Une fonctionnalité élémentaire de GolfSuite est la facturation d'articles (collections), les factures collectives et bien plus encore.

Si vous utilisez les processus automatisés, ces processus - s'ils sont correctement configurés - peuvent vous faire gagner beaucoup de temps.

Code QR CPE

Ajoutez un « code QR EPC » à vos factures, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.
Le code QR scanné directement avec l'application de banque en ligne,
cette fonctionnalité peut simplifier le processus de facturation et de paiement pour vos membres/clients. .

Si vous souhaitez utiliser la « fonction SEPA PAY », merci de nous le faire savoir.
Pour ce faire, contactez-nous sous  Support  et nous vous aiderons à configurer la « fonction SEPA PAY » pour vous. 
La « fonction SEPA PAY » est particulièrement utile pour vos facturations annuelles.

Le menu

Aperçu / contrôle des factures

Dans l'aperçu des factures, vous disposez des options de recherche habituelles pour les factures existantes. Cela inclut la fonction de filtre et la recherche directe dans la vue en tableau (cliquez dans le champ vide en dessous du libellé des colonnes et lancez la recherche avec la touche Entrée). Pour plus d'informations sur la fonction de filtre, consultez : Informations générales#Fonction de filtre.

Modifier la facture : Vous pouvez ajuster la date d'échéance et modifir/écrire une note ici.

Envoyer un e-mail : Vous pouvez utiliser la fonction de filtrage pour affiner les clients qui doivent être informés.

En cliquant sur le bouton E-Mail un contrôle est lancé pour savoir quels clients ont (ou n'ont pas) enregistré une adresse e-mail.

Quand on écrit un email, il indique le nombre de destinataires auxquels l'email sera envoyé.

Générer une facture : Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, vous avez désormais la possibilité :

• Sélectionnez le modèle souhaité

• Insérer des modules de texte

• Aperçu de la facture

• Générer une facture

Modules de texte :
Aucune modification n'est apportée à la facture ou au contenu lui-même.
Vous générez une facture et souhaitez ajouter un texte personnel au début de la facture. Un module de texte est nécessaire ici.
Ce module de texte est un espace réservé pour la zone où du texte supplémentaire est intégré.
(Vous pouvez créer des modules de texte sous « Modèle » et vous les trouverez sous: Réglages clubs / Modèles )

Rappel de paiement - Relance

Configurer des filtres pour les factures ouvertes

D'autres paramètres pourraient être, par exemple :

• Montant supérieur à 0

• un jour de facturation défini, par exemple JV2023

Modèle de lettre pour rappels de paiement ou rappels

Chemin : Club → Gestion des modèles → Modèle de document → Zone modèle de facture

Un modèle de document approprié doit être créé pour les relances et rappels de paiement. Seul le support peut modifier la zone du modèle de facture . Veuillez nous envoyer un e-mail à quoi devrait ressembler le modèle. En fonction de l'effort, nous créerons ce modèle immédiatement. ou vous envoyer un devis.

Générer une lettre

Une fois le filtre approprié trouvé et enregistré, le tableau affiche uniquement les factures en cours qui doivent être relancées. Cliquez ensuite sur le bouton Lettre pour générer le rappel de paiement ou le rappel .

Cliquez sur Oui  - vous trouverez alors le PDF avec les rappels de paiement sous la roue en haut à gauche. 

Avec téléchargez le PDF sur votre ordinateur.

Envoyer un e-mail de rappel de paiement

Chemin : Club → Gestion des modèles → Éléments du modèle → Type de poste du modèle email

Vous pouvez préparer un modèle d'e-mail ou écrire directement dans le champ de texte.
Lors de l'envoi, le système joint automatiquement la facture originale à l'e-mail.

Si vous obtenez ce message d'erreur :  Avant d'envoyer des factures par email, vous devez créer/imprimer le document pour chaque facture, puis regardez quelle ligne des factures filtrées porte le symbole de l'imprimante.  est toujours vert. Dans ce cas, la facture a été créée mais pas encore liée à une mise en page. Ce n'est que lorsque le symbole de l'imprimante est bleu que cette facture peut être envoyée par email en guise de rappel de paiement ou de rappel.

Paiements/paiements partiels

Chemin : Factures / Aperçu → facture souhaitée sélectionnée → Paiements

Sous Vous pouvez ajouter des paiements partiels aux factures existantes et les enregistrer, ou les payer avec le solde restant.
Dans ce cas, la facture sera automatiquement marquée comme payée. 

• Dans l'aperçu des factures, sélectionnez la facture que vous souhaitez modifier.

• Sélectionnez ensuite la fiche et clique dessusIcône dans la vue tableau (en bas à gauche).

• Ici, vous saisissez le paiement et pouvez fournir des informations complémentaires si nécessaire.

Le montant total actuellement ouvert est toujours automatiquement affiché sous Montant (car l'expérience montre que le montant ouvert est généralement payé immédiatement).

La facture dans la vue tableau ressemble désormais à ceci (dans cet exemple, seul un montant partiel a été saisi à des fins de présentation - la facture est donc toujours ouverte, c'est pourquoi il n'y a pas de date de paiement pour la totalité de la facture).

Si vous avez besoin d'informations sur un paiement partiel, vous pouvez les trouver sous la fiche trouver:

• Après avoir créé un paiement partiel, vous verrez toujours le montant total - actuellement - ouvert pour la facture dans la colonne "Montant".

• Si vous saisissez le montant restant d'une facture avec un paiement partiel, celle-ci sera automatiquement marquée comme payée.

autres options pour marquer la facture comme payée

En option, vous pouvez également marquer la facture comme payée immédiatement. Pour ce faire, il vous suffit de

Appuie sur le bouton. Ceci est là encore destiné aux paiements irrécouvrables, mais a le même effet que le paiement (partiel). 

Modèles - Aperçu  (Attention, vous avez besoin d'une autorisation pour cela)

Une fois que vous êtes sous Chemin : Clubs / Modèles / Aperçu, vous verrez tous les modèles existants dans votre GolfSuite.

Modifier le modèle

Ici, vous pouvez modifier et ajuster le formatage (similaire à Word).

Appliquer le modèle

Après avoir modifié le modèle (voir capture d'écran ci-dessus) et spécifié dans quelle zone il est utilisé, vous pouvez maintenant l'appliquer dans la zone correspondante (par exemple, aperçu des clients - si cela est correctement spécifié sous « Zone modèles ») :

• Vous sélectionnez ou filtrez par les clients pour lesquels vous souhaitez télécharger ce modèle/lettre.

• et monte et sélectionnez le nom de votre modèle.

• Demandez à nouveau si le processus a été initié intentionnellement par vous.

Envoi des factures par email

Maintenant que le processus a été complété avec succès et vérifié par vos soins (pour éviter d'envoyer de fausses informations sur la facture), vous pouvez désormais utiliser la fonction de filtrage habituelle (voir pour des informations détaillées : Informations générales #Opérateurs  et  Informations générales #Fonction Filtrer ) les factures séparés les uns des autres.
Après avoir fait cela, vous pouvez maintenant commencer avec le Bouton pour déclencher les fonctions (nécessaires) suivantes.
Concevez votre email selon vos idées, la facture sera automatiquement jointe à l'email selon le destinataire.

Vous avez la possibilité d'envoyer les ordonnances à votre propre adresse e-mail. Vous pouvez définir cela sous :
Clubs / Structure de l'entreprise → "Sélectionner le vendeur" / Unité commerciale → "Sélectionner l'unité commerciale" (par exemple club), cliquez sur Modifier et créez "Adresse e-mail pour les factures" dans le champ
(voir capture d'écran).

Émettre des factures

Il existe actuellement 2 façons de payer une facture dans GolfSuite.

• POS (si vous avez des questions à ce sujet, consultez le document :  POS - Caisse enregistreuse ), que l'on retrouve également dans le quotidien (= solution quotidienne).

• Créez des factures dans la zone « back office » (modèle de facture). Comme cette zone n'est généralement utilisée qu'une fois par an et est souvent oubliée, nous avons résumé le concept global dans l'exemple suivant.
  

En guise de récapitulatif rapide :

• Un membre/client est sélectionné via la recherche de clients

• Vous êtes dans l'onglet « Modèle de facture »

• Vous pouvez maintenant utiliser le bouton Créer un modèle de facture pour lancer le processus afin d'adapter ensuite le modèle de facture.
  (Spécifier l'article →  ajuster la date de référence / la dernière date de facturation →  facture)

Pourquoi le mode de paiement est-il obligatoire ?

Afin de pouvoir fournir une meilleure qualité de données pour les évaluations futures.

Modèle et paramètres de facture

Chemin : Sélectionner le client → Onglet Modèle de facture

Après avoir saisi le mode de paiement, GolfSuite vérifie pour vous si un modèle a déjà été défini correspondant au type d'adhésion du client sélectionné.
Si vous avez des questions concernant la création d'un type de membre ou de modèles, vous pouvez également consulter le document  Clubs - mon club de golf (en cours)#Modèles de facture .

Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez maintenant voir un exemple de ce à quoi pourrait ressembler une configuration exemplaire.

Les positions individuelles et le modèle du type de membre . Vous pouvez voir les deux dans l’exemple ci-dessus.

La barre rouge est destinée à fournir une représentation visuelle des paramètres qui ont été effectués ici.
On voit sur le côté  affiché, ce qui devrait vous indiquer à nouveau clairement que le modèle avec le bouton  n’est plus utilisé.
C'est pourquoi la barre rouge s'est déplacée vers le milieu (contenu : seuls les modèles jusqu'à présent seront facturés). 

Vous pouvez laisser la date d'échéance telle quelle et créer une facture immédiatement. Cependant, afin de pouvoir créer toutes les factures via le processus de facturation, il est recommandé de fixer la date d'échéance au 1er janvier 2015 (dans cet exemple).

Vous pouvez le voir sur la capture d'écran en haut à droite  Cliquez sur le bouton pour ouvrir  des instructions détaillées qui expliquent étape par étape les différentes étapes de travail dans ce domaine.

Date d'échéance de facturation : Indique  quand les éléments spécifiés pour la facture sont dus. Il s’agit de la date la plus importante car elle décide quels éléments du modèle général et individuel doivent être effectivement compensés.

Date de facture : date à laquelle la facture a été émise.

Date d'échéance : Date limite de paiement à laquelle la facture doit être payée.

Catégorie de facturation : si une catégorie de facturation est spécifiée, les modèles de facturation généraux et les éléments de modèle de facturation individuels sont limités à la catégorie de facturation spécifiée. 

Catégorie de facturation sans information

Si vous ne fournissez aucune information sur la catégorie de facturation, TOUTES les catégories de facturation seront utilisées. 

Dans le cavalier  Vous pouvez voir la facture créée dans le cadre bleu :

Annuler et réémettre des factures

Il arrive régulièrement que, par exemple, des factures soient créées dans le cahier des charges annuel dont le contenu est incorrect en raison de saisies incorrectes.
Nous avons documenté pour vous cette question fréquemment posée étape par étape :  

Une facture incorrecte a été émise au client. Comment puis-je émettre à nouveau une facture ?
Ici, vous devez d'abord supprimer l'ancienne facture (sous l'onglet Facture) à l'aide du bouton Annuler. 

Il y a maintenant 2 options (sous l'onglet Modèles de facture) :

• Si vous avez un poste individuel, il faut en discuterLe bouton indiquera la date d'échéance au 1er jour de l'année pour laquelle vous souhaitez facturer
  (par exemple, saisissez l'ordonnance pour 2020 = 1er janvier 2020).

• Si vous disposez d'un modèle de facture, vous devez l'inclureet encore avecajuster à la dernière année
  (par exemple, saisir l'ordonnance pour 2020 = 31 décembre 2019)

Remise individuelle

Vous pouvez enregistrer la remise individuelle sur le modèle d'adhésion, quelle que soit votre position ou position individuelle.
Cette fonctionnalité a été ajoutée sous  déposé. Vous trouverez ce symbole à chaque emplacement enregistré chez le client sous le modèle de facture.

Entrez la réduction ici, vous avez 3 options :

Prix : quel que soit le prix catalogue que vous avez saisi pour cet article, les informations que vous saisissez ici constituent le prix utilisé pour la facturation.
Taux de remise :  Vous précisez ici le % de remise qui sera accordé sur cet article. Vous devez diviser l'information par 100 (ex. : 50% = 0,5 ou 20% = 0,2).
Remise :  vous saisissez ici le montant absolu qui sera déduit du prix catalogue.

Vous pouvez également spécifier jusqu'à quand les informations doivent être valides (active à partir de, active jusqu'à).

Actif depuis...

Actif à partir de : Cette information doit être postérieure au jour auquel vous souhaitez émettre l'ordonnance/la facture.
Actif jusqu'à : Cette information doit être postérieure au jour auquel vous souhaitez émettre l'ordonnance/la facture.

Calculer le prix réduit

Ceci est utilisé si vous souhaitez modifier le prix de l’article et également le réduire.

Par exemple, le prix catalogue de l'article est de 1 300 €.
Vous avez modifié ce montant à 650 € à l'aide de la règle de prix individuel → fonction Prix de l'article.
Si vous souhaitez maintenant accorder une autre remise (remise en %), vous pouvez décider ici si le prix doit être le prix catalogue (dans cet exemple 1 300 €) ou le prix ajusté de votre part (dans cet exemple 650 €).
Dans notre exemple nous appliquons une remise de 50% (notation 0,5). L'effet ressemble maintenant à ceci :

Si « Calculer le prix discount » n'est pas paramétré - Calcul : 1 300 € / - (50%) = 650 € de remise = Prix article : 650 €
Si « Calculer le prix discount »  est paramétré - Calcul : 650 € / -10% = 65 € remise = Prix de l'article : 585 €

La remise sur l'article est visualisée par le prix en gras .

En ouvrant l'article  vous pouvez voir toutes les informations détaillées:

Exporter des éléments de facture

Chemin : Factures / Aperçu 

Résumé de la fonction

En complément de la solution quotidienne, il existe la possibilité d'exporter des postes individuels (postes) compensés.

Tout d’abord, nous rassemblons les champs que vous souhaitez exporter dans la configuration d’exportation. Des explications sur la configuration de l'export se trouvent sous Clubs - mon club de golf (en cours)#ExportConfiguration . 

autorisation

Veuillez noter que la zone « Postes de facture » est sélectionnée dans la configuration de l'export afin que la configuration vous soit proposée au bon endroit lors du processus d'export.

Si - comme décrit sous Clubs - mon club de golf (en cours)#ExportConfiguration - vous n'avez pas accès à cette zone - veuillez contacter le support Nexxchange.

Après avoir déterminé les champs que vous souhaitez exporter, vous devez filtrer ensemble les postes souhaités dans l'aperçu des factures (par exemple filtrer par catégorie de poste X, Y + Z, etc.).

Avant de commencer à exporter, vous pouvez également trier l'ordre (par ordre alphabétique) de A à Z ou vice versa.

À l'aide de l'option de filtre, vous pouvez sélectionner les articles que vous souhaitez exporter.

Exemple de fonction

Par exemple, vous souhaitez exporter tous les articles vendus dont le prix unique est compris entre 50 € et 1 500 € (ceci n'est qu'un exemple. Vous pouvez ajouter d'autres critères) :

1ère étape - filtrer les paramètres via Entrez : (Entrez tous les critères ici) :

Étape 2 - Enregistrer le filtre (si vous souhaitez utiliser ces critères encore et encore)

Étape 3 - Sélectionnez le filtre souhaité (si vous venez de définir les paramètres de filtre, ceux-ci seront appliqués automatiquement) :

Avant de démarrer l'export des données, vous devez définir au préalable les configurations d'export souhaitées (attention : autorisation !), chemin : Club / Exporter les configurations (voir captures d'écran ci-dessous)

Étape 4 - Après avoir fait tous les critères pour l'export et son affichage, vous pouvez commencer à exporter les éléments souhaités :

Ici vous sélectionnez dans quel format le fichier sera téléchargé (PDF, XLS, etc...)

Vous pouvez maintenant ouvrir le fichier et apporter des modifications/ajustements à la feuille Excel si nécessaire.

Contrairement aux outils (aide) dont vous disposez dans votre programme, vous pouvez calculer des montants (voir capture d'écran ci-dessous) :

Code QR CPE 

Avec notre « fonction SEPA PAY », vous pouvez imprimer vos factures avec ce que l'on appelle un « code QR EPC », comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous. Si vous scannez le code QR avec votre application de banque en ligne, vos membres/clients peuvent payer directement la facture. Cette fonctionnalité peut simplifier le processus de facturation et de paiement pour vos membres/clients.

Si vous souhaitez utiliser la « fonction SEPA PAY », merci de nous le faire savoir. Pour ce faire, contactez-nous à  support@nexxchange.com  et nous vous aiderons à mettre en place la « fonction SEPA PAY » pour vous. La « fonction SEPA PAY » est particulièrement utile pour vos prescriptions annuelles.