Point of Sale steht für:
- Verkaufsort, der Ort des Verkaufs (z. B. im Einzelhandel oder in der Gastronomie)
- Kassenarbeitsplatz
- Kassensystem/Point-of-Service-System
Die Kassa ist ein Spiegelbild der Tageslosung. Diese wird mit einem leeren Ticket geöffnet, wo sie mit Artikel, Preis, Anschrift + Kunden definiert wird (die ebenfalls editierbar sind).
Darüber hinaus gibt es auch mehrere Schnittstellen, die vollintegriert an das POS angeknüpft sind (z.B. TeeTime Buchungen).
Zusätzlich finden Sie im Menü POS, die Funktion "Kassabuch". Hier werden die Eingänge bzw. Ausgänge ohne eine Rechnung zu erstellen ermöglicht.
Bzw. bietet sie die Tageslosung/Tagesabschluss (siehe Screenshot unten).
Das Menü
Verkäufer
Pfad: POS / Verwaltung / Verkäufer
Unterschiedliche Verkäufer
Sie können beliebig viele Verkäufer anlegen und diese auch an mehreren Schnittstellen ansteuern. Um Ihnen die gewünschte Übersicht zu gewährleisten, können Sie an jeder gewünschten Schnittstelle (Rechnungsübersicht, Artikelübersicht, Rechnungspositionen, usw...) nach dem gewünschten Verkäufer filtern.
Wie Sie in der GolfSuite filtern können, sehen Sie unter Allgemeine Informationen#Filterfunktion.
Die Verkäufer verwenden üblicherweise eine getrennte Buchhaltung, z.B. Golfclub, GmbH/AG etc..
Diese können Sie weiters unterscheiden mit unterschiedlichen Rechnungskreisen, Vorlagen, Abrechnungsläufen, Kassensystemen, Tagesberichten, Zahlungsarten, Artikelverwaltung und vieles mehr.
Möchte Sie einen neuen Verkäufer anlegen, kann mit dem Button in der Tabellenansicht (Grid) begonnen werden:
(Pflichtfelder sind wie immer "farblich" hervorgehoben)
Angaben zum Verkäufer ergänzen wir mit folgenden Karteikarten:
Bankdaten: Hier werden die Bankdaten hinterlegt, es findet keine Validierung statt (die Eingabe kann frei ausgewählt werden).
Zahlungsart: Welche Zahlungsarten dem Verkäufer zur Verfügung stehen (Rechnung, Bar, Kreditkarten, Kundenkonto etc..
Verkäufer Zustand: Hier wird das Finanzjahr eingestellt/angezeigt, welche Rechnungsnummer zuletzt verwendet wurde (Bestell-, Mahnung- und Rechnungsnummer) und ein Rechnungskreis erstellt.
Mahngebühren: Hier hat man die Möglichkeit Mahngebühren für die 1, 2, und 3 Mahnung einzutragen, diese können ausschließlich über "Platzhalter" im Brief verrechnet werden.
Rechnungskreis
Prinzipiell haben alle Verkäufer die Formatierung Jahr/00000000 (= z.B. 2027/00198750). Sollten Sie nun eine abweichende bzw. eine komplett andere Formatierung wünschen, kontaktieren Sie bitte den Nexxchange Support (support@nexxchange.com)!
Die zu hinterlegte Angabe (siehe Screenshot unten "Format") ist in "Java" Formatierung.
Umstellung des Finanzjahres
Da die Golfsaison meist nicht von 1.1. bis 31.12. des Jahres ist, muss das Finanzjahr manuell angestoßen werden, damit umgestellt wird.
Mit der Jahreswende passiert die Umstellung also nicht automatisch und liegt in der Verantwortung des Golfclubs!
Sollten Sie also z.B. im Oktober schließen und im März erneut aufmachen, können Sie noch Rechnungen für das Finanzjahr für Oktober weiterhin verwenden. Nachdem Sie alle Rechnungen für das vergangene Jahr erstellt haben, können Sie das «Finanzjahr vorrücken »
Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang pro Verkäufer durchgeführt werden muss. (Jeder Verkäufer hat einen eigenen Verkäuferzustand = Finanzjahr)
Sobald Sie das «Finanzjahr vorrücken » werden die Nummerngeneratoren zurückgesetzt. Ist dies nicht erwünscht, können Sie die letzte Rechnungsnummer "anpassen" (siehe Screenshot oben).
Hier haben Sie die Möglichkeiten das Finanzjahr sowie auch Mahnungsnummer und Lieferscheinnummer händisch anzupassen/wechseln.
Finanzjahr Wechseln
Vorlagen Zuweisung: Hier können Sie für Ihren Verkäufer für jeden Bereich mehrere Vorlagen definieren/zuweisen:
Nachdem Sie Ihren Verkäufer ausgewählt haben wechseln Sie zu dem "Reiter" Vorlagen Zuweisung und klicken auf
Hier wählen Sie nun (siehe Screenshot unten):
- Rechnungsformat aus, in welchem Bereich eine Vorlage zugewiesen werden soll.
- Als nächstes wählen Sie die erstellte/vorhandene Vorlage aus.
- Zuletzt können Sie auch angeben ob diese Vorlage als Standard immer vorgeschlagen werden soll:
Vorlagenzuweisungen
Bitte beachten Sie, dass zunächst immer die beim Verkäufer definierten Vorlagen beim Ausdrucken der Rechnungen herangezogen werden.
