Aperçu

Les affaires courantes jouent un rôle important dans tous les logiciels de gestion.

Afin que vous vous sentiez en confiance et préparé pour votre activité quotidienne avec Nexxchange, cette page se consacre aux scénarios les plus courants et vous guide à travers chaque fonction.

Nous vous donnerons également des conseils et des astuces pour que vous puissiez maîtriser rapidement les éléments essentiels.

L'interface PDV

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler votre interface PDV :

Plein écran et comment l'activer/désactiver

Cliquez sur cette zone dans le coin supérieur droit pour changer l'interface POS en plein écran. En survolant la souris, elle affichera « Toggle Fullscreen » :

Abandonnez en appuyant sur la touche ESC.

Le Ticket - Une introduction détaillée

Une capture d'écran suit pour visualiser ce que signifie chaque partie du POS-Ticket/ce que font/montrent les boutons :

Lorsque vous passez avec la souris sur le produit, 2 flèches apparaissent:

À gauche, sélectionnez le produit.

À droite pour voir les détails:

Caractéristiques supplémentaires

→ Cliquez sur ce bouton pour des fonctionnalités supplémentaires

Rechargement du compte client - Ajoutez des fonds au portemonnaie de votre client

Pour facturer un portemonnaie électronique, définissez les éléments suivants :

• Portemonnaie électronique - Recherchez le portemonnaie électronique approprié auquel ajouter des fonds.

• Mode de paiement de financement - Le type de paiement reçu du client (espèces, débit, etc.)

• Méthode de paiement du fonds de réception - La valeur par défaut est configurée par l'équipe Nexxchange

• Montant - Le montant que vous avez reçu, qui est ajouté au portemonnaie

• Devise - La devise configurée pour ce groupe PDV (non modifiable)

→ Cliquez sur ce bouton pour ajouter des fonds et finaliser cette transaction.

→ Cliquez sur ce bouton pour annuler cette transaction (ou cliquez en dehors de la fenêtre de dialogue pour annuler).

Afficher les factures

Affiche toutes les factures du vendeur défini de ce groupe PDV .

Il s'agit du même aperçu que vous connaissez déjà dans facturation .

L'aperçu ne se limite pas au client actuellement sélectionné.

Afficher les factures du client actuellement sélectionné

Si un client n'a plus de factures impayées et que l'option correspondante est activée, l'icône suivante s'affichera à gauche du client actuellement sélectionné :

Si un client a encore des factures ouvertes et que l'option correspondante est activée, vous pouvez cliquer sur le bouton sous l'info-bulle pour afficher le montant des factures ouvertes :

Vous pouvez également survoler la barre située sous le client et cliquer sur une info-bulle pour ouvrir les factures impayées  

Cette opération ouvre une nouvelle fenêtre de dialogue qui affiche toutes les factures éligibles et ouvertes (pas de paiement défini, pas 0, date d'échéance du paiement dépassée) - avec la vue d'ensemble :

Paiement de la facture 

Vous pouvez rechercher une facture spécifique en recherchant son numéro, directement dans le PDV :

L'autre option consiste à rechercher directement le client et à sélectionner la bonne facture :

Annulation d’une facture.

Essentiellement la même chose que l’option mentionnée précédemment. Vous pouvez choisir une facture payée et créer un ticket de caisse pour un remboursement.

Choisissez le bon mode de paiement et remboursez cette facture.

Remboursement pour facture détachée

Cela peut être utilisé pour référencer une facture extérieure à Nexxchange et en informer un autre utilisateur, chaque fois qu'il vérifie ladite facture, avec une remarque individuelle.

Si vous cliquez sur cette option, la fenêtre de dialogue suivante apparaîtra :

Ajoutez la remarque que vous souhaitez, puis complétez le POS-Ticket (même s'il indique remboursement, cela peut également être utilisé pour un montant positif).

La remarque sera affichée sous Informations de facturation pour cette facture (Remarque) :

Se déconnecter

Cliquez simplement sur Déconnexion pour vous déconnecter de cet appareil POS.

Aucune autre saisie n’est requise.

Vous pouvez également cliquer sur le symbole à gauche (la flèche pointant vers la gauche) après avoir cliqué sur le bouton orange, à côté du nom de votre appareil POS, pour vous déconnecter :

Mots clés

Lorsque vous ouvrez le point de vente, c'est la zone par défaut chargée. Il s'agit de la partie du PDV qui vous permet de naviguer librement à travers les balises de produits prédéfinies.

Tous les produits attribués à une étiquette de produit (pour ce groupe POS) sont affichés ici.

→ Tous les produits éligibles sont représentés, pour ainsi dire, par une étiquette de produit universelle . Par défaut, lorsque vous ouvrez le périphérique POS, c'est le « Tag » dans lequel vous démarrez.

Vous pouvez librement faire défiler vers le haut ou vers le bas en utilisant soit :

• La molette de votre souris
  ou

• Les barres latérales à droite

Cliquez sur n'importe quel produit pour l'ajouter à votre ticket POS actuel :

Vous pouvez survoler un tag de produit pour voir son nom.
En cliquant sur l’un des tags de produit, seuls les produits attribués à cette balise de produit s'afficheront. Ceci est utile pour les greenfees ou locations spécifiques que vous vendez souvent afin de gagner du temps dans la recherche.

L'interface POS changera en conséquence :

Cliquez sur cette petite icône dans le coin inférieur droit pour révéler des informations supplémentaires, qui vous montreront les détails suivants de ce produit (si défini) :

1. Prix

2. Prix ​​sans TVA (brut ou net)

3. Coût des marchandises vendues (pour quel prix vous avez acheté ce produit auprès de votre fournisseur)

4. Référence de produit

5. Facette(s) du produit (si définie)

6. Quantité de stock (si les informations de stock sont définies)

7. Quantité bloquée (facultatif, peut être défini pour toujours conserver au moins un montant X de chaque produit)

Classement des produits - Par défaut, croissant ou décroissant

Cliquez simplement sur l'un des boutons suivants pour modifier l'ordre des Produits.

Par défaut, les produits sont affichés classés par :

• Étiquettes de produit

• Ordre des produits attribué manuellement

Cela peut être modifié en →

• Étiquettes de produit

• Ordre alphabétique croissant :
  

Ou changez ceci en →

• Étiquettes de produit

• Ordre alphabétique décroissant :

Recherche

Il s'agit de la deuxième zone où vous pouvez trouver des produits avec une fonction de recherche.

→ Cliquez sur ce bouton pour accéder à cette zone de votre TPV. Il est conçu pour rechercher et trouver tout produit éligible à la vente sur cet appareil POS.

Vous pouvez rechercher des produits directement. Entrez une partie de l'un ou l'autre des éléments :

• Référence du produit
  ou

• Nom

Pour rechercher des produits directement dans votre point de vente :

L'autre option consiste à naviguer dans les catégories principales et sous-catégories de vos produits.

Cliquer sur la flèche modifiera l'interface POS pour afficher soit la catégorie principale, soit la sous-catégorie :

L'autre option consiste à naviguer dans les catégories principales et sous-catégories de vos produits.

Cliquez simplement sur l'icône/le texte souhaité pour accéder à cette entrée spécifique :

→ Si vous cliquez sur cette icône de catégorie principale, les sous-catégories de « Restaurant » s'afficheront :

Si vous cliquez ensuite sur l'une des sous-catégories, tous les produits éligibles à la vente sur cet caisse enregistreuse s'afficheront (en fonction de divers critères tels que le vendeur/l'unité commerciale/la disponibilité/etc,… : 

Vous pouvez cliquer sur cette icône pour révéler des informations supplémentaires, similaires à ce que vous pouvez faire dans la zone Balises, affichant des informations supplémentaires :

Le panneau d'information affiche :

1. Prix

2. Prix ​​sans TVA (brut ou net)

3. Coût des marchandises vendues (pour quel prix vous achetez ce produit auprès de votre fournisseur)

4. Référence de produit

5. Facette(s) du produit (si définie)

6. Quantité de stock (si les informations de stock sont définies)

7. Quantité bloquée (facultatif, peut être défini pour toujours conserver au moins un montant X de chaque produit)

Les facettes du produit sont également répertoriées juste à côté du produit, afin de distinguer facilement les produits similaires.

Scanner

C'est ici que vous pouvez utiliser votre scanner de produits pour ajouter des produits à l'aide de la référence de produit. Vous pouvez également définir la quantité.

Comment scanner une référence produit ou la saisir manuellement

Si vous disposez d'un scanner de produit externe connecté à votre appareil, appuyez sur le bouton bleu « Entrer le code-barres » :

Lorsque vous scannez un produit, le code-barres sera saisi automatiquement. Cliquez sur Confirmer l'entité pour ajouter ce produit au ticket POS.

Comment changer la quantité

→ Cliquez d'abord sur ce bouton, puis définissez une quantité à l'aide de l'interface - par exemple, cliquez sur « 9 » pour ajouter une quantité de 9 pour le prochain produit scanné :

Ensuite, scannez une référence produit ou saisissez-la manuellement. Appuyez sur le bouton vert pour accepter l'ajout de la quantité de ce produit au ticket POS :

Le ticket mettra à jour la Quantité si le Produit a déjà été choisi une fois :

Paiement

→ Une fois qu'un ticket est prêt à être payé, cliquez sur ce bouton vert pour accéder à la zone Paiement du ticket.

Plusieurs éléments méritent d'être mentionnés :

Mode d'impression de facture par défaut

Le mode d'impression par défaut est soit :

• Reçu

• Facture

• Aucun

Votre sélection actuelle est colorée en bleu - Aucun signifie que rien n'est imprimé / aucune fenêtre de dialogue d'impression ne s'ouvrira lorsque ce ticket sera réglé :

Vous pouvez toujours imprimer une copie de cette transaction si vous accédez à → Tickets de caisse .

→ En cliquant sur cette flèche pointant vers le bas, vous pouvez choisir un autre modèle à imprimer.

Portemonnaie électronique - Infos & Paiement

Un portemonnaie électronique vous montre 2 valeurs importantes si vous survolez les valeurs à côté de la devise.

Solde du compte :

Montant limite :

→ En cliquant sur ce bouton, vous ajoutez le portemonnaie électronique comme option de paiement au ticket de caisse, ce qui permet à votre client de payer avec le porte-monnaie électronique - Définissez le montant manuellement ou cliquez sur le symbole de l'étoile pour attribuer automatiquement le montant restant à ce mode de paiement :

Charger un portemonnaie électronique

There are currently 2 ways to charge the Electronic Wallet of a Customer.

Il existe actuellement deux façons de débiter le portemonnaie électronique d'un client.

Cliquez sur ce bouton jaune dans le coin supérieur gauche de votre PDV. Cela ouvrira un menu déroulant avec des fonctions supplémentaires de votre PDV.

Choisir le portemonnaie électronique correct à débiter, le montant et le mode de paiement:

Si vous rafraîchissez ensuite l'onglet/la fenêtre du navigateur ou créez un nouveau ticket de caisse et sélectionnez à nouveau le client, le montant mis à jour sera reflété dans le solde actuel du portemonnaie électronique de ce client :

Charger un portemonnaie électronique directement avec un ticket de caisse

Recherchez le bon produit ou sélectionnez-le à l'aide d'un tag de produit et ajoutez-le normalement à votre ticket de caisse :

Modifier manuellement le montant ou la quantité de ce produit:

 Cliquez sur les 3 points noirs dans le coin inférieur droit de la capture d'écran suivante...

→ … puis : Bon pour acompte … ←

Cochez la case à côté de "Fonds sur ce compte" et choisissez la méthode de paiement reçue du client. Ensuite, cliquez sur le symbole de l'étoile pour régler automatiquement le bon montant pour ce ticket de caisse.

→ Cliquez sur le bouton vert pour régler le ticket de caisse et approvisionner ce porte-monnaie électronique :

La modification du solde sera affichée dans un nouveau ticket de caisse, sans recharger le navigateur :

Réduction

→ Cliquez sur ce bouton pour passer à l'aperçu des remises.

L'aperçu présente une interface utilisateur similaire à celle des tags, ce qui vous permet d'ordonner manuellement les remises, en fonction des besoins de votre club de golf, et de faciliter ainsi le travail quotidien.

Définition manuelle d'une réduction

Cliquez sur ce symbole pour définir manuellement une remise - Choisissez le % pour une remise en pourcentage, ou choisissez la devise pour définir une remise manuelle.

Si vous avez fait une erreur, appuyez sur ce bouton pour effacer votre saisie.

Cliquez sur le bouton vert pour appliquer la réduction à la position du ticket POS que vous avez choisie

Le total sera mis à jour en conséquence et s'affichera avec une couleur différente. (179,10):

Supprimer une remise

Une remise peut être supprimée lorsque vous cliquez sur les 3 points, puis choisissez « Supprimer réduction » :

Système de billetterie POS

Maintenant que les fonctionnalités de base ont été expliquées en détail, il ne reste plus que la partie principale de votre activité quotidienne : créer des tickets de point de vente, individualiser les positions de produits et comment cela fonctionne en général.

Pour rappel, voici les fonctions de l'interface POS :

Créer un nouveau ticket POS

→ Créez un nouveau ticket en cliquant sur ce bouton. Vous pouvez créer (et supprimer) autant de tickets POS que vous le souhaitez - mais vous ne pouvez pas les restaurer une fois que vous les supprimez. Veuillez garder cela à l'esprit .

Supprimer un ticket POS

→ Cliquez sur ce symbole pour supprimer l'intégralité du ticket POS, si vous n'avez actuellement choisi aucune position de produit individuelle.

Choisir entre les tickets POS

Si vous avez créé plusieurs tickets POS, vous pouvez cliquer sur le bouton numéroté et choisir le ticket POS que vous souhaitez modifier/supprimer/finaliser :

Cliquez simplement sur le ticket POS que vous souhaitez modifier :

L'aperçu POS-Ticket montre :

• Une note (si définie) avant le numéro du POS-Ticket, également affichée dans le rapport journalier .

• Montant global

• Client choisi

(Par défaut) Client de nouveaux tickets POS

Si vous avez sélectionné un client (par défaut) dans https://nexxchange.atlassian.net/wiki/spaces/GSE/pages/2899902478/General+Settings#General-Settings , il sera toujours utilisé lorsque vous créez un nouveau POS- Billet directement au point de vente :

Créer un nouveau client

Tout d'abord, cliquez sur le X si un Client est déjà choisi :

← Cliquez ensuite sur ce bouton pour ajouter une nouvelle fiche Client.

Modification d'une fiche client directement dans votre point de vente

← Cliquez d'abord sur cette flèche. Il est situé juste à côté du bouton X :

Cela modifie l'interface POS, vous permettant de modifier directement un enregistrement client et de créer une nouvelle adresse pour ce client spécifique - directement dans votre POS.

→ Cliquez sur ce bouton pour éditer la fiche Client - directement dans votre TPV :

Création d'une nouvelle adresse dans votre appareil POS

→ Click on the white space around “Add Address” to open a dropdown-menu, enabling you to enter an Address directly inside your POS-Device:

You have 3 options after defining an Address.

→ Use it once at the POS-Device and for the created Invoice. It will not be saved.

→ Use it to create & permanently enable this Address for the specified Customer.

→ Click on this button to cancel the step of entering a new Address.

Editing/changing/removing the Address for a Customer

You can edit, change and remove an Address from a Customer, directly in you POS-Device. You may even assign or remove it as Invoice or postal Address.

Click on an Address so a dropdown menu appears:

→ This symbol marks the Address visually being the main Billing Address.

→ This symbol marks the Address visually being the main Postal Address.

To remove/define an Address as Billing or Postal Address, click the corresponding buttons:

You may also update or delete an already defined Address:

To set an Address specifically for this POS-Ticket, tap or left-click on this part of the Address you wish to use:

Agent-Management in your POS-Ticket

An Agent is a cooperating, 3rd party, which tries to increase your revenue by referring Customers directly to your Golf Club. Discounts are standard practice for Customers referred through Agents.

There are a few things which should be mentioned.

Adding an Agent

→ Click on this symbol to start adding an Agent to this POS-Ticket:

Search for an already created Agent in your GolfSuite:

→ Click on the tick to add this Agent to the POS-Ticket. The visuals will change (blue background):

If you click on the Agent-symbol again, you will see defined data about the Agent:

• Agent Name

• Tax Number (if defined)

• Address (if defined)

Removing an Agent from a POS-Ticket

→ Click on this symbol (now with a blue background) to start the process.

Click on the X to remove an Agent from this POS-Ticket - No further input is required:

Customer Invoice with a defined, referring Agent - Scenario 1

For instance, maybe a Customer wants to pay independently. This can be done and will also be shown as an unique Invoice (e.g. a Customer only pays his own Greenfee), but the referring Agent needs to be shown.

Creating an Invoice directly under an Agent’s Customer record - Scenario 2

La Facture est toujours créée pour la fiche Client choisie dans le POS-Ticket :

FAQ

Cette section est dédiée à des FAQ rapides et triées sur le volet, vous fournissant tous les outils et flux de travail nécessaires pour maîtriser vos activités quotidiennes au point de vente.

Comment modifier la description/quantité/prix/TVA d'un produit

Une position de produit fait référence à une entité individuelle dans le ticket POS - affichée dans une ligne :

Vous ne pouvez mettre à jour qu'une seule position à la fois. Les champs suivants peuvent être modifiés :

1. Description - Modifiez la description du nom du produit sur le reçu de caisse/la facture.

2. Quantité – Peut également être une valeur négative (ce qui est important pour les remboursements, nous y reviendrons plus tard)

3. TVA - La TVA en %. Peut être modifié si nécessaire dans des cas particuliers

4. Prix ​​– Le prix brut/net reflété d’un produit.

Cliquez au bon endroit pour ouvrir un petit champ de saisie - Définissez une valeur et appuyez sur Entrée

ou

→ Cliquez sur ce bouton

pour enregistrer la modification apportée à ce produit :

Une fois qu'un POS-Ticket est prêt à être réglé, passez à la zone Paiement →

Comment afficher des informations supplémentaires sur la position du produit

← Cliquez sur ce symbole pour afficher des informations supplémentaires sur ce produit :

Comment payer pour des positions de produit sélectionnées individuellement

Nous supposons que nous envoyons l'intégralité de la réservation des TeeTimes au point de vente - mais Maxi Muster nous dit qu'il veut payer pour sa mère, Musterfrau Martina, qui n'est actuellement pas membre de votre club de golf.

← Cliquez sur la coche dans le coin tout à gauche d'une position de produit et recherchez/choisissez le bon client qui paie pour ce produit spécifique :

Cliquez sur le montant total désormais mis à jour (l'info-bulle affiche « Régler ») ou accédez manuellement à « Paiement » :

Réglez la facture avec le mode de paiement utilisé, comme d'habitude :

Si vous envoyez à nouveau la réservation à l'appareil POS, vous remarquerez qu'elle n'est plus là - elle a déjà été payée, vous ne pouvez donc pas la facturer à nouveau par erreur :

Comment ajouter des articles de commande de côté (= variations)

Cliquez sur le produit au point de vente, par exemple cliquez sur Apple-Juice (0,5l) / Cappy :

Cliquez sur l'une des variantes définies :

→ Cliquez sur ce bouton pour annuler l'ajout d'une variante.

→ Cliquez sur le bouton plus vert (Ajouter la sélection au ticket) après avoir sélectionné une variante pour ajouter le produit avec la variante au ticket POS :

Cela sera également reflété sous le nom du produit choisi sur votre ticket POS :

→ Cliquez sur ce bouton pour annuler l'ajout d'une variante.

Comment supprimer une position de produit spécifique

← Cliquez sur la coche dans le coin tout à gauche d'une position de produit :

Le(s) produit(s) actuellement sélectionné(s) seront affichés sur un fond gris foncé :

→ Cliquez ensuite sur ce symbole pour le supprimer.

Comment attribuer un mode de paiement à un ticket POS

L'ajout d'un mode de paiement est simple - Cliquez sur le bon bouton dans la barre inférieure de l'interface POS :

Comment supprimer un mode de paiement d'un ticket POS

← Cliquez sur ce symbole pour supprimer un mode de paiement déjà attribué.

Comment afficher/masquer plus de méthodes de paiement dans votre interface POS

← Pour afficher des méthodes de paiement supplémentaires, cliquez sur ce bouton.

Chaque mode de paiement disponible au point de vente sera visible :

← Vous pouvez en afficher moins si vous cliquez sur ce bouton.

Fractionnement - Comment utiliser plusieurs méthodes de paiement

Saisissez le(s) mode(s) de paiement reçu(s) et définissez le prix manuel pour chaque mode de paiement :

Terminal de paiement - Comment démarrer et terminer/annuler une transaction

Payer en utilisant un terminal de paiement fonctionne un peu différemment.

Une fois qu'un mode de paiement attribué à un terminal de paiement est sélectionné, une fenêtre de notification s'affichera :

Appuyez sur ce bouton une fois que vous avez entré le montant souhaité qui est facturé.

Le terminal de paiement (physique) signalera au client qu'il est prêt, démarrant ainsi le processus de paiement.

Votre client suit les instructions sur l'appareil physique.

Une fois la transaction effectuée (qu'elle soit réussie ou non), elle sera affichée comme n'importe quel autre mode de paiement (et son montant) dans le POS-Ticket - 2 symboles différents signalent le statut du paiement :

• Réussi (par exemple, la carte de débit du client a été débitée) - 2 coches sont visibles :

• Échec/abandon par l'utilisateur du point de vente (par exemple, la carte de débit du client n'a pas été débitée) - un X est visible :

Réglez le ticket POS pour qu'il soit correctement enregistré et affiché sous Rapports quotidiens .

Abandonner un processus de paiement à l'aide d'un terminal de paiement

→ Cliquez sur ce bouton pour abandonner une demande en cours au Terminal de Paiement.

Le processus de transaction sera alors également interrompu sur l'appareil physique.

Appuyez sur le bouton X dans le coin supérieur droit pour arrêter le processus :

Comment rembourser en utilisant l'appareil POS

Il existe plusieurs façons de rembourser un ticket POS. Cela dépendra de votre approche et de la transaction déjà réalisée.

Remboursement en renvoyant la facture d'une transaction terminée au point de vente - Scénario 1

Ce scénario sera le plus susceptible de se produire.

Vous venez de remplir un POS-Ticket, mais vous remarquez que quelque chose s'est mal passé, par exemple :

1. Mauvais montant facturé

2. Mauvais mode de paiement sélectionné

3. Mauvais produit sélectionné

4. Produit défectueux donc le client souhaite un remboursement

Vous pouvez maintenant accéder à la facture correspondante des tickets POS sous :

• Billing CRM

  Choisissez l'option suivante :

  

  Choisissez « Remboursement » :

  

  Ou
  

• https://nexxchange.atlassian.net/wiki/spaces/GSE/pages/547979351/Customers+CRM#Customers%26CRM-Invoices

  Choisissez l'option suivante :
  

  

   

  Choisissez « Remboursement » :
  

  

  Ou
  

• Cliquez sur le bouton orange, sélectionnez « Remboursement des factures » et recherchez la bonne facture :

  

  

Ce faisant, un nouveau ticket POS sera ouvert - toutes les positions de produits étant définies comme une quantité négative :

Choisissez le mode de paiement, cliquez sur le symbole étoile et terminez le remboursement (cliquez sur la coche verte).

Il s'agit désormais d'un remboursement complet, visible sous Rapport journalier - une nouvelle facture a été créée :

Des remboursements partiels peuvent bien sûr également être effectués, mais une seule fois pour chaque facture de POS-Ticket.

Il y aura une erreur avec un message si vous essayez à nouveau de rembourser une facture :

Rembourser correctement les factures POS pour le rapport journalier - Scénario 2

C'est plus simple, mais nécessite une approche différente. Une remarque importante dès le départ.

Vous avez créé une facture via le PDV - mais, pour une raison quelconque, vous devez annuler cette facture et cela devrait être reflété dans le rapport journalier (par exemple, quantité incorrecte, marchandises endommagées, etc.).

Dans notre cas de test, nous avons déjà créé une facture, mais ces 2 clubs de golf sont cassés après seulement quelques heures d'utilisation, nous avons donc besoin d'un remboursement.

1. Créez un nouveau ticket POS.

2. Choisissez le produit et définissez sa quantité sur « -2 ».

3. Cliquez sur le symbole étoile.

4. Terminez le ticket POS :

Si nous vérifions maintenant Day Reporting :

Tout est désormais en état de marche. Étant donné que nous n'avons encore reçu aucun paiement, il n'y a aucune raison d'annuler ces factures dans le back-office - à moins que votre équipe comptable ne l'exige.