Verlinkung folgt.
Buchungsreferenz: derzeit keine Funktion.
Artikel-Hauptkategorie: Hier geben Sie an, zu welcher Hauptkategorie diese Kategorie zugewiesen werden soll. Wird automatisch ausgewählt.

Versuchen Sie nun während Sie einen Artikel anlegen, die Kategorie zu suchen:

Warenwirtschaft

Lieferant

Pfad: Artikel → Warenwirtschaft → Lieferant

Hier legen Sie den Lieferanten an, von dem sie die Ware beziehen.

Der Lieferant wird auch bei den Lieferscheinen verwendet.

Einheiten

Da Sie die Einheiten während der Artikelanlage, ebenfalls erstellen können, wird der direkter Zugriff über das Menü kaum verwendet.
Hilfreich ist es allerdings trotzdem, wenn Sie vorhaben (z.B. als Neukunde) alle erwünschten Einheiten auf einmal anzulegen. Somit ersparen Sie sich die Arbeit im Nachhinein.

Lagerinventur

Der Zugriff findet über Artikel → Warenwirtschaft → Lagerinventur statt.

Begonnen wird der Prozess mit dem üblichenButton in der Tabellenansicht links unten (mehr zur Tabellenansicht unter Allgemeine Informationen#Tabellen(Grid)).
Zunächst reicht die Angabe des Lagers, um fortfahren zu können.

Alle anderen Angaben können auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
Nach dem "Anlegen" werden alle Artikel, die diesem Lager zugewiesen wurden, mit folgender Informationen erstellt: 

Sie haben bemerkt, dass ein Artikel fehlt, weil Sie diesen noch keinem Lager zugewiesen haben?

Kein Problem! Sie gehen links unten auf das '+' und können diesen Artikel der Inventurliste hinzufügen.
Wir raten jedoch, diesen Vorgang nur ausnahmsweise anzuwenden, da, wenn bei mehreren Artikeln das angegebene Lager nicht passt, diese auch in den nächsten Inventuren nicht passt. 
Um zukünftig diese Artikel von Anfang an im richtigen Lager zu haben, müssen Sie diese Lager direkt beim Artikel hinterlegen (Warenwirtschaft-Artikelübersicht/Artikelbearbeiten).  

Sobald der „Istbestand" vollständig eingegeben wurde, ist der Vorgang abgeschlossen und nicht mehr rückgängig zu machen. Ausbessern ist während des laufenden Prozesses jederzeit möglich. 
Wenn die Inventur abgeschlossen ist und es dennoch erwünscht ist diese zu ändern, muss eine neue Inventur gestartet werden.

Lieferschein

Zugriff: Artikel → Warenwirtschaft → Lieferschein
Zunächst befinden Sie sich in der Übersicht, in der Sie abgeschlossene Lieferscheine sehen (falls vorhanden). Zum Erstellen eines Dokuments gelangen Sie weiter mit demButton.
Nachdem die Ansicht gewechselt wurde, sehen Sie nun die Suchfunktion und die Möglichkeit ein neues Dokument zu erstellen.

Die Suche wird hier nun aufgeteilt nach:

• Art des Dokumentes (derzeit Lieferschein vorhanden) und 
• nach dem Verkäufer.

Erstellen des Lieferscheins: 

Mit dem Buttonkönnen Sie nun das Anlegen eines Dokumentes starten, danach wählen Sie das gewünschte Dokument aus.

Auslieferer + Empfänger

Alle Pflichtfelder werden - wie üblich - farblich hinterlegt.

Zunächst geben Sie einen Lieferant an und danach den Verkäufer.

Allgemeine Informationen

Im nächsten Teil können Sie eine intern geführte Liefernummer angeben (die bei Ihnen geführt wird), zusätzlich gibt es auch die Möglichkeit, eine externe Liefernummer anzugeben (die, die bei Ihrem Lieferanten geführt wird).
Als nächstes geben Sie an, wann die Lieferung erwartet wurde und wann sie angekommen ist.

Inhalt des Lieferscheins

Zuletzt fügen Sie den Inhalt der Lieferung hinzu:

Diese können Sie mit dem Button beginnen anzulegen. Zunächst sehen Sie die Schrift 'Artikel auswählen'.
Hier klicken Sie hinein und geben den - in der Datenbank vorhandenen - Artikel an und passen die Anzahl noch an.


Hier geben Sie die Artikel an, die geliefert wurden. 

Löschen: Der ausgewählte Lieferschein wird aus der Datenbank gelöscht.
Zurücksetzen: Alle Angaben, seit dem letzten Speichervorgang, werden zurückgesetzt bzw. gelöscht.
Anlegen: Alle Pflichtfelder sind ausgefüllt und es besteht zumindest 1 Artikel. Sie können nun den Lieferschein anlegen (er ist nun nur mehr in der Übersicht zu finden Menüpunkt Artikel → Lieferschein).
Speichern: Das Dokument (in dem Fall Lieferschein) wird zwischen gespeichert.