Hier müssen Sie berücksichtigen - falls Sie bei der POS Verwaltung (POS Gruppe - Vorlagen Zuweisung) erneut eine Angabe machen zu den Vorlageneinstellungen - werden diese überschrieben!
Zahlungsarten
Hier werden die Zahlungsarten angelegt, die zur Konfiguration freigegeben werden. Das Anlegen einer Zahlungsart funktioniert über den Button in der Tabellenansicht (Grid).
Während den Einstellungen muss man noch angeben, dass diese am POS verfügbar sein soll. Somit ist diese dann nach Konfiguration beim Verkäufer (siehe Verkäufer/Zahlungsarten), an der Kassa ersichtlich.
Spezielle Zahlungsarten
Spezielle Zahlungsarten wie "Rechnung" schließen bei Auswahl die erstellte Rechnung nicht ab. Auf diese Art erstellte Rechnungen müssen manuell als bezahlt markiert werden.
Siehe hierzu (Teil)Zahlungen an: Rechnungen - Backoffice
Es ist notwendig diese drei Optionen richtig auszuwählen, damit es zu keinen Fehler bei der Stornierung der Rechnungen kommt!
Konfiguration des POS
Bevor Sie eine Kassa einrichten können, müssen Sie zunächst folgendes tun:
Aktion | Begründung | Auswirkung/Anmerkung | Wo befinden sich diese Funktionen? |
---|---|---|---|
Verkäufer erstellen | Sobald Sie einen Verkäufer erstellen, kann eine getrennte Lagerführung / Rechnungskreise / Artikelverwaltung / etc. ermöglicht werden | Artikel haben immer einen eindeutigen Verkäufer. Sie können "nur" Artikel verkaufen, die dem Verkäufer entspricht, den Sie bei der Konfiguration hinterlegt ist. | Kassa-Verkäufer |
Geschäftsstruktur erstellen | Die Geschäftsstruktur ist das "Gerüst" Ihres Unternehmens/Clubs, bei der Sie Ihr Konzept festhalten können | Die Geschäftsstruktur wird für die POS-Konfiguration nicht direkt angegeben, jedoch notwendig um eine Sektion bzw. einen Lager zu erstellen/hinterlegen. | Golfclub#Geschäftsstruktur |
Sektion erstellen | Ist hierarchisch gesehen die erste Ebene in Ihrer Geschäftsstruktur, in der Sie z.B. Ihren Club angeben | Golfclub#Geschäftsstruktur | |
Lager erstellen | Um die Bestandsinformation der Artikel führen zu können, wird die Angabe eines Lagers benötigt | Pro POS Konfiguration können Sie einen Lager angeben. | Golfclub#Geschäftsstruktur |
Vorlagen erstellen | Um die erwünschte Darstellung der Rechnung gewährleisten zu können, werden Vorlagen benötigt | Es können für Quittung/Rechnung jeweils unterschiedliche bzw. mehrere Vorlagen definiert/hinterlegt werden. | Rechnungen - Backoffice#Backoffice-Vorlagen-Übersicht |
vorhandene Kassa
In einer neu aufgesetzten GolfSuite, befindet sich immer eine Standardkassa, um Ihnen den Zugriff auf das POS (nach vorgenommenen Einstellungen) gewähren zu können.
Diese kann überschreiben/erweitert werden (Name ändern, neues Gerät hinzufügen, Benutzer berechtigen auf die Kassa zugreifen zu können, etc...)
Es wird jedoch meistens, bei der Setup Konfiguration, gemäß Ihren Angaben gelöscht/geändert.
1. Schritt
Zunächst starten wir mit der Konfiguration der Kassa, Pfad: POS / Verwaltung / Konfiguration.
In den nächsten Schritten wird erklärt, wie eine neue POS Gruppe angelegt wird, die ermöglicht mehrere Kassensysteme zu gruppieren.
Ticketnummerngenerator: eine fortlaufende Nummer, die für die Zuweisung der Ticketnummer zuständig ist (nicht zu verwechseln mit der Rechnungsnummer).
Die Ticketnummern werden z.B. bei der Visualisierung der Tageslosung verwendet (mehr dazu unter Menüpunkt POS - Kassa#Kassa-Tageslosung).
Verkäufer: entspricht dem wirtschaftlichen Unternehmen, welches seine Artikel über diese POS verkauft (z.B. Pachtgesellschaft, Club, Hotel).
Lagerort: hier wird angegeben, von welchem Lager die Menge abgezogen werden soll (wichtig für die Inventur).
Kunde: wird dann ausgefüllt, wenn gewollt ist, dass bei jedem neu erstelltem Ticket immer z.b. Gast/Tagesgast selektiert werden soll. Das ist sinnvoll, wenn in Ihrem Golfclub viele Gäste spielen und die Namen der Spieler nicht erfassen wollen. Diese Einstellung kann jederzeit geändert/angepasst werden.
Rechnung Druckmodus: eine Voreinstellung, die zu viele Klicks abfangen soll. Sollte hier eine Auswahl getroffen werden (z.B. Quittung), wird jedes mal nach Abschließen einer Rechnung die Auswahl mit der Druckvorschau aufgerufen.
2. Schritt
Es wird definiert, welcher Benutzer auf die Kassa zugreifen darf (POS Benutzer). Dies machen Sie über den Button links unten in der "Tabelle" (Grid)
Dieser Schritt ist besonders wichtig, da Sie nach vorgenommenen Einstellung erst Zugriff auf die Kassa haben.
3. Schritt
Es wird der Kassa ein POS Gerät hinzugefügt. Dieses könnte man mit einer Kassenlade vergleichen. Nachdem wir das POS Gerät der POS Gruppe zugewiesen haben,
haben Sie nun ein "leeres Kassensystem".
Neues POS Gerät erstellen
Falls Sie eine bzw. mehrere POS Geräte anlegen, gehen Sie zunächst in die Karteikarte POS Geräte und fügen über Button welche hinzu.
Anschließend können Sie fortfahren mit der Zuweisung des Gerätes zu der Gruppe.
Im Screenshot ersichtlich, haben wir nun einen Benutzer der Kassa zugewiesen und das POS Gerät zugeordnet.
Artikel Tags
Pfad: POS / Verwaltung / Konfiguration → "Reiter" Artikel Tags (Schaltflächen)
Mit dem Button erstellen Sie zunächst ein Artikel-Tag. Wenn Sie das POS-Symbol nutzen wird in POS (Kassa) nur das Symbol angezeigt und nicht die Bezeichnung.
Geheimtip
Die Reihenfolge der Artikel hier bestimmt die Reihenfolge der Anzeige im POS. Die Reihenfolge lässt sich hier jederzeit durch "Drag & Drop" mit der Maus verändern.
Nachdem Sie alle gewünschten Artikel-Tag angelegt haben, können Sie die passenden Artikel hinzufügen.
Die Lupe deutet an, dass es sich um ein Suchfeld handelt. Sie geben den Namen ein, den Sie eingestellt haben und selektieren diesen.
Wenn die Eingabe in grün dargestellt wird, können Sie auf "Artikel Tag Zuordnung hinzufügen" klicken.
Folgende Einstellungen wurden bist jetzt vorgenommen: (Dieser Vorgang ist einmalig!)
- POS Gruppe erstellt
- POS Gerät erstellt und zugewiesen
- Benutzerzugriff angegeben
- Artikel Tags wurde erstellt
- Artikel Tags zugewiesen
- Artikel Tags der POS Gruppe zugewiesen
Das Resultat an der Kassa sieht dann wie folgt aus:
Registrierung am POS
Die "Registrierung" wird gleich beim 1. Versuch gespeichert. Möchten Sie die Gruppe oder das Gerät wechseln/verlassen, können Sie dies mit dem Button auslösen. Danach können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen.
Wechselt man zu einer andere Gruppe bzw. Verkäufer, muss beachten werden, dass nicht jeder Verkäufer den gleichen Artikelbestand verkaufen kann. Ist man in der falschen Gruppe, kann es den Anschein haben, dass keine Artikel vorhanden sind, bitte wechseln Sie dann die Gruppe.
Anzeigeoptionen
Möchte man die Tasten noch weiter mit Informationen ausstatten, so können Sie dies hier tun.
Das Ergebnis sieht dann so aus wie im Screenshot oben abgebildet.
Facetten anzeigen
Hier wird nur etwas angezeigt, wenn in der Artikelverwaltung bei dem Artikel eine "Facette" hinterlegt ist. z.B.: Pullover Karo Beige und Größe XL.
Diese Informationen werden so angezeigt: Karo, Beige, XL.
POS Rabattzuordnung
Pfad: POS / Verwaltung / Konfiguration → "Reiter" Rabatte (siehe Screenshot unten).
In der POS Gruppe die Sie von uns standardmäßig überreicht bekommen, sind viele standardmäßig schon angelegt/zugeordnet.
Sollten Sie diese nicht verwenden bzw. haben eine 2.POS Gruppe bei der nichts hinterlegt ist, so können Sie diese im beschriebenen Pfad einstellen.
Im POS (Registrierkassa) schaut das dann wie folgt aus:
Jetzt können Sie noch die "Anzeige" der Rabatte wählen: "Alle / Rabatte % / Betrag Euro" (siehe Screenshot oben → blauer Rahmen).
POS Vorlagen Zuweisung
Pfad: POS / Verwaltung / Konfiguration → "Reiter" Vorlagen
Vorlagen sind prinzipiell für folgende Bereiche möglich:
- Rechnungen (Rechnungen - Backoffice)
- Rechnungspositionen (Rechnungen - Backoffice)
- POS (POS - Kassa#Kassa-DasPOSverwenden)
- Kundenverwaltung (Mitglieder - Kundenverwaltung)
- Mitgliedschaft (Mitglieder - Kundenverwaltung)
- Voucher (Artikelverwaltung - Warenwirtschaft)
- Artikel (Artikelverwaltung - Warenwirtschaft)
Das Prinzip der Vorlagen ist folgendermaßen aufgegliedert:
- Sie erstellen eine Vorlage und definieren in dieser, für welchen Bereich (siehe Auflistung oben) dieser gedacht ist.
- Sie definieren einen Verkäufer für den diese Vorlage gedacht ist (Mehr dazu unter Kassa-Verkäufer) - Dieser Schritt ist nur für Vorlagen, für den Bereich Rechnungen & POS notwendig!
- Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, wie im Screenshot unten dargestellt wird, die Einstellungen vom Verkäufer zu überschreiben. Diese Einstellungen wirken jedoch nur auf Ihre POS Gruppe
Somit haben Sie die Möglichkeit für den Bereich "Rechnungen" (z.B. für die Vorschreibungen) Standardeinstellungen anders zu führen, als sie im POS hinterlegt ist.
Möchten Sie diese Einstellungen rückgängig machen, so können Sie diese mit ausführen.
Zahlungsart Zuweisung
Das Prinzip der Zahlungsarten ist genauso aufgebaut wie bei den Vorlagen:
- Sie hinterlegen beim Benutzer die erwünschte Zahlungsart
- Diese muss so eingestellt werden, dass Sie am "POS verfügbar" gestellt wird
- Danach können Sie wieder die Zahlungsarten für Ihre POS Gruppe abweichend von den vorgegebenen Einstellungen des Benutzers / Verkäufers einrichten:
Legende:
stellt eine Zahlungsart dar, die beim Verkäufer hinterlegt ist, jedoch bei der POS Gruppe deaktiviert wurde (mit anklicken, wird dieser Vorgang rückgängig gemacht)
ist eine Zahlungsart, bei der die Funktion 'Retourgeld' aktiviert ist (somit kann bei Auswahl dieser Zahlungsart ein höherer Betrag eingegeben werden als zu zahlen ist)
diese Zahlungsart ist als Standard hinterlegt.
mit anklicken + halten dieses Icons, können Sie die Reihenfolge der Zahlungsarten ändern.
Somit muss mit dieser Einstellungen nur an der Kassa das Ticket abgeschlossen werden.
POS Verwendung
Im Folgenden nun ein konkreter Anwendungsfall:
Ticket erstellen
Für das Erstellen eines Tickets, hat man 2 Möglichkeiten:
- Mit dem Button
- Wenn kein offenes Ticket besteht, in dem man einfach einen Artikel direkt auswählt
Kunden auswählen
Nachdem das Ticket erstellt wurde, geben Sie den Kundennamen ein. Das kann sowohl der korrekte Name des Kunden sein als auch z.b. Gast/Tagesgast.
Tip: Wenn Sie ein Kartenlesegerät verwenden wird der Name sofort angezeigt.
Kunden über den Verband anlegen
Möchten Sie einen Kunden über den Verband suchen, navigieren Sie auf die Höhe, in der Sie den Kunden hinterlegen können (Screenshot unten) und drücken auf das Symbol
(erscheint erst wenn Sie die Maus darüber bewegen).
Nun können Sie den Kunden über die Verbandsschnittstelle suchen:
Ist der Kunde dort auch nicht zu finden, so können Sie auf das klicken, um die Anlage des Kunden lokal durchführen:
Adresse des Kunden
Man kann direkt im Ticket alle Angaben zum Kunden anlegen oder bearbeiten.
Wichtig ist hier der neben der Anschrift. Dieser besagt, dass diese Adresse für das Ticket herangezogen wird.
Bei bestehenden Adressen können Sie (sobald die Seite "aufgeklappt") die Adresse und .
Um eine neu erstellte Adresse oder muss diese zuerst erstellt und abgespeichert werden.
Standardmäßig wird immer die Rechnungsadresse am POS selektiert.
Gibt es nur eine Postadresse, dann wird diese verwendet.
Sind jedoch beide nicht definiert, muss die Auswahl manuell getätigt werden.
Sie können die unter der Voraussetzung, dass diese nicht als Rechnungs- oder Postadresse definiert ist.
Zusätzlich können Sie die Eingaben .
Bewirkt man eine Änderung zu einer bestehenden Adresse, so können Sie diese mit in den Kundendaten und im Ticket speichern.
Neue Adresse anlegen
Hier könne Sie nun entscheiden, ob die Kundenadresse nur im POS (Ticket) verwendet werden soll, oder ob sie in der Datenbank gespeichert wird.
Nachdem die Adresse ausgewählt wurde und die Adressansicht zugeklappt ist, sehen Sie nun auch die Auswahl (ohne erneut nachschauen zu müssen, welche definiert ist).
Ticket bearbeiten (Vorausgesetzt Sie haben die Rechte dazu!)
Es gibt mehrere Möglichkeiten das Ticket weiter zu bearbeiten und zu individualisieren:
- Name des Artikels überschreiben
- Anzahl des Artikels ändern
- Preis des Artikels anpassen
- Position / Reihenfolge des Artikels ändern (markierten Button anklicken und verschieben)
- Personalisieren: Ticket ist nur für Sie sichtbar (User bezogen)
- Sperren: Ticket kann nur von Ihnen bearbeitet werden (User bezogen)
Ticket - Artikel einzeln rabattieren/löschen/ändern (Vorausgesetzt Sie haben die Rechte dazu!)
Die Logik, die hier angewendet wird, ist folgendermaßen: Klicken links unten auf das Symbol, dann werden alle Artikel des Tickets gelöscht.
Selektieren Sie einen Artikel (siehe Screenshot unten) und klicken Sie auf das X wird nur der eine ausgewählte Artikel gelöscht.
Rabattierung
Sie haben mehrer Möglichkeiten wie Sie den Preis rabattieren können. Wenn Sie keinen Artikel auswählen wirkt der Rabatt immer auf das gesamte Ticket.
- Nach Auswahl des Artikel klicken Sie in das Feld Preis hinein und überschreiben diesen. Der veränderte Preis wird nur für dieses eine Ticket herangezogen.
- Der ausgewählte Artikel (blauer Rahmen) und eine prozentuelle Rabattierung, in diesem Fall wurde die Taste 30% verwendet:
- Das gleiche können Sie auch mit einem absoluten Wert machen: in diesem Fall wurde die Taste 30€ verwendet:
- Hier wurden der Rabatt von 20% auf alle Artikel (siehe blauen Rahmen) angewandt:
Hier sehen Sie in allen POS Screenshots oben rechts, die Symbole entweder % und €, die Sie durch anklicken umschalten können. Bei dieser Funktion können Sie absolute Werte eingeben,
sobald Sie Ihre Eingabe mit bestätigen, wird diese entweder auf das gesamte Ticket oder auf den selektierten Artikel angewandt.
Zusammenfassend können Sie also den Preis ändern indem Sie:
- Die Position rabattieren via % Angabe
- Die Position rabattieren via € Angabe
Rabattierung löschen
Möchten Sie alle Rabattierungen im Ticket aufheben, so können Sie diese mit entfernen.
Möchten Sie die Rabattierung nur bei bestimmten Artikeln entfernen, so müssen Sie diese markieren (in diesem Fall wurde Position 3 + 4 markiert) und mit entfernen.
Ticket / Zahlung abschließen
Mehrere Zahlungsmethoden zugleich verwenden
Sie haben die Möglichkeit, den Betrag in mehrere Zahlungsarten aufzuteilen. Hierzu müssen Sie nur die erwünschte Zahlungsart auswählen und tragen händisch den Betrag ein und schließen das Ticket / Zahlung, mit dem ab (siehe Screenshot unten).
Achtung: Um ein Ticket abschließen zu können, darf kein Restbetrag offen sein!
Ausgenommen sind die Zahlungsarten bei denen Sie Geld aus der Kassenlade entnehmen können bzw. Retourgeld noch zu zahlen ist.
Wenn Sie versehentlich versuchen die selbe TeeTime Buchung ein zweites Mal ans POS zu schicken, erscheint folgende Meldung, so kann nicht doppelt verrechnet werden.
Stellvertretung (Durchgangsposten)
Die Stellvertreter Funktion wird dann verwendet, wenn Sie Quittungen / Rechnungen im Namen von dritt Personen ausstellen.
Zunächst zu der Konfiguration dieser Funktion:
Die 3. Person müssen Sie als Lieferanten im System erfasst haben. Wie Sie den Lieferanten anlegen können finden Sie unter Artikelverwaltung - Warenwirtschaft.
Pfad: Artikel / Verwaltung / Stellvertretung
Mit dem Button können Sie nun angeben, ob dieser als "im Namen von" und/oder als "auf Rechnung von" Rechnungen stellen soll:
Im Namen von
Für die Erbringung der Leistung ist die 3. Person verantwortlich
Auf Rechnung von
Hier wird das Geld für die 3. Person eingenommen.
Nachdem Sie einen Stellvertreter angelegt haben, können Sie nun im System hinterlegen, welche Artikel nun im Namen des Stellvertreters in Rechnung gestellt werden.
Diesen können Sie bei sauberer Datenqualität direkt in eine Artikelkategorie (Pfad: Artikel / Verwaltung / Kategorien) hinterlegen. Somit haben sämtliche Artikel in dieser Artikelkategorie den Stellvertreter den Sie definieren (siehe Screenshot unten):
Möchten Sie die Artikel lieber einzeln bei den gewünschten Stellvertretern hinterlegen, so müssen Sie diese über die Artikelverwaltung (bei ausgewähltem Artikel) auf die Bezugsquelle und diese hier hinterlegen.
Ist der gewünschte Lieferant noch nicht im System als Stellvertreter erfasst worden, so können Sie diesen wieder mit dem Button hinterlegen:
Überschreiben von Stellvertretern
Möchten Sie ein bestehenden Stellvertreter überschreiben, so müssen Sie (falls einer schon vorhanden ist) diesen lediglich anklicken, den erwünschten Lieferanten eingeben und speichern.
Sollte der Stellvertreter jedoch aus der Artikelkategorie kommen, können Sie diesen nicht entfernen (überschreiben können Sie jederzeit).
Nachdem Sie diese Einstellungen (einmalig!) vorgenommen haben, wird dieser bei richtiger Konfiguration der Vorlage (Quittung / Rechnung je nach Wunsch) visuell folgendermaßen dargestellt:
Rechnung Storno
Möchten Sie eine Rechnung stornieren und es bestehen bereits Zahlungen, so erstellen Sie ein neues Ticket mit den Positionen darin, die Sie stornieren möchten!
Nun schließen Sie dieses Ticket mit der Angabe 'Menge -1' ab. Somit wird der Lagerstand (im Lager) und der Betrag (in der Tageslosung) angepasst bzw. eruiert.
Sollten Sie z.B. durch Schlechtwetter einem Kunden nur ein Teilbetrag von einem Artikel verrechnen, so können Sie auch in dem Storno diesen rabattieren. Mehr zum Rabattieren sehen Sie oben unter POS - Kassa#Kassa-Rabattierung.
Weiters können Sie auch nur einen Teil der Rechnung stornieren, nach dem gleichen Prinzip. Sie erstellen ein neues Ticket → fügen einzelne Positionen mit Menge -1 ein → schließen das Ticket ab.
Hier ein Bsp. dazu: Zunächst schließen wir für unser Beispiel ein Ticket mit folgendem Inhalt ab:
Nun schließen wir ein neues Ticket ab, in dem wir einen der Artikel mit -1 eingeben:
Die Darstellung der Bewegungen in der Kassa die in dem Bsp. eingegeben wurden, sehen Sie detailliert an der POS - Kassa#Kassa-Tageslosung.
Tageslosung
Alle Eingaben am POS werden in der Tageslosung widergespiegelt.
In den Darstellungsoptionen haben Sie die Möglichkeit nach Zahlungsart, Chronologisch, Benutzer, Artikel oder nach Buchungsreferenz zu gruppieren.
Nachdem Sie eine Darstellungsoption ausgewählt haben, können Sie noch folgende Felder zur Detailsuche verwenden:
Wonach wird in der Tageslosung sortiert?
In den Darstellungsoptionen 'Gruppieren nach' Chronologisch, Zahlungsart, Benutzername wird aufsteigend nach dem Datum sortiert.
Bezeichnung | Erklärung | Anmerkung |
---|---|---|
Datum von bis | zu welchem Zeitraum soll ihre Suche eingrenzt werden | |
Kunde | gesetzter Kunde wird gesucht | Vermittler kann auch als Kunde geführt werden, sollten dieser tatsächlich als 'Kunde' gesetzt werden. |
Benutzer | Eingeloggter User | Die Suche nach Benutzern ist sehr hilfreich, sollten nicht mehrere Benutzer 1 Konto verwenden (wer hat wann/was verrechnet..). |
Betrag von bis | Eingrenzen von gewünschten Beträgen | |
Zahlungsart | FIltern nach bestimmten Zahlungsarten | |
Vermittler | Filtern nach Rechnungen mit gesetztem Vermittler | Der Vermittler kann sowohl als 'Vermittler' als auch ein 'Kunde' in einer Rechnung hinterlegt werden. |
Artikel | Filtern nach einem bestimmten Artikel | |
Artikelkategorie | Filtern nach einer bestimmten Artikelkategorie | Hier werden alle Artikel angezeigt die dieser Kategorie zugeordnet sind. |
Transaktions-Auswahl | Filtern nach Kassenbucheinträgen oder POS-Rechnungen | Sollten Sie z.B. einen Bericht drucken müssen, können Sie explizit danach filtern aus welchen Bereichen Ihre Einträge sind. |
Stellvertretung | Filtern mit oder ohne Stellvertretern | |
Stellvertreter | Filtern nach bestimmten Vertretern in dessen Namen Sie verkaufen | Hier können Sie nach einzelnen Stellvertretern suchen. |
Textsuche | ||
Rabattiert | Filtern nach rabattierten Rechnungen |
Filterkriterien
Bitte beachten Sie, dass die Suche nach bestimmten Feldern je nach Darstellungsoption nur angeboten werden kann. Beispiel: Gruppieren Sie nach Benutzern, so können Sie das Feld 'Artikel suchen' nicht verwenden.
Zusätzlicher Hinweis zur Tageslosung
Auf der Höhe der Spalte 'Zahlungsart' besteht die Möglichkeit diese im Nachhinein zu ändern.
Den Inhalt des Tickets (egal ob nach Artikel oder Benutzer sortiert) können Sie mit Klicken auf die "grüne Ticketschrift" (in dem Screenshot ist es die Ticketnummer) darstellen.
Wenn man nach Benutzer sortiert, können Sie auf den Namen gehen und sich den Inhalt des Tickets anzeigen lassen.
Monatsstatistik
Pfad: POS → Monatsstatistik
Ähnlich wie bei der Tageslosung, haben Sie hier die Möglichkeit Ihre monatlichen Auswertungen in der GolfSuite zu machen.
Analog zur "Suche nach Artikeln" gibt es die Möglichkeit, die zu Grunde liegenden Daten gemäß Ihrer Suchkriterien, einzugrenzen.
Sie sehen hier die Abrechnungen aus dem POS Kassensystems, mit einer Zeitachse (1.Spalte) bzw. Artikelkategorie (1.Zeile) und den jeweiligen Quersummen.
Monatsauswahl
- Falls Sie nicht den aktuellen Monat auswerten möchten, können Sie dies unter « Filtern nach » und « Monat » ändern.
- Die Spalten werden erst dann angezeigt, sobald Sie aus dieser Periode auch etwas verkauft haben (platzsparend).
Kassabuch
Pfad: POS → Kassabuch
Das Kassenbuch ist an Ihre POS Gruppe + Kassenabschlussberichte gebunden. Sollten Sie also mehrere POS Gruppen definiert haben, so haben diese Gruppen automatisch auch eigene/unterschiedliche Kassenbücher + Berichte.
POS Gruppen ohne Kassabuch
Beim Erstellen einer POS Gruppe wird das Kassabuch automatisch erstellt/verknüpft.
Sollten Sie jedoch bei einer bestehenden Gruppe das Kassabuch verwenden wollen, müssen Sie zu POS → «Verwaltung» → «Konfiguration» → «POS Gruppe» auswählen → Reiter «Registrieren» navigieren und mit «Kassa» anlegen folgendes eingeben:
Gemäß den Vorschriften des BMF ( = Bundesministerium für Finanzen) gibt es hier klare Definition für folgende 'Begriffe' im Kassenbuch:
- (Bar)Einnahmen: Sind z.B. Rechnungen, die Sie im POS ausgestellt haben und immer versteuert sind. Hierzu zählen auch die Stornos (negative Einnahmen).
- Bareingänge: Es gibt keine Rechnungen, kein Steuersatz wird angewendet (auch nicht 0%). Das ist z.B. eine Geldrolle also Wechselgeld)
- (Bar)Ausgaben: Externe Einkäufe wie z.B. im Warenhandel ( Druckerpapier, Patrone,.... d.h. Sie bekommen eine Rechnung, die versteuert ist).
- Ausgänge: Hierzu zählt z.B. das Leeren der Kassa.
Aufgelistete Zahlungstypen auswählen
Die oben aufgelisteten Zahlungstypen, können Sie in den Abbildungen (unten) unter Zahlungstyp auswählen.
Die Beträge, die im Kassensollstand nun berücksichtigt werden, sind jene Beträge aus den Tickets - mit der ausgewählten Zahlungsart - die auch abgeschlossen worden sind.
D.h.: Wenn Sie ein Ticket im POS abschließen (= Rechnung mit fortlaufender Nummer) mit der auswählten Zahlungsart (Bar), so wird das - je nach Eingabe - Ihrem Kassenstand gutgeschrieben bzw. abgezogen.
Neben dem üblichen Kassenabschluss - können Sie diese Funktion auch dafür verwenden - wenn Sie untertags z.B. den Kassenstand übergeben und eine andere Person übernimmt. (z.B. Wechsel im Sekretariat)
Die Funktion 'Kassenabschluss' ist im/auf dem Betrag (blau) hinterlegt (nach klicken auf den Betrag wird die "Kassa abgeschlossen").
Unterschied zwischen dem Betrag und dem Gesamtbetrag in dieser Maske
Blauer Betrag den Sie neben dem Gerätenamen sehen, ist der Kassensollstand.
Gesamtbetrag (letzte Zeile in der Tabelle): Transaktionen aus dem Kassenbuch (Beträge, die Sie hier hinterlegt haben - immer mit dem Typ 'Bar').
Der Betrag besteht also aus Ihren Einträgen im Kassabuch (auch Handkassa genannt) + den Tickets aus dem POS System, die Sie laut der POS Konfiguration im Reiter «Kassa» hinterlegt und bezahlt/abgeschlossen haben.
Die einzelnen Einträge der Funktion 'Kassenabschluss' befinden sich im unteren Bereich der Ein- bzw. Ausgänge in Ihrem Kassabuch.
Das Resultat:
Ausgeschlossene Filter
Das Kassabuch wird auch auf der Tageslosung - in dem Filter Gruppieren nach 'Zahlungsart' + 'Benutzer' - widergespiegelt.
Im Filter 'Artikel - Hauptkategorie' wird das Kassabuch nicht wiedergegeben, da man sich im Kassabuch auf keine Artikel bezieht.
Da diese auch keine POS Ticket Nummer haben, sind manche Felder 'leer'.
Bitte beachten Sie die Summe + vorhandenen Bewegungen
Die Gesamtsumme des Kassabuchs (in der Tabellenansicht) die Sie sehen, bezieht sich immer auf den sichtbaren Bereich! Sollten Sie also 20 'Bewegungen' in Ihrem Kassabuch haben und Sie lassen sich nur 10 davon anzeigen, so wird die Summe von diesen 10 Bewegungen angezeigt. Siehe Beispiel:
Wie Sie in der Abbildung unten erkennen können, befinden sich 11 Bewegungen in der Kassa und die Ansichtseinstellung ist auf 10 begrenzt. Daher berücksichtigt die Summe nur die 10 angezeigten Einträge.
In der folgenden Abbildung sehen Sie erneut 11 Bewegungen in der Kassa. Hier ist jedoch für die Anzeige '20' eingestellt worden. Somit werden sämtliche Bewegungen kalkuliert und angezeigt.
Ticketübersicht
Pfad: POS → Berichte → Ticketübersicht
Bitte beachten Sie!
Nur Mitarbeiter mit den höchsten Benutzerrechten können die Ticketübersicht sehen.
In der Ticketübersicht sehen Sie alle Tickets, die an der Kasse generiert wurden, einschließlich der gelöschten Tickets. Unter Ticketübersicht gibt es zwei verschiedene Bereiche - einen für POS-Tickets und einen für POS-Ticketelemente.
POS Ticket
Das POS-Ticket zeigt Ihnen die folgenden Informationen:
Ticket number: Die Nummer des Tickets.
Gruppe: Die POS Gruppe.
Gerät: Der Gerätename.
Kunde: Der Kunde, für den dieses Ticket bestimmt war.
Verkäufer: Der Verkäufer für dieses Ticket.
User: Der Benutzer, der dieses Ticket erstellt hat.
Date Created: Datum, an dem das Ticket erstellt wurde.
Date Deleted: Datum, an dem das Ticket gelöscht wurde (falls vorhanden, ansonsten bleibt es leer).
Änderungsdatum: Die Zeit, zu der das Ticket zuletzt aktualisiert wurde (wenn es erstellt, gelöscht, bearbeitet, bezahlt usw.).
Zahlungsdatum: Der Tag, an dem das Ticket bezahlt wurde.
Gesperrt von: Wenn dieses Ticket gesperrt wurde, wer es gesperrt hat.
Gesperrt seit: Ab dem Zeitpunkt, an dem dieses Ticket gesperrt wurde.
Rechnungszahlung: Falls es sich bei diesem Ticket um eine Zahlung einer Rechnung handelt, können Sie hier die Rechnungsnummer finden.
Kundenkonto Aufladung: Dies wird markiert, falls Sie ein Kundenkonto aufladen.
POS Ticket Element
Die POS Ticket Elementen zeigen Ihnen alle Positionen, die an der Kasse gebucht wurden, in der Reihenfolge, in der sie gebucht wurden. Die Tabelle enthält die folgenden Informationen:
Angelegt am: Das Datum, an dem der Artikel zu einem Ticket hinzugefügt wurde.
Löschdatum: Das Datum, an dem der Artikel aus einem Ticket gelöscht wurde.
Zahlungsdatum: Das Datum, an dem der Artikel bezahlt wurde.
Artikel: Der Name des Elements.
Menge: Die Menge des Artikels.
Gesamtpreis: Der Gesamtpreis des/der Artikel(s).
Rabatt: Der für diesen Artikel gewährte Rabatt.
USt: MwSt-Betrag des Preises.
MwSt %: Der Mehrwertsteuersatz.
Preisbasis: Ob die Preisbasis Nettobetrag oder Bruttobetrag ist (basierend auf dem, was für das Produkt ermittelt wurde).
Last Updated: Zeitpunkt an dem das Ticket zuletzt aktualisiert wurde (wenn es erstellt, gelöscht, bearbeitet, bezahlt usw.).
Kassenabschlussberichte
Pfad: POS → Kassenabschlussberichte
Um diese erstellen zu können, benötigen Sie einen Kassenabschluss im Bereich «Kassabuch»
Es gelten folgende Prinzipien:
- Ist noch nie ein Kassenabschluss unter «Kassabuch» durchgeführt worden, so wird - nachdem Sie dies nachgeholt haben - der Abschlussbericht von Beginn an bis zu Ihrem 1.Kassenabschluss angezeigt. (Kann auf Sie zutreffen, sollten Sie diesen Bereich zum 1. Mal verwenden.)
- Es werden alle Umsatzbewegungen vom letzten Kassenabschluss bis zum aktuellen Kassenabschluss angezeigt.
Der Kassenabschlussbericht besteht aus folgenden Bereichen:
Angezeigte Kategorien (Bereiche)
Die ausgewählten bzw. angezeigten Bereiche, sind gemäß den Angaben des BMF erstellt worden. Zusätzlich haben Sie jedoch die Möglichkeit, gewisse zusätzliche Bereiche auszublenden (mehr Infos dazu unter "Ausdruck der Berichte").
Allgemeine Informationen
Zunächst werden Ihnen die allgemeinen Informationen zu Ihrem Bericht angezeigt. Wie oben beschrieben, wird Ihnen die Periode angezeigt.
Datenerfassungsprotokoll Übersicht
Hier sehen Sie den Anfangsbestand (Bestand vom letzten Kassenabschluss), den Endbestand (Bestand vom aktuellen Kassenabschluss) und alle Umsatzbewegungen vom Typus Bar (= alle Zahlungsarten bei denen Sie den Typus Bar hinterlegt haben)
Datenerfassungsprotokoll
Hier sehen Sie alle Bewegungen aus dem POS (vom Typus Bar) und dem Kassenbuch:
Weiters sehen Sie erneut den letzten Kassenstand und den aktuellen Kassenstand:
Warengruppenbericht
Hier werden Ihnen alle Umsätze angezeigt (Bar + Unbar)
Dieser besteht aus den am POS in Rechnung gestellten Artikeln ( = hier werden die Artikelkategorien angezeigt) und den unten angehängten Bewegungen aus dem Kassenbuch.
Finanzbericht
Hier werden Ihnen wieder alle Umsätze angezeigt, zwischen letztem und aktuellem Kassenabschluss, gruppiert nach Bar/Unbar und Zahlungsmethoden.
Umsatzgruppenbericht
Hier werden Ihnen wieder alle Umsätze angezeigt, zwischen letztemund aktuellem Kassenabschluss, gruppiert nach Steuersätzen + Bareingänge und Barausgänge aus dem Kassenbuch.
Bedienerbericht
Hier werden Ihnen wieder alle Umsätze angezeigt, zwischen letztem und aktuellem Kassenabschluss, gruppiert nach den Benutzern.
Ausdruck der Berichte
Zuletzt gibt die Möglichkeit, dass Sie in der Tabellenauflistung (nach Auswahl der POS Gruppe) diese Berichte auch drucken können:
Umsatzgruppenbericht
Der Umsatzgruppenbericht, ist der einzige Bereich der laut BMF in einem Kassenabschlussbericht nicht dabei sein muss. Daher wird bei der Druckauswahl die Möglichkeit angeboten, diese nicht mit zu drucken.
Ist Sie trotzdem erwünscht, müssen Sie nur die Checkbox selektieren (siehe Abbildung unten)
Im Anhang können Sie nun auch noch die Tageslosung - in der gewünschten Darstellungsoption - drucken.
Häufig gestellte Fragen - FAQs
Rechnung wurde bereits beglichen. Ich bekomme das Ticket nicht weg an der Kassa!
1 Ticket wird bei 2 Rechnern (bzw. MitarbeiterInnen) gleichzeitig bearbeitet.
Das Ticket wird bei Rechner A verrechnet und geschlossen.
Das Ticket wird bei Rechner B weiterhin angezeigt, da kein automatischer Refresh stattfindet.
Versucht man nun die Rechnung zu löschen, wird man darauf hingewiesen:
Wieso sehe ich keine Artikel mehr an der Kassa?
Artikel werden an den Verkäufer an der Kassa angepasst, sodass nicht jeder alles verkaufen darf.
So muss man vermutlich nur die Kassa wechseln, womit das Problem gelöst ist.
Zusätzlich können Sie die Sektion + Lager des Artikel überprüfen ob diese mit der Info der POS Gruppe übereinstimmt